Enterprise Information Portals (EIP) als Instrumente im Informationsmanagement

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1 Institut für Wirtschaftsinformatik Leibniz Universität Hannover Enterprise Information Portals (EIP) als Instrumente im Informationsmanagement Nicole Kuhn Matr.-Nr Raschekamp Barsinghausen Telefon: 0179/ Nicole.Kuhn@gmx.de Betreuer: Dipl.-Oek. Christian Zietz Seminar zur Wirtschaftsinformatik Informationsmanagement und Informationssicherheit Sommersemester 2007

2 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements I Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis...II 1. Einleitung Begriffliche Grundlagen Informationsmanagement Unternehmensportale Enterprise Information Portals Einordnung Aufbau Funktionen von Enterprise Information Portals Enterprise Information Portals im Informationsmanagement Funktionsweise Einsatz von Enterprise Information Portals in der Praxis Fazit und Ausblick Literaturverzeichnis... III Anhang...VI Der Einsatz von Enterprise Information Portals in der Praxis aus Herstellersicht (1)...VI Der Einsatz von Enterprise Information Portals in der Praxis aus Herstellersicht (2)...IX Der Einsatz von Enterprise Information Portals in der Praxis aus Nutzersicht...XI

3 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements II Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Klassifikation von Portalen (Quelle: In Anlehnung an Stelzer 2004, S. 14)... 4 Abbildung 2: Überblick über horizontale Unternehmensportale (Quelle: In Anlehnung an Stelzer 2004, S. 21)... 5 Abbildung 3: Referenzarchitektur für Portalsoftware (Quelle: Vlachakis, Kirchhof, Gurzki 2005, S. 16)... 8 Abbildung 4: Die Ermittlung des Informationsstands aus Bedarf, Angebot und Nachfrage (Quelle: Picot, Franck 1988, S. 609) Abbildung 5: Die Veränderung des Verhältnisses von Informationsbedarf, Informationsangebot und Informationsnachfrage durch das Internet (Quelle: Bartels 2007, Folie 44) Abbildung 6: Die Veränderung des Verhältnisses von Informationsstand, Informationsbedarf, Informationsangebot und Informationsnachfrage durch den Einsatz von Enterprise Information Portals (Quelle: eigene Bearbeitung) Abbildung 7: Screenshot einer personalisierten Portalstartseite am Beispiel der HUK-Coburg (Quelle: )... 17

4 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 1 1. Einleitung Unternehmen in aller Welt sehen sich steigender Komplexität und Diversifizierung der Geschäftstätigkeit gegenüber. Um in dieser Situation die richtigen Entscheidungen treffen zu können, brauchen die Unternehmen so viele Informationen wie möglich. Die Verbreitung des Internets kann diesen wachsenden Informationsbedarf der Mitarbeiter einer Unternehmung befriedigen. Die Menge der durch das Internet erhältlichen Informationen stellt die Unternehmen gleichzeitig vor die Herausforderung, ihren Mitarbeitern nur die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt mit einem angemessenen Aufwand zur Verfügung zu stellen. Deshalb bedarf es eines Instruments, um die relevanten Informationen aus der Masse der Informationen herauszufiltern. Unternehmensportale bzw. Enterprise Information Portals haben das Potenzial, die Mitarbeiter bei dieser Aufgabe zu unterstützen. Die vorliegende Arbeit stellt einen Ansatz für den Einsatz von Enterprise Information Portals als Instrumente im Informationsmanagement eines Unternehmens dar. Durch sie soll ein Beitrag geleistet werden, um den Mitarbeitern einen schnellen und effektiven Zugang zu den Informationen zu bieten, die für sie relevant sind. Nach der Einleitung in das Thema der Arbeit in diesem Abschnitt sollen im nächsten Teil dieser Arbeit die begrifflichen Grundlagen der Arbeit näher erläutert werden. Das bezieht sich im Einzelnen auf die Begriffe Informationsmanagement und Unternehmensportale. Anschließend werden im dritten Kapitel Enterprise Information Portals genauer vorgestellt. Zu diesem Zweck erfolgt eine Einordnung der Enterprise Information Portals in die Gruppe der Unternehmensportale sowie eine Darstellung ihres Aufbaus und ihrer Funktionen. Im vierten Abschnitt soll die Rolle der Enterprise Information Portals im Informationsmanagement betrachtet werden, wobei neben der Funktionsweise auch der Einsatz der Enterprise Information Portals in der Praxis durch die Befragung von drei Experten beschrieben wird. Im abschließenden fünften Kapitel werden die wichtigsten Erkenntnisse der Arbeit in einem Fazit zusammengefasst und ein Ausblick auf weitere Entwicklungen geboten werden.

5 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 2 2. Begriffliche Grundlagen 2.1 Informationsmanagement In diesem und im folgenden Abschnitt sollen zunächst die Begriffe Informationsmanagement und Unternehmensportale zur besseren Einordnung des Inhalts der vorliegenden Arbeit erläutert werden. Information ist handlungsspezifisches Wissen über historische, gegenwärtige und zukünftige Zustände der Wirklichkeit und Vorgänge in der Wirklichkeit, mit anderen Worten Information ist Reduktion von Ungewissheit. 1 Informationen sind die Grundlage von Wissen, welches benötigt wird, um effektive Handlungen vorzubereiten. Je mehr Wissen ein Entscheidungsträger im Vorfeld einer Entscheidung über Handlungsalternativen hat, desto besser kann das Handeln auf die verfolgten Ziele abgestimmt werden. Information ist daher als zweckorientiertes Wissen zu betrachten. 2 Unter Management wird das Führen eines Unternehmens oder von Unternehmensteilen verstanden, oder es wird damit die Personengruppe bezeichnet, die ein Unternehmen führt. 3 Diese Definition zeigt den funktionalen und institutionellen Ansatz des Managementbegriffs. Der funktionale Ansatz des Managements stellt die Aufgaben und Prozesse, die sich in und zwischen den Unternehmungen abspielen, dar. Dagegen beschreibt Management im institutionellen Sinn alle Personen und Personengruppen, die für die Wahrnehmung von Aufgaben verantwortlich sind. 4 Aus diesen beiden Begriffen setzt sich das Konstrukt Informationsmanagement zusammen. Der Begriff Informationsmanagement beschreibt das Leitungshandeln in einer Unternehmung, das sich auf Informationen und Kommunikation bezieht. Damit sind alle Führungsaufgaben gemeint, die Informationen und Kommunikation als Thema haben. 5 Es hat primär die 1 Heinrich, Lehner 2005, S. 7 2 Vgl. Heinrich, Lehner 2005, S. 7 3 Heinrich, Lehner 2005, S. 7 4 Vgl. Krcmar 2005, S Vgl. Heinrich, Lehner 2005, S. 7f.

6 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 3 Aufgabe, den für das Unternehmen (nach Kapital und Arbeit) dritten Produktionsfaktor 6 Information zu beschaffen und in einer geeigneten Informationsstruktur bereitzustellen, und davon ausgehend die Aufgabe, die dafür erforderliche IT-Infrastruktur, d. h. die informationstechnischen und personellen Ressourcen für die Informationsbereitstellung langfristig zu planen und mittel- und kurzfristig zu beschaffen und einzusetzen. 7 Nach Krcmar ist eine der wesentlichen Aufgaben des Informationsmanagements, erforderliche Informationen im richtigen Format und zur richtigen Zeit zu dem mit der Entscheidung betrauten Mitarbeiter zu bringen. 8 Hansen und Neumann sehen Informationsmanagement als Planung, Koordination und Kontrolle der betrieblichen Informationsverarbeitung zur bestmöglichen Unterstützung der Geschäftsprozesse beziehungsweise der damit befassten Mitarbeiter im Betrieb. 9 Abschließend lässt sich der Gegenstandsbereich des Informationsmanagements als die effektive und effiziente Bewirtschaftung des Produktionsfaktors Information in Organisationen 10 beschreiben. Die Planung und Gestaltung der Informationsverarbeitung in Unternehmen erfolgt aus Sicht des Informationsmanagements mit dem Ziel der Optimierung der Informationsversorgung und -nutzung in allen Unternehmensbereichen. Wesentliche Aufgaben sind die Informationsbedarfsbestimmung, die Suche und Beschaffung von internen und externen Informationen und die Nutzung und Verwertung von Informationen Unternehmensportale Ein Portal ist eine Website, die als Einstieg in einen bestimmten Bereich des Internets dient. 12 Es bietet damit einen zentralen und persönlichen Einstieg in die Informationswelt des Internet oder Intranet, von dem aus Verbindungen zu den relevanten Informationen und Diensten hergestellt werden können. 13 Die Nutzer eines Portals werden nach dem Zugang zu einem virtuellen Angebotsraum gemäß ihrer jeweiligen Interessen zu weiterführenden Informationen navigiert Die Reihenfolge der Produktionsfaktoren ist in der Literatur umstritten. In anderen Quellen wird Information als vierter Produktionsfaktor bezeichnet. (vgl. Herget 1997, S. 781) 7 Stahlknecht, Hasenkamp 2005, S Vgl. Krcmar 2005, S Hansen, Neumann 2007, S Herget 1997, S Vgl. Herget 1997, S. 783f. 12 Bauer 2001, S Großmann, Koschek 2005, S Vgl. Fricke 2001, S. 371

7 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 4 Portale lassen sich nach verschiedenen Kriterien klassifizieren. Möglichkeiten sind die Klassifikation nach der Breite der mit Hilfe des Portals erreichbaren Themengebiete, nach dem Nutzerkreis, nach dem genutzten Teilbereich des Internets, nach dem Personalisierungsgrad, nach dem Funktionsschwerpunkt oder nach den durch das Portal miteinander verbundenen Nutzergruppen. 15 Typische Portalklassen ergeben sich aus der Kombination der ersten beiden Gesichtspunkte. Einen Überblick darüber bietet Abbildung 1: Nutzerkreis offen Vertikale Konsumentenportale Horizontale Konsumentenportale geschlossen Vertikale Unternehmensportale Horizontale Unternehmensportale 1 vertikal horizontal Breite der erreichten Themengebiete Abbildung 1: Klassifikation von Portalen (Quelle: In Anlehnung an Stelzer 2004, S. 14) Bei dem Gesichtspunkt Nutzerkreis können offene und geschlossene Portale unterschieden werden. Offene Portale sind für jeden Internetnutzer zugänglich. Geschlossene Portale bieten nur bestimmten Nutzergruppen Zugang. Sie sind nur aus dem Extra- oder Intranet erreichbar. Bei der Klassifizierung nach der Breite der mit Hilfe des Portals erreichbaren Themengebiete werden horizontale und vertikale Portale unterschieden. Horizontale Portale machen die Nutzung eines breiten Angebots an Informationen und Funktionen zugänglich. Im Gegensatz dazu beschränken sich vertikale Portale auf einzelne Interessengruppen, Themen, Branchen oder Produktgruppen. Die Entwicklung und der Betrieb von geschlossenen Portalen erfolgt überwiegend durch Unternehmen. Aus diesem Grund werden diese vielfach als Unternehmensportale oder Enterprise Portals charakterisiert. Offene Portale sind für alle Nutzer des Internets 15 Vgl. Stelzer 2004, S. 10ff.

8 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 5 zugänglich. Sie sind hauptsächlich auf Endverbraucher ausgerichtet und werden deshalb als Konsumentenportale bezeichnet. 16 In den folgenden Kapiteln beschränkt sich die Darstellung entsprechend der roten Markierung in Abbildung 1 auf horizontale Unternehmensportale (siehe 1) und dort im Besonderen auf Enterprise Information Portals. Das nächste Kapitel enthält eine nähere Betrachtung der Enterprise Information Portals. Nach einer Einordnung werden der Aufbau und die Funktionen von Enterprise Information Portals beschrieben. 3. Enterprise Information Portals 3.1 Einordnung Enterprise Information Portals sind eine besondere Erscheinungsform von Portalen, die innerhalb von Unternehmen angewendet werden. 17 Sie gehören zu den verschiedenen Ausprägungen von horizontalen Unternehmensportalen. 18 Die verschiedenen Formen von horizontalen Unternehmensportalen stellt Abbildung 2 dar. hoch Mächtigkeit gering Information Portals Collaboration Portals Application Portals Knowledge Portals betriebliche Information Anwendungen Kommunikations- Wissen mittel Art der erreichbaren Gegenstände Abbildung 2: Überblick über horizontale Unternehmensportale (Quelle: In Anlehnung an Stelzer 2004, S. 21) 16 Vgl. Stelzer 2004, S Hansen, Neumann 2005, S Vgl. Finkelstein 1999, o. S.

9 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 6 Enterprise Information Portals bilden erst die erste Stufe in der Entwicklung von horizontalen Unternehmensportalen. 19 Sie bieten Mitarbeitern hauptsächlich den Zugang zu Informationen. Enterprise Collaboration Portals erweitern das Spektrum der Enterprise Information Portals um Groupware Systeme. Mit diesen Systemen wird die Zusammenarbeit von Teams, die abteilungsübergreifend oder räumlich getrennt arbeiten, erleichtert. Die Mitarbeiter können über verschiedene Medien Informationen untereinander austauschen und Aufgaben gemeinsam bearbeiten. Enterprise Application Portals bieten den Mitarbeitern aufbauend auf die schon genannten Portalfunktionen zusätzlich einen zentralen Zugang zu den verschiedenen Anwendungssystemen eines Unternehmens. Enterprise Knowledge Portals beinhalten die Anwendungen der ersten drei Portalgruppen und erweitert sie, indem sie die Informationsbestände, Kommunikationsmedien und Anwendungssysteme über ein Portal einzelnen Anwendern oder ganzen Projektgruppen zugänglich macht. 20 Unternehmensportale sind (in der Regel geschlossene) Portale, die aus dem Intranet bzw. einem Extranet eines Unternehmens heraus für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder andere Kooperationspartner des betreffenden Unternehmens zugänglich sind. 21 Sie werden zur Informationsverbreitung innerhalb des Unternehmens eingesetzt. Als Weiterentwicklung der Intranettechnologie beinhalten Unternehmensportale auch eine Prozessorientierung. 22 Unter Prozessorientierung wird dabei die Ausrichtung der Informationsinfrastruktur auf die konsequente Unterstützung der Geschäftsprozesse verstanden. Im konkreten Fall bedeutet dies, dass die Informationssysteme bzw. die Portale nicht nur die entscheidungsrelevanten Informationen an jedem einzelnen Arbeitsplatz entlang der Prozesskette zur Verfügung stellen müssen, sondern auch Arbeitsprozesse, in die mehrere Arbeitsplätze einbezogen sind, unterstützen, steuern und koordinieren. 23 Enterprise Information Portals dienen zur Aufgabenerfüllung der Mitarbeiter durch den Zugriff, die Verarbeitung und die Verteilung von strukturierter und unstrukturierter Information im Unternehmen. 24 Sie ermöglichen den zentralen Zugang zu dem Bestand an Informationen im Unternehmen. Mit Hilfe von Enterprise Information Portals sollen die zur Erfüllung der betrieblichen Aufgaben benötigten Informationen zur Verfügung gestellt werden, auch 19 Vgl. Finkelstein 1999, o. S. 20 Vgl. Stelzer 2004, S. 19f. 21 Stelzer 2004, S Vgl. Kirchhof u. a. 2004, S Vgl. Heinrich, Lehner 2005, S Hansen, Neumann 2005, S. 638

10 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 7 wenn sie in verschiedenen Formen dargestellt sind und in unterschiedlichen Informationssystemen abgelegt sind. 25 Enterprise Information Portals verhelfen ihren Nutzern damit zum Zugriff auf extern und intern vorhandene Informationen und versorgen sie über einen zentralen Zugang mit personalisierten Informationen, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen im geschäftlichen Alltag treffen zu können. Vor allem der schnelle Zugang zu relevanter und genauer Information unterstützt sie dabei. Enterprise Information Portals helfen ihnen, die für sie nützlichen und interessanten Informationen zu finden, herauszuziehen und zu analysieren. 26 Das gilt für Informationen aus internen und externen Quellen. 27 Neben Informationen integrieren Enterprise Information Portals auf gleichem Weg auch typische unternehmensinterne Prozesse, was einen einfachen Zugang zum Arbeitsablauf und anderen Prozessen ermöglicht. 28 Enterprise Information Portals sind auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens ausgelegt. Das Spektrum der Unternehmensportale umfasst nicht nur unternehmensinterne Inhalte, sondern bietet z. B. auch Zugriff auf Extranets, elektronische Marktplätze und Web-Portale Aufbau An dieser Stelle soll keine detaillierte Beschreibung einer Portalarchitektur vorgenommen werden. Für einen Überblick über den Aufbau eines Portals soll die Referenzarchitektur 2.0 des Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation vorgestellt werden. Die Komponenten der Referenzarchitektur haben entsprechend der Technologie bzw. entsprechend dem Schwerpunkt des Herstellers verschieden starke Ausprägungen. 30 Abbildung 3 zeigt die Referenzarchitektur und ihre Bestandteile: 25 Vgl. Stelzer 2004, S. 18f. 26 Vgl. Shilakes, Tylman 1998, S. 3f. 27 Vgl. Shilakes, Tylman 1998, S Vgl. Finkelstein 1999, o. S. 29 Vgl. Fricke 2001, S Vgl. Kirchhof u. a. 2004, S. 8

11 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 8 Abbildung 3: Referenzarchitektur für Portalsoftware (Quelle: Vlachakis, Kirchhof, Gurzki 2005, S. 16) Die Referenzarchitektur ist in den drei Schichten Präsentation, Anwendungslogik und Backend aufgebaut. Die Präsentationsschicht umfasst die Endgeräte, die die Inhalte des Portals darstellen. Zu diesen Endgeräten gehören z. B. Webbrowser und mobile Endgeräte mit WAP- Unterstützung. Die Darstellung des Portals muss durch die Portalsoftware für die verschiedenen Endgeräte angepasst werden. 31 Der wichtigste Bestandteil eines Portals ist die Anwendungslogik, in der die Portalsoftware ausgeführt wird. Die Grundlage einer Portallösung bildet ein Application Server, zu dem auch die Integrations- und Transaktionsdienste gehören. Der Application Server stellt die Basisfunktionen für die Erstellung von Anwendungen und für die Portalsoftware bereit. Die visuelle Darstellung der Portalanwendungen erfolgt innerhalb der Portalsoftware durch die Portal- 31 Vgl. Vlachakis, Kirchhof, Gurzki 2005, S. 16

12 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 9 anwendungsvisualisierung. Das geschieht durch virtuelle Fenster, den so genannten Portlets. Die Portalbasisdienste stellen wesentliche Funktionen für die Portalerstellung und den Portalbetrieb bereit. Portalanwendungsmodule sind vorgefertigte Portalanwendungen. Als dritter Bestandteil ist die Backend-Schicht der Ort, der die von Portalanwendungen verwendeten betrieblichen Informationssysteme enthält. 32 Bei der Entwicklung von Portalen muss auf eine sinnvolle Modellierung von Benutzerstrukturen, Informationsanforderungen, Informationsquellen und Anwendungsbausteinen geachtet werden Funktionen von Enterprise Information Portals Als Funktionen von Enterprise Information Portals bzw. Unternehmensportalen lassen sich die folgenden Punkte charakterisieren: benutzerorientierte Integration Präsentation Personalisierung Suchdienste strukturierte Linksammlungen und Navigationshilfen Push-Dienste Single Sign-On. 34 Benutzerorientierte Integration besagt, dass ein Unternehmensportal seinen Benutzern einen integrierten und einheitlichen Zugang zu den vielfältigen Informationsbeständen und Anwendungen eines Unternehmens bietet. Die Mitarbeiter sind durch die Portale ohne großen Aufwand in der Lage, verschiedene Quellen zur Information zu nutzen und zu verbinden, ohne mehrere Benutzeroberflächen dafür zu benötigen. Ein großer Vorteil von Unternehmensportalen ist die Möglichkeit, bereits bestehende Anwendungssysteme, die bisher ohne Verbindung nebeneinander betrieben wurden, für die Mitarbeiter zugänglich zu machen. 35 Eine weitere wichtige Funktion von Unternehmensportalen ist die Präsentation von Nachrichten, Suchergebnissen, Resultaten von Datenbankabfragen und der Zugang zu anwendungsspezifischen Funktionen. Die Präsentation soll dabei in einer dem jeweiligen Benutzer ange- 32 Vgl. Vlachakis, Kirchhof, Gurzki 2005, S Vgl. Amberg, Holzner, Remus 2003, S. 31ff. 34 Vgl. Stelzer 2004, S. 24f. 35 Vgl. Stelzer 2004, S. 24

13 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 10 messenen Art und Weise erfolgen. Unter diesen Punkt fallen z. B. die Gestaltung der Benutzeroberfläche oder der Suchergebnisse. 36 Personalisierung bedeutet, dass das Portal nicht für alle Benutzer in Informations- und Funktionsangebot sowie in der Gestaltung der Benutzungsoberfläche übereinstimmt. 37 Die Darstellung der Informationen innerhalb der Unternehmensportale wird auf den jeweiligen Nutzer abgestimmt, d. h. die Auswahl der angezeigten Informationen und Funktionen und deren Darstellungsform spiegeln die Belange der jeweiligen Nutzer wieder. Die Mitarbeiter erhalten so nur die für ihre Aufgaben und Interessengebiete interessanten Informationen und alle irrelevanten Informationen werden herausgefiltert. Es gibt zwei Arten der Personalisierung: rollenbasierte Personalisierung und Individualisierung. 38 Rollenbasierte Personalisierung ist das Selektieren und Filtern von Anwendungen und Informationen bezogen auf die Aufgaben des Portalnutzers. Allen Nutzern des Portals werden eine oder mehrere Rollen zugewiesen, mit denen Zugriffsrechte auf Informationen, Anwendungen und Funktionen verbunden sind. Der Nutzer erhält entsprechend dem jeweiligen Kontext nur die Anwendungen und Informationen, die seiner Rolle entsprechen und für die Bearbeitung der jeweiligen Aufgabe notwendig sind. Individualisierung ist die benutzerspezifische Darstellung und Aufbereitung der Informationen gemäß der Angaben, die vom Benutzer selbst vorgenommen wurden. Die selbstständige Konfiguration umfasst dabei u. a. die Anordnung der Applikationen auf der Portaloberfläche und die Gestaltung des Layouts. 39 Auch strukturierte Linksammlungen und Navigationshilfen sowie Suchdienste sind Funktionen eines Unternehmensportals. 40 Der Suchdienst soll das gesamte Portal für den Nutzer durchsuchbar machen. Bei der Suche müssen verschiedene Datenquellen mit unterschiedlicher Strukturierung und Semantik durchsucht werden können. 41 Strukturierte Linksammlungen und Navigationshilfen sparen dem Nutzer Zeit und Mühe auf der Suche nach Informationen Vgl. Stelzer 2004, S Vgl. Großmann, Koschek 2005, S Vgl. Stelzer 2004, S. 24f. 39 Vgl. Großmann, Koschek 2005, S. 94f. 40 Vgl. Stelzer 2004, S Vgl. Vlachakis, Kirchhof, Gurzki 2005, S Vgl. Stelzer 2004, S. 25

14 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 11 Pushdienste informieren den Portalnutzer über Neueinträge und Veränderungen in ausgewählten Ressourcen. Die Nutzer können z. B. per Mail, SMS oder über ein Fenster beim Einloggen in das Portal benachrichtigt werden. 43 Mit dem Single Sign-On werden alle über das Unternehmensportal verfügbaren Systeme und Applikationen ohne weitere Authentifizierung dem Benutzer zugänglich gemacht. 44 Der Portalnutzer meldet sich einmalig am Portal an und kann so auf verschiedene Applikationen ohne nochmaliges Anmelden zugreifen. 45 Dabei wird dem Mitarbeiter von ihm unbemerkt für alle Ressourcen und Informationsbestände, auf welche er vom Portal aus zugreifen kann, der Zugriff erteilt. 46 Als wichtige Funktionen eines Enterprise Information Portals können vor allem die Personalisierung und die Integration festgehalten werden. Ihr Zweck liegt darin, Informationen aus verschiedenen Beständen auf einer zentralen Plattform zu integrieren und diese Informationen personalisiert darzustellen. 47 Unternehmenswebsites sind im Gegensatz zu Enterprise Information Portals statisch angelegt. Hier stehen lediglich allgemeine Informationen für Kunden, Lieferanten und potenzielle Bewerber zur Verfügung. Die auf diesen Seiten eingesetzten Anwendungen, z. B. Shopsysteme, sind entweder gar nicht oder nur oberflächlich integriert und können deshalb nicht untereinander kommunizieren. 48 Die genaue Funktionsweise und der Einsatz von Enterprise Information Portals in der Praxis sollen in den folgenden Kapiteln beschrieben werden. 4. Enterprise Information Portals im Informationsmanagement 4.1 Funktionsweise Informationsmanagement soll erforderliche Informationen beschaffen und im richtigen Format und zur richtigen Zeit dem Mitarbeiter zur Verfügung stellen, damit der eine gute Ent- 43 Vgl. Stelzer 2004, S Vgl. Großmann, Koschek 2005, S Vgl. Vlachakis, Kirchhof, Gurzki 2005, S Vgl. Stelzer 2004, S Vgl. Gregory 2002, S Vgl. Kirchhof u. a. 2004, S. 4

15 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 12 scheidung im Sinne des Unternehmenserfolgs treffen kann. 49 Das Hauptaugenmerk des Informationsmanagements liegt in der Produktion und Integration von Information in die Unternehmensprozesse. 50 Ziel ist es, mit einer hohen Deckung des Informationsbedarfs der Mitarbeiter zur Erfüllung der angestrebten Unternehmensziele beizutragen. Dazu müssen Informationsbedarf und Bedarfsdeckung geplant werden. Der Informationsbedarf benennt in diesem Zusammenhang die Informationsart, -menge und beschaffenheit, die der Mitarbeiter braucht, um seine Aufgaben erfüllen zu können. 51 Einen Überblick über den Zusammenhang von Informationsbedarf, Informationsangebot und Informationsnachfrage gibt Abbildung 4: Abbildung 4: Die Ermittlung des Informationsstands aus Bedarf, Angebot und Nachfrage (Quelle: Picot, Franck 1988, S. 609) Der Informationsbedarf unterscheidet sich je nach Aufgabe und Position des Mitarbeiters und bildet sich auf der Basis einer spezifischen Aufgabenstellung. Dieser objektive Informations- 49 siehe Kapitel Vgl. Firestone 2003, S Vgl. Picot, Franck 1988, S. 608

16 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 13 bedarf beschreibt, welcher Informationen der Mitarbeiter aufgrund seiner Aufgabe bedarf. Im Gegensatz dazu beinhaltet der Begriff des subjektiven Informationsbedarfs die Informationen, die der jeweilige Mitarbeiter benutzen will. Dieser Begriff geht von der Sichtweise des Mitarbeiters aus. Objektiver und subjektiver Informationsbedarf sind in der Darstellung nicht identisch, können es generell aber sein. Die tatsächliche Nachfrage nach Information ist eine Teilmenge des subjektiven Informationsbedarfs. Das Informationsangebot sind alle Informationen, die dem Benutzer mit Hilfe des Informationssystems des Unternehmens zur Verfügung stehen. Das Informationsangebot kann den objektiven und subjektiven Informationsbedarf nur in seltenen Fällen decken, deshalb ist die Schnittmenge aus objektivem Informationsbedarf, Informationsangebot und Informationsnachfrage der tatsächliche Informationsstand des Mitarbeiters. Durch das Informationsmanagement sollen die vier Kreise deckungsgleich werden. 52 Auf Basis der Informationsbedarfsplanung muss das Informationsangebot geplant werden. Dabei ist zu klären, wie, wann und wo der betroffene Mitarbeiter wie viele Informationen erhält. Die Bedarfsdeckungsplanung beschäftigt sich also damit, wie die benötigten Informationen produziert werden können. 53 Durch das erhöhte Informationsangebot durch das Internet erhöht sich auch der subjektive Informationsbedarf. Daraus folgt eine Flut von Informationen, die auf Mitarbeiter und Unternehmen einströmt. Die Informationsnachfrage steigt ebenfalls an und bedingt einen niedrigeren Informationsstand. Der Bereich über dem Feld Informationsstand lässt sich als Informationsdefizit charakterisieren. 54 Graphisch dargestellt werden die Auswirkungen in Abbildung 5: 52 Vgl. Picot, Franck 1988, S. 609 und Krcmar 2005, S. 59f. 53 Vgl. Picot, Franck 1988, S. 611f. 54 Vgl. Bartels 2007, Folie 44

17 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 14 Abbildung 5: Die Veränderung des Verhältnisses von Informationsbedarf, Informationsangebot und Informationsnachfrage durch das Internet (Quelle: Bartels 2007, Folie 44) Aus dieser Vielzahl von Informationen soll und muss der einzelne Mitarbeiter die für ihn relevanten und für seine Entscheidungen notwendigen Informationen herausfiltern, ohne dafür viel Zeit aufzuwenden. 55 In der Vergangenheit wurden viele Lösungen für Infrastrukturen entwickelt, die das Problem der steigenden Menge von Informationen lösen sollten. Es entstanden viele unabhängige, nebeneinander existierende Systeme zur Informationserfassung. Durch Portale ist es möglich, die einzelnen Systeme mittels zentraler, persönlicher und interaktiver Erfassung und Verbreitung von Informationen aus unterschiedlichsten Quellen miteinander zu verbinden. 56 Auf diese Weise können durch den Einsatz von Unternehmensportalen bzw. Enterprise Information Portals Mitarbeitern Informationen zur Verfügung gestellt werden, Geschäftsprozesse vereinfacht, Kosten verringert und die Verkaufszahlen gesteigert werden. 57 Unternehmensportale sind ein zentraler Zugangspunkt zu Informationen, die in verschiedenster Form in einem Unternehmen vorhanden sind. 58 Durch diese Eigenschaft lassen sich Enterprise Information Portals als Instrumente einsetzen, um die bereits erwähnten Ziele des Informationsmanagements umzusetzen. Als Hauptvorteile von Enterprise Information Portals lassen sich die folgenden Punkte identifizieren: 55 Vgl. Großmann, Koschek 2005, S Vgl. Gregory 2002, S Vgl. Gregory 2002, S Vgl. Großmann, Koschek 2005, S. 11

18 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 15 verbesserte Erfassung, Zugang und Abfrage von Informationen bessere Kontrolle über zur Verfügung stehende Informationen verbesserte und zeitnahere Unterrichtung aller Beschäftigten über wichtige Sachverhalte durch einfache und schnelle Versendung von zugelassenen Informationen und Bekanntmachungen neuer oder aktualisierter Informationen Möglichkeit zum Wissensaustausch mehr Kundenzufriedenheit durch verbesserte Kommunikation mit Kunden schnellere und bessere Kommunikation und Zusammenarbeit mit Partnern und innerhalb der Lieferkette 59 Zusätzlich lassen sich eine erhöhte Mitarbeiterproduktivität, eine höhere Effektivität und geringere Informationskosten nennen. Die Mitarbeiter arbeiten produktiver, weil sie durch die Nutzung eines Portals weniger Zeit für die Informationssuche aufwenden müssen. Die höhere Effektivität ist nicht nur mit dem Zugang zu vorher nicht verfügbaren Informationen gleichzusetzen, sondern beinhaltet auch eine Verbesserung der Arbeitsqualität und eventuell eine effektivere Organisation des Unternehmens durch die personalisierte und integrierte Aufbereitung der Informationen. 60 Alle diese Eigenschaften der Enterprise Information Portals tragen dazu bei, dass durch ihren Einsatz die Kreise aus Abbildung 4 eine größere Deckungsgleichheit haben als ohne sie. So ergeben sich durch das Internet ein höheres Informationsangebot und damit ein höherer subjektiver Informationsbedarf und eine höhere Informationsnachfrage. Durch den Einsatz von Enterprise Information Portals wird das Informationsangebot auf die persönlich relevanten und aufgabenspezifischen Informationen reduziert, was auch den Rückgang des subjektiven Informationsbedarfs bedingt. Der Mitarbeiter kann schnell und einfach auf alle notwendigen Informationen zugreifen. Dadurch sinkt die tatsächliche Informationsnachfrage und der Informationsstand des Mitarbeiters erhöht sich. Verdeutlichen soll dies Abbildung 6: 59 Vgl. Gregory 2002, S. 49f. 60 Vgl. Firestone 2003, S. 37ff.

19 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 16 Objektiver Informationsbedarf Die Zielsetzung der Unternehmen für die Einrichtung eines Portals ist der Bedarf an Informationsweitergabe innerhalb des Unternehmens. Dabei ist das Vorgehen je nach Unternehmen unterschiedlich. Einige Unternehmen haben bereits einen zugriffsgeschützten Bereich, den sie mit Hilfe eines Portals in eine geordnete Form bringen lassen wollen. Andere Unternehmen lassen das Portal komplett neu erstellen. 61 Die Unternehmen wollen durch den Einsatz von Portalen einen einheitlichen Auftritt erreichen und Geschäftsprozesse vereinfachen. Gründe für die Einführung von Portalen können sein, dass das bisher genutzte System des Unterneh- Informationsstand Informationsnachfrage Subjektiver Informationsbedarf Informationsangebot Enterprise Information Portal Abbildung 6: Die Veränderung des Verhältnisses von Informationsstand, Informationsbedarf, Informationsangebot und Informationsnachfrage durch den Einsatz von Enterprise Information Portals (Quelle: eigene Bearbeitung) 4.2 Einsatz von Enterprise Information Portals in der Praxis Für eine umfassende Betrachtung von Enterprise Information Portals als Instrumente im Informationsmanagement soll auch deren Anwendung in der Praxis berücksichtigt werden. Zu diesem Zweck wurden drei Experten in Telefoninterviews zu diesem Thema befragt. Gesprächspartner bei diesen Interviews waren zwei Vertreter von Portalentwicklern und ein Vertreter eines Portalnutzers. Die Interviews dauerten zwischen 15 und 30 Minuten. Für eine bessere Vergleichbarkeit wurden allen Gesprächspartnern ähnliche, auf die jeweilige Position angewendete Fragen gestellt. 61 Vgl. Thomé 2007, s. Anhang S. VI

20 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 17 mens in der Wartung zu teuer ist oder die Einbettung von parallel existierenden Systemen gewünscht wird. 62 Das fachliche Konzept für die Gestaltung des Portals kann vom Unternehmen selber oder vom Portalentwickler kommen. Die technische Umsetzung übernimmt der Portalentwickler. Typischerweise werden Informationen aus dem Unternehmen und aus dem Internet in einem Unternehmensportal dargestellt. 63 Den typischen Aufbau eines Informationsportals lässt sich in Abbildung 7 erkennen: 1 2 Abbildung 7: Screenshot einer personalisierten Portalstartseite am Beispiel der HUK-Coburg (Quelle: ) Jeder Nutzer eines Unternehmensinformationsportals erhält personalisierte Informationen je nach der zugewiesenen Berechtigung und zentrale Links. Abbildung 7 zeigt eine personalisierte Startseite des Informationsportals. Die zentralen Punkte sind oben waagerecht angeordnet (siehe 1). Das Informationsportal der HUK-COBURG ist in die Bereiche HUK-Wissen, Über Uns, Personal & Arbeit, Service und Persönliches gegliedert. Im Bereich Über Uns stellt sich das Unternehmen seinen Mitarbeitern vor, da viele Mitarbeiter nicht wissen, was in 62 Vgl. Mirzadeh 2007, s. Anhang S. IX 63 Vgl. Thomé 2007, s. Anhang S. VI

21 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 18 den einzelnen Abteilungen passiert oder wer im Vorstand des Unternehmens sitzt. Ein weiterer Bereich ist der Bereich HUK-Wissen, in dem Fachwissen und Fachthemen zum Abruf durch die Mitarbeiter abgelegt sind. Dieser Bereich kann wie ein Organigramm nach Abteilungen aufgebaut oder nach Themen gegliedert sein, je nachdem wie es im Fachkonzept festgelegt wurde. Der Bereich Personal & Arbeit bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich selbstständig über Angebote des Unternehmens in Bezug auf Fort- und Ausbildungsmöglichkeiten zu informieren. Diese Möglichkeit wird auch Employee Self Service genannt. 64 Der Mitarbeiter soll hier Unterstützung für interne Verwaltungsprozesse finden. 65 Im Service - Bereich werden den Mitarbeitern zusätzliche Dienste wie die Buchung von Reisen oder Hilfe bei Übersetzungen angeboten. Die Unterpunkte dieser Bereiche sind in einer Baumnavigation dargestellt. Im News -Bereich (siehe 2) können Neuigkeiten über Ereignisse im Unternehmen und aktuelle Projekte abgerufen werden. Hier können die Mitarbeiter beispielsweise über den Aufbau eines Mitarbeiterportals und den Fortschritt dieses Projekts informiert werden. Die Berechtigung für bestimmte Bereiche erhält der Mitarbeiter je nach Zugehörigkeit zu einer Gruppe. Das Berechtigungskonzept wird je nach Unternehmenskultur verschieden streng ausgelegt. Die Unternehmen wollen durch den Einsatz von Portalen bessere und aktuelle Informationen für die Mitarbeiter erreichen. Portale ersetzen die schwarzen Bretter in Unternehmen. Auf ein Portal kann jeder zugreifen und hat damit einen einheitlichen Zugriffsweg auf alle Informationen, die er braucht. Die Informationen sind immer auf aktuellem Stand und können entweder vom Mitarbeiter abgeholt werden oder werden ihm per zugeschickt. 66 Portale erleichtern die Verbreitung von Informationen im Unternehmen, indem sie dem Mitarbeiter einen allgemeinen Zugang dazu bieten. Sie unterstützen die Kommunikation im Unternehmen und bauen Kommunikationsbarrieren ab. 67 Die bisherigen Erkenntnisse über die Vorteile eines Portals bestätigen sich auch bei der Befragung eines Portalnutzers. Aus seiner Sicht leistet ein Portal einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung der Information in einem Unternehmen. In einem Portal finden die Mitarbeiter schnell alle Informationen, die sie brauchen. Es bietet ihnen einen zentralen und personalisierten Zugriff auf Informationen. Der Mitarbeiter wird durch das Portal effizient informiert, ohne dass er eine Informationsüberflutung befürchten muss. 68 Durch die Berücksichtigung der Mit- 64 Vgl. Thomé 2007, s. Anhang S. VII 65 Vgl. Henning, Thomé 2005, S Vgl. Thomé 2007, s. Anhang S. VIII 67 Vgl. Mirzadeh 2007, s. Anhang S. IXf. 68 Vgl. Reif 2007, s. Anhang S. XI

22 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 19 arbeiterwünsche bei der Gestaltung des Informationsportals wurde die spätere Benutzerakzeptanz gesichert und die Informationen über die Ereignisse im Unternehmen werden besser und mit mehr Interesse verfolgt. 69 Genaue Aussagen über die Verbreitung von Portalen ließen sich nicht treffen. Es wird geschätzt, dass etwas weniger als 80% der Unternehmen ein Portal verwenden Fazit und Ausblick In dieser Arbeit wurde das Konzept der Enterprise Information Portals abgebildet und dargestellt wie sie als Instrumente im Informationsmanagement eingesetzt werden können. Informationsmanagement gewinnt in Zeiten von immer größeren Informationsmengen an Bedeutung. Ziel des Informationsmanagements ist es, Informationsbedarf, Informationsangebot und Informationsnachfrage möglichst zur Deckung zu bringen. Unternehmensportale sind eine Möglichkeit dieses Ziel zu erreichen. Enterprise Information Portals unterstützen die Mitarbeiter in ihrem steigenden Informationsbedarf und helfen ihnen durch eine personalisierte und strukturierte Darstellung, die richtigen Informationen in der richtigen Zeit und mit angemessenem Aufwand zu finden. Dabei kann auch auf Informationen aus verschiedenen Informationssystemen zurückgegriffen werden. Portale verbinden diese Systeme, und bisher nur schwer zugängige Informationen können durch integrierte Suchdienste schnell gefunden und anschließend genutzt werden. Portalnutzer können schnell und direkt auf aktuelle und für sie relevante Informationen zugreifen und sich auf diese Weise umfassend informieren. Gleichzeitig vermeiden sie durch die aufgabenspezifische Filterung der Information eine Informationsüberflutung. Ihr Einsatz unterstützt die Kommunikation und Kollaboration innerhalb des Unternehmens, gleichzeitig werden Unternehmensprozesse beschleunigt und die Effektivität und Produktivität der Arbeit gesteigert. Enterprise Information Portals leisten auf diese Weise einen großen Beitrag zur Erreichung einer effektiven und effizienten Versorgung aller Unternehmensbereiche mit Information. Betriebliche Entscheidungen können mit Hilfe von Portalen schneller und z. T. auch besser getroffen werden. 69 Vgl. Henning, Thomé 2005, S Vgl. Thomé 2007, s. Anhang S. VIII

23 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements 20 Enterprise Information Portals bilden die erste Stufe in der Entwicklung von Unternehmensportalen. Gegenstand der Enterprise Information Portals ist nur das Abrufen und Verteilen von Informationen. Auf den weiteren Stufen wird das Leistungsspektrum der Unternehmensportale immer mehr erweitert. Das Potenzial der Portale lässt sich daher noch nicht abschließend beurteilen. Festzuhalten ist, dass der Einsatz von Unternehmensinformationsportalen von Anwendern positiv bewertet wird und den Nutzern eine effektivere Organisation ihres Unternehmens ermöglicht. Auf diese Weise können schnellere und bessere Entscheidungen getroffen werden, die sich auch in finanzieller Hinsicht positiv für das Unternehmen auswirken. Nutzer eines Portals haben einen Vorteil gegenüber den Unternehmen, die noch kein Portal anwenden, da bei ihnen eine zeitintensive Suche nach Informationen entfällt. Allerdings gibt es eine gewisse Begriffsproblematik. Die Abgrenzung zwischen personalisierten Intranets und Informationsportalen ist oftmals nicht trennscharf. Viele Intranets werden fälschlicherweise als Portal bezeichnet, um innovativer zu wirken und verursachen so eine gewisse Verwirrung. Viele Nutzer setzen das Intranet mit einem Portal gleich, vergessen dabei aber, dass sich das Portal durch die Integration von Geschäftsprozessen deutlich von Portalen abgrenzt. Die positive Beurteilung von Enterprise Information Portals lässt vermuten, dass ihre Verbreitung zukünftig zunehmen wird. Für Portalnutzer schließt sich die Überlegung an, ihr etabliertes Informationsportal zu erweitern. Eine Erweiterung kann sich dabei auf die Einbeziehung der Lieferkette beziehen oder auf den Ausbau der enthaltenen Gegenstände.

24 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements III Literaturverzeichnis Amberg, M., Holzner, J., Remus, U.: Portal-Engineering: Anforderungen an die Entwicklung komplexer Unternehmensportale. 6. Internationale Tagung Wirtschaftsinformatik 2003, Dresden 2003, portal", Erstelldatum: 25. Mai 2007 Bartels, P.: Unterlagen zur Vorlesung Informationsmanagement und Informationssicherheit, April 2007, Erstelldatum: 20. April 2007 Bauer, G.: Unternehmensportale. Geschäftsmodelle, Design, Technologien. 1. Auflage, Galileo Press, Bonn 2001 edicos: Screenshot der personalisierten Startseite des HUK-COBURG Informationsportals, Erstelldatum: 24. Mai 2007 Finkelstein, C.: The Emergence and Potential of Enterprise Information Portals. The Data Administration Newsletter (TDAN.com), Issue 10.0, September 1999, Erstelldatum: 23. Mai 2007 Firestone, J. M.: Enterprise Information Portals and Knowledge Management. Butterworth- Heinemann, Amsterdam u. a Fricke, M.: Portal. In: Mertens u. a. (Hrsg.): Lexikon der Wirtschaftsinformatik. Springer, Berlin u. a (S ) Gregory, C.: Enterprise Portals. The Business Case for Enterprise Information Portals. Financial Times Prentice Hall, Pearson Education, London u. a. 2002

25 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements IV Großmann, M., Koschek, H.: Unternehmensportale. Grundlagen, Architekturen, Technologien. Springer Verlag, Berlin u. a Hansen, H., Neumann, G.: Wirtschaftsinformatik 1. Informationstechnik. 9. Auflage, Lucius & Lucius Verlagsgesellschaft mbh, Stuttgart 2005 Hansen, H., Neumann, G.: Arbeitsbuch Wirtschaftsinformatik. IT-Lexikon, Aufgaben und Lösungen. 7. Auflage, Lucius & Lucius Verlagsgesellschaft mbh, Stuttgart 2007 Heinrich, L., Lehner, F.: Informationsmanagement. Planung, Überwachung und Steuerung der Informationsinfrastruktur. 8. Auflage, R. Oldenbourg Verlag, München 2005 Henning, R., Thomé, S.: Tor zum Wissen und den Unternehmensprozessen. In: Versicherungswirtschaft, Heft 17, 2005, S Herget, J.: Informationsmanagment. In: Buder u. a. (Hrsg.): Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. 4. Auflage, Saur, München u. a. 1997, S Kirchhof u. a..: Was ist ein Portal? Definition und Einsatz von Unternehmensportalen, Fraunhofer IAO Whitepaper 2004, Erstelldatum: 20. April 2007 Krcmar, H.: Informationsmanagement. 4. Auflage, Springer Verlag, Berlin u. a Mirzadeh, G. (Capgemini): Einsatz von Enterprise Information Portals in der Praxis aus Herstellersicht (2), Telefoninterview am 4. Juni 2007 (Anhang) Picot, A., Franck, E: Die Planung der Unternehmensressource Information. In: Das Wirtschaftsstudium, 17. Jhg., 11 (1988), S Reif, M. (Huk-Coburg): Einsatz von Enterprise Information Portals in der Praxis aus Kundensicht, Telefoninterview am 1. Juni 2007 (Anhang)

26 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements V Shilakes, C., Tylman, J.: Enterprise Information Portals. Merrill Lynch, New York 1998, abgerufen am Stahlknecht, P., Hasenkamp, U.: Einführung in die Wirtschaftinformatik. 11. Auflage, Springer Verlag, Berlin u. a Stelzer, D.: Portale Einführung und Überblick. In: Gentsch, P.; Lee, S. (Hrsg.): Praxishandbuch Portalmanagement Profitable Strategien für Internetportale. Gabler Verlag, Wiesbaden 2004 (S. 3-26) Thomé, S. (edicos): Einsatz von Enterprise Information Portals in der Praxis aus Herstellersicht (1), Telefoninterview am 25. Mai 2007 Vlachakis, J., Kirchhof, A., Gurzki, T.: Marktübersicht Portalsoftware, Fraunhofer IRB Verlag, Stuttgart 2005

27 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements VI Anhang Für eine Betrachtung des Einsatzes von Enterprise Information Portals in der Praxis wurden drei Experten per Telefoninterview befragt. Die drei Experten setzen sich aus zwei Vertretern von Portalherstellern und einem Vertreter eines Portalnutzers zusammen. An dieser Stelle soll der Inhalt der Interviews in Stichpunkten wiedergegeben werden. Der Einsatz von Enterprise Information Portals in der Praxis aus Herstellersicht (1) Telefoninterview mit Herrn Stefan Thomé, edicos am 25. Mai 2007: Frage: Mit welcher Zielsetzung kommen die Unternehmen zu Ihnen? Welche Inhalte wollen die Unternehmen in ihren Portalen darstellen? Was wollen die Unternehmen durch den Einsatz von Informationsportalen erreichen? Thomé: - Zielgruppe der Informationsportale sind primär Mitarbeiter - Hauptbestandteile eines Portal sind Informationen, Applikationen und Geschäftsprozesse - Einteilung in Portal und personalisiertes Intranet manchmal schwierig, da Portalbegriff schnell verwendet wird, um innovativer zu klingen; technischer Aufbau von Portal und personalisiertem Intranet ist technisch fast identisch - Zielsetzung der Unternehmen bei Einrichtung eines Portals ist der Bedarf an Informationsweitergabe im Unternehmen - evtl. ist im Unternehmen schon zugriffsgeschützter Bereich im Intranet etabliert und die vorhandenen statischen Seiten sollen durch ein Portal in geordnete Form gebracht werden - Entwicklung des Portals besteht aus fachlichem und technischem Konzept und Umsetzung - Fachkonzept kann vom Unternehmen selber oder vom Portalhersteller entwickelt werden, bei Entwicklung durch Unternehmen übernimmt Portalhersteller nur technisches Konzept und Umsetzung - Inhalt des Portals ermöglicht Zugriff auf Informationen aus Unternehmen und Internet - typischer Aufbau eines Portals besteht aus Informationen über Unternehmen - Mitarbeiter sollen informiert werden, was in einzelnen Abteilungen passiert

28 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements VII - Darstellung mehrerer Bereiche im Portal o Vorstellung des Unternehmens ( Über Uns, Das Unternehmen ); gibt z. B. Informationen darüber, woher Firmenname kommt, aus welchen Personen der Vorstand besteht und was in einzelnen Abteilungen passiert o Aktuelles ( News ); Vorstellung von Neuigkeiten aus dem Unternehmen und aktueller Projekte, z. B. Bauprojekte oder Aufbau eines Mitarbeiterportals, Vorstellung der Zielsetzung des Projekts und Vorstellung des Projektteams, Darstellung der News erfolgt in Auszügen schon auf der Startseite o Wissensbereich; Darstellung von Fachthemen und Fachwissen; je nach Strukturierung Aufbau nach Abteilungen wie in Organigramm oder nach Themen; bei Strukturierung nach Abteilung hat jede Abteilung einen eigenen Ordner, in dem sie sich vorstellt und Informationen veröffentlicht; bei Aufbau nach Themen erfolgt die Einteilung nach diesen Themen; bei Versicherungen z. B. Gliederung nach Krankenversicherung und Lebensversicherung; Strukturierung je nach anfänglich festgelegtem Fachkonzept o Personal; Mitarbeiter können sich selbstständig informieren (Employee Self Service), Darstellung von Informationen über Fortbildungsmöglichkeiten, Ausbildungsmöglichkeiten und Arbeiten mit Kind o Services; Darstellung zusätzlicher Dienste wie Buchung von Reisen und Hilfe bei Übersetzungen Frage: Was beinhaltet ein Informationsportal und wie baut man es auf? Welche Zugriffsmöglichkeiten gibt es für die Mitarbeiter? Thomé: - Beispiel für Aufbau ist Screenshot der Startseite des HUK-COBURG-Informationsportals auf der edicos-homepage - Darstellung von personalisierten Informationen je nach Berechtigung des Mitarbeiters und zentralen Links

29 Enterprise Information Portals als Instrumente des Informationsmanagements VIII - Darstellung der zentralen Bereiche (Über Uns, Services, Personal etc.) waagerecht am oberen Seitenrand, Unterpunkte dieser Bereiche werden in Baumnavigation dargestellt - Berechtigungskonzept: je nach Gehörigkeit zu einer Gruppe haben Beschäftigte des Unternehmens verschiedene Rechte, Gruppen gliedern sich z. B. in Geschäftsführung oder alle Beschäftigten - je nach herrschender Unternehmenskultur ist Berechtigungskonzept unterschiedlich restriktiv Frage: Wie stellen sich die Unternehmen die Verbesserung der Informationen durch Portale vor? Thomé: - Portale als Ersatz von Schwarzen Brettern - Bereitstellung zentraler Infos - Portale sind immer auf aktuellem Stand - Aktualität der Informationen sehr wichtig - Portal stellt bessere und aktuelle Informationen für Mitarbeiter bereit - jeder kann entsprechend seiner Berechtigung auf Informationen zugreifen - zentraler Zugangsweg auf alle Informationen - Verbesserung der -Kommunikation durch weniger Newsletter - zentrale Infos im Portal erhältlich, Mitarbeiter holen selber ab Frage: Wie verbreitet sind Informationsportale in der Praxis? Thomé: - geschätzte Angaben - personalisiertes Intranet in fast allen Unternehmen, Verbreitung ca. 80 % - Anteil von Informationsportalen etwas kleiner