Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess am Beispiel des Projekts Ein Leitbild für das Ressort Finanzen
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- Hartmut Blau
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1 Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess am Beispiel des Projekts Ein Leitbild für das Ressort Finanzen 13. Juli 2016 Rita Buth-Umlauf Senatsverwaltung für Finanzen VD D 1 SenFin /2015
2 Erfahrungsaustausch Moderne Verwaltung 13. Juli 2016 Verantwortung für ein Projekt?! Foto: Depositphotos Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 2
3 Erfahrungsaustausch Moderne Verwaltung 13. Juli 2016 Was braucht ein funktionierendes Projekt? 1. Struktur Arbeit nach Regeln 2. Beteiligung der Mensch im Mittelpunkt 3. Unterstützung von oben Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 3
4 1. Struktur Projektauftrag Risikoanalyse Kommunikationsmatrix Stakeholderanalyse Masterplan Projektorganisation Feinplanung / Meilensteine Zeitplanung Ressourcenplanung Umsetzung der Projektergebnisse Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 4
5 1. Struktur Quelle: Projektmanagementhandbuch 3.0.0F.rtf April 2007 Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 5
6 1. Struktur Ein Leitbild für das Ressort Finanzen Lenkungsausschuss Externe Dialoggruppen Abgesandte 5 Gruppen à 15 Personen Projekt Fachausschuss Quelle: Masterplan für das Projekt Ein Leitbild für das Ressort Finanzen Fa. klaerwerk berlin Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 6
7 1. Struktur Prozess: Ein Leitbild für das Ressort Finanzen Lenkungsausschuss LHK FÄ SenFin Leitbild V1.0 Projekt Projekt Leitbild V1.0 Fachausschuss Abgesandte 5 Gruppen à 15 Personen Lenkungsausschuss x x Konsolidierung Leitbild V0.9 Abstimmung Dialoggruppen Quelle: Masterplan für das Projekt Ein Leitbild für das Ressort Finanzen Fa. klaerwerk berlin Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 7
8 1. Struktur 1. Arbeitsstruktur Regelmäßige Projektsitzungen Dokumentation nach einheitlichem Standard Meilensteine überwachen 2. Zeitmanagement Durchgehende Terminplanung - auch Vorbereitungstermine Termine in den Kalendern der Beteiligten absichern Frühe Raumplanung 3. Kommunikation Dialoggruppen regelmäßig bedienen Einheitliches Kommunikationsformat entwickeln Zuverlässige Kommunikationszyklen 4. Risikomanagement Risiken regelmäßig neu bewerten in Projektsitzungen Vermeidungsstrategien überprüfen, ob umgesetzt bzw. ob wirksam Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 8
9 2. Beteiligung der Mensch im Mittelpunkt 1. Nährendes Feld als Rahmenbedingung 2. Entsprechende Methoden 3. Anerkennung der Beiträge Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 9
10 2. Beteiligung nährendes Feld erzeugen Sicherheit und Geborgenheit vermitteln Wertschätzung und Anerkennung geben Vertrauen vermitteln Einfluss gewähren Entscheidungen gemeinsam fällen Begeisterung Psychische Energie wächst, die Teilnehmer/innen fühlen sich vital und voller Kraft und empfinden Lebens- und Arbeitsfreude Vgl. Dynamik von Frustration und Kränkung in Teams, Organisationen und Systemen, C. Jahnke,Fa. klaerwerk berlin Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 10
11 2. Beteiligung toxisches Feld bewirkt das Gefühl im Stich gelassen und ausgegrenzt zu sein Minderwertigkeitsgefühle Unsicherheit und Angst Einschüchterung Misstrauen Ohnmachtsgefühle Psychische Energie wird weniger, Teilnehmer/innen fühlen sich kraftlos, belastet demotiviert, niedergeschlagen und krank. Vgl. Dynamik von Frustration und Kränkung in Teams, Organisationen und Systemen, C. Jahnke, Fa. klaerwerk berlin Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 11
12 2. Beteiligung Methoden 1. Wertschätzende Erkundung 2. Reflecting Team 3. Future pacing 4. Rasende Reporter und Reporterinnen Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 12
13 2. Beteiligung Anerkennung 1. Persönliche Begrüßung 2. Abholen der Wünsche der Teilnehmerinnen und Teilnehmer 3. Wohlfühlatmosphäre 4. Präsenz der Arbeitsergebnisse 5. Projektabschluss feiern Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 13
14 3. Unterstützung von oben - organisiert 1. Entscheidungsinstanz regelmäßige Einberufung Information und Entscheidungen 2. Führungskräfte als Dialoggruppe Leitungskräfte auf Veränderungsprozess einschwören Führungskräfte in die Verantwortung dafür nehmen, dass Beschäftigte mitgehen 3. Rolle der Führungskräfte in der Kommunikation Kommunikationswege aufzeigen Material zur Verfügung stellen Ziel vor Augen halten Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 14
15 3. Unterstützung von oben - engagiert 1. Ansprache der Hausleitung (Sen, StS) 2. Persönliche Briefe an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 3. Präsenz bei Veranstaltungen 4. Erwähnung des Projekts bei verschiedenen Gelegenheiten Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 15
16 Vielen Dank für Ihr Interesse. Senatsverwaltung für Finanzen Projektmanagement in einem sozialen Veränderungsprozess 13/07/16 Seite 16
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