An den. Vorsitzenden des Hauptausschusses. über. den Präsidenten des Abgeordnetenhauses. über. Senatskanzlei G Sen

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1 Senatsverwaltung für Berlin, den 24. Januar 2018 Integration, Arbeit und Soziales Telefon: 9028 (928) SE A 2 RR- carina.harms@senias.berlin.de An den Vorsitzenden des Hauptausschusses über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses über Senatskanzlei G Sen Umsetzung des E-Government-Gesetzes des Landes Berlin im Bereich der Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales und den ihr nachgeordneten Behörden Einzelplan 11 - Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales - Kapitel Politisch-Administrativer Bereich und Service - Titel Geschäftsprozessoptimierung - Rote Nummer: Vorgang: Ansätze (tabellarisch) zu allen thematisierten Titeln, und zwar für das Haushaltsjahr 2018: ,00 Haushaltsjahr 2019: ,00 Ist 2018: Verfügungsbeschränkung: 0,00 Aktuelles Ist (Stand:) 0,00 Gesamtkosten: ,00 1

2 Gemäß der Verwaltungsvorschrift zur Transparenz bei der Vergabe von Aufträgen zu Gutachten- und Beratungsdienstleistungen der Senatsverwaltung für Finanzen vom sind alle Senatsverwaltungen aufgefordert, den Hauptausschuss rechtzeitig vor Ausschreibung von Gutachten- und Beratungsdienstleistungsaufträgen mit einem Auftragswert von mehr als zu unterrichten und zu begründen, warum die zu leistende Arbeit nicht von Dienststellen des Landes Berlin erledigt werden kann. Der Hauptausschuss wird gebeten, die Unterrichtungspflicht mit dem nachfolgenden Bericht als erledigt anzusehen. Hierzu wird berichtet: Das E-Government-Gesetz Berlin (EGovG Bln) wurde am 30. Mai 2016 veröffentlicht. Das Ziel des Gesetzes ist es, die Verwaltungsverfahren und -strukturen aller Verwaltungsebenen und - bereiche der Berliner Verwaltung unter Nutzung der Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnik auf E-Government umzustellen. Das Gesetz soll Transparenz, Wirtschaftlichkeit, Sicherheit, Bürgerfreundlichkeit, Unternehmensfreundlichkeit und Benutzerfreundlichkeit einschließlich der barrierefreien Zugänglichkeit und Nutzbarkeit der Verwaltungsprozesse gewährleisten sowie die Zusammenarbeit zwischen den Verwaltungsebenen und -bereichen verbessern (vgl. 2 EGovG Bln). Vor der Abbildung der Verwaltungsabläufe in IT-Verfahren sollen diese dokumentiert, analysiert und optimiert werden (vgl. 10 EGovG Bln). Gemäß dem Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement übernimmt die inhaltlich zuständige Fachverwaltung die Federführung für das Gesamtprojekt der Optimierung der Verwaltungsabläufe mit seinen beiden Teilprojekten Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung. Für die Umsetzung des E-Government-Gesetz im Land Berlin im Bereich der Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales sollen zunächst die nachfolgend aufgeführten Maßnahmen umgesetzt werden. Sie werden zur besseren Übersicht in dieser Vorlage anhand der folgenden drei Themenbereiche erläutert: 1. Systematisierung und Priorisierung der Prozesse anhand von standardisierten Vorgaben 2. Unterstützung bei der Geschäftsprozessoptimierung konkreter Prozesse (operatives 3. Unterstützung beim übergeordneten Projektmanagement (strategisches 2

3 Die Vergabe des Auftrages soll in einer Öffentlichen Ausschreibung erfolgen. Hinsichtlich der Auftragsvergabe für Beratungsdienstleistungen nach 3 der VOL/A wird mit voraussichtlich bis zu (entspricht 65 Beratertagen a inkl. MwSt.) gerechnet. 1. Systematisierung und Priorisierung der Prozesse anhand von standardisierten Vorgaben Bei einer ersten Abfrage wurden durch die Abteilungen Integration, Arbeit, Soziales und die nachgeordneten Behörden LAGeSo, LAGetSi, LAF über Verwaltungsabläufe gemeldet, welche als Folge des Berliner E-Government-Gesetzes zu analysieren, optimieren und digitalisieren sind. Beispiele sind das Eingliederungshilfeverfahren für behinderte Menschen nach den Vorgaben des Bundesteilhabegesetzes (BTHG), die Gesamtstädtische Steuerung Unterbringung, die Leistungsgewährung nach AsylbLG, Aufgaben nach dem Bundes- Immisonsschutzgesetz (BImSchG) und der Bundes-Immisonsschutzverordnung (BImSchV), Leistungen der Kriegsopferfürsorge, Abläufe im Zusammenhang mit Integrationslotsen, Arbeitsmarktintegration, Härtefallfonds oder die Allgemeinverbindlichkeitserklärung von Tarifverträgen. Bei der Benennung wurden durch die Abteilungen und nachgeordneten Behörden sehr unterschiedliche Abstraktionsebenen genutzt, teilweise erfolgte eine Nennung auf Basis der Produktnummern, teilweise nach Arbeitsgebieten in den Verwaltungseinheiten, teilweise nach Arbeitsergebnissen. Das E-Government-Gesetz Berlin definiert einen Prozess als einen Verwaltungsablauf, der von bestimmten Personen in einer sich wiederholenden Reihenfolge unter bestimmten Vorgaben und unter Nutzung von Hilfsmitteln bearbeitet wird, damit bestimmte Aufgaben erfüllt werden. Das Ergebnis ist ein Produkt, eine Leistung oder allgemein ein Arbeitsergebnis ( Output ) der Organisation. (Vgl. Mini-Kommentar zum Gesetz zur Förderung des E-Government - E- Government-Gesetz Berlin, S. 45). Unter diesen Aspekten hat die in der SenIAS verantwortliche Serviceeinheit Finanzen und IT in einem ersten Schritt die Angaben der Abteilung Soziales gesichtet und eine Systematisierung vorgenommen. Danach erfolgte eine Abstimmung mit den Verantwortlichen der übrigen Abteilungen bzw. nachgeordneten Behörden sowie die Verständigung, dass dieses Arbeitsergebnis nun Grundlage für die Systematisierung der übrigen gemeldeten Verwaltungsabläufe sein soll. Aufgrund der Vielzahl der gemeldeten Verwaltungsabläufe soll die Systematisierung sowie die anschließende Priorisierung der Prozesse durch eine externe Beratungsfirma begleitet werden. 3

4 Für dieses Arbeitspaket wird in der Auftragsvergabe für Beratungsdienstleistungen nach 3 der VOL/A ein Umfang in Höhe von bis zu kalkuliert. 2. Unterstützung beim übergeordneten Projektmanagement (strategisches Für alle anstehenden Geschäftsprozessoptimierungen möchte die in der SenIAS zuständige Serviceeinheit Finanzen und IT den Abteilungen und nachgeordneten Behörden standardisierte Unterlagen zur Verfügung stellen. Das sind u.a. Muster für Projektaufträge, die Dokumentation von Arbeitsgruppen, die Projektplanung, Statusberichte. Außerdem soll nach erfolgter Systematisierung und Priorisierung die Planung der einzelnen Geschäftsprozessoptimierungs-Vorhaben begonnen werden. Ziel ist es, alle Vorhaben in ein strategisches Prozessmanagement einzubetten und eine Matrix zu entwickeln, welche einen großen Teil der Prozesse in der SenIAS vor dem Hintergrund der strategischen Ziele überwacht. Für die vorstehenden Aufgaben der Konzeption und des Projektmanagements werden im Rahmen der geplanten Ausschreibung Kosten von bis zu angenommen. 3. Unterstützung der Geschäftsprozessoptimierung konkreter Prozesse (operatives Konkret soll bereits zu Beginn des Jahres 2018 die Optimierung und Digitalisierung von zwei Prozessen unterstützt werden. Dabei handelt es sich zum einen um die Geschäftsprozessanalyse, -optimierung und Digitalisierung der Abrechnungs- und Belegungssteuerung von Flüchtlingsunterkünften (ASU). Das gleichlautende Projekt, welches im LAF verantwortet wird, konzentriert sich vor allem auf die Definition der fachlichen, technischen und (vergabe-)rechtlichen Bedingungen, die Grundlage für die erfolgreiche Ausschreibung, Vergabe und Erwerb bzw. Implementierung eines IT-Fachverfahrens im LAF zur Automatisierung der Abrechnung von Unterbringungskosten und zur Belegungssteuerung sind. Auf Basis dieser Grundlage soll eine entsprechende Software beschafft und produktiv gesetzt werden. Gemäß 10 des EGovG Bln sind Geschäftsprozesse vor der Digitalisierung zu dokumentieren, analysieren und optimieren. Vor der Ausschreibung des IT-Systems soll dies durch die in der SenIAS zuständige Serviceeinheit Finanzen und IT für den Kernprozess der Abrechnung und Belegungssteuerung im LAF erfolgen. Für die Unterstützung des Prozessmanagements (konkret: Dokumentation des Ist-Prozesses, Analyse von Optimierungspotentialen und Entwicklung eines Soll-Prozesses mit den verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern) 4

5 werden in der Auftragsvergabe für Beratungsdienstleistungen nach 3 der VOL/A von bis zu kalkuliert. Beim zweiten Projekt handelt es sich um die Gesamtstädtische Steuerung Unterbringung (GStU). Im Rahmen des Projektes werden in einer ersten Phase zunächst die Anforderungen an eine bedarfsgerechte Unterbringung aller von Wohnungslosigkeit bedrohten oder betroffenen Personen, die unterzubringen sind, sowie die Qualitätssicherung definiert. Weiterhin werden die vorhanden ebenenübergreifenden Geschäftsprozesse im Bereich der Unterbringung analysiert, optimiert und digitalisiert. In einem zweiten Schritt, der nicht Teil dieses Auftrages ist, soll die Einführung des IT-Systems in den Bezirken erfolgen. Auch in diesem Projekt sollen die Anforderungen aus dem E-Government-Gesetz Berlin durch ein Teilprojekt Geschäftsprozessoptimierung, welches durch die zuständige Serviceeinheit Finanzen und IT verantwortet wird, umgesetzt werden. Das operative Prozessmanagement, die erforderlichen Managementaktivitäten zur fortlaufenden Steuerung des Prozesses, soll durch eine externe Beratung begleitet werden und die Finanzierung aus den dafür zur Verfügung stehenden Mitteln im Kapitel 1100/ Titel erfolgen. Aufgrund der zahlreichen unterschiedlichen Beteiligten am Prozess (LAF, Bezirke, Hauptverwaltung, Betreiber von Unterkünften) und der notwendigen Abstimmung zu einem Soll- Prozess sind im Rahmen der geplanten Vergabe bis zu kalkuliert. Abschließende Zusammenfassung und Begründung Für die zuvor unter 1. bis 3. aufgeführten Maßnahmen steht bei der Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales bzw. im Land Berlin noch kein spezifisch qualifiziertes Personal mit der erforderlichen Fachkenntnis und Erfahrung in ausreichendem Umfang zur Verfügung. Die Unterstützung durch externe Beratende soll in erster Linie die Fachlichkeit im Rahmen des Prozessmanagements sichern. Die Beratungsunternehmen sollen neben einer fundierten Projektmanagementausbildung auch über Erfahrungen bei Geschäftsprozessoptimierungen und bei größeren Veränderungsprozessen in der Verwaltung verfügen. Die Beschäftigten der SenIAS, die im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung mitarbeiten, sollen von der Expertise der Beratungsfirma profitieren und ihr erlangtes Wissen für die anstehende Optimierung weiterer Prozesse nutzen. Die Mittel für die Finanzierung der Maßnahmen in Höhe von bis zu im Haushaltsjahr 2018 stehen im Kapitel 1100 / Titel zur Verfügung. Die Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales begrüßt die Initiative der Senatsverwaltung für Inneres und Sport, welche mit Schreiben vom eine 5

6 Interessenabfrage hinsichtlich einer zentralen Ausschreibung zur Unterstützung bei der Initiierung und Umsetzung von Projekten und Vorhaben im Bereich der Geschäftsprozessoptimierung unternommen hat. Die Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales berücksichtigt das Angebot der Senatsverwaltung für Inneres und Sport bei ihren weiteren Planungen und stimmt sich diesbezüglich mit ihr ab. Elke Breitenbach Senatorin für Integration, Arbeit und Soziales 6