Vortrag 6.1 Technisches Asset Management Basis für strukturiertes und prozessorientiertes taktisches und operatives Management Dennis Diekmann,

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1 Vortrag 6.1 Technisches Asset Management Basis für strukturiertes und prozessorientiertes taktisches und operatives Management Dennis Diekmann, Ambrosia FM Consulting & Services GmbH 15. Juni 2016

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3 Grundlagen Am Anfang der Aufgabenstellung und Wahrnehmung der Betreiberpflichten stehen bei unseren Kunden grundlegende Fragen: Welche Anlagen und Arbeitsmittel betreibe ich? Welche Pflichten leiten sich ab? Welche organisatorischen Maßnahmen sind einzuleiten? Wie fange ich an? Wie dokumentiere ich nachhaltig? Wie komme ich möglichst zeitnah und effizient zu nachweisbaren Ergebnissen und Strukturen? Und dies mit wirtschaftlich vertretbarem Aufwand und Flexibilität?

4 Grundlagen Zusammengefasst und pragmatisch leitet sich folgende Fragestellung ab: Wie geht Betreiberverantwortung, bzw. wie geht die Reise los? Eine sehr komplexe Frage die nicht pauschal, sondern immer differenziert und individuell je Betreiber zu betrachten ist. Dennoch gibt es Möglichkeiten die strukturiert und schrittweise umzusetzen. Im Mittelpunkt dieser Fragestellung steht neben Strukturierung und Organisation vor allem das Thema Dokumentation. Mit den heute verfügbaren technischen Möglichkeiten soll dieses dann noch dazu ohne große Wiederstände funktionieren, sowohl in wirtschaftlicher als auch infrastruktureller Hinsicht.

5 Facility Management Das gemeinsame Verständnis: Definition, Ziele und Bedeutung Definition GEFMA (German Facility Management Association): Facility Management (FM) ist eine Managementdisziplin, welche die notwendigen Unterstützungs- (Sekundär-) Prozesse des Kerngeschäfts eines Unternehmens vereint. (Quelle: gefma.de) Allgemeine Anforderungen an das FM können sein: Unterstützung von Unternehmens-Kernprozessen Erhöhung der Leistungsfähigkeit betrieblicher Arbeitsplätze Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheitsschutz für die Mitarbeiter Erhaltung baulicher und anlagentechnischer Werte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Erhöhung von Nutzungsqualitäten Reduzierung von Nutzungskosten Marktwirtschaftliche Bedeutung des FM in Deutschland: Eine Bruttowertschöpfung von 130 Mrd. Euro macht die von unternehmenseigenen Organisationen und von Dienstleistern am Markt erbrachten Facility Services und Managementleistungen zu einer Stütze des Wirtschaftslebens. Mehr als 5% des Bruttoinlandsprodukts werden hier erwirtschaftet. (Quelle: gefma.de)

6 Facility Management, aber richtig Welche grundlegenden Ziele verfolgen diese Dienstleistungen? TGM Technisches Gebäudemanagement IGM Infrastrukturelles Gebäudemanagement TGM Kaufmännisches Gebäudemanagement Gewährleistung der Betriebssicherheit Werterhalt der Immobilie Wirtschaftlicher Betrieb der Immobilie

7 Grundlagen Wir unterteilen die gesetzlichen Betreiberpflichten in ArbSchG Verpflichtung zum Schutz jeglicher Rechte Klimaschutz Meldepflicht geg. gesetzl. UV Aufbauorga Geeignete FK einsetzen GBU veranlassen Gesetzl. Prüfungen sicherstellen Geeignete AM auswählen GBU durchführen Gesetzl. Prüfungen organisieren Geeignete Beschäftigte / DL einsetzen Geeignete AM bereitstellen, Anweisungen erteilen Arbeitsabläufe einhalten Anweisungen befolgen AM benutzen z.b. Arbeitsschutz, FaSi (keine Weisungsbefugnis, beratende Funktion, kaum persönliche Verantwortung) Bildquelle: Gefma RL 190

8 Grundlagen Bestandsaufnahme Statuserfassung Gefährdungsbeurteilungen durchführen Zuständigkeiten festlegen Fremdleistungen vergeben Pflichten intern delegieren Maßnahmenplan Arbeitsschutz zeitlich planen Plan Do Allgemeine Unternehmerpflichten wahrnehmen Sozialen Arbeitsschutz wahrnehmen Technischen Arbeitsschutz wahrnehmen Anweisende Dokumente erstellen Nachweisenden Dokumente erstellen Berichtswesen etablieren Maßnahmen kontrollieren Gefährdungsbeurteilungen überprüfen Eingeleitete Maßnahmen auf Wirksamkeit prüfen Check Act Korrekturmaßnahmen einleiten

9 Projektbeispiele

10 Praxisbeispiel Was verstehen wir bei WAGO unter Asset Management? Maximierung der Effektivität von Assets (alle Arten von Anlagegütern) und der gleichzeitigen Effizienz der hierfür zu erbringenden operativen Aufwendungen mit der Fokussierung auf mögliche Risiken in den verschiedenen Lebenszyklus-Phasen in den klassischen Funktionsbereichen Maschinen-/Anlagenengineering und Wartung/Instandhaltung. Warum das Projekt WAGO Asset Management (WAM)? Kosten konnten nur grob zu den Kostenstellen bzw. Assets zugeordnet werden Interne Rückmeldungen erfolgten nicht in allen Geschäftsbereichen / kein einheitliches Rückmeldesystem Eingeschränkte Meldungsrückverfolgung Eingeschränkte Betriebs- und Rechtssicherheit, keine klaren Verantwortlichkeiten und Delegationen teilweise manuelle Auftragsabwicklung in den Bereichen Facility Management und Betriebsbereitschaft

11 Praxisbeispiel Vorgehensweise im Projekt WAGO Asset Management? Standardisierte Vorgehensweise über Projektphasen und kontinuierliches Projektcontrolling Vorgelagerte Stammdatenaufnahme/-erfassung als unbedingte Grundlage von validen Daten anhand eines pragmatischen und nutzerorientierten Datenmodell Detaillierte Prozessdokumentation während aller Workflowdefinitionen live in den Workshops (BPMN) mit ADONIS, hierdurch kontinuierliche und transparente Entwicklung der Standards Konsequentes Testen der Geschäftsprozesse incl. Dokumentation im SAP Solution Manager Entwicklung einer stabilen mobilen IT Struktur basierend auf bestehenden Standards Aktive Integration der Fachbereiche Facility Management / Betriebsbereitschaft in die Prozesse von Beginn an Evaluierung der gemeinsamen Ziele und Definition der abgeleiteten Datenmodelle und Umsetzung in strukturierten Workshops mit Ambrosia Projektpartner

12 Praxisbeispiel Step 1 Erfassung der relevanten Daten mit optimalem Template Step 2 Zentrale Bereitstellung und Pflege der Daten Step 3 Modellierung der relevanten Prozesse Step 4 Step 5 Erstellung von anweisenden und nachweisenden Dokumenten; z.b. Betriebshandbuch, Objekthandbuch, etc. Durchführung und Dokumentation der erforderlichen Maßnahmen

13 Praxisbeispiel Nutzung vorhandener Standards Die Asset-Strukturierung in der Technischen Gebäudeausstattung (TGA) erfolgte nach DIN 276/CAFM Connect 2.0 Die Dokumentenablage orientiert sich an der GEFMA Struktur (Asset Lebenszyklus) Direkte Verknüpfung der Dokumentenablage mit dem SAP ERP System Umsetzung der Testzyklen (Migration + Integration) mit Unterstützung des SAP Solution Manager Einsatz von SAP Standards (EAM/PM), SAP Mobile Plattform, SAP Work Manager BPMN Prozessmodellierung (Business Process Model and Notation) ist eine international standardisierte Modellierungssprache zur Abbildung von Prozessen

14 Praxisbeispiel DIN 276

15 Erstellung des optimalen Templates Standort: Liegenschaft Gebäude Geschoß Raum Anlagenstammdaten: Anlagen-ID Alte Anlagen-ID Gehört zu Bezeichnung nach DIN 276 Interne Bezeichnung Typ/Modell Hersteller Seriennummer Baujahr Bemerkung Überwachungsbedürftig Bild 1 (Frontansicht) Bild 2 (Typenschild) Letzte Wartung Nächste Wartung Letzte Prüfung Nächste Prüfung Inventarisiert am Inventarisiert von

16 Erstellung des optimalen Templates Standort: Liegenschaft Gebäude Geschoß Raum Anlagenstammdaten: Anlagen-ID Alte Inventarnummer Gehört zu Bezeichnung nach DIN 276 Interne Bezeichnung Typ/Modell Hersteller Seriennummer Baujahr Bemerkung Überwachungsbedürftig Bild 1 (Frontansicht) Bild 2 (Typenschild) Letzte Wartung Nächste Wartung Letzte Prüfung Nächste Prüfung Inventarisiert am Inventarisiert von

17 Alternative Interimslösung: Betreiberdatenportal (BDP) Mobile Anbindung Stammdatenaufnahme Datenupload (.zip, csv ) Vorhandene Daten im CSV Format Anlagen-Objektinformation (Detail)

18 Alternative Interimslösung: Betreiberdatenportal (BDP) Standortübergreifende, geographische Ansichten (Filialübersichten)

19 Alternative Interimslösung: Betreiberdatenportal (BDP)

20 Praxisbeispiel SAP EAM CAFM weitere

21 Überführung der Stammdaten ins ERP/(CAFM) System mera SAP

22 Aufbau des WAM IT Systemverbund

23 Parallele Strukturierung der Geschäftsprozesse/Workflow in den Workshops

24 Strukturierte Umsetzung und Anbindung der definierten Ziele Schnittstelle Bibliothek gesetzlicher Auflagen (Prüfungen), Normen & Richtlinienwerk Anlagen- & Betriebsmittelkataster (prüfrelevanter & überwachungsbedürftiger Anlagen) Flächendaten (CAD), z.b. Ortsbezug techn. Anlagen Dokumentenmanagement (Unterweisungsprotokolle, Bestellvorlagen, z.b. verantwortliche Elektrofachkraft), Vertragsmuster, Vergabe von FM Aufträgen Dokumentenmanagement (Gefährdungsbeurteilungen nach BetrSichV, StB`s, Protokollvorlagen, Arbeitsanweisungen ) Beauftragten & Verantwortlichen- Katalog, Einweisungen Schnittstellen zu ERP Systemen Schnittstellen zu mobilen Lösungen

25 gemeinsam. weiter.