TÄTIGKEITSBERICHT DER ZENTRALVERWALTUNG ABTEILUNGEN UND STABSSTELLEN

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1 TÄTIGKEITSBERICHT DER ZENTRALVERWALTUNG ABTEILUNGEN UND STABSSTELLEN

2 INHALT Von der Verwaltung zur Wissenschaftsadministration... 3 Hans-Peter Ittemann im Interview mit Beate Hentschel Sinnvolle Arbeit und Kollegialität... 5 Mitarbeiterbefragung an fünf Fakultäten Neue Plattform unterstützt Arbeit an konkreten Veränderungen Vom alten Kesselhaus der Uniklinik zur Ideenschmiede... 6 Das Kulturwissenschaftliche Zentrum lädt zum Forschen und Studieren ein Modernes Drittmittelmanagement... 7 Elektronische Verwaltung der Drittmittel mit EDMA flächendeckend eingeführt Einzeldarstellungen der Abteilungen und Stabsstellen Abteilung Forschung... 9 Abteilung Studium und Lehre Abteilung Gebäudemanagement Abteilung IT Abteilung Personal Abteilung Finanzen Abteilung Eigenbetriebe: Versuchswirtschaften Abteilung Wissenschaftsrecht und Trägerstiftung Stabsstelle Administrative Service Point Stabsstelle Controlling Stabsstelle Gleichstellungsbüro Stabsstelle Göttingen International Stabsstelle Interne Revision Stabsstelle Metropolregion Stabsstelle Presse, Kommunikation und Marketing Stabsstelle Sicherheitswesen/Umweltschutz Stabsstelle Universitätsförderung Stabsstelle Zukunftskonzept Impressum... 51

3 VON DER VERWALTUNG ZUR WISSENSCHAFTSADMINISTRATION Hans-Peter Ittemann im Interview mit Beate Hentschel Seit wann gibt es die Gruppe der Abteilungs- und Stabsstellenleiter und -leiterinnen? Regelmäßige Treffen der Abteilungs- und Stabstellen Leitungen (ASL) mit dem Präsidium gibt es schon sehr lange mindestens seit dem Jahr 2000, seit ich in diesem Teil der Uni bin (vorher in der Universitätsmedizin, Anmerkung d. Redaktion). Dies waren unter Präsident Kern erst wöchentliche Treffen, die unter Präsident von Figura auf ein Treffen alle vier Wochen umgestellt wurden. Wir haben dann für die ASL ohne Präsidium beschlossen, dass wir uns weiterhin wöchentlich treffen wollen, um gegenseitig Erfahrungen und Wissen auszutauschen. Information und Kommunikation, das waren die Ursprungsgedanken der ASL. Wir haben die Notwendigkeit eines Austausches außerhalb des Tagesgeschäfts gesehen, damit die Verwaltung besser die Wisssenschaftsadministration als eine Gruppe angemessen abgestimmt für die Universität agieren kann. Wie hat sich die ASL in dieser Zeit weiterentwickelt? Wir haben vor einigen Jahren ganz bewusst einen Gruppenbildungsprozess begonnen, um die vorgenannten Ziele einer abgestimmten Verwaltung, einer Wissenschaftsadministration, zu erreichen. Wir sind verantwortlich für die Dinge, die wir tun und wir möchten diese Dinge im Sinne der Universität auch gut tun. Um den Gruppenbildungsprozess voranzutreiben und ein Selbstverständnis der ASL zu erarbeiten, haben wir uns regelmäßig zu moderierten Workshops getroffen. Beachtlich ist dabei meines Erachtens, dass es uns gelungen ist, diesen Prozess seit nunmehr sieben Jahren aufrecht zu erhalten und immer wieder nach vorne zu blicken! Welche Rolle spielten die großen Veränderungen in der Universität innerhalb der letzten zehn Jahre für diesen Prozess? Richtig ist, dass die klassische Verwaltung der Universität Finanzen, Recht, Personal, Gebäudemanagement sichtbar ergänzt wurde durch eine Reihe weiterer Abteilungen und Stabsstellen. Vor dem Hintergrund dieser Ausdifferenzierung wurde unser Gruppenbildungsprozess besonders wichtig, da immer mehr Personen in einer immer komplexer werdenden Organisation erfolgreich miteinander arbeiten mussten und wollten. Wurde mit der»entwicklungsplanung der zentralen Wissenschaftsadministration«von 2012 ein Ziel dieses Prozesses erreicht? Unsere Arbeit wird bestimmt durch die Aktivitäten des Präsidiums, als der der ASL übergeordneten Führungsebene. Als die Universität im Jahr 2012 einen neuen Entwicklungsplan aufstellte, war uns klar, dass wir uns ebenfalls positionieren müssen. Wenn man was außer Frage steht die Verwaltung, die Wissenschaftsadministration, als Infrastruktur der Universität versteht, dann ist es wichtig, dass diese an der strategischen Ausrichtung der Universität beteiligt ist und sich einbringt. In diesem Sinne haben wir einige Projekte angestoßen und gemeinsam mit dem Präsidium einen Prozess für»führung, Motivation und Kultur«(FMK) eingeleitet, aus dem unter anderem die Mitarbeiterbefragung her- 3

4 INTERVIEW HANS-PETER ITTEMANN vorging. Ein weiteres übergreifendes Projekt war das Mitarbeiterportal im Intranet. Außerdem haben wir ein zentrales Projektmanagement etabliert, in dem definiert wird, was Gegenstand, Ziele, Laufzeit etc. eines Projektes sind, die durch das Präsidium bestätigt und freigegeben werden. Damit haben sowohl das Präsidium als auch die Durchführenden ein Instrument zur Kontrolle des Projektfortschritts wie auch zur Dokumentation der dadurch gebundenen Kapazitäten in der Hand. Die Entwicklungsplanung verwendet den Begriff der Wissenschaftsadministration was beinhaltet das? Die Verwaltung bietet die Infrastruktur für Forschung und Lehre und ist in diesem Sinne Wissenschaftsadministration. Das lässt sich im Entwicklungsplan der Universität nachlesen:»eines der wesentlichen Ziele der Wissenschaftsadministration ist es, den Wissenschaftler - innen und Wissenschaftlern hervorragende Bedingungen zu bieten und sie von administrativen Aufgaben zu entlasten und bestmöglich zu unterstützen.«das ist für uns programmatisch. Ein wenig wollten wir damit auch den tradierten Begriff der klassischen»verwaltung«hinter uns lassen und dadurch zeigen, dass auch wir uns den Entwicklungen proaktiv stellen. Inwiefern drückt der Begriff Wissenschafts - administration dieses Verständnis besser aus als die Bezeichnung Verwaltung? Wie schon gesagt, wollten wir den Begriff der»verwaltung«hinter uns lassen, um zu zeigen, dass es uns um eine aktive Unterstützung der Forschungs- und Lehr - aufgaben der Universität geht. Dies ist ein ganz entscheidender Punkt unseres Selbstverständnisses: Wir haben einen bunten Strauß an Aufgaben, darunter die klassischen Aufgaben wie Finanzen, Recht und Personal. Zudem haben wir solche, die sich in einer Verwaltung sonst nicht finden, jedoch zum Aufgabenspektrum einer Universität gehören, wie Studium und Lehre, Forschung und Internationales. Da stoßen manchmal durchaus unterschiedliche Sichten und Arbeitsweisen aufeinander, so dass das Zusammenspiel von großer Bedeutung für den gemeinsamen Erfolg ist. Diese verschiedenen Aspekte möchten wir so zusammenbinden, dass daraus eine integrierte und moderne Wissenschaftsadministration wird. Dabei geht es eben nicht um das Verwalten von Vorgängen, sondern darum, für die Aufgaben der Hochschule die optimalen administrativen Voraussetzung zu schaffen. Wir verstehen uns somit als aktiv tätige Dienstleister und Partner der Wissenschaft. Wir feiern in 2013 das zehnjährige Jubiläum des Stiftungsmodells welchen Einfluss hatte das auf die Veränderungen in der Wissenschaftsadministration und die Arbeit der ASL? Der Übergang in die Trägerschaft einer Stiftung hatte vor allem für die klassische Verwaltung Recht, Finanzen, Personal, Gebäudemanagement große Auswirkungen, da die Universität eigene Regeln schaffen musste, weil Regeln des Landes seit 2003 zum Teil nicht mehr oder nicht mehr unmittelbar gelten. Das betraf unter anderem die Bereiche Personal und Finanzen. Für die Universität kamen neue Aufgaben dazu, darunter zum Beispiel das Liegenschaftsmanagement und die Bauherreneigenschaft. Ich finde es wichtig, dass die Universität die Möglichkeit bekommen hat, für ihre Arbeit eigene Regeln zu setzen, die den Erfordernissen der Universität angepasst sind. Und diese Regeln sind sehr viel besser auf die besonderen Anforderungen der Universität zugeschnitten? Ja, wir haben jetzt beispielsweise unsere eigenen Budgetregeln, die durch das Präsidium über den Stiftungsausschuss auch jederzeit und zielgerichtet auf die Belange der Organisation verändert werden können, wenn die Notwendigkeit bestünde. Dies kann in der Stiftung geregelt werden und bedarf keiner weiteren Vorgabe durch das Land Niedersachsen. In welchem Verhältnis steht die Wissenschaftsadmini - stration zu den Leitungsgremien der Universität? Die Runde der Abteilungsleiter und Stabsstellenleiter ist kein Gremium im Sinne des Niedersächsischen Hochschulgesetzes, wie es zum Beispiel der Senat ist. Die Präsidentin sieht das Präsidium, den Senat und die ASL jedoch in einer Art»Dreieck«. Dabei geht es weniger um die rechtliche Stellung oder den Einfluss, sondern um Aspekte der Kommunikation, der Inter aktion und der strukturellen wie organisatorischen Weiterentwicklung. Die Wissenschaftsadministration ist nach eigenem Verständnis beauftragt, die Infrastruktur funktionierend zu gestalten und darüber hinaus die strategischen Überlegungen der Universitätsleitung in das operative Geschäft umzusetzen. 4

5 SINNVOLLE ARBEIT UND KOLLEGIALITÄT Mitarbeiterbefragung an fünf Fakultäten Neue Plattform unterstützt Arbeit an konkreten Veränderungen (her) Lehrveranstaltungen vorbereiten, forschen, Gelder verwalten und Gremiensitzungen organisieren die Aufgaben an einer Fakultät sind vielfältig. Fragen zu ihrer Arbeit, der Zufriedenheit im Job und den Gestaltungsmöglichkeiten haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von fünf Fakultäten Anfang 2012 beantwortet. Anhand der vorliegenden Ergebnisse der Befragung wird nun in den Fakultäten über Ansätze für Verbesserungen diskutiert. Dabei kommt ein neues Instrument zum Einsatz: die Online-Kommunikationsplattform zur virtuellen Beteiligung im Rahmen der Mitarbeiterbefragung. Rund 50 Prozent der Beschäftigten aus Wissenschaft, Verwaltung und Technik in den Fakultäten für Agrarwissenschaften, für Physik, für Forstwissenschaften und Waldökologie sowie in der Sozialwissenschaftlichen und der Theologischen Fakultät haben sich an der Befragung beteiligt.»die große Vielfalt der Berufsgruppen führt zu unterschiedlichen Wahrnehmungen und Bewertungen des Arbeitsalltags«, so Dr. Holger Epstein von der Personalentwicklung der Universität. Dennoch gibt es einige übergreifende Trends. Insgesamt beurteilten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Arbeit als sehr sinnvoll und hoben die Gestaltungsmöglichkeiten und die Kollegialität in ihrem direkten Arbeitsumfeld hervor. Verbesserungsbedarf gibt es jedoch bei Einflussmöglichkeiten und Informationsfluss innerhalb der Fakultäten und in der Universität. Bemängelt wurden unter anderem auch die Arbeits - intensität, fehlende Aufstiegsmöglichkeiten, unsichere berufliche Aussichten, die Einkommenssituation und der Umgang mit Konfliktsituationen. Gleichzeitig sind über 70 Prozent der Befragungsteilnehmer bereit, sich aktiv für Verbesserungen einzusetzen. Die neue Kommunikationsplattform bietet allen Berufsgruppen Möglichkeiten der Mitarbeit an Veränderungsprozessen unabhängig von Ort und Zeit. Damit umschifft sie eine der Hürden der Kommunikation im komplexen Wissenschaftsbetrieb. Als Pilotprojekt ist die Plattform Mitte Juni 2012 an der Sozialwissenschaftlichen Fakultät online gegangen. Noch bis November 2012 konnten die Beschäftigten hier anonym Ideen und Vorschläge für Veränderungen einbringen.»bereits in den ersten Wochen gingen viele Themen und konkrete Vorschläge ein, die nun weiter ausgearbeitet und priorisiert werden«, berichtet Fakultätsreferentin Petra Hillebrandt von einer regen Beteiligung. Im Jahr 2013 werden die Ergebnisse der gemeinsamen Arbeit auf der Plattform dann genutzt, um konkrete Maßnahmen zu entwickeln und einzuführen. Moderatorenteams aus Vertretern der Fakultät und der Personalentwicklung begleiten diese Prozesse. Letztere leitet das Gesamtprojekt, die Kooperationsstelle Hochschulen und Gewerkschaften verantwortet den virtuellen Teilprozess und bringt Erfahrungen aus anderen Projekten zur virtuellen Beteiligung ein. Auch die anderen vier an der Befragung beteiligten Fakultäten profitieren: Mit den Erfahrungen aus der ersten Projektphase an der Sozialwissenschaftlichen Fakultät wird das Instrument auch ihnen zur Verfügung stehen. Ergebnisbericht -> Mitarbeiterportal der Universität Kommunikationsplattform -> 5

6 VOM ALTEN KESSELHAUS DER UNIKLINIK ZUR IDEENSCHMIEDE Kulturwissenschaftliches Zentrum lädt zum Forschen und Studieren ein (kp)»im KWZ stecken viele Ideen«, so Dr. Hannah Ahlheim, wissenschaftliche Mitarbeiterin am Seminar für Mittlere und Neuere Geschichte. Eine dieser Ideen war es, die geisteswissenschaftlichen Fächer zu vereinen. Deshalb entstand auf dem ehemaligen Klinikgelände das Kulturwissenschaftliche Zentrum. Hell, freundlich und ungewöhnlich so beschreiben viele Studentinnen und Studenten das KWZ. Die Eingangshalle ist nicht nur ein großer Begegnungsraum mit kleinem Café, sondern verbindet auch die Bibliothek im Kern des KWZ mit den alten, weiterhin zur Philosophischen Fakultät gehörenden Gebäuden an der Humboldtallee.»Es ist schön, wenn du die Kollegen jetzt auf dem Flur triffst», sagt Ahlheim. Das erleichtert die Kommunikation, fördert Zusammenarbeit und gemeinsame Projekte. 21 Professorinnen und Professoren sind mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Studierenden hier eingezogen: von der Ägyptologie bis hin zum Finnisch-Ugrischen Seminar. Keiner muss mehr durch die Stadt fahren und längere Wege in Kauf nehmen. Seminare in modern ausgestatteten Räumen, aber auch Gespräche in der Teeküche sind nun jederzeit möglich. Auch die Bibliothek erfreut mit ihrem fächerübergreifenden Bestand Studierende wie Lehrende.»Vor allem das Learning Resources Centre und die Gruppenarbeitsräume kommen sehr gut an«, bestätigt die Leiterin Antje Niemann; sie managt das Zusammenwachsen von 22 Teilbibliotheken. Keilschriftzeichen an den Fenstern, eine Inschrift des persischen Königs Dareios, spielen auf die Inhalte dieser neuen Lern- und Forschungsstätte an. Keine Klagen? Fakultätsreferentin Jacqueline Schubert kennt natürlich auch Sorgen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.»Einige Büros sind sehr klein; aber die Größe war durch die Vorgaben für öffentliche Bauten festgelegt.«andere Probleme von der Schließanlage über verlängerte Öffnungszeiten der Bibliothek bis hin zum Sonnenschutz konnten Fakultät, Universitätsbibliothek, Gebäudemanagement und Architekt lösen eine Zusammenarbeit, die sich bewährt hat. Dank der guten Kooperation mit dem Gebäudemanagement wurde inzwischen auch eine Poststelle im Gebäude eingerichtet, die zunächst nicht vorgesehen war. Bund, Land und Universität finanzierten mit rund 25 Millionen den»bundesweit einmaligen Forschungsbau.«Die Worte der damals amtierenden Niedersächsischen Ministerin für Wissenschaft und Kultur, Prof. Dr. Johanna Wanka unterstreichen die Bedeutung des neuen Zentrums: Nicht nur Niedersachsen, die Geisteswissenschaften insgesamt werden von dieser Wirkungsstätte profitieren. Gemeinsam mit der ehemaligen Bundesforschungsministerin Prof. Dr. Annette Schavan und der Universitätspräsidentin Prof. Dr. Ulrike Beisiegel eröffnete sie am 11. Juli 2012 die neue Ideenschmiede. 6

7 MODERNES DRITTMITTELMANAGEMENT Elektronische Verwaltung der Drittmittel mit EDMA flächendeckend eingeführt (He) Seit Jahren steigt die Anzahl der Drittmittelprojekte an der Universität Göttingen. Die Universität (ohne Universitätsmedizin) erwirtschaftet mit eingeworbenen Drittmitteln von BMBF, DFG, VolkswagenStiftung und vielen weiteren Forschungsfördereinrichtungen rund 92 Millionen pro Jahr. Diese Projekte müssen in den Fakultäten und Instituten in Kooperation mit der Zentralverwaltung erfasst und verwaltet werden. Seit März 2012 erfolgt dies über die Elektronische Drittmittelakte (EDMA) flächendeckend elektronisch.»wir haben mit der Einführung von EDMA Pionier arbeit in der deutschen Hochschullandschaft geleistet«, fasst Manfred Bernhardt, Leiter der Wirtschaftsplanung und -steuerung in der Finanzabteilung stolz zusammen. 390 User nutzen das Instrument seit über einem Jahr in der ganzen Universität. Dokumente, die auf dem Postweg hin- und hergeschickt werden, lange unterwegs sind und dann an meh reren Orten und unter unterschiedlichen Systematiken verwahrt werden, gehören in Göttingen seither weitgehend der Vergangenheit an.»keine andere Universität hat die elektronische Verwaltung der Drittmittelprojekte so umfassend und vor allem so dezentral über eine große Institutslandschaft zum Laufen gebracht«, so Bernhardt weiter, der zusammen mit Projektleiter Stefan Gröger die Einführung seit 2009 vorbereitet hat. So wird auch die sogenannte Drittmittelanzeige eingeworbene Mittel müssen in einem ersten Schritt der Finanzabteilung»angezeigt«werden jetzt elektronisch abgewickelt.»das ist meines Wissens bisher an keiner anderen Hochschule der Fall«, so Bernhardt. Vor EDMA war die Situation unbefriedigend: Es gab nur eine geringe Transparenz, einen hohen Suchaufwand, niedrige Verfolgbarkeit der Prozesse und jede Menge Inkonsisten zen und Doppelungen. Ziel von EDMA war es dementsprechend, die Daten prozessorientiert und chronologisch für alle Akteure bereitzustellen, die Verfolgbarkeit und Ordnungsmäßigkeit der Daten zu sichern, kürzere Bearbeitungszeiten zu erreichen sowie einen einfacheren Zugriff auf relevante Daten zu bekommen. EDMA baut auf dem SAP Record Management auf und kann laut Stefan Gröger diese Anforderungen leisten:»die rund 390 User sind unter anderem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Finanzabteilung, der Forschungsabteilung oder Göttingen Inter national. Aber vor allem sind es die vielen Sekretariate der Fakultäten und Institute.«Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden für die Benutzung der neuen Anwendung geschult; für Nachfragen steht Gröger nach wie vor zur Verfügung. Nachdem in den ersten Monaten nach Einführung seine Hotline schon mal hieß lief, hat sich die Situation jetzt normalisiert.»aber es kommen immer wieder Nachfragen, weil man diese Anwendung nicht jeden Tag benutzt und eine gewisse Routine für die Arbeitsschritte fehlt. Das Programm ist nicht ganz einfach, wenn man es nur selten bedient so geht es uns ja mit allen Computerprogrammen, die man nicht fast täglich nutzt«, so Stefan Gröger. Dem Präsidium liegt daran, dass die Nutzerinnen und Nutzer von EDMA zufrieden sind. Deshalb plant Gröger für 2013 eine Zufriedenheitsbefragung. Inzwischen interessieren sich auch andere Hochschulen für das Göttinger Projekt. So wird Stefan Gröger demnächst über seine Erfahrungen mit EDMA auf einer bundesweiten Tagung für Forschungsreferentinnen und -referenten sprechen. 7

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9 FORSCHUNG Einleitung Die Abteilung Forschung ist zuständig für alle Fragen rund um die Forschungs- und Verwertungsförderung. Sie informiert zu nationalen, europäischen und weiteren internationalen Förderprogrammen. Sie unterstützt auf allen Stufen der wissenschaftlichen Karriere bei der Einwerbung von Drittmitteln und begleitet Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des Göttingen Research Campus bei der Einrichtung von Verbund- und Einzelprojekten. Die Abteilung Forschung hilft bei formalen und organisatorischen Fragen eines Antrags, bei der Beteiligung universitärer Gremien und bei der Vorbereitung von Begutachtungen. Sie berät zu den Forschungs-, Bildungs- und Mobilitätsprogrammen der Europäischen Union, unterstützt bei der Einordnung von Projektideen, bei der Antragstellung, Vertragsgestaltung und Abwicklung von EU-Projekten. Sie stellt den Kontakt zwischen Unternehmen und wissenschaftlichen Einrichtungen her und erleichtert Unternehmen der Wirtschaft und öffentlichen Einrichtungen den Zugang zu den Forschungs- und Entwicklungskapazitäten der Hochschule. Gründungsinteressierte erhalten eine fundierte Erstberatung und einen Gründungsfahrplan. Die Abteilung betreut zudem die Strategiekommission des Senats. Abstract The Research Department is responsible for all questions concerning research funding and research development. It provides information on national, European and other international funding programmes. The Department gives support in attracting third-party funding at all academic career stages and accompanies scientists and scholars on the Göttingen Research Campus aim - ing to establish collaborative and individual projects. The Research Department assists in handling formal and organisational questions regarding proposals, the involvement of university boards, and the preparation of review procedures. It advises on research, educational and mobility programmes of the European Union, and provides support in the placement of project ideas, proposal submission, drawing up contracts, and completion of EU projects. It establishes contact between enter prises and academic institutions and facilitates access to the University s research and development capacities for enterprises and public institutions. Persons interested in setting up a business receive informed initial consultation and a start-up guide. The department also assists the Senate Strategy Commission. Arbeitsschwerpunkte in 2011/2012 Das Jahr 2011 war weitgehend davon geprägt, die durch die Zusammenlegung von drei administrativen Einheiten (Stabsstelle Strategische Forschungsentwicklung, Abteilung ForschungsService, Bereich Technologietransfer der Stabsstelle Beteiligungsmanagement, Technologietransfer und Metropolregion) neu entstandene Struktur Abteilung Forschung und die damit verbundenen Ver änderungen in den einzelnen Aufgabenbereichen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umzusetzen. Die Arbeitsschwerpunkte der Abteilung umfassen auf der administrativen Ebene einen umfangreichen Grund service, der die Beratung zu allen nationalen / internatio nalen und EU-Programmen und die Unterstützung bei der Anbahnung, Antragstellung und Durchführung von Projekten einschließt. Zusätzlich übernimmt das EU-Hochschulbüro die Finanzabwicklung und die Vertragsprüfung für EU- Projekte. Der Technologietransfer arbeitet an der Schnittstelle Wissenschaft / Wirtschaft eng mit den loka len Clustern und Wirtschaftsfördergesellschaften zusammen. In der Gründungsberatung erhalten Gründungs interessierte eine fundierte Erstberatung und einen Grün dungs - fahrplan, der die Themenfelder von der Rechtsformwahl bis zu den Fördermöglichkeiten strukturiert. 9

10 FORSCHUNG Umsetzung der wichtigsten Projekte in 2011/2012 Die Hauptaufgabe der Abteilung im Berichtszeitraum bestand in der Beratung, Begleitung und Organisation der verschiedenen Stadien bei der Beantragung, Begutachtung und Einrichtung von über 350 Projekten nationa - ler Förderorganisationen sowie der EU. Darüberhinaus wurde die Beantragung zahlreicher Programmprofessuren sowie die Nominierung von Kandidatinnen und Kandi - da ten für Wissenschaftspreise unterstützt. In den einzel - nen Bereichen wurden Veranstaltungen zu relevanten Themen der Förderorganisationen sowie Beteiligungen an der CeBIT, der Hannover-Messe sowie weiteren Messen organisiert. Zusammen mit Göttingen Inter - national war die Abteilung Forschung bei der GAIN- Jahrestagung in San Francisco (September 2011) sowie der European Career Fair in Boston (Januar 2012) vertreten. Positiv entwickelt haben sich die von der Abteilung Forschung initiierten regelmäßigen Treffen der Koordinatorinnen und Koordinatoren der Sonderforschungs - bereiche, Forschergruppen und Graduiertenkollegs. Hier werden übergreifende Themen (z. B. Finanzierung, Gleichstellung) diskutiert und abgestimmt. Im Bereich der Finanzabwicklung von EU-Projekten wurde der Service erweitert. Zusätzlich übernahm das EU-Hochschulbüro von der Stabsstelle Beteiligungs - management die Zuständigkeit für die Europäischen Struktur- und Sozialfonds (EFRE und EFS). Planungen 2013/2014 Nach der Konsolidierungsphase der vergangenen Jahre soll das hohe Niveau der geförderten Verbundprojekte gehalten werden. Gegenwärtig wird das bestehende Anschubprogramm von der Abteilung Forschung auf der Basis der Entwicklungspläne der Fakultäten und unter Berücksichtigung eines verstärkten Wettbewerbs bei der Einwerbung von Drittmitteln überarbeitet. Der Standard der Betreuung von Verbundprojekten wird insbesondere unter Berücksichtigung des Göttingen Research Campus weiter optimiert. So kann durch die neu geschaffene Stelle für Datenmanagement eine kompetente Unterstützung in einem Themenfeld angeboten werden, das national und international zunehmend an Bedeutung gewinnt und bei dem die Universität Göttingen eine anerkannte Vorreiterstellung einnimmt. Dr. Paul Winkler Leiter der Stabsstelle Head of Unit Abteilung Forschung Von-Siebold-Str Göttingen Telefon/Phone: +49 (0) paul.winkler@uni-goettingen.de Web: Auf einen Blick At a Glance: Mitarbeiter in 2011/12: 19,36 / 20,13 (VZÄ) 1 Employees in 2011/12: / (FTE) 1 Vollzeitäquivalente zum Stichtag des des jeweiligen Jahres Ab 2014 werden alle europäischen Förderprogramme neu strukturiert. Dies betrifft sowohl das neue Forschungsrahmenprogramm»Horizon 2020«als auch den Bereich der Bildungs- und Mobilitätsprogramme»Erasmus for All«sowie die EFRE- und ESF-Förderung. Ein neuer Schwerpunkt bei allen Programmen ist die verstärkte Vernetzung und Kooperation von Wissenschaft und privatwirtschaftlichen Unternehmen. Diese Ausrichtung wird sich als roter Faden durch alle EU-Programme ziehen und dadurch alle Arbeitsbereiche des EU-Hochschulbüros betreffen. Aufgrund einer verstärkten Nachfrage nach Schulungen zu den EU-Förder - maß nah men und der Projektabwicklung wird das Angebot kosten pflich tiger Veranstaltungen und des Projektmanagements für außeruniversitäre Einrichtungen eingeführt. Die Koordination curricularer und extracurricularer Aktivitäten im Bereich Entrepreneurship Education wird durch die Gründungsberatung verstärkt. 10

11 STUDIUM UND LEHRE Einleitung Im Februar 2012 sind die Stabsstelle Lehrentwicklung und Lehrqualität und die Abteilung Studienzentrale in der neuen Abteilung Studium und Lehre (SL) zusammengeführt worden. Sie ist die zentrale Einrichtung für alle Fragen rund um Studium und Lehre. Die Abteilung SL bietet vielfältige Serviceangebote für Studierende und Studieninteressierte, Lehrende und Studiendekanate. Die Abteilung gliedert sich in die zwei großen Felder»Studium«und»Lehre«sowie verschiedene Querschnittsaufgaben. Die unter Studium zusammengefassten Bereiche unterstützen Studierende in allen Phasen ihres Studiums: von der Entscheidungsfindung für den passenden Studiengang über die Bewerbung und Einschreibung bis hin zu allen Fragen während des Studiums. Studium umfasst die Bereiche Studieninformation und Studienberatung sowie das Studierendenbüro. Die unter Lehre zusammengefassten Bereiche unterstützen mit ihren Serviceleistungen die (Weiter-)Entwicklung von Studiengängen und die Umsetzung von Studienreformvorhaben sowie die Sicherung und Verbesserung der Qualität von Studium und Lehre unter Beteiligung von Studierenden und Lehrenden. Hierzu gehören die Bereiche Lehrentwicklung und Ordnungen, Qualitätsmanagement Studium und Lehre, E-Learning und FlexNow, Hochschuldidaktik und Career Service. Weiterhin werden in der Abteilung zentrale Querschnittsaufgaben wahrgenommen. Hierzu gehören Aufgaben der Beauftragten für Studienqualität (Ombudsperson), des Ideenmanagements, des Diversity Manage ments und des Medien- und Informations - managements für Studium und Lehre. Abstract In February 2012, the Office of Academic Programme Development and Quality and the Department of Student Affairs have been merged into the new Department Student and Academic Services (SL). This department is the central institution for all matters relating to teaching and learning. The department offers a wide range of services for students, prospective students, teaching staff and offices of the deans of studies. The department is divided into two major fields (Teaching Support and Learning Support) and various crosscutting issues. The areas of Learning Support sum - marized below support students at all stages of their studies: starting from the choice of an appropriate degree programme, via application and admission, to all questions during the course of studies. Teaching Support covers the areas of Student Information and Advisory Service and the Registrar s Office. The areas of Teaching Support summarized below support the (further) development of programmes and the implementation of education reform projects, and ensure and improve the quality of teaching, with the participation of students and teaching staff. They include the areas of Academic Programme Development and Degree Programme Regulations, Teaching and Learning Quality Management, E-Learning and FlexNow, the Unit for Teaching and Learning in Higher Education and the Career Service. Furthermore, various cross-cutting issues are administered by the department. These include the functions of Representative for Academic Quality/ Teaching and Learning Ideas Management (ombuds - person), Diversity Management and Media and Information Management for teaching and learning. Umsetzung der wichtigsten Projekte in 2011/2012 Das Studierendenbüro administrierte im Studienjahr 2012/13 mehr als eingeschriebene Studierende und entwickelt die Verfahren zur Bewerbung und Zulassung kontinuierlich weiter. In 2012 wurden in Kooperation mit der HIS GmbH erstmalig die technischen Voraussetzungen für das Dialogorientierte Service - verfahren der Stiftung für Hochschulzulassung (SfH) ge- 11

12 STUDIUM UND LEHRE Dr. Ulrich Löffler Leiter / Head of Unit Abteilung Studium und Lehre Department for Academic and Student Services Wilhelmsplatz Göttingen Telefon/Phone: ulrich.loeffler@zvw.uni-goettingen.de Web: Auf einen Blick At a Glance: Mitarbeiter in 2011/12: 79 / 59,6 VZÄ 1 Employees in 2011/12: 79 / 59.6 (FTE) 1 Vollzeitäquivalente zum Stichtag des des jeweiligen Jahres schaffen, so dass zulassungs beschränkte grundständige Studiengänge der Universität für die Bewerbungsverfahren zum Sommersemester 2013 dieses Verfahren nutzen konnten. Im Bereich Studieninformation und Studienberatung wurden pro Semester etwa Telefon- und Mailanfragen bearbeitet und persönliche Informationsund Beratungsgespräche geführt. Das Beratungsnetzwerk wurde weiter gestärkt und ein Studienbotschafterprogramm neu geschaffen, das der Intensivierung von Kooperationen mit Schulen dient. Die Studienberatung war auf wichtigen regionalen und überregionalen Bil - dungs messen präsent und hat zudem im März 2012 die Informationstage für Studierende mit über Teilnehmerinnen und Teilnehmern ausgerichtet. Der Career Service führte in Kooperation mit weiteren Einrichtungen die Praxisbörsen 2011 und 2012 erfolgreich durch. Für eine effiziente Abwicklung der hohen Bewerberzahlen für das Niedersachsen- und Deutschlandstipendium wurde in Kooperation mit den Abteilungen IT und Universitätsförderung sowie den beteiligten Fakultäten ein Online-Bewerbungsportal und entsprechende Verfahrenswege ent wickelt und abgestimmt. Die im Bereich E-Learning und FlexNow betreuten Anwendersysteme (Stud.IP, Ilias, Medienserver, Flex- Now, ModulVZ) sind mit Schwerpunkt auf verbesserter Benutzerfreundlichkeit weiterentwickelt worden. Sehr gut nachgefragt war auch das aufgelegte Schulungsprogramm für Prüfungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter. Im Rahmen der SB-Funktionen der Prüfungsverwaltung sind über Leistungsnachweise in 2012 erzeugt worden. Die Beteiligung an dem universitätsübergreifenden Projekt ecult hat im Oktober 2011 begonnen und ist 2012 erfolgreich weitergeführt worden. Der Ausbau eines zentralen E-Prüfungsraums mit über 90 Plätzen am Zentralen Campus wurde 2012 begonnen. Er wird 2013 offiziell eröffnet. Die Abteilung hat in den Jahren 2011 und 2012 die Einrichtung von elf neuen Studiengängen einschließlich der Erstellung der studiengangbezogenen Ordnungen unterstützt. Die Abteilung fördert die Weiterentwicklung der Internationalisierung der Lehre und war bei Antragstellung und Einrichtung von double degreebzw. joint degree-studienprogrammen mit internationalen Partnern eng eingebunden. Ein wichtiger Schwerpunkt im Bereich der Lehrentwicklung und Ordnungen war in den Jahren 2011 und 2012 die Unterstützung und Betreuung der Antragstellung (inklusive der vorbereitenden Überarbeitung der Studiengangsordnungen und der Vorprüfung der Antragsunterlagen) und Durchführung von 122 Akkreditierungs- und Re-Akkreditierungsverfahren. Der Bereich Hochschuldidaktik ist in den vergangen - en Jahren erheblich ausgebaut worden und bietet mit dem Göttinger Zertifikatsprogramm und weiteren hochschuldidaktischen Programmen attraktive Angebote für Lehrende und Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftler in deutscher und englischer Sprache. Ein zentraler Aufgabenschwerpunkt im Bereich Qualitätsmanagement ist die Umsetzung von Elementen der Virtuellen Studienorientierung. Für zahlreiche Studiengänge sind nun Module zur Virtuellen Studienorientierung abrufbar. Die 2011 und 2012 durchgeführten Absolventenstudien zeichnen sich durch hohe Rückmeldequoten aus. Ein weiterer Aufgabenschwerpunkt liegt in der Koordination des BMBF-geförderten Projekts Göttingen Campus Q PLUS. Die Beauftragte für Studienqualität und Ombuds - person für Studierende betreute 73 Anliegen, die einer größeren Aufmerksamkeit bedurften. Das Ideenmanage - ment Studium und Lehre / der Ideenwettbewerb für Studierende stand 2011 unter dem Motto»Innovativ Lernen Neugierig Forschen!«und 2012»Diversität? Vielfalt fördern!«. Die besten Ideen sind prämiert, für die Umsetzung empfohlen und von der Universität aufgenommen worden. Zu diesen Aktionen / Projekten gehören unter anderem Problem-Based-Learning, Gesundheitstag für Studierende, Teacher s Corner (Rhetorik-Slam) sowie Studium Oecologicum. 12

13 Im Bereich der Unterstützung studentischer Vielfalt sind zahlreiche Maßnahmen und Angebote geschaffen worden. Zudem konnte mit wettbewerblich eingeworbenen Mitteln des niedersächsischen Ministeriums für Wissenschaft und Kultur (MWK) das Projekt»Brückenschlag«zur Förderung von Studieninteressierten und Studierenden der ersten Generation im Juli 2012 eingerichtet werden. Die Abteilung betreut das Studiendekanekonzil mit circa zehn Sitzungen pro Jahr und die zentrale Senatskommission für Studium und Lehre mit ebenfalls circa zehn jährlichen Sitzungen. Planungen 2013/2014 Für die kommenden Jahre wird neben den Regelaufgaben die weitere Umsetzung der großen drittmittelgeförderten Projekte Göttingen Campus Q PLUS und ecult Aufgabenschwerpunkt sein. Weitere Schwerpunkte sind die Weiterentwicklung des Studienangebots und des Qualitätsmanagements in Studium und Lehre sowie die Modernisierung des Campusmanagements für Bewerbung, Zulassung und Studierendenverwaltung. In strategischen Gesprächen und nachfolgenden Zielvereinbarungen zwischen Fakultäten und Präsidium wird die weitere Entwicklung des Studien angebots gefördert. 13

14 GEBÄUDEMANAGEMENT Einleitung Das Gebäudemanagement bietet mit zurzeit 503 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alle Dienstleistungen zu den Themen Gebäude und Grundstücke aus einer Hand. Von der ersten Planung eines Gebäudes über den technischen Betrieb, Instandhaltung und Grünanlagenpflege bis zur Umzugsdurchführung können alle Tätigkeiten selbst erbracht werden. Werden Dienst leis tun - gen nach außen vergeben, steuert das Gebäudemanage - ment die Abwicklung und Abrechnung der Aufträge. Betreut werden zur Zeit 235 eigene (Stiftungsvermögen) und 15 angemietete Gebäude oder Gebäudeteile mit einer Gesamtfläche von rund Quadratmetern, darunter 66 Baudenkmale. Der Gesamtwert der Gebäude und Grundstücke beläuft sich auf rund 398 Millionen. Abstract With a staff currently numbering 503, the Facility Management and Real Estate Division provides all services connected with the subject of buildings and land, coordinating them under one roof. From the initial planning of a new building, technical operation, maintenance, and care of green areas, to carrying out re - movals, all forms of work in this domain can be carried out internally. If services are subcontracted to external parties, the Facility Management Division takes care of the processing and settlement of the orders. At present, Facility Management attends to 235 owned properties (foundation assets) and 15 rented buildings or parts of buildings, with a total surface area of approximately 600,000 m², including 66 historic buildings. The total value of the buildings and land amounts to approximately 398 million euros. Arbeitsschwerpunkte in 2011/2012 Die Arbeitsschwerpunkte der Jahre 2011 und 2012, laufende Arbeiten sowie Zukunftsplanungen sind entsprechend der Unterabteilungen Universitätsbaumanagement (GM 1), Kaufmännisches Gebäudemanagement (GM 2),Technisches Gebäudemanagement (GM 3) und Infrastrukturelles Gebäudemanagement (GM 4) gegliedert. GM 1 Universitätsbaumanagement Das Universitätsbaumanagement kümmert sich um Planung, Durchführung und Fertigstellung diverser Baumaßnahmen, die Bauunterhaltung, Baumaßnahmen im Rahmen von Berufungen, Energiesparmaßnahmen, Studienbeitragsmaßnahmen sowie große Zuwendungsbaumaßnahmen. Es sind dies im Einzelnen: Fertigstellung des Neubaus Kulturwissenschaftliches Zentrum (KWZ) Baubeginn Grundsanierung der Gebäude Fakultät für Chemie Baubeginn der Norderweiterung im Sportzentrum Neubau des Lern- und Studiengebäude Fassadensanierung Hochhaus Forst, 1. Bauabschnitt Umbau des Gebäudes Von-Siebold-Straße 6 für das Institute of Applied Plant Nutrition Sanierungsmaßnahmen und Fassadensanierung am Hochhaus Waldweg Multimediaausstattung der Hörsäle Sanierung der Anbauten am Alten Auditorium Planung der Umbaumaßnahmen der Niedersächsischen Staats- und Universitätsbibliothek (SUB) Umgestaltung des alten Katalogsaals im Historischen Gebäude der SUB Planung und Umbau des E-Prüfungsraums im Mehrzweckgebäude (MZG) Herrichtung der Praktikumsräume und Brücke für das Institut für Mikrobiologie Herrichtung des Gebäudes Von-Siebold-Straße 2 für die Universitätsverwaltung 14

15 Umbau für die Verwaltung in den Gebäuden am Wilhelmsplatz Baudurchführung GöNet, 4. Bauabschnitt Baudurchführung der Neuordnung des 20 kv-netzes Baudurchführung der Zentralen Leittechnik im Nordgebiet Fertigstellung der Sanierung des Europahauses Umbau für die Aufstellung zweier Großgeräte (UTEM, ETEM) in der Fakultät für Physik GM 2 Kaufmännisches Gebäudemanagement Das Kaufmännische Gebäudemanagement bearbeitet Aufgaben in den Bereichen Bauhaushalt, Energie- und Telefonabrechung, Beschaffung sowie Vertragsangelegen - heiten. Für 2011 und 2012 waren das im Einzelnen: Planung für die Umsetzung der Ablösung der bestehenden Energiemanagementsoftware ENerGO Zentrale Abwicklung aller Zoll-Angelegenheiten bei Beschaffungen und Ausfuhren in Drittländer Monatliche Abrechnung der Energiekosten Weiterführung des Projekts für ein neues Elektronisches Telefonbuch (ETB) GM 3 Technisches Gebäudemanagement Im Bereich des Technischen Gebäudemanagements standen folgende Aktivitäten im Mittelpunkt: Bearbeitung von ingesamt Aufträgen (SAP- PM Modul), davon Wartungsaufträge und Instandhaltungsaufträge Fortführung der Digitalisierung der vorhandenen Bestandspläne: Scannen von circa Plänen Aufstellung von Energiebilanzen und Energieverbrauchsprognosen Ausbau der Zählerstruktur, Vorbereitung für die Beschaffung einer neuen Auswertungssoftware (Energo-Nachfolge) für die Energieverbrauchs - erfassung Testbetrieb neuer Zählerferndatenübertragungs - systeme (KNX) Dipl.-Ing. Rainer Bolli Leiter / Head of Unit Hospitalstraße Göttingen Telefon/Phone: rainer.bolli@zvw.uni-goettingen.de Web: Daten und Fakten Verausgabung Baumaßnahmen 2012 Bauunterhaltung = 4,7 Mio. Bauunterhaltung mit anteiliger Finanzierung MWK = 1,7 Mio. Kleine Baumaßnahmen (bis 1,5 Mio. ) = 0,5 Mio. Berufungen und Eigenmittel = 4,6 Mio. GNUE Zuwendungsbaumaßnahmen MWK = 13,8 Mio. Zentrale Mittel und Sonderfinanzierungen = 3,6 Mio. Baumaßnahmen aus Studienbeiträgen = 3,7 Mio. Baumaßnahmen für Dritte = 4,1 Mio. Gesamt = 36,7 Mio. Vergabestatistik: Offene Verfahren und Öffentl. Ausschreibung = 40 Stck. Auftragssumme 10,8 Mio. Beschränkte Ausschreibung = 215 Stck. Auftragssumme 14,7 Mio. Sonstige Vergaben, z. B. Zeitverträge = Stck. Auftragssumme 4,9 Mio. Vergabe an freiberuflich Tätige = 138 Stck. Auftragssumme 4,3 Mio. 15

16 GEBÄUDEMANAGEMENT Betrieb der Stromerzeugungsanlage im Heizkraftwerk Rudolf-Diesel-Straße nach Vorgabe der energiewirtschaftlichen Fahrweise Mitwirkung bei der Erneuerung der Hörsaal - ausstattung mit multimedialer Technik Mitwirkung im Projekt neues elektronisches Telefonbuch (ETB) Erneuerung der Zu- und Abluftanlagen in der Physikalischen Chemie Vorbereitung ökonomisch und ökologisch sinnvoller Energieerzeugung und -beschaffung ab 2016 GM 4 Infrastrukturelles Gebäudemanagement Hausmeisterdienste, Gebäudereinigung, Umzüge sowie Raumplanung sind Themen des Infrastrukturellen Gebäudemanagements: Betreuung von 125 Sonderveranstaltungen wie Tagungen, Kongresse, Konzerte, Partys durch die Hausmeister mit einem zusätzlichen Zeitaufwand von 800 Stunden 19 Tagungen mit durchschnittlich 800 Besuchern überwiegend im ZHG sowie zehn Partyveranstaltungen und ca. 50 kleinere Workshops, Kongresse, Symposien Bearbeitung von Aufträgen durch Mitarbeiter innen und Mitarbeiter des Baubetriebs Durch erweiterte Öffnungszeiten verschiedener Einrichtungen wurden vom Reinigungsdienst zusätzliche Reinigungszeiten nachmittags, abends und am Wochenende geleistet Durchführung von 32 Umzügen mit einer Spedition mit Gesamtkosten von circa (darin enthalten sind die Umzugskosten in das KWZ mit circa ) sowie circa 120 kosten neutrale Umzüge mit eigenem Personal Planung und Beschaffung von vier Schließanlagen (circa Profilzylindern, circa Schlüssel, Kosten circa ) sowie Beschaffung und Montage zum Ersatz sowie zur Ergänzung von Schlüsseln und Profilzylinder für die rund 150 vorhandenen Schließanlagen der Universität (ohne UMG), Kosten circa Planung von circa Lehrveranstaltungen in 116 zentral verwalteten Räumen und eine Erweiterung des Zugriffs im UniVZ auf 600 Berechtigungen Der Baumbestand der Universität beträgt circa Bäume, in das CAFM gestützte Baumkataster sind rund Bäume aufgenommen worden wartungspflichtige Türen wurden in ein elektronisches Türkataster aufgenommen. Diese Maßnahme war durch die Betreiberhaftpflicht der Universität notwendig geworden 16

17 INFORMATIONSTECHNOLOGIE UND INFORMATIONSMANAGEMENT Einleitung Die Abteilung IT Informationstechnologie und Informationsmanagement ist der zentrale IT-Dienstleister für das Präsidium, die Zentralverwaltung der Universität Göttingen und für die Studierenden der Universität und Universitätsmedizin Göttingen. Das Aufgabengebiet umfasst neben der Weiterentwicklung strategischer Konzepte vor allem die Beratung, Betreuung und Begutachtung aller derzeitigen und künftigen Nutzer von IT-Technik und IT-Anwendungen im Umfeld der Zentralverwaltung und der Studierenden. Im Bereich der Studierenden stellt die Abteilung IT auch das Angebot an IT-Kursen bereit und betreibt unter einem einheitlichen Konzept das Learning Resources Centre (LRC) innerhalb der Universität und der Universitätsmedizin. Darüber hinaus bietet die Abteilung auch IT-Services für die Nutzer in den Fakultäten und für das Studentenwerk an. Die Abteilung IT übernimmt die Koordination und Weiterentwicklung für die Zentralverwaltung und die Studierenden der Universität innerhalb der Kooperation GÖ*, in der die IT-Dienstleister am Standort die GWDG als Hochschulrechenzentrum, der Geschäftsbereich Informationstechnologie der Universitätsmedizin und die Digitalen Dienste der Staats- und Universitätsbibliothek (SUB) zusammenarbeiten. In diesem Rahmen erfolgt die Umsetzung beziehungsweise Unterstützung der vom Präsidium und vom Chief Information Office (CIO) priorisierten Projekte. Abstract The IT Department Information Technology and Information Management is the central IT service provider for the Central Administration of Göttingen University and for students at the University and the University Medical Centre, Göttingen. In addition to the ongoing development of strategic conceptual planning, the scope of its tasks encompasses above all providing advice, supervision and assessment to all current and future users of IT and IT applications in the context of the Central Administration and the student body. In the area of student provision, the IT Department also offers IT courses and operates the Learning Resources Centre (LRC) within a unified concept integrating the University and the University Medical Centre. Beyond this, the department makes IT services available to users in the Faculties and the Student Services Organisation. The IT Department further manages coordination and further development for the Central Administration and students of the University within the cooperation GÖ*, in which the IT service providers on site the GWDG as University Computing Centre, the Information Technology operational department of the University Medical Centre, and the Digital Services of the State and University Library (SUB) join forces. Also conducted within this framework is the realisation or support of projects prioritised by the Presidential Board. Arbeitsschwerpunkte in 2011/2012 Die Arbeit der Abteilung IT war in den Jahren 2011 und 2012 neben dem laufenden Betrieb der IT-Services durch die Fortführung laufender und geplanter Projekte geprägt. In diesem Zusammenhang sind insbesondere die technische Implementierung des Mitarbeiterportals, die Implementierung des Customer-Relationship- Management-Systems sowie der Aufbau und die Weiterentwicklung des Studierendenportals (ecampus) zu nennen. Darüber hinaus wurden im Bereich der IT-Services für Studierende weitere Maßnahmen initiiert, durch welche die Prozesse, insbesondere im First- Level-Support der Studierenden, verbessert werden konnten. Das Angebot wurde mit den LRCs im Kulturwissenschaftlichen Zentrum und in der Universitätsmedizin sowie mit der Bereitstellung eines IT-Kursangebotes für die Studierenden erheblich erweitert. 17

18 INFORMATIONTECHNOLOGIE Marcus Remmers Leiter der Abteilung Head of Unit Abteilung IT Department IT Goßlerstraße Göttingen Telefon/Phone: Web: Auf einen Blick At a Glance: Mitarbeiter in 2011/12: 30,7/31,3 VZÄ 1 Employees in 2011/12: 30.7/31.3 (FTE) Budget in 2011/12: T /1.359 T (Uni ohne UMG) 2 Budget in 2011/12: 1,553 k /1,359 k (Uni without UMG) 1 Vollzeitäquivalente zum Stichtag des des jeweiligen Jahres inkl. 2 Auszubildender und 4,3 studentischer Mitarbeiter 2 ohne Studienbeiträge Umsetzung der wichtigsten Projekte in 2011/2012 Im Bereich der IT-Services für Studierende wurde mit dem Studierendenportal (ecampus) ein zentrales Portal für die studentischen Applikationen und Informationen geschaffen. Hierdurch wurde es den Studierenden ermöglicht, per Single-Sign-On Zugriff auf die für Studierende wesentlichen Systeme (stud.ip, UniVZ, Flexnow, Webmail etc.) zu erhalten. Dieses Angebot konnte mit einer zentralen Supportplattform in Form eines Wiki abgerundet werden. Rund um den einheitlichen Studierenden-Account konnte der Service im Bereich Druckund Kopierabrechnung um die Möglichkeit der Nutzung des Studierendenausweises und ein Follow-Me- Printing an öffentlich zugänglichen Kopierern erweitert werden. Für die Studierenden wurde daneben die Möglichkeit geschaffen, sich an den ehemaligen OPAC-Geräten mit ihrem Account zu identifizieren und somit sämtliche Ressourcen wie Drucken und Dateispeicherung zu nutzen. Darüber hinaus arbeitete die Abteilung IT an der Vorbereitung zur Implementierung eines gemeinsam genutzten Ticketsystems (OTRS) für die IT-Dienstleister GWDG, SUB und der Abteilung IT. In der Kooperation GÖ* wurde mit den anderen IT-Dienstleistern weiter im Projekt Identity Management an der Umsetzung eines einheitlichen Accounts für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gearbeitet, als Voraussetzung für ein Single-Sign- On. In dieser Kooperation wurde ein gemeinsamer IT-Dienstleistungskatalog erarbeitet und erweitert. Für das Projekt Deutschlandstipendium und für die Pilotkampagne für das Wintersemester 2012/13 des Dia log - orien tierten Service-Verfahrens der Stiftung für Hoch - schulzu las sung (SfH) wurden durch die Abteilung IT- Anwendungen implementiert und den Fachabteilungen erfolgreich zur Verfügung gestellt. Planungen 2013/2014 Auch das Jahr 2013 wird durch die Fortführung und konsequente Weiterentwicklung der begonnen Projekte und Anwendungen geprägt sein. So soll unter anderem das Mitarbeiterportal zusammen mit der Stabsstelle Presse, Kommunikation und Marketing und der Organisationsentwicklung der Universität ausgebaut und weitere Formulare über Workflows bereitgestellt werden. Das im Jahr 2012 aufgebaute Ticketsystem OTRS geht in die produktive Phase und bietet dann eine wesentliche Verbesserung in den Abläufen und der Dokumentation zwischen den IT-Dienstleistern und für die Nutzer. Darüber hinaus wird mit der GWDG weiterhin die Reduzierung der jetzt zu komplexen IT-Infrastruktur voran getrieben. In diesem Zusammenhang sind die anstehende Migration des Exchange-Backends der Zentralverwaltung in das Exchange-System der GWDG sowie die Zusammenlegung der Sharepoint-Umgebungen der GWDG und der Abteilung IT für eine Kompetenzbündelung zu nennen. Die im Jahr 2012 erfolgte europaweite Ausschreibung für Multifunktionsgeräte (MFP) wird mit der Beschaffung der neuen Geräte und dem Austausch sämtlicher Mietgeräte umgesetzt. Eine Reorganisation der studentischen IT-Services im Jahr 2013 soll die Prozesse weiter verbessern und der Abteilung IT helfen, den möglichen Wegfall der Stu - dien beiträge besser kompensieren zu können. Auch die Implementierung eines Service-Level-Managements soll in diesem Bereich die Transparenz und Verbindlichkeit für die beziehenden und angebotenen IT-Services steigern. 18

19 PERSONALADMINISTRATION UND PERSONALENTWICKLUNG Einleitung Die Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung (»Personalabteilung«) erledigt das»klassische«personalgeschäft von der Einstellung der Beschäftigten bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Sie ist für die Familienkasse, Reise- und Umzugskosten sowie für das Trennungsgeld und Werk- bzw. Dienstverträge mit Einzelpersonen zuständig. Wir begleiten außerdem die Verhandlungen über die persönlichen Bezüge der Professorinnen und Professoren in Berufungs- und Bleibeangelegenheiten sowie die Vergabe besonderer Leistungsbezüge an Professorinnen und Professoren. Ein zunehmend wichtig werdender Bereich ist die Personalentwicklung unter anderem mit den Sparten Fort- und Weiterbildung, Betriebliches Gesundheitsmanagement (»BGM«), Mitarbeiterbefragung (»MAB«) und Betriebliches Vorschlagswesen (»BVW«). Bis Ende 2012 war die Personalabteilung in Angelegenheiten des Ombudswesens zur Einhaltung der Regeln guter wissenschaftlicher Praxis koordinierend tätig. Diese Aufgaben werden ab Januar 2013 im Präsidium wahrgenommen. Abstract The Department of Personnel Administration and Development ( Human Resources Department ) deals with the classical staff-related business, from appointment of employees to ending the employment relationship. In addition, it is responsible for child benefits (Familienkasse), travel and removal expenses and separation allow ances, and approves work-/service-specific contracts with individuals. We further accompany negotiations concerning professorial salaries in matters concerning appointments and remaining in office. An increasingly important area is that of Personnel De - velopment, including: Continuing and Further Training, Occupational Health Management ( BGM ), Employee Survey ( MAB ) and Employee Suggestions for Improvements ( BVW ). Until the end of 2012, the Personnel Department performed a coordinating function in dealing with ombudsman matters relating to observance of the regulations on good scientific practice. Since January 2013 these tasks have been assumed by the Presidential Board. Umsetzung der wichtigsten Projekte in 2011/2012 Insgesamt betreute die Personaladministration 2012 knapp Beschäftigte, es wurden 45 Berufungsund elf Bleibeverfahren begleitet. In 2011 haben wir begonnen, Workflows zu entwickeln und im Mitarbeiterportal zu implementieren starteten dann die ersten Workflows (Online-Verlängerung von Verträgen studentischer Hilfskräfte und Dienstreiseantrag) erfolgreich im Mitarbeiterportal. Gemeinsam mit dem Personalrat wurden zwei Dienstvereinbarungen zur Flexi - bilisierung der Arbeitszeit abgeschlossen, wobei für den wissenschaftlichen Teil der Beschäftigten»Vertrauens - arbeitszeit«und für das MTV-Personal»Funktions - arbeitszeit«eingeführt wurde. Die Mitarbeiterbefragung (MAB) in der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) (»DGB-Index für gute Arbeit«) im Jahr 2010 hat in den Folgejahren dazu geführt, dass in der gesamten ZUV Verbesserungsprozesse der Arbeitsbedingungen und Arbeitsabläufe eingeleitet wurden, wobei eine enge Verzahnung mit unserem seit 2010 im Aufbau befindlichen Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) erfolgte. So wurden unter anderem Abteilungs- und Teamentwicklungstage, Führungskräftetrainings und die»bewegte Arbeitspause«eingeführt. Der in soweit erfolgreich begonnene Prozess der MAB wurde 2012 in den Fakultäten Agrarwissenschaften, Forst wissen - schaften, Physik, Theologie und Sozialwissenschaften mit einer Beteiligung von durchschnittlich 50 Prozent der dortigen Beschäftigten weitergeführt. We gen der besonderen Bedürfnisse der wissenschaftlich arbeitenden 19

20 PERSONALADMINISTRATION Dr. jur. Anja Tobinsky Leiterin der Abteilung Head of Unit Personaladministration und Personalentwicklung Goßlerstraße Göttingen Telefon/Phone: anja.tobinsky@zvw.uni-goettingen.de Web: Auf einen Blick At a Glance: Mitarbeiter in 2012: 73 / 65,34 VZÄ Employees in 2011/12: 73 / (FTE) Budget in 2011/12: T Budget in 2011/12: 3,320 k Beschäftigten wurde ein virtuell gestütztes Beteiligungsverfahren für Diskussionen und Vorschläge zu Verbesserungen implementiert, bei dem der Sozialwissenschaftlichen Fakultät die Rolle der Pilotfakultät zukam. Aus der Sozialwissenschaftlichen Fakultät sind circa 150 Verbesserungsvorschläge eingegangen, die in geeigneter Form mit unserer Hilfe umzusetzen sind. An den von uns regelmäßig angebotenen Qualifizierungsund Gesundheitskursen haben 2012 über Beschäftigte teilgenommen. Im Betrieblichen Vorschlagswesen wurden zehn Verbesserungsvorschläge mit insgesamt prämiert. Planungen 2013/2014 In den Jahren 2013 und folgende ist es unser Ziel, weitere Workflows im Mitarbeiterportal online zur Verfügung zu stellen; konkret geplant für 2013 sind digitale Formulare für Reisekostenabrechnungen. Hierfür wird es bis circa Mitte des Jahres 2013 eine umfangreiche Testphase mit der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät geben. Infolge der neuen Arbeitszeitregelungen und der 2012 abgeschlossenen Dienstvereinbarungen zur Flexibilisierung der Arbeitszeit soll 2013 die komplette Anbindung aller nicht-wissenschaftlich Beschäftigten an die elektronische Zeiterfassung sowie die entsprechende Nutzung des ESS-Portals abgeschlossen werden. Die Mitarbeiter befragung wird ab April 2013 in der Forstwissenschaftlichen Fakultät mit der Einführung des virtuell gestützten Beteiligungsverfahrens fortgeführt. Für diejenigen Fakultäten und Einrichtungen, die bisher an der Mitarbeiterbefragung nicht teilgenommen haben, wird Ende 2013 eine dritte Phase MAB konzipiert, die dann 2014 beginnen kann. Weiterhin erfolgt die Unterstützung derjenigen Fakultäten, die derzeit im Prozess der Mitarbeiterbefragung sind. Wir werden 2013 das Betriebliche Gesundheitsmanagement mit allen Akteuren evaluieren und in einen»routinebetrieb«überführen. Es ist weiter geplant, gemeinsam mit dem Personalrat im Zuge des Prozesses»Führung, Motivation, Kultur«das Mitarbeiter-Vorgesetztengespräch einzuführen. Wunsch der Einrichtungen, insbesondere bei Drittmittelvorhaben ist es, das Personalkostenobligo nicht nur des laufenden Jahres, sondern auch der Folgejahre auf der Basis einer simulierten Abrechnung bilden zu können (»Projekt: Mehrjähriges SAP-Obligo«). Hierzu werden wir mit SAP ein geeignetes Instrument ent - wickeln. Dieses Projekt soll Ende 2013 abgeschlossen sein. Gut angenom men wurde die Veranstaltung»Service-Olympiade«der Zentralverwaltung, bei dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Wissenswertes über den Arbeitgeber Universität erfuhren und»service- Punkte«sammeln konnten. Dieses Unternehmensspiel wird im ersten Quartal 2013 fortgesetzt. Die von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der ZUV gewonnenen»service-punkte«werden von uns in Euro umgerechnet und der Betrag der Göttinger Kinder-Uni zur Verfügung gestellt. Damit möchte die Verwaltung, initiiert durch die Personalentwicklung, auch einen symbolischen Beitrag zur»wissenschaftsfreundlichkeit«leisten. 20