Ein erneutes Anmelden ist nicht nötig, Sie werden automatisch mit den gleichen Benutzerdaten eingeloggt.

Transkript

1 Anleitung BOB-Office Inhalt 1. Einleitung Login Startseite Navigation Menüführung: PNR-Bearbeitung Anzeigen (im CRS) Details SSRs/APIS/TSA Reiseplan Sitzplatz Bedingungen aktuelle Buchung Buchungshistory Zahlungslungsinformationen anzeigen Bearbeiten (Remarks, Tktl) Bearbeitungslog Werkzeuge s Statistiken Anzeige Optionen Allgemein Eigenschaften Farbe pro Tarifart Bearbeitungsstatus Weitere Konten Suche

2 1. Einleitung BOB-Office ist ein einfach zu nutzendes Werkzeug, das die Benutzer mit einer Schnittstelle zu jedem über BOB erzeugten PNR (FileKey) unterstützt. Seine Hauptfunktion ist es, B2B-Agenturen einfache Änderungen in den PNRs zu erlauben, wie zum Beispiel Stornieren, Abrufen, Queuing, Buchungskontrolle, Ändern vom Ticketing Timelimit. Auch das Schreiben von Informationen als Bemerkungen in den PNR ist möglich. Die Bedienung von BOB Office ist so einfach wie möglich gehalten, um auch Agenten mit begrenzten CRS- Kenntnissen zu erlauben, einfache Änderungen und administrative Aufgaben für Buchungen vorzunehmen. 2. Login Sie öffnen BOB-Office aus der IBE BOB heraus über den Button Vorgänge. Ein erneutes Anmelden ist nicht nötig, Sie werden automatisch mit den gleichen Benutzerdaten eingeloggt. 3. Startseite Sie gelangen auf die Startseite von BOB-Office, auf der alle erzeugten PNRs aufgelistet werden. In der Übersicht sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten Informationen zu jedem PNR: Agent, Conso, Filekey, Buchungsdatum, Carrier, Betrag, Route, Abflugdatum, Passagiere, TicketTimeLimit, Bemerkung, Status, Ticketing, Ord(?) 2

3 3.1 Navigation Mit Hilfe des Navigationselementes am unteren linken Rand können Sie von Seite zu Seite navigieren: Hier können Sie außerdem auswählen, wie viele PNRs pro Seite angezeigt werden sollen. 3

4 4. Menüführung: 4.1 PNR-Bearbeitung Um eine der im Menü angezeigten Optionen verwenden zu können, wählen Sie bitte zunächst den PNR aus, den Sie bearbeiten möchten, indem Sie in die jeweilige Checkbox in der linken Spalte klicken. Sie können auch mehrere PNRs auswählen, haben dann aber nur eine eingeschränkte Auswahl an Optionen: Status prüfen Ticket ausstellen Preis erneut kalkulieren Stornieren Die nicht verfügbaren Optionen sind grau hinterlegt Anzeigen (im CRS) Über den Menüpunkt Anzeigen (im CRS) öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem die Buchung dargestellt wird. In diesem Fenster finden Sie Informationen auf 6 verschiedenen Reitern: Hinweis: Ein Doppelklick auf eine PNR-Zeile öffnet das gleiche Fenster wie der Weg über PNR- Bearbeitung Anzeigen (im CRS). 4

5 Details Auf dem Reiter Details finden Sie diverse Informationen zur Buchung, die Sie durch Klick auf die Pfeile rechts in der jeweiligen Überschriften-Zeile anzeigen lassen können. Generelle Buchungsinformationen Im oberen Bereich dieses Reiters finden Sie die generellen Buchungsinformationen, dazu gehören die Reisenden, -Adresse, Agentur, Abflug- und Zielflughafen, Anzahl der Reisenden, der Gesamtbetrag der Buchung, das Buchungsdatum sowie Abflug- und Rückflugdatum. Routing In diesem Bereich sehen Sie alle Details zum Routing. 5

6 Passagiere Hier finden Sie alle gemachten Angaben zu den Passagieren Preise Hier sind die Ticketpreise für jeden einzelnen Reisenden aufgelistet. Ticketinformation Ticketinformationen zu jedem einzelnen Flugsegment Versandadresse 6

7 User Agent SSRs/APIS/TSA In diesem Bereich können Sie komfortabel Sonderleistungen, sogenannte SSRs, anlegen und APIS/TSA- Daten, falls erforderlich, eingeben. Über die Checkboxen markieren Sie Passagiere und Strecken, für die Sie eine Sonderleistung erfassen wollen. Klicken Sie anschließend auf den Button SSRs anlegen, es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie aus einer Vielzahl von Möglichkeiten auswählen können. Markieren Sie durch Klick in die Zeile den gewünschten SSR, auf der rechten Seite des Fensters werden Ihnen dann Eingabefelder angezeigt. 7

8 Sie buchen die Sonderleistung abschließend über den Button SSRs buchen. 8

9 Reiseplan Im Reiseplan finden Sie neben den allgemeinen Buchungsdaten auch zusätzliche Informationen zur Buchung, z.b. Fluggerät (Equipment) und gebuchte SSRs. Über den Druck-Button können Sie den gesamten Reiseplan bequem drucken, es öffnet sich ein neues Browserfenster mit dem reinen Reiseplan-Text, zusätzlich das Druckmenü, in dem Ihr Standarddrucker vorausgewählt ist. 9

10 Sitzplatz Über den Reiter Sitzplatz können Sie schnell und bequem Sitzplätze für jeden Passagier und jede Strecke reservieren. Es wird Ihnen jeweils der Sitzplan des Fluggeräts angezeigt, alle freien Plätze sind grün gekennzeichnet. Wählen Sie durch einen einfachen Klick den gewünschten Platz bzw. die gewünschten Plätze aus. Sind alle Plätze ausgewählt, klicken Sie auf die nächste Strecke und gehen dort genauso vor. Alle ausgewählten Sitzplätze werden Ihnen tabellarisch zusammengefasst angezeigt. Ihre ausgewählten Plätze speichern Sie über den Button Auswahl speichern. 10

11 Nach erfolgreicher Reservierung öffnet sich Fenster, dass den Status der Reservierung anzeigt: 11

12 Bedingungen Hier lesen Sie die für die Flug geltenden Tarifbedingungen nach aktuelle Buchung fehlt zur Zeit (Stand ) 12

13 Buchungshistory Zahlungslungsinformationen anzeigen Im ersten Schritte bekommen Sie im Popup Besitzer, Typ und Gültigkeit der verwendeten Kreditkarte angezeigt, Über den Button Open Popup kommen Sie über angegebene Login-Daten noch einen Schritt weiter 13

14 4.1.3 Bearbeiten (Remarks, Tktl) Ändern von Ticketing Time Limit, automatisches Storno-Datum und Status sowie Eingeben von Bemerkungen. Beispiel: Das Ändern des Ticketing Time Limits vom auf den bewirkt auch ein direktes Überschreiben im GDS (wenn unter Optionen Allgemein Ticketing/TimeLimit der Haken gesetzt ist bei Ticketing/TimeLimit ändern, siehe ). Anmerkung: Eine Änderung im GDS wird nur vorgenommen, wenn Sie zuvor beide Funktionen im Bereich Optionen Reiter Allgemein Block Ticketing/Timelimit angecheckt haben, siehe Screenshot: 14

15 4.1.4 Bearbeitungslog Im Bearbeitungslog wird jeder Zugriff auf den PNR durch BOB-Office dokumentiert. Im linken Bereich Aktionen können Sie sich durch Klick auf das + nachvollziehen, welche Aktion zu welchem Zeitpunkt durchgeführt wurde. Auch der User und die IP-Adresse werden angezeigt. 4.2 Werkzeuge s Über das /SMS-Template können Sie Vorlagen für den Versand von s bzw. SMS erstellen. 15

16 Eine neue Vorlage erstellen Sie über (siehe roter Pfeil), folgende Maske öffnet sich: Sie müssen der -Vorlage einen Namen geben und den Betreff für die eintragen. Um nicht alle Buchungsinformationen manuell in die eingeben zu müssen, können Sie einige Variablen verwenden, um die automatisch zu füllen, bevor Sie sie versenden. Alles was Sie tun müssen, ist die Variablen an der richtigen Stelle im Text zu platzieren, die Variable wird dann durch den Wert aus dem PNR ersetzt. Die Variablen müssen immer in geschweiften Klammern und Großbuchstaben geschrieben werden. Genaue Informationen dazu finden Sie in der Maske. Eine versenden können Sie nur, wenn genau ein PNR ausgewählt ist. Wenn Sie mehrere Vorlagen erstellt haben, öffnet sich zunächst ein kleines Fenster, in dem Sie die gewünschte Vorlage auswählten: 16

17 Anschließend öffnet sich das -Fenster, in dem alle Eingabefelder (Empfänger, Absender, Betreff und Text) noch bearbeitet werden können Statistiken 17

18 todays bookings Die Statistik todays bookings gibt Ihnen einen Überblick über die Anzahl der Buchungen des aktuellen Tages, unterteilt nach Stunden. weekly overview weekly overview zeigt Ihnen die wöchentliche Anzahl der Buchungen rückwirkend für ein Jahr. monthly overwiew monthly overview zeigt Ihnen die monatliche Anzahl der Buchungen rückwirkend für ein Jahr. per agent / per faretype / per airline Diese drei Statistiken zeigen in einem Tortendiagramm die Verteilung der Buchungen nach Agent, Tarifart oder Airline auf einen Monat bezogen. Der aktuelle Auswertungsmonat wird Ihnen in der Überschrift angezeigt, siehe gelbe Markierung im Bild. Über die beiden Pfeiltasten können Sie monatsweise vor oder zurück blättern. 4.3 Anzeige Über den Bereich Anzeige definieren Sie, welche PNRs in der PNR-Liste angezeigt werden sollen. Die Einstellungen können Sie vornehmen für Tarifarten, den selbstdefinierten PNR-Status oder den Buchungsstatus (Canceled, Ticketed, Ordered oder Returned). 18

19 4.4 Optionen Im Bereich Optionen haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen für BOB-Office vorzunehmen Allgemein Start Bearbeitungslog anzeigen: Dieses Fenster gibt Informationen über neue Funktionen, spezielle Angebote, Fehlerbehebungen usw.. Es erscheint beim Start von BOB-Office und kann an dieser Stelle deaktiviert werden. Wir empfehlen, diese Option zu aktivieren. Erinnerungen und Benachrichtigungen anzeigen: Diese Option steht zur Zeit nicht zur Verfügung Ticketing/Timelimit Ticketing/TimeLimit ändern: Der Remark im PNR wird bei einer Änderung des Tktl überschrieben und ans GDS übermittelt, die Buchung wird zum angegebenen Datum automatisch in Amadeus storniert. (siehe ) Auto-Storno-Datum ändern: gleiche Funktion 19

20 Notify/Erinnern Stornierung löscht Erinnerungsdatum: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird nach Stornierung eine ggfs. eingegebene Notiz nicht mehr angezeigt am fälligen Datum Ausstellung löscht Erinnerungsdatum: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird nach Ausstellung eine ggfs. eingegebene Notiz nicht mehr angezeigt am fälligen Datum Anzeige Ersten Passagier als Kunden anzeigen: PNRs der letzten? Tage anzeigen: Hier geben Sie ein, wieviel Tage zurück die PNRs angezeigt werden sollen. Relevant hierfür ist das Buchungsdatum. Lassen Sie das Eingabefeld leer, werden alle PNRs seitenweise aufgelistet. Conso-Spalte in PNR-Liste anzeigen: Hier legen Sie fest, ob die Spalte Conso in der PNR-Übersicht angezeigt wird. Bemerkungen Bemerkung nach Ausstellung hinzufügen: Soll es möglich sein, nach Ticketausstellungen Bemerkungen einzutragen? Dann müssen Sie in dieser Checkbox den Haken setzen Eigenschaften Anzeige Netto-Buchung aktivieren: Aktuelle Datensätze aktivieren: Historische Datensätze aktivieren: Werkzeug Vorlagen aktivieren: Über diese Checkbox stellen Sie ein, ob -Vorlagen verwendet werden dürfen, siehe Kapitel PNR Aktionen Aktivieren von Zeige Zahlungsdetails : Hier stellen Sie ein, ob im Bereich PNR Bearbeitung die Option Zahlungsinformationen anzeigen aufgeführt wird. Aktivieren von bearbeiten (Bemerkugnen, tktl): Hier stellen Sie ein, ob im Bereich PNR Bearbeitung die Option Bearbeiten (Remarks, Tktl) aufgeführt wird. Aktivieren von Buchungskontrolle (log): Hier stellen Sie ein, ob im Bereich PNR Bearbeitung die Option Bearbeitungslog aufgeführt wird. Aktivieren von Status überprüfen : Hier stellen Sie ein, ob im Bereich PNR Bearbeitung die Option Status prüfen aufgeführt wird. Aktivieren von issue (queue): Hier stellen Sie ein, ob im Bereich PNR Bearbeitung die Option Ticket ausstellen (queue) angezeigt wird. Aktivieren von Bestätigungs-Option : Hier stellen Sie ein, ob im Bereich PNR Bearbeitung die 20

21 Option Optionsbuchung bestätigen angezeigt wird. Aktivieren von abbrechen : Hier stellen Sie ein, ob im Bereich PNR Bearbeitung die Option Stornieren aufgeführt wird Farbe pro Tarifart Für eine bessere Übersichtlichkeit haben Sie die Möglichkeit, für jede Tarifart eine eigene Farbe über die Farbpalette auszuwählen. Sie können auch direkt eine Farbe als Hexadezimal-Wert eingeben Bearbeitungsstatus Hier können Sie Bearbietungsstatus definieren, die dann in der Spalte Status in der PNR-Liste erscheinen. Um einen Status hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu und schreiben Sie den Status in die neue Zeile. 21

22 Sobald der neue Status angelegt ist, kann er bei jedem PNR ausgewählt werden. Wählen Sie dazu lediglich die Status-Option in der PNR-Liste. Um einen Status zu löschen, markieren sie die Zeile, die Sie löschen möchten und klicken Sie auf den Löschen-Button Weitere Konten Alle Konten für BOB und damit auch BOB-Office können zentral über ein Login verwaltet werden. Dafür müssen alle Konten über den Reiter Weitere Konten eingetragen werden. 22

23 Um ein neues Konto anzulegen, klicken Sie auf den Button Neu anlegen Es öffnet sich folgende Maske: Hier tragen Sie alle erforderlichen Angaben ein. Um Buchungen von diesem Konto in der PNR-Liste anzuzeigen, muss der Haken bei aktiviert gesetzt werden. Der Eintrag bei gds wird automatisch und abhängig vom Conso gesetzt. Konto bearbeiten Zum Bearbeiten öffnen Sie das Konto entweder über Doppelklick au f die Zeile oder durch Klick auf den Bearbeiten -Button, nachdem Sie das entsprechende Konto markiert haben. 4.5 Suche 23

24 Über diese Suche haben Sie die Möglichkeit, die PNR-Liste nach Fluggesellschaft, Passagiernamen oder Filekey zu filtern. Dazu wählen Sie zunächst links in dem Feld Suche in die Spalte aus und tippen dann rechts den Suchbegriff ein. Sie können das % als sogenannte Wildcard verwenden (Beispiel: M%er in Kombination mit Passagier würde alle PNRs der Passagiere Müller, Meyer, Meier, anzeigen). Durch Drücken der Enter-Taste oder Klick auf die Lupe wird die Suche gestartet, die Ergebnisliste entsprechend angepasst. 24