CRM Software Immobilienverwalter Edition. Erfolgreiche Beziehungen zu Eigentümern und Mietern.

Transkript

1 CRM Software Immobilienverwalter Edition Erfolgreiche Beziehungen zu Eigentümern und Mietern.

2 Inhalt Inhalt 1 CRM für Immobilienverwalter 3 12 CRM Kontaktmanagement für Immobilienverwalter Kontaktmanagement Erfolgreiche Geschäftsbeziehungen Erfolgreiche Controlling Geschäftsbeziehungen Controlling Jederzeit richtig informiert Jederzeit Portalseite richtig des Immobilienverwalters informiert Portalseite Immobilienbestand des Immobilienverwalters im Schnellüberblick Immobilienbestand Darstellung der Technikobjekte im Schnellüberblick Darstellung Objekt-Tracking der Technikobjekte Objekt-Tracking Termine jederzeit im Blick Termine FlowFact jederzeit Prozessmanagement im Blick FlowFact Transparente Prozessmanagement Geschäftsprozesse Transparente Schadensbearbeitung Geschäftsprozesse Schadensbearbeitung Beschlussbuch Beschlussbuch Schließanlagenmanagement Schließanlagenmanagement Suchzeiten optimieren Suchzeiten optimieren 16 Seite 2 / 18 Seite 2 / 18

3 1 CRM für Immobilienverwalter FlowFact Customer Relationship Management (kurz: CRM) ist eine bereichsübergreifende, ITunterstützte Gesamtstrategie für ein langfristiges und profitables Kundenbeziehungs- und Prozessmanagement. Die FlowFact CRM-Software für Immobilienverwalter bedeutet einen wichtigen Schritt auf dem Weg zu langfristigen Mieterbeziehungen, profitablen Eigentümerbindungen, effizienten Büroabläufen, zeitsparender Organisation und übersichtlichem Objektmanagement. Vor rund 50 Jahren betrug der Anteil der sogenannten Zahlenarbeiten, d. h. aller Arbeiten, die sich mit Abrechnungen, Buchungen, Wirtschaftsplänen etc. befassten, in Verwaltungsunternehmen noch deutlich über 50 %. Seit Mitte der 80er Jahre, als die ersten Softwarelösungen einzogen, fiel er auf ungefähr 30 %, um heute, nachdem alle kaufmännischen Verwaltungslösungen sogar Kontoauszüge und Buchungen automatisch verarbeiten, auf weniger als 15 % der gesamten Arbeitszeit zu fallen. Andersherum: Über 85 % der gesamten Arbeitszeit aller Mitarbeiter wird für Büroorganisations- und Betreuungsarbeiten aller Art verwendet. Ein Verwalter hat heute mehr und mehr echte Managementaufgaben, ist Konfliktlöser bzw. - vermeider zwischen den Parteien und hat dabei viele Kontakte zu pflegen und diese mit Informationen zu versorgen. Rund 20 % der gesamten Arbeitszeit werden hierbei nur für die Suche nach bestimmten Unterlagen, s oder Word-Dateien aufgewandt. FlowFact Performer CRM für Verwalter schafft ein Einsparpotenzial von etwa 35 % der Gesamtarbeitszeit und erhöht die Arbeitsqualität und Zufriedenheit aller. Zufriedene Auftraggeber sind eher bereit, höhere Verwaltergebühren zu akzeptieren, zufriedene Mitarbeiter bleiben dem Unternehmen länger erhalten und führen zu mehr Stabilität. Freigewordene Ressourcen bieten die Möglichkeit, weitere Dienstleistungen gegen Entgelt anzubieten, oder bei der Übernahme neuer Einheiten, diese auf die bisherigen Kollegen zu verteilen, statt das Personal zu erweitern. Verwalterunternehmen erhalten durch die Kombination der kaufmännischen Hausverwaltungssoftware (z. B. Hausbank München und Domus) und der Kontakt- und Organisationssoftware FlowFact Performer CRM ein Gesamtpaket. Die Hausverwaltungssoftware stellt den gesamten kaufmännischen Teil Zahlenwerk der Verwalterarbeit hervorragend dar, während FlowFact die Kontaktverwaltung mit Mietern, Eigentümern, Handwerkern inklusive lückenloser Kontakthistorie, Dokumentenarchivierung, Kommunikation sowie das qualitative Controlling und die Unternehmensführung abbildet. Die Qualität der Arbeit und die Zufriedenheit der Auftraggeber sowie zeitgleich zufriedene Mitarbeiter sind Ergebnisse durch die Nutzung von FlowFact Performer CRM und ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu einem profitablen und werthaltigen Immobilienunternehmen. Stand /V.1.0 Seite 3 / 18

4 2 Kontaktmanagement Bereits beim ersten Läuten des Telefons erscheint auf dem Bildschirm des Bearbeiters die Adresse des Anrufers sowie zur optischen Erkennung auch dessen Foto. Auf Knopfdruck öffnet sich die gesamte Kontakthistorie des Anrufers inklusive aller Faxe, s, Termine, Protokolle, Telefonate sowie aller ein- und ausgehenden Schreiben, die sofort als Bild ersichtlich sind. Der Mitarbeiter ist sofort gut informiert, kann die Lage schnell einschätzen und passend reagieren. Weg vom Reagieren und hin zum Agieren heißt hier die Devise. Der Anruf wird in der Flow- Fact CRM-Software verbucht und kann im Unternehmen an beliebige Personen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden; die Daten sind auch in der Aufwandsanalyse für den Eigentümer enthalten. Mit FlowFact Performer CRM befreien Sie sich von zeitraubenden Tätigkeiten wie aufwendigem Datensammeln, unübersichtlichem Suchen, mehrfacher Datenpflege. Abb. 1 - Ansicht Historie 2.1 Erfolgreiche Geschäftsbeziehungen FlowFact Performer CRM schafft Ihnen die Basis, um jederzeit auch nach Jahren nachvollziehen zu können, was wann passiert ist. Insbesondere erkennen Mitarbeiter über das Aufrufen einer Liste sehr schnell, welche Personen mit den entsprechenden Immobilien in Verbindung stehen. Das können beispielsweise die Mieter, Eigentümer, Hausmeister oder Vermarktungspartner sein. Seite 4 / 18

5 Für den schnellen Überblick, um zu erkennen, welche Personen mit der laufenden Objektbetreuung beauftragt sind, werden die Ansprechpartner wie Objektbetreuer, Hausmeister und die Reinigungsfirma als Stammdaten hinterlegt. Wartungsfirmen werden beispielsweise direkt mit der technischen Anlage verknüpft. Mit der Zuordnung und Verknüpfung der Ansprechpartner mit dem Objekt können beispielsweise Handwerkeraufträge per Knopfdruck generiert werden. Handwerkeraufträge werden als Vorlage mit Platzhaltern einmalig erstellt, und je nach Objekt werden beim Erzeugen des Auftrages die entsprechenden Ansprechpartner und Objektdaten ins Dokument übertragen. Dies spart Zeit, da man nicht mehr manuell jeden Auftrag einzeln erstellen muss, und die Daten sind immer korrekt und aktuell. Abb. 2 - Ansprechpartner Stand /V.1.0 Seite 5 / 18

6 3 Controlling Mit FlowFact Performer CRM ist die Geschäftsleitung jederzeit in der Lage, den Überblick zu behalten. Alle Arbeitsvorgänge und Dokumente werden automatisch gespeichert und mit allen anderen relevanten Daten verknüpft. So ist jede Aktivität, sei es , Telefonat, Termin oder Posteingang, zugleich in der Objekt-, Mieter- sowie Eigentümerhistorie gespeichert und fließt in das Unternehmenscontrolling ein. Spezielle Controlling-Tools und die Chef-Übersicht zeigen Beschwerdeeingänge und -quoten sowie den Gesamtstand der Mängelbearbeitung inklusive der Anzeige möglicher Eskalationskandidaten. Ein Management-Cockpit ermöglicht der Geschäftsleitung, alle relevanten Vorgänge grafisch zu überschauen und Unternehmensentscheidungen zu unterstützen. Eine Aufwandsanalyse pro Objekt zieht alle internen Arbeiten und Aufwendungen für die Verwaltung eines Objektes zusammen, ist somit Basis für Gespräche mit den Eigentümern oder dient als Argumentationsgrundlage in einer Eigentümerversammlung. Sie gibt Auskunft, ob die Verwaltung eines Objektes sich lohnt und welches die besonders aufwendigen Einheiten sind. Abb. 3 - Beispiel Controlling über die Portalseite Seite 6 / 18

7 Beispiel Managementcockpit Stand /V.1.0 Seite 7 / 18

8 4 Jederzeit richtig informiert Mit FlowFact gehören fehlende Informationen über den Interessenten, Mieter, Handwerker, Partner, Eigentümer der Vergangenheit an. Egal, wer wann mit wem gesprochen hat, Sie, Ihre Kollegen in der Verwaltung, im Vertrieb, Marketing, Office und in allen anderen Bereichen verfügen stets über vollständige Daten. Dadurch entfällt zeitintensives Suchen, Vor- und Nachbereitungen von Terminen werden schneller und die Arbeit effizienter. Es sind jederzeit per Mausklick die Vertragsdaten und die Objektbeteiligten ersichtlich. Abb. 4 - Übersicht Vertragsdaten 4.1 Portalseite des Immobilienverwalters Bei jedem Start der FlowFact CRM-Software wird der Anwender mit der Portalseite begrüßt. Die Portalseite enthält sehr übersichtlich und zusammengefasst die wichtigsten Unternehmensoder Bereichsinformationen. Jeder Mitarbeiter profitiert von einer täglichen Zeitersparnis, da er sich einen komprimierten Überblick per Knopfdruck verschaffen kann. Durch die AddIn- Technologie ist es möglich, dass jeder Anwender sich den Inhalt der Portalseite selbst gestalten und anzeigen lassen kann. Seite 8 / 18

9 Abb. 5 - Portalseite 4.2 Immobilienbestand im Schnellüberblick Auf der Portalseite kann sich jeder Anwender durch das AddIn IV-Immobilien den Immobilienbestand anzeigen lassen. Durch die schnelle Übersicht erkennt man sofort, wie sich der Immobilienbestand aufteilt, ob beispielsweise Immobilien wieder vermietet sind oder wie sich der Leerstand vergrößert oder verkleinert hat. Mit einem Mausklick direkt auf die angezeigten Objekte, erhält man sofort die Immobilien in einer Liste dargestellt. Abb. 6 - Portalseitenansicht Immobilienbestand Stand /V.1.0 Seite 9 / 18

10 4.3 Darstellung der Technikobjekte Die Hierarchie der Objekte und Wohnanlagen ist in der Regel von dem Buchhaltungsprogramm vorgegeben und besteht meistens aus einem Objekt und untergeordneten Gebäuden sowie darunter die jeweiligen Wirtschaftseinheiten. Um in dieser Objekthierarchie auch technische Objekte abbilden zu können, gibt es die neue Objekteingabehilfe IV-Technikobjekt. Damit können Wartungsaktivitäten, Serientermine, Angebote oder Handwerkeraufträge bei der entsprechenden technischen Anlage hinterlegt werden und erzeugen dadurch eine gepflegte Historie. Mögliche technische Anlagen können sein: Heizung Aufzug Lüftungsanlage Klimaanlage Brandmeldeanlage Tiefgaragentor Brandschutztor Rauchabzugsklappen Sprinkleranlage Feuerlöscher Abwasserpumpen Druckerhöhungsanlagen usw. Seite 10 / 18

11 Abb. 7 - Darstellung Technikobjekte 4.4 Objekt-Tracking Dank des FlowFact Objekt-Trackings können sich Eigentümer, Partner, Interessenten oder Mieter jederzeit online auf der Homepage des Verwalters informieren. Die Zusammenarbeit zwischen Eigentümer, Interessenten oder Mieter lässt sich deutlich durch den zugangsgeschützten Homepagebereich vereinfachen, da auf bestimmte Vorgangsinformationen und Dokumente schnell zugegriffen werden kann. Dies spart nicht nur Zeit für den Verwalter, sondern gibt gleichzeitig einen Überblick, wie umfassend und werthaltig die Arbeit eines Verwalters ist, oft ein Entscheidungsgrund auch für die Wiederbestellung des Verwalters oder dessen Neukundengewinnung. Stand /V.1.0 Seite 11 / 18

12 Abb. 8 - Objekt-Tracking Abb. 9 - Portal-AddIn zum Immobilienbestand Seite 12 / 18

13 4.5 Termine jederzeit im Blick Im Rahmen der Verwaltung ergeben sich wiederkehrende Fristentermine. Auf der Portalseite kann man sich übersichtlich anzeigen lassen, bei welchen Objekten Fristentermine anstehen oder sogar abgelaufen sind. Des Weiteren erkennt man, welche Vorgänge wie Ablesungen, Einladungen, Betriebskostenabrechnung u. v. m. noch nicht durchgeführt worden sind. Für die Verwaltungsobjekte können Stichtage für die verschiedenen Ereignisse festgelegt werden, um die Organisation und die Qualität der Verwalterleistung zu verbessern. Ist beispielsweise ein Stichtag im aktuellen Wirtschaftsjahr überschritten und noch keine Aktivität dafür durchgeführt worden, erscheint eine Meldung auf der Portalseite. Abb Portal AddIn - Terminüberprüfung Stand /V.1.0 Seite 13 / 18

14 5 FlowFact Prozessmanagement Das FlowFact Prozessmanagement umfasst organisatorische, planerische und kontrollierende Aktivitäten zur Entwicklung der Wertschöpfungskette im Hinblick auf Qualität, Zeit, Kosten und Kundenzufriedenheit. Das tägliche Geschäft des Verwalters ist geprägt von tausend kleinen Aufgaben und vielen Tätigkeiten, die häufig parallel ablaufen und mit unterschiedlicher Geschwindigkeit. Diese sich wiederholenden Routinetätigkeiten in eine automatische Prozesskette einzubinden, die Ausführung zu verfolgen und die Abweichungen zu erkennen (bevor es der Kunde tut), wird in dem FlowFact Prozessmanagement umgesetzt. Verwaltungsunternehmen profitieren durch den Einsatz des FlowFact Prozessmanagements und ermöglichen automatisierte Arbeitsabläufe: - Beschleunigung der Auftragsdurchführung zur Senkung der Kosten - Bessere Mitarbeiterauslastung und mehr Flexibilität zur Steigerung der Mitarbeiter- Produktivität - die Schaffung von mehr Transparenz und Servicezeiten zur Erhöhung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit - Verbesserung des Qualitätsmanagements und damit die Reduzierung von Vorlaufzeiten - kürzere Bearbeitungszeiten und dafür mehr Zeit für Eigentümer und Mieter - Verringerung von Übermittlungsfehlern und dadurch höhere Arbeitsqualität - reibungslose Geschäftsprozesse zur Maximierung des Wertzuwachses - Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit Die FlowFact AG liefert in der Immobilienverwalter Edition vordefinierte, flexible und transparente Prozessabläufe, wodurch die Verwaltungsunternehmen in der Lage sind, sich signifikant vom Wettbewerb abzuheben. Die vordefinierten Geschäftsprozesse sind Jahresabrechnung und Eigentümerversammlung. Seite 14 / 18

15 6 Transparente Geschäftsprozesse 6.1 Schadensbearbeitung Mieter und Eigentümer schätzen Verwaltungsunternehmen sehr, die eine professionelle Schadensbearbeitung und die schnelle Schadensbeseitigung durchführen. Im FlowFact Performer CRM wird bei jeder neuen Schadensmeldung automatisch eine Kennung angelegt. Dadurch können Sie aus dem Adressfenster heraus sich per Mausklick alle Schadensmeldungen anzeigen lassen. Aktivitäten, die zur Behebung des Schadens durchgeführt werden, können mit der Schadensnummer verknüpft werden, sodass jederzeit der Bearbeitungsstand abrufbar ist. 6.2 Beschlussbuch Um sich besser über den Inhalt aktueller Beschlüsse der Gemeinschaft informieren zu können, führt die Bundesregierung mit dem Gesetzentwurf WEG 24 Abs. 7 eine sogenannte Beschluss-Sammlung verpflichtend ein. Sämtliche Beschlüsse müssen nach dem Gesetz nun festgehalten werden, um lückenlos alle Entscheidungen zu dokumentieren sowie jederzeit Ausdrucke der angeforderten Einträge erstellen zu können. Mit der neuen Lösung für das Beschlussbuch halten Sie alle Beschlüsse zu einem Objekt in fortlaufender Reihenfolge fest. Aufgrund einer inhaltlichen Trennung von Tagesordnungspunkten und Beschlussbuch ist die Handhabung besonders einfach gestaltet. Sie sind damit jederzeit in der Lage, Auskunft über gefasste Beschlüsse zu geben. Richterlich aufgehobene Beschlüsse werden entsprechend gekennzeichnet. Das Beschlussbuch ermöglicht Ihnen an dieser Stelle Rechtssicherheit festgehaltene Beschlüsse können, sobald sie als abgeschlossen markiert wurden, nicht mehr nachträglich verändert werden. Zur Ansicht und Weitergabe kann das Beschlussbuch ausgedruckt werden. Abb Beschlussbuch Stand /V.1.0 Seite 15 / 18

16 6.3 Schließanlagenmanagement FlowFact Performer CMR bietet mit dem Schlüsselmanagement die Möglichkeit, die Schließanlagen der Wohneinheiten einfach und übersichtlich zu verwalten. Sie erhalten jederzeit Informationen darüber, wie viele Schlüssel noch verfügbar sind und welche Schlüssel an welche Person wann herausgegeben wurden. Natürlich lassen sich hier, wie bei anderen Aktivitäten auch, noch weitere Zusatzinformationen wie Schlüsselbestellungen, Rückgabe oder Verlust hinterlegen. Mit dem Schließanlagenmanagement in FlowFact ist dies mit einfachen Mitteln möglich und eine Voraussetzung für die Zertifizierung nach DIN ISO 9001 ist somit erfüllt. Abb Schließanlagenmanagement 6.4 Suchzeiten optimieren Als Immobilienverwalter kann man jederzeit lückenlos die Aktivitäten der Kunden- und Objekthistorie nachvollziehen. Jede weitere Aktivität, wie , Brief, Telefonat oder Fax, die im Laufe der Geschäftsbeziehung hinzukommt, wird automatisch oder sehr schnell manuell dem entsprechenden Objekt zugeordnet. Wenn beispielsweise ein Handwerkerangebot als im FlowFact ankommt, wird das Angebot automatisch mit der Adresse verknüpft, da die erkannt worden ist. Zudem muss man nicht mehr nach dem Objekt suchen, sondern das System erkennt über die Adressen, welche Objekte von der Handwerksfirma betreut werden und listet diese sofort auf. Seite 16 / 18

17 Abb Ansicht der aufgelisteten Objekte Stand /V.1.0 Seite 17 / 18

18 Vorteile für Immobilienverwalter Firma Vorname, Name Straße, Nummer PLZ, Ort Per Fax, per Post oder online: Die nebenstehenden Felder ausgefüllt an die FlowFact AG senden. Das Team von FlowFact freut sich von Ihnen zu hören und meldet sich schnellstmöglich bei Ihnen. Telefax Deutschland +49 (0) Telefax Schweiz +41 (0) Besonderes Interesse FlowFact AG Industriestraße 161 D Köln Telefon +49 (0) Telefax + 49 (0) info@flowfact.de FlowFact Schweiz AG Webereistrasse 68 CH 8134 Adliswil Telefon +41 (0) Telefax +41 (0) info@flowfact.ch