Übersicht Versionierungs-Modul

Transkript

1 Klicken Sie auf ein blau markiertes Wort im Text um Bilder der beschriebenen Funktion zu sehen. Übersicht Versionierungs-Modul Das PPortal Versionierungs-Modul ermöglicht das Aktualisieren und Umbenennen von bereits hochgeladenen Dateien in der Dateistruktur sowie die lückenlose Dokumentation aller vorgenommenen Änderungen. Dabei wird jede Datei automatisch indiziert und mit einem Kommentar versehen. Die Originalversionen bleiben weiterhin erhalten und können jederzeit mit den bis dahin vergebenen Kommentaren wieder hergestellt werden. Um das Aktualisieren einer Datei durch mehrere Benutzer zur selben Zeit zu verhindern bleibt die Datei solange gesperrt, bis die Aktualisierung durch den Benutzer abgeschlossen ist. Während der Aktualisierung steht die Original-Datei weiterhin allen Benutzern zum Download zur Verfügung. Kopien einer indizierten Datei werden als solche gekennzeichnet und können nicht mehr aktualisiert werden. Bei Dateien, die bereits einen PPortal-Zeitstempel ( _ _ ) besitzen, wird dieser aus dem Dateinamen entfernt und ein neuer Index kann vom Benutzer einmalig manuell bestimmt werden. Der bei einer Aktualisierung vergebene Index entspricht dem Format _v1.1 und wird automatisch vor der Dateiendung in den Dateinamen eingefügt. Bei jeder Aktualisierung wird die Zahl hinter dem Punkt um 1 hochgezählt (_v1.2 ; _v1.3 ;...). Weiterhin kann eine neue Hauptversion bestimmt werden, bei der die Zahl vor dem Punkt um 1 hochgezählt wird (_v2.1 ; _v3.1 ;...). Dabei wird die Zahl nach dem Punkt auf 1 zurückgesetzt. Zum Aktualisieren und Umbennen einer Datei oder um die Versionshistorie einer Datei aufzurufen klicken Sie bitte in der Ordneransicht auf das am rechten Ende jeder Dateizeile. * Zum Aktualisieren oder Umbenennen einer Datei sind erweiterte Rechte erforderlich. 1

2 Dateieigenschaften anzeigen Zum Anzeigen der Dateieigenschaften klicken Sie in der Ordneransicht auf das Zeile der Datei, die Sie umbenennen bzw. aktualisieren möchten. in der Wenn eine Datei durch einen anderen Benutzer gesperrt ist, wird dies durch ein gelbes Schloss in Verbindung mit dem Namen den Benutzers symbolisiert. 2

3 Aktualisieren und Umbenennen einer Datei Zum Aktualisieren und Umbenennen einer Datei klicken Sie in der Ordneransicht auf das in der entsprechenden Zeile und wählen dann die Karte Version aktualisieren. Damit ist diese Datei von Ihnen für andere Benutzer gesperrt und kann nicht doppelt aktualisiert werden. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei aus, die zur Aktualisierung hochgeladen werden sollen. Bitte beachten Sie dass Dateien nur mit dem gleichen Typ aktualisiert werden können (z.b. pdf mit pdf, aber nicht mit dwg). Dateien, die von PPortal gezippt wurden, können nur mit einem Typ der Datei im Zip-Paket aktualisiert werden(z.b. dwg.zip mit dwg, aber nicht mit zip). Setzen Sie einen Haken wenn Sie den Dateinamen aktualisieren möchten. Setzen Sie einen Haken wenn Sie eine neue Hauptversion erzeugen möchten. Tragen Sie einen Kommentar ein (optional). Anschliessend klicken Sie bitte auf Aktualisieren. Je nach Grösse der Dateien und Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung kann der Dateiupload mehrere Minuten dauern. Während des Dateiuploads wird ein Fortschrittfenster angezeigt, das auf den Dateiupload hinweist. Nach der Aktualisierung entsperrt sich die Datei automatisch oder sie kann durch einen Klick auf das rote Schloss in der Ordneransicht vom Benutzer manuell entsperrt werden. 3

4 Wiederherstellen einer Version Um alle Versionen und Änderungen einer Datei einzusehen klicken Sie in der Ordneransicht auf das in der entsprechenden Zeile und wählen dann die Karte Versionen. Um die Eigenschaften einer Version einzusehen oder um eine Version herunterzuladen klicken Sie auf den entsprechenden Dateinamen oder das entsprechende Änderungsdatum. 4

5 Gesperrte Datei wieder freigeben Um das Aktualisieren einer Datei durch mehrere Benutzer zur selben Zeit zu verhindern bleibt die Datei während einer Aktualisierung solange für andere Benutzer gesperrt, bis der Aktualisierungsvorgang abgeschlossen ist oder bis die Seite über den Button "Datei freigeben" verlassen wurde. Bitte benutzen Sie nicht den "Zurück"-Button Ihres Browsers, da die Datei sonst gesperrt bleibt und nachträglich von Ihnen freigegeben werden muss. Eine gesperrte Datei kann auch von dem Benutzer, durch den die Datei gesperrt wurde, mit Klick auf das rote Schloss manuell in der Ordneransicht entsperrt werden. Wenn eine Datei durch einen anderen Benutzer gesperrt ist, wird dies durch ein gelbes Schloss symbolisiert. 5

6 Alter PPortal Zeitstempel Bei Dateien, die bereits einen PPortal-Zeitstempel ( im Format _ _ ) besitzen, wird dieser aus dem Dateinamen entfernt und ein neuer Index kann vom Benutzer einmalig manuell bestimmt werden. Dazu setzen Sie bitte den entsprechenden Haken im Aktualisierungsformular und wählen im Klappmenü den gewünschten Versionsindex aus. Alle weiteren Aktualisierungen werden automatisch nach dem oben beschriebenen Schema indiziert. 6