Das große Buch: Outlook 2010

Transkript

1 Das große Buch: Outlook 2010 von Daniel Koch Daniel KOCH ist Autor zahlreicher Fachbücher zu Webtechnologien und freiberuflicher Webentwickler. XML gehört für ihn in seiner Arbeit seit Jahren zu den unverzichtbaren Werkzeugen, um leistungsfähige und moderne Webanwendungen zu erstellen. 1. Auflage Das große Buch: Outlook 2010 Koch schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: EDV-Literatur Data Becker Düsseldorf 2010 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN

2 Inhalt 1. Der Outlook-Schnelleinstieg Wichtige neue Features in Outlook 2010 in der Übersicht Das neue Look & Feel der Oberfläche Befehle mit den QuickSteps zusammenfassen Mit SmartArt attraktive s erstellen Soziale Netzwerke in Outlook einbinden Das gibt es nicht mehr in Outlook Die Grundeinstellungen und die Arbeitsoberfläche optimieren Outlook als Standard- -Programm festlegen Die wichtigsten Shortcuts für die tägliche Arbeit Schneller Umstieg auf die neue Version Daten und Einstellungen aus älteren Outlook-Versionen übernehmen Outlook Express/Windows Mail/Eudora Mozilla Thunderbird IncrediMail TheBat! Outlook und Lotus Notes Der Microsoft Office Outlook Connector Der Outlook-Komplettumzug auf einen anderen Rechner Tools für den Komplettumzug Konten einrichten und Daten bereitstellen Die automatische Kontoerstellung erkennt die Einstellungen (oft) selbsttätig Ein klassisches -Konto von Hand einrichten Feintuning: fortgeschrittene Verbindungsparameter Onlinekonten über Outlook verwalten (Hotmail, GMail etc.) WEB.DE Wenn das Passwort nicht gespeichert wird Adressen der Onlinekonten mit Outlook abgleichen Auf dem Server arbeiten: IMAP-Konten verwalten Ein IMAP-Konto einrichten IMAP- s senden, empfangen und löschen Im Büro: schnelle Anbindung an einen Exchange Server SMS-Konten einrichten Mit RSS-Feeds arbeiten RSS-Feeds nachträglich ändern... 68

3 2. Outlook an die eigenen Bedürfnisse anpassen Die Ribbon-Leiste individuell anpassen Die Ribbons minimieren Wichtige Funktionen im Schnellzugriff Das klassische Menü verwenden Ansichten und Aufteilungen der Oberfläche reorganisieren Die beste Ansicht zum Arbeiten Die Ansichten anpassen Neue Spalten für mehr Übersichtlichkeit Texte im Lesebereich zoomen Die Schriftgröße in der Navigations- und Aufgabenleiste anpassen Befehle auf einen Klick zusammenfassen mit den neuen QuickSteps Informationen gezielt finden Wenn es schnell gehen soll: die Sofortsuche verwenden Diese Suchen helfen Ihnen wirklich weiter: die erweiterte Suche Suchordner nutzen und eigene anlegen Mit Profilen ein Outlook für mehrere Benutzer einrichten Outlook mit Add-ins erweitern Add-ins installieren So werden Sie Add-ins wieder los Das perfekte -Sende-Management s erstellen und gestalten Die besten Kniffe für das Erstellen von s Abkürzungen verwenden Die Formate: HTML, RTF oder Nur-Text? SmartArts, Bilder und Grafiken einfügen Datum, Schnellbausteine und Hyperlinks: So fügen Sie Textelemente ein s auf internationale Standards umstellen Urlaubszeit: s automatisch beantworten Automatisch antworten bei Abwesenheit Einen Stellvertreter einrichten

4 3.3 s effizienter verschicken Das Standard-Senden-Konto festlegen Das Senden-Konto schnell temporär ändern direkt vom Desktop und aus der Anwendung verschicken Gesendete Nachrichten noch einmal senden Eine andere Antwortadresse angeben Nachrichten zeitgesteuert verschicken Obsolete s wieder zurückholen s unerkannt an mehrere Empfänger schicken: Bcc Weitergeleitete s vor Veränderungen schützen Senden mit mehreren -Adressen Kontogruppen anlegen Abrufen von neuen Gruppen über die Taste [F9] Das Senden und Empfangen selbst anstoßen Kontosynchronisierungsfilter für Exchange Briefpapiere und Designs verwenden Word-Designs verwenden Vorhandene Designs anpassen Zeit fürs Wesentliche: mit der Prioritätensetzung arbeiten Nachrichten unterschreiben: Signaturen verwenden Rechtliche Anforderungen an Signaturen Allgemeine Tipps für bessere Signaturen (Unterschiedliche) Signaturen anlegen Unterschriften einscannen und als Signatur verwenden Serienmails verschicken Serienmails mit Anhängen verschicken Eine Serienmail als Vorlage wiederverwenden Nachrichten lesen und drucken Der Umgang mit Lesebestätigungen Wann eine als gelesen gilt So geht man mit angeforderten Lesebestätigungen um Lesebestätigungen (immer) unterdrücken Den Text der Lesebestätigungen ändern Sich über den Eingang wichtiger Nachrichten informieren lassen Empfangene s nachträglich verändern Entscheidende s (automatisch) ausdrucken Mehrere s auf einmal ausdrucken Anhänge verschicken Wenn die Anhänge als winmail.dat ankommen

5 4. Die tägliche -Flut effizient verwalten Das Kategoriensystem von Outlook Eigene Kategorien anlegen Kategorien automatisch beim -Empfang zuweisen Die Kategorien für effektive Ansichten nutzen Kategorien exportieren s nachverfolgen Eine eigene Ordnerstruktur anlegen s in die richtigen Ordner verschieben Vorläufige Papierkörbe Von Outlook die Post sortieren lassen der Regel-Assistent Der Regel-Assistent im Detail Eine neue Regel erstellen Regeln aus einer Vorlage schneller anlegen Projekte- s automatisch in den Projekteordner einsortieren Doppelte s verhindern Newsletter automatisch einsortieren Regeln auf bereits eingegangene s anwenden So verpassen Sie keine s mehr Ausgehende s sortieren Per Handy über den Eingang neuer s informiert werden Regeln und den Junk- -Filter parallel nutzen So sichern Sie die angelegten Regeln Das Postfach entschlacken und aufräumen Die Postfachgröße herausfinden Das Postfach aufräumen Daten manuell archivieren Die AutoArchivierung nutzen Volle Postfächer gezielt abarbeiten Outlook vom Ballast befreien Unterhaltungen in Outlook aufräumen Kontakte anlegen und organisieren Kontaktinformationen erstellen und managen Telefonnummern normgerecht eintragen Die eigene virtuelle Visitenkarte gestalten Den Absender einer automatisch als Kontakt ablegen

6 Kontaktdaten aus einer Signatur übernehmen Mehrere Mitarbeiter der gleichen Firma eintragen Es geht doch! Excel-Adressen in Outlook übernehmen Reiseplanung direkt über die Outlook-Kontakte s einfach an Kontakte senden Outlook-Adressen direkt in Word verwenden Outlook und die vorgeschlagenen Kontakte Private und geschäftliche Kontakte voneinander trennen Kontakte aus Outlook Express bzw. Windows Mail übernehmen Die Kontakte für andere freigeben oder per verschicken Den Kontakte-Ordner freigeben Kontakt als Visitenkarte per verschicken Geburtstags-, Telefonlisten & Co.: mit optimierten Ansichten arbeiten Kontakte nach Firmen sortiert anzeigen Sinnvolle Telefonlisten anlegen Geburtstagslisten mit Erinnerung anlegen Kontakte und Adressen ausdrucken Einträge im Memoformat drucken Adresskarten für ein Filofax ausdrucken Mehrere Empfänger zu Kontaktgruppen zusammenfassen Mehrere Kontakte zu einer Kontaktgruppe zusammenfassen Kontaktgruppen aus s im Posteingang erzeugen s an die Kontaktgruppe senden So ändern Sie Kontaktgruppen nachträglich So hält man die Daten der Kontaktgruppe automatisch aktuell Kontaktgruppen mitnehmen oder einem Kollegen zuschicken So kontrollieren Sie die Kontaktgruppe in Excel Aktivitäten zu Kontakten verfolgen Kontakte mit Outlook-Elementen verknüpfen Aktivitäten zu einem Kontakt detailliert verfolgen Mit Adressbüchern arbeiten Die Outlook-Kontakte als Adressbuch einrichten Die Sortierreihenfolge ändern Erst die geschäftlichen Kontakte anzeigen lassen Nach Kontakten im Adressbuch suchen Fehlermeldungen beim Öffnen des Adressbuches Ein LDAP-Verzeichnis einrichten

7 5.8 Adressbücher zusammenführen Doppelte Einträge finden Plaxo: Karteileichen finden und entfernen Kontakte und Kategorien Allen Mitarbeitern einer Firma die gleiche Kategorie zuweisen s an alle Kontakte mit der gleichen Kategorie schicken Mehr Zeit fürs Wesentliche: der Kalender Privates und Berufliches trennen: mehrere Kalender nutzen Den Kalender durch verschiedene Kalenderansichten trennen Ordnung im Kalender halten: Überflüssiges löschen Das Aussehen des Kalenders anpassen Individuelle Arbeitswochen einrichten Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen Termindetails einblenden Das Zeitraster anpassen Mit verschiedenen Zeitzonen arbeiten Den Kalender im Internet freigeben Berechtigungen zurückziehen Wo der Kalender gespeichert wird Den Kalender per verschicken Den Kalender ausdrucken Nicht alle Termine ausdrucken Termine und gemeinsame Arbeit abstimmen Termine eintragen und verwalten Ganztägige Termine (auch) für Urlaubstage s in Termine umwandeln Blitzschnell freie Termine finden Termine verschieben und kopieren Immer wiederkehrende Termine komfortabel eintragen Serientermine Auf einen Schlag nur die wichtigsten Termine anzeigen lassen Termine in Terminlisten zusammenfassen Termine zur Wiedervorlage einer erstellen

8 7.2 Feiertage und Schulferien verwalten Schulferien eintragen Termine (automatisch) löschen Alle Kalendereinträge löschen Nicht mehr benötigte Termine löschen Doppelte Kalendereinträge automatisch löschen Die Erinnerungsfunktion konfigurieren Der Kalender fürs Team Termine mit anderen austauschen: vcalendar Eine vcalendar-datei erstellen Termine per verschicken Termine in den Kalender importieren vcalendar-dateien manuell öffnen Gruppenzeitpläne/Kalendergruppen anlegen Die eigenen Informationen freigeben Besprechungen optimal planen Besprechungen optimal planen Grundregeln für das Anlegen von Besprechungen So viel kosten Besprechungen Besprechungsanfragen anlegen Alternative Termine anbieten Auf Besprechungsanfragen reagieren Private Besprechungen und sich an Besprechungen erinnern lassen Wer nimmt eigentlich teil? Den Status einsehen Eine Anfahrtsskizze mitschicken: Dateien einfügen Den Kalender für Besprechungsanfragen optimieren Übersichtlichkeit durch Farbe: mit dem Feld Anzeigen als arbeiten. 371 So nützlich sind Ganztagstermine wirklich Ansichten für Besprechungsanfragen optimieren Besprechungsraum frei? Ressourcen mit Outlook verwalten Umfragen und Abstimmungen übers Netz Eigene und mehrere Optionen verwenden Die Ergebnisse auswerten Informationen durch das Rechtemanagement schützen Zu lange gewartet? s ablaufen lassen

9 7.12 Abwesenheit und Urlaubsvertretung organisieren Stellvertretung einrichten Den Rücken freihalten mit der Aufgabenplanung Neue Aufgaben anlegen Wann ist ein Ereignis eine Aufgabe und wann ein Termin? Aufgaben anlegen Termine in Aufgaben umwandeln (und umgekehrt) Aufgaben an andere Personen delegieren und nachverfolgen Zuständigkeiten für Aufgaben definieren Aufgaben in öffentlichen Ordnern ablegen Outlook-Aufgaben mit Dokumenten ergänzen Große Aufgaben aufteilen und beherrschen: die Salamitaktik Effektive Aufgabenplanung mit der ALPEN-Methode Den Arbeitstag mit der ALPEN-Methode planen Die perfekten Aufgabenansichten Aufgaben im Kalender anzeigen Die tägliche Aufgabenliste drucken Alle anstehenden Aufgaben ausdrucken Gleichartige Aufgaben in Blöcke zusammenfassen Mit der Aufgabenleiste arbeiten Mit eigenen Ansichten mehr Übersichtlichkeit erreichen Wichtige Aufgaben garantiert nicht vergessen Die Erinnerungsfunktion zweckmäßig einschalten Die Nachverfolgung effektiv einsetzen Wiederkehrende Aufgaben automatisch in den Kalender eintragen lassen Wissen, was wirklich wichtig ist Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip ordnen Die Prioritäten in Outlook umsetzen Warum wir nur 20 % unserer Kleidung aus dem Kleiderschrank anziehen Die Prioritäten mit der Dollar-Methode verfeinern Erledigte Aufgaben abhaken und löschen

10 9. Mit Outlook die mobile Freiheit genießen Note- und Netbook mit dem Büro-PC auf dem gleichen Stand halten Die Verbindung mit RPC over HTTPS herstellen Eine VPN-Verbindung einrichten Synchronisation ohne Exchange Server Termine, Kontakte und Daten mit Smartphone und Handy synchronisieren s, Termine, Kontakte und Aufgaben synchronisieren Outlook und das iphone Konto einrichten Das iphone und Outlook auf dem gleichen Stand halten Den Google Kalender mit Outlook abgleichen Outlook im Browser nutzen und über das Internet synchronisieren OWA OWA in der Praxis Halten Sie Verbindung zu Ihrem sozialen und Businessnetzwerk Facebook & Co.: soziale Netzwerke im Blick behalten Den Assistenten installieren Weitere soziale Netzwerke hinzufügen MySpace installieren LinkedIn Die Einstellungen nachträglich ändern Arbeitsabläufe dokumentiert: Journal, Notizen und OneNote Die Grundkonfiguration des Journals Festlegen, was im Journal aufgezeichnet werden soll Elemente manuell eintragen

11 11.2 Protokoll und Tagesplan: das Journal praktisch nutzen Wann habe ich welche Word-Datei geöffnet? Elemente verknüpfen Einen Tagesplan mit dem Outlook-Journal anlegen So wird Outlook zum (kleinen) CRM-Tool Das Journal als Telefonprotokoll Aufwandserfassung mithilfe des Journals Die Aufwandserfassung für alle Kontakte aktivieren So gut ist eine Aufgabe tatsächlich gelaufen Zeit und Kosten immer im Blick: Projektkalkulation Das Journal ganz einfach anpassen Ressourcen im Umgang mit dem Journal sparen Schluss mit den Post-its auf dem Monitor: die Notizzettel im Praxiseinsatz Notizzettel erstellen und bearbeiten Mehr Details anzeigen Farben und Schriftstil der Notizen anpassen Die Symbolfarbe ändern Notizen mit Farben verwalten und organisieren So werden Notizen einem Kontakt hinzugefügt Notizen in Kalendereinträge umwandeln Notizen per verschicken Komplettes Informationsmanagement mit OneNote Aufgaben in OneNote anlegen und mit Outlook synchronisieren Archivierung, Spam und Sicherheit Outlook-Datendateien archivieren PST-Dateien archivieren Tipps zur Outlook-Datendatei Outlook-Datendateien im Netzwerk Tipps zum besseren Umgang mit OST-Dateien Spam schnell in den Griff bekommen Adressen auf Webseiten schützen Den Junk- -Filter von Outlook konfigurieren Mit Spamlisten arbeiten Nachrichten manuell als Spam kennzeichnen Eigene Filterregeln anlegen

12 Sicherheit gewährleisten Der Schnellcheck: Outlook sicher in fünf Minuten Windows und Outlook immer auf dem neusten Stand halten Alles im Griff mit dem Sicherheitscenter Phishingmails erkennen und bannen Den Nachrichtentext verschlüsseln und s signieren Nachrichten verschlüsseln So arbeitet Outlook mit Virenscannern zusammen So gefährlich sind Makros wirklich Datensicherung mit Outlook Konten sichern Junk- -Einstellungen sichern Regeln sichern Tools für den Komplettumzug Stichwortverzeichnis