project/holding/individual V4.3 Die innovative Lösung für Ihr Unternehmen Projektmanagement Kommunikationsmanagement Unternehmensmanagement

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1 project/holding/individual V4.3 Die innovative Lösung für Ihr Unternehmen Projektmanagement Kommunikationsmanagement Unternehmensmanagement Die innovative Serverlösung unterstützt durch ihr enormes Konfigurationspotential und flexible Anpassungsmöglichkeiten Ihr Unternehmen.

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3 ERP System biz-balance project/holding/individual V 4.3 biz-balance ist eine moderne und innovative Softwarelösung und möchte weiteren Anwendern und Unternehmen in allen Geschäftsbereichen helfen, Ihre Betriebsergebnisse zu optimieren und unnötigen Ballast und Insellösungen abzuwerfen. Einsatzmöglichkeiten für: biz-balance holding Nationale und internationale Unternehmen in einer Holdingstruktur Verwaltungen mehrerer Firmen und Lager in einem System Dienstleister die für verschiedene Unternehmen tätig sind Hausverwaltungen Versicherungsverwaltungen Banken Handelshäuser biz-balance project Öffentliche und private Verwaltungen Dienstleistungsunternehmen wie Energieversorger Gesundheitswesen wie Krankenhäuser, Medizintechnik Forschungs- und Entwicklungsinstitute Kirchen Architekten und Ingenieurbüros biz-balance individual Spezialisierte Unternehmen oder Abläufe, die in kein übliches Anwendungsmuster fallen oder aufgrund Ihrer Struktur oder Tätigkeit eine stark individualisierte Software benötigen biz-balance sichert Ihr Wachstum durch Flexibilität Geschäftsmodelle, Strukturen und Rahmenbedingungen sind heute einem schnellen Wandel unterworfen. Strategien und Techniken, die gestern im Markt noch gut funktioniert haben, sind morgen möglicherweise ganz überholt oder müssen sich schneller anpassen. Geschäftsprozesse und Handlings müssen ständig überprüft und den veränderten Bedingungen angepasst werden. Dabei werden die Reaktionszeiten immer kürzer, in denen Veränderung und Anpassung gefordert sind. Daher ist es von grundlegender Bedeutung, diesen Wandel schnell anzunehmen und zu Ihren Gunsten zu gestalten. biz-balance verschafft Ihnen diese grundlegende Planungssicherheit und Freiheit, auf neue Herausforderungen schnell und gezielt zu reagieren. Wir stellen mit unserem biz-balance V 4.3 eine modulare, anpassbare und leicht erweiterbare Business-Software (ERP 2.0) der modernsten Generation zur Verfügung. Die BESONDEREN MERKMALE von biz-balance Browserbasierte Software auf einer mysql Datenbank keine Datenbank-Lizenzkosten Serverinstalliertes System im eigenen Netzwerk oder als ASP/SaaS Lösung läuft auf schnellen modernen und erprobten Linux Systemen (LAMP) keine Betriebssystem-Lizenzkosten hohe Datensicherheit und Verfügbarkeit durch zentrale Sicherungskonzepte Nutzung mit den lizenzfreien Produkten Adobe Reader und Mozilla Firefox keine Arbeitsplatzinstallationen niedrige Administrationskosten Ihre Daten jederzeit weltweit und sicher verfügbar Laptop, PC, Mac, iphone, etc. Datenverarbeitung in Echtzeit Mehrfirmenfähig, Mehrwährungsfähig, Mehrsprachig Detailfeldmanagement Datenmapping starke Konfigurationsmerkmale hohe Skalierbarkeit Volle ERP Bandbreite und mehr integriertes Kommunikationsmanagement unschlagbare Konditionen und vieles mehr Multitalent biz-balance als Kommunikationsmanager Ihres Unternehmens biz-balance V 4.3 macht Ihre Daten zu vielfältig nutzbaren Informationen, zu wertvollem Wissen. Diese Daten sind auf einer einzigen zentralen Plattform zu sehen, somit greifbar und analysierbar. biz-balance verbindet die Daten intelligent mit Geschäftsprozessen, die genau auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten sind unterstützt durch leistungsstarke Auswertungssysteme und eine für Ihr Unternehmen passende Funktionsvielfalt. biz-balance sichert jederzeit auf Klick abrufbare Informationen, sofortigen Überblick über Abläufe, alle Salden und Mengen sind ständig in einem aktuellen Echtzeitzustand verfügbar, das gesamte System zentral von überall her über Internet per Webbrowser erreichbar und bedienbar. biz-balance ist ein technologisch innovatives, zukunftsweisendes ERP-II-System, das Ihrem Unternehmen auf lange Sicht eine optimale Geschäftsbasis verschafft durch Effizienz, Transparenz und Flexibilität. Zukunftssicherheit ist einer der generellen Vorteile der browserbasierenden ERP-Lösung biz-balance. biz-balance das Sparschwein des Unternehmens Mit dem Einsatz von biz-balance bietet sich ein großes Sparpotential im wirtschaftlichen und organisatorischem Bereich an, durch die gemeinsame Nutzung eines Datensystems, wie zum Beispiel: Keine Insellösungen mehr für unterschiedliche Arbeitsprozesse Alle Arbeitsabläufe vereinheitlichen und integrieren Daten- und Dokumentenbestände in einer gemeinsamen Struktur verwalten und sichern Übernahme der Stammdaten aus ihrem alten System Keine Einzelplatzinstallation für die Nutzung unserer Software Einbindung des verkehr, Faxverkehr, Schriftverkehr, Notizen und Aufgaben Gemeinsame integrierte Personal- und Terminplanung Erhöhung der Sicherheit durch eingeschränkte Internetzugänge und Nutzung ihres Intranetzes Nur EINE zentrale Datensicherungen für ALLE Unternehmensdaten Einsparpotential in der Hardware-Peripherie (Thin-Clients) und Administration Keine Zusatzlizenzen für Nutzung von Hilfsprogrammen oder MS Produkten. und ein Langzeitspareffekt 3

4 holding/project/individual biz-balance holding Parallele Verwaltung mehrerer Firmen/Mandanten Geeignet für Firmengruppen, Holdinggesellschaften und Verwaltungen Das biz-balance System ist so angelegt, das es parallel mehrere Firmen und Lager in einem gemeinsamen System verwaltet. Sie können die Firmendaten so anlegen, das jedes eingepflegte Unternehmen für sich Eigene Arbeitsprozesse abbildet Eigene Rechte- und Zugriffstrukturen hat Eigene Formulare einstellt Ihr eigenes Lager verwaltet Eigene Projekte und Verwaltungsvorgänge anlegen kann Länderübergreifende Verwaltung in einem System zulässt Nutzung von gemeinsamen Adressdatenbanken Nutzung von gemeinsamen Warenwirtschaften oder Leistungskatalogen mit Eigentumsbestimmung Abrechnungs- und Verrechnungsmöglichkeiten zwischen den Firmen aus laufender Datenerfassung per Knopfdruck Controlling und Auswertung pro Unternehmen oder Gruppe zulässt Mehrsprachigkeit Das biz-balance System lässt alle darstellbaren Sprachen im System zu Die Sprachvariablen für die Useroberfläche werden über eine Tabellenfunktion ins System eingespielt Auf der User-Oberfläche, es wird beim Start von biz-balance die Landssprache ausgewählt Die User nutzen auch bei mehrsprachigen Unternehmen ein System Auf der Warenwirtschaftsoberfläche (Artikel/Leistungsdaten) können sie beliebige Sprachen für die Artikelbeschreibung hinterlegen Mehrwährungsfähigkeit Hinterlegen von Währungen für Warenwirtschaft /Leistungskatalog und Abrechnung biz-balance project Für die Verwaltung ihrer Projekte Projektmanagement Im Rahmen dieses Moduls legen sie die Grundstruktur ihrer Projektarbeit fest und können auf folgende Funktionalitäten und Konfigurationsmöglichkeiten zurückgreifen Projektrahmen und Inhalt Sie bestimmen den Inhalt Ihrer Projektarbeit, den wir ins System stellen Sie können unterschiedliche Projektinhalte für unterschiedliche Geschäftsfelder anlegen Ihnen stehen diverse Eingabefelder zur späteren Auswertung zur Verfügung Projektinhalte im Projekt sind vorgegeben und können während der Bearbeitung zusätzlich frei geändert oder ergänzt werden Verwalten und Kalkulieren Sie Mitarbeiter, Material und Fremdkosten auf ihre Projekte Zuordnung von Kosten, Mitarbeiterstunden, Material auf das Projekt Nachkalkulation mit Soll/Ist-Analyse und Auswertung DBI und II Auftrags und Bestellwesen aus dem Projekt Sie erstellen Angebote nach definiertem Leistungskatalog oder vorliegenden Kosten Angebote kopieren und ändern Wandlung und Änderung von Angeboten in Aufträge Erstellung von Abschlags- oder Endabrechnungen je nach Dienstleistung OP-Buchhaltung und Mahnwesen Übergabe an Buchhaltungsschnittstellen wie DATEV, Lexware, SBS etc. Kommunikation Sie wickeln Ihre Korrespondenz über das Projekt ab, , Briefe, Faxe Sie erhalten Briefe, Faxe, s, Dokumente, Verträge, Dateien und legen sie im Projekt ab Notizen, Aufgaben und Anrufe werden im Projekt hinterlegt Ihnen steht eine komplexe Übersicht sämtlicher Kommunikation Anrufe, Notizen, s, Schriftverkehr, Fax, Dokumente, Zeichnungen, etc. im Projekt auf Knopfdruck zur Verfügung Sie setzen Termine und Aufgaben für ihre Mitarbeiter im Projekt fest und können diese jederzeit überprüfen und erhalten Warnmeldungen Sie erhalten eine lückenlose Dokumentation über den Ablauf des Projektes und tragen so zur Qualitätssicherung ihres Unternehmens bei und ersparen sich unnötige Fehler und Kosten Verwaltungsprojekte (Vertrags- und Kostenverwaltung) Zusätzlich zu der klassischen Projektverwaltung erhalten Sie hier die Möglichkeit Ihre Verwaltungskosten transparent und überschaubar zu machen Sie können auch hier Verwaltungsprojekte für Ihre Kunden oder sich selbst anlegen und auswerten Verwaltung und Kostenanalyse für beliebige Verwaltungskosten wie Telefonverträge, Leasingverträge, Mietverträge, PKW-Kosten, Rechtsanwälte, Reklamationsvorgänge, etc. Buchen und Splitten Ihrer Eingangs- und Kostenrechnungen auf Verwaltungsprojekte und Verteilung der Kosten bei mehreren Kostenträgern Auswertung der Kosten Planzahlenspiel, Liquiditätsplanung Hinterlegen von Dokumenten und Verträgen in den unterschiedlichen Projekten biz-balance individual Als Basis für ihre ganz besondere Anwendung Es kommt sicher häufig vor, das ein Unternehmen eine Software für sich sucht und keine findet, da im allgemeinen Dschungel von BI, ERP und CRM und den großen Namen der Branche schnell große Summen investiert werden müssen und das Ergebnis unklar ist. Hinter einer Menge fachchinesisch verbirgt sich so manches Mal auch nur eine mäßige Leistung des jeweiligen Anbieters. Der Suchende kann sich nicht klar definieren und wird auch dafür entsprechend zahlen müssen. Wir bieten mit unserer Software eine ehrliche Alternative zu so genannten großen Lösungen. Der Vorteil unseres Systems ist der modulare Aufbau und das Know-How der Konfigurierbarkeit des Systems nach ihren Wünschen. 4

5 Leistungsspektrum biz-balance ein unvergleichlich modulares Leistungsspektrum Wählen Sie für Ihr Unternehmen nur die Module und Funktionen aus, die Sie im Moment benötigen, auch wenn die Auswahl groß ist: Adressdatenmanagement für Firmen und Personen Standard Datenfelder für Adresserfassung Firmen, Personen, Ansprechpartner Datenfelder in beliebigem Umfang selbst bestimmen Auswertung dieser Datenfelder nach allen Begriffen für Mailings oder Aktionen Bildung von Adressgruppen und dazugehörigen und abhängigen Adressfeldern Darstellung von Beziehungen zu einzelnen Adressen (Stammbaumfunktion) Bereitstellung von selektierten Adressen für Auswertungen, Ausgabe zur Schnittstelle, Serienbrief, Newslettermodul, etc. Erfassung von beliebig vielen Anschriften und Anschrifttypen (Lieferanschrift, Rechnungsanschrift) zu Adressen, sowie Telefonnummern, Mailadressen, Webadressen) Archivfunktion - Hinterlegen von Dateien, Dokumenten, Bildern, Zeichnungen, Verträgen zu Adressen Im- und Exportfunktion für Adressen Leistungskatalog/Artikeldatei/Verwaltungs management Pro Warengruppe einteilbare Erlöskonten Vorgabe von Standard Datenfelder für die Bearbeitung Ihrer Daten inkl. Buchungsdaten Bestimmung von Daten-/Inputfeldern nach Ihren Bedürfnissen und Anforderungen Hinterlegen von mehrsprachigen Verkaufsinformationen Sie können alle Ihre Leistungen nach Ihren Vorstellungen definieren Gruppierung des Artikelkataloges mit unterschiedlcihen Inhalten und Abfrage der Leistungen Aufrufen der Leistungen im Angebot und Projektmanagement Bereitstellen der Daten für e-shop, Amazon bzw. andere definierte Shops Preisbestimmung über Preiscodes, Preisgruppen, Einzelpreise für Kunden und Lieferanten Hinterlegen von Dateien, Dokumenten, Bildern, Zeichnungen, Verträgen Sammeländerungsfunktion Serien-/Chargennummernverwaltung Anzeige Lagerbewegungen und Historie Mindest- und Sollbestände, Warnbestände Verkaufsbeschränkung auf Kundenebene, Gruppen oder Länder mit Zeitfenster Kennzeichnung der Artikel nach Eigentümer wegen Zwischenfirmenverrechnung Hinterlegung von Lizenzdaten Stücklistenverwaltung Ex- und Importfunktion z.b. Einzug von Warenkatalogen per CSV CRM Modul für intensives Kundenbeziehungs-Management Bestimmen Sie die Grundkriterien und Datenfelder Ihrer Kundenbeziehung Bestimmen Sie den Workflow für Ihre CRM Binden Sie interne und externe Mitarbeiter in den Workflow ein Bestimmen Sie die Inhalte für die verschiedenen Workflows und interne und externe Mitarbeiter Sammeln Sie alle Kommunikation wie Telefonnotizen, Aufgaben, SMS, Mail, Faxe, Schriftverkehr Ein- und Ausgang zu Ihren CRM Projekten Werten Sie Ihre Angebote und Kontakte nach festgelegten Kriterien aus Steuern Sie Ihre Aktionen und Kampagnen mit diesem Tool Nutzen Sie die Terminfunktion um Aktionen und Mitarbeiter zum optimalen Erfolg zu führen Projektmanagement mit Kalkulation Projektinhalte im Projekt sind vorgegeben und können zusätzlich frei geändert oder ergänzt werden Kalkulieren Sie Mitarbeiter, Material und Fremdkosten Einteilung Mitarbeiter und Zeiten im Projektplan Zuständigkeiten und Ablaufstatus frei konfigurierbar Zuordnung von Kosten, Mitarbeiterstunden, Material auf das Projekt Nachkalkulation mit Soll/Ist-Analyse und Auswertung DBI und II Erstellen von Angeboten nach definiertem Leistungskatalog Angebote kopieren und ändern Wandlung und Änderung von Angeboten in Aufträge in Projekte Komplexe Übersicht sämtlicher Kommunikation (Anrufe, Notizen, s, Schriftverkehr, Fax, Dokumente, Zeichnungen, etc. im Projekt) Erstellung von Abschlags- oder Endabrechnungen je nach Dienstleistung OP-Buchhaltung und Mahnwesen Übergabe an Buchhaltungsschnittstellen Budgetverwaltung für Kunden oder Projekte Zuweisung von Fremdadressen mit Funktionsmerkmal Auslösen von Lager- und Lieferscheinen Verfügbarkeitsprüfung Material und Auslösung Anfrage/Bestellvorgänge Aktivierung Fertigungs-/Produktionsmodul Verwaltungsprojekte (Vertrags- und Kostenverwaltung) (optional) Bestellwesen Einkauf (optional) Anfrage an verschiedene Lieferanten Best Preis Funktion Bestellvorschläge aus Artikel, Aufträge, Rückstände, Projekt oder Mitarbeiteranforderung Bestellvorgänge Abwicklung Liefervorgänge Wareneingänge Rückstandsprüfung Reklamationsmanagement Eingangsrechnung digitalisieren und hinterlegen im System Zuordnung und Buchen auf Projekte, Aufträge, Verrechnung, Kalkulation Zuweisung der Rechnung zum Prüfen nach Ihren Vorgaben Zahlungsfreigabe und erstellen von Zahlungslisten Freigabe-/Abweisen von Rechnungen Vorgangs- und Statuslisten für Rechnungskontrolle und Abwicklung Kontrollsystem 4-Augenprinzip Fibu/Buchhaltung Rechnungen Aus- und Eingang verwalten Gutschriften Aus- und Eingang verwalten Digitale Hinterlegung der Rechnungen Digitale Zuweisung der Rechnungsprüfungsvorgänge Verbuchen auf Projekte, Kostenstellen, Bestellungen oder Verrechnung Kasse und Ausgaben, Portokasse - digitaler Prüdungsvorgang für Dritte Einzug der Bankkontodaten und OP-Ausgleich Oposlisten Bearbeitung und Mahnwesen KSV Abgabenmanagement Paralleler Buchungskreis für weitere Firma Provisionserfassung und Abrechnung Bereitstellung SKR03 oder SKR 04 pro Firma Schnittstelle Datev, Lexware oder andere Erstellen Zahlungsdateien für Bank und/oder Scheckdruck Modul Kostenverrechnung zwischen den Firmen 5

6 Leistungsspektrum externer Zugang Steuerberater SBS Lohnbuchhaltung SBS Finanzbuchhaltung Rechnungen Aus- und Eingang verwalten DMS Archivierung Dokumenten-/Dateimanagement Hinterlegen von Dateien in diversen Formaten wie.xls,.jpg,.tif,.pdf,.csv,.doc,.gif,.ppt und andere Alle Dokumente, wie Briefe, Rechnungen, Verträge, Zeichnungen, Tabellen können Projekten, Adressen, Personen und dem Waren- oder Leistungskatalog zugeordnet werden. Sie können auch Fremddaten, wie Fremdkataloge von Lieferanten mit Bildern in das System einlesen Die Dokumente sind je nach Rechtezuteilung abrufbar in den Modulen Angebote, Projekte, verkehr, Schriftverkehr, Buchhaltung, Adressverwaltung, Warenwirtschaft, Leistungskatalog Kommunikation Bündelung Ihrer gesamten internen und externen Kommunikation innerhalb dieser Software Anrufnotizen, SMS, Notizen, Tickets, Aufgaben, Schriftverkehr, und Fax Ein- und Ausgang Zuweisung der Kommunikation an Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen, an Adressen oder Projekte/Vorgänge Serienmailfunktion Hinterlegen von Textbausteinen TAPI Unterstützung für CTI Knowledgebase als Firmen WIKI Alle diese Kommunikationen lassen sich innerhalb von Projekten/Vorgängen oder Adressen von Firmen und Personen abrufen Terminplaner Zur Verwaltung aller Termine Geschäfltich und auch Privat (mit Blindfunktion) Personen- und projektbezogene Termine mit Erinnerungsfunktion und Rückmeldungsfunktion Die Termine werden in Adress- und Projektvorgängen archiviert Serientermine, Gruppentermine Mit Benachrichtigungs- und Bestätigungsfunktion für externe Teilnehmer Suchfunktion für freie Termine Auswertungs- und Suchfunktion für Termine Event- und Schulungsplaner (optional) Mitarbeiterverwaltung Verwaltung der Mitarbeiterdaten, wie Adressen, persönliche Daten, Arbeitszeiten, Lohnunterlagen, Jobzuweisungen Verwaltung der digitalisierten Personalakte Urlaubsmanagement, Urlaubshistorie Gesamtübersichten für Urlaubsplanung Fehlzeitenübersichten Zeitkontenverwaltung und Auswertung Anbindung an externe Zeiterfassungen möglich Auswertungen für das Management Fixkosten Planzahlen Jahresplanung Jobplanung und Projektauswertungen Adressenauswertung Artikel- und Leistungsdatenauswertung Weitergehende Auswertungen über BERICHTSGENERATOR Rechteverwaltung/Grundeinstellungen Dem Systemadministrator stehen hier sehr tief strukturierte Möglichkeiten zur Verfügung Sie definieren die Rechte und den Arbeitsplatz des Mitarbeiters über Einzelrechte oder Rollen Sie haben die Möglichkeit über die Grundeinstellungen viele Details Ihres Systems zu definieren und zu optimieren Detailfeldmanagement und Datenmapping Zahlreiche Sonderanwendungen Passwort-Safe Knowledge Base Eventmanager Verrechnungsmanagement zwischen Firmen INTERNET Mit biz-balance im Web-Bereich Web-Trading Anbindung an E-Shopsysteme, Verkaufsplattformen wie Ebay, Amazon, etc. Funktionen Out - Lieferung der Verkaufsdaten für den Shop Funktion Get abholen der Verkaufsinformationen aus dem Shop Funktion In verarbeiten, buchen und Versand der Bestellung Funktion PARTNERS - Bereitstellen von Ware und Lieferpapieren an einen Vertriebs- oder Logistikpartner Web-Balance CMS Redaktions-System für Internetseiten Web-Layout komfortables System für die Gestaltung Ihres oder eines Kunden Internet Auftrittes Web-Inhalt - professionelle Bearbeitung von Inhalten Lieferung per Knopfdruck von Daten und Bildern an Ihre Internetseite biz-balance Nutzer können direkt aus dem System Daten aus den Bereichen Warenwirtschaft- und Leistungskatalog, sowie aus dem Adressdatenbereich liefern Web-Anfragen - geschützte Zugriffe für Kunden/Interessenten über den Internetauftritt Bereitstellung von abrufbaren Unterlagen oder Informationen über den geschützen Bereich Nutzung des Eventplaners für Seminare, Schulungen, Veranstaltungen Abrechnungsmodul für Dauerrechnung im Servicebereich, für Schulungen und Events Auswertung von statistischen Zugriffdaten Newsletter-Funktion verknüpft mit Ihrer Adressdatenbank Zuordnung von Teilnehmern aus den Adressdaten Einzug von Fremd-Adressdaten per.csv Erstellen von Test-Mails Automatisches Versenden von Serien-Mails Erstellung von beliebig vielen Serien-mails Administration des News-Letter Moduls einstellen von beliebig vielen Templates 6

7 Leistungsspektrum biz-balance überzeugt durch eine komplexe Grundausstattung Mehrfirmen- bzw. Mandantenfähig Geeignet für Firmengruppen und Holdinggesellschaften Länderübergreifende Verwaltung in einem System Nutzung von gemeinsamen Adressdatenbanken Nutzung von gemeinsamen Warenwirtschaften oder Leistungskatalogen Abrechnungs- und Verrechnungsmöglichkeiten zwischen den Firmen aus laufender Datenerfassung per Knopfdruck Unterschiedliche Rechnungsnummern- und Buchungskreise pro Firma möglich Detailfeldmanagement Hohe Skalierbarkeit durch bis zu 1700 Konfigurationsmöglichkeiten Mehrsprachigkeit Ein System weltweit in unterschiedlichen Sprachen nutzen Das biz-balance System lässt alle darstellbaren Sprachen im System zu Die Sprachvariablen für die Useroberfläche werden über eine Tabellenfunktion ins System eingespielt Erzeugte Detailfelder können mit unterschiedlichen Sprachinhalten belegt werden Die User nutzen auch bei mehrsprachigen Unternehmen ein System Auf der Warenwirtschaftsoberfläche (Artikel/Leistungsdaten) können sie beliebige Sprachen für die Artikelbeschreibung hinterlegen Mehrwährungsfähigkeit Hinterlegen von Währungen für Warenwirtschaft und Abrechnung biz-balance ist ein technisch ausgereiftes System DATEN biz-balance zeichnet sich durch eine hohe Datenflexibilität aus - es stehen Ihnen zur Organisierung Ihrer Daten neben den Basisdaten in folgenden Modulen beliebig Datenfelder zur Verfügung: Adressen Firmen/Personen Leistungskatalog / Artikelkatalog - pro Leistungsgruppe unterschiedliche Inhalte Projektmodul - pro Workflow unterschiedliche Inhalte Auftragsmodul bis hin zur Rechnung Bestellmodul CRM - Modul - pro Abteilung unterschiedliche Inhalte Die Daten können im System gemappt werden, um die Doppelerfassung von Daten zu vermeiden Die Datenfelder stehen für spätere Auswertungen als Such- oder Auswertungsfelder zur Verfügung NUMMERNKREISE biz-balance unterstützt die Organisation Ihrer Belege und läßt für folgende Module eine separate Nummerndefinition zu: CRM Angebote Aufträge Rechnungen Mahnungen Projekte / Verwaltungsprojekte Bestellungen Schriftverkehr Haben Sie mehrere Firmen, sind die Belegkreise pro Firma generierbar Druckfunktionen/Schnittstellen die Formulare/Belege werden nach Ihren Wünschen im System zur Verfügung gestellt Daten können per Copy and Paste direkt aus dem Bildschirm in Excel oder Word übernommen werden, um dort entsprechend aufbereitet oder gedruckt zu werden Schnittstellen zur Datenaus- und Eingabe stehen Ihnen als Standard zur Verfügung z.b. Artikel/Leistungsdaten, Adressdaten, Buchhaltung (DATEV, Lexware), Projektdaten Berichtsgenerator - für erweiterte Auswertung- und Suchfunktionen in der Datenbank steht Ihnen der Berichtsgenerator zur Verfügung (Release 01/2010) RECHTEVERGABE biz-balance ermöglicht eine sehr genaue Definition des Arbeitsplatzes und die Rechte des jeweiligen Mitarbeiters. Es stehen neben Einzelrechten auch die Vergabe von Rollen/Abteilungsrechten zur Verfügung Die Rechtevergabe steuern Sie sehr einfach im System selber SCHULUNG/HANDBUCH biz-balance ist ein sehr intuitives und leicht zu erlernendes Softwareprodukt In der Regel ist eine Basisschulung ausreichend, da das Programm sehr intuitiv gestaltet ist und wir nur wenig mit Symbolen arbeiten Die Abläufe pro Modul sind identisch, damit der User sich schnell an die Grundfunktionalitäten gewöhnen kann. Zur Hilfestellung ist ein on-line Handbuch hinterlegt, welches die Grundfunktionalitäten erläutert Für ein eigenes Handbuch steht Ihnen die Knowledge Base im System zur Verfügung - hier erstellen Sie IHRE Wiki für die Prozess- und Arbeitsweisen im Unternehmen VERFÜGBARKEIT biz-balance ist aufgrund der verwendeten Internettechnologie weltweit erreichbar biz-balance ist entweder auf Ihrem Server im Hause oder als ASP Lösung beim Provider zu installieren Sie können Ihren PC oder Mac Arbeitsplatz weiter nutzen Im Office, zu Hause, auf dem Lap-Top oder auf dem Handy (iphone) Ihre Daten sind weltweit verfügbar - sie brauchen einen Internetzugang sowie den Firefox Browser und Adobe Reader (PDF) SICHERHEIT in biz-balance Rechtegesteuertes 4-Augen-Prinzip Versionsausgabe der erzeugten Dokumente Rechtevergabe auf Modul, Funktions, Abteilungs- und Mitarbeiterebene Rechtevergabe Einzeln, Gruppen, Rollen ALLE Vorgänge im System werden automatisch mit geplottet Mitarbeiter Systemzugänge sind per Knopfdruck abschaltbar Passwortsafe Eingehende Mails sind nicht veränderbar Nicht löschbare erzeugte Dokumente (PDF) Moderne Sicherheitstechnologien machen den Zugang sicher SSL - VPN oder G/On 7

8 Verfügbare Module und Leistungsumfang Modul Adressenverwaltung Personen und Firmen inkl. 3 Rubriken Hinterlegen von Konten, Steuerangaben, Kreditlimits, Sperrvermerken, Kreditlimit Firmenstammdaten für 1 Firma Anlage von beliebig vielen Adresstypen z.b. Liefer- und Rechnungsanschrift Selektion und Export von Adressen für Aktionen über CSV Datei Kommunikationshistorie (Schriftverkehr, , Fax, Notizen, Projekte, Termine, etc.) Zusatz Formulargenerator z.b. Briefbögen Zusatz Erweiterte Detail-Inputfelder Zusatz Stammbaumfunktion Zusatz Web-Inhalte Sicherbeitsbereiche Zusatz Newsletter Eintrag für Personen Zusatz Eventteilnahme Historie Zusatz Änderungshistorie o Modul Artikel-/Leistungskatalog eine Sprache Erfassen, Ändern, Pflegen, Löschen von Stammdaten Funktion Sammeleditierung Verwaltung von bis zu 3 Warengruppen Verlinkung Detailfelder/Inputgruppe mit bis zu 3 Warengruppen und 5 Feldern Erweiterte Such- und Auswertungsfunktion Preis-/Konditionsverwaltung Kunde/Lieferant Preisstaffeln, Preiscode Zusatz Verkaufsbeschränkung auf Kundenebene, Gruppe, Länder mit Zeitfenster Zusatz Zusätzliche Sprache für Produktbeschreibung pro Sprache Zusatz Zusätzliche Detail-/Inputfelder/Warengruppen mit Fremdsprachmöglichkeit Zusatz web-inhalte verlinken Zusatz e-commerce verlinken Zusatz Änderungshistorie Zusatz Erstellen von Artikellisten Kunde/Lieferant Modul CRM B2B oder B2C Kundenkontaktmanagement (optional) Für 1 Firma/1 Abteilung mit 5 Inputfeldern inkl. einf. Adressverwaltung Erstellung von Schriftverkehr und Angeboten Kontakt-Historie Terminverwaltung Aktion- und Kampagnenmanagement Zusatz Weitere Abteilung/Firma Zusatz Unbegrenzte Erweiterung der Detailfelder zur Kontaktbestimmung Zusatz Nutzung des Leistungskataloges Zusatz Mapping von CRM-Kontaktdaten zu Auftrags-/Projektbearbeitung o Modul Bestellungen/Einkaufsmanagement für eine Firma (optional) Modul Lagermanagement (optional) 8

9 Verfügbare Module und Leistungsumfang Modul Auftrags-/Projektmanagement mit Kalkulation (eine Firma) Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Reklamationen, Gutschriften Projekte mit 10 Projektdetail-Feldern Zuständigkeiten/Status variabel einstellbar pro Firma/Abteilung Buchung Mitarbeiterstunden, Material und Fremdkosten Projektplan/Mitarbeiterauslastung Kalkulation und Auswertung, DB I und II Anzeige der Kommunikation und betriebswirtschaftlichen Daten pro Projekt Zusatz Budgetverwaltung Zusatz Intervallabrechnung Zusatz Fertigungsdetails Mit Übergabe des Fertigungsartikels in die Wawi Zusatz Anfragen/Bestellungen auslösen aus Auftrag/Projekt Zusatz Einrichten von Verwaltungsprojekten (Miete, Autos, Versicherungen, etc.) Modul ATLAS Unterstützug Zollabwicklung Im- und Export Modul Fibu/Buchhaltung für eine Firma Rechnungen Aus- und Eingang verwalten Gutschriften Aus- und Eingang verwalten Digitale Hinterlegung der Rechnungen Digitale Zuweisung der Rechnungsprüfungsvorgänge Verbuchen auf Projekte, Kostenstellen, Bestellungen oder Verrechnung Kasse und Ausgaben, Portokasse digitaler Prüfungsvorgang für Dritte Einzug der Bankkontodaten und OP-Ausgleich Oposlisten Bearbeitung und Mahnwesen Zusatz KSV Abgabenmanagement Zusatz Paralleler Buchungskreis für weitere Firma Zusatz Provisionserfassung und Abrechnung Zusatz Bereitstellung SKR 03 oder SKR 04 pro Firma Zusatz Schnittstelle Datev, Lexware oder andere Zusatz Erstellen Zahlungsdateien für Bank und/oder Scheckdruck Zusatz Modul Kostenverrechnung zwischen den Firmen Zusatz Externer Zugang Steuerberater Modul SBS Lohnbuchhaltung Modul SBS Finanzbuchhaltung Modul Personalmanagement Anwesenheits- und Urlaubsplaner Ausdruck von Urlaubsanträgen Mitarbeiter mit allen Daten digitale Akte Termindaten mit Eskalation eintragen z.b. Vertragsende, Tarifende, etc. Tätigkeitskatalog Mitarbeiter hinterlegen Zeiterfassung generell und Projekte/Zeitkonten Zusatz Ausbildungs- und Tätigkeitsnachweis Zusatz Mitarbeiterauslastung Zusatz Auswertung der Zeitkonten nach diversen Anforderungen mit Berichtsgenerator Modul Einbindung externe Zeiterfassungssysteme z.b. DATAFOX 9

10 Verfügbare Module und Leistungsumfang Modul Kommunikation intern/extern Interne Aufgaben, Notizen, Anrufe Zuweisungsmöglichkeit an Mitarbeiter, Projekte, Termine Hinterlegen von Textbausteinen Kommunikation zentrale Suche/Auswertung Digitaler Schriftverkehr Aus- und Eingang Aus- und Eingang und abholen (eigener Client) Fax Aus- und Eingang (sofern technische Voraussetzung vorhanden) Pflege von Black- and Whitelisten, sowie Spamfilter-Konditionen Verwaltung/Archivierung beliebiger -Accounts Zusatz Knowledge Base (Wiki) Firmen-Wissensdatenbank Zusatz TAPI zu Anwahl und Identifikation von Rufnummern (sofern technisch vor Ort umsetzbar) Modul Unterstützung Serienbrief- und Mails Modul Terminplaner Modul Eventplaner Modul Auswertungen/Geschäftsleitung Gemeinkostenübersicht und Planzahlen Jahresplan-Auswertung über Zeitfenster Kundenauswertung Projektauswertung Zusatz Statistik WaWi Zusatz Berichtsgenerator für beliebige Auswertungen nach Vorgabe mit sieben Systemberichten Modul Administration Bug-Report o Grundeinstellungen Anwender Rechteverwaltung Einzel- oder Rollenvergabe Zusatz Systeminformationen Zusatz Grundeinstellungen Admin Export und Import Modul Adressen Export und Import Modul Warenwirtschaft Export und Import Modul Export Projektdaten Modul Berichtsgenerator Modul Weitere Schnittstellen auf Anforderung Sonderanwendungen Modul Passwort-Safe o Modul Knowledge Base Modul Eventmanager Modul Verrechnungsmanagement zwischen Firmen Modul Tagebuch Modul Diabetes-Kalender Zusatz Verteilerliste 10

11 Verfügbare Module und Leistungsumfang / Look & Feel INTERNET Anwendungen (optional) Modul DMS - Dateimanagement und Dokumentmanagement Modul Newsletter Modul CMS - Redaktionssystem für Informationsseiten Web-Inhalte Web-Layouts Modul web-trading Webtrading-Get, In and Out Webtrading-Partner Modul eshop-balance - Basisversion Bestandteil der Basic-Produkte Produktdetails siehe seperate Info Zusatz/seperates Modul Stand 01/2010 Zusatz = falls gewünscht und im Modul verfügbar sind diese Zusätze freischaltbar Modul = falls mit gekennzeichnet sind diese Module nur gegen Aufpreis verfügbar Projektabwicklung Alle Details in der Übersicht Projektabwicklung Überblick über Inhalte, Kosten, Termine und Kommunikation Projektabwicklung Einteilung der Mitarbeiter/Jobs Weitere Ansichten aus unserem System finden Sie auf: Gerne stellen wir Ihnen unser System auch in einer Präsentation komplett vor. Fordern Sie einen Termin an unter +49 (0)

12 Die Vorteile in Kürze Modularer Aufbau Leicht verständlich Browserbasiert Erweiterbar und individuell anzupassen Praxiserprobt Überblick über externe und interne Kommunikation Effiziente Akquisition mit CRM Differenzierte Kalkulation und Budgetverwaltung first cloud business software GmbH Großer Burstah Hamburg Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Gestaltung: action direkt Werbeagentur, cp_fc_10_051