1. Grundlagen der betrieblichen Personalwirtschaft

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1 1. Grundlagen der betrieblichen Personalwirtschaft Die KÜTECH AG produziert mit rund Mitarbeitern in drei Werken in Essen, Nürnberg und Schwerin so genannte Weiße Ware (Elektroherde, Mikrowellengeräte, Kühlschränke, Geschirrspüler, Waschmachinen u. a.). Die Werke sind in etwa gleich groß. Das Unternehmen wird von Essen aus geführt. Dort ist auch die Hauptverwaltung angesiedelt. Der neue Leiter des Personal- und Sozialwesens der KÜTECH AG, Bodo Besser, hat die Aufgabe, das bisher rein verwaltend ausgerichtete Personal- und Sozialwesen auf die zukünftige Aufgabenstellung des Unternehmens neu auszurichten. In diesem Zusammenhang ergeben sich für Bodo Besser folgende Aufgabenfelder: a) Die Personalarbeit hat sich bisher weitgehend auf die Einstellung, die Entlohnung und die Abwicklung des Austritts von Mitarbeitern beschränkt. In der Zwischenzeit aber hat sich die gesamte Ausrichtung des Unternehmens sehr stark verändert. Während die Funktionsbereiche in der Vergangenheit weitgehend losgelöst gehandelt haben, ist heute eine eindeutige strategische Ausrichtung des gesamten Unternehmens erforderlich. Herr Besser muss den Beitrag definieren, den die Personalwirtschaft im Zuge strategischer Arbeit zu leisten hat, damit das Unternehmen mit den Mitarbeitern und Instrumenten ausgestattet ist, die eine strategische Arbeit ermöglichen. b) Die Personalbetreuung ist bisher in den Werken von wenigen Sachbearbeitern, geführt jeweils von einem Gruppenleiter, der der Werksverwaltung angegliedert war, vorgenommen worden. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wurde im Rechnungswesen der Hauptverwaltung für das gesamte Unternehmen durchgeführt. Im Laufe der Zeit hat sich herausgestellt, dass die Personalarbeit völlig unterschiedlich geprägt ist. Herr Besser hat nun die Aufgabe, die Personalwirtschaft so zu organisieren, dass eine einheitliche Personalpolitik bei gleichzeitiger individueller Umsetzung in den einzelnen Werken gewährleistet ist. c) Die KÜTECH AG verfügt derzeit über keine zuverlässigen Daten zur Strukturierung der Belegschaft (z. B. nach Alter und Qualifikation). Deshalb ist es auch nicht möglich, personelle Entscheidungen für die Ausrichtung auf die Zukunft rechtzeitig zu treffen. Bodo Besser wird deshalb ein systematisches Planungsinstrumentarium in die Personalarbeit einbringen. d) Der KÜTECH AG bereitet es erhebliche Probleme, qualifizierte Mitarbeiter sowohl in der Technik, als auch in der Verwaltung für das Unternehmen zu gewinnen und zu erhalten. Vielmehr ist gerade die Fluktuation während der ersten 3 bis 6 Monate der Unternehmenszugehörigkeit besonders hoch. Bodo Besser wird deshalb über Personalmarketing die Attraktivität des Unternehmens erhöhen und durch gezieltere Ausrichtung der Beschaffungs- (z. B. Anzeige, Personalberater) und Auswahlinstrumente (z. B. Vorstellungsgespräche, Assessment-Center) sicherere Entscheidungen bei der Beschaffung neuer Mitarbeiter treffen können.

2 1.1 Personalwirtschaft im Rahmen der Unternehmenspolitik 25 Strategische Entscheidungen Unternehmenspolitik Finanzpolitik Bereichsentscheidungen Personalpolitik Verkaufspolitik Einkaufspolitik Teilentscheidungen Lohnpolitik Einstellungspolitik Entwicklungspolitik Sozialpolitik Einsatzpolitik... Maßnahmen Personalpolitik als Teil der Unternehmenspolitik Mittel- und langfristig kann sich das Unternehmen strategisch darauf festgelegt haben, ab dem Jahr 2012 durch technisch völlig neu gestaltete Küchentechnik die internationalen Märkte zu erobern, wobei die Produktionsstätten, von Deutschland aus gesteuert, möglichst absatznah angesiedelt sein sollen; hierzu könnte der Aufbau neuer Werke mit internationaler Beteiligung (sog. joint ventures) überlegt werden. Für den Personalleiter ergäbe sich daraus die Strategie, das für die Bewältigung der Aufgabenstellung des Jahres 2012 notwendige Personal zu beschaffen, zu erhalten und zu entwickeln. Dies setzt den Einsatz völlig anderer Instrumente voraus, die den Mitarbeiterkreis auf internationale Pionierarbeiten vorbereiten, die Mitarbeiter zu technologischen Spitzenleistungen anreizen (z. B. Qualifizierungsoffensive, materielle und immaterielle Anreize), den Mitarbeitern andere Aufgaben geben, falls sie ihre bisherigen Aufgaben nicht bewältigen können, die Mitarbeiter für das Unternehmen verpflichten, von denen Schubleistung ausgehen kann, den Mitarbeitern eine bessere Vereinbarkeit zwischen Beruf und Familie ermöglichen, die Mitarbeiter auf Wunsch den Einsatzort selbst wählen lassen; durch moderne Kommunikationstechnologien ist es heute vielfach möglich, den Arbeitsplatz auszugliedern und Telearbeit u. U. in der Wohnung des Mitarbeiters zu ermöglichen. In der Führung von Unternehmen spielt heute die Orientierung an Kennziffern eine große Rolle; dabei wäre es wichtig, Erfolgsdaten nicht nur bezogen auf die Vergangenheit zur Verfügung zu haben, sondern außerdem Frühindikatoren anwenden zu können, die zu präventiven Entscheidungen führen. Danach gilt es z. B. als bedeutsam, dass nicht nur

3 56 2. Personalplanung 2.2 Arten der Personalplanung Die Teilbereiche der Personalplanung müssen vollständig aufeinander abgestimmt sein. Dabei lassen sich die Teilbereiche nicht immer exakt trennen; vielmehr weisen sie vielfältige Abhängigkeiten und Überschneidungen auf. Die folgende Darstellung zeigt den Zusammenhang der Teilbereiche der Personalplanung: Andere Bereiche der Unternehmenspolitik Personalplanungssystem Personalpolitik Welche Grundsätze gelten für Beschaffung, Einsatz, Entwicklung und Beschäftigung sowie Führung des Personals? Personalbedarfsplanung Welche und wie viele Arbeitskräfte werden zu einem künftigen Zeitpunkt wo benötigt und welche und wie viele sind beschäftigt? Das Ergebnis ist null positiv negativ Personalbeschaffungsplanung Externe Beschaffungsplanung Interne Beschaffungsplanung Andere Bereiche der Unternehmensplanung Personalabbauplanung Andere Maßnahmenbereiche Personalkostenplanung Woher, wie und wann werden zusätzliche Arbeitskräfte eingestellt? Welche und wie viele Arbeitskräfte sollen wann, wie lange und wohin versetzt/ befördert werden? Welche und wie viele Arbeitskräfte sollen wann eingespart werden? Welche Maßnahmen sind zu ergreifen? Welche Kosten entstehen? Personalentwicklungsplanung Welche und wie viele Bildungsmaßnahmen sind erforderlich, um neues oder vorhandenes Personal für vorgesehene Arbeitsplätze zu qualifizieren? Personaleinsatzplanung Wie viele und welche Arbeitskräfte werden wann an welchem Arbeitsplatz eingesetzt? Personalausführungssystem Durchführung von Maßnahmen, z. B. Werbung Auslese Bildung Einsatz/Beförderung Information Bezahlung Entlassung Aus: RKW-Handbuch Personalplanung, Seite 18

4 Personalführung Aufgaben und damit verbundene Ziele sind: Aufgaben Methoden Ziel Information Mitarbeiter einführen Leitung Kontrolle Personalkostensenkung/ Vermeidung von Doppelfunktionen Menschenführung Pflege zwischenmenschlicher Beziehungen unterrichten auf Veränderungen einstellen Mitarbeiter sorgfältig auswählen zweckvoll einsetzen voll und gerecht auslasten anerkennen und gerecht entlohnen mit Kompetenzen belegen Mitarbeiter gerecht beurteilen kritisieren, loben verantwortlich machen beaufsichtigen Mitarbeiter motivieren weiterbilden fördern Mitarbeiter zum Mitdenken ermuntern im Gemeinschaftsbewusstsein fördern zur Mitwirkung anregen Optimale Integration Mitwissen/Mitsprache Flexibilität/Mobilität Qualitativ entsprechender Mitarbeiterstamm Rationalisierung Relative Lohn- und Gehaltsgerechtigkeit/ Konfliktminderung Leistungsanreiz/interne Führungskräfteauslese Leistungsbewertung/ Förderungsgrundlage Verhaltenssteuerung Mitverantwortung notwendige Disziplin erhalten Einsatzbereitschaft Qualifikationssteigerung Berufliche Mobilität Flexibilität/Sinn für Zusammenhänge Solidarität/Teamwork Kooperation Quelle: Stopp, U.: Betriebliche Personalwirtschaft, S. 130 Die Praktizierung der Führungsaufgabe hängt von zahlreichen Einflussgrößen ab und wird geformt durch das Verhalten des Führenden. Führungsverhalten hängt ab von der Betriebsstruktur, Struktur und Einstellung der Mitarbeiter, konkreten Aufgabenstellung, Entscheidungssituation, Persönlichkeitsstruktur des Vorgesetzten.

5 Entgeltpolitik Entgeltberechnung Der Gesamtarbeitswert wird für die untersuchte Stelle zur Entgeltberechnung entweder mit Geldwerten multipliziert, oder es erfolgt eine Einteilung in Entgeltgruppen durch Festlegung von Arbeitswertspannen für die einzelnen Gruppen. 7.3 Entlohnungsformen Nachdem die Einstufung derarbeitsstellen gemäß Grad der Schwierigkeit in verschiedene Lohn- und Gehaltsgruppen vorgenommen und damit die Anforderungsgerechtigkeit gestaltet wurde, steht nun die Leistungsgerechtigkeit durch Wahl der richtigen Lohnform sowie deren kompetenter Handhabung im Vordergrund. Hier hat Personalleiter Besser das Problem, Leistungsanreize zu bieten, die verschiedene Ziele des Unternehmens berücksichtigen. Weitere Einflussgrößen für die Wahl der richtigen Lohnform sind: arbeitsrechtliche Vorgaben, personalwirtschaftliche Zielsetzung, Art der Leistungsausrichtung und deren Messgrößen, Anzahl der Leistungskomponenten und deren mögliche Kombination, subjektive und objektive Arbeitsbedingungen, Kosten der Entgeltfestsetzung und der Abrechnung. Folgende Lohnformen werden unterschieden: Lohnformen Zeitlohn Leistungslohn Sonderformen Reiner Zeitlohn Zeitlohn mit Zulage Akkordlohn Prämienlohn Zeitakkord Stückakkord Außerdem wird nach der Form der Entgeltgewährung zwischen Geld- und Naturallohn unterschieden.

6 Wiederholungsfragen Wiederholungsfragen Grundlagen der betrieblichen Personalwirtschaft 1. Erläutern Sie sechs der in der Einführung genannten Probleme der KÜTECH AG mit eigenen Worten. 1.1 Personalwirtschaft im Rahmen der Unternehmenspolitik 2. Was versteht man unter betrieblicher Personalwirtschaft? 3. Nennen Sie die Träger der Personalwirtschaft und stellen Sie kurz deren Aufgabenstellung dar. 4. Erläutern Sie den Begriff Outsourcing im Rahmen der Personalwirtschaft. 5. Nach welchen Gesichtspunkten sollte das Thema Outsourcing in der Personalwirtschaft entschieden werden? 6. Welche unterschiedlichen Eigenschaften kennzeichnet das Personal aus betrieblicher Sicht? Erläutern Sie diese kurz. 7. Erläutern Sie kurz, wie sich die Personalwirtschaft in ihrer Bedeutung verändert hat und nennen Sie fünf Gründe dafür. 8. Erläutern Sie das Konzept Die Personalabteilung als Serviceeinrichtung. 9. Erläutern Sie die Begriffe Unternehmenspolitik und Personalpolitik und stellen Sie deren Zusammenhang dar. 10. Welche Aufgabe hat Personalpolitik? 11. Leiten Sie bitte aus dem Ziel Erhöhung der Gewinne um 10 % in einem Jahr personalpolitische Teilentscheidungen über zwei Ebenen ab. 12. Formulieren Sie für Ihr Unternehmen eine realistische Personalstrategie. Nennen Sie außerdem vier Instrumente, deren Einsatz hierzu notwendig sind. 13. Welche Anforderungen werden an die Führung mit Kennziffern gestellt. 14. Welche grundsätzlichen Zielausrichtungen eines Unternehmens können genannt werden? 15. Nennen Sie drei wirtschaftliche Ziele in der Personalwirtschaft. Stellen Sie außerdem dar, welcher Sphäre sie vornehmlich zuzuordnen sind. 16. Nennen Sie drei soziale Ziele in der Personalwirtschaft. Stellen Sie außerdem dar, welcher Sphäre sie vornehmlich zuzuordnen sind.

7 Wiederholungsfragen Lösungen Die Orientierung am Mitarbeiter und Bewerber tritt in den Vordergrund, die Personalarbeit wird zur Dienstleistung. Der Prozess der Betreuung tritt in den Mittelpunkt. Ziel ist es, das Unternehmen möglichst nahe an den Kunden zu bringen bzw. die Loyalität des Kunden zu erhöhen. Es soll eine möglichst große Harmonie zwischen den wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens und den sozialen Zielen der Beschäftigten erreicht werden. Damit soll die Kundenzufriedenheit gesteigert werden. 28. a) Prozessaufgabe: Durchführung aller Aktivitäten zur Planung eines Trainings. b) Anfangsaktivität: Feststellung eines Entwicklungsdefizits. c) Endaktivität: Einladung der Teilnehmer. d) Hauptaktivitäten: Formulierung des Lernziels, Festlegung der Teilnehmer, Auswahl eines Trainers, Festlegung der Lerninhalte, Festlegung der Termine. 29. Faktoren sind: Arbeitsbedingungen, Entgelt, Leistungsfähigkeit, Leistungsbereitschaft und Humanbeziehungen. 30. Als globales Ziel der Personalplanung soll erreicht werden, dass für künftige Aufgaben das erforderliche Personal, mit den erforderlichen Qualifikationen, in der erforderlichen Anzahl, zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort zur Verfügung steht. Als einzelne Ziele ergeben sich: Versachlichung der Personalpolitik, Hilfe für die Konfliktlösung, Verstetigung von Entwicklungen, Milderung von Härten. 31. Der Planungshorizont der Personalplanung ist wesentlich von der Qualifikation abhängig und bewegt sich von wenigen Monaten bei einfachen Tätigkeiten bis zu 5 bis 10 Jahren bei oberen Führungskräften. 32. Gründe für Personalplanung sind: Gewährleistung kontinuierlicher Personalbesetzung, veränderte Beschäftigungspotenziale (z. B. rückläufige Geburtenrate), höhere Qualifikation mit rationelleren Einsatzmöglichkeiten, Ungleichgewichte am Arbeitsmarkt, gesetzliche und tarifliche Bestimmungen, gestiegene Personalkosten. 33. Die Personalplanung kann das Arbeitsplatzrisiko nicht beseitigen.

8 Glossar Abgangsinterview Gespräch, das mit Mitarbeitern geführt wird, die auf eigene Initiative das Unternehmen verlassen, um den Beweggrund zu erfahren. Abwerbung Gezielte Ansprache von Mitarbeitern aus anderen Unternehmen durch Mitarbeiter des Unternehmens mit der zu besetzenden Vakanz. Abmahnung Aufforderung an einen Mitarbeiter, sich künftig an seine vertraglichen Pflichten zu halten, um eine Kündigung zu vermeiden. AIDA-Formel Konzept der Werbung, das auch bei Stellenanzeigen Anwendung findet, wobei die Buchstaben bedeuten: Aufmerksamkeit, Interesse, Daten sammeln, Aktion. Akkordfähigkeit Akkordfähigkeit liegt bei gleichartigem und regelmäßig wiederkehrendem Arbeitsablauf vor. Akkordlohn Lohn, dessen Bemessungsgrundlage die Leistung ist, die aufgrund einer Vorgabe in einer bestimmten Zeit erbracht wird. Akkordreife Akkordreife liegt vor bei bestgestaltetem Arbeitsablauf, der nach entsprechender Übung vom Mitarbeiter beherrscht wird. Akkordrichtsatz Mindestlohn + Akkordzuschlag Altersstruktur Verteilung der Mitarbeiter auf die verschiedenen Altersgruppen, ausgedrückt u. a. durch eine Kennzahl. Altersteilzeit Arbeitszeit, bei der der Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber vor der Pensionierung für mehrere Jahre eine um 50 % verringerte Arbeitszeit, für die 70 % des Nettolohns gezahlt wird, vereinbart. Änderungskündigung Kündigung, bei der Konditionen des Vertrags gekündigt werden und gleichzeitig neue Konditionen angeboten werden. Anforderungsprofil Auflistung der von einem Mitarbeiter geforderten Kenntnisse, Fertigkeiten, Eigenschaften und Erfahrungen, evtl. mit Angabe der Stärke der Ausprägung. Anpassungsfortbildung Fortbildung, die primär auf veränderte Arbeitsinhalte vorbereitet. Arbeitnehmerüberlassung Bei der Arbeitnehmerüberlassung stellt ein Zeitarbeitsunternehmen (Personalleasingunternehmen) als Leasingeber bei ihr beschäftigte Personen einem Auftraggeber (Leasingnehmer) gegen Entgelt zur Verfügung. Arbeitsagentur Bundesweite, regionale und örtliche Stellen der Arbeitsverwaltung zur Beratung, Qualifizierung und Vermittlung Arbeitssuchender einschließlich deren finanzieller Versorgung (Arbeitslosengeld). Arbeitsbewertung Erfassung der Anforderungen an einen Mitarbeiter und Festlegung der Schwierigkeiten einer Arbeit im Verhältnis zu anderen Arbeiten. Arbeitsgerichtsbarkeit Rechtssystem zur Verfolgung von Arbeitsrechtssachen, aufgeteilt in drei Instanzen (örtlichesarbeitsgericht, Landesarbeitsgericht, Bundesarbeitsgericht in Erfurt). Arbeitsleistung Ergebnis menschlicher Arbeit, bestimmt durch diearbeitsbedingungen, dasarbeitsentgelt, die Leistungsfähigkeit, die Leistungsbereitschaft und die Humanbeziehungen.