e-procurement ein Trend wird erwachsen

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1 e-procurement ein Trend wird erwachsen Prof. Dr. Thomas Allweyer Folge 1: Erwartungen/Erfahrungen & Potenzial Inhalt e-procurement: Erwartungen und Erfahrungen Potenzial des e-procurement Herausforderungen Lieferanten-Management Transparenz Kosten-/Nutzen-Betrachtung Auswahl von e-procurement-anbietern Einkaufs-/e-Procurement-Strategie und Projektmanagement e-sourcing und Lieferantenmanagement e-procurement-system Kataloge Content-Erstellung und -Management Connectivity Allgemeine Auswahlkriterien Handlungsempfehlungen Prof. Dr. Thomas Allweyer Fachhochschule Kaiserslautern, Standort Zweibrücken Amerikastr. 1, Zweibrücken Tel.: (06332) , Fax: (06332) ,

2 e-procurement: Erwartungen und Erfahrungen Die e-procurement-idee ist ebenso einfach wie überzeugend: Anstelle des herkömmlichen, sehr aufwändigen, papierbasierten Beschaffungsprozesses für indirekte Güter soll ein durchgängiger elektronischer Ablauf treten. Jeder Anforderer kann über seinen Web-Browser in einem elektronischen Katalog aus einem vorverhandelten Sortiment die benötigte Ware auswählen und eine elektronische Bestellung auslösen. Eine eventuell erforderliche Genehmigung wird per elektronischem Workflow abgewickelt. Anschließend wird die Bestellung als elektronisches Dokument an den Lieferanten übermittelt und von diesem automatisch weiter verarbeitet. Die Lieferung erfolgt in der Regel direkt an den Arbeitsplatz. Auch die Rechungsstellung kann elektronisch erfolgen, so dass die Rechnung automatisch verarbeitet und mit Bestellung und Wareneingangsbuchung abgeglichen werden kann. Vergleicht man diesen automatischen mit dem herkömmlichen Prozess, so fallen eine Reihe von Prozess-Schritten weg, andere Aktivitäten werden deutlich schneller und günstiger. Im Einzelfall können sich die entsprechenden Prozesskosteneinsparungen zumindest theoretisch auf bis zu 70% belaufen. In der zu Beginn des E-Business-Booms herrschenden Euphorie nutzten e-procurement-anbieter diese Überlegungen und errechneten Millioneneinsparungen und versprachen Amortisationszeiten von wenigen Wochen. Hinzu sollten weitere Einsparungen in der gleichen Größenordnung kommen, die aus reduzierten Einkaufspreisen aufgrund von Lieferantenkonsolidierung resultieren sollten. Mittlerweile ist allgemein bekannt, dass diese Versprechen wesentlich zu optimistisch waren, da die genannten Größenordnungen an Einsparungen nur für einen Teil aller Beschaffungsvorgänge zutreffen, und andererseits den Einsparungen auch beträchtliche zusätzliche Aufwände für Aufbau und Betrieb einer e-procurement-lösung gegenüber stehen. Auch wenn die sehr optimistischen Erwartungen heute einer realistischen Einschätzung gewichen sind, wird im Bereich e-procurement im Gegensatz zu manch anderen e- Business-Konzepten fast ausschließlich von erfolgreichen Projekten berichtet. Es sind heute bereits eine große Zahl von e-procurement-systemen in zahlreichen Käufer- Lieferanten-Beziehungen im produktiven Einsatz, und die Tendenz ist steigend. Die technischen Fragestellungen wie Datenaustauschformate und Anbindung verschiedener Systeme sind heute gut lösbar. e-procurement ist also zum stabilen Anwendungskonzept geworden. - Seite 2 -

3 Sieht man sich in der Praxis realisierte e-procurement-lösungen allerdings einmal näher an, so stellt man häufig fest, dass bislang nur eingeschränkte Szenarien umgesetzt wurden. Oft bestellen auch über das neue System nur die Einkäufer, nicht aber die einzelnen Mitarbeiter. Hierdurch werden wesentliche Prozessverbesserungspotenziale nicht ausgenutzt. In vielen Fällen werden außerdem nur Bestellungen elektronisch versandt, nicht aber weitere Geschäfts-Dokumente wie z. B. Bestelländerungen oder Rechnungen. Hier kann noch nicht von einer durchgängigen Unterstützung des gesamten Beschaffungsprozesses gesprochen werden. Häufig werden bereits die elektronisch übermittelten Bestellungen beim Lieferanten nicht automatisch verarbeitet, sondern in einem nicht integrierten System neu erfasst. Derartige Systembrüche verhindern eine weitergehende Prozessoptimierung und stellen darüber hinaus Fehlerquellen dar. Im Hinblick auf das Ziel eines unternehmensübergreifenden, durchgehend elektronisch abgewickelten Beschaffungsprozesses haben viele heute vorzufindende e-procurement- Installationen streng genommen erst Pilot-Charakter. Die erhofften Einsparungen und Verbesserungen lassen sich erst dann erreichen, wenn sowohl auf Käufer- als auch auf Verkäuferseite nahtlose, durchgängige Prozesse umgesetzt werden. Potenzial des e-procurement Generell werden die mit e-procurement verbundenen Potenziale auch in Vorzeigeprojekten derzeit erst zu einem geringem Teil ausgeschöpft. Beim Aufsetzen eines e-procurement-projektes sollten daher bereits heute die zukünftigen Ziele und geplanten Entwicklungspfade skizziert und z. B. bei der System- und Partnerauswahl berücksichtigt werden. Wesentliche Entwicklungsrichtungen, die deutliche Vorteile versprechen, liegen einerseits in der Ausweitung der Funktionalität, insbesondere hinsichtlich der Integration in weitere Systeme und Prozesse, andererseits der Ausweitung des Produktspektrums, beispielsweise in Richtung komplexer Investitionsgüter, Dienstleistungen und Produktionsmaterialien. Beide Entwicklungsrichtungen hängen miteinander zusammen. So reichen die Funktionalitäten heutiger Katalogsysteme nicht aus, um z. B. komplexe, konfigurierbare Produkte umfassend abzubilden. - Seite 3 -

4 Abbildung 1 stellt die genannten Entwicklungsrichtungen graphisch dar, wobei die aufgeführten Funktionalitäten und Güter ausgewählte Beispiele darstellen. Zu erkennen ist in dieser Abbildung auch, dass die Weiterentwicklung verschiedener e-business- Konzepte auf ein Zusammenwachsen dieser Konzepte hinaus läuft. Wenn es beispielsweise um die Beschaffung zeichnungsgebundener Teile geht, können diese zunächst mit Hilfe von Ansätzen des Collaborative Engineering, z. B. der gemeinsamen Bearbeitung von Konstruktionszeichnungen über das Internet, entwickelt werden. Anschließend kann der Abruf der einzelnen Teile über das e-procurement-system durchgeführt werden, wobei eine Verknüpfung mit der entsprechenden Konstruktionszeichnung erforderlich ist. Integration mit Dritten (z. B. Leasing-Geber) Integr. in weit. Systeme (z. B. Facility Mmgt, QM) Integration in Engineering-Systeme Integration in die Produktionsplanung Weitergehende Integration in die Materialwirtschaft Integrierter Service, automatische Nachbestellung Lieferantenbewertung Auktionen Ausschreibungen Beschaffungsabwicklung Einfache, katalogfähige Konfigurierbare Dienstleistungen (Reisen, Beratung,...) Lagerhaltige Rohstoffe Komplexe Investitionsgüter Zeichnungsgebundene Teile Funktionalität (Beispiele) Collaborative Collaborative Engineering Engineering Supply Supply Chain Chain Management Management e-procurement e-procurement Spezialisierte Spezialisierte Marktplätze Marktplätze Güter (Beispiele) Abb 1: Entwicklungspotenzial des e-procurement Noch längst nicht ausgeschöpft sind die Möglichkeiten, die sich durch eine weitergehende Integration der verwendeten Informationssysteme ergeben. Standardszenarien sehen den Austausch von Bestellungen zwischen e-procurement-systemen und ERP-Systemen vor, insbesondere um eine automatische Verbuchung im Rechnungswesen zu ermöglichen. Daneben sind aber auch weitere Arten der Integration mit ERP-Systemen u. ä. möglich, beispielsweise: - Seite 4 -

5 Integrierter Service: Für Produkte, die vom einkaufenden Unternehmen selbst gewartet werden, könnten aufgrund von Bestellung und Lieferung automatisch die Einplanung für entsprechende Service-Tätigkeiten erfolgen. Umgekehrt könnte aus einem Service-System heraus aufgrund des Zustandes eines Gerätes automatisch eine Nachbestellung angestoßen werden. Weitergehende Integration in die Materialwirtschaft: Beispielsweise könnten von Mitarbeitern durchgeführte Bestellungen bestimmter Produkte zunächst aus einem eigenen Lager bedient werden. Nur wenn hier nichts vorhanden ist, wird die Bestellung an einen Lieferanten weiter geleitet. Integration in die Produktionsplanung: Ob ein Bedarf aus einem Produktionsplanungssystem generiert oder von einem Mitarbeiter manuell erfasst wird, ist in vielen Fällen für die weitere Bearbeitung, den elektronischen Bestellungsversand, Wareneingangsbuchung, Abwicklung von Reklamationen usw. unerheblich. Von daher sollten einheitliche Abläufe und Systeme zum Einsatz kommen. Integration in Engineering-Systeme: Diese unterstützt beispielsweise die oben beschriebene Bestellung zeichnungsgebundener Teile. Integration in weitere Systeme: So könnte eine Einbindung in Facility Management Systeme zur Verwaltung von beschafften Gütern und Einrichtungen erfolgen. Integration mit Dritten: In vielen Fällen sind in einem Beschaffungsprozess nicht nur Käufer und Verkäufer involviert, sondern beispielsweise auch Logistik-Unternehmen oder Finanz-Dienstleister zur Finanzierung von Leasingverträgen für die beschafften Güter. Derartige Partner sollten natürlich ebenfalls in die elektronische Beschaffungsabwicklung integriert werden. Angesichts der sehr weitreichenden Möglichkeiten empfiehlt es sich, für das eigene Projekt durchgängige Szenarien für konkrete Aufgabenstellungen mit klar definiertem Nutzen zu entwickeln und schrittweise umzusetzen. Ein Ziel könnte es beispielsweise sein, den Kreis von der Lieferantenauswahl über die Verhandlung von Rahmenverträgen, die Beschaffungsabwicklung und die Lieferantenbewertung zu schließen. Ein anderes Beispiel wäre das Anstoßen einer Ausschreibung aus einem elektronischen Katalog heraus. Werden anstelle eines einzigen PCs einmal hundert PCs benötigt, so sollten diese nicht zum vordefinierten Katalogpreis geordert werden. Stattdessen sollte es möglich sein, für einen im Katalog ausgewählten automatisch eine Ausschreibung zu generieren und an mehrere Lieferanten zu versenden. - Seite 5 -