Qualitätsmanagement an der TU Ilmenau im Kernbereich Studium und Lehre

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1 Qualitätsmanagement an der TU Ilmenau im Kernbereich Studium und Lehre Workshop in Vorbereitung auf die Systemakkreditierung 21. April Seite 1

2 Qualitätsmanagementsystem Verbesserung Verbesserung des des Qualitätsmanagementsystems Studieninteressierte Studieninteressierte Verantwortung Oberste Leitung Absolventen Absolventen Forschungspartner Forschungspartner Qualitätsdokumente Forschungspartner Forschungspartner Industrie Industrie Wirtschaft Wirtschaft Management von Ressourcen QMB Messung Analyse Verbesserung Industrie Industrie Wirtschaft Wirtschaft Politik Politik Aufzeichnungen Führungsprozesse Politik Politik Anforderungen Kernbereich Forschung Kernbereich Studium und Lehre Ergebnis Zufriedenheit Dienstleistungsprozesse Bedeutung: QMB Prozess der Realisierung Information Qualitätsmanagementbeauftragte Seite 2

3 Dezentraler Qualitätsregelkreis Eingangsgröße Eingangsgröße Ausgangsgröße Qualitätsmanagement - beauftragte Steuerungsmaßnahmen Ausgangsgröße Prozess Prozess Prozess Prozessbewertung (Soll-Ist-Vergleich) Prozessmessung (interne Kenngröße) Prozessablauf Seite 3

4 Kernbereiche, Führungs- und Dienstleistungsprozesse Führungsprozesse Strategische Entwicklung Einheit von Forschung und Lehre der FG Ressourcen und Infrastruktur Vorgaben für Forschung, Lehre und Struktur Kernbereich Forschung Forschungstätigkeit der FG Forschungsaktivitäten in den Forschungsschwerpunkte Kernbereich Studium und Lehre Lehre der FG Studiengänge Dienstleistungsprozesse Forschungsdienstleistungen Studien- und lehrbegleitende Dienstleistungen Verwaltungsdienstleistungen Marketing Seite 4

5 Merkmale des Qualitätsmanagementssystems Prozessorientierter Ansatz des Qualitätsmanagementsystems mit der Unterscheidung in Kernbereiche, Prozesse, Teilprozesse und Abläufe Integriertes Qualitätsmanagementsystem mit den Kernbereichen Forschung Studium und Lehre sowie den Führungs- und Dienstleistungsprozessen Selbstlernendes System durch Anwendung des Subsidiaritätsprinzip Qualitätsmanagementbeauftragte der Struktureinheiten (QMB) mit Verantwortung für die Kontrolle und Koordination der dezentralen Qualitätsregelkreise Prozessverantwortliche mit Verantwortung für die Organisation des Prozesses Qualitätsmanagementdokumente, inkl. Informationsmanagementsystem, als wichtiges Element für die Etablierung des nachhaltigen Qualitätsmanagements Seite 5

6 Prozesse im Kontext von Studium und Lehre Führungsprozesse Strategische Entwicklung Einheit von Forschung und Lehre der FG Ressourcen und Infrastruktur Vorgaben für Forschung, Lehre und Struktur Kernbereich Forschung Forschungstätigkeit der FG Forschungsaktivitäten in den Forschungsschwerpunkte Kernbereich Studium und Lehre Lehre der FG Studiengänge Dienstleistungsprozesse Forschungsdienstleistungen Studien- und lehrbegleitende Dienstleistungen Verwaltungsdienstleistungen Marketing Seite 6

7 Strategische Entwicklung Teilprozesse: Forschungsstrategie Lehrstrategie strukturelle Entwicklung Berufungspolitik Führungsprozesse Rektorat in Abstimmung mit HS-Rat, Senat, Strategierat Prorektor Wissenschaft mit Forschungsausschuss Prorektor Bildung mit Studienausschuss Rektor mit Ausschuss für HS-Entwicklung + QS Rektor mit Senat Einheit von Forschung u. Lehre der FG Abläufe : Jahresanalyse der FG Forschungskatalog Fächerkatalog Ressourcen und Infrastruktur Teilprozesse : Ressourcenaufteilung der Finanzen Verteilung wiss. Personal Verteilung nicht-wiss. Personal Sachmittelverteilung Verteilung der Räumlichkeiten IT- Infrastruktur Technologische Ausstattung (Großgeräte) Dekane mit Fakultätsrat Dekan mit Fakultät Dekan mit Fakultätsrat Dekan mit SK der Fakultät Rektorat in Abstimmung mit HS-Rat, Senat, Strategierat Kanzlerin mit Rektorat Kanzlerin mit Rektorat und Ausschuss für HS-Entwicklung und QS Seite 7

8 Führungsprozesse - Einheit von Forschung u. Lehre der FG - Steuerungsmaßnahmen: Kennziffern der Ziel- und Leistungsvereinbarung der Fakultät mit FG Kennziffern der Ressourcenverteilung der Fakultät auf Fachgebiete Gesprächsrunde Dekanat Fachgebiet auf der Basis des aktuellen Jahresberichtes für Forschung und Lehre pro FG Funktionsbezogene Weiterbildung für Fakultäts- und FG-Personal Weiterbildungsangebote für Lehrende und wissenschaftliches Personal Kapazitäts- und inhaltlich bedingte Änderungen im Fächerkatalog Kapazitäts- und inhaltlich bedingte Änderungen im Forschungskatalog Seite 8

9 Kernbereich Studium und Lehre - Prozess Lehre der Fachgebiete - Prozessbeschreibung Teilprozesse: Freiwillige Fach- und LV-Evaluation Durch QMB initiierte Fach- und LV-Evaluation Abläufe: Freiwillige Fach- und LV-Evaluation durch Studierende durch interne Fachkollegen Durch QMB initiierte Fach- und LV-Evaluation durch Studierende durch interne Fachkollegen durch externe Fachkollegen Verfahrensanweisungen Freiwillige Fach- und LV-Evaluation Durch QMB initiierte Fach- und LV-Evaluation Pro-/Studiendekan mit SK Fachverantwortlicher Prodekan/Studiendekan auf Anweisung des QMB der Fak. Fachverantwortlicher Prodekan/Studiendekan auf Anweisung des QMB der Fak. Prozessaufzeichnungen Pro-/Studiendekan mit Unterstützung des Ref. Bildung der Fak. und ASC (Eval.) Seite 9

10 Kernbereich Studium und Lehre - Prozess Lehre der Fachgebiete - Mittelzuweisung Wünsche zu Fachinhalten Fächerkatalog (Angebot an Studiengangkommissionen) Dekanat/Pro-/Studiendekan der Fakultät Studiengangkommission Anforderungen an die Studienkommission bzgl. Gestaltung der Fächer Studienkommission der Fakultät Prozessaufzeichnungen Jahresanalyse des FG A Jahresanalyse des FG B Jahresanalyse des FG X Fach 1 Fach II Fach III Fach X Durch QMB initiierte Evaluation durch Studierende Durch QMB initiierte Evaluation durch interne Fachkollegen Durch QMB initiierte Evaluation durch externe Fachkollegen Forschungsevaluation Seite 10

11 Steuerungsmaßnahmen: Kernbereich Studium und Lehre - Prozess Lehre der Fachgebiete - Ziel- und Leistungsvereinbarungen der Fakultät mit FG Mittelverteilung Fakultät mit FG Empfehlung an Fakultätsrat bzgl. Zuweisung finanzieller Mittel/personeller Ressourcen durch Fachverantwortliche Absicherung Lehrangebot Empfehlungen zu Weiterbildungsangeboten für Lehrende und das wissenschaftliche Personal Aktualisierung des Fächerkataloges Auswertung Studierende Lehrkraft - Prodekan mit SK - AG QMB Seite 11

12 Prozessbeschreibung Kernbereich Studium und Lehre Teilprozesse: Studiengangsumsetzung - Prozess Studiengänge - Prorektor für Bildung mit Studienausschuss Vorsitzender mit SGK gemeinsam mit Prüfungsausschuss der zuständigen Fakultät Abläufe: Modul Interne Evaluation des SG Externe Evaluation des SG Programmakkreditierung des SG Verfahrensanweisungen Einführung eines SG Weiterentwicklung eines SG Prozessaufzeichnungen Modulverantwortlicher Vorsitzender mit SGK gemeinsam mit zuständiger Fakultät Vorsitzender mit SGK in Abstimmung mit der zuständigen Fakultät und Rektorat Vorsitzender der SGK mit Unterstützung des Ref. Bildung der für den Studiengang zuständigen Fak Seite 12

13 Kernbereich Studium und Lehre - Prozess Studiengänge - Fächerkatalog (Angebot an SGK) Anforderungen an die Studienkommission bzgl. Gestaltung Dekanat/Pro-/Studiendekan der Fächer der Fakultät Studienkommission der Fakultät Studiengangkommission Evaluation der Module Studiengang A Interne Evaluation des Studienganges Externe Evaluation des Studienganges Prozessaufzeichnungen Programmakkreditierung Jahresanalyse des FG A Jahresanalyse des FG X... Fach III Durch QMB initiierte Evaluation durch interne Fachkollegen Fach X Durch QMB initiierte Evaluation durch externe Fachkollegen Forschungsevaluation Studien- und lehrbegleitende Dienstleistungen Seite 13

14 Steuerungsmaßnahmen: Kernbereich Studium und Lehre - Prozess Studiengänge - Vorgaben für Ziel- und Leistungsvereinbarung mit den Fakultäten Vorgabe für Änderung der Lehrstrategie Beschlussvorlage an Fakultätsrat mit anschließender Weiterleitung an Studienausschuss und Beschlussvorlage an den Senat bzgl. Einführung von Studiengängen bzgl. Aufhebung von Studiengängen bzgl. Änderung der Studiendokumente im Rahmen der Weiterentwicklung der Studiengänge im Ergebnis des TP Studiengangsdurchführung Vorgaben für Ziel- und Leistungsvereinbarung mit dem Land Einführung eines neuen Studienganges Aufhebung bestehender Studiengänge Betreuungsprogramm Einführung, Weiterentwicklung und Aufhebung von Modulen Kapazitätsabgleich (innerhalb einer Fakultät, interdisziplinär über die beteiligten Fakultäten, universitätsweit) Kooperation mit externen Partnern zur Ergänzung des Fächerangebotes Seite 14

15 Dienstleistungsprozesse - Prozess studien- und lehrbegleitende Dienstleistungen - Prozessbeschreibung Leiter des ASC unter Verantwortung des Prorektors für Bildung Abläufe: Evaluationsunterstützung Studienbetrieb (Stunden- und Prüfungsplanung, Prüfungsdatenverwaltung, Studierendenverwaltung, Unterstützung Fächerkatalog, Fachstudienberatung usw.) Verfahrensanweisungen Befragung von StudienanfängerInnen Aussprache mit dem 1. und 3. Fachsemester Bewertung der Studierenden durch Dozenten Paper-Pencil-Befragung der Absolventen bei Exmatrikulation Prozessaufzeichnungen Leiter ASC Seite 15

16 Dienstleistungsprozesse - Prozess studien- und lehrbegleitende Dienstleistungen - Steuerungsmaßnahmen: Effektive Gestaltung der Abläufe (= Verbesserung) innerhalb des Prozesses Effektive Gestaltung der Abläufe (= Verbesserung) zu angrenzenden Prozessen zur Vermeidung von Schnittstellenproblemen und Doppelaufgaben insbes. TU Ilmenau International School Fakultäten/Prüfungsämter Marketing Seite 16

17 Verantwortlichkeiten im QMS Zuständigkeiten für Kernbereiche sowie Führungs- und Dienstleistungsprozesse Prozessverantwortliche und untergeordnete Verantwortliche Stabsstelle QM AG QMB Mitarbeiter/Mitglieder der Universität Seite 17

18 Verantwortlichkeiten im QMS - Zuständigkeiten für Kernbereiche sowie Führungs- und Dienstleistungsprozesse - Unterstützung bei Einführung neuer Prozesse bzw. Änderungen von Prozessbeschreibungen durch Verantwortliche für den jeweils übergeordneten Bereich Im Einzelnen sind das: für die Führungsprozesse: für den Kernbereich Forschung: für den Kernbereich Studium und Lehre: für die Dienstleistungsprozesse: Rektor Prorektor Wissenschaft Prorektor Bildung Kanzler -> Näheres im QM-HB und in der Vorschrift zur Lenkung der Dokumente Seite 18

19 Verantwortlichkeiten im QMS - Prozessverantwortliche und untergeordnete Verantwortliche - Verantwortung für einen Prozess inkl. Teilprozessen und Abläufe des Prozesses ACHTUNG: Verantwortung kann an Teilprozessverantwortlichen delegiert werden! Unterbreitung von Verbesserungsvorschlägen zur Aktualisierung der Prozessbeschreibungen bzw. Anmeldung des Änderungsbedarfes von Prozessbeschreibungen Kenntnisnahme und Prüfung der Aktualisierung/Änderungen der Prozessbeschreibungen (durch QM-Stabstelle) Prozessaufzeichnung Erstellung von Verfahrensanweisungen (Freigabe nach Überprüfung durch die Stabstelle QM) -> Näheres im QM-HB und in der Vorschrift zur Lenkung der Dokumente Seite 19

20 Prozessverantwortliche und untergeordnete Verantwortliche - Rektorat - Prozess Strategische Entwicklung (in Abstimmung mit Hochschulrat, Senat, Strategierat) Untersetzung der Verantwortung in den Teilprozessen = Ermittlung, Abstimmung, Vorgabe und Kontrolle der strategischen Hochschulziele -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Führungsprozesse, Prozess Strategische Entwicklung Prozess Ressourcen und Infrastruktur (in Abstimmung mit Hochschulrat, Senat, Strategierat) Untersetzung der Verantwortung in den Teilprozessen = An äußere und innere Gegebenheiten (Finanzen, Gesetze usw.) angepasste Entwicklung der Universität -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Führungsprozesse, Prozess Ressourcen und Infrastruktur Seite 20

21 Prozessverantwortliche und untergeordnete Verantwortliche - Rektor - Freigabe des QM-HB -> Näheres in der Vorschrift zur Lenkung der Dokumente Teilprozess Strukturelle Entwicklung (mit Senatsausschuss für Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung) -> Widerspiegelung der Gesamtstrategie der TU Ilmenau in der strukturellen Entwicklung und der Mittelverteilung -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Führungsprozesse, Prozess Strategische Entwicklung Teilprozess Berufungspolitik (mit Senat) -> Widerspiegelung der Gesamtstrategie der TU Ilmenau in der Berufungspolitik der Universität -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Führungsprozesse, Prozess Strategische Entwicklung Seite 21

22 Prozessverantwortliche und untergeordnete Verantwortliche - Prorektor für Bildung - Prozess Studiengänge (mit Studienausschuss) -> Qualitätssicherung der Studiengänge, d.h. regelmäßige Qualitätsüberprüfung bzgl. Validität der Studiengangsziele, organisatorischer Ablauf, Verantwortlichkeiten, Konsequenzen für: Zufriedenheit der Studierenden, AbsolventInnen, Arbeitgeber Studierbarkeit Profilierung der Universität Hochschulranking und in Bezug auf die Passfähigkeit zur Lehrstrategie und ggf. Anpassung an Lehrstrategie. -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Kernbereich Studium und Lehre, Prozess Studiengänge Teilprozess Weiterentwicklung und Kontrolle der Lehrstrategie (mit Studienausschuss) -> Weiterentwicklung und Kontrolle der Umsetzung der Lehrstrategie entsprechend der Gesamtstrategie der TU Ilmenau -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Führungsprozesse, Prozess Strategische Entwicklung Seite 22

23 Prozessverantwortliche und untergeordnete Verantwortliche - Prorektor für Wissenschaft - Prozess Forschungsaktivitäten in den Forschungsschwerpunkten (mit Forschungsausschuss) -> Qualitätssicherung der Forschungsschwerpunkte, d.h. regelmäßige Qualitätsüberprüfung in den Forschungsschwerpunkte hinsichtlich Zufriedenheit der Forschungspartner, Forscherinnen und Forscher der Universität Umsetzung der Forschungsstrategie Hochschulranking und ggf. Anpassung der Forschungsstrategie -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Kernbereich Forschung, Prozess Forschungsaktivitäten in den Forschungsschwerpunkten Teilprozess Weiterentwicklung und Kontrolle der Forschungsstrategie (mit Forschungsausschuss) -> Weiterentwicklung und Kontrolle der Umsetzung der Forschungsstrategie entsprechend der Gesamtstrategie der TU Ilmenau -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Führungsprozesse, Prozess Strategische Entwicklung Seite 23

24 Prozessverantwortliche und untergeordnete Verantwortliche -Kanzlerin - Prozess Verwaltungsdienstleistungen (im Zusammenwirken mit den Dezernenten) -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Dienstleistungsprozesse, Prozess Verwaltungsdienstleistungen Teilprozess Ressourcenaufteilung der Finanzen (mit Rektorat) -> Jährliche Finanzzuweisung in den Ressorts Teilprozess Verteilung wissenschaftliches Personal (mit Rektorat und Ausschuss für Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung) -> Kennzifferngesteuerte dezentrale Verteilung des wissenschaftlichen Personals Teilprozess Verteilung nicht-wissenschaftliches Personal (mit Rektorat und Ausschuss für Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung) -> Kennzifferngesteuerte dezentrale Verteilung des sonstigen Personals Seite 24

25 Prozessverantwortliche und untergeordnete Verantwortliche -Kanzlerin - Teilprozess Sachmittelverteilung (mit Rektorat und Ausschuss für Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung) -> Kennzifferngesteuerte, dezentrale Sachmittelverteilung Teilprozess Verteilung der Räumlichkeiten (mit Rektorat und Ausschuss für Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung) -> Kennzifferngesteuerte Raumverteilung Teilprozess IT-Infrastruktur (mit Rektorat und Ausschuss für Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung) -> Sicherung und Erneuerung der IT-Infrastruktur Teilprozess Technologische Ausstattung (mit Rektorat und Ausschuss für Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung bzw. Forschungsausschuss) -> Erneuerung und Weiterentwicklung der technologischen Ausstattung -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Führungsprozesse, Prozess Ressourcen und Infrastruktur Seite 25

26 Prozessverantwortliche und untergeordnete Verantwortliche -Dekan - Prozess Einheit von Forschung und Lehre der FG (mit Fakultätsrat) -> Regelmäßige Qualitätsüberprüfung der Einheit von Forschung und Lehre der Fachgebiete und Kapazitätsanalyse -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Führungsprozesse, Prozess Einheit von Forschung und Lehre der FG Seite 26

27 Prozessverantwortliche und untergeordnete Verantwortliche - Prodekan - Prozess Forschungstätigkeit der Fachgebiete -> Regelmäßige Qualitätsüberprüfung der Forschungstätigkeit der FG in Bezug auf die Umsetzung der Forschungsstrategie der Universität und Überprüfung der Aktualität der Forschung sowie ggf. Impulse für Weiterentwicklung der Forschungsstrategie -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Kernbereich Forschung Prozess Lehre der FG (soweit es keinen Studiendekan gibt) Seite 27

28 Prozessverantwortliche und untergeordnete Verantwortliche - Studiendekan - Prozess Lehre der FG (mit Studienkommission) -> Regelmäßige Qualitätsüberprüfung der Lehre der FG in Bezug auf Anpassung an Forschungsinhalte und Sicherung eines kapazitätsgerechten Lehrangebotes -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Kernbereich Studium und Lehre, Prozess Studiengänge Seite 28

29 Prozessverantwortliche und untergeordnete Verantwortliche - Vorsitzender der Studiengangkommission - Teilprozesses Studiengangsumsetzung, d.h. Verantwortung für den SG -> Qualitätssicherung des Studienganges, d.h. regelmäßige Qualitätsüberprüfung der Validität der Studiengangsziele, organisatorischer Ablauf, Verantwortlichkeiten, Konsequenzen für: Zufriedenheit der Studierenden, AbsolventInnen, Arbeitgeber Profilierung der Universität Hochschulranking und in Bezug auf die Passfähigkeit zur Lehrstrategie und ggf. Anpassung an Lehrstrategie. Verantwortlicher für Abläufe - Interne Evaluation (gemeinsam mit zuständiger Fakultät) - Externe Evaluation (gemeinsam mit zuständiger Fakultät) - Programmakkreditierung (in Abstimmung mit der zuständigen Fakultät sowie dem Rektorat) -> Näheres in der Prozessbeschreibung Teil Kernbereich Studium und Lehre, Prozess Studiengänge Seite 29

30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 30

31 Auflagen aus Programmakkreditierungen BA/MA Wirtschaftsinformatik: Zuordnung von ECTS- Punkten zu einzelnen Modulen entsprechend dem tatsächlichen durchschnittlichen Arbeitsaufwand der Studierenden gemäß KMK-Strukturvorgaben BA AMW/MA MKF: Überarbeitung Modularisierungskonzept, Überprüfung Workloadansatz Ing.wiss. SG: Reduktion Präsenzzeit und der Prüfungsleistungen pro Semester, Überarbeitung PO und StO sowie Modulhandbücher Seite 31

32 ENWISS externe Evaluation Empfehlungen: Konzentration Personalmittel auf Schwerpunkte der Fakt. Entwicklung nicht-konsekutiver Studiengänge Klare Kriterien für die Qualität von Lehre und Forschung Beibehaltung und Weiterentwicklung GIG Anpassung Studienwerbung Medientechnologie Erhöhung der Absolventenrate Intensivierung Studienvorbereitung Studienanfänger Seite 32

33 Workload 1 LP = 30 h/1800 min (pro Semester 40 h/woche) 1 SWS = 45 min x 15 Semesterwochen = 675 min = 11,25 h 1 SWS Präsenz Selbststudium (1 SWS) 11,25 h 11,25 h Summe 22,50 h pro Semester verbleibender Rest 7,50 h pro Semester für Prüfungsvorbereitung (7,5 h x 30 LP = 225 h pro Semester Prüfungsvorbereitung : 40 h/wo ergibt 5,6 Wo Prüfungsvorbereitungszeit) Seite 33