Januar Leitfaden Anlagenbuchhaltung. Universität zu Köln. Grundlagen und Erläuterungen. Kurzfassung. Universität zu Köln

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1 Januar 2015 Leitfaden Anlagenbuchhaltung Universität zu Köln Grundlagen und Erläuterungen Kurzfassung Universität zu Köln

2 Herausgeber: Programmgestaltung und Redaktion: UNIVERSITÄT ZU KÖLN DER KANZLER Abteilung 62 Adresse: Albertus-Magnus-Platz Köln Telefon: 0221/ Druck: Zentrale Hausdruckerei der Universität zu Köln Stand: Januar 2015 Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. Was ist eine Anlage Seite 4 2. Was ist ein Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) Seite 5 3. Anschaffungskosten Seite 5 4. Anschaffungsnebenkosten Seite 5 5. Nachträgliche Anschaffungskosten Seite 6 6. Herstellungskosten Seite 6 7. Anlagen im Bau (auch Großgeräte) Seite 7 8. Bezug zum Beschaffungsantrag Seite 9 Seite 3

4 1. Was ist eine Anlage In das Anlagevermögen aufgenommen werden müssen a) alle selbständig nutzbaren Vermögensgegenstände, die b) eine Nutzungsdauer von länger als 1 Jahr aufweisen. Das Handelsgesetzbuch lässt eine Vereinfachung der Bewertung wie folgt zu: Anlagegüter < 150,01 (netto) Buchung in den Aufwand Anlagegüter > 150,01 bis 410,00 (netto) geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) Zu a) Selbständige Nutzbarkeit Selbständig nutzbar sind Vermögensgegenstände in der Regel dann, wenn sie nicht nur im Zusammenhang mit anderen Wirtschaftsgütern eine Funktion entfalten. Nicht selbständig nutzbare Vermögensgegenstände können gemeinsam mit anderen Wirtschaftsgütern eine Sachgesamtheit bilden, die selbständig nutzbar ist. Beispielsweise ist ein Schuh nicht selbständig nutzbar, ein Paar Schuhe hingegen schon. Die Bestimmung von Sachgesamtheiten in der Praxis kann schwierig sein. Beispielsweise sind Rechnereinheit, Bildschirm und Drucker einzeln betrachtet nicht selbständig nutzbar, da sich die Funktion nur in der Sachgesamtheit entfaltet. An der Universität zu Köln werden aber auch Monitore sowie Komplett-PC s, deren Wert unterhalb der Grenze von 410,01 netto liegt, einzeln in das Anlagevermögen aufgenommen, da eine Zuordnung zu einer konkreten Sachgesamtheit oft nicht möglich ist. Zu b) Bei einer Nutzungsdauer unter bis genau einem Jahr liegt ein Verbrauchsgegenstand vor. Es erfolgt keine Aufnahme in das Anlagevermögen. Verbrauchsgegenstände werden aufwandswirksam erfasst. Beispiele: Papier oder Toner sowie andere Verbrauchsmaterialien Instandhaltungs-/Erhaltungsaufwendung zur Erhaltung der Betriebsbereitschaft, Reparaturen, Wartungsarbeiten, Dienstleistungen etc. Bei einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr liegt ein Gebrauchsgegenstand vor. Gebrauchsgegenstände werden als Teil des Anlagevermögens aktiviert. 240 HGB schreibt die Einzelaktivierung eines jeden Anlagegutes vor. Seite 4

5 2. Was ist ein Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) Bei einem Vermögensgegenstand, der länger als ein Jahr nutzbar ist und dessen Netto-Anschaffungswert zwischen 150,00 und 410,00 liegt, spricht man von einem Geringwertigen Wirtschaftsgut (GWG). Dieses muss selbständig nutz- und bewertbar sein. Zudem muss eine begrenzte Nutzungsdauer vorliegen. Ein Geringwertiges Wirtschaftsgut ist abschreibungspflichtig und wird sofort im Jahr des Erwerbs abgeschrieben. 3. Anschaffungskosten Anlagen werden nach 255 HGB mit ihren Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bewertet. Die Anschaffungs-/Herstellungskosten sind der Gegenwert, den ein Betrieb aufwenden muss, um ein Wirtschaftsgut zu beschaffen und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Die Anschaffungskosten bestehen aus Anschaffungspreis (Rechnungspreis) sowie allen Nebenkosten, die mit der Beschaffung im Zusammenhang stehen. Der Wert wird wie folgt berechnet: Anschaffungspreis AHK (laut Eingangsrechnung) + direkte zurechenbare Anschaffungsnebenkosten (Transportkosten, Porto, Frachtkosten, Montagekosten, Einfuhrzölle, Einfuhrumsatzsteuer, Zulassungskosten usw.) + nachträgliche Anschaffungskosten - Anschaffungspreisminderung (Skonti, Boni, Rabatte) = Anschaffungskosten netto + Steuer = Anschaffungskosten brutto Für die Beurteilung, ob ein Vermögensgegenstand ein GWG ist, wird der Nettorechnungsbetrag herangezogen. Damit ist die Entscheidung unabhängig von Steuersatzänderungen der Umsatzsteuer. Gebucht werden die Anschaffungskosten brutto. Im hoheitlichen (nicht vorsteuerabzugsberechtigten) Bereich ist die Umsatzsteuer den Anschaffungskosten hinzu zu rechnen. 4. Anschaffungsnebenkosten Anschaffungsnebenkosten von Gegenständen des Anlagevermögens sind Aufwendungen, die zusätzlich zum Anschaffungspreis aufgewendet werden, um den Vermögensgegenstand zu erwerben, ihn an seinen Einsatzort zu bringen und in einem betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Die Anschaffungsnebenkosten müssen genau Seite 5

6 wie der Anschaffungspreis dem Wirtschaftsgut exakt zugeordnet werden können. Anschaffungsnebenkosten können vor, während oder nach dem Erwerb auftreten. Sie müssen mit dem Wirtschaftsgut aktiviert und somit auch abgeschrieben werden. Hierunter fallen: Verpackungskosten, Transportkosten, Porto, Frachtkosten, Transportversicherungsbeitrag, Provision, Einfuhrumsatzsteuer, Zölle für die Einfuhr, Montagekosten (bei Maschinen), Kosten der Installation oder Inbetriebnahme, Kosten für die Errichtung von Fundamenten, Zulassungskosten bei PKW, Überführungskosten bei PKW, Vermittlungskosten bei Gebäude- oder Grundstückskauf, Beurkundungskosten bei Gebäude- oder Grundstückskauf, Grunderwerbssteuer, Vermessungskosten etc. 5. Nachträgliche Anschaffungskosten Hierunter fallen Kosten, die zu einer erweiterten Nutzbarkeit oder Verlängerung der Nutzungsdauer und damit zu einer Wertsteigerung eines Anlagegutes führen. Sie sind im Rahmen der Anschaffungskosten zu aktivieren. Die Aufwendungen werden zur ursprünglichen Anlage (Anlagennummer) zugebucht. Eine nachträgliche Aktivierung weiterer Kosten kann viele Jahre nach Anschaffung eintreten. Wertgrenzen werden bei der Zuschreibung nicht beachtet. Zum Beispiel kann die nachträgliche Aufrüstung der Kapazität einer Festplatte in einer bereits vorhandenen Rechnereinheit zu den nachträglichen Anschaffungskosten gerechnet werden. 6. Herstellungskosten Herstellungskosten sind die Aufwendungen, die für die Herstellung eines Vermögensgegenstandes, seine Erweiterung oder für eine über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen. Diese setzen sich wie folgt zusammen: Materialeinzelkosten (MEK) + Fertigungseinzelkosten (FEK) + Sondereinzelkosten der Fertigung + Materialgemeinkosten (MGK) + Fertigungsgemeinkosten (FGK) + Verwaltungsgemeinkosten (VwGK) = Herstellungskosten Seite 6

7 Erläuterungen zu den einzelnen Kosten: Materialeinzelkosten sind direkt dem zu erstellenden Wirtschaftsgut zurechenbare Kosten wie Roh-, Hilfsund Betriebsstoffe. Rohstoffe Hauptbestandteil des Erzeugnisses z.b. Stahlblech, Holz Hilfsstoffe Nebenbestandteil des Erzeugnisses z.b. Farbe, Klebstoff, Schrauben Betriebsstoffe gehen nicht direkt in das Erzeugnis ein z.b. Schmieröl, Brennstoffe Fertigungseinzelkosten sind direkt zuzuordnende Lohnkosten. Dies sind Löhne der Mitarbeiter, die zeitanteilig für die Fertigung z.b. von Einzelteilen für die im Bau befindliche Anlage entstehen oder für den Zusammenbau der Anlage. Diese sind zu ermitteln aus Stundenzetteln. Sondereinzelkosten der Fertigung sind mit der Fertigung in direktem Zusammenhang stehende Entwurfskosten, Lizenzgebühren, Kosten für Modelle, Materialprüfungen. 7. Anlagen im Bau (auch Großgeräte) Aufwendungen/Ausgaben für Gegenstände im Sachanlagevermögen, die am Bilanzstichtag noch nicht fertig gestellt sind, werden in der Bilanz unter der Position Anlagen im Bau erfasst. Bei Anlagen im Bau fließen Fremdleistung sowie Eigenleistungen ein. Unter Anlagen im Bau fallen Gebäude wie auch größere Maschinen z.b. wissenschaftliche Anlagen, Ein- und Ausbauten, die in einer Werkstatt hergestellt werden. Die Inbetriebnahme erfolgt erst nach Zusammenbau. Alle zur Zeit des Aufbaus betreffenden Rechnungen bilden die Herstellungskosten des Anlagegutes. Nach endgültiger Fertigstellung wird die Anlage im Bau in eine echte Anlage umgewandelt. Es erfolgt eine Zusammenfassung und Umbuchung aller bis dahin aufgelaufenen Kosten auf eine echte Anlagennummer. Erste Schritte Vor der ersten Beschaffung muss der Besteller eine Mitteilung an die Anlagenbuchhaltung abgeben, um eine Anlagennummer für Anlagen im Bau vergeben zu lassen. Diese teilt ihm die Anlagenbuchhaltung mit. Alle zukünftig zu tätigenden Beschaffungen erfolgen unter Angabe dieser Anlagennummer. Seite 7

8 Es sind folgende Informationen der Anlagenbuchhaltung anzugeben: - Bezeichnung der Anlage im Bau - Angabe der endgültigen Kostenstelle oder des PSP-Elementes für die spätere Verwaltung der Anlage - Angabe des entsprechenden Fonds - Standort- und Raumangabe - Voraussichtliches Fertigstellungsdatum/-jahr Weiteres Vorgehen: - Der Besteller legt die Kontierung (Kostenstelle oder PSP-Element sowie Fond) für die Anlage im Bau fest. Bei der ersten Beschaffung wird die Anlagennummer für AIB dem Einkauf im Beschaffungsantrag mitgeteilt. - Der Besteller gibt für alle Folgebestellungen zu dieser Anlage im Bau diese Anlagennummer an den Einkauf weiter. - Alle Rechnungen zu der AIB (auch bei Beschaffung ohne Beteiligung des Einkaufs) müssen die Anlagennummer sowie eine Kontierung aufweisen. Fertigstellung der Anlage: - Nach Fertigstellung der Anlage im Bau teilt der Besteller zeitnah das Fertigstellungs- bzw. das Datum der Inbetriebnahme mit. - Noch nicht eingereichte Rechnungen müssen spätestens jetzt der Anlagenbuchhaltung vorgelegt werden, damit noch eine rechtzeitige Erfassung erfolgen kann. Seite 8

9 8. Bezug zum Beschaffungsantrag Zubehör zu Inventarnummer Hier muss geprüfte werden, ob das Zubehör die Funktion oder die Nutzungsdauer einer Anlage erweitert. Bei einer Erweiterung erfolgt die Zubuchung zur bestehenden Anlage. Wird durch das Zubehör die Funktion oder die Nutzungsdauer der Anlage nicht erweitert, wird das Zubehör in den Aufwand gebucht. Werterhöhendes Erweiterungsteil Wird durch ein zusätzlich zu einer Anlage angeschaffter Artikel die Funktion oder die Nutzungsdauer einer Anlage erweitert, wird dieser Artikel zur Anlage zugebucht und somit aktiviert. Ersatzteil zu Inventarnummer Dient die Anschaffung eines Ersatzteils dem Erhalt der Betriebsbereitschaft einer bereits bestehenden Anlage (Verschleiß, Verbrauchsteile) so ist diese Ersatzbeschaffung in den Aufwand zu buchen. Es erfolgt keine Aktivierung zu einer bereits bestehenden Anlage. Einzelteil zum Eigenbau von Geräten Diese Position bezieht sich auf Anlagen, die sich im Bau befinden. Hier erfolgt eine Inventarisierung zur Anlage im Bau. Wertgrenzen müssen hier nicht beachtet werden. Seite 9

10 Ansprechpartner bei Fragen/Problemen zur Anlagenbuchhaltung: Dezernat 6 Abteilung Abteilungs- und Sachgebietsleitung Anlagenbuchhaltung Christof Brüsselbach Telefon: c.bruesselbach@verw.uni-koeln.de Anlagenbuchhaltung Allgemein Anja Deutschmann Telefon: a.deutschmann@verw.uni-koeln.de Anlagenbuchhaltung Allgemein Anlagen im Bau - Großgeräte - Wissenschaftliche Versuchsaufbauten/Experimente Manuela Heinze-Schlösser Telefon: m.heinze-schloesser@verw.uni-koeln.de Bilanzbuchhaltung Carmen Picht Telefon: c.picht@verw.uni-koeln.de Verfasser: Manuela Heinze-Schlösser Quellenverzeichnis: Universität zu Köln, HGB, EStG, HWFVO Seite 10