Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 1

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1 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 1 Ab dem Schuljahr 2004/05 werden keine Schülerstammblätter und Schülerstammkarten mehr weitergeführt. Alle Daten werden in e*sa erfasst. Die begonnenen Stammblätter begleiten die Schüler bis zum Ende ihrer Schulpflicht. Schulanfänger ab dem Schuljahr 2004/05 werden ausschließlich mit e*sa verwaltet. Bei einem Wechsel in eine e*sa-freie Zone (AHS, anderes Bundesland,...) werden der e*sa-ausdruck Schülerstammblatt (+ Papier-Schülerstammblatt für Schüler mit Schuleintritt vor 2004/05) übermittelt. Mögliche Arbeitsteilung in der e*sa-schülerverwaltung S c h u l l e i t e r (bzw. Stellvertreter) K l a s s e n v o r s t a n d Ersterfassung der Schulanfänger Wartung der Schülerdaten Erfassung neuer Schüler aus der e*sa-freien Zone Gruppenzuordnung Klassenzuordnung der Schüler Fachzuordnung Ausstellung von Berechtigungen und Zertifikaten Einschulung der Lehrer in die e*sa- Notenvergabe (= Modul Notenverwaltung) Schülerverwaltung Zeugnisdruck Bescheide/Entscheidungen eintragen (s. S. 10) HS-Fachkoordinator B e z i r k s s c h u l r a t Leistungsgruppenzuordnung Bescheide/Entscheidungen eintragen (s. S. 10) Umstufung in eine andere Leistungsgruppe SPF eintragen I n h a l t ÜBUNG 1: Zuordnen von Schülern aus dem Schülerpool an Ihre Schule... Seite 6 ÜBUNG 2: Zuordnen von zugeordneten Schülern zu einer Klasse... Seite 6 ÜBUNG 3: Anlegen eines neuen Schülers (Bescheide/Entscheidungen u. SPF, )... Seite 7 ÜBUNG 4: Abgeben von Schülern an eine andere Bildungseinrichtung... Seite 12 ÜBUNG 5: Klassenwechsel eines Schülers... Seite 12 ÜBUNG 6: Zuordnung eines Schülers zu einer bestimmten Gruppe/Leistungsgruppe... Seite 13 ÜBUNG 6A: Löschen einer Gruppenzuordnung bei einem Schüler... Seite 13 ÜBUNG 6B: Umstufung eines Schülers in eine andere Leistungsgruppe... Seite 14 ÜBUNG 7: Fachzuordnung für Schüler... Seite 14 ÜBUNG 8: Grunddaten der Schüler bearbeiten... Seite 15 ÜBUNG 9: Abgabe von Schülern an den Schülerpool... Seite 15

2 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 2 Modul: Schülerverwaltung Die e*sa-schülerverwaltung darf nur auf einem Schul-PC (Konferenzzimmer, Informatikraum,...) von den Leitern bzw. Lehrern bearbeitet werden (lt. Auskunft des LSR). 1. Java installieren Um mit e*sa arbeiten zu können, müssen Sie zuerst Java installieren. Anmerkung: Eine genaue Anleitung mit Bildschirmbildern finden Sie auf dem e*sa-cbt unter dem Menüpunkt Installationsanleitung. Installieren Sie die neue Version JAVA 2 RUNTIME ENVIRONMENT (J2RE), STANDARD EDITION, VERSION 1.4.2_X von der e*sa-cbt! 1. Legen Sie das e*sa-cbt ein. Es erscheint ein Menü. Sollte das Menü nicht von selbst erscheinen, klicken Sie auf das Icon Arbeitsplatz und anschließend auf das CD-ROM-Symbol, danach machen Sie einen Doppelklick auf "AutoPlay.exe"! 2. Klicken Sie im Menü auf Java installieren. 3. Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung! Klicken Sie auf Weiter! 4. Nun wird der Setuptyp abgefragt (Standard ist voreingestellt). Klicken Sie auf Weiter! 5. Java wird nun installiert. Klicken Sie auf Fertigstellen! 2. e*sa installieren Wenn Sie e*sa zum ersten Mal auf einem PC verwenden (z. B. Konferenzzimmer) ist es empfehlenswert, e*sa von dem e*sa-cbt zu installieren. 1. Legen Sie das e*sa-cbt ein. 2. Klicken Sie im Menü auf e*sa installieren. Die Installation wird gestartet. Das Web Start Cache Directory wird abgefragt. 3. Drücken Sie Install. 4. Die Installation von e*sa ist abgeschlossen, wenn in der Titelleiste Completed erscheint. Drücken Sie Close. 3. e*sa-cbt installieren (bei Bedarf) Wählen Sie die Option und starten Sie das CBT mit dem Befehl Quick Start (= Verknüpfung auf dem Desktop). Sollte beim Start des CBT eine Fehlermeldung erscheinen, legen Sie die CD-Rom ein und starten Sie das Programm noch einmal.

3 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 3 Vorarbeiten für die Schülerverwaltung Um mit der Schülerverwaltung arbeiten zu können, müssen folgende Vorarbeiten/Kontrollen gemacht werden. 1. Kontrollieren Sie in der Schulstruktur die genaue Gruppenabbildung und die richtige Klassenzuordnung. 2. Kontrollieren Sie in der Schulstruktur bei allen Fächern aller Klassen die Felder Zeugnisname, Zeugnisdruck, Beurteilung, Standardmäßig sind alle Häkchen für Zeugnisdruck und Beurteilung gesetzt. Bei allen Fächern, die nicht am Zeugnis aufscheinen, ist das Häkchen Zeugnisdruck auszuschalten (z. B.: BESF). Bei unverbindlichen Übungen (keine Note, aber Zeugnisdruck) ist auch das Feld Beurteilung zu aktivieren. Im Modul Notenverwaltung kann dann die verbale Beurteilung teilgenommen eingetragen werden. 3. Weisen Sie den Klassen in der Schulstruktur einen Klassenvorstand (= Klassenlehrer in der VS) zu. Dies ist nötig, damit Klassenvorstände die Schüler ihrer Klassen bearbeiten können. 4. Weisen Sie in der Schulstruktur auch alle verbindlichen Übungen mit Wochenstundenzahl 0 bei den Fächern den Klassen zu. VS: Lebende Fremdsprache = VÜLF/1., 2. Stufe; Verkehrserziehung = VÜVE/ Stufe; HS: Berufsorientierung = VBO

4 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 4 5. SONDERFALL: Bei Klassen, die von Schülern mit unterschiedlichen Lehrplänen besucht werden, müssen alle Fächer aller Lehrpläne angeführt werden. Beispiel 1: Integrationsklassen (genaue Information folgt). Beispiel 2: integrativ geführte Vorschulklasse 6. Tragen Sie gegebenenfalls weitere Schulstufen in der Schülerverwaltung bei den Klassen ein. 7. Um die Schüler den Klassen in der Schülerverwaltung zuordnen zu können, müssen zuvor die Klassen in der Schulstruktur angelegt werden.

5 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 5 Arbeiten mit der Schülerverwaltung a) Klicken Sie auf das Modul. b) Klicken Sie auf das Untermodul. c) Klicken Sie auf Ihre Schule (z. B. 03SS1). d) Klicken Sie auf Schüler. 1. Schüler des Schülerpools sind schulpflichtige Schüler, die in e*sa angelegt wurden und noch keiner Bildungseinrichtung zugeordnet sind. Hier landen auch Schüler, die nach der VS in eine AHS wechseln. 2. Wahrscheinliche Schüler sind der eigenen Bildungseinrichtung zu einem späteren Datum zugeordnet. 3. Zugeordnete Schüler sind Ihrer Schule zugeordnet (aber noch keiner Klasse Ihrer Schule) 4. Aktive Schüler sind Ihrer Schule UND einer Klasse Ihrer Schule zugeordnet. Die Schüler befinden sich nach der Zuordnung in den Klassen.

6 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 6 ÜBUNG 1: Zuordnen von Schülern aus dem Schülerpool an Ihre Schule SCHULLEITER Hier müssen Sie mit Suchkriterien arbeiten: Beispiele für Suchkriterien: A im Feld Nachname sucht alle Schüler, deren Familienname mit einem A beginnt. PLZ von 4600 bis 4600 sucht alle Schüler aus Wels. Auch die Verknüpfung von mehreren Suchkriterien ist möglich. a) Klicken Sie auf Schüler. b) Klicken Sie auf Schüler des Schülerpools. Es erscheint der Bereich Schülersuche Eingaben. c) Geben Sie ein Suchkriterium ein und klicken Sie auf Suche starten. d) Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den gewünschten Schüler. Der Schüler ist nun markiert. e) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Schüler. Es erscheint ein Kontextmenü. f) Klicken Sie im Kontextmenü auf Bildungseinrichtungszuordnung. g) Es erscheint das Fenster Bildungseinrichtungszuordnung ändern. Kontrollieren Sie hier die Angaben (Datum, ) und klicken Sie auf Speichern. Der Schüler wird nun bei den zugeordneten Schülern angezeigt und kann danach einer Klasse zugewiesen werden (s. ÜBUNG 2). ÜBUNG 2: Zuordnen von zugeordneten Schülern zu einer Klasse SCHULLEITER a) Klicken Sie auf Schüler. b) Klicken Sie auf zugeordnete Schüler. Es erscheint eine Liste mit den Ihrer Schule zugeordneten Schülern. c) Markieren Sie mit der linken Maustaste einen Schüler. d) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Schüler. Es erscheint ein Kontextmenü. e) Klicken Sie im Kontextmenü auf Klassenzuordnung f) Es erscheint das Fenster Klassenzuordnung ändern. Wählen Sie die Klasse und das Datum aus und klicken Sie auf Speichern. Die zugeordneten Schüler erscheinen jetzt auch in der Liste der aktiven Schüler mit der zugeordneten Klasse und bei den entsprechenden Klassen.

7 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 7 WICHTIG: Mit Hilfe der Strg-Taste können mehrere auseinander stehende Schüler gleichzeitig markiert werden. Klick Strg-Taste Klick Klick Mit Hilfe der Umschalt-Taste markiert werden. können mehrere untereinander stehende Schüler gleichzeitig Klick Umschalttaste Klick ÜBUNG 3: Anlegen eines neuen Schülers SCHULLEITER Ein neuer Schüler (z. B. Schulanfänger, Schüler aus der e-sa-freien Zone, ) wird direkt bei der entsprechenden Klasse angelegt. a) Klicken Sie auf die Klasse (z. B. 1i), die der neue Schüler besuchen wird. Die Klasse ist nun markiert und es erscheint die Schülertabelle (= Klassenliste). b) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Klasse. Es erscheint ein Kontextmenü. c) Klicken Sie im Kontextmenü auf Neuer Schüler. Es erscheint das Schülerstammblatt mit den Registerkarten: Damit ein Schüler geführt werden kann, müssen Sie zunächst (!) folgende Mindesteingaben machen: Registerkarte Grunddaten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum Registerkarte Kontakte: Erziehungsberechtigter

8 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 8 Anmerkung: Alle Felder sind gem. Bildungsdokumentationsgesetz Pflichtfelder. Geb. Datum: Bestätigen Sie die Eingabe in diesem Feld mit der Enter-Taste. Danach wird der Schulpflichtbeginn und das Schulpflichtende automatisch errechnet. SVNr.: Lt. Auskunft des LSR sind die Eltern gesetzlich verpflichtet die Sozialversicherungsnummer ihres Kindes der Schule bekanntzugeben. Anz. Geschwister: Die Anzahl bezieht sich auf die Geschwister, die im selben Familienverband ( Haushalt ) leben. Dazu zählen auch Halbgeschwister.

9 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 9 Registerkarte: Kontakte Hier brauchen ausschließlich erziehungsberechtigte Elternteile eingetragen werden. Ausnahme: Sie wollen eine Kontaktart ergänzen (z. B.: Telefonnummer der Großmutter). Markieren Sie die gewünschte Verhältnisart (z. B. Vater) und Sie erhalten die dazu eingetragenen Adressdaten, Registerkarte: Schullaufbahn ACHTUNG: Auf dieser Registerkarte kann man keine Eintragungen machen. Besuchsjahr: Anzahl der Jahre ab Beginn der Schulpflicht (bei vorzeitiger Aufnahme: ab Schuleintritt).

10 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 10 Registerkarte: Bescheide/Entscheidungen (inkl. Sonderpädagogik/Status) A: Bescheide/Entscheidungen eintragen: a) Klicken Sie auf. Es erscheint folgender Eintrag (Beispiel): b) Klicken Sie in die Spalte Ereignis, damit sich die Ereignisliste öffnet. Behörde = z. B. BSR Wels-Stadt GZ = Geschäftszahl B/Datum = Datum des Bescheides Folgende Bescheide/Entscheidungen werden vom BSR eingetragen: Abmeldung in den häuslichen Unterricht Befreiung von der Schulpflicht Beurlaubung/Fernbleiben vom Schulbesuch (> 1 Woche) c) Bearbeiten Sie die entsprechenden Felder und klicken Sie auf Speichern. B: SPF eintragen: Ein Eintrag im Bereich Sonderpädagogik/Status erfolgt vom BSR.

11 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 11 Registerkarte: Gruppenzuordnung ACHTUNG: Auf dieser Registerkarte kann man keine Eintragungen machen. Hier erscheinen die Gruppen, die dem Schüler zugeordnet wurden. Registerkarte: Noten ACHTUNG: Auf dieser Registerkarte kann man keine Eintragungen machen. Hier erscheinen die Noten, die im Modul Notenverwaltung eingetragen wurden. Registerkarte: Sonstiges Der Bereich Matrikinformationen ist NICHT auszufüllen. Die Betreuungsangebote KÖNNEN ausgefüllt werden. Vorteil: Sie können dann Ausdrucke mit den entsprechenden Betreuungsangeboten (Frühbetreuung, Gastschüler,...) generieren.

12 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 12 ÜBUNG 4: Abgeben von Schülern an eine andere Bildungseinrichtung SCHULLEITER Am Ende des Schuljahres 2003/04 müssen die VS-Schulleiter auf diesem Weg die Schüler der 4. Klassen an die HS abgeben. Die HS-Schulleiter geben die Schüler an die PTS weiter. Schüler, die in die e*sa-freie Zone wechseln, kommen Zurück in den Schülerpool. a) Klicken Sie auf die Klasse, die der Schüler besucht. Es erscheint die Schülertabelle (= Klassenliste). b) Markieren Sie einen oder mehrere Schüler. c) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den/die Schüler. Es erscheint ein Kontextmenü. d) Klicken Sie im Kontextmenü auf Bildungseinrichtungszuordnung. e) Es erscheint das Fenster Bildungseinrichtungszuordnung ändern. f) Geben Sie in das Feld Bildungseinrichtung z. B. Wels (oder 03 für Wels) ein. g) Klicken Sie auf Suchen. Jetzt erhalten Sie alle Welser Schulen. h) Markieren Sie nun die gewünschte Schule. g) Geben Sie das entsprechende Datum ein und klicken Sie Speichern. ÜBUNG 5: Klassenwechsel eines Schülers SCHULLEITER a) Klicken Sie auf die Klasse, die der Schüler besucht. Es erscheint die Schülertabelle (= Klassenliste). b) Markieren Sie einen oder mehrere Schüler. c) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den/die Schüler. Es erscheint ein Kontextmenü. d) Klicken Sie im Kontextmenü auf Klassenzuordnung. e) Es erscheint das Fenster Klassenzuordnung ändern mit den ausgewählten Schülern. f) Geben Sie die neue Klasse und das Datum ein und klicken Sie auf Speichern.

13 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 13 ÜBUNG 6: Zuordnung eines Schülers zu einer bestimmten Gruppe/Leistungsgruppe KLASSENVORSTAND a) Klicken Sie auf die Klasse, die der Schüler besucht. Es erscheint die Schülertabelle (= Klassenliste). b) Markieren Sie einen oder mehrere Schüler. c) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den/die Schüler. Es erscheint ein Kontextmenü. d) Klicken Sie im Kontextmenü auf Gruppenzuordnung. e) Es erscheint das Fenster Gruppenzuordnung ändern mit den ausgewählten Schülern. f) Geben Sie die gewünschte Gruppe/L. Gruppe und das Datum ein und klicken Sie auf Speichern. ANMERKUNG: Sie können mit dem Befehl Übernehmen ohne mehrmaliges Öffnen/Schließen des Fensters Gruppenzuordnung ändern mehrere Gruppen/Leistungsgruppen hintereinander einem Schüler zuweisen. Bei der nächsten Programmverbesserung (Herbst 2004) wird im Notizfeld angezeigt, welche Gruppen bereits einem Schüler zugeordnet wurden. ÜBUNG 6A: Löschen einer Gruppenzuordnung bei einem Schüler KLASSENVORSTAND a) Klicken Sie Gruppen. b) Klicken Sie auf die entsprechende Gruppe, die der Schüler besucht. Es erscheint die Schülertabelle mit den Schülern, die die Gruppe besuchen. c) Markieren Sie einen oder mehrere Schüler. d) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den/die Schüler. Es erscheint ein Kontextmenü. e) Klicken Sie im Kontextmenü auf Gruppenzuordnung ändern. f) Es erscheint das Fenster Gruppenzuordnung ändern. g) Geben Sie das entsprechende Datum ein klicken Sie auf Speichern. Bei einer fehlerhaften Gruppenzuordnung können Sie den Befehl Ganze Gruppenzuordnung löschen verwenden.

14 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 14 ÜBUNG 6B: Umstufung eines Schülers in eine andere Leistungsgruppe FACHKOORDINATOR a) Klicken Sie auf Gruppen. b) Klicken Sie auf die entsprechende Leistungsgruppe, die der Schüler besucht. Es erscheint die Schülertabelle mit den Schülern, die diese Leistungsgruppe besuchen. c) Markieren Sie einen oder mehrere Schüler. d) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den/die Schüler. Es erscheint ein Kontextmenü. e) Klicken Sie im Kontextmenü auf Gruppenzuordnung ändern. f) Es erscheint das Fenster Gruppenzuordnung ändern. g) Aktivieren Sie Umstufung. Geben Sie das entsprechende Datum, den Namen der Leistungsgruppe und die Stufe (1, 2 oder 3) ein. h) Klicken Sie auf Speichern. ACHTUNG: Wenn Sie eine Umstufung durchführen, darf die vergangene Gruppenzuordnung nicht gelöscht werden, d. h. die Optionen Ganze Gruppenzuordnung löschen und Ab Datum löschen dürfen NICHT verwendet werden. ÜBUNG 7: Fachzuordnung für Schüler KLASSENVORSTAND a) Klicken Sie auf die Klasse, die der Schüler besucht. Es erscheint die Schülertabelle (= Klassenliste). b) Markieren Sie einen oder mehrere Schüler. c) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den/die Schüler. Es erscheint ein Kontextmenü. d) Klicken Sie im Kontextmenü auf Fachzuordnung. e) Es erscheint das Fenster Änderung der Klassen/Fachzuordnung mit den ausgewählten Schülern. Es werden alle Fächer angezeigt, die die Schüler lt. Klassenzuordnung haben und alle Fächer, die die Schüler lt. Gruppenzuordnungen/Leistungsgruppenzuordnungen haben.

15 Gerhard Anzinger, Gerhard Fürtauer: e*sa-schülerverwaltung im Bezirk Wels-Stadt Seite 15 f) Markieren Sie die falsch zugewiesenen Fächer und bringen Sie diese mit der Pfeiltaste in den Status nicht zugeordnete Fächer. g) Klicken Sie auf Speichern. ÜBUNG 8: Grunddaten der Schüler bearbeiten KLASSENVORSTAND a) Klicken Sie direkt auf den Namen des entsprechenden Schülers. Es erscheinen die Registerkarten Grunddaten, Schullaufbahn, Bescheide/Entscheidungen, Informationen zu den einzelnen Registerkarten finden Sie auf den Seiten ÜBUNG 9: Umzug eines Schülers in die e*sa-freie Zone (= Abgabe von Schülern an den Schülerpool) SCHULLEITER a) Klicken Sie auf die Klasse, die der Schüler besucht. Es erscheint die Schülertabelle (= Klassenliste). b) Markieren Sie einen oder mehrere Schüler. c) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den/die Schüler. Es erscheint ein Kontextmenü. d) Klicken Sie im Kontextmenu auf Zurück in den Schülerpool. e) Es erscheint das Fenster Zuordnung entfernen. f) Geben Sie das Datum ein und drücken Sie auf Speichern.