MENTORING ENTERJOB LEITFADEN

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2 Mit dem vorliegenden Leitfaden für Mentees und Mentor_innen haben wir grundlegende Informationen zum Mentoringprogramm enterjob zusammengestellt. I. ZIELE DES MENTORINGPROGRAMMS ENTERJOB Mentoring ist ein etabliertes und mittlerweile weit verbreitetes Instrument der Personalentwicklung an Hochschulen, in Unternehmen und in Institutionen, das es den teilnehmenden Mentees ermöglicht, im Austausch mit einer berufserfahrenen Person eigene Fähigkeiten und Kompetenzen zu erkennen, im beidseitigen Austausch kritisch zu reflektieren und gezielt für die Planung und aktive Ausgestaltung der eigenen beruflichen Laufbahn einzusetzen. Das im Career Service der Leuphana Universität Lüneburg verankerte Mentoringprogramm enterjob ist speziell auf die Bedürfnisse der Bachelor- und Master-Studierenden sowie Absolvent_innen der Leuphana ausgerichtet. Es bietet teilnehmenden Mentees aller Fächer der vier Fakultäten Bildung, Kulturwissenschaften, Nachhaltigkeit und Wirtschaftswissenschaften berufliche Orientierung durch den gezielten Aufbau überfachlicher Kompetenzen und unterstützt bei der persönlichen beruflichen Standortbestimmung sowie beim Eintritt in den Beruf. II. PROGRAMMABLAUF ENTERJOB Das Mentoringprogramm enterjob ist insgesamt auf einen Zeitraum von zwölf Monaten angelegt. Für die eigentliche Tandem-Phase, also für den persönlichen Austausch zwischen Mentee und Mentor_in, sind sechs Monate vorgesehen. Das Mentoringprogramm für den Jahrgang läuft in folgenden Schritten ab: 2

3 BEWERBUNG & AUFTAKT Interessierte Studierende und Absolvent_innen der Leuphana können sich bis zum 8. Mai 2016 mit einem Motivationsschreiben und dem ausgefüllten Fragebogen bewerben. Wir freuen uns über Teilnehmer_innen, die bereits genauere Vorstellungen bezüglich ihres Berufsziels und ihres beruflichen Werdegangs haben. Wichtige Auswahlkriterien für die Teilnahme sind darüber hinaus vor allem die Haltung, aktiv die eigene Berufsbiographie mitzugestalten sowie die Bereitschaft, selbstständig mit Unterstützungsangeboten des Team enterjob nach einer Mentorin oder einem Mentor zu suchen und sich intensiv in die Tandembeziehung einzubringen. Potenzielle Mentees sollten veränderungsbereit, flexibel und offen für Feedback seitens der Mentor_innen sein. Wir legen außerdem Wert auf eine heterogene Zusammensetzung der Gruppe der Mentees, sowohl hinsichtlich der Studienfächer als auch mit Bezug auf die persönlichen Biographien der Teilnehmenden und berücksichtigen Diversitätsmerkmale wie u.a. Geschlecht, Handicaps oder kulturelle Vielfalt bei der Auswahl der Teilnehmenden. Gleichzeitig erwarten wir von allen Mentees ein kritisches Bewusstsein für Fragen rund um Gender, Diversität und Chancengleichheit und die Bereitschaft zur Reflexion der eigenen gesellschaftlichen Position. 3

4 Das Mentoring enterjob startet mit dem für alle Mentees verpflichtenden Auftakt-Workshop am 4. Juni Die Teilnahme ist Voraussetzung für das Matching und die Zulassung zur Tandemphase. Der Auftakt-Workshop bietet Hintergrundwissen zum Thema Mentoring. Gleichzeitig lernen die zukünftigen Mentees das Team von enterjob kennen und arbeiten gemeinsam daran, ihre Zielvorstellungen für das Mentoring-Tandem zu konkretisieren. RAHMENPROGRAMM Das Rahmenprogramm bereitet die teilnehmenden Mentees auf die Recherche sowie die Ansprache potenzieller Mentor_innen vor. Mentees konkretisieren ihren Berufswunsch und reflektieren eigene Erwartungen an den Beruf und an sich selbst. Außerdem können sie lernen, ihr Anliegen gegenüber den jeweiligen Mentor_innen überzeugend zu vertreten. Da ein Self-Matching-Programm wie enterjob hohe Anforderungen an Eigeninitiative und Selbstorganisation der teilnehmenden Mentees stellt, ist das Rahmenprogramm so konzipiert, dass es Schritt für Schritt auf diese besonderen Herausforderungen vorbereitet. Im verpflichtenden Workshop zur Berufszielklärung nehmen die Mentees unter Anleitung einer Trainerin eine persönliche Standortbestimmung hinsichtlich ihrer beruflichen Vorstellungen und/oder Erfahrungen vor. Außerdem entwickeln die Mentees konkrete Ziele für den Mentoringprozess und bereiten die Suche nach passenden Mentor_innen vor. Der Workshop In der Vielfalt erfolgreich: Chancengerechtigkeit im Beruf, der ebenfalls für alle teilnehmenden Mentees verbindlich ist, bietet Möglichkeiten zum offenen Austausch, um sich der eigenen Vielfältigkeit anzunähern und zu schauen, welche Rolle diese in Bezug auf die Berufswelt spielen kann. Darüber hinaus werden die eigene Selbst- und Fremdpositionierung und die gesellschaftlichen Anforderungen an Arbeitnehmer_innen genauer betrachtet. Die beiden Veranstaltungen zu Netzwerken (XING) sowie zu Gesprächs- und Verhandlungsführung dienen der unmittelbaren Vorbereitung auf die Suche nach passenden Mentor_innen und dem Aufbau eines Mentoring- Tandems. Der zweistündige Vortrag zu XING macht die Mentees mit Grundlagen des beruflichen Netzwerkens sowie mit der Erstellung eines Profils am Beispiel der Plattform XING vertraut. Die Veranstaltung zu Gesprächs- und Verhandlungsführung dient der Vorbereitung der Kommunikation zwischen Mentees und Mentor_innen von der ersten Ansprache bis hin zur Festlegung der Zielvereinbarungen für das Tandem. 4

5 MATCHING & TANDEM-PHASE Im Mittelpunkt eines jeden Mentoringprogramms steht der persönliche Austausch zwischen Mentee und Mentor_in über gemeinsame Ziele, Erwartungen und Wünsche. Die Auswahl der Mentor_innen kann von fachlichen Gesichtspunkten geleitet sein oder die Vorbild-Funktion von Mentor_innen in den Vordergrund stellen. Mentor_innen können in und außerhalb von Lüneburg gesucht werden und u.u. auch aus dem Ausland kommen. Die teilnehmenden Mentees sollten allerdings bedenken, dass das Mentoringprogramm enterjob keine Zuschüsse für Fahrtkosten zum Arbeitsort der jeweiligen Mentor_innen gewähren kann. enterjob ist ein Self-Matching-Mentoringprogramm, welches die teilnehmenden Mentees im Sinne des Leitbildes der Leuphana zu eigenverantwortlichem Handeln befähigt. Self-Matching bedeutet, dass die Mentees selbstständig mit ihren zukünftigen Mentor_innen in Kontakt treten und ein Mentoring-Tandem aufbauen. Die Suche nach geeigneten Mentor_innen erfolgt im Zeitraum zwischen Juni bis Oktober 2016 primär über die bereits existierenden Alumni-Netzwerke und -Gruppen der Leuphana (z.b. XING, LinkedIn, 23 Grad, Alumniportal). Dies bedeutet, dass sich sowohl Mentees als auch Mentor_innen mit Profilen in diesen Netzwerken sichtbar machen müssen, um einerseits suchen zu können und andererseits als Mentor_in gefunden zu werden. Zur Begleitung dieses Matching- Prozesses erhalten Mentees und Mentor_innen unterstützende Materialien von enterjob. Darüber hinaus steht das Team von enterjob allen Teilnehmenden während der gesamten Programmphase beratend zur Seite. ABSCHLUSSWORKSHOP Im Anschluss an die Tandem-Phase folgt der Abschlussworkshop. Dort können die Mentees gemeinsam mit ihren Peers ein abschließendes Resümee ziehen und dabei wichtige Hinweise zur Verbesserung des Programms für zukünftige Mentoring-Tandems geben. ZERTIFIKATE Sowohl die Mentees als auch die Mentor_innen erhalten für ihre Teilnahme am Programm sowie ihr ehrenamtliches Engagement ein Zertifikat. Die Mentees können dieses für zukünftige Bewerbungen verwenden und zeigen damit, dass sie sich bereits intensiv mit ihrem zukünftigen Berufsfeld und den damit verbundenen Aufgaben auseinandergesetzt haben. Gleichzeitig signalisieren sie damit potenziellen Arbeitgeber_innen ihre Bereitschaft, Verantwortung für den eigenen beruflichen Lern- und Ausbildungsprozess zu übernehmen. Mentor_innen, die beispielsweise eine Führungsposition anstreben oder Mentoring als Personalentwicklungsinstrument in ihrem Unternehmen einsetzen wollen, bietet die Erfahrung als Mentor_in eine nützliche Zusatzqualifikation. Mentor_innen empfehlen sich durch ihre Teilnahme am Mentoringprogramm enterjob als High Potentials, die die Persönlichkeits- und Kompetenzentwicklung von Nachwuchskräften als zentrale Führungsaufgabe begreifen. Außerdem kön- 5

6 nen Mentor_innen durch ihr Mitwirken im Mentoring-Tandem die eigenen kommunikativen Fähigkeiten weiterentwickeln und damit eine Kernkompetenz für zukünftige Führungspositionen erwerben. III. GRUNDLAGEN DER ZUSAMMENARBEIT IM MENTORING-TANDEM Die Arbeit innerhalb des Mentoring-Tandems basiert auf den vier Säulen Freiwilligkeit, Unabhängigkeit, Vertraulichkeit und Verbindlichkeit. Darüber hinaus steht das Programm enterjob für eine Wertschätzung heterogener Lebensentwürfe und setzt sich für Chancengleichheit auf allen gesellschaftlichen Ebenen ein. FREIWILLIGKEIT Sowohl Mentees als auch Mentor_innen nehmen aus eigener Motivation heraus am Mentoringprogramm enterjob teil. Eine finanzielle Vergütung oder anderweitige Kompensation für die in das Mentoring-Tandem investierte Zeit ist dabei explizit ausgeschlossen. Da es sich bei enterjob um ein außercurriculares Angebot handelt, können für die Teilnahme auch keine Credit Points an die Mentees vergeben werden. Es handelt sich bei dem Mentoringprogramm um ein zusätzliches Angebot für Studierende und Absolvent_innen um die Berufsorientierung und den Einstieg in den Beruf zu optimieren. Auch der Gruppe der Mentor_innen machen wir verschiedene Angebote, um sie für das Programm zu interessieren und in dessen Gestaltung aktiv einzubinden. Dazu gehören das Abonnement des vom Career Service veröffentlichten Unternehmensnewsletters sowie die Möglichkeit, eigene Ausschreibungen in die Stellenbörse Jobs und Praktika einzustellen. Darüber hinaus planen wir ein maßgeblich von den teilnehmenden Mentees initiiertes Mentoring- Forum, das einige Mentor_innen und ihre Unternehmen bzw. Institutionen nutzen können, um sich näher vorzustellen und Fragen rund um den Berufseinstieg vor einem größeren Publikum zu diskutieren. UNABHÄNGIGKEIT Mentees und Mentor_innen dürfen darüber hinaus in keiner direkten oder indirekten Arbeitsbeziehung zueinander stehen. Dies schließt Betreuungen von Bachelor- und Master-Arbeiten sowie Promotionen explizit ein. Damit soll die Unabhängigkeit sowohl von Mentees als auch von Mentor_innen im Tandem gewährleistet werden. 6

7 VERTRAULICHKEIT Die dritte Säule, die eine erfolgreiche Mentoring-Beziehung trägt, ist Vertraulichkeit. Die Offenheit beider Seiten, ohne die ein Mentoring-Tandem nicht erfolgreich sein kann, kann nur sichergestellt werden, wenn für die Gespräche ein geschützter Raum geschaffen wird und die während der Treffen offengelegten Informationen, Gedanken und persönlichen Erfahrungen von keiner der beiden beteiligten Seiten nach außen getragen werden. VERBINDLICHKEIT Neben Freiwilligkeit, Unabhängigkeit und Vertraulichkeit ist Verbindlichkeit eine weitere wichtige Säule, die ein gelungenes Mentoring-Tandem ausmacht. Dazu gehört zunächst der zuverlässige Umgang mit Terminen und Absprachen. Darüber hinaus sind Mentees hier noch einmal besonders gefordert, den Mentoringprozess aktiv zu gestalten. Es ist daher besonders wichtig, dass Mentees die anstehenden Treffen zuverlässig vorbereiten und für die (Gesprächs)Inhalte Verantwortung übernehmen. Kann das Mentoring-Tandem nicht wie geplant fortgeführt werden Gründe können z.b. zeitliche Engpässe aufgrund neuer, nicht vorhergesehener Verpflichtungen oder Krankheit sein muss dies der anderen Seite zeitnah kommuniziert werden. Mentee und Mentor_in sollten versuchen, selbstständig zu einer Lösung zu finden, die den frühzeitigen Abbruch des Mentoring-Tandems verhindert. Gelingt dies nicht, bitten wir darum, dass schnellstmöglich das Team von enterjob informiert wird. Gemeinsam werden wir dann an einer Lösung der Situation arbeiten, die für beide Seiten tragbar ist.. IV. AUSGESTALTUNG DER KONKRETEN ZUSAMMENARBEIT IM MEN- TORING-TANDEM Mentor_in und Mentee vereinbaren gemeinsam die Häufigkeit der Treffen und die Form der Kontakte. Je nachdem, wie weit Mentee und Mentor_in räumlich voneinander entfernt sind, können diese Treffen mehr oder weniger oft stattfinden. Insbesondere zu Beginn und zum Ende des Mentoring-Tandems empfehlen wir persönliche Treffen. Hat ein Kennenlernen bereits stattgefunden, kann der Erfahrungsaustausch auch per Telefon, oder Skype fortgesetzt werden. Es empfiehlt sich, für die jeweiligen Treffen Fragen oder Themen festzulegen und diese bereits im Voraus zu kommunizieren. Den Mentor_innen sollten ein bis zwei Stunden monatlich für den Mentoring-Prozess zur Verfügung stehen. Zu Beginn des Mentoring-Tandems werden Mentor_in und Mentee in der Regel gemeinsam über ihre Berufsbiographien, ihre beruflichen und persönlichen Interessen sowie ihre Ziele für das Mentoring-Tandem sprechen. Anschließend werden konkrete Zielvereinbarungen für den sechsmonatigen Zeitraum des Mentoring-Tandems getroffen. 7

8 Die Vielfalt an möglichen Themen und Inhalten, über die sich das Tandem austauschen kann, ist groß. Die folgenden Stichpunkte geben Anregungen, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Berufs- und Karriereplanung Biographische Reflexion Vereinbarkeit von beruflicher Tätigkeit mit Familienaufgaben Vermittlung von Themen für Abschlussarbeiten Einführung in Netzwerke Vermittlung von Praktika Hospitationen Mentees und Mentor_innen sollten engen Kontakt während der Tandem-Phase halten und sich immer wieder gegenseitig ein Feedback geben. Insbesondere die von den Mentees verlangte Zwischenevaluation eignet sich für eine gemeinsame Reflexion. Behalten Sie dabei die folgenden Fragen im Hinterkopf: Wie erleben Sie den Verlauf Ihrer Mentoring-Beziehung? Wie schätzen Sie den fachlichen und berufsbiographischen Austausch ein? Was würden Sie gern noch weitergeben? Wo stoßen Sie an Grenzen? Wo sehen Sie Hindernisse, Herausforderungen und Potenziale im Mentoring-Prozess? Wie nehmen Sie den Rhythmus der Mentoring-Kommunikation wahr und wie haben Sie diese erlebt? Am Ende der sechsmonatigen Tandem-Phase ist es empfehlenswert eine gemeinsame Bilanz zu ziehen. Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Wie zufrieden sind Mentee und Mentor_in mit dem bisher Erreichten? Welche Punkte und Fragen sind noch offen und müssen ggf. zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufgegriffen werden? Besprochen werden sollte auch, ob beide Seiten das Mentoring-Tandem über die Zeitdauer des Programms hinaus informell fortsetzen möchten. V. DIE ROLLE DER MENTEES Die Ziele der Mentees stehen mit Eintritt in das Mentoring-Tandem bereits weitgehend fest, da die Mentees aufgrund ihrer Teilnahme am Rahmenprogramm von enterjob zu diesem Zeitpunkt bereits ausführlich über ihre beruflichen Vorstellungen reflektiert und eine berufliche Standortbestimmung vorgenommen haben. Die Aufgabe der Mentees besteht daher vor allem darin, die Arbeit des Mentoring-Tandems analog zu ihren jeweils mit den Mentor_innen vereinbarten Zielen aktiv auszugestalten. Mentees schlagen Themen und Fragestellungen für die ge- 8

9 meinsame Diskussion mit den Mentor_innen vor, sie übernehmen die organisatorische Vorbereitung der Treffen und berichten den Mentor_innen über neue Entwicklungen und Fortschritte hinsichtlich ihrer Berufsbiographie. Des Weiteren sind die Mentees für ihre Kommunikation mit dem Team von enterjob verantwortlich. Sie informieren enterjob eigenständig über das Zustandekommen eines Mentoring-Tandems, über die im Tandem getroffenen Zielvereinbarungen und unterstützen das Team von enterjob aktiv bei allen Evaluations- und Qualitätssicherungsverfahren. VI. DIE ROLLE DER MENTOR_INNEN Mentor_innen, die bei enterjob aktiv sind, bieten Unterstützung bei der Karriereplanung und beim Eintritt in den Beruf. Sie teilen darüber hinaus mit den Mentees ihre Erfahrungen und Erfolgsstrategien hinsichtlich der Vereinbarkeit von beruflicher Tätigkeit mit Familienaufgaben. Die konkrete Rolle, die Mentor_innen in den Tandems einnehmen, orientiert sich an den Bedürfnissen der Mentees und an den gemeinsam getroffenen Zielvereinbarungen. Die Rolle von Mentor_innen kann daher von Tandem zu Tandem sehr unterschiedlich aussehen. Mentor_innen können berufliche Vorbilder oder Ideengeber sein. Sie öffnen Türen zu zentralen beruflichen Netzwerken oder vermitteln konkrete Ressourcen wie zum Beispiel einen Praktikumsplatz nach Abschluss des Mentoring. In jedem Fall unterstützen und ermutigen Mentor_innen die teilnehmenden Mentees und teilen (Erfahrungs)Wissen über Prozesse, Strukturen, informelle Spielregeln sowie Einstiegs- und Aufstiegschancen in einem bestimmten Berufsfeld. Auf der anderen Seite geben Mentor_innen auch kritisches, aber stets konstruktives Feedback und zeigen mögliche Alternativen zu den beruflichen Vorstellungen der Mentees auf. VII. AUFGABEN DER KOORDINATION DES MENTORINGPROGRAMMS ENTERJOB Das Team von enterjob stellt Informationen zum Mentoringprogramm auf der Website sowie in Form von Printprodukten (Flyer, Poster) bereit. Eine jeweils vor der Ausschreibung stattfindende Informationsveranstaltung hält erste Informationen für Interessierte bereit. Des Weiteren bieten wir eine Erstberatung für potenzielle Mentees, die persönlich oder per Telefon stattfinden kann. Im weiteren Verlauf des Mentoringprogramms ist das Team von enterjob darüber hinaus auch für die ausführlichen persönlichen Beratungen der Mentees zuständig. Dabei wird es darum gehen, die Suche nach geeigneten Mentor_innen unterstützend zu begleiten und dahingehend zu konkretisieren, dass die Mentees anschließend eigenständig den Kontakt zu geeigneten Men- 9

10 tor_innen aufnehmen können. Wir sind uns bewusst, dass nicht alle potenziellen Mentees ihr Vorhaben, ein Mentoring-Tandem aufzubauen, öffentlich machen möchten. Das Team von enterjob trägt diesem Wunsch Rechnung, indem Inhalte von Beratungen selbstverständlich vertraulich behandelt werden. Unsere Beratungen werden zudem nur von geschulten Mitarbeiter_innen durchgeführt. ORGANISATION DES RAHMENPROGRAMMS Das Rahmenprogramm hat im Mentoringprogramm enterjob einen besonderen Stellenwert, da es die teilnehmenden Mentees Schritt für Schritt auf den Self-Matching-Prozess und die Suche nach jeweils geeigneten Mentor_innen vorbereitet. Dies schließt insbesondere auch die Suche nach und Kommunikation mit Trainer_innen ein. Vorschläge für zukünftige Workshops oder Vorträge, die das Mentoringprogramm enterjob in der Zukunft bereichern könnten, nehmen wir jederzeit gern entgegen. QUALITÄTSSICHERUNG UND EVALUATION Das Mentoring enterjob wird durch die Programmkoordination evaluiert. Die Evaluation findet mehrstufig statt. Zunächst einmal werden alle Veranstaltungen des Rahmenprogramms evaluiert. Dies erfolgt zum einen mittels Feedback-Runden in der jeweiligen Veranstaltung selbst, aber auch in anonymisierter Form mit Fragebögen direkt im Anschluss an den jeweiligen Workshop oder Vortrag. Für die teilnehmenden Mentees gibt es darüber hinaus eine verpflichtende Zwischen- und Abschlussreflexion, in deren Rahmen jeweils auf Basis eines Fragenkatalogs ein Kurzbericht zur Mentoring-Erfahrung verfasst werden muss. Aber auch die Gruppe der Mentor_innen möchten wir gern aktiv in die Evaluation einbeziehen. Alle Mentor_innen erhalten von uns jeweils einen kurzen standardisierten Fragebogen zur Zwischen- und Abschlussreflexion. Gern lassen wir alle Interessierten an den Ergebnissen der Evaluation teilhaben. Außerdem freuen wir uns immer über Rückmeldungen, die per , telefonisch oder in einem persönlichen Gespräch übermittelt werden können und die über die Fragebögen hinaus ebenfalls zur Qualitätssicherung beitragen. 10

11 Leuphana Universität Lüneburg Mentoringprogramm enterjob Scharnhorststraße 1, C Lüneburg Fon » 11