Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Institute of Computer Science Chair of Communication Networks Prof. Dr.-Ing. P. Tran-Gia Vorlesung Professionelles Projektmanagement in der Praxis Prof. Dr. Harald Wehnes Veranstaltung 11 ( ): Qualitätsmanagement und das Project Excellence Modell, Multiprojektmanagement, Projektportfoliomanagement, PMO Arbeitstechniken SS 2016 Hinweis: Vorlesung wird aufgezeichnet und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt. Spezifika von Gründungsprojekten werden aus der Aufzeichnung zuvor eliminiert.

2 Agenda ( ) Organisatorisches Präsentationen PL der Teams 4 und 1 (Aufgabe 10) Qualitätsmanagement in Projekten Project Excellence Modell Multiprojektmanagement, Projektportfoliomanagement, Project Management Office (PMO) Arbeitstechniken Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2 2 2

3 Agenda ( ) Organisatorisches Präsentationen PL der Teams 4 und 1 (Aufgabe 10) Abschlussveranstaltung Klausur Basiszertifikat im Projektmanagement Qualitätsmanagement in Projekten Project Excellence Modell Multiprojektmanagement, Projektportfoliomanagement, Project Management Office (PMO) Arbeitstechniken Professionelles Projektmanagement in der Praxis 3 3 3

4 Organisatorisches Master Informatik: Anmeldung für beide Module (Vorlesung und Projekt) in erforderlich Projekt: Master Informatik (PO2014) Projekt - Aktuelle Themen der Informatik: Master Informatik (PO2016) Professionelles Projektmanagement in der Praxis: Master Informatik (PO2014) und Master Informatik (PO2016) Termine Vorträge Team / 13:00 1 x x x 2 x x 3 x x 4 x x x Abgabe Projektbericht (gedruckt): / 12:45 Uhr Klausur: / 13:30 Uhr, Turing-Hörsaal Basiszertifikat: / 13:00 Uhr (Raum wird noch mitgeteilt) Professionelles Projektmanagement in der Praxis 4 4 4

5 Zeitplan mit Meilensteinen Anwendung der PM-Methoden auf das Startup-Projekt V1 V4 Initialisierung und Definition Ziele, Steckbrief Stakeholdermanagement Projektplanung Phasenplan, Meilensteine PSP, Arbeitspakete Zeit-, Ressourcen- und Kostenplanung Aufgabenverteilung V5 ff. Projektdurchführung (Programmierung) Weitere PM-Methoden anwenden Projektcontrolling Risikomanagement Projektkommunikationsmanagement Projektmarketing Projektorganisation Verhaltenskompetenzen MS 1 MS 2 MS 3 MS 4 Abnahme Projektsteckbrief Abnahme Planung Abnahme Pre-Prototypen Abnahme Projekt Professionelles Projektmanagement in der Praxis 5 5 5

6 Aufgabe 10: Projektstatus und Lessons learned Erarbeiten Sie im nächsten JF 1. Status-Analyse mit MTA-Aktualisierung und aktueller Fortschrittslinie mit Analyse der Abweichungen zwischen IST- und PLAN-Daten. (Was sind Ihre Steuerungsmaßnahmen?) 2. Erfahrungssicherung: Lessons Learned-Betrachtung (Welche Erfahrungen haben Sie gesammelt? Welche Probleme sind aufgetreten und wie haben Sie diese gelöst? Was ist besonders gut gelaufen und warum? Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?) Erfahrungen in der Teamarbeit Erfahrungen in der Planung und Aufwandsschätzung Erfahrungen in der Projektdurchführung und Steuerung Erfahrungen mit Risikomanagement Erfahrungen beim Einsatz von MS Project Empfehlungen für zukünftige Projekte Professionelles Projektmanagement in der Praxis 6 6 6

7 Lessons learned aus der Projektarbeit Zusammenarbeit mit Auftraggebern Wie war sie? Was hat gut funktioniert, was weniger gut? Kommunikationsmedium Slack hat sich bewährt; vorbildlich, da AG wußte, was er wollte Change: Auftraggeber + Projekt; gute Unterstützung; Klarheit des Auftrags Zielschärfung während der Projektdurchführung; gute Zusammenarbeit Keine Rückmeldungen des AG Was könnte in der Zukunft besser gemacht werden? Vertrag mit definierten Inhalten offene Fragen zum Projektauftrag so früh wie möglich mit AG klaren Terminliste am Projektanfang mit AG machen Professionelles Projektmanagement in der Praxis 7 7 7

8 Projektexposés / Projektbroschüre 2016 für Presse und externe Teilnehmer der öffentlichen Abschlussveranstaltung Professionelles Projektmanagement in der Praxis 8 8 8

9 Projektbericht 1. Projekt / Projektziele 2. Projektumfeld, Stakeholder 3. Risikoanalyse 4. Projektorganisation, Kommunikation 5. Phasenplanung, Meilensteine 6. Projektstrukturplan, Arbeitspakete 7. Ablauf- und Terminplanung 8. Einsatzmittel- / Kostenplanung 9. Lessons Learned Anhang Zu jedem Abschnitt (PM-Element) Einleitende kurze Beschreibung der Theorie / PM-Methodik Beispiel: Warum macht man eine Projektzieldefinition? Wie geht man dabei vor? Was ist besonders zu beachten? Beschreibung des konkreten Vorgehens im Projekt Wie wurden die Projektziele ermittelt, klassifiziert etc.? Beschreibung der erzielten Ergebnisse und Erfahrungen Tabellarische Darstellung der Projektziele mit Erläuterungen, Zielhierarchie, Zielbeziehungen, Reflektion! Der Projektbericht Ihres Teams ist das einzige für die Klausur zugelassene Hilfsmittel! Professionelles Projektmanagement in der Praxis 9 9 9

10 Aktueller Status der Projektberichte Vorliegende Berichte haben insgesamt ein gutes Niveau Hinweise: Tabellen und Abbildungen durchgängig und begrifflich einheitlich nummerieren Rechtschreibung prüfen Durchgängiger Schrifttyp und -größe : Hochladen des kompletten Berichts : Dozenten-Feedback , 12:45 Uhr: Abgabe einer Print-Version Kopie dieser Version kann in die Klausur mitgenommen werden (als einzige zulässige Unterlage) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

11 Abschlussveranstaltung: Ablauf Projektiade :00 Präsentationen der Teams :30 Jury-Bewertung ca. 15:00 Preisverleihung Projekta 2016 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

12 Preisverleihung Projekta 2016 Projektiade 2016 Die besten Projektarbeiten zur Gründung eines innovativen digitalen Internet-Unternehmens werden von der Jury mit der Projekta 2016 prämiert Projekta 2016 Gutscheine für Teilnahme an Unternehmensgründungs-Workshops? Professionelles Projektmanagement in der Praxis

13 Projektpräsentation Abschlusspräsentation Produktbeschreibung mit den wichtigsten Businessplandaten Zielgruppen, Kundennutzen, Alleinstellungsmerkmale, Marktpotenziale Projektnachbetrachtung (aus letzter Jour Fixe-Sitzung) Erreichte Ergebnisse vs. Projektziele Vergleich: geschätzte vs. tatsächliche Aufwände Lessons Learned für Folgeprojekte Produktvorführung live Live-Demo des Produktes mit den Kern-Funktionalitäten Technische Anmerkungen / Besonderheiten Hinweise: Präsentation durch zwei Teammitglieder Gesamtdauer von ca. 20 Minuten einhalten Projektiade 2016 Termin für Upload der Präsentationsfolien (unter Projektiade 2016 ): ; 12:00 Uhr Professionelles Projektmanagement in der Praxis

14 Projektiade-Motto Würzburg Stadt der jungen Projektmanager und Unternehmensgründer 2016 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

15 Klausur: Prüfungsschwerpunkte Inhalte des Projektberichtes Abfrage von Wissen Anwendung der PM-Methoden auf neue Projektbeispiele Workshop-Teile der Vorlesung Themenblöcke der Klausur 2015 Der Projektbericht Ihres Teams ist das einzige für die Klausur zugelassene Hilfsmittel! Professionelles Projektmanagement in der Praxis

16 Basiszertifikat im Projektmanagement Basiszertifikat im Projektmanagement: unabhängiger, kompetenter und unbefristeter Nachweis von Projektmanagement-Kompetenz Optionale Teilnahme Termin: , 13:00 Uhr Anmeldung mit Anmeldeformular (vgl. Nachricht vom ) Zertifizierungsstelle: PM-Zert Schriftliche Prüfung (Klausur) Dauer: 120 Minuten Maximale Punktzahl: 120 Bestanden mit 60 Punkten Keine Unterlagen und Hilfsmittel Falsche oder fehlende Antworten geben keinen Punktabzug Professionelles Projektmanagement in der Praxis

17 Basiszertifikat: Schriftliche Prüfung* 5 Aufgabenblöcke (Summe: 120 Punkte) *) Alle Beispiele exemplarisch 1. Geschlossene Fragen: trifft zu oder trifft nicht zu (10 Punkte) Beispiel: Wer ist kein Stakeholder eines Projektes? o Kunde o IT Infrastruktur o Sponsor o Teammitglied Hinweis: Auf die Formulierung der Fragen achten! 2. Offene Fragen (50 Punkte) Beispiele: Welche Projektmanagementphasen gibt es nach DIN? Welche Vertragsarten kennen Sie? Was versteht man unter einem Stakeholder? Welche Prinzipien kennen Sie für die Gliederung eines PSP? Professionelles Projektmanagement in der Praxis

18 Basiszertifikat: Schriftliche Prüfung* 3. Zeichen Sie Diagramme (40 Punkte) Beispiele: o Stakeholderportfolio o Risikoportfolio o Projektorganisations-Diagramm (Autonome, Einfluss-, Matrix-PO) o Phasenplan mit Meilensteinen (Gantt-Diagramm) o PSP (PM-Zweig nicht vergessen) 4. Netzplan und Balkenplan (10 Punkte) Beispiel: Berechnung im Netzplan *) Alle Beispiele exemplarisch 5. Sachlich-logische Reihenfolge (10 Punkte) Beispiel: Prozessschritte in die richtige Reihenfolge bringen Planungsschritte vorgegeben: Richtige Reihenfolge (1., 2., 3. usw.) der Schritte ist gefragt Professionelles Projektmanagement in der Praxis

19 Prüfungsschwerpunkte: Zertifizierung 1.12 Ressourcen 1.15 Konfiguration und Änderungen 1.19 Projektstart 1.20 Projektabschluss Literaturempfehlung: Geßler, Michael (Hrsg.): Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM). (E-Book), 89,00; 854 Seiten 3. Auflage, 2010, GPM, Nürnberg, ISBN: kostenlos für studentische Mitglieder der GPM (Jahresbeitrag 25 ) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

20 Lehre-Evaluation Umfrage des Instituts für Informatik seit Wir sind an einer hohen Beteiligung und Rücklaufquote interessiert Die Evaluation läuft noch bis Montag , Uhr Kurze Pause zur Teilnahme an der Umfrage Professionelles Projektmanagement in der Praxis

21 Agenda ( ) Organisatorisches Qualitätsmanagement in Projekten Was ist Qualität? Begriffe: Qualität, Qualitätsmerkmale, Qualitätsmanagement Qualitätsmanagement im Projektmanagement PDCA-Zyklus (Qualitätskreis) nach Deming 7 Werkzeuge der Qualität von Ishikawa (Q7) Qualitätsmaßnahmen in IT Projekten Praxisbeispiel Empfehlungen Project Excellence Modell Multiprojektmanagement, Projektportfoliomanagement, Project Management Office (PMO) Arbeitstechniken Professionelles Projektmanagement in der Praxis

22 Was ist Qualität? Professionelles Projektmanagement in der Praxis

23 Ergebnisziel: Qualität Ergebnis (Qualität und Quantität) Zeit Kosten Definition (nach DIN EN ISO 9000:2005): Qualität ist der Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale eines Objekts Anforderungen erfüllt inhärent = innewohnend Merkmal ist eine Eigenschaft qualitativer oder quantitativer Natur Qualität: Maß der Übereinstimmung der Anforderungen und Erwartungen der Kunden (Auftraggeber, Nutzer) mit den (Projekt-)Ergebnissen Kundenanforderung (Projekt-) Ergebnisse Professionelles Projektmanagement in der Praxis

24 Qualitätsmerkmale Qualitätsmerkmale von Produkten Hoher Nutzen im Verhältnis zur Investition Einfache intuitive Bedienbarkeit Hohe Verfügbarkeit/ Zuverlässigkeit Sicherer Einsatz Gute Dokumentation Wertbeständigkeit Haltbarkeit Qualitätsmerkmale von Service-Leistungen Erreichbarkeit Freundlichkeit Zuverlässigkeit Reaktionsgeschwindigkeit, Schnelligkeit Flexibilität Kompetenz Kulanz Bedürfnisorientierung In der Sprache des Kunden Professionelles Projektmanagement in der Praxis

25 Workshop: Welche besonderen Qualitätsmerkmale hat Ihr Projekt-Produkt? Produkt kann in verschiedenen Umgebungen bereitgestellt werden Alle Server in D: Sicherheitsargument einfache Handhabung der integrierten Lösung einziger Anbieter Entwicklung nach Kundenwünschen durchgeführt Professionelles Projektmanagement in der Praxis

26 Qualitätsmerkmale von Software Quelle: Professionelles Projektmanagement in der Praxis

27 Qualitätsmanagement Definition (nach DIN EN ISO 9000:2005): Qualitätsmanagement (QM) beinhaltet Festlegung der Qualitätspolitik Ableitung von Qualitätszielen Planung und Steuerung zur Erreichung der Ziele kontinuierliche Verbesserung der Qualität Qualitätsmanagement in Projekten: Sicherstellung der Qualität des Projektenmanagements Sicherstellung der Qualität des Projektproduktes Ziel des Qualitätsmanagements in Projekten: Projektgegenstand wird in der geforderten Qualität an den Auftraggeber übergeben und dieser ist zufrieden mit Ergebnis und Projektverlauf Professionelles Projektmanagement in der Praxis

28 Wirkung von Qualitätsmanagement in Projekten Quelle: E-Book PM3 Aufwände und Kosten für Qualitätsmanagement machen sich bezahlt Professionelles Projektmanagement in der Praxis

29 Qualitätskreis zur kontinuierliche Verbesserung Integriere die Maßnahme in den Standardablauf Plane die Maßnahme Act Plan Check Do Prüfe den Erfolg der Maßnahme Setze die Maßnahme um PDCA-Zyklus nach Deming Professionelles Projektmanagement in der Praxis

30 Qualitätskreis: Planung, Lenkung, Sicherung, Verbesserung der Qualität Qualitätsverbesserung Identifikation von Qualitätsverbesserungen Input zur Optimierung des Qualitätsplans Act Plan Qualitätsplanung Festlegung der Qualitätsziele Erstellung des Qualitätsplans Sicherstellung der erforderlichen Ressourcen zur Umsetzung des Qualitätsplans Qualitätssicherung Qualitätschecks Reviews / Audits Feststellung der Wirksamkeit der QS-Maßnahmen Check Do PDCA-Zyklus nach Deming Qualitätslenkung Umsetzung des Qualitätsplans (Durchführung QS-Maßnahmen) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

31 Sieben Werkzeuge von Ishikawa (Q7) zum QM Sammlung von Methoden zur Qualitätssicherung 1. Ursache-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa-Diagramm, Fishbone-Diagramm) 2. Pareto-Diagramm 3. Prüfblatt (Check Sheet) 4. Qualitätsregelkarte (QRK) oder kurz Regelkarte 5. Flussdiagramm (Flowchart) 6. Histogramm 7. Streudiagramm (Scatterplot) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

32 Ursachen-Wirkung-Diagramm (Ishikawa-Diagramm) 1. Problem benennen 2. Ursachen in den 6 Kategorien feststellen 3. Ursachen hinter den Ursachen? Was? Wann? Wo? Wer? Wie? 4. Wahrscheinlichkeit der Ursachen eingrenzen 5. Lösungsansätze entwickeln 6. Lösungsansätze umsetzen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

33 Qualitätsmaßnahmen in IT-Projekten Tests (Module, System, Integration, Akzeptanz) Funktionale Tests Belastungstests Anwenderzufriedenheit Externe Prüfungen Konzepte Technische Systeme Entwicklung von Checklisten, Templates usw. Reviews / Audits Zwischen-/Endmessungen und -auswertungen Kommunikationsmaßnahmen Interne Kommunikation Externe Kommunikation Spezialmeetings Mitarbeiterausbildung Qualifizierungsmaßnahmen, Workshops Professionelles Projektmanagement in der Praxis

34 Praxisbeispiel: Qualitätsmanagement im Projekt NIMBUS (1) Motto: Qualität von Anfang an Jedes wichtige Zwischenprodukt soll durch (interne und/ oder externe) Maßnahmen qualitätsgesichert werden Qualität der Planung und der Zwischen-Produkte Reine QS-Phasen (vgl. Project Basis-Plan) vorgesehen Mitteleinplanung für Qualitätsmanagement im Projektbudget Performance-Checks der implementierten Technik QS-Maßnahmen vor Rollout (Test, Pilotierungen) und im Rollout (Kundenbefragung) Qualitätsmanagement als regelmäßiger TOP der Status Meetings Reviews / Audits Ausschreibung Externe QS : 7 Anbieter Entscheidung 1 Auftrag für externe QS Technische-Konzepte 1 Auftrag für externe QS PM-Prozesse + ITIL-Einführungsunterstützung Professionelles Projektmanagement in der Praxis

35 Praxisbeispiel: Qualitätsmanagement im Projekt NIMBUS (2) QS-Maßnahmen Grob-, Fein- und Migrationskonzepte Projekt-interne QS und Projekt-externe QS Technische Tests Test in den Teilprojekten Integrationstest Doppelter Migrationstest mit Praxisdaten (1. Test: Funktionieren die Migrationsprozesse? 2. Test: Optimierung der Migrationsprozesse) Pilotierungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten 1. Direktion Freising 2. Direktion Weiden + Dienstleistungszentrum Schwandorf Checklistenmanagementsystem für 50 Standorte mit Checkpoints (rollenbasiert) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

36 Praxisbeispiel: Qualitätsmanagement im Projekt NIMBUS (3) Qualitätssicherung an den Umstellungswochenenden an jedem Standort Technische QS-Maßnahmen Fachliche QS-Maßnahmen (durch lokale AOK-Mitarbeiter) Verstärkung des lokalen Benutzersupports durch Mitarbeiter der Rolloutteams an den ersten Tagen nach Umstellung Befragung der Anwender zur Umstellung: Noten zur Umstellung / Offene Störungen / Optimierungsvorschläge / Lob Besprechung der Befragungsergebnisse im Kernteam mit Best Practices und Lessons learned für Folgewellen Qualitätssicherung der Projektleitung und der Projektprozesse durch Befragung der Projektmitarbeiter Technische QS Performance-Checks (Citrix, HP, MS) der wichtigsten Technik-Komponenten (Terminalserver-Farm, File-Cluster, Print-Cluster u.ä.) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

37 Praxisbeispiel: Qualitätsmanagement im Projekt NIMBUS (4) Phasenplan NIMBUS QA: Quality Assurance Professionelles Projektmanagement in der Praxis

38 Praxisbeispiel: Qualitätsmanagement im Projekt NIMBUS (5) Hohe Qualität durch Anwenderfeedback und Best-Practices-Wettbewerb Messung der Qualität jeder Umstellung beim Anwender Erstklassige Bewertung: Traumnote 1,48 (bayernweite Durchschnittsnote für Umstellung insgesamt ) Best-Practices-Analyse mit Best-in-class-Betrachtung Wettbewerb der 7 Rollout- Teams um Bestnoten Professionelles Projektmanagement in der Praxis

39 Qualitätsmanagement: Tipps Gegenüber dem Kunden etwas weniger versprechen und dafür mehr liefern Vorbeugen ist besser als heilen Bereits in der Anfangsphase auf Qualität achten! Einbeziehung des gesamten Teams in die Erstellung des Qualitätsplanes sowie in dessen Umsetzung und Fortschreibung Erforderliche Umfeldbedingungen für gute Qualität sicherstellen Anwender / Auftraggeber an Qualitätstests frühzeitig beteiligen Hinweis: Qualitätsmanagement verursacht Aufwände und Kosten _ beim PSP und bei der Projektbudgetplanung berücksichtigen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

40 Agenda ( ) Organisatorisches Qualitätsmanagement in Projekten Project Excellence Modell Multiprojektmanagement, Projektportfoliomanagement, Project Management Office (PMO) Arbeitstechniken Professionelles Projektmanagement in der Praxis

41 Spitzenleistungen im Projektmanagement Reflexion begeisterte Stakeholder lernen professionell innovativ Was ist Project Excellence? Umweltinteressen nachhaltige Werte schaffen herausragende Leistungen Das Project Excellence Modell besteht aus 9 Hauptkriterien und wird in 23 Teilkriterien näher spezifiziert basiert auf dem EFQM Modell erlaubt Selbst- und Fremdassessments von Projekten Professionelles Projektmanagement in der Praxis

42 Definition von Project Excellence Professionelles Projektmanagement in der Praxis

43 Die Kriterien im Überblick - schematisch Projektmanagement Projektergebnisse Quelle: Eigenschaften des PE-Modells branchenneutral schlank skalierbar Professionelles Projektmanagement in der Praxis

44 Die Kriterien im Überblick - grafisch Professionelles Projektmanagement in der Praxis

45 Kriterien: 1. Führung, 3. Mitarbeiter, 4. Partnerschaften und Ressourcen 1. Führung Exzellente Projekte haben Führungskräfte, die a b c Excellence vorleben sich um Stakeholder bemühen und Flexibilität ermöglichen Kapital eines Projektes Die Kriterien 1, 3, und 4 können als Kapital eines Projektes gesehen werden: Kriterium 1 betrachtet die Führungskräfte 3. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter b Enablementc Empowerment Kriterium 3 betrachtet die Mitarbeiter Kriterium 4 betrachtet Partnerschaften, Finanzmittel, Sachmittel, Wissen und andere Ressourcen. a Verantwortungsvoller Umgang mit Mitarbeitern 4. Partnerschaften und Ressourcen PROJEKT b Finanzmittel a Partner & Lieferanten c Sachmittel, Wissen und andere Ressourcen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

46 Kriterien: 2. Ziele und Strategie 5. Methoden und Prozesse 2. Ziele und Strategie (Strategisches Level) Design und Architektur des Projektes c Strategie für das PM Die Kriterien 2 und 5 haben die Konzeption und Umsetzung des eigentlichen Projektmanagements im Fokus: Stakeholder Kommunikation und soziale Prozesse b a c Externe Schnittstellen und Prozesse Contextual Competences Ziele Projektmanagement Methoden b a vgl. Aufbau der ICB Bereiche Kriterium 2 bildet eine Trilogie auf strategischem Level: 2a. kenne Deine Stakeholder 2b. verstehe Deine Ziele 2c. wisse um Deine eigenen Stärken und Schwächen wenn Du ein Projekt planst Kriterium 5 spiegelt die Kompetenzbereiche der ICB: 5a. Technical competences = Projektmanagement Methoden 5b. Behavioral comp. = Kommunikation und soziale Prozesse 5c. Contextual comp. = Externe Schnittstellen und Prozesse 5. Methoden und Prozesse (Taktisches Level) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

47 Ergebniskriterien b a a Performanz 9. Zielerreichung Ergebnis b b a Die 360 Logik der Ergebniskriterien Die Kriterien 6-8 bilden eine 360 Betrachtung der Stakeholderzufriedenheit als Kennzeichen exzellenter Ergebnisse: 6. Kunden 7. Mitarbeiter 8. Sonstige Interessensgruppen Diese drei Kriterien sind symmetrisch konstruiert, sogar die Text-teile sind identisch. Die beiden Teilkriterien fragen jeweils nach: a) Wahrnehmung als direkter Leistungsnachweis Die Kunden / Mitarbeiter / sonst. Interessensgruppen nehmen das Projektmanagement und das Projektergebnis als exzellent wahr. b) Indirekten Leistungsindikatoren Anhand von Kennzahlen und Messwerten kann die Zufriedenheit der Kunden / Mitarbeiter / sonst. Interessensgruppen nachgewiesen werden, ohne sie direkt zu befragen. a b Kriterium 9 bewertet die Projektergebnisse und die Performanz des Projektmanagements: a) Projekterfolg Ergebnis Die Projektziele wurden erreicht und können anhand von objektiven Kriterien belegt werden. b) Projekterfolg Performanz Das Vorgehen des Projekts war effizient und angepasst, die Performanz kann anhand von objektiven Kriterien belegt werden. Professionelles Projektmanagement in der Praxis

48 Project Excellence Awards GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement verleiht seit 1997 den Deutschen Project Excellence Award (DPEA) Bewertungsbasis: Project Excellence Modell Prozess: Bewerbung Einzelbewertung Vor-Ort- Besuch Gruppenbewertung Jury-Entscheidung DPEA wurde 2001 internationalisiert und wird von der IPMA (International Project Management Association) seit 2002 als IPMA International Project Excellence Award (IPEA) vergeben Bewertungsbasis: Project Excellence Modell Prozess: Bewerbung Einzelbewertung Vor-Ort- Besuch Gruppenbewertung Jury-Entscheidung Professionelles Projektmanagement in der Praxis

49 Agenda ( ) Organisatorisches Qualitätsmanagement in Projekten Project Excellence Modell Multiprojektmanagement, Projektportfoliomanagement, Project Management Office (PMO) Arbeitstechniken Professionelles Projektmanagement in der Praxis

50 Projekte Programme Portfolio Strategische Ziele Portfolio Alle Projekte und Programme eines Unternehmens Programme Gruppe von Projekten, die koordiniert gemanagt werden Projekte Professionelles Projektmanagement in der Praxis

51 Begriffe [DIN ]* Multiprojektmanagement (MPM): organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte Programm: Menge von Projekten, die miteinander verknüpft sind, ein gemeinsames übergeordnetes Ziel verfolgen und spätestens mit Erreichung der Zielsetzung endet Projektportfolio (PP): Zusammenfassung von Projekten und Programmen in einem abgegrenzten Verantwortungsbereich zum Zweck einer permanenten übergeordneten Planung und Steuerung Projektportfoliomanagement: Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und mitteln für die übergreifende Planung und Steuerung von Projektportfolios Projektmanagement Office (PMO): Zentrale Stelle zur ganzheitlichen Steuerung der Projektlandschaft eines Unternehmens *) Quelle: DIN Multiprojektmanagement Management von Projektportfolios, Programmen und Projekten Teil 1: Grundlagen Teil 2: Prozesse, Prozessmodell Professionelles Projektmanagement in der Praxis

52 Projektportfolio: Beispiel Projektportfolio Projekt Projekt Programm Projekt Projekt Projekt Projekt Programm Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Professionelles Projektmanagement in der Praxis

53 Strategisches und operatives PM Strategisches PM Operatives PM Professionelles Projektmanagement in der Praxis

54 Ziele von Projektportfoliomanagement Ganzheitliches Management aller Projekte eines Unternehmens / einer Organisation(seinheit) stiftet einen gesamtoptimierten Nutzen Unternehmenserfolg Transparenz Ressourcen Abhängigkeitsmanagement Ganzheitliche Kommunikation Strategische Projektauswahl nach den Zielen des Unternehmens: Auswahl der richtigen Projekte/Programme Vollständiger Überblick über Nutzen, Risiken, Ressourcen der Projektlandschaft Steigerung der Effizienz durch optimalen Ressourceneinsatz Management der Abhängigkeiten zwischen Projekten Abgestimmte Kommunikation über Projektgrenzen hinausgehend Professionelles Projektmanagement in der Praxis

55 Workshop: Auswahlkriterien zur Projektpriorisierung Nach welchen Kriterien sollten Projekte ausgewählt bzw. priorisiert werden? Jedes Team erarbeitet zwei Ko- und drei Auswahl-Kriterien (Dauer: 10 Minuten) Ergebniszusammenfassung im Plenum Ko-Kriterien Vergleichskriterien für ein Ranking Professionelles Projektmanagement in der Praxis

56 Projektportfolio-Management-Regelkreis Vorbereitung Projektportfolioboard- Meeting Agenda Berichte Hot Topics Durchführung Projektportfolioboard- Meeting Maßnahmen Entscheidungen Protokoll Umsetzung Projektportfolioboard- Entscheidungen Ressourcenmanagement Projektmanagement Controlling Verfolgen von Kennzahlen Verfolgen von Maßnahmen Aktualisierung Projektportfolio (Re-Priorisierung) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

57 Portfolioplanung: Vorgehensansätze Top-down-Ansatz Vorstand gibt Ziele vor Daraus Ableitung/Initiierung von Projekt- und Programmen-Ideen Bottom-up-Ansatz An der Basis werden Ideen und Projekte gesammelt und zunächst abteilungsintern bewertet Nach positiver Prüfung Weiterleitung eines Projektantrags an das Zentrale Projektbüro / Project Management Office (PMO) Kombination der beiden Ansätze Umsetzung des Top-down-Ansatzes: Gesamtheitliche Planung des Projektportfolios einmal pro Jahr (Strategietag) Portfolioplanung halbjährig überprüfen (ohne erneute Kompletterhebung) Zentrales Projektbüro/Steuerkreis: überwacht und steuert, stößt Maßnahmen an zur Reaktion auf Änderungen im Projektumfeld oder der Unternehmensstrategie Professionelles Projektmanagement in der Praxis

58 PMO: Aufgabenspektrum Projektportfoliomanagement und Reporting Entwicklung und Implementierung von Methoden, Prozessen, Tools, Vorlagen und Best Practice-Muster Ausbildung, Weiterbildung, Zertifizierung Quelle: A. Limbach, adpic.de Unterstützung für Einzelprojekte Beratung Coaching Weiterentwicklung des unternehmensweiten Projektmanagements Projektleiterboard (PLB) PM Community PM DAY PM Award Professionelles Projektmanagement in der Praxis

59 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihr großes Engagement Professionelles Projektmanagement in der Praxis