Zentrale Arbeitsanweisung

Transkript

1 Antrag und Genehmigung von Druckaufträgen (webbasiert) Das bisherige Antrags- und Genehmigungsverfahren für Druckaufträge mittels Papierformularen wird durch ein Online-Verfahren ergänzt. Die Anwendung kann von allen Benutzern mit einem gültigen Mail- Account der Eckert Schulen über die Internetadresse (hausintern) oder (extern) genutzt werden 1. Anleitung zum Ausfüllen der Onlineformulare 1.1 Antragstellung Zur Erstellung eines neuen Druckauftrages bitte in der Maske auf Start klicken. Sie erhalten die Login-Maske (persönliches Passwort eingeben) Sie erhalten den Online-Druckauftrag Heimler, Reiner, Aumer, von 5 _DruckauftragExtern

2 Reiter/Feld Beschreibung Bemerkung Neuer Druckauftrag Firma (Pflichtfeld): vorbelegt lt. persönlicher Firmenzugehörigkeit; Fehler bitte der IT-Abteilung melden; Firma auswählbar Kostenstelle (Pflichtfeld): Kostenstellen sind für ausgewählte Firma fest hinterlegt PDF-Datei (Pflichtfeld): Icon Datei suchen - Gewünschte Druckdatei öffnen - nur im PDF-Format möglich - Dateigröße beachten: max. 5 MB nzahl: Vorbelegt Anzeige nzahl der ausgewählten PDF-Datei Beschreibung: Freies Textfeld Kommentar erhält Genehmiger und Druckerei; z.b. Druck 1 rotes Papier, restl. n weiß z.b. Schulaufgabe TB2 Exemplare (Pflichtfeld): Freies Textfeld Info: Geben Sie die Anzahl der Exemplare (Kopien) ein n: Freies Textfeld Info: Geben Sie nbereiche und/oder nzahlen durch Kommas getrennt ein. Dabei wird ab dem Anfang des Dokuments oder des Abschnitts gezählt. Geben Sie zum Beispiel 1, 3 oder 5-12 ein. Farbmodus: Vorbelegt: Graustufen (s/w) Optionen (gewünschte Optionen anhaken) Druckoptionen (gewünschte Optionen anhaken) Format Druck beidseitig (Duplex) Sortieren Heften Lochen Neues Format n pro Blatt - Binden lange (Hochformat) - Binden kurze (Querformat) - Sortiert (1;2;3 1;2;3 1;2;3) - Getrennt (1;1;1 2;2;2 3;3;3) Auswahl möglich: A3, A4, A5-1 pro Blatt - 2 n pro Blatt - 4 n pro Blatt Ausgabemedien Papierfarbe Auswahl: rot, gelb, blau, grün Papierart - Standard 80g - Karton 100g - Karton 120g - Transparentfolie Heimler, Reiner, Aumer, von 5 _DruckauftragExtern

3 Terminwunsch Termin Datumsfeld Vorbelegt 3 Tage in der Zukunft, fällt dieser Tag auf ein Wochenende wird der nächste Montag angezeigt; Termin jeweils bis 17:15 Uhr Druckauftrag absenden Druckauftrag wird an Genehmiger zum Bewilligen bzw. Ablehnen weitergeleitet Meldung: Der Druckauftrag wurde erfolgreich an Name Genehmiger zur Genehmigung weitergeleitet; Rückmail (bewilligt/abgelehnt) erfolgt mit Angabe des Dateinamens der PDF Benutzername vorbelegt Fehler bitte der IT-Abteilung melden Genehmiger nach Vorgabe der Fehler bitte der IT-Abteilung melden Firmenleitung vorbelegt 1.2 Genehmigung/Ablehnung des Druckauftrages Der genehmigende Vorgesetzte erhält den Druckauftrag per . Schritt Mail öffnen Link Druckauftrag ansehen öffnen Druckauftrag anklicken Button Druckauftrag ansehen Dokument: Link PDF anzeigen öffnen Kommentar Druckauftrag genehmigen Druckauftrag ablehnen Bemerkung Fenster Druckaufträge bewilligen/genehmigen wird geöffnet *; Auftraggeber sind alphabetisch sortiert Auftragsinfo mit allen Druckoptionen Vorschau PDF-Datei Freies Textfeld; Kommentar erhält Antragsteller und bei Genehmigung ebenfalls die Druckerei Meldung: Druckauftrag wurde genehmigt ; Druckauftrag wird von Auftragsliste gelöscht; Mail mit Genehmigung an Antragsteller; Druckauftrag wird an Druckerei weitergeleitet; Meldung: Druckauftrag wurde abgelehnt ; Druckauftrag wird von Auftragsliste gelöscht; Mail mit Ablehnung an Antragsteller * Heimler, Reiner, Aumer, von 5 _DruckauftragExtern

4 Nachträgliche Änderungen können nicht vorgenommen werden. Fehlerhafte Druckaufträge müssen über die jeweiligen Vorgesetzten an die Druckerei gemeldet werden. Nur dort können bereits genehmigte Druckaufträge gelöscht werden. Der Druckauftrag muss erneut beantragt werden. Bei Fragen zum Ausfüllen des Druckauftrages (Optionen/Terminwunsch) wenden Sie sich bitte an die Druckerei. 2. Weiterleitung des Druckauftrages zur Genehmigung Bei Abwesenheit des Genehmigers kann der Druckauftrag über die zuständigen Sekretariate weitergeleitet werden. Zur Erstellung einer Weiterleitung bitte das Icon Weiterleitung unter ECKERT SCHULEN in der Outlook-Symbolleiste anklicken Sie erhalten das Loginformular Die Benutzer und Genehmigervertreter werden nach Vorgabe der Firmenleitung durch die IT- Abteilung angelegt Heimler, Reiner, Aumer, von 5 _DruckauftragExtern

5 Schritt Anmelden Nach dem Login wird die Tabelle Druckübersicht mit den anstehenden Druckaufträgen geöffnet Entsprechenden Druckauftrag anhaken Genehmigervertreter auswählen (Dropdownliste) Weiterleiten Bemerkung nach Vorgabe der Firmenleitung vorbelegt Druckauftrag wird an Genehmigervertreter per Mail zum Bewilligen bzw. Ablehnen weitergeleitet. Meldung der Weiterleitung per Mail an Auftragsgeber: Übergabe Druckauftrag/ Der Druckauftrag Dateiname vom Datum wurde dem neuen Genehmiger Name zugewiesen. Meldung der Weiterleitung per Mail an Genehmigervertreter: Der Druckauftrag (Genehmiger: Name ) Dateiname vom Datum wurde Ihnen zugewiesen. Bei Fragen zur Programmbedienung wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung. Heimler, Reiner, Aumer, von 5 _DruckauftragExtern