Europaschule Schulzentrum SII Utbremen

Transkript

1 Europaschule Schulzentrum SII Utbremen Dokumentation: Vertriebsaufträge für den Export Stand/Version: Version Autor: Beschreibung: Bemerkungen: Nils Peschke In dieser Dokumentation werden die Bestandteile und die Abwicklung unter Berücksichtigung der speziellen Bedingungen in der Übungsfirma - von Vertriebsaufträgen beschrieben. Die entsprechenden Debitoren- und Artikelstammdaten sowie die Preise in den Preislisten, müssen vorher angelegt sein. Was ist ein Vertriebsauftrag? Der Vertriebsauftrag ist das Basiselement des Vertriebsablaufes. Er definiert den Leistungsumfang, die Lieferbedingungen und die Zahlungsbedingung für den Vertrieb der Artikel. Er legt insbesondere fest, welche Artikel in welcher Menge und zu welchem Preis vertrieben werden. Und: Wann und an welche Adresse(n) die Lieferung(en) und die Fakturierung erfolgen. Außerdem regelt der Vertriebsauftrag, wie die Auftragskosten verrechnet werden. Vorgehensweise Öffnen Sie im Framework Vertrieb die Anwendung Vertriebsaufträge. Tragen Sie 100 in das erste Nummernfeld Nummer ein. Klicken Sie danach in der Standard-Symbolleiste auf Neu. Im Nummer erscheint rechts neben der 100 die Nummer des Vertriebsauftrags, in diesem Fall EX. (siehe Bild auf der nächsten Seite) Vertriebsaufträge für den Export Erstellt am von Nils Peschke - Seite 1 von Seite 8

2 Wählen Sie mit der Wertehilfe den Auftraggeber aus und speichern (Diskettensymbol) sie danach Ihre Auswahl. Im Reiter Allgemeines müssen nun die Fremdbelegnummer (Bestellnummer des Kunden) und das Datum der Bestellung erfasst werden. Reiter Allgemeines Fremdbelegnummer Datum (Bestellnummer des Kunden) (Datum der Bestellung) Im Reiter Lieferkonditionen wird jetzt die entsprechende Versandbedingung ausgewählt. In der Regel DHL oder Spediteur (abhängig vom Gewicht und der Größe der Ware). Reiter Lieferkonditionen Versandbedingung entsprechende Bedingung auswählen Vertriebsaufträge für den Export Erstellt am von Nils Peschke - Seite 2 von Seite 8

3 Texte und Textbausteine Weiterhin ist es notwendig die Bestellnummer und das Bestelldatum als Texte hinzuzufügen: Dazu wählt man den Reiter Texte (im oberen Bereich und nicht im Artikelbereich) aus, der sich am äußeren rechten Rand (rechte Pfeiltaste benutzen) befindet. Um einen Text einzufügen klickt man auf den Neu-Button. Reiter Texte Beleg Texttyp Text (Alle) in der Regel vorbelegt Kopftext in der Regel vorbelegt entsprechende Nummer und Datum Folgende Texte und/odertextbausteine (Texttyp immer Kopftext!) müssen hinzugefügt werden: Versand innerhalb der EU Art Text/Textbaustein Bezeichnung/ Text UST-ID Nummer des Empfänger Entsprechende UST-ID Textbaustein EU-STEUER EU Hinweis steuerfreiheit Textbaustein ZB-URSPRD (in deutschsprachige Länder) Zahlungsbed. + Ursprungsland Deutsch Textbaustein ZB-URSPRE (für alle anderen Länder) Zahlungsbed. + Ursprungsland Englisch Versand EFTA/Drittland Art Text/Textbaustein Bezeichnung/ Textbaustein DRITTLAND-D/-EN/-ES/-FR Drittland Deutsch/Englisch/Spanisch/Französisch Textbaustein ZB-URSPRD (in deutschsprachige Länder) Zahlungsbed. + Ursprungsland Deutsch Textbaustein ZB-URSPRE (für alle anderen Länder) Zahlungsbed. + Ursprungsland Englisch Vertriebsaufträge für den Export Erstellt am von Nils Peschke - Seite 3 von Seite 8

4 Hinzufügen von Artikeln Im Arbeitsbereich (unterer Teil des Bildschirms) müssen jetzt die, den Artikel betreffenden Angaben, gemacht werden. Reiter Allgemeines Artikel Gesamtmenge 1001 (oder entsprechender Artikel) 1 (oder entsprechende Menge) Reiter Preise Preisherkunft Preisliste Danach bestätigt man die Auswahl durch klicken auf den grünen Pfeil. Der Artikel erscheint im mittleren Bereich. Es empfiehlt sich, jeden hinzugefügten Artikel sofort zu speichern (Diskettensymbol). Vertriebsaufträge für den Export Erstellt am von Nils Peschke - Seite 4 von Seite 8

5 Kartonverpackungen Nachdem die Artikel ausgewählt wurden ist es wichtig, auch die entsprechende Kartonverpackung hinzuzufügen. Es wird im Artikel der Karton ausgewählt und im Gesamtmenge die Menge eingetragen. Da wir den Karton nicht in Rechnung stellen, brauchen wir also auch keinen Preis im Reiter Preise eintragen. Danach bestätigt man die Auswahl durch klicken auf den grünen Pfeil. Der Karton erscheint im mittleren Bereich. Frachtkosten Um die anfallenden Frachtkosten in Rechnung stellen zu können, müssen wir noch zusätzlich einen Verrechnungsartikel hinzufügen. Reiter Allgemeines Artikel Gesamtmenge 100 Costs for freight DHL oder 101 Costs for international freight forwarder 0,00 (Keine Menge eintragen, da Verrechnungsartikel) Reiter Preise Bruttopreis Preisherkunft 1/3 der tatsächlichen Frachtkosten Manuell Danach werden die Eingaben mit dem grünen Pfeil bestätigt. Vertriebsaufträge für den Export Erstellt am von Nils Peschke - Seite 5 von Seite 8

6 Rabatte Werden Rabatte wie z. B. der Kunden-Rabatt (lt. AGB) oder ein Sonder-Rabatt gewährt, so ist dieses über den Reiter Rechnungskonditionen im Arbeitsbereich zu erledigen. Reiter Rechnungskonditionen Rabatt 1 Rabatt 2 Rabatt 3 1,50 % (immer entsprechenden Rabattsatz angeben) 203 Kunden-Rabatt (lt. AGB) bzw. 204 Customer discount (GTC) bei nicht deutschsprachigen Kunden (oder den entsprechenden Rabatt auswählen z. B. Sonderrabatt) ACHTUNG MINDERMENGENZUSCHLAG! Ein eventueller Mindermengenzuschlag wird auch über das Rabatt 1 eingetragen. 410 Mindermengenzuschlag (für deutschsprachige Kunden) 411 Markup for small-volume purchases (für nicht deutschsprachige Kunden) Da der Mindermengenzuschlag in den Stammdaten als Zuschlag und nicht als Rabatt definiert wurde, wird der hier eingetragene Prozentsatz dem Warenwert zugerechnet und nicht abgezogen. Übersicht über die von uns verwendeten Rabatte und Zuschläge Art Bezeichnung Typ Anwendung 203 Kunden-Rabatt (lt. AGB) Rabatt Deutschsprachige Kunden 204 Customer discount (GTC) Rabatt Nicht deutschsprachige Kunden 210 Kunden-Sonderabatt Rabatt Deutschsprachige Kunden 211 Customer special discount Rabatt Nicht deutschsprachige Kunden 410 Mindermengenzuschlag Zuschlag Deutschsprachige Kunden 411 Markup for small-volume purchases Zuschlag Nicht deutschsprachige Kunden Vertriebsaufträge für den Export Erstellt am von Nils Peschke - Seite 6 von Seite 8

7 Fakturieren 1 der Frachtkosten In der folgenden Ansicht sind unser Vertriebsartikel sowie die Frachtkosten (DHL oder International Freight Forwarder) im Positionseditor erschienen. Da es sich bei diesen Kosten um einen sogenannten Verrechnungsartikel handelt, muss dieser gesondert fakturiert werden. Dazu wechseln wir in die Ansicht Rechnung und setzten hinter dem Verrechnungsartikel einen Haken. Dann speichern wir damit wird der Artikel fakturiert. Nun sind alle, für die Abwicklung eines Vertriebsauftrags wichtigen, Angaben gemacht. Ausgeben von Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung Um jetzt die Auftragsbestätigung, den Lieferschein und die Rechnung auszugeben, klicken wir auf den Button Ausführen. Hier werden die auf dem nächsten Bild rot markierten Positionen angeklickt. WICHTIG: Bitte unbedingt die Reihenfolge beim Drucken einhalten. 1. Auftragsbestätigung 2. Lieferschein 3. Rechnung Der Lieferschein muss vor der Rechnung erzeugt und ausgegeben werden, da dadurch die Artikel fakturiert werden. Druckt man erst die Rechnung und dann den Lieferschein, taucht nur die durch uns vorher fakturierte Fracht auf der Rechnung auf. 1 Fakturierung: Rechnungsstellung der erbrachten Leistungen Vertriebsaufträge für den Export Erstellt am von Nils Peschke - Seite 7 von Seite 8

8 Im darauf folgenden Webseitendialog klicken wir auf Anzeigen. Das erzeugt die entsprechenden Dokumente als PDF, die dann auf unserem Briefpapier ausgedruckt werden. Anzahl der Ausdrucke Auftragsbestätigung Lieferschein Rechnung einfach zweifach zweifach Zusätzlich ist von der ausgegebenen Rechnung eine rote Kopie für die Abteilung Rechnungswesen anzufertigen. Vertriebsaufträge für den Export Erstellt am von Nils Peschke - Seite 8 von Seite 8