Kurzanleitung Open Xchange 6

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1 Kurzanleitung Open Xchange 6

2 Inhaltsverzeichnis 1. Aufrufen der Nutzeroberfläche Verbindung mit bestehenden -Konten Das Hauptmenü Entwürfe Papierkorb Gesendete Objekte Signaturen Abwesenheitsnotiz Umgang mit Spam Kalender Neuer Termin Teams erstellen Kontakte Kontakte erstellen Verteilerliste erstellen Aufgaben Aufgabenserie erstellen Aufgaben bearbeiten Aufgaben löschen Aufgaben drucken InfoStore InfoStore-Eintrag anlegen InfoStore-Eintrag bearbeiten InfoStore-Eintrag löschen Öffentlichen InfoStore-Ordner erstellen Öffentlichen InfoStore-Ordner veröffentlichen

3 1. Aufrufen der Nutzeroberfläche Den Server erreichen Sie über die Adresse https:// /ox6 Evtl. werden Sie beim ersten Aufruf der Adresse aufgefordert dem unbekannten Sicherheitszertifikat zu vertrauen. Folgende Anmeldemaske sollte nun zu sehen sein (Abb. 1): Abb. 1: Login-Bildschirm Hier geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in die davor vorgesehenen Textfelder ein. Wählen Sie Öffentlicher oder gemeinsam genutzter Computer und es werden keine Anmeldedaten lokal auf dem PC gespeichert. Allerdings können Sie deshalb nur mit einem Browserfenster gleichzeitig arbeiten. Die Option Privater Computer speichert Ihre Anmeldedaten lokal auf Ihrem PC, so dass mit mehreren Browserfenstern gleichzeitig gearbeitet werden kann. Dies sollten Sie nur dann benutzen, wenn der Computer von Ihnen alleine verwendet wird. Über den Button Anmelden wird der Vorgang abgeschlossen. Sie werden nun auf dem Open-Exchange-Server angemeldet. 4

4 2. Der erste Aufruf Beim erstmaligen Aufrufen erscheint zunächst ein neues Fenster und der Einstellungs-Assistent wird gestartet (Abb. 2). Abb. 2: Einstellungs-Assistent Dieser Assistent unterstützt Sie ggf. bei der Einrichtung von zusätzlichen - Konten (z.b. GMX.DE, WEB.DE) (ausführliche Hinweise finden Sie im Handbuch ab S. 176). Der Dialog wird über den Button Schließen beendet. 5

5 3. Das Hauptmenü Nach dem Einstellungs-Assistenten gelangt man in das Hauptmenü. Hier befinden sich links oben Symbole zum Aufrufen der einzelnen Teilmodule von OX6 (Abb. 3). Abb.3: Modulleiste Dies sind nacheinander: Hauptmenü, , Kalender, Kontakte, Aufgaben, InfoStore und Einstellungen. Auf die einzelnen Funktionen wird im Folgenden im Detail eingegangen. Das Hauptmenü enthält ein Übersichtfenster der Module , Kalender, Info- Store und Aufgaben, die zusammenfassend Auskunft über aktuelle Inhalte der einzelnen Teilmodule geben (Abb. 4). Abb.4: Startfenster mit Übersicht zu den Inhalten der Teilmodule 6

6 4. (ausführliche Hinweise finden Sie im Handbuch ab S. 23) Im Posteingang finden Sie bereits gelesene und neue s. Von hier aus können ebenfalls Mails geschrieben, beantwortet und weitergeleitet werden. 4.1 Entwürfe Sie können die , die Sie gerade verfassen, als Entwurf speichern. Den Entwurf können Sie später weiter bearbeiten oder senden. 4.2 Papierkorb Enthält standardmäßig alle s, die Sie bereits gelöscht haben. Um diese jedoch unwiderruflich zu entfernen, muss das Postfach manuell erneut gelöscht werden. Dies sollte von Zeit zu Zeit gemacht werden, damit der Speicherplatz für Ihr Postfach wieder freigegeben und die Quota nicht überzogen wird. 4.3 Gesendete Objekte Enthält alle s, die Sie gesendet haben. 4.4 Signaturen (ausführliche Hinweise finden Sie im Handbuch ab S. 174) Um eine Signatur einzurichten, klicken Sie in der Titelleiste auf das Symbol. Dort wählen Sie im Untermenü den Punkt Signaturen (Abb. 6) Abb. 6 Auswahlfenster, um Signaturen einzurichten. Über den Button Hinzufügen legen Sie den Namen, die Position der Signatur und letztendlich auch den Text ihrer Signatur fest. Außerdem kann eine Signatur als Standard definiert werden. Mit OK und Speichern wird die Signatur gesichert und steht nun zur Verfügung. 7

7 4.5 Abwesenheitsnotiz (ausführliche Hinweise finden Sie im Handbuch ab S. 193) Um eine Abwesenheitnotiz einzurichten, klicken Sie in der Titelleiste auf das Symbol. Dort wählen Sie im Untermenü den Punkt Abwesenheit (siehe auch Abb. 6). Auf der rechten Seite können Sie nun Betreff, Text und die Anzahl der Tage zwischen dem Versenden einer Abwesenheitsbenachrichtigung an den gleichen Absender festlegen. Des Weiteren kann hier die Abwesenheitsnotiz an- bzw. abgeschaltet werden. Nach Rückkehr, z.b. aus dem Urlaub, muss die Abwesenheitsnotiz manuell deaktiviert werden. Ein abschließender Klick auf Speichern sichert Ihre Einstellungen. 4.6 Umgang mit Spams Eine im Posteingang kann als Spam eingestuft werden, wenn Sie diese mit einem Rechtsklick markieren und im Kontextmenü den Eintrag Spam auswählen (Abb. 7). Daraufhin wird diese nun automatisch in den Spam-Ordner verschoben. Abb. 7: als Spam festlegen 8

8 5 Kalender (ausführliche Hinweise finden Sie im Handbuch ab S. 69) Im Kalender werden alle eingetragenen Termine dargestellt. Der Ansichtszeitraum kann unter Ansicht verändert werden, die Darstellung reich von einem einzelnen Arbeitstag bis hin zum ganzen Monat. Hier kann auch festgelegt werden, ob ein Termin nur für Sie oder für ein Team angelegt werden soll. Zur Eingabe eines persönlichen Termins nutzen Sie den Button Kalender. 5.1 Neuer Termin Termine werden in der Leiste Bearbeiten unter Neuer Termin erstellt. Das entsprechende Menü erlaubt Eingaben zur Art des Termins und zur Zeitdauer. Zudem können über die entsprechende Rubrik auch weitere Teilnehmer hinzugefügt werden, die ebenfalls im OX6 der Universität angemeldet sind. Zusätzlich können Dateien als Anlage zum Termin hochgeladen werden (max. Dateigröße 10 MB). Durch einen Klick auf Speichern wird der Termin in den Kalender eingetragen (Abb. 8). Abb.8: Fenster zur Eingabe neuer Termine 9

9 In der Kalenderansicht werden die angelegten Termine angezeigt. In normaler Ansicht können Einzelheiten abgefragt werden, indem der der Mauszeiger über den Termin bewegt wird. Nach einer kurzen Verzögerung öffnet sich eine Übersicht mit den wichtigsten Details zum Termin. Mit einem Doppelklick gelangt man direkt in die Eingabemaske und hat damit auch die Möglichkeit, Einzelheiten zum Termin zu ändern. Sollte es bei der Eingabe des Termins Überschneidungen mit bereits bestehenden Terminen geben, erscheint ein entsprechender Hinweis. 5.2 Teams erstellen (ausführliche Hinweise finden Sie im Handbuch ab S. 186) In Open Xchange können aus verschiedenen Teilnehmern Teams gebildet werden, um eine Terminübersicht von z.b. anderen Mitarbeitern zu erhalten. Um ein Team zu erstellen, wählen Sie in der Titelleiste Ansicht aus und markieren dort das Feld Team. Nun können Sie über Bearbeiten Team erstellen Hinzufügen einen Namen für Ihr Team festlegen und Mitglieder hinzufügen. 10

10 6 Kontakte (ausführliche Hinweise finden Sie im Handbuch ab S. 45) Hier können Kontakte angelegt, angezeigt und verwaltet werden. Außerdem besteht die Möglichkeit mehrere Kontakte zu einer Verteilerliste zusammenzufassen. 6.1 Kontakte erstellen Unter Bearbeiten Neuer Kontakt öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Daten für Ihren Kontakt eintragen können. Dieser steht Ihnen dann unter Private Kontakte zur Verfügung (Abb. 9). Unter Gesammelte Adressen befinden sich alle Personen, mit denen Sie bereits einen -Kontakt hatten, für die allerdings noch kein Kontakt angelegt wurde. Abb. 9: Eingabeformular zum Anlegen neuer Kontakte 11

11 6.2 Verteilerliste erstellen (ausführliche Hinweise finden Sie im Handbuch ab S. 59) Unter Bearbeiten Neue Verteilerliste können Sie Kontakte zu einer Liste hinzufügen. Am Anfang muss für die neue Liste ein Name festgelegt werden (Abb. 10). Abb. 10: Dialogfenster zum Anlegen neuer Verteilerlisten Anschließend können dieser Liste über den Button Aus Adressbuch hinzufügen Kontakte zugeordnet werden. Dazu markieren Sie den Namen, der hinzugefügt werden soll und klicken auf Hinzufügen. Abschließend bestätigen Sie mit OK und sichern die Verteiler über Speichern. 12

12 7 Aufgaben (ausführliche Hinweise finden Sie im Handbuch ab S. 113) Neue Aufgaben können im Modul Aufgaben angezeigt, angelegt und verwaltet werden. Aufgerufen wird diese Funktion über den Button Neue Aufgabe. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Betreff, Fälligkeitsdatum, Status und Wichtigkeit festgelegt werden können (Abb. 11). Des Weiteren kann über Anlage hinzufügen eine Anlage an die Aufgabe angeschlossen werden (max. Dateigröße 10 MB). Im Unterschied zu einem neuen Termin kann hier der Arbeitsablauf bis zu einem anzugebenden Abgabe- / Endtermin weiter spezifiziert werden, so dass diese Funktionalität auch zum Projektmanagement für Arbeitsprojekte durch die beteiligten Personen verwendet werden kann. Abb. 11: Eingabefenster für eine neue Aufgabe 7.1 Aufgabenserie erstellen (ausführliche Hinweise finden Sie im Handbuch ab S. 124) Eine Aufgabenserie besteht aus einer Aufgabe, die sich mehrmals wiederholt. Dies kann über die Schaltfläche Serie im Aufgabenfenster festgelegt werden. (Abb. 12). Abb. 12: Schaltfläche Serie 13

13 Im nun folgenden Fenster können detaillierte Einstellungen zur Terminserie vorgenommen werden (Abb. 13). Abb. 13: Fenster zum Einstellen von Terminserien 7.2 Aufgaben bearbeiten Es können alle Daten, die Sie beim Anlegen der Aufgabe eingetragen haben, nachträglich bearbeitet werden. Dazu markieren Sie eine Aufgabe und benutzen oben in der Leiste den Button Bearbeiten (Abb. 14) Abb. 14: Bearbeiten einer Aufgabe 7.3 Aufgaben löschen Als Teilnehmer einer Aufgabe können Sie diese auch dann löschen, wenn sie diese nicht erstellt haben. Allerdings wird die Aufgabe dann bei allen anderen Teilnehmern ebenfalls gelöscht. Bereits entfernte Aufgaben können nicht wiederhergestellt werden. Deshalb sollten Sie sich diesbezüglich absolut sicher sein. Über den Button Löschen kann eine Aufgabe gelöscht werden (Abb. 15). Abb. 15: Aufgaben-Registerfeld 7.4 Aufgaben drucken Eine Aufgabeliste kann über den Button Drucken (siehe Abb. 15 auf Seite 9) und dem Bestätigen mit OK gedruckt werden. 14

14 8 InfoStore (ausführliche Hinweise finden Sie im Handbuch ab S. 135) Im InfoStore von OX6 können Dokumente abgelegt und eingesehen werden. Er dient damit als Online-Speicher für Ihre Daten, die Sie an jedem beliebigen PC über Ihren OX6-Account abrufen können. Der Gesamtspeicherplatz Ihres InfoStores beträgt aktuell 17,45 GB. Ein InfoStore-Eintrag kann einen oder mehrere der folgenden Bestandteile enthalten: Textinformationen in Form einer Anmerkung einen Link auf eine Internet-Adresse ein angehängtes Dokument. 8.1 InfoStore-Eintrag anlegen Das Anlegen eines neuen Eintrags im Info-Store erfolgt über den Button. Im nun folgenden Fenster können Beschreibung, Link und eine Datei angehängt werden (Abb. 16). Über das Feld Ordner kann das Zielverzeichnis des Eintrags festgelegt werden (siehe auch 8.4 Öffentlichen InfoStore-Ordner erstellen ). Abb. 16: Fenster zum Anlegen eines Info-Eintrags Um ein Dokument hinzuzufügen, nutzen Sie den Button Datei und wählen die Datei von der Festplatte Ihres Computers aus. Abgeschlossen wird die Handlung über Speichern. Das Fenster Anmerkungen zur Version öffnet sich. Bei Bedarf kann eine Anmerkung angeführt werden, sonst klicken Sie auf Kein Kommentar. Der soeben angelegte InfoStore-Eintrag wird nun in der Übersicht angezeigt. 15

15 8.2 InfoStore-Eintrag bearbeiten Sie können alle InfoStore-Einträge nachträglich bearbeiten. Dazu wird der Eintrag im Übersichtsfenster markiert und der Button Bearbeiten genutzt. Im nun erscheinenden Fenster kann der Eintrag umgestaltet werden (Abb. 17). Abb. 17: Fenster zum Bearbeiten eines Info-Eintrags 8.3 InfoStore-Eintrag löschen Um einen Eintrag zu löschen, markieren Sie ihn und benutzen den Button Löschen. Das nun folgende Fenster bestätigen Sie mit Ja und der InfoStore-Eintrag ist gelöscht. 8.4 Öffentliche InfoStore-Ordner erstellen Um das Teilen von Dokumenten zu erleichtern, können InfoStore-Einträge auch in öffentlichen Ordnern abgelegt werden. Die Zugriffsrechte auf diese Ordner werden von Ihnen selbst festgelegt. Das Erstellen eines Ordners erfolgt über einen Rechtsklick mit der Maus auf das Menü Öffentlicher InfoStore. Hinterher wählen Sie Neuer Ordner und InfoStore (Abb. 18). Abb. 18: Vorgehensweise zum Erstellen eines öffentlichen Ordners 16

16 8.5 Öffentliche InfoStore-Ordner veröffentlichen Um einen öffentlichen Eintrag für die entsprechenden Mitarbeiter einsehbar zu machen, müssen noch Rechte vergeben werden. Diese Einstellungen nehmen sie durch einen Rechtsklick mit der Maus auf den neu erstellten öffentlichen Ordner vor (Abb. 19). Abb. 19: Vorgehensweise um Eigenschaften für einen Ordner festzulegen Anschließend wählen Sie im Menü Eigenschaften Berechtigungen und Speichern (Abb. 20.) Abb. 20 Eigenschaften-Menü Nun können Mitarbeiter, die Zugriff auf Ihre Dokumente haben sollen, ausgewählt und hinzugefügt werden. Der oder die Mitarbeiter stehen nun in den Objekt-Berechtigungen. Standardmäßig kann jeder neu hinzugefügte Benutzer ihre Daten lesen, ändern und löschen. Deshalb ist es wichtig, hier ggf. Anpassungen vorzunehmen. Durch Markieren eines Namens wird in der oberen Leiste eine Auswahl aktiv (Abb. 21). Abb. 21: Festlegen von Nutzerrechten für Ihre Dokumente Es gibt drei verschiedene Einstellungsmöglichkeiten für jeden Benutzer: Lesezugriff Schreibzugriff Löschzugriff. 17

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