Tagung Lean Thinking & Teamwork. Keynote: Lean Thinking am USZ am Beispiel des Skill-Grade-Mix-Projektes

Transkript

1 Tagung Lean Thinking & Teamwork Keynote: Lean Thinking am USZ am Beispiel des Skill-Grade-Mix-Projektes Philipp Meyer Hänel Wissenschaftlicher Mitarbeiter Management Entwicklung Direktion Pflege und MTTB

2 Inhalte 1. Ausgangslage 2. Vorgehen im Projekt Skill-Grade-Mix 3. Ergebnisse 4. Diskussion 5. Schlussfolgerung

3 Inhalte 1. Ausgangslage 2. Vorgehen im Projekt Skill-Grade-Mix 3. Ergebnisse 4. Diskussion 5. Schlussfolgerung

4 Ausgangslage im USZ I Zunehmende Anforderungen an die Dienstleistung bei gleichzeitiger Limitierung der Finanzen und eingeschränkter Verfügbarkeit von Personal (Aiken et al., 2005; McKenna & Hasson, 2002; Buchan & Dal Puz, 2002) Teilweise inadäquater Skill-Grade-Mix Einführung Hotellerie und Versorgungslogistik Nutzung der Potentiale von Arbeitsteilung und Delegation Ineffiziente Abläufe (Gesundheit 2020, BAG) Organisation Eintritt/Austritt, Wartezeiten (Qualitätsbericht USZ 2014) Bewerten die Mitarbeitenden ihre Arbeitsbedingungen positiv, wirkt sich das auf die Patienten aus (Qualitätsbericht USZ 2014) Lean Thinking nur in Ansätzen USZ-Teilstrategie Medizin, Pflege und MTTB/HRM

5 Ausgangslage im USZ II Was verstehen wir unter Lean Thinking? Lean-Denkweisen (Riedler, 1996) Proaktives Denken Sensitives Denken Ganzheitliches Denken Potentiales Denken Ökonomisches Denken Was braucht der Patient? Nicht nur «Best Practice, sondern auch «Best Service» Werte ohne Verschwendung schaffen Film: USZ Leistungsversprechen Lean Hospital

6 Ausgangslage im USZ III Was verstehen wir unter Skill-Grade-Mix? Zusammensetzung des Pflegeteams: offizielle Aus- und Weiterbildungen Berufserfahrungen und individuelle Fähigkeiten verschiedene Berufsprofile (nach Spilsbury & Meyer, 2001; Sibbald et al., 2004)

7 Inhalte 1. Ausgangslage 2. Vorgehen im Projekt Skill-Grade-Mix 3. Ergebnisse 4. Diskussion 5. Schlussfolgerung

8 Ziele Der aktuelle Skill-Grade-Mix auf allen stationären Abteilungen ist evaluiert und der zukünftige definiert Mitarbeitende mit unterschiedlichen Berufsprofilen in der Pflege werden ihren Kompetenzen entsprechend eingesetzt Arbeitsteilung und Delegation in der Tandem-Arbeit sind standardisiert Die kontinuierliche Prozessoptimierung im Sinne des Lean Hospital ist etabliert Die Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben, die Teamarbeit und die Zusammenarbeit ist durch das Institut für Epidemiologie, Biostatistik und Prävention der Universität Zürich evaluiert

9 Vorgehen Auftraggeber Verantwortung Methodik Instrumente Teilnehmende Moderator/innen Anzahl Pilot Spitaldirektion USZ Direktion Pflege und MTTB USZ i.a. Rapid Process Improvement Workshops zu Grademix und Prozessen Pflegeteams, einige Ärzte (5-16 Personen) 2 Mitarbeitende Direktion Pflege und MTTB 63 stationäre Abteilungen pro Medizinbereich eine Abteilung, Rollout nach Medizinbereich Dauer Begleitforschung Public & Organizational Health Institut für Epidemiologie, Biostatistik und Prävention Universität Zürich

10 Ablauf Projekt Skill-Grade-Mix Workshop Tag 1+2 Workshop Tag 3 Befragung 1 Arbeitsbelastung Vereinbarkeits- Konflikt Arbeitsressourcen Teamklima Zusammenarbeit 2-3 Wo. Schritt 1 Mini-Gemba IST-Wertstrom Massnahmen Schritt 2 Ergebnisse Befragung 1 Einführung Lean Hospital Massnahmen 1-2 Wo. Schritt 3 Abteilungsprofil Delegation Checklisten Massnahmen Workshop Tag 4 Schritt 4 Workshop- Evaluation Wo. SOLL-Wertstrom Standard Arbeitsteilung Ergebnisplakat 6 Mt. Befragung 2 Befragung 3 6 Mt. 2-3 Wo. Fokussgruppeninterviews Workshop- Evaluation 2

11 Inhalte 1. Ausgangslage 2. Vorgehen im Projekt Skill-Grade-Mix 3. Ergebnisse 4. Diskussion 5. Schlussfolgerung

12 Ergebnisse Ia Skill-Grade-Mix Grade-Mix wurde für alle stationären Abteilungen definiert Modell und Indikatoren für Grade-Mix-Evaluation wurden festgelegt Dienst- und Personaleinsatzplanung wurde verbessert Ampelsystem wurde eingeführt Kompetenzgerechter Einsatz der FaGes wurde festgelegt Tandemarbeit «Dipl. mit FaGe» wurde standardisiert Anstellung von FaGes auf Intensivpflegestationen wurde pilotiert

13 Ergebnisse Ib Skill-Grade-Mix-Entwicklung Pflege USZ Projekt Skill-Grade-Mix Seite 12

14 Ergebnisse Ic Skill-Grade-Mix-Entwicklung Pflege Bsp. einer Abteilung Seite 13

15 Ergebnisse II Lean Hospital Morgenrunde mit Laptop Tagesablauf der Abteilung Patiententafel Uhr im Patientenzimmer

16 Ergebnisse II Lean Hospital Huddle Board eingeführt Alltags-Lean-Ideen System eingeführt Kommunikationsgefässe neu strukturiert (Einlesen, Rapporte, Visite) Massnahmenplan (KVP)

17 Ergebnisse II Lean Hospital

18 Ergebnisse IIIa Retrospektive Wirkungseinschätzung der Workshops (n=23 Abteilungen) n=9 n=8 n=6 Pflege-Abteilungen

19 Ergebnisse IIIb Begleitforschung (n=9 bzw. n=6 Abteilungen)

20 Ergebnisse IV Workshop-Evaluation (N=180TN von 23 Abteilungen aus 6MB) 95% der Workshop-Teilnehmenden sind der Meinung, dass die richtigen Personen am Workshop teilgenommen haben 90,1% sind durchweg mit den entwickelten Massnahmen insgesamt zufrieden 84,4% denken, die Workshops werden sich positiv auf ihre Arbeitstätigkeit auswirken 85% denken, die Workshops werden sich positiv auf ihr Team auswirken 86,7% denken, die Workshops werden sich positiv auf die Arbeitsabläufe in ihrem Bereich auswirken 49% denken, die Workshops werden sich positiv auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben auswirken 61,1% zeigten sich mit den entwickelten Massnahmen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zufrieden

21 Ergebnisse IV Workshop-Erleben (N=180TN von 23 Abteilungen aus 6MB) relevant, verständlich, lebendig, neu und positiv neue Sichtweisen Möglichkeiten sehen Stärken erkennen eigene Meinung einbringen über Wohlbefinden sprechen

22 Inhalte 1. Ausgangslage 2. Vorgehen im Projekt Skill-Grade-Mix 3. Ergebnisse 4. Diskussion 5. Schlussfolgerung

23 Diskussion Verankerung in die organisationalen Strukturen braucht Zeit (Donelly 2014) Motivation und Einstellungen sind wichtig (Andersen et al. 2014) Einbindung von möglichst vielen Mitarbeitenden ist zentral (Wirzt-Kozak 2015) Nachhaltigkeit muss sichergestellt werden (Andersen et al. 2014) Gute Moderation und v.a. die Unterstützung der Führungsperson (Aij et al. 2015, D Andreamatteo et al. 2015, Mann 2015, Toussaint 2015, Steed 2015)

24 Wie schätzen die Abteilungsleitungen der USZ-Pflege im Januar 2016 Lean Thinking bei ihren Mitarbeitenden ein? N=46 (74%)

25 Inhalte 1. Ausgangslage 2. Vorgehen im Projekt Skill-Grade-Mix 3. Ergebnisse 4. Diskussion 5. Schlussfolgerung

26 Schlussfolgerung Fokus auf Patient Skill-Grade-Mix Evaluationen Lean Thinking ist nichts Neues Lean Leadership als Erfolgsfaktor Teamwork als Systemleistung Nachhaltigkeit durch Strukturanpassung 3. Ebene: Denkweise 2. Ebene: Dienstleistungssystem 1. Ebene: Lean als Methodik Selbstmanagement fördern In Anlehnung an Modig & Ahlström, 2015

27 Danke für Ihre Aufmerksamkeit