DIGITALE STIFT-TECHNOLOGIE DIE REVOLUTION DER HANDSCHRIFTLICHEN DATENERFASSUNG VIRTIC DATENERFASSUNG GMBH

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Elmar Baumgartner
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1 DIGITALE STIFT-TECHNOLOGIE DIE REVOLUTION DER HANDSCHRIFTLICHEN DATENERFASSUNG VIRTIC DATENERFASSUNG GMBH

Verbinden Sie die Alltagstauglichkeit eines papiergestützten Systems mit der Datensicherheit eines elektronischen Systems Viele Unternehmen verlassen sich heutzutage auf traditionelle papierbasierte

Millionen Seiten Papier werden täglich als unentbehrlicher Teil aller Arten von Prozessen ausgefüllt; besonders außerhalb der Büros.

2 Verbinden Sie die Alltagstauglichkeit eines papiergestützten Systems mit der Datensicherheit eines elektronischen Systems Viele Unternehmen verlassen sich heutzutage auf traditionelle papierbasierte Prozesse. Papierformulare sind einfach zu handhaben, leicht und kostengünstig zu produzieren. Zudem sind z.b. Unterschriften auf Formularen rechtssicher. Millionen Seiten Papier werden täglich als unentbehrlicher Teil aller Arten von Prozessen ausgefüllt; besonders außerhalb der Büros. Ein großer Nachteil ist dabei die oft zeitverzögerte und mit erheblichem Aufwand verbundene Einbindung der erfassten Daten in die zentralen Informationssysteme, z.b. für die Bereiche Außendienst, Service, Auftragsbearbeitung, Arbeitsnachweise, Qualitätssicherung und Ressourcenplanung. Vielfach sind lange Prozessunterbrechungen und manuelle Nachbearbeitungen bzw. Korrekturen erforderlich. Die digitalen Stift-Technologie liefert die maßgeschneiderte, kosten- und zeitsparende Lösung, um die Kluft zwischen handschriftlichen Papierformularen und der bereits existierenden EDV / IT-Landschaft innerhalb der Unternehmen zu verbinden. Schreiben wie gewohnt mit Stift und Papier... Der Mitarbeiter füllt - wie bisher gewohnt - mit dem digitalen Stift seine Formulare aus. Die Schreibbewegungen werden dabei aufgezeichnet. Ein kaum sichtbares Raster auf dem Papier dient dem Stift zur Orientierung. Per Knopfdruck werden die handgeschriebenen Daten vom digitalen Stift per Bluetooth und Mobiltelefon oder per Dockingstation an den VIRTIC-Server übertragen. Die Stift-Dokumentenverwaltung nutzt ein intelligentes Handschrifterkennungsverfahren mit einer Erkennungsrate von weit über 90%. Ein fertiges Dokument steht, unabhängig vom Original, sowohl in digitaler als auch in gescannter Form mit Ihrer Handschrift zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Die Daten können sofort von Personen oder nachgeschalteten Systemen weiterverarbeitet werden. Die Formulare bestehen aus herkömmlichem bedrucktem Papier und können überall verwendet werden.

3 Die Vorteile Sekundenschnelle Verfügbarkeit handschriftlich erfasster Daten in Ihren IT-Systemen Nahtlose Integration in bestehende Systeme Optimierung und Beschleunigung Ihrer hausinternen Prozesse Kinderleichte Anwendung: geringer Schulungsaufwand und keine Technikbarrieren Eliminieren von Fehlerquellen durch Zweiterfassung Kein erneutes Einscannen, Abspeichern und Zuordnen der Dokumente Schneller Return of Investment Die Einsatzgebiete Vertrieb / Verkauf: Auftragserfassung, Kunden-, Reise- oder Messeberichte,... Versicherung / Makler: Angebotserstellung, Vertragswesen, Besuchsberichte, Transport / Logistik: Lieferscheine, Frachtbriefe, Ablieferscheine, Sicherheit: Sicherheitsprotokolle, Check- und Prüflisten, Rettungsdienst: Einsatzprotokolle, Patientendaten, Leistungsnachweise, Instandhaltung: Wartungs-, Serviceprotokolle, Arbeitsnachweise, Industrie: Qualitätskontrollen, Prüfprotokolle, Bestandsliste, Service-/ Dienstleister: Zeiterfassung, Tätigkeitsnachweise, Protokolle, Schulung / Training: Beurteilungen, Klausuren, e-learning, Immobilienverwaltung: Wohnungsabnahmeprotokolle, Serviceformulare, u.v.m. Die 5 wichtigsten Bestandteile der digitalen Stift-Technologie Der Stift Das Formular Das Handy Der Dokumenten- Server Zum Schreiben Zum Beschreiben Zum Übertragen Zur Verwaltung der und Versenden und der Stiftdaten Mandanten, der Stifte der Daten Wiederbeschreiben zum Server und der Formulare Das online DMS-System Zur Verwaltung der Dokumente Zur Erkennung, Prüfung und Korrektur der Daten

4 Unser Knowhow Schnelle und professionelle Formulargestaltung Verschlüsselte Übertragung der Daten via Bluetooth (Handy) oder via Dockingstation (USB) am PC Dokumentenmanagement (Suchen & Editieren) Einsatz einer intelligenten Schrifterkennung dank der aufgezeichneten Schreibbewegung (Intelligent Character Recognition) Bis zu 26 Sprachen werden erkannt und übersetzt Verteilung der Dokumentdaten im PDF und XML Format Manuelle Datenprüfung und Korrektur NEU Erstellung von sämtlichen Prozessen nach dem Erhalt der Stiftdaten NEU Die Formulare können mit bereits bestehenden Daten bedruckt werden (pre-population) NEU Musterarten Wir bieten zwei Mustertypen an: Unique Pattern / Copy Pattern Unique Pattern: Jedes Dokument ist eindeutig. Spätere Änderungen sind möglich und werden dem entsprechenden Dokument eindeutig zugeordnet. Copy Pattern: Alle Formularseiten sind identisch. Spätere Änderungen werden nicht erkannt und stellen ein neues Dokument dar. Datenimport Wir unterstützen Sie bei der Integration der generierten Dokumente in Ihr IT-System. Ein automatisierter Import der Daten kann erfolgen z.b.: in Ihr CRM- oder ERP-System in eine Excel-, Access- oder Worddatei und vieles mehr Formulardesign Die Formulare erstellen wir für Sie. Folgende Formulare haben wir bereits für unsere Kunden erstellt: Auftrags- und Lieferscheine Fahrtenbücher und Gesprächsnotizen Formulare im Bereich Qualitätskontrolle Messekontaktformulare Wohnungsabnahmeprotokolle Bereich Versicherung: Kundenerfassungsbogen und Versicherungsanträge

5 Beispiel eines VIRT I I C PEN Workflows VIRTIC PEN Portal Online haben Sie die Möglichkeit, die digitalisierten Daten zu überprüfen und zu korrigieren. Weitere Prozesse können von hier aus auch manuell gestartet werden XML-Datei für Ihre Anwendung Ihre Daten im XML Format können in Ihre bestehenden Anwendungen (ERP, CRM, ) importiert und weiter genutzt werden. Verteilung der Dokumente per Wenn Sie Ihre Formulare automatisch und zeitnah weiterleiten möchten, dann hinterlegen Sie die adressen der gewünschten Empfänger im System. Das System versendet unmittelbar die Formulare. Outlook Kontakt- / Termineintrag Der VIRTIC OutlookAgent erkennt, ob ein neuer Kontakt oder ein neuer Termin im Besprechungsformular eingetragen wurde und legt diesen auf Wunsch vollständig an. Das Formular wird im Anhang beigefügt.

6 V I R T I C PEN Schrifterkennung

7 Ihre Ansprechpartner Geschäftsführung: DI Thomas Bogensperger TelNr: +43(0) Formulargestaltung / Entwicklung: Frau Ulla Lambauer, B.A. Telefon: +43(0) ulla.lambauer@virtic.at

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