IT zum Aufschreiben Datenerfassung mit Stift und Papier

Transkript

1 IT zum Aufschreiben Datenerfassung mit Stift und Papier

2 Worum geht es? Nahtlose Integration von Papierformularen in digitale Unternehmensprozesse. Mobiler Einsatz Die digitalen Stifte übertragen die Stifteingaben per Bluetooth an GPRS-Mobiltelefone. Schneller Datenzugriff Die digitalen Stifteingaben stehen sofort zur Weiterverarbeitung in der Firma zur Verfügung. Robustes Medium Das Papier ist nur bedrucktes Papier und funktioniert in unterschiedlichsten Umgebungen.

3 Einfach Schreiben Bewährte Technik Die digitalen Stifte auf dem technischen Niveau von Mobiltelefonen werden von Nokia und Logitech hergestellt. Flexible Integration Die Technik ist nahtlos integrierbar in vorhandene Prozess- und Softwarestrukturen. Einfachste Bedienung Jeder kann Formulare mit einem Stift ausfüllen!

4 digipen Funktionsweise Das Papier ist mit einem besonderen Muster bedruckt. Das Muster und das Geschriebene wird mit einer Kamera im Stift erfasst. Der Stift speichert die erfasste Handschrift. Der Stift überträgt die Daten in das System zur Weiterverarbeitung.

5 Formulargestaltung Wir konfigurieren Ihren Formularsatz und beauftragen sofern gewünscht eine Druckerei mit dem Formulardruck. Alternativen: Sie beauftragen Ihre Druckerei mit der Erstellung oder drucken die Formulare auf Ihrem Farblaserdrucker.

6 Übertragung der Daten Mobil per Bluetooth an das Endgerät und via GPRS oder per USB Dockingstation zum Server. Der Zugriff auf das digipen Portal erfolgt mittels https Verschlüsselung.

7 digipen Integration / Hosting und Enterprise Perfekte Integrationsmöglichkeiten Plattform für individuelle Kundenlösungen Hochverfügbarkeit Datensicherheit und Performance In der Enterprise Lösung werden die Daten beim Kunden verarbeitet. In der ASP Lösung werden die Daten auf einem bendit Server verarbeitet. Skalierbarkeit für Systeme mit hohem Datendurchsatz

8 digipen Enterprise Szenario

9 Kontrolle auf einen Blick Die Daten werden automatisch an das digipen Portal übertragen. Die Handschrifterkennung wandelt die Stifteingaben in Text / Zahlen um. Im digipen Portal können die Daten verändert und der weiteren Bearbeitung (drucken, versenden, archivieren, etc.) zugeführt werden.

10 Wer braucht digipen? Jeder, der Papierformulare verwendet, die anschließend abgetippt, eingescannt oder anders digitalisiert werden. Die Schrift wird direkt beim Schreiben digitalisiert. Jeder, der Formulardaten digitalisiert benötigt. Die Daten können sofort übertragen werden. Jeder, der viele Formulardaten an unterschiedlichen Orten sammelt. Die Stifte können die Information speichern (ca DINA4 Seiten) oder per Mobiltelefon versenden. Jeder, der eine Kopie seiner Formulare benötigt. Die Papierformulare sind zur weiteren Auswertung nicht mehr nötig und können archiviert oder weitergegeben werden. Jeder, der eine Unterschrift auf einem Formular benötigt. Jedes Formular wird zusätzlich als Bild (png, jpg, ) oder als unveränderbares pdf. geschickt. Das Formular erhält somit einen rechtsverbindlichen Charakter, dies ist vor allem bei der Einholung von Unterschriften erforderlich.

11 digipen Barcode Scanning Erfassung von Barcodes mit dem digitalen Stift Barcode Standard Zusatzinformation CodaBar Code 39 Code 128 EAN 13 Zusatzziffern werden nicht gelesen ITF JAN 13 Zusatzziffern werden nicht gelesen UPC(A) ISBN Zusatzziffern werden nicht gelesen

12 digipen Barcode Scanning Scannen von Standardbarcodes mit dem digitalen Stift: - Transport und Logistik - Einzel- und Großhandel - Service- und Dienstleistungsbereich - Industrie und Handwerk - Warenwirtschaft - Medizinischer Bereich - etc. Integration in die meisten Warenwirtschaftssysteme (ERP, EDIFact, etc.) Optimale Ausnutzung der Technologie durch Mehrwertnutzen Günstige Investitionskosten im Vergleich zu anderen Scann-Verfahren

13 digipen - Einsatzbeispiele

14 digipen Einsatzbeispiele Vertrieb / Verkauf: Auftragserfassung, Kunden-, Reise- oder Messeberichte,... Versicherung / Makler: Angebotserstellung, Vertragswesen, Besuchsberichte, Transport / Logistik: Lieferscheine, Frachtbriefe, Ablieferscheine, Sicherheit: Sicherheitsprotokolle, Check-, Prüflisten, Rettungsdienst: Einsatzprotokolle, Patientendaten, Leistungsnachweise, Instandhaltung: Wartungs-, Serviceprotokolle, Arbeitsnachweise, Industrie: Qualitätskontrollen, Prüfprotokolle, Bestandslisten, Service- / Dienstleister: Zeiterfassung, Tätigkeitsnachweise, Protokolle, Schulung / Training: Beurteilungen, Klausuren, e-learning, digipen Prozesse lassen sich in fast jedes Unternehmen integrieren

15 Vorgabe: - Einfache, schnelle und sichere Datenerfassung auf den Baustellen - Für alle Formulare anwendbar (Tagesbericht, Stundenzettel, etc.) Umsetzung: - Seit Januar 2006 wird digipen mit 60 Anwendern produktiv eingesetzt - Die Daten werden direkt in das Unternehmen gesendet und dort zeitgleich auf dem eigenen Server weiterverarbeitet - Zeitersparnis in der Nachbearbeitung ca. 70% Vorteile: - Sehr zeitnahe Rechnungsstellung an den Auftraggeber durch sofortigen Datentransfer (Zeiterfassung) - Ermittlung von relevanten Daten (Produktivitätssteigerung) - Automatische Archivierung

16 Vorgabe: - Erfassung von Abnahmeprotokollen bei Schiffsübergaben - Die Daten werden zunächst stationär gespeichert und anschließend in die Datenbank übernommen Umsetzung: - Seit Juni 2006 sind 132 Anwender mit dem digipen ausgestattet - Erhebliche Vereinfachung in der Aufnahme und Verarbeitung der Protokolle Vorteile: - Protokolle werden sofort an ausführende Unternehmen weitergeleitet werden - Senkung der Reaktionszeiten und somit Senkung der passiven Arbeitszeit - Direkte Archivierung der Protokolle

17 Vorgabe: - Erfassung von Patientendaten / Home Care Diabetis in Form eines Tagesbuchs und Übermittlung der Daten mobil an den Hausarzt - Direkte Anbindung an eine entsprechende Datenbank zur Auswertung Umsetzung: - Im ersten Roll Out sind 200 Patienten mit dem HCD Tagebuch ausgestattet - Die Daten werden direkt an den HCD-Server übermittelt und von dort an den Hausarzt weitergeleitet Vorteile - Der Patient muss seinen Hausarzt weniger aufsuchen - Kostenreduzierung - Der Hausarzt kann seinen Patienten besser auf die aktuellen Gegebenheiten einstellen - Die Daten werden automatisch archiviert und stehen somit dauerhaft zur Verfügung

18 digipen Kundennutzen Kein manuelles Abtippen mehr: Reduzierung aufwendiger manueller Prozessschritte Arbeitszeitersparnis / Optimierung / Produktivitätssteigerung Daten sind sofort in der Zentrale verfügbar: Verringerung der betrieblichen Risiken durch automatischen Echtzeitfluss von Daten Verkürzung der Reaktionszeiten in allen Bereichen (Lager, Versand, Buchhaltung, ) Deutliche Verkürzung von Prozessdurchlaufzeiten und Fehlerquellen Vereinzelte Korrekturen contra vollständigem Abschreiben

19 digipen Kundennutzen Nahtlose Integration in bestehende Systeme Optimale Ausnutzung der eigenen IT-Infrastruktur Einsparung von Durchschlägen und Versandkosten Wegfall von Post- und Faxversand, sowie automatische Archivierung in DMS (ELO, ) Leichte Einführung: Kein Schulungsaufwand oder Technikbarrieren Entlastung der Mitarbeiter durch gewohnte Arbeitsvorgänge

20 digipen Investitionsbeispiel Annahme: 25 Ein Formular Investitionen für ein Jahr in Tausend (inklusive monatliche Kosten) Zeitersparnis fünf Min. pro 10 Formular und Anwender AN Kosten 10 pro Std. 5 Break Even Points Verhältnis Investion - Ersparnis Server ASP Ersparnis Anzahl Anwender

21 digipen News / Partnernetzwerk Übertragung mit modernen Kommunikationsmedien BlackBerry Anbindung im Mobile Office Bereich durch eigenen Router Eigene Router für die meisten Mobilfunkgeräte Mobiles Drucken der Formulare Erfassen von Barcodes mit digitalen Stiften und Einbindung in den digipen Prozess. Schnittstellen zu ERP- und EDIFakt-Systemen Mehrsprachigkeit durch diverse Handschriftenerkennungsprogramme Integration eines lernenden Wörterbuchs

22 bendit ist 2006 / 2007 bundesweit erster bendit ist seit Februar 2007 bendit ist seit Januar 2007

23 digipen maut connect II mobile Mauterfassung

24 digipen maut connect II mobile Mauterfassung digipen maut connect II ist eine fertige Produktlösung auf Basis der digipen Module. - Der LKW Fahrer notiert seine Wegstrecke mit dem digitalen Stift auf einem entsprechenden Mautblock. - Durch Abhaken der Seite werden die Informationen an den bendit Server geschickt, dort auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte geprüft und an Toll Collect geleitet. - Auf dem Server von Toll Collect wird dann eine Buchungsnummer generiert und per SMS via bendit an den Fahrer versendet. Die SMS dient als Beleg für die erfolgreiche Buchung. Der gesamte Buchungsvorgang dauert ungefähr 3 Minuten. Der reine Datentransfer ca. 30 Sekunden. digipen maut connect ist einfach zu bedienen, schnell und sicher!

25 Lösungs- und Integrationspartner Anoto Group AB BFI Beratungsgesellschaft für Informationstechnologie mbh Bremion GmbH CellIQ GmbH ENVE Print Services GmbH HuP-SI GmbH Klein & Klein Satkomm GmbH & Co. KG (World4it) LINEAS Systeme GmbH Logitech Europe S.A. Mobile Research Center Nokia GmbH OKI Systems (Deutschland) GmbH Orderbase Consulting GmbH Oste-Druck Bernhard-J. Borgardt GmbH & Co. KG Pohle esolutions GmbH Rainer Koch Kommunikation GmbH Research In Motion Limited (BlackBerry) unilab Computersysteme AG THEDE GmbH & Co. KG ThinPrint GmbH T-Mobile Deutschland GmbH T-Systems Enterprise Services GmbH T-Systems Business Services GmbH Progress Software Corporation (Sonic Software) Vision Objects YellowFox GmbH

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