up2date 2/2007 Software as a Service (SaaS) ist auf dem Vormarsch Liebe Leserinnen und Leser Herzlichst,

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2 editorial spotlight Liebe Leserinnen und Leser Mit welchen Herausforderungen sind die HR-Mitarbeiter der UBS, die weltweiten Legal & Compliance Units der Credit Suisse und die Kundenbetreuer der St. Galler Kantonalbank bei ihren Aufgaben gleichermaßen konfrontiert? up2date bringt Sie auf die richtige Spur. In dieser Ausgabe kommen die genannten Kunden von Elsag Solutions ausgiebig zu Wort. Hierzu hat das Redaktionsteam von up2date alle drei Unternehmen besucht und die mit Elsag Solutions realisierten Projekte im persönlichen Gespräch genau unter die Lupe genommen. In den verfassten Berichten auf den folgenden Seiten lesen Sie die authentisch wiedergegebenen Antworten der befragten Projektverantwortlichen. Darüber hinaus informieren wir Sie nicht nur über die neuesten Entwicklungen für ein intelligentes Dokumenten Lifecycle Management im eigenen Hause. Sie erfahren auch, was dazu geführt hat, dass Elsag Solutions seine bewährten Lösungen über die neue Schwesterfirma Document Future AG künftig auch in Form von attraktiven Software as a Service (SaaS) Packages bereitstellt. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Lektüre! Selbstverständlich haben wir für Ihre Fragen und/oder Meinung zu den Themen dieser Ausgabe jederzeit ein offenes Ohr. Zögern Sie also nicht, uns zu kontaktieren. Herzlichst, Software as a Service (SaaS) ist auf dem Vormarsch Saas wird bei den CIOs immer beliebter. Gemäß einer Studie von IDC soll der SaaS-Markt von weltweit 4,2 Mia. Dollar 2004 bis 2009 auf 10,7 Mia. Dollar klettern. Dies entspräche einer durchschnittlichen Wachstumsrate von 21 Prozent. Da laut zahlreichen Umfragen rund 80 Prozent der IT-Abteilungen überlizenziert sind, ist diese Einschätzung durchaus realistisch. Die Möglichkeit, Anwendungen für relevante Geschäftsprozesse ohne Investitions- und Installationsaufwand schnell einzuführen und kostenoptimiert zu nutzen, ist ein willkommener Lichtblick für die betroffenen Unternehmen. Zusätzlichen Auftrieb gewinnt die Nutzung von Software als Service durch den nahezu flächendeckenden Breitband-Internet-Zugang. Auf Anhieb Mehrwert für den Kunden Das Marktforschungsunternehmen Gartner definiert SaaS als Geschäftsmodell, bei dem ein oder mehrere Anbieter Software für Dritte (Kunden) bereitstellen. Der Kunde nutzt die Anwendung nach seinen spezifischen Bedürfnissen. Dabei bezahlt er lediglich für die Funktionen, die er effektiv nutzt. Kostspielige Lizenzgebühren entfallen. Aufwand und Kosten für Unterhalt, Upgrades und Betrieb der Anwendung gehören ebenfalls zum Pflichtenheft des Anbieters. Überdies gewährleistet das SaaS-Modell: Reduzierte Komplexität der eigenen IT-Infrastruktur Flexible Skalierbarkeit ohne Investitionen im Vorfeld Reduzierte Total Cost of Ownership (TCO) Klar kalkulierbare IT-Kostenplanung Freie Kapazität für das Kerngeschäft Nutzung von Technologie auf dem neuesten Stand der Entwicklung Das Einsparpotenzial von SaaS umfasst sämtliche Applikationen, die über die unumgänglichen Kernanwendungen hinausgehen. Für eine Nutzung «On Demand» hervorragend geeignet ist beispielsweise das Dokumentenmanagement. Das bewährte Portfolio von Elsag Solutions für ein umfassend automatisiertes Dokumenten-Handling über deren gesamten Lebenszyklus kennen Sie bereits. Jetzt liegt noch mehr für Sie drin: Über unsere Schwesterfirma Document Future AG können Sie unsere Lösungen künftig auch mieten und als SaaS in verschiedenen Ausprägungen nutzen. 2 Günter Obert CEO Das wichtigste über das SaaS- und Managed Services Angebot von Document Future erfahren Sie nebenstehend auf Seite 3. Ausführlicher stellen wir die neue Schwester von Elsag Solutions in der Herbstausgabe von up2date vor.

3 breaking news up2date Zwei, die gut zusammenpassen elsag Document Future vertreibt die Lösungen von Elsag Solutions als «Software as a Service (SaaS)» Der Bedarf an Software as a Service (SaaS) steigt. Unternehmen sind heute konfrontiert mit steigendem Kostendruck, wachsenden Compliance-Anforderungen und der Notwendigkeit, sich klar auf ihre Kernkompetenzen zu fokussieren. Das innovative SaaS-Geschäftsmodell unterstützt diese Ziele und erschließt durch die Nutzung der Vorteile des Internets einen schnellen und bedarfsgerechten Bezug von Software im Mietverhältnis. Da sich das Lösungs-Portfolio von Elsag Solutions für SaaS geradezu ideal eignet, wurde am 23. März 2007 die Firma Document Future AG mit Sitz in Baar gegründet. Für die Leitung der operativen Geschäfte ist Philipp Sander verantwortlich. Document Future ergänzt die Dienstleistungen von Elsag Solutions als spezialisierter Anbieter von Beratung und Software as a Service (SaaS) Lösungen, die sich am Portfolio von Elsag Solutions orientieren. Document Future und Elsag Solutions erschließen Unternehmen und Managed Services Anbietern zukunftsweisende Perspektiven für ein intelligent automatisiertes Dokumenten Lifecycle Management. Das bedeutet: ab sofort können die vielfach bewährten Lösungen von Elsag Solutions nicht nur gekauft, sondern als SaaS auch via Internet genutzt werden. Damit tragen Elsag Solutions und Document Future der steigenden Nachfrage nach Software On Demand optimal Rechnung. Um von Anfang an sicherzustellen, dass die Kunden die bezogenen Softwareanwendungen rundum sorgenfrei nutzen können, verfügt Document Future über eine hoch verfügbare und leistungsfähige Managed Services Infrastruktur. sorgfältig definierte Standard-SLAs (Service Level Agreements). hohe und durchgängige Sicherheits-Standards. effiziente, standardisierte SaaS Rollout-Prozesse und -methoden. IBM Enterprise Content Management Konferenz 2007 in Rom Elsag Solutions veranschaulicht Innovation at Work am Beispiel von zwei repräsentativen Kundenprojekten Auf Europas größter Fachkonferenz zum Thema Enterprise Content Management und Business Process Management waren dieses Jahr gut Teilnehmer anwesend, um sich aus erster Hand über den Wertbeitrag innovativer ECM Lösungen zu informieren. Im Rahmen des umfangreichen Konferenzprogramms fanden die Vorträge über die bei der Credit Suisse und der UBS realisierten Projekte von Elsag Solutions viel Beachtung: Domino Burki, Business & Lead Project Manager der Credit Suisse General Counsel Division, erläuterte in seinem Vortrag, warum die Einführung eines Dokumentenund Mattermanagement- Systems in der gesamten General Counsel Division für die Credit Suisse von entscheidender Bedeutung ist und wie dieses anspruchsvolle Projekt in Zusammenarbeit mit Elsag Solutions umgesetzt wird. Dr. Michael Geke, Managing Partner des gleichnamigen Beratungsunternehmens für HR-Management, zeigte am Beispiel der Einführung des Elektronischen Personaldossiers (EPD) bei der UBS den Nutzen von ECM beim HR-Management auf. Speziell im administrativen Bereich, der in vielen Personalabteilungen mehr als 60% der anfallenden Kosten und Arbeitslast verursacht, ist das vorhandene Optimierungspotenzial erheblich. up2date hat bei den Verantwortlichen beider Projekte nachgehakt und dabei viele interessante Details erfahren. Lesen Sie auf den Seiten 4 bis 7, wie zielorientiert die beiden Schweizer Großbanken Innovation at Work in ihrem Unternehmen anwenden 3

4 projekt-referenz Elsag Solutions unterstützt die Credit Suisse bei der Einführung eines Document- & Mattermanagement Systems im Bereich Legal & Compliance 4 Um die Dokumenten-basierten Prozesse der Credit Suisse General Counsel Division optimal zu unterstützen, führt die Credit Suisse zurzeit eine universell einsetzbare Document- & Mattermanagement-Lösung ein. Damit soll ein Fall-orientiertes Dokumenten Lifecycle Management für die weltweit mehr als Legal & Compliance-MitarbeiterInnen erschlossen werden, das bei Bedarf auch die Einbindung externer Berater ermöglicht. Als Lösungsplattform setzt die Credit Suisse essencio incursa von Elsag Solutions ein. Als flexibel erweiterbares Dokumentenmanagement-Framework bildet diese multifunktionale Plattform überdies eine ideale Grundlage für eine unternehmensweite ECM-Strategie. Die Ausgangslage Im Rahmen der Fallbearbeitung nutzen die weltweiten Legal & Compliance Units der Credit Suisse Gruppe bislang verschiedene Lösungen und Anwendungen. Dabei wurden die kontextrelevanten Informationen Matter-orientiert gesammelt und strukturiert. Das Informationsvolumen hat bereits vor einiger Zeit Terabyte-Dimensionen erreicht und umfasst eine Vielzahl verschiedener Dokumententypen, die sowohl physisch als auch digital gespeichert waren. Einerseits erschwerte diese uneinheitliche Ablageorganisation das Dokumenten-Handling bei der Fallbearbeitung. Anderseits war die Informationsbeschaffung und der Zugriff auf relevante Inhalte häufig mit hohem Aufwand verbunden. Die Projektziele Unter dem Motto: Think One Bank strebte die Credit Suisse ein global einheitliches Document- und Mattermanagement an, welches die im Rechtsdienst der Credit Suisse üblichen Prozessabläufe abbildet und die Fallbearbeitung durch ein effizientes und kosteneffektives Dokumenten- Handling umfassend unterstützt. Entscheidungsrelevante Systemanforderungen: Bereitstellung eines leistungsfähigen, hochverfügbaren, künftig auch durch weitere Unternehmenseinheiten einsetzbaren Document- und Mattermanagement Systems (DMMS) Fall-orientiertes Vorhalten von Dokumenten, eingescannten Images und s Einheitliche, zeit- und ortsunabhängige Zugriffsmethoden Schnelles Auffinden relevanter Inhalte aus allen Legal & Compliance Units Gemeinsame Nutzung, Bearbeitung und Verwaltung gespeicherter Informationen über deren gesamten Lebenszyklus Automatisierung und Dokumentierung der Mattermanagement-Prozesse Reduzierung der Geschäftsprozesskosten und der mit dem Management strukturierter und unstrukturierter Daten generell verbundenen Risiken Definition und Verwaltung der Zugriffsrechte im Einklang mit den Sicherheits- und Datenschutz-Standards der Credit Suisse Integrationsfähigkeit mit bestehenden Credit Suisse IT-Anwendungen Die Lösung: essencio incursa von Elsag Solutions essencio incursa erfüllt die genannten Anforderungen. Dabei überzeugten vor allem die folgenden Kernmerkmale der Lösung: Das System unterstützt die Integration von Microsoft Office-Produkten und Outlook. Die Dokumentenablage erfolgt Kontext-orientiert mittels einfachem «Drag & Drop», unabhängig vom Dokumentenformat. Das gilt auch für s und deren Anhänge, die als Einheit und/oder getrennt abgelegt werden können. Durch das «Related Documents» Konzept bleibt selbst bei s erkennbar, dass ein « -Body» und sein/e Anhang/Anhänge zusammengehören. Para-intelligente, Matter-übergreifende Such- und Retrievalmethoden sichern ein schnelles Auffinden benötigter Dokumente von überall her. Das leistungsfähige Collaboration Tool verfügt über Integrationsschnittstellen, über die auch externe Berater einfach eingebunden werden können. Beim Vergleich der evaluierten Lösungen deckte essencio in- Cursa die Business Requirements der Credit Suisse sowohl hin-

5 sichtlich der Systemarchitektur als auch bezüglich des geforderten Funktionsspektrums bereits in der Standardversion am besten ab. Ausschlaggebend für den Projektzuschlag war ferner die langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit. Darüber hinaus erfüllt die Lösung auch folgende Anforderungen der Credit Suisse: Einfaches Anlegen und Klassifizieren neuer Fälle Versionskontrolle von Dokumenten (Check-in/Check-out) An die Betriebsabläufe anpassbares Workflow Management Integriertes Management und Verwalten von Dokumentenhierarchien und -strukturen Verknüpfung von virtuellen und physischen Dokumenten Hohe Datensicherheit durch rollenbasierte Rechteverwaltung und präzise Zugangskontrolle bis auf Dokumentenebene Off-line-Funktionalität, die Laptop-Benutzern erlaubt, Dokumente lokal zu bearbeiten und anschließend wieder mit dem Server zu synchronisieren Protokollierung Dokumenten-basierter Prozesse (Vorgangshistorie) Effiziente Migration der auf den bestehenden Systemen gespeicherten Daten Wir danken Herrn Domino Burki herzlich, dieses spannende Projekt in up2date vorstellen zu dürfen. up2date ECM Trends 2007 Unsere Meinung ist gefragt... Die prozessorientierte Sichtweise ist die eigentliche Neuerung integrierter ECM-Konzepte. Im Zentrum steht der Lebenszyklus von Information von der Wiege bis zur Bahre bzw. die Frage, wie der Nutzen dieser Information entlang dieses gesamten Lebenszyklus maximiert werden kann. Integriertes ECM deckt die Erfassung, Aufbereitung, Verwaltung und Archivierung ebenso ab, wie das Retrieval egal, ob die jeweilige Information in strukturierter oder unstrukturierter Form vorliegt. Die Ergebnisse der ECM Studie 2007 von Dr. Pascal Sieber & Partners AG bestätigen die Ansicht von Matthias Koch: Zusammenfassend zeigt sich, dass in den letzten zwei Jahren die meisten ECM-Projekte die Optimierung der internen Prozesse mindestens berücksichtigten, wenn sie nicht das eigentliche Ziel des Projekts war. An der Onlinebefragung nahmen rund 300 Personen aus unterschiedlichsten Branchen teil wovon die Hälfte Geschäftsleitungsmitglieder oder Abteilungsleiter waren. Wichtige Erkenntnisse auf einen Blick: Das papierlose Büro hat sich nicht durchgesetzt im Arbeitsalltag der Business Manager. Fast 20% der befragten Business Manager verbringen immer noch mehr als eine halbe Stunde pro Tage mit Informationsrecherchen. Dies ergibt pro Jahr rund 100 Stunden. Die Informatikabteilungen sind nach wie vor die treibende Kraft hinter ECM-Projekten. Wichtigstes Projektziel war im Durchschnitt die Realisierung von Zeiteinsparungen bei den Mitarbeitenden. Dieses Ziel wurde jedoch am schlechtesten erreicht. Bei den meisten Projekten wurde eine Einzellösung für einen klar definierten Aufgabenbereich implementiert. Die Konsolidierung unterschiedlicher Anwendungen wurde in den letzten Jahren forciert. Matthias Koch (2.v.l.), Senior Consultant ECM bei Elsag Solutions, an der Panel-Diskussion zur ECM Studie 2007 Am wenigsten weit fortgeschritten ist auf Grund der Betriebskosten, der Höhe der Investitionen und der unterschiedlichen Bedürfnisse der Abteilungen die Prozessintegration. Sowohl Studienteilnehmer auf der Businessseite als auch CIOs bestätigen: 1. Je umfassender eine ECM-Lösung Menschen, Prozesse und Informationen vernetzt, desto größer ist der Nutzen. 2. Je besser eine ECM-Lösung integriert ist, desto eher wird der Nutzen sowohl qualitativ als auch finanziell nachweisbar. Der Blick in die Zukunft zeigt: Oberste Investitionspriorität hat in den nächsten zwei Jahren die Prozessintegration. Danach folgen ohne großen Abstand die organisatorische Integration, die Einbindung der Daten und die Einführung von ECM Lösungen für spezifische Aufgaben. Klar die tiefste Priorität hat die Anwendungsintegration. Diese Ergebnisse deuten darauf hin, dass die Konsolidierung abgeschlossen ist. Die Basis-Infrastruktur ist vorhanden. Künftig stehen bei den Unternehmen zunehmend Business-orientierte ECM-Projekte auf der Agenda. Bezugsquelle der ECM Studie 2007: 5

6 projekt-referenz Elektronisches Personaldossier bei UBS Das Rückgrat effizienter und eng verzahnter HR Services für rund MitarbeiterInnen UBS bewirtschaftet die Personaldossiers ihrer rund MitarbeiterInnen in der Schweiz mit essencio incursa-hr von Elsag Solutions. Die implementierte Lösung erfüllt die gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich Datenschutz und Aufbewahrungsfristen. Gleichzeitig ermöglicht sie den Benutzern auch, sämtliche Personaldokumente unabhängig von Zeit und Ort schnell, einfach und sicher online einzusehen. 6 essencio incursa-hr wird von den rund 300 Human Resources MitarbeiterInnen täglich genutzt. Die Flexibilität, Personaldossiers temporär freizugeben, erlaubt UBS überdies, den verschiedenen Fachstellen und den MitarbeiterInnen für einen bestimmten Zeitraum Einsicht in bestimmte Persondossiers zu gewähren. Dabei kann die Dauer temporärer Freigaben und die Einsichtnahme auf die Dokumente exakt vorgegeben werden. Praktische Erfahrungen von UBS mit essencio incursa-hr In den Ausgaben 3/05 und 3/06 haben wir die Hintergründe des Projektes und die Lösung vorgestellt. Inzwischen ist incursa-hr bei UBS seit mehr als einem Jahr produktiv im Einsatz. up2date hat Peter Minder, Human Resources, Shared Services Schweiz, UBS Global Wealth Management & Business Banking, in einem persönlichen Gespräch über die praktischen Erfahrungen der Anwender mit dem Elektronischen Personaldossier (EPD) befragt. Herr Minder, hat UBS die mit der Einführung von EPD verbundenen Ziele erreicht? Im Fokus dieses Projektes stand primär die Unterstützung effizienter Shared Services Dienstleistungen durch unsere HR Fachstellen. Hierbei spielt die schnelle Verfügbarkeit benötigter Personaldokumente unabhängig vom Arbeitsplatz des Mitarbeiters eine zentrale Rolle. incursa-hr erfüllt die damit verbundenen Anforderungen vollumfänglich. Die Lösung von Elsag Solutions gewährt den hierzu erforderlichen Zugriff webbasiert und dies nicht nur äußerst schnell, sondern auch auf dem gewünschten Sicherheitsniveau. Ein physischer Dokumententransfer, der früher nicht selten zu Verzögerungen bei der Fallbearbeitung geführt hat, findet heute nicht mehr statt. Zudem ermöglicht der Online-Zugriff heute problemlos mehreren Mitarbeitern, gleichzeitig mit demselben Dossier oder Dokument zu arbeiten. Haben Sie bereits Feedbacks von den Anwendern erhalten, die Aufschluss darüber geben, wie die Lösung bei den Anwendern ankommt? Bis heute herrscht Stille im Walde. Das ist für mich ein gutes Zeichen und bedeutet: es läuft alles reibungslos. Aus meiner Sicht ist der geräuschlose Übergang von papierbasierten zu elektronischen Personaldossiers auch darauf zurück zu führen, dass die Ablageorganisation mit incursa-hr frei definierbar ist. Dadurch konnten wir die bisherigen physischen Ablagestrukturen beim Konfigurieren der Lösung abbilden und erweitern. Die Einführung von EPD bedeutete somit für die Anwender keine große Umstellung. Dadurch war auch die Akzeptanz des Systems von Anfang an sehr hoch. Dank der selbst erklärenden und benutzerfreundlichen Funktionen war auch keine spezifische Schulung erforderlich. Auf der Grundlage des von Elsag Solutions erstellten Benutzerhandbuches haben wir eine Kurzanleitung erstellt, mit der sich die HR-Mitarbeiter im Selbststudium die erforderlichen Kenntnisse aneignen konnten. Dieses Vorgehen hat sich bewährt. In der Regel sind mit der Einführung neuer Lösungen stets (hohe) Erwartungen hinsichtlich Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen verbunden. Welche Bedeutung haben diese Faktoren beim EPD? Wie bereits erwähnt, standen Einsparungen grundsätzlich bei diesem Projekt nicht im Vordergrund. Gleichwohl ist natürlich durch den geringeren manuellen Aufwand bei der Bewirtschaftung der Personaldossiers und die Einsparung von Archivräumen ein gewisser Kosteneffekt erzielbar. Entscheidend ist, dass heute keine Personaldossiers mehr hin und her geschickt werden müssen. Dies bringt UBS erhebliche Zeitvorteile. Ein weiteres Plus der Lösung ist die automatische Terminkontrolle bei der Dokumentenlöschung (Kassation). Hierzu werden die gesetzlich bzw. betrieblich vorgegebenen Löschfristen für jedes einzelne Dokument anhand des jeweiligen Dokumententyps bereits bei der Erfassung vorgegeben. Das erspart uns erheblichen manuellen Routineaufwand. Früher mussten die Personaldossiers jährlich durchgesehen, die zu löschenden Dokumente identifiziert und vernichtet werden. Entsprechend hat sich die Investition für UBS auch aus Kostenund aus Nutzensicht eindeutig gelohnt.

7 «Entscheidend ist, dass heute keine Personaldossiers mehr hin und her geschickt werden müssen. Dies bringt UBS erhebliche Zeitvorteile.» Peter Minder Wie beurteilen Sie die qualitativen Aspekte von essencio incursa-hr? Die integrierten Zugriffsmöglichkeiten auf die Personaldossiers haben gesamthaft betrachtet einen positiven Effekt auf die Qualität der Personalarbeit, da sie eine gut vernetzte Zusammenarbeit zwischen der HR Abteilung, den Fachstellen und Mitarbeitern unterstützen. Falsch abgelegte Dokumente sind zwar nach wie vor nicht ausgeschlossen. Die intelligenten Suchmethoden, die das Auffinden von Dokumenten nach präzisen Suchkriterien erleichtern, beschleunigen jedoch in solchen Fällen die Fehlerbereinigung. Was sind aus Ihrer Sicht die drei wichtigsten Vorzüge von elektronischen Personaldossiers? Ausgehend vom Bestimmungszweck der eingeführten Lösung stehen aus Anwendersicht die drei folgenden Merkmale zuoberst auf dem Nutzen-Podest: I. Deren mühelose und benutzerfreundliche Bedienung. II. Die zuverlässige Auffindbarkeit abgelegter Personaldokumente sowie der sichere und unmittelbare Zugriff für alle, entsprechend ihrer Rolle und Berechtigung. III. Die automatisierte Löschung von Dokumenten, die eine weisungskonforme Verwaltung der Personaldossiers sicherstellt. Welche Anregungen und/oder Wünsche haben Sie im Hinblick auf die weitere Zusammenarbeit mit Elsag Solutions? Change Requests haben wir lediglich bezüglich der folgenden Punkte: HR-Mitarbeitern soll zukünftig das Mutieren der Dokumente in ihrem Personaldossier nicht mehr gestattet werden. Die Audit-Funktion soll ausgebaut werden, um Veränderungen von Systemkonfigurationen beim Aktenplan ebenfalls zu protokollieren. Elsag Solutions hat unsere Anforderungen umgehend in die Roadmap aufgenommen und arbeitet bereits an einem Folge- Release, das auch diese Punkte abdecken wird. Die schnelle Reaktion und das kulante Entgegenkommen bei der Anpassung der genannten Funktionen sind bei uns sehr positiv angekommen. In diesem Zusammenhang möchte ich erwähnen, dass Elsag Solutions Anforderungen von unserer Seite generell prompt und kompetent umsetzt. Welche Punkte möchten Sie bezüglich der bisherigen Erfahrungen mit Elsag Solutions speziell hervorheben? UBS war der erste Kunde von Elsag Solutions, der essencio in- Cursa-HR einsetzt. Dieser Umstand barg für uns zwar ein gewisses Risiko. Auf Grund der guten internen Referenzen aus früheren Projekten im Bereich Scanning haben wir Elsag Solutions dessen ungeachtet auch für das Projekt EPD den Zuschlag erteilt. Ein wichtiges Entscheidungskriterium war die Möglichkeit zur Mitgestaltung bei der Modellierung der Lösung. Rückblickend gesehen, war dies mehr als eine gute Entscheidung. Das Resultat überzeugt: Dank der engen, fach- und bereichsübergreifenden Zusammenarbeit konnte dieses wichtige Projekt nicht nur termingerecht, sondern auch im vorgegebenen Kosten- und Qualitätsrahmen erwartungsgemäß umgesetzt werden. Inzwischen hat EPD auch das gruppeninterne Audit mit sehr guten Noten bestanden. und wie geht es weiter: sind zurzeit bereits weitere Projekte in Zusammenarbeit mit Elsag Solutions geplant? Zurzeit nutzen wir die multifunktionale Dokumentenmanagement-Plattform essencio incursa für die elektronische Bereitstellung und Bewirtschaftung der papiergebundenen Dokumente unserer gesamten Personaldossiers. Das Optimierungspotenzial zur Erweiterung des Dokumentenmanagements auf die Nutzung der Funktionalitäten von essencio incursa zur Integration elektronischer Dokumente wird zurzeit evaluiert. Durch die Einführung von EPD besitzen wir heute die wichtige Basis für weitere Optimierungen unserer HR-Dienstleistungen. Herr Minder, wir bedanken uns herzlich für das ausführliche Gespräch und wünschen Ihnen und den HR Shared Services weiterhin viel Erfolg. 7

8 projekt-referenz entscheidet sich für prointra Akten & Korrespondenz Erfassung unterschiedlichster Dokumentenarten mit Gütesiegel in puncto Wirtschaftlichkeit und Imagequalität Die St. Galler Kantonalbank speichert ihre Kunden- und Kreditakten, einschließlich der dazu gehörenden Korrespondenz elektronisch. essencio prointra von Elsag Solutions stellt sicher, dass das täglich anfallende Dokumentengut von rund Seiten hoch automatisiert erfasst und online zeitnah in einwandfrei lesbarer Qualität verfügbar ist. Ausgangslage Im Frühjahr 2006 kontaktierte die St. Galler Kantonalbank (SGKB) Elsag Solutions im Rahmen der Evaluation einer neuen Indizierungslösung für den Bereich Akten & Korrespondenz. Primäres Ziel war eine Optimierung der Indizierungsresultate, die gleichzeitig eine hohe Imagequalität sicherstellt. Darüber hinaus war die Einführung der neuen Lösung die logische Folge diverser Veränderungen bei der Systemlandschaft der SGKB: Beim Wechsel auf das Betriebssystem Windows XP wurde die frühere, für Windows NT entwickelte Indizierungsapplikation nicht migriert. Dadurch musste Windows-NT weiter unterstützt werden - und das mit nicht geringen Kosten führt die SGKB eine neue Hostplattform ein. Da die Indizierungsapplikation zur Validierung der Indexdaten auf Host-Stammdaten zugreift, erfordert die Modifikation der Hostplattform auch eine Änderung der Stammdatenschnittstelle. Elsag Solutions stellt diese Schnittstelle - die künftig auch für die eingesetzten Zahlungsverkehrsmodule nutzbar ist - mit dem nächsten essencio prointra Release rechtzeitig zur Verfügung. Technische und betriebswirtschaftliche Anforderungen In technischer Hinsicht legte die SGKB Wert auf eine weitestgehende Einbindung der bestehenden Hardwareinfrastruktur. Dazu gehören die unveränderte Nutzung des SLAM 24 Hochleistungsscanners für die zentrale Dokumentendigitalisierung, der Erkennungssysteme und AIX-Server-Cluster sowie die Beibehaltung der bestehenden Archivschnittstellen für den Datenexport ohne Konfigurationsänderungen. Zusätzlich sollte im Rahmen der Lösungseinführung ein neuer Kodak i280 Scanner für das dezentrale Scanning in der Kreditabteilung integriert werden. Auf der Kosten-/Nutzenebene zählten für die SGKB in erster Linie hohe Datenqualität und Wirtschaftlichkeit im Hinblick auf den Betrieb und Unterhalt der Lösung. Wesentliche Anforderungen waren ferner die Gewährleistung effizienter Indizierungsprozesse direkt am PC und ein hoher Automatisierungsgrad durch den Einsatz moderner Erkennungstechniken. Ausschlaggebende Entscheidungskriterien Wie allgemein üblich, hat die SGKB bei der Evaluation den Fächer aufgetan und verschiedene Lösungen geprüft. Elsag Solutions erhielt den Zuschlag, weil das unterbreitete Angebot die gestellten Anforderungen und den gesteckten Kostenrahmen gleichermaßen optimal erfüllte. Für eine weitere Zusammenarbeit mit Elsag Solutions sprachen auch die positiven internen Referenzen aus früheren Projekten im Zahlungsverkehr. Komponenten und Einsatzbereiche von essencio prointra Das Template Akten und Korrespondenz integriert folgende Kernfunktionen: Erkennung und Enhancement der importierten Images unter Nutzung modernster Verfahren, wie beispielsweise Freitextsuche von Hand- und Maschinenschrift, Erkennung von Farbmarkierungen Datenexport in das vorhandene On Demand Archivsystem über eine entsprechende Schnittstelle Aufbau flexibler Indexstrukturen als wichtige Voraussetzung für den bereits geplanten Archivwechsel Die Lösung wird von den rund zehn Mitarbeitern in den Bereichen Kundendokumentation und Elektronische Kreditdossiers täglich intensiv genutzt, um Dokumente mit unterschiedlichen Indexanforderungen zu erfassen. Darunter beispielsweise: Kundeninformationen (Korrespondenz, Urkunden, Ausweiskopien, Saldierungsbelege, ) Vertragsinformationen Kreditinformationen Schecks Aktienregister Die Server und die Erkennungseinheiten stehen im Rechenzentrum der Swisscom-IT in Bern. Durch die Citrix-Metaframe-Serverfarmen, die in St. Gallen und Bern installiert sind, können die Benutzer direkt von ihrem PC auf die Applikation zugreifen. Projektumsetzung Von der Auftragserteilung bis zum Produktionsbeginn vergingen ca. 6 Monate. Nach einer zweimonatigen Vorbereitungsphase verabschiedete die SGKB im Dezember 2006 die Detailspezifikation. Im März wurde die Applikation auf dem Testsystem installiert. In den darauf folgenden Wochen fanden neben diversen individuellen Anpassungen (kundenspezifisches Tuning) bereits die ersten 8

9 Elmar Schönenberger verarbeitet mit der Lösung von Elsag Solutions täglich stapelweise Kredit- und Kundendossiers. Benutzerschulungen statt. Der Produktivstart erfolgte am 23. April Bisherige Erfahrungswerte der St. Galler Kantonalbank Inzwischen ist die neue Lösung bei der St. Galler Kantonalbank seit mehr als einem Monat in Betrieb. Im persönlichen Gespräch mit up2date erläuterte der verantwortliche Projektleiter, Linus Balzan, warum sowohl die Lösung als auch die Fachkompetenz und Services von Elsag Solutions ein großes Lob verdienen: Gesamthaft betrachtet ist dieses Projekt in jeder Hinsicht ein Erfolg. Die Lösung konnte planmäßig implementiert werden und läuft seit der Inbetriebnahme absolut zuverlässig und stabil. Ausnahmslos alle Anwender arbeiten gerne mit dem neuen System, das ihnen diverse Aufgaben erleichtert und die Durchlaufzeiten bei der Dokumentenerfassung insgesamt verkürzt. Insbesondere die Vorbereitung der Dokumente (AVOR) ist heute bedeutend einfacher. Bei unserer früheren Lösung kostete diese Aufgabe eindeutig zu viel Zeit und Aufwand. Dank der benutzerfreundlichen Bedienung waren die Benutzer selbst mit den eher anspruchsvolleren Prozessschritten schnell vertraut. Dies führte zu einer hohen Akzeptanz des Systems von Anfang an. Ein Plus, das ich gerne speziell hervorheben möchte, ist die signifikante Verbesserung der Datenqualität und die daraus hervorgehende optimale Lesbarkeit der Dokumenten-Images. Dies kommt vor allem unseren Kundenberatern zugute, die bei ihrer Arbeit häufig darauf zugreifen. Auch im Hinblick auf die Zukunft unterstützt essencio pro- Intra die Ziele der SGKB. Bereits geplant ist eine automatische Erkennung von Indexinformationen aus der Fußzeile. Dadurch erwarten wir künftig weitere Zeit- und Kostenvorteile durch sinkende Fehlerraten und entsprechend geringeren Korrekturaufwand. Mittelfristig soll der Automatisierungsgrad sukzessive weiter ausgebaut werden. Vor diesem Hintergrund bietet uns die getätigte Investition auch im Hinblick auf die Zukunft hohes Optimierungspotenzial. Die Zusammenarbeit mit Elsag Solutions bei diesem Projekt verlief ebenfalls rundum erfreulich: Wir wurden von A bis Z kompetent betreut. Die Kommunikation verlief unkompliziert und reibungslos. Sehr positiv empfanden wir die ausgesprochen kundenorientierte Haltung gegenüber unseren betriebsspezifischen Lösungsanforderungen. Die St. Galler Kantonalbank ist eine Schweizer Universalbank, die vor allem in den Kantonen St. Gallen und Appenzell Ausserrhoden tätig ist. Sie bietet Privat- und Geschäftskunden die gesamte Palette von Finanzdienstleistungen an. Gemeinsam mit der 2002 erworbenen Tochtergesellschaft HYPOSWISS Privatbank AG bietet die SGKB Privatkunden und institutionellen Anlegern im In- und Ausland maßgeschneiderte Produkte und Dienstleistungen für die Bildung und Verwaltung von Vermögenswerte an. Die St. Galler Kantonalbank ist ein wichtiger Arbeitgeber und Steuerzahler und übernimmt als Sponsoringpartner Verantwortung für die wirtschaftliche, soziale und kulturelle Entwicklung der Region. Am 31. Dezember 2006 beschäftigte der Konzern insgesamt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Stammhaus besitzt Staatsgarantie und das Aa1-Rating von Moody s. Mit einer Bilanzsumme von 19.8 Mia. CHF ist die SGKB die fünftgrößte Kantonalbank und neuntgrößte Schweizer Bank. Herr Balzan, wir danken Ihnen herzlich für dieses Gespräch und freuen uns bereits heute darauf, schon bald über weitere Projekterfolge bei der St. Galler Kantonalbank berichten zu dürfen. 9

10 release-ankündigung: prointra Configuration Suite Erfassungsanwendungen flexibel selbst konfigurieren Elsag Solutions wird in Kürze die neue prointra Configuration Suite freigeben. Damit können Endkunden prointra Anwendungen künftig auch selbst konfigurieren. essencio prointra ist in unterschiedlichsten Ausprägungen zur Erfassung von Dokumenten im Einsatz. Das Spektrum erstreckt sich von Eingangsrechnungen und Verträgen über Kundenkorrespondenz und weitere Papierdokumente bis hin zu Vorgängen im Zahlungsverkehr. In der Regel wird essencio prointra als individuell konfektionierte Kundenlösung ausgeliefert. Neben den vorkonfektionierten Lösungen sind zudem bereits heute Installationen produktiv, bei denen der Kunde die zu erfassenden Dokumententypen selbst konfiguriert: Ein Beispiel dafür ist das Projekt Generisches Scanning bei der Credit Suisse, über das wir in up2date 3/06 berichtet haben. Dabei nutzt das zuständige IT Team der Credit Suisse prointra nicht nur, um Dokumentenarten und Indexfelder für diverse intern betreute Mandanten zu konfigurieren, sondern entwickelt auch eigene Validierungen für Erfassungsfelder und bindet diese über die offene pival -Schnittstelle ein. Die Sparkasse Zwickau erfasst diverse Kundendokumente etwa im Zusammenhang mit angebotenen Versicherungsprodukten und leitet die betreffenden Daten an weiterverarbeitende Systeme. Auch sie kann über entsprechende Werkzeuge Dokumententypen und Erfassungsfelder selbst anpassen. Der Kerngedanke von Elsag Solutions: Einfache Konfigurations-Standards essencio prointra integriert unterschiedliche Erkennungsmodule von der formularbasierten Zeichenerkennung über die Volltexterkennung via Mustersuche bis zur intelligenten Klassifizierung und Konzeptanalyse von Dokumenten. Dabei galt bislang: Je mächtiger eine Lösung, desto komplexer war die Konfiguration. Das wird mit der prointra Configuration Suite ( pics ) einfacher. pics ist also keine Eier legende Wollmilchsau, sondern vielmehr ein benutzerorientiertes Werkzeug, das die Flexibilität unsere Kunden bei der Dokumentenerfassung erhöht. Release 1 wird zunächst mit dem Template Akten und Korrespondenz von prointra ausgeliefert, das folgende Komponenten umfasst: Standard-Ablaufschema für die Dokumentenerfassung Grundszenario von Erkennungsmodulen Ausgangslage: Sie möchten Vertragsdokumente, Lieferscheine, Rechnungen und Kundenkorrespondenz erfassen und archivieren. Diese unterschiedlichen Dokumente können durchaus gemeinsame Indexfelder haben - z.b. Vorgangsdatum, Lieferant (bei Lieferscheinen und Eingangsrechnungen). Prozessablauf: Zunächst hinterlegen Sie alle Erfassungsfelder in einem Indexschema. Dort definieren Sie diese über ihren Namen und ihre Attribute, wie Typ (Datum, numerisch,...), Länge, Art der Validierung, etc ( Bild 1). Selbstverständlich können Sie die definierten Felder jederzeit ändern oder ergänzen. Anschließend legen Sie die verschiedenen Dokumententypen fest und weisen jedem Dokumententyp die für die Erfassung benötigten Indexfelder zu. Grundsätzlich ist die Erzeugung von Erfassungsmasken für die Indizierung bereits zu diesem Zeitpunkt möglich. Ohne Parametrierung der Erkennung könnte damit eine Vollerfassung der Indexfelder erfolgen. Damit bei Erfassung auf Anhieb ersichtlich ist, wo ein Dokument anfängt und wo es aufhört, legen Sie bei der Konfiguration der Erkennung zunächst fest, wie der Typ erkannt wird und wie die Dokumententrennung funktioniert. Bei Bedarf können Sie in pics auch Barcode-Trennblätter konfigurieren. Ist der Dokumententyp festgelegt, hinterlegen Sie die gesuchten Muster für die Informationsextraktion. Bei einer Rechnung kann das Muster zum Auffinden der Information, beispielweise Rechnung-Nr. oder Rechn.-Nr. heißen ( Bild 2). Sie können jedem Dokumententyp das jeweils adäquate Index-Muster zuweisen. pics stellt hierzu nicht nur Konfigurationshilfen, sondern auch Tests bereit. Bildlisten, die Sie in pics zusammenstellen und verwalten können, ermöglichen Ihnen, gezielte Erkennungstests durchzuführen. Auslieferung: Die prointra Configuration Suite wird als Client- Server-System geliefert. Alle Komponenten sind in JAVA implementiert, Client und Server kommunizieren ausschließlich über http basierende Protokolle. Der pics-client basiert auf einer Eclipse-Rich Client Plattform. Damit kann der Anwender umfassende Anwendungsszenarien ebenso flexibel und variabel abbilden, wie einfach konfigurieren. Inbegriffen sind Module zur Volltexterkennung und Informationsextraktion via Musteranalyse, die Barcode-Erkennung sowie der Elsag Color-Finder. Wie funktioniert die Dokumenten-Konfiguration in der Praxis? 10

11 elsag inside Matthias Böttcher Consultant Bankenlösungen up2date Bild 1: Hinterlegung des Indexschemas Der Zahlungsverkehr gehört zu den grundlegenden Bankdienstleistungen. Eingehende Zahlungsaufträge, Überweisungen und Schecks müssen schnell, fehlerfrei und kosteneffektiv bearbeitet werden. Elsag Solutions unterstützt Banken und Finanzdienstleister dabei seit vielen Jahren. Bild 2: Muster für die Informationsextraktion Vorteile und Nutzen der prointra Configuration Suite pics ist kein Monolith, sondern offen und flexibel. Weitere Programmmodule können nachträglich via plug-in ohne große Quer-Effekte auf die bestehenden Module eingebunden werden. Die entwickelte Architektur bietet ein hohes Maß an Zukunftssicherheit und gewährleistet dadurch eine langfristige, ausbaufähige und wirtschaftliche Nutzung von pics. Mit Matthias Böttcher hat Elsag Solutions einen weiteren Zahlungsverkehrs-Spezialisten an Bord. Der diplomierte Volkswirt informiert neue und bestehende Kunden präzise über das Nutzen- und Einsparungspotenzial, das mit hoch automatisierten Lösungen, wie EBES -ZV realisierbar ist speziell auch im Hinblick auf die 2007/2008 anstehenden Herausforderungen im Zusammenhang mit der Einführung von ISE (Imagegestützter Scheckeinzug) und SEPA. Darüber hinaus unterstützt er die zuständigen Entscheidungsträger bei der Erarbeitung von Business Requirements und Lösungsprofilen, mit denen die angestrebten Ziele schnell und erwartungsgemäß erreichbar sind. Matthias Böttcher kann neben fundierter Erfahrung auf den Gebieten Prozessorganisation und IT-Services auch erfolgreiche Projekterfahrung im Zahlungsverkehrs- Umfeld vorweisen. Beispiele dafür sind die Entwicklung und Implementierung von Unterschrifts- und Archivsystemen sowie die Einführung von Scanninglösungen und SB-Systemen für Zahlungsverkehrsbelege. 11

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