Vorlage zur Kenntnisnahme

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1 Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin Vorlage zur Kenntnisnahme für die Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung am Gegenstand der Vorlage: Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement (ZFM) - 2. Die BVV wird um Kenntnisnahme gebeten: Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf hat in seiner Sitzung am beschlossen, die BA-Vorlage Nr. 1035/IV der BVV zur Kenntnisnahme vorzulegen. Die Vorlage ist in der Anlage beigefügt. Komoß Bezirksbürgermeister Anlage

2 Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin RA I IV 2410 Bearbeiter: Kornmehl Vorlage für das Bezirksamt - zur Beschlussfassung Nr. 1035/IV A. Gegenstand der Vorlage: Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement (ZFM) - B. Berichterstatter/in: Bezirksbürgermeister Herr Komoß C.1 Beschlussentwurf: Das Bezirksamt beschließt, vorbehaltlich der Beteiligung der Beschäftigtenvertretungen: 1. Die mit der Anlage beigefügte Konzeption zur Kenntnis zu nehmen. 2. Mit Beschlussfassung dieser Vorlage wird innerhalb des Modellprojektes Zentrales Forderungsmanagement im Rechtsamt ein Fachbereich mit der Bezeichnung - Zentrales Forderungsmanagement - gemäß der Anlage 1 eingerichtet. 3. Das Rechtsamt Fachbereich - Zentrales Forderungsmangement (RA ZFM) - ist eine Dienstleistungseinheit und führt bis zum eine Werkstattphase durch. 4. Zur Absicherung der Werkstattphase werden im Kapitel 3300 TItel für zwei Jahre längstens bis zum sechs Beschäftigungspositionen Tarifbeschäftigte/r mit Bewertungsvermutung, davon fünf in der Entgeltgruppe (EG) 6 bis EG 9 des TV-L und eine in der EG 12 des TV-L ab Beschlussfassung unterjährig eingerichtet. 5. Die Forderungen, die zu Einnahmen in den in Anlage 2 aufgeführten Kapiteln und Titeln des Bezirkshaushaltsplanes führen können, werden ab dem wie folgt bearbeitet: Das Fachamt bzw. die Serviceeinheit sorgt weiterhin für die sachlich und rechtlich einwandfreie Entstehung einer Forderung sowie deren Buchung in Profiskal unter Nutzung des zutreffenden AdF-Schlüssels. Hierzu zählt auch die Bestimmung von Fälligkeit, Zahlweise und Mahnverfahren. Nach automatisierter Mahnung durch Profiskal werden die Forderungen bei fruchtlosem Ablaufen der in der Mahnung gesetzten Zahlungsfrist in Auftragswirtschaft gemäß Nr AV 9 LHO an die

3 Dienstleistungseinheit Forderungsmanagement zur weiteren vollumfänglichen Bearbeitung und Einziehung übertragen. Für die übertragenen Forderungen obliegen der Dienstleistungseinheit die Kontroll- und Reportingpflichten. Die Fachämter und die Serviceeinheiten Facility-Management bzw. Steuerungsdienst mit Finanzund Personalservice, Fachbereich Personal, übertragen der Dienstleistungseinheit - RA ZFM - im Einklang mit der LHO die entsprechenden Kompetenzen. Die Fachämter und die Serviceeinheit haben die Möglichkeit, zu jeder Zeit die weitere Bearbeitung der Forderung durch die Dienstleistungseinheit zu stoppen und diese in eigener Zuständigkeit und Verantwortung weiterzubearbeiten. Die Fachverantwortung für den rechtlichen Bestand der Forderungen verbleibt beim Fachamt bzw. der Serviceeinheit. 6. Das RA legt dem Bezirksamt zum einen ersten Bericht über die Ergebnisse der Werkstattphase vor. C.2 Weiterleitung an die BVV zugleich Veröffentlichung: Das Bezirksamt beschließt weiterhin, diese Vorlage der BVV zur Kenntnisnahme vorzulegen und umgehend zu veröffentlichen. D. Begründung: Es ist das Ziel des Bezirksamtes, das Forderungsmanagement effektiver zu gestalten. Das Bezirksamt hat mit der Vorlage Nr. 0833/IV am die Etablierung eines Zentralen Forderungsmanagements beschlossen. Die Vorlage informiert über den Zwischenstand der Projektdurchführung und gibt eine Empfehlung zum weiteren Vorgehen. Auf die der Vorlage beigefügte Konzeption wird verwiesen - Anlage zur BA-Vorlage -. E. Rechtsgrundlage: 1 GO BA, 15 und 36 Abs. 2 Buchstaben b und f und Abs. 3 Bezirksverwaltungsgesetz, Schreiben der SenFin FFM 1 - H /2012 vom und F. Haushaltsmäßige Auswirkungen: Es wird davon ausgegangen, dass die Umsetzung der Maßnahme zu einer verbesserten Quote der Forderungsbeitreibung führen und somit die Einnahmebilanz der Bezirksverwaltung verbessert wird. Für das Jahr 2016 wird mit Einnahmen aus dem Projekt in Höhe von EUR gerechnet. Diese Einnahmeprognose wurde bei der Aufstellung des Doppelhaushaltes 2016/2017 berücksichtigt und eingeplant. Mit hat sich die Senatsverwaltung für Finanzen auf den Antrag des Bezirkes bereit erklärt, das Projekt für die Jahre 2015 bis 2017 finanziell in Höhe von insgesamt EUR im Wege der Basiskorrektur zu unterstützen. Diese Mittel stehen zur Finanzierung der zur Projektdurch-

4 führung einzurichtenden Beschäftigungspositionen und erforderlichen Sachmittel zur Verfügung. Personalmittel: Berechnungsbasis Durchschnittssatz 2015 für neu Einzustellende - Tarifbereich Ost - auf Grund Bewertungsvermutung wird für fünf Beschäftigungspositionen von der maximalen EG 9 und für eine von der EG 12 ausgegangen. Bei voraussichtlicher Besetzung zum (drei Beschäftigungspositionen) entstehen Personalkosten von insgesamt , die aus den Projektmitteln zu finanzieren sind: Kosten 2015: ,- Kosten 2016: ,- (ganzjährige Finanzierung aller Beschäftigungspositionen) Kosten 2017: ,- (inkl. anteilige Finanzierung der drei Beschäftigungspositionen mit Besetzungsstatus ab 2015) Vollzeitäquivalente (VZÄ): Der mit der Maßnahme entstehende Aufwuchs von sechs VZÄ wird aufgrund der Befristung spätestens im Jahr 2017 abgebaut. Bezüglich der Möglichkeit einer Entfristung der Beschäftigungspositionen ist dem Bezirksamt mit dem ersten Bericht zur Werkstattphase am ein Entscheidungsvorschlag zu unterbreiten. G. Gleichstellungsrelevante Auswirkungen: H. Behindertenrelevante Auswirkungen: I. Migrantenrelevante Auswirkungen: Keine Keine Keine Komoß Bezirksbürgermeister Anlage

5 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV Konzeption für die Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit Zentrales Forderungsmanagement im Rechtsamt des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin Version: Herausgeber: 1. Bericht der Arbeitsgruppe Juli 2015 Beginn der Werkstattphase Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin Rechtsamt Arbeitsgruppe - Zentrales Forderungsmanagement -

6 Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 3 2. Kurzbeschreibung zum Sachstand des Projektes 3 3. Fachliche und wirtschaftliche Zielsetzung der Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement 3 4. Inhaltliche Schwerpunktsetzung während der Vorbereitungs-/Werkstattphase 4 5. Geplante Verfahrensschritte bei der Forderungsbearbeitung 5 6. Finanzierung der Dienstleistungseinheit 7 7. Personelle Ausstattung der Dienstleistungseinheit im Erprobungszeitraum 7 Anlagenverzeichnis 10 2 von 10

7 Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV 1. Einleitung Im vergangenen Jahr ist durch das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin ein Votum für eine Zentralisierung der Forderungsbearbeitung im Bezirk getroffen worden. Mit der BA-Vorlage Nr. 0833/IV zur Etablierung eines zentralen Forderungsmanagements wurde festgelegt, dass vorbehaltlich der Beteiligung der Beschäftigtenvertretung beim Rechtsamt ein Zentrales Forderungsmanagement stabsmäßig angesiedelt wird. Die bilaterale Abstimmung mit allen beteiligten Ämtern erfolgt in einer bis zum andauernden Vorbereitungsphase. In den Jahren 2016 und 2017 soll die Zusammenfassung des Forderungsmanagements in einer Organisationseinheit erprobt werden. 2. Kurzbeschreibung zum Sachstand des Projektes Derzeit ist jeder Fachbereich der bezirklichen Verwaltung im Rahmen der Mittelbewirtschaftung auch für die Bearbeitung überfälliger Forderungen verantwortlich. In Umsetzung des Beschlusses des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin zur Vorlage Nr. 0833/IV wurde mit den Fachämtern und der Serviceeinheit Facility Management ein Erfahrungsaustausch über die individuell praktizierte Bearbeitungsweise der Beitreibung von Forderungen durchgeführt und die Zusammensetzung der offenen Forderungen im jeweiligen Zuständigkeitsbereich analysiert. Hierbei konnten überfällige Forderungen, d.h. Forderungen deren Zahlungsfristen nach erfolgter Mahnung fruchtlos verstrichen sind, identifiziert werden, deren Weiterbearbeitung durch eine Dienstleistungseinheit Forderungsmanagement erfolgen könnte. In den Gesprächen wurde deutlich, dass aufgrund der dezentralen Struktur in den Fachbereichen unterschiedliche Bearbeitungsprozesse, unterschiedliche Qualifikationen und unterschiedliche personelle Kapazitäten für die Forderungsbearbeitung vorhanden sind. Schließlich konnten durch den geführten Informationsaustausch gewonnene Erkenntnisse bereits unmittelbar für Änderungen im Arbeitsablauf genutzt werden. 3. Fachliche und wirtschaftliche Zielsetzungen der Erprobung einer Dienstleistungseinheit Zentrales Forderungsmanagement Die Bearbeitung von Forderungen ist nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu organisieren. Ziel des Projektes ist eine weitere Verbesserung der im Zusammenhang mit der bezirklichen Forderungsbearbeitung ablaufenden Prozesse, um einen möglichst kurzfristigen Zahlungseingang, ein geringeres Ausfallrisiko der offenen Forderungen, eine schnelle Reaktionsmöglichkeit auf Veränderungen sowie ein adressatengerechteres Mahnwesen zu erreichen. Einem weiteren Anstieg der offenen bezirklichen Forderungen von (Stand ) über (Stand ) auf zuletzt (Stand ) soll entgegen gewirkt werden. Durch eine Zusammenfassung des Forderungsmanagements in einem beim bezirklichen Rechtsamt angesiedelte Organisationseinheit sollen Fachkenntnisse gebündelt werden. Es ist zu erwarten, dass eine aufgrund der Fallzahl abzusehende Spezialisierung der Beschäftigten der Dienstleistungseinheit sowie eine aufgrund der zu bearbeitenden Fallzahlen zu erwartende Bearbeitungsroutine zu einer effizienteren Forderungsbearbeitung führen wird. Die Bündelung wird andererseits Entlastungen für die Fachämter und Serviceeinheiten bringen, da diese bei Beibehaltung des Personals von den Aufgaben des Forderungsmanagements entlastet werden. Die Bereiche werden durch das Projekt in die Lage versetzt, die vorhandene Überlastung der Beschäftigten in den Fachämtern abzubauen und eine Konzentration auf die Kerntätigkeit zu sichern. Inwiefern dauerhafte Stellen aus den Fachämtern 3 von 10

8 Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV in das Zentrale Forderungsmanagement überführt werden, ist bis Ende der Werkstattphase zu klären. Es wird erwartet, dass die durch das Projekt angestrebte Entwicklung eines aktiven und zentralen Forderungsmanagements zu einer Stärkung der Einnahmesituation des Bezirks beitragen wird. 4. Inhaltliche Schwerpunktsetzung während der Vorbereitungs-/Werkstattphase Innerhalb des Jahres 2015 sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Tätigkeitsaufnahme der Dienstleistungseinheit zum Januar 2016 zu schaffen. Im Ergebnis der im Bezirk mit den Fachämtern und der Serviceeinheit Facility Management geführten Gespräche wurde ein Überblick über das Aufkommen und die Art der auf die Dienstleistungseinheit zu übertragenden Forderungen gewonnen: Schwerpunktmäßig liegen derzeit auf Öffentlichem Recht beruhende überfällige Forderungen in den Fachämtern vor. Für die Beitreibung öffentlich-rechtlicher Forderungen sind die Bestimmungen des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes heranzuziehen. Da dessen Regelungen die Vollstreckung von Geldforderungen im Verwaltungswege vorsehen, kann die einzurichtende Dienstleistungseinheit unmittelbar tätig werden. Eine vertragliche Übertragung dieser hoheitlichen Aufgabe auf eine Stelle außerhalb der Verwaltung ist nicht zulässig. Es wurde festgestellt, dass in ProFISKAL bei allen Fachämtern des Bezirkes und den Serviceeinheiten Forderungen gebucht sind, die überfällig sind und deren Weiterbearbeitung grundsätzlich in der Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - erfolgen kann. Eine Übersicht der jeweiligen Kapitel und Titel des Bezirkshaushaltsplanes ist Anlage 2 zu entnehmen. In den Gesprächen wurde erkannt, dass die überwiegende Anzahl der Vorgänge ohne weitere Nacharbeiten an das Forderungsmanagement abgegeben werden kann. Eine Ausnahme hiervon bildet eine vor Übertragung durchzuführende Klärung von ca Vorgängen schwerpunktmäßig aus dem Bereich des Amtes für Soziales, in denen Darlehen und Beihilfen gewährt wurden und zunächst in jedem Einzelfall eine Fälligkeit der Rückzahlungsverpflichtung zu prüfen ist. Die Klärung der Vorgänge ist für eine Bewertung und erfolgreiche Beitreibung dieser Voraussetzung und wird einen Bearbeitungsschwerpunkt in der Vorbereitungsphase darstellen. Durch die Projektleitung werden parallel die Gespräche zur Ausgestaltung der Schnittstellen zwischen den Fachämtern/Serviceeinheiten und der Dienstleistungseinheit fortgeführt. In den Besprechungen wird auch die Gewährleistung eines Informationsaustausches thematisiert werden. 5. Geplante Verfahrensschritte bei der Forderungsbearbeitung Die Dienstleistungseinheit soll ab überfällige öffentlich-rechtliche und privatrechtliche Forderungen bearbeiten. Es ist geplant, die Forderungsbearbeitung an den nachfolgenden Prozessschritten auszurichten: a) Adressrecherche Die Qualität und Aktualität der Adressdaten stellen eine wesentliche Komponente für den Erfolg des Forderungseinzugs dar. Nach Einschätzung des Berliner Datenschutzbeauftragten vom ist bei privatrechtlichen Forderungen nach 2 Abs. 3 Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG) der Paragraph 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) anzuwenden. 4 von 10

9 Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV Nach dieser Norm ist der Gläubiger grundsätzlich berechtigt, bei Einwohnermeldeämtern, Adresshändlern oder Auskunfteien wie der Schufa die neue Adresse des Gläubigers zu recherchieren, da die Durchsetzung von rechtmäßig bestehenden Forderungen ein berechtigtes Interesse im Sinne dieser Norm darstellt und der Wunsch des Schuldners, möglichst lange unerkannt zu bleiben, kein schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung erkennen lässt. (BlnBDI Schreiben vom , S. 1f). Bei öffentlich-rechtlichen Forderungen fehle hingegen eine so flexible Rechtsgrundlage wie 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG. Nach Einschätzung des Berliner Datenschutzbeauftragten sei jedoch eine Verwaltung, die berechtigt ist, eine Anfrage bei Einwohnermeldeämtern durchzuführen, auch berechtigt dieses durch einen Auftragsdatenverarbeiter durchführen zu lassen. Gemeint sind Unternehmen, die Adressauskünfte aus öffentlichen Melderegistern einholen. Mit diesen Unternehmen ist ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag nach 3 BlnDSG abzuschließen. Die Beauftragung eines Adresshändlers oder von Auskunfteien könne mangels gesetzlicher Grundlage nicht erfolgen. Dieser bestehende Rahmen für die Ermittlung aktueller Adressen ist zu nutzen. b) Mahnverfahren/Telefonische Kontaktaufnahme mit den Schuldnern Die Erfahrungen bei der Einbindung eines Verwaltungshelfers haben gezeigt, dass durch eine direkte Kontaktaufnahme und Schuldneransprache eine nicht unerhebliche Anzahl von Forderungsvorgängen bereits im Vorfeld der Vollstreckung geklärt werden kann. Es besteht daher die Vermutung, dass eine telefonische Kontaktaufnahme ein wirksames Mittel darstellt, um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Durch diese kann eine Beziehung zum Schuldner aufgebaut und ein Überblick über seine Beweggründe, nicht zu zahlen, verschafft werden. Eventuell bestehende Fragen können einer Klärung zugeführt und gegebenenfalls Ratenzahlungsmöglichkeiten unterbreitet werden. Daher ist davon auszugehen, dass durch eine Optimierung des vorgelagerten Mahnprozesses die Zahl von arbeitsintensiven Vollstreckungsaufträgen reduziert werden kann. Das bestehende automatisierte Mahnverfahren soll weiterhin flankierend genutzt werden. c) Bearbeitung der Forderung und Anwendung von 59 LHO Zur Gewährleistung einer effektiven Forderungsbearbeitung sollte die Dienstleistungseinheit Forderungsmanagement ab die vollumfängliche Bearbeitung der übergeleiteten Forderungen übernehmen. Dies schließt die zentrale Bearbeitung von Stundung, Niederschlagung und Erlass ein: Nach 34 Landeshaushaltsordnung (LHO) sind Einnahmen rechtzeitig und vollständig, somit bei Fälligkeit und in voller Höhe, zu erheben. Sofern die rechtlichen Voraussetzungen gegeben sind, können in Ausnahmefällen einnahmemindernde Maßnahmen ergriffen werden (z.b. 59 LHO). 59 LHO sowie die Ausführungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung (AV LHO) regeln die Veränderung von Ansprüchen durch Stundung, Niederschlagung und Erlass. Die im Bezirk geführten Gespräche haben gezeigt, dass aufgrund der derzeit bestehenden dezentralen Bearbeitung und Forderungsüberwachung diese Vorschriften unterschiedlich angewendet werden. Gegenüber einer in den Abstimmungsgesprächen vereinzelt geäußerten Favorisierung der weiterhin dezentralen Entscheidungszuständigkeit über einnahmemindernde Maßnahmen 5 von 10

10 Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV bietet die zentrale Bearbeitung von Stundung, Niederschlagung und Erlass in der Dienstleistungseinheit erhebliche Vorteile: Die einheitliche Anwendung der gesetzlichen Grundlagen zur Stundung, Niederschlagung und Erlass im Bezirk ist gegeben. Eine umfassende Erfassung der Stundungs- und Niederschlagungsvorgänge ist sichergestellt, Stundungs- und Niederschlagungslisten könnten zentral geführt und kurzfristig ausgewertet werden. Durch den Einsatz von spezialisierten Beschäftigten besteht ein geringerer Schulungsbedarf. Gesetzliche Änderungen könnten zielgerichtet kommuniziert und umgesetzt werden. Durch eine Entscheidung in der Dienstleistungseinheit könnte eine Rückgabe des Vorgangs an das Fachamt/die Serviceeinheit und der dort für eine Weiterbearbeitung entstehende Aufwand vermieden werden. Die zentrale Bearbeitung führt zu einer Entlastung der Bereiche. Die zentrale Bearbeitung reduziert aufwändige Schnittstellen. Eine konsequente Aufgabentrennung im Forderungsmanagement zwischen Dienstleistungseinheit und Fachamt/Serviceeinheit bleibt gewährleistet. Es sollte sichergestellt bleiben, dass der Dienstleistungseinheit ab dem Zeitpunkt der Zahlungsgestörtheit einer Forderung alle notwendigen Aufgaben zugeordnet sind, welche bis zum Abschluss des Einziehungsverfahrens notwendig werden. Eine zentrale Aufgabenwahrnehmung ist rechtlich zulässig: Nach Ziffer 3.2 zu 9 AV LHO kann der Beauftragte für den Haushalt die Bewirtschaftung von Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen auf andere Organisationseinheiten übertragen (Auftragswirtschaft). Darüber ist ein Nachweis zu führen. Die Übertragung auf Organisationseinheiten einer Bezirksverwaltung ist nur dann zulässig, wenn auch die jeweilige Serviceeinheit Finanzen zugestimmt hat. Der Fachbereich Finanzen des Steuerungsdienstes mit Personal- und Finanzservice (StDPersFin) würde vorliegend seine Zustimmung erteilen. Gemäß 59 Abs. 1 Satz 2 LHO kann der zuständige Leiter des Verwaltungszweigs seine Befugnisse zur Veränderung von Ansprüchen übertragen. Weil nach Ziffer 3.2 zu 9 AV LHO sogar die Übertragung der Bewirtschaftung von Einnahmen auf die Dienstleistungseinheit möglich ist, kann dieser erst recht die Befugnis zur Veränderung von Ansprüchen übertragen werden. d) Abstimmungen mit dem Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Um eine rechtssichere Umsetzung und hohe Akzeptanz des Konzeptes zur zukünftig zentralisierten Bearbeitung der bezirklichen Forderungen zu gewährleisten, ist dieses mit dem Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit abzustimmen. Bei der Definition und Ausgestaltung der Schnittstellen zwischen den Bereichen und der Dienstleistungseinheit sind die spezifischen Datenschutzregelungen zu beachten. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund des hohen Anteils von Forderungen auf sozialrechtlicher Grundlage und dem hohen Stellenwert des Sozialdatenschutzes. 6 von 10

11 Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV e) Aktive Beteiligung an der landesweiten Arbeitsgruppe zum Forderungsmanagement Die unter Federführung der Senatsverwaltung für Finanzen tätige Arbeitsgruppe zum Forderungsmanagement ist entsprechend dem Arbeitsauftrag des Abgeordnetenhauses mit der Erstellung eines Konzeptes zum Forderungsmanagement im Land Berlin befasst. Der Bezirk Marzahn-Hellersdorf wird sich weiterhin aktiv in diese Arbeitsgruppe einbringen und laufend über die im Projekt gewonnenen Erkenntnisse auf Landesebene informieren. Darüber hinaus werden die Erfahrungen durch eine entsprechende Dokumentation den weiteren Bezirken und den Senatsverwaltungen nutzbar gemacht werden. Hierdurch wird ein Beitrag geleistet, die gewonnenen Erkenntnisse auch in anderen Bereichen der Berliner Verwaltung für eine Optimierung der Prozessabläufe im Forderungsmanagement zu nutzen. 6. Finanzierung der Dienstleistungseinheit Zur Finanzierung der Durchführung des Projektes wurde im Dezember 2014 ein Projektantrag zur Unterstützung der Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit Forderungsmanagement bis einschließlich 2017 bei der Senatsverwaltung für Finanzen gestellt. In seinem Antwortschreiben befürwortete der Staatssekretär Klaus Feiler der Senatsverwaltung für Finanzen die bezirkliche Initiative und erklärte sich grundsätzlich bereit, das Projekt für die Jahre 2015 bis 2017 finanziell zu unterstützen. Mit Schreiben vom hat sich die Senatsverwaltung für Finanzen bereit erklärt, das Projekt für die Jahre 2015 bis 2017 finanziell in Höhe von insgesamt EUR im Wege der Basiskorrektur zu unterstützen. Der Betrag verteilt sich wie folgt: Jahr Höhe der Förderung durch SenFin ,00 EUR ,00 EUR ,00 EUR 7. Personelle Ausstattung der Dienstleistungseinheit im Erprobungszeitraum/ Werkstattphase Die Erprobung einer Dienstleistungseinheit Forderungsmanagement bedarf zur Vorbereitung und Umsetzung zusätzlicher Personalressourcen, um die dezentralen Bereiche angesichts der bereits bestehenden enormen Arbeitsbelastung nicht zu überfordern. a) Vorbereitungsphase (2. Halbjahr 2015) Für das 2. Halbjahr 2015 wird mit einem Personalbedarf von 1 Dienstkraft für das Projektmanagement sowie insgesamt 4 Dienstkräften im Bereich der Sachbearbeitung geplant. In Anbetracht der großen Anzahl zunächst klärungsbedürftiger Forderungsvorgänge ist sicherzustellen, dass dieser Tätigkeitsbereich bis zum abgeschlossen werden kann, um den geplanten zeitlichen Beginn der zentralen Forderungsbeitreibung ab weiterhin zu gewährleisten. Belastbare Erfahrungswerte zu erforderlichen Zeitansätzen für diese Aufgabenstellung bestehen derzeit nicht. 7 von 10

12 Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV Die Vorklärung der ca Forderungen ist bei Berücksichtigung des Aufgabeninhaltes grundsätzlich in der Sachbearbeitung anzusiedeln. Im 2. Halbjahr 2015 stehen bei einer 5 Tage-Woche 131 Arbeitstage zur Verfügung. Bereits diese Zahl zugrunde gelegt würde eine Klärung von 5,7 Fällen je Arbeitstage und Dienstkraft (Ansatz von 4 Dienstkräften) bedeuten. Tatsächlich ist aus heutiger Sicht die Anzahl der für die Klärung zur Verfügung stehenden Arbeitstage unter Berücksichtigung des Zeitpunktes der Tätigkeitsaufnahme, des erforderlichen Einarbeitungs- und Schulungsaufwandes sowie von Urlaubs- und Krankheitszeiten geringer anzusetzen. Darüber hinaus ist zu beachten, dass auch die Abstimmung und Überleitung der identifizierten übernahmefähigen Forderungen Arbeitskapazitäten binden wird. b) Umsetzungsphase (Jahr 2016) Durch die im Bezirk mit den Fachämtern und Serviceeinheiten geführten Gespräche konnten auf der Grundlage der in ProFISKAL mit Stand gebuchten überfälligen Forderungen insgesamt knapp Hauptforderungen mit einem Gesamtvolumen von 5,504 Millionen EUR identifiziert werden, die geeignet sind, in einer Dienstleistungseinheit Zentrales Forderungsmanagement zentralisiert bearbeitet zu werden. Zukünftig überfällig werdende Forderungen in den abgestimmten Kapiteln und Titeln des Bezirkshaushaltsplanes (Anlage 2) werden nach Arbeitsaufnahme des Forderungsmanagements ab an dieses laufend abgegeben. Für das Jahr 2016 ist unter Berücksichtigung des voraussichtlichen Arbeitsvolumens von einem Personalbedarf von 1 Dienstkraft für das Projektmanagement sowie zunächst 3 Beschäftigten im Bereich der Sachbearbeitung, welche im Rahmen der durch die Senatsverwaltung für Finanzen zugesagten finanziellen Förderungen um 2 weitere Beschäftigte ergänzt werden, auszugehen. Zur Entzerrung des Einarbeitungsaufwandes sollte diese personelle Aufstockung erst zeitlich nachgelagert ab erfolgen. Zwar erscheint diese Planung vor dem Hintergrund des zu bearbeitenden sehr hohen Forderungsvolumens ( Hauptforderungen (Stand ) zuzüglich weiterer überfällig werdender Forderungen) als sehr ambitioniert. Dennoch sollte an der Planung festgehalten werden: Ziel des Projektes ist es, Forderungen gegenüber Dritten schneller zu realisieren und hierdurch Forderungsausfälle zu reduzieren. Bei der Planung und Durchführung des Projektes ist sicherzustellen, dass die von der Dienstleistungseinheit Zentrales Forderungsmanagement wahrzunehmenden Aufgaben und Tätigkeiten von Anfang an professionell und vollständig durch diese erfüllt werden können. Hierzu ist ein dezentraler Fortbildungsplan pro Beschäftigte/Beschäftigter der Dienstleistungseinheit unter Beachtung der Angebote der Verwaltungsakademie des Landes Berlin aufzubauen. Gegenwärtig existieren im Land Berlin für die in einer Dienstleistungseinheit anzusiedelnden Tätigkeiten keine belastbaren Angaben zu dem zu bewältigenden Arbeitsvolumen je Dienstkraft. Die Erfahrungen bei der Einbindung eines Verwaltungshelfers haben jedoch gezeigt, dass durch eine direkte Kontaktaufnahme und Schuldneransprache eine nicht unerhebliche Anzahl von Forderungsvorgängen bereits im Vorfeld der Vollstreckung geklärt werden kann. Somit wird nach dem derzeitigen Kenntnisstand davon ausgegangen, dass durch eine Optimierung des vorgelagerten Mahnprozesses die Zahl von arbeitsintensiven Vollstreckungsaufträgen reduziert werden kann. Schließlich erscheint es unter Berücksichtigung der Altersstruktur und Höhe des Bestandes überfälliger Forderungen nicht ausgeschlossen, dass gerade in der Anfangszeit der Tätig- 8 von 10

13 Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV keitsaufnahme der Dienstleistungseinheit durch eine Anwendung des 59 LHO eine Reduzierung der offenen Forderungen bewirkt und hierdurch die Anzahl der weiter zu bearbeitenden Forderungen reduziert wird. Es wird daher davon ausgegangen, dass im laufenden Betrieb bei einer optimalen technischen Ausstattung die Bearbeitung von bis zu Vorgängen je Vollzeitkraft in der Sachbearbeitung möglich ist. Diese Fallzahl korrespondiert mit Erfahrungswerten privater Inkassounternehmen. Der konkrete Personalbedarf für die Dienstleistungseinheit ist im Rahmen der Werkstattphase nachweislich zu erheben und abschließend zu definieren. Die Anlage 3 biete eine tabellarische Zusammenfassung der Aufgaben, die in Werkstattphase zu realisieren sind. Dem Konzept wird der Entwurf das Anforderungsprofil (AP) und die Beschreibung des Aufgabenkreises (BAK) für das Aufgabengebiet Sachbearbeitung Forderungsmanagement - (3 Beschäftigungspositionen) beigefügt. Siehe hierzu Anlage 4 und 5. 9 von 10

14 Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV Anlagenverzeichnis Anlage 1 Organigramm der Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - in der Werkstattphase Anlage 2 Anlage 3 Übersicht zu den vorhandenen, überleitungsfähigen, zahlungsgestörten Forderungen Übersicht zu den Aufgaben in der Werkstattphase der Dienstleistungseinheit RA ZFM Anlage 4 Entwurf des Anforderungsprofils für das Aufgabengebiet - Sachbearbeitung Forderungsmanagement Anlage 5 Entwurf Beschreibung des Aufgabenkreises für das Aufgabengebiet - Sachbearbeitung Forderungsmanagement - 10 von 10

15 Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin Werkstattphase - Organigramm Rechtsamt inkl. Fachbereich - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage 1 1. Bericht der AG Forderungsmanagement Stabsstelle - Rechtsamt Leitung Geschäftszimmer Rechtsberatung und Datenschutz Namensänderung Zentrale Innenrevision Zentrales Forderungsmanagement RA ZFM - interne Dienstleistungseinheit Rechtsberatung des Bezirksamtes, Rechtsvertretung Angelegenheiten der öffentlich-rechtlichen Namensänderung Korrupptionsbekämpfung, Korrupptionsprävention 6 Beschäftigungspositionen für die Bearbeitung von.. Überwachung und Einziehung von öffentlichrechtlichen Forderungen einschließlich Darlehen Schadensersatzangelegenheiten schwieriger Art Schiedsamtswesen, einfachere Schadenangelegenheiten Zentrales bezirkliches Zuwendungsregister Überwachung und Einziehung von privatrechtlichen Forderungen Treffen von haushaltsrechtlichen Entscheidungen im Rahmen der übertragenen Bewirtschaftungsbefugnisse behördlicher Datenschutz

16 Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage 2 Übersicht: - Vorhandene, überleitungsfähige, zahlungsgestörte Forderungen Organisationseinheit Kapitel Titel Gesundheitsamt , 11150, 11979, Schul- und Sportamt , Stadtentwicklungsamt (zunächst Fälle, die bis zum Jahr 2013 entstanden sind) Straßen- und Grünflächenamt , (zunächst Fälle, die bis zum Jahr 2013 entstanden sind) (zunächst Fälle, die bis zum Jahr 2013 entstanden sind) , 11193, Umwelt- und Naturschutzamt , Amt für Bürgerdienste (ausschließlich Niederschlagungsfälle) Amt für Weiterbildung und Kultur , 11124, Niedergeschlagene Forderungen der Bibliothek Ordnungsamt , 11150, 11153, Serviceeinheit Facility Management , Amt für Soziales (zunächst Vorklärung), 28112, 28122, von 2

17 Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage 2 Organisationseinheit Kapitel Titel Amt für Soziales (zunächst Vorklärung), 28112, (zunächst Vorklärung) Jugendamt (nur abgeschlossene Kassenzeichen) , 11115, (jeweils nur abgeschlossene Fälle) (nur abgeschlossene Fälle) (abgeschlossene Fälle bis Jahr 2005) , (zunächst Vorklärung), (abgeschlossene Fälle) 2 von 2

18 Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - Anlage 3 Übersicht: Aufgaben in der Werkstattphase der Dienstleistungseinheit RA ZFM Nr. Bezeichnung der Maßnahme 1 Festlegung der Struktur der Dienstleistungseinheit Zentrales Forderungsmanagement - 2 Erarbeitung einer Ablauforganisation bzw. der Prozessabläufe der Forderungsbearbeitung in der Dienstleistungseinheit insbesondere unter Beachtung der unter Punkt 5 der Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV dargestellten Prozeßschritte. 3 Abschluss der Definition der Schnittstellen zwischen den Fachämtern, den Serviceeinheiten und der Dienstleistungseinheit Aufbau eines Schnittstellenkataloges 4 Erarbeitung von Regeln für den Informationsaustausch, der Prozessabläufe zwischen den Fachämtern, den Serviceeinheiten und der Dienstleistungseinheit 5 Vorbereitung des Nachweises zur Übertragung der Aufgabe nach Ziffer 3.2 zu 9 AV LHO 6 Erhebung und Definition des konkreten Personalbedarfs für die Dienstleistungseinheit 7 Erstellung der Anforderungsprofile pro Aufgabengebiet der Dienstleistungseinheit 8 Beschreibung der Aufgabenkreise (BAK) für alle künftigen Aufgabengebiete der Dienstleistungseinheit erstellen und abschließen bewerten 9 Erarbeitung eines Geschäftsverteilungsplanes für den FB - RA ZFM 10 Erarbeitung eines bezirklichen Finanzierungsplanes 11 Entwicklung eines personenbezogenen Fortbildungskonzeptes 12 Prüfung der Wirtschaftlichkeit der Maßnahme, inkl. Dokumentation des Prüfungsergebnisses 13 Vorstellung der Ergebnisse bei den Beschäftigtenvertretungen 14 Abstimmung des Konzeptes mit dem Berliner Datenschutzbeauftragten 15 BA-Vorlage zur Beschlussfassung für das Bezirksamt zur Beendigung der Werkstattphase und Einrichtung der Dienstleistungseinheit erarbeiten 16 Beteiligung der Beschäftigtenvertretungen gemäß PersVG, LGG, SGB IX 1 von 1

19 Bezirksamt Marzahn Hellersdorf von Berlin Basisanforderungsprofil (BasisAP) gem. RdSchr I Nr. 40/2006 vom 14. Juli 2006 Anlage 4 Anforderungsprofil Sachbearbeitung Forderungsmanagement B.-Positionen Entwurf Stand: Ersteller/in: Herr Döring Herr Kornmehl BearbeiterZ: RA L, RAI IV geschult: ja Datum / Unterschrift des/der Amts-/ SE-Leiters/in bzw. BzStR/in Die grau unterlegten Felder markieren den verbindlichen Teil des Basisanforderungsprofils. Abt.: Bezirksbürgermeister/in Bereich: Rechtsamt Kapitel: 3300 Titel: lfd. Nr. GVPl.. /Festsetzungsjahr:.. / Beschreibung des Arbeitsgebietes: (ggf. Aufgabenanalyse und Text GVPl / BAK ) 1) Sachbearbeitende Tätigkeit im Projekt Forderungsmanagement, insbesondere: - Überwachung und Einziehung von öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Forderungen einschließlich Darlehen, - Kontaktaufnahme mit Schuldnern zur Klärung von Vorgängen, - Treffen von haushaltsrechtlichen Entscheidungen im Rahmen der übertragenen Bewirtschaftungsbefugnisse, - Fertigung von Vollstreckungsersuchen an die zuständigen Vollstreckungsbehörden bzw. Gerichtsvollzieher, - Ausfertigung von Anträgen auf Erlass von Mahnbescheiden, Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen sowie auf Erteilung einer Vermögensauskunft, - Zusammenstellung und selbstständige Auswertung von Forderungsbeständen nach festgelegten Kriterien, - Analyse und Bewertung von einzelnen Forderungsvorgängen in Zusammenarbeit mit den Ämtern und Serviceeinheiten einschließlich dem Anlegen von Forderungsvorgängen, - Unterstützung der Ämter und Serviceeinheiten bei der Aufarbeitung von Forderungsvorgängen, - Kommunikation mit externen Verwaltungshelfern, - Einleitung und Überwachung von internen Vorgangsklärungen, - Sonderaufgaben. 1) Grundlage der Aufgabenanalyse kennzeichnen * ) 4 unabdingbar 3 sehr wichtig 2 wichtig 1 erforderlich 1

20 Bezirksamt Marzahn Hellersdorf von Berlin Basisanforderungsprofil (BasisAP) gem. RdSchr I Nr. 40/2006 vom 14. Juli 2006 Anlage 4 2. Bewertung des Aufgabengebietes und formale Anforderungen (tarif- und laufbahnrechtliche) 2.1. Bewertung des Aufgabengebietes BesGr. Amtsbezeichnung: X EntGr. Fgr. Teil: Abschn. UA der Anlage A zum TV-L 2.2. formale Anforderungen (tarif- und laufbahnrechtliche) Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für die Laufbahngruppe... /... Einstiegsamt des... Dienstes Abschluss einer wissenschaftlichen Fachrichtung : Hochschule / Master Abschluss einer (Fach-) Hochschule / Fachrichtung: Bachelor Staatliche Anerkennung als X Anerkannter Ausbildungsberuf X Sonstige Qualifikation Sonstige Berufs- und/oder Leitungserfahrung im Verwaltungsbereich oder Verwaltungslehrgang I 3. Leistungsmerkmale Gewichtungen * 3.1. Fachkompetenzen Kenntnisse über den Aufbau und die Aufgaben der Bezirksver- X waltung und der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung Kenntnisse im Haushaltsrecht (LHO, AV LHO) X Kenntnisse der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) X Kenntnisse des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), insbesonde- X re Buch 2 Recht der Schuldverhältnisse, Abschnitte 1-7, sowie der Zivilprozessordnung (ZPO), insbesondere Buch 8 Zwangsvollstreckung Kenntnisse der Gesetze über die Berliner Verwaltung (z. B. X VvB, AZG, VwVfG, VwVfGBln, VwZG, VwVG) Kenntnisse der GGO I X Kenntnisse des Berliner Datenschutzgesetzes sowie des Infor- X mationsfreiheitsgesetzes (BlnDSG / IFG) Kenntnisse über den Gender-Mainstreaming-Ansatz X Kenntnisse über das Anliegen der interkulturellen Öffnung der Verwaltung (z. B. PartIntG, bezirkliche Integrationsprogramm) IT- Kenntnisse, MS Office (Word, Excel, Outlook), Intranet und X Internet Kenntnisse im Umgang mit der Fachsoftware ProFiskal, OL- X MERA und RA-MICRO * ) 4 unabdingbar 3 sehr wichtig 2 wichtig 1 erforderlich 2

21 Bezirksamt Marzahn Hellersdorf von Berlin Basisanforderungsprofil (BasisAP) gem. RdSchr I Nr. 40/2006 vom 14. Juli 2006 Anlage 4 Erläuterung der Begriffe Raum für stellenbezogene Operationalisierungen 3.2 Leistungsverhalten Gewichtungen * Belastbarkeit Fähigkeit, auch unter schwierigen Bedingungen überlegt zu agieren. reagiert überlegt arbeitet auch unter Belastung präzise und effizient bewältigt wechselnde Arbeitsinhalte und -situationen Leistungsfähigkeit Fähigkeit, engagiert zu arbeiten und aktiv Wissen und Erfahrungen einzubringen sowie sich auf neue Aufgaben einzustellen und neue Kenntnisse zu erwerben. übernimmt selbstständig Aufgaben geht aktiv und engagiert an Aufgaben heran erkennt Schnittstellen und wesentliche Einflussfaktoren Wirtschaftliches Handeln Fähigkeit, mit Arbeitskraft- und mitteln sowie Kosten und Zeit ökonomisch umzugehen. setzt die Ressourcen zielführend ein nutzt vorhandene Informationen, Kontakte und Expertenwissen kontrolliert die Einhaltung von Planungen und korrigiert Abweichungen Organisationsfähigkeit Fähigkeit, vorausschauend zu planen und zu strukturieren und entsprechend zu agieren. konzentriert sich auf das Wichtige und Wesentliche plant frühzeitig und realistisch handelt systematisch und realistisch Selbstständigkeit Fähigkeit, den zur Verfügung stehenden Handlungsrahmen aktiv auszufüllen. setzt sich erforderliche Schwerpunkte arbeitet mit wenig Anleitungserfordernis greift Probleme aus eigenem Antrieb auf Entscheidungsfähigkeit Fähigkeit, zeitnahe und nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen und dafür Verantwortung zu übernehmen. ermittelt die zur Entscheidung erforderlichen Informationen erkennt und wägt die Konsequenzen verschiedener Entscheidungsalternativen ab trifft nachvollziehbare, ergebnisorientierte Entscheidungen in angemessener Zeit X X X X X X * ) 4 unabdingbar 3 sehr wichtig 2 wichtig 1 erforderlich 3

22 Bezirksamt Marzahn Hellersdorf von Berlin Basisanforderungsprofil (BasisAP) gem. RdSchr I Nr. 40/2006 vom 14. Juli 2006 Anlage 4 Erläuterung der Begriffe Raum für stellenbezogene Operationalisierungen Innovationsfähigkeit/Kreativität Fähigkeit, Entscheidungstendenzen zu erkennen, Ideen zu entwickeln und diese zukunftsorientiert umzusetzen. steuert eigene Ideen für Problemlösungen und ihre Umsetzung bei arbeitet am Einsatz neuer Arbeitsmethoden mit hinterfragt gewohnte Arbeitsmethoden und Verfahren 3.3 Sozialverhalten Gewichtungen * X Kommunikationsfähigkeit Fähigkeit, sich personen- und situationsbezogen auszutauschen. beteiligt sich ergebnisorientiert an Diskussionen kommuniziert sein/ihr Handeln transparent bereitet Informationen ziel- und adressatenorientiert auf Konfliktfähigkeit Fähigkeit, Probleme und Konflikte zu erkennen und tragfähige Lösungen anzustreben. reflektiert eigenes Denken und Handeln fordert Feedback ein und setzt sich damit auseinander strebt nach Lösungen/Kompromissen/Konsens Kooperationsfähigkeit Fähigkeit, gemeinsam mit anderen zielgerichtet zusammenzuarbeiten und in Gruppen/Teams ein gemeinsames Ergebnis zu erzielen. geht auf Argumente ein berücksichtigt andere Auffassungen und Ideen initiiert und fördert die Zusammenarbeit 3.4 Kunden-/kundinnen, adressaten-/adressatinnen (anwender- /anwenderinnen) orientiertes Handeln Dienstleistungsorientierung Fähigkeit, die Arbeit als Dienstleistung für den/die externen und internen Kunden/Kundinnen zu begreifen. argumentiert verständlich und adressatenbezogen erläutert Entscheidungen und Verfahrensabläufe nachvollziehbar beachtet das Zeitfenster des Auftraggebers 3.5 Führungsverhalten (nur bei Führungskräften) Mitarbeiter-/Mitarbeiterinnenführung Fähigkeit, Ziele vorzugeben und dabei die Potenziale der Mitarbeiter/- innen zu berücksichtigen und zu fördern sowie ihre Bedürfnisse einzubeziehen, auch unter Berücksichtigung des PersVG, des LGG und des SGB IX. entfällt X X X X * ) 4 unabdingbar 3 sehr wichtig 2 wichtig 1 erforderlich 4

23 Anlage 5 Dienststelle BA-Marzahn-Hellersdorf von Berlin, Abt. Bezirksbürgermeister/in Datum Telefon (9293) 2410 Muster-Beschreibung des Aufgabenkreises (BAK) Anlagen: Inn 171a Blatt sonstige Anlagen (z.b. Kopien) Blatt 1. Organisatorische Einordnung des Aufgabenkreises ( Arbeitsgebiet ) : Kapitel/Titel 3300/42811 Abt./Amt Abt. Bezirksbürgermeister/-in / Rechtsamt Lfd.Nr. des GVPl./Stellenbezeichnung/Vgr. Letzte BAK vom Bewertungsentscheidung vom 2. Beschreibung des Arbeitsgebietes nach dem gültigen GVPl.: Siehe beigefügte Kopie aus dem GVPl., die auch die Stellung des Arbeitsgebietes im Organisationsgefüge des Amtes/Sachgebietes aufzeigt! Neues Arbeitsgebiet Im Rahmen des Projektes Etablierung einer Dienstleistungseinheit Forderungsmanagement im Bezirk Marzahn-Hellersdorf im Zeitraum wird eine zentralisierte Forderungsbearbeitung erprobt. Diese umfasst auch sachbearbeitende Tätigkeiten. - Sachbearbeitung Forderungsmanagement - Gegenüber der letzten Stellenbewertung eingetretene Änderungen im Arbeitsgebiet: Zugeordnete Produkte: Funktion: Bei Leitungsfunktion Erläuterungen zur Größe und Bedeutung der Zielgruppe, für die die Verwaltungsleistung bestimmt ist *): Bei Leitungsfunktion Erläuterungen zu den Anforderungen an die Organisationsgestaltung *): Auf welche Bereiche oder Personenkreise wirkt sich das Arbeitsverhalten aus *): Vertretung von: wird vertreten von: *) Auszufüllen bei der Beschreibung von Dienstposten für Beamtinnen und Beamte Inn 171 Seite 1 von 5

24 Anlage 5 3. Umfang der Befugnisse: Weisungsbefugnis gegenüber folgenden Dienstkräften ( Zahl und Gruppe ) / besondere Anforderungen an die Personalführung Keine, ggf. Aufgabenstellung im Rahmen der Ausbildung von Nachwuchskräften in der Berliner Verwaltung Unterschrifts-/Feststellungsbefugnis / besondere Anforderungen an Gestaltung und Bewirtschaftung des Budgets Im Rahmen des Aufgabengebietes ggf. Anordnungsbefugnis Funktionsbezeichnung und Bewertung der Stelle des unmittelbaren Vorgesetzten Entscheidung steht noch aus 4. Bemerkungen z.b. besondere Belastungen am Arbeitsplatz Weiterentwicklung und Anpassung der Arbeitsprozesse im Rahmen des Projektes 5. Benötigte Fachkenntnisse und Fähigkeiten (Anforderungsprofil des Arbeitsgebietes) 1) Die im Aufgabenkreis zu erledigenden Arbeitsvorgänge sind mit den Arbeitsleistungen, den Arbeitsergebnissen und den hierfür jeweils benötigten Fachkenntnissen und Fähigkeiten der Anlage - Inn 171a - zu entnehmen! Für zur Bewältigung des Aufgabenkreises erforderliche Aus- und Weiterbildung usw. Erfolgreicher Abschluss einer Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder Verwaltungslehrgang I Siehe Fachaufgaben Für zur Bewältigung des Aufgabenkreises erforderliche Erfahrungen siehe Anforderungsprofil 1) Bei der Besetzung dieses Arbeitsgebietes ist das Anforderungsprofil der Maßstab für die geforderte Befähigung des jeweils ausgewählten Inhabers des Arbeitsgebietes (Befähigungsprofil des Beschäftigten) Aufgestellt: Geprüft: Kenntnis genommen: LuV/SE-Leitung OE Personalwirtschaft Stelleninhaber/in Inn 171 Seite 2 von 5

25 Anlage 5 Lfd.Nr. des GVPl. Anlage zu Ziff. 5 BAK Lfd. Nr. 1 a) Arbeitsvorgang 1 ) 2 ) gem. Protokollerklärungen zu 12 Abs.1 TV-L mit Angabe des Arbeitsergebnisses ( gleiche Arbeitsvorgänge, die gleiche Anforderungen stellen, sind zusammenzufassen ) b) hierfür benötigte Fachkenntnisse 5 ) u. Fähigkeiten 5 ) c) wesentliche dienstliche Beziehungen, Zielsetzungen, erläuterungsbedürftige bzw. strittige Themen, Gesprächspartner/innen *) d) Beschreibung des Handlungsspielraums *) a) Überwachung und Einziehung von öffentlichrechtlichen Forderungen einschließlich Darlehen Forderungsüberwachung unter Nutzung von Profiskal individuelle Kontaktaufnahme (auch telefonisch) mit Schuldnern zur Klärung von Vorgängen notwendige Adressermittlung im Rahmen des Einziehungsverfahrens Einholung von Auskünften bei öffentlichen Registern (z.b. Kraftfahrtbundesamt, Ausländerzentralregister) Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderungen b) - Kenntnisse im Haushaltsrecht (LHO, AV LHO) - Kenntnisse im Umgang mit der Fachsoftware Profiskal und RA-MICRO - Internetrecherche - Kenntnisse des Berliner Datenschutzgesetzes - Kenntnisse des VwVfG, VwVfG Bln, VwZG, VwVG c) Zahl der Arbeitsvorgänge in der Zeit 3 ) von Bis Prozentualer Anteil an der monatlichen Arbeitszeit 4 ) 60 d) 1 ) Soweit Funktionen insgesamt bewertet werden, entfällt die Unterteilung nach Arbeitsvorgängen; es ist lediglich die Funktion zu beschreiben und die Zahl der Mitarbeiter anzugeben, ggf. nach Besoldungsgruppen, Entgeltgruppen. 2 ) Beschreibungen der Arbeitsleistungen eines Arbeitsvorganges. 3 ) Zu wählen ist ein einheitlicher repräsentativer Zeitraum. 4 ) Bezogen auf das gesamte Arbeitsgebiet des Beschäftigten. 5 ) Genaue Angaben von Bestimmungen aus Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Arbeitsanweisungen, von Fachliteratur, von Spezialkenntnissen, Erfahrungswissen usw. Soweit sich Fachkenntnisse oder Fähigkeiten auf mehrere Arbeitsvorgänge beziehen, genügen entsprechende Hinweise. *) Auszufüllen bei der Beschreibung von Dienstposten für Beamtinnen und Beamte Inn 171 a Seite 3 von 5

26 Anlage 5 2 a) Überwachung und Einziehung von privatrechtlichen Forderungen Forderungsüberwachung unter Nutzung von Profiskal individuelle Kontaktaufnahme (auch telefonisch) mit Schuldnern zur Klärung von Vorgängen notwendige Adressermittlung im Rahmen des Einziehungsverfahrens Einholung von Auskünften bei öffentlichen Registern (z.b. Kraftfahrtbundesamt, Ausländerzentralregister) Bearbeitung zivilrechtlicher Forderungen einschließlich der Erwirkung eines Titels - Geltendmachung zivilrechtlicher Ansprüche - ggf. Prüfung von Einwendungen/Einreden des Schuldners - Ausfertigung von Anträgen auf Erlass von Mahn- und Vollstreckungsbescheiden, sowie Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen Vollstreckung zivilrechtlicher Titel ggf. Kommunikation mit externen Verwaltungshelfern b) Kenntnisse im Haushaltsrecht (LHO, AV LHO) Kenntnisse des Bürgerlichen Gesetzbuches, insbesondere Buch 2 Recht der Schuldverhältnisse sowie der Zivilprozessordnung, insbesondere Buch 8 - Zwangsvollstreckung Kenntnisse im Umgang mit der Fachsoftware Profiskal und RA-MICRO Internetrecherche Kenntnisse des Berliner Datenschutzgesetzes 10 c) d) 1 ) Soweit Funktionen insgesamt bewertet werden, entfällt die Unterteilung nach Arbeitsvorgängen; es ist lediglich die Funktion zu beschreiben und die Zahl der Mitarbeiter anzugeben, ggf. nach Besoldungsgruppen, Entgeltgruppen. 2 ) Beschreibungen der Arbeitsleistungen eines Arbeitsvorganges. 3 ) Zu wählen ist ein einheitlicher repräsentativer Zeitraum. 4 ) Bezogen auf das gesamte Arbeitsgebiet des Beschäftigten. 5 ) Genaue Angaben von Bestimmungen aus Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Arbeitsanweisungen, von Fachliteratur, von Spezialkenntnissen, Erfahrungswissen usw. Soweit sich Fachkenntnisse oder Fähigkeiten auf mehrere Arbeitsvorgänge beziehen, genügen entsprechende Hinweise. *) Auszufüllen bei der Beschreibung von Dienstposten für Beamtinnen und Beamte Inn 171 a Seite 4 von 5

27 Anlage 5 3 a) Treffen von haushaltsrechtlichen Entscheidungen im Rahmen der übertragenen Bewirtschaftungsbefugnisse Entscheidung in Form einer Stundung oder Annahme von (freiwilligen) Zahlungen aus unpfändbarem Einkommen Entscheidung über (Teil-)Erlass der Forderung Entscheidung über Niederschlagungen b) Kenntnisse im Haushaltsrecht (LHO, AV LHO) Kenntnisse im Umgang mit der Fachsoftware Profiskal und RA-MICRO 30 c) d) 1 ) Soweit Funktionen insgesamt bewertet werden, entfällt die Unterteilung nach Arbeitsvorgängen; es ist lediglich die Funktion zu beschreiben und die Zahl der Mitarbeiter anzugeben, ggf. nach Besoldungsgruppen, Entgeltgruppen. 2 ) Beschreibungen der Arbeitsleistungen eines Arbeitsvorganges. 3 ) Zu wählen ist ein einheitlicher repräsentativer Zeitraum. 4 ) Bezogen auf das gesamte Arbeitsgebiet des Beschäftigten. 5 ) Genaue Angaben von Bestimmungen aus Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Arbeitsanweisungen, von Fachliteratur, von Spezialkenntnissen, Erfahrungswissen usw. Soweit sich Fachkenntnisse oder Fähigkeiten auf mehrere Arbeitsvorgänge beziehen, genügen entsprechende Hinweise. *) Auszufüllen bei der Beschreibung von Dienstposten für Beamtinnen und Beamte Inn 171 a Seite 5 von 5