Dokumentation zum WGS-Kundenbereich und dem WGS-Newsletter

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1 Dokumentation zum WGS-Kundenbereich und dem WGS-Newsletter Mindbox GmbH Anke Häslich Werner-Hartmann-Straße Dresden Tel.: +49 (0) Fax.: +49 (0) anke.haeslich@mindbox.de 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 WGS-Kundenbereich Benutzerführung im Frontend Offener Bereich Registrierung im Kundenbereich Anmelden im WGS-Kundenbereich Probleme beim Anmelden Geschützter Bereich Willkommen Meine Daten Meine Dokumente Formularcenter Online-Ratgeber Termine Aufsichtsrat & Vertreter WGS-TV Feedback WGS-Kundenbereich TYPO3-Backend Benutzergruppen und Zugriffsrechte Registrierung von Gewerbekunden Meine Dokumente / Online-Ratgeber Formularcenter Termine / Mitgliederzeitschrift / WGS-TV Feedbackfragebogen Allgemeine Hinweise zur Arbeit mit TYPO WGS-Newsletter Anmeldung zum WGS-Newsletter Empfängerliste Erstellen eines Newsletters Versand

3 1 WGS-Kundenbereich Benutzerführung im Frontend Es folgt ein kurzer Überblick über die zur Verfügung stehende Funktionalität im WGS- Kundenbereich. Hierfür wird unterschieden zwischen dem allgemein zugänglichen Teil der Internetseite und dem passwortgeschützten Bereich. 1.1 Offener Bereich Diese Seiten dienen der Anmeldung, der Registrierung und der Hilfestellung bei vergessenem Passwort und/oder Benutzernamen. Sobald sich ein Nutzer der Website anmeldet, werden diese Seiten verborgen Registrierung im Kundenbereich Im WGS-Kundenbereich können sich alle Mieter und Mitglieder der WGS Dresden selbständig registrieren, die einen privaten Vertrag besitzen. Die Anmeldung erfolgt in drei Schritten: (1) Angabe von Geschäftspartnernr., Vorname und Nachname des Hauptmieters, woraufhin diese mit den bei der WGS Dresden vorhandenen Daten abgeglichen werden. (2) Angabe von -Adresse, Benutzernamen, Passwort, sowie Geburtsdatum oder Vertragsnummer (je nach vorhandenem Datensatz) zur zusätzlichen Valiederung. (3) Bestätigung der Angaben, woraufhin das System den neuen Nutzer anlegt und eine zur Freischaltung des Accounts an die angegebene Adresse schickt. (1) (2) (3) Hinweis: Es ist nicht möglich sich mit der gleichen Geschäftspartnernummer oder - Adresse mehrmals anzumelden. Ebenso kann ein Benutzername im System nur einmal vorkommen. 3

4 1.1.2 Anmelden im WGS-Kundenbereich Das Login auf der Seite erfolgt mir Benutzernamen und Passwort. Hierfür muss im Browser des Nutzers Javascript aktiviert sein, da dass Passwort vor dem Absenden des Formulars verschlüsselt wird. Hinweis: Beim Speichern des Passwortes im Internet Explorer wird die verschlüsselte Zeichenkette gespeichert. Daher ist in diesem Fall von der Speicherung des Passssworts und der Nutzung von Autovervollständigung abzuraten Probleme beim Anmelden Für den Fall, dass sich der Nutzer nicht mehr einloggen kann stehen auf der Seite Probleme beim Anmelden zwei Formulare zur Verfügung. Das erste versendet eine E- Mail an die angegebene Adresse, damit der Nutzer sein Passwort zurücksetzen kann. Mit Hilfe des zweiten Formulars wird dem Nutzer sein Benutzername zugesandt, sobald er sich durch die Angabe von Geschäftspartnernr, Vorname, Nachname, sowie Geburtsdatum und/oder Vertragsnummer eindeutige identifizieren konnte. Diese wird an die im System hinterlegte -Adresse versandt. 1.2 Geschützter Bereich Den geschützten WGS-Kundenbereich können nur auf der Webseite registrierte Nutzer betreten. Alle registrierten Benutzer werden zudem verschiedenen Gruppen zugeordnet, mit Hilfe derer gesteuert werden kann, welche Seiten und Inhalte jeweils verfügbar sind. Der grün unterlegte Menüpunkt im nebenstehenden Seitenbaum ist zum Beispiel nur bei Mitgliedern der WGS Dresden im Kundenbereich sichtbar Willkommen Auf der Willkommen-Seite wird jeder Nutzer persönlich mit seinem Namen begrüßt. Je nachdem, ob der Nutzer ein Mieter oder ein Mitglied ist, wird ein anderer Begrüßungstext angezeigt. Wenn beides auf ihn zutrifft, dann wird er als Mitglied angesprochen. Zusätzlich sind an dieser Stelle Teaser vorhanden, die zu Bereichen im Kundenbereich verlinken. nur für Mitglieder 4

5 1.2.2 Meine Daten Diese Seite bietet dem Nutzer die Möglichkeit folgenden Angaben einzusehen und zu bearbeiten: persönliche Daten (hier können Telefonnummern, und Passwort geändert werden) Newsletter (Bearbeitung des Abonnements für den WGS-Newsletter; Kategorie Aktuelles zur Mitgliedschaft nur für Mitglieder abonnierbar) Aktuelle Verträge (Anzeige aller Verträge mit der WGS; nur für Mieter) Status der Mitgliedschaft (Anzeige Beitrittsdatum & Mitgliedsnummer, Angabe zum Erhalt der Mitgliederzeitschrift; nur für Mitglieder) Betriebskostenabrechnung (Angabe zum Erhalt der Betriebskostenabrechnung; nur für Gewerbe- und Wohnungsmieter) Mietbescheinigung (Anforderung der Mietbescheinigung für einen Mietvertrag; nur für Mieter) Von diesen Einstellungen werden die Änderungen an der -Adresse, den Telefonnummern, sowie den Angaben zum Erhalt der Mitgliederzeitschrift und der Betriebskostenabrechnung an den Server der WGS Dresden übermittelt. Zur Auswertung der Änderungen wird täglich eine Log-Datei auf dem Server abgelegt Meine Dokumente Unter Meine Dokumente findet der eingeloggt Nutzer mindestens ein Begrüßungsschreiben zum download, welches je nach der Zugehörigkeit zur Gruppe Mieter oder Mitglied unterschiedlich ist. Falls auf dem Server der WGS Dresden Dokumente für den aktuellen Benutzer vorhanden sind, werden diese ebenfalls in dieser Tabelle zum download angeboten. Zur Zeit stehen nur die Betriebskostenabrechnungen hier zur Verfügung Formularcenter Über das Formularcenter kann sich der Nutzer direkt mit seinen Anliegen an die WGS Dresden wenden. So stehen folgende Formulare zur Verfügung: Allgemeines Kontaktformular Reservierungsanfrage Gästewohnung Reservierungsanfrage Veranstaltungsräume Reparaturmeldung (nur für Mieter) Namensänderung Einzugsermächtigung (nur für Mieter) 5

6 Reservierungsanfrage zur Ausleihe von Arbeitsgeräten Anfrage Garage / Stellplatz Gründung gemeinsamer Haushalt (nur für Mieter) Im Gegensatz zu den Kontaktformularen im öffentlichen Bereich sind die benötigten Kontaktdaten des Absenders bereits vorausgefüllt. Alle diese Formulare, außer der Einzugsermächtigung senden ein mit den übermittelten Daten an einen Mitarbeiter der WGS Dresden und den Absender. Bei der Einzugsermächtigung wird aus den angegebenen Formulardaten eine pdf-datei generiert, die dann vollständig ausgefüllt und unterschrieben an die WGS Dresden versendet werden kann Online-Ratgeber In diesem Bereich werden verschiedene Dokumente zum Download angeboten, die nicht personalisiert für den aktuell eingeloggten Nutzer sind. Dies sind verschiedene informative Dokumente, Vordrucke für Formulare, sowie die Mitgliederzeitschrift Termine Auf dieser Seite werden die Termine und Veranstaltungen aus dem öffentlichen Teil der Webseite und interne Termine angezeigt Aufsichtsrat & Vertreter Dieser Bereich ist nur für Mitglieder der WGS Dresden zugänglich. Hier finden sich die Termine der Vertreterversammlung, Tagesordnungen & Berichte dieser Versammlungen, sowie ausgewählte pdf-dateien als Download (Vertreter und Ersatzvertreter der WGS, Vertreterhandbuch) WGS-TV Im Bereich WGS-TV werden dem Nutzer Videoclips, wie zum Beispiel die Kinowerbung der WGS Dresden zur Ansicht angeboten Feedback Mit Hilfe dieser Seite kann der Nutzer sein Feedback zum WGS-Kundenbereich abgeben. Die Daten werden in der TYPO3-Datenbank erfasst und lassen sich zur Auswertung im Backend exportieren. 6

7 2 WGS-Kundenbereich TYPO3-Backend Es folgen die wichtigsten Hinweise zur Arbeit mit dem WGS-Kundenbereich im TYPO3- Backend. Für Pflege allgemeiner Inhalte wie dem Einfügen von Text-, Bild- und Newselementen ist die Schulungspräsentation Workshop zur Pflege der Website als Hilfestellung zu nehmen. 2.1 Benutzergruppen und Zugriffsrechte Das TYPO3-Backend bietet die Möglichkeit für ganze Seiten, aber auch für einzelne Seiteninhalte die Sichtbarkeit im Frontend zu Steuern. Hierfür werden Web-Site- Benutzergruppen verwendet, die beim Bearbeiten einer Seite/einem Inhaltselement über den Reiter Zugriff zugewiesen werden können. Für den WGS-Kundenbereich sind folgende Nutzergruppen angelegt: p_mieter: Dies ist ein privater Mieter. g_mieter: Dieser Mieter ist ein gewerblicher Mieter. mieter: mitglied: registriert: Aktive Mieter der WGS Dresden, oder Mieter deren Vertragsbeendigung nicht länger als 2 Jahre zurückliegt. Aktive Mitglieder der WGS Dresden, oder Mirglieder deren Austritt nicht länger als 2 Jahre zurückliegt. Hier werden die Nutzer hinterlegt, die ihre Anmeldung bestätigt haben. nicht bestätigt: w_mieter: Hier werden die Nutzer hinterlegt, die sich angemeldet haben, jedoch noch nicht bestätigt sind. Mieter, die einen Mietvertrag für eine oder mehrere Wohnungen haben. Hinweis: zugriffbeschränkte Inhalte sind durch entsprechende Icons, wie zum Beispiel diese hervorgehoben 2.2 Registrierung von Gewerbekunden Kunden der WGS Dresden, die nur einen gewerblichen Vertrag besitzen können sich den Zugang für den WGS-Kundenbereich nicht selbständig über die Online-Registrierung erstellen. Hierzu müssen diese Nutzer, das auf der Webseite hinterlegte Kontaktformular ausfüllen. 7

8 Zum Anlegen eines entsprechenden Accounts im Backend wählen Sie in der Seitenleiste unter dem Modul Web die Listenansicht aus und gehen Sie auf den Ordner Nutzer interner Bereich. Legen Sie einen neuen Web-Site- Benutzer an. Die Felder Benutzername, Passwort, Geschäftspartnernummer, Vorname, Nachname und -Adresse müssen ausgefüllt werden. Unter Benutzergruppen ist das Objekt registriert auszuwählen. Weitere Gruppen müssen nicht ausgewählt werden, da diese dem Nutzer beim Login durch das System zugeordnet werden. 2.3 Meine Dokumente / Online-Ratgeber Die pdf-dateien, die auf diesen Seiten zum Download angeboten werden sind als Inhaltstyp Dateiverweise eingebunden. Auf diese Weise können mehrere Dokumente in vorformatierter Form auf der Webseite eingefügt werden. Backendformular Ansicht im Frontend Auswahl der anzuzeigenden Dateien Ausgabe der Dateigröße im Frontend Hinweis: Unter Beschreibungen geben Sie den Anzeigenamen an, der für das jeweilige Dokument ausgegeben werden soll. Die Reihenfolge der eingegebenen Anzeigenamen entspricht dabei der Reihenfolge der Dateien. Wenn Sie keine Beschreibungen angeben, werden die Dateinamen angezeigt. 8

9 2.4 Formularcenter Hier sind vordefinierte Kontaktformulare über das Plug-In mailformplus eingebunden. Um den Empfänger des Kontaktformulars festzulegen navigieren sie wie im nebenstehenden Bild zu sehen über den Reiter Plug-In zu den Optionen. Anschließend können sie durch die Eingabe einer -Adresse in das Feld Empfänger die Empfangsadresse festlegen. Ist diese Feld leer so sendet das System die Nachrichten standardmäßig an Eine Besonderheit bieten die beiden Formulare Reservierungsanfrage Gästewohnung und Reservierungsanfrage Veranstaltungsräume. Hier werden die Adressen der Wohnungen und Räume im Ordner Formularadressen hinterlegt. Die in diesem Fall auszufüllenden Formularfelder werden im nebenstehendem Bild beispielhaft aufgezeigt. Der Name wird hierbei automatisch aus dem Vor- und Nachnamen gebildet und muss nicht explizit angegeben werden. 2.5 Termine / Mitgliederzeitschrift / WGS-TV Zuordnung für Auswahl im Kontaktformular wichtig Die Termine im WGS-Kundenbereich werden analog zu den Veranstaltungen aus dem öffentlichen Bereich gepflegt. An dieser Stelle sei jedoch darauf hingewiesen, dass Termine, die für alle Nutzer des Kundenbereichs sichtbar sein sollen, in den Ordner allgemeine Termine einzuordnen sind. Die Termine für den Bereich Aufsichtsrat & Vertreter müssen dagegen im Ordner Termine Aufsichtsrat & Vertreter eingepflegt werden. Für die Pflege der Mitgliederzeitschriften ist der gleichnamige Ordner vorgesehen und für die Seite WGS-TV der Ordner Imagefilm & Kinowerbung. In der Anzeige der Zeitschriften und der Filme unter WGS-TV werden in beiden Fällen die Felder Titel, Komplette Beschreibung, Datum/Zeit sowie Bilder und Dateien verwendet. Hier ist jedoch zu beachten, dass jeweils nur die erste Datei aus dem Feld Bilder / Dateien angezeigt wird. 9

10 2.6 Feedbackfragebogen Die einzelnen Fragen für das Feedbackformular pflegen Sie in dem Ordner Feedback- Fragen. Hierzu erstellen Sie einen neuen Datensatz vom Typ Umfrage Elemente. Die Abbildungen auf der folgenden Seiten zeigen alle möglichen Inhaltselemente in ihrer Frontenddarstellung. 10

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12 2.7 Allgemeine Hinweise zur Arbeit mit TYPO3 Export von CSV-Dateien zur Datenauswertung im TYPO3-Backend: In der Listenansicht des TYPO3-Backend lässt sich zu jeder der aufgeführten Tabellen ein CSV-Export durchführen. Hierfür muss die entsprechende Tabelle ausgewählt werden. Im nächsten Schritt bestimmen Sie die Felder, welche in der Datei angezeigt werden sollen. Abschließend können Sie die Datei durch Klicken auf das CSV-Icon herunterladen. Neben diesem Export können Sie sich die abgesendet Kontaktformulare über eine gesonderte Funktion herunterladen. Wählen Sie hierzu im Modul Web den Eintrag Mailformplus aus und klicken Sie auf eine Seite/ einen Ordner in der Baumstruktur der Webseite. Es öffnet sich daraufhin nebenstehende Ansicht, in der Sie den Export konfigurieren können. Ein weiterer Spezialfall ist der Export der Umfrageergebnisse. Hierfür wählen Sie im Modul Web den Eintrag Umfrage und klicken anschließend auf den Ordner Feedback-Fragen. Hier werden alle Umfrageergebnisse abgespeichert und können angereichert mit Benutzerinformationen (z.b. Benutzername, , Kundennummer etc.) heruntergeladen werden. Hinweis: Bitte wählen Sie als Ausgabeformat (Output Format) UTF-8. Suchen nach Inhalten: Wenn Sie bestimmt Inhalte im TYPO3 suchen, wobei es in diesem Fall egal ist, ob das angemeldet Nutzer, Dateien oder Inhaltstexte steht Ihnen nebenstehendes Formular im Backend zur Verfügung. Sie gelangen zur Suche indem Sie in der Seitenleiste im Modul Web die Listenansicht auswählen. Selektieren Sie anschließend die Seite/ den Ordner in der Baumstruktur, den sie durchsuchen wollen und scrollen Sie im Ansichtsbereich nach unten um nebenstehendes Suchformular zu verwenden. 12

13 3 WGS-Newsletter Der Newsletter wird über das TYPO3-System erstellt und verschickt. So bietet dies die Möglichkeit nicht nur speziell für den Newsletter erstellte Inhalte zu versenden, sondern auch auf die Datensätze der Webseite zurückzugreifen. Für die Konfiguration und Erstellung der Newsletter ist das neue Modul Direct Mail in der Seitenleiste des TYPO3- Backends integriert worden. 3.1 Anmeldung zum WGS-Newsletter Besucher der WGS Dresden Webseite können sich über ein seperates Anmeldeformular für den WGS-Newsletter mit den Kategorien Allgemeine News, Veranstaltungen & Termine, Sonderangebote & Vermietungsaktionen oder News von WGS-Partnern einschreiben. Die Nutzer des WGS-Kundenbereichs melden sich dagegen über Seite Meine Daten für die verschiedene Kategorien an. 3.2 Empfängerliste Mit der Direct Mail-Funktionalität "Empfängerliste" werden Versandgruppen definiert und verwaltet. Dabei können Sie die Adress-Datensätze entweder manuell anlegen, aus einer CSV-Datei importieren oder aus dem Newsletter-Abonnenten-Ordner der Website übernehmen. Definieren einer neue Versand-Gruppe: 1. Klicken Sie in dem Direct Mail Modul auf den Punkt "Empfängerliste" 2. Wählen Sie den Punkt "Neue Versandgruppe erstellen?" aus 3. Weisen Sie der Versandgruppe die Empfänger zu: Manuell: Wählen Sie beim Typ "Normale Liste" aus. In der Eingabemaske können Sie nun einen Titel und Beschreibung eingeben, sowie die -Adressen der Empfänger eintragen Aus Abonnentenordner: Wählen Sie beim Typ "Von Seiten" aus. In dem Punkt "Ausgangspunkt" können Sie nun den Systemordner auswählen in dem die Newsletter-Abonneten verwaltet werden 13

14 4. Alternativ können Sie auch eine CSV-Datei mit den Empfänger- s hochladen. Wählen Sie dazu in dem Punkt "Empfängerliste" den Punkt "Import: CSV-Datei" aus. 3.3 Erstellen eines Newsletters Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Arten von Newslettern, die man mit dem Direct Mail-Modul versenden kann: Plain-Text HTML-Newsletter die mit Typo3 erstellt wurden HTML-Newsletter die automatisch aus extern eingelesenen URLs generiert werden. Selbstverständlich kann das System so konfiguriert werden, dass es sowohl eine HTMLwie auch die Plain-Text-Variante verschickt, die beim Empfänger je nach -Client- Einstellungen unterschiedlich angezeigt werden. Der WGS-Newsletter ist so konfiguriert, dass eine Plain-Text an die Abonnenten versendet wird. Um einen Newsletter in TYPO3 zu erstellen gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie in der Modulleiste die Ansicht "Liste" aus 2. Suchen Sie in der Navigationsleiste den Spezialordner "Newsletter" aus 3. Innerhalb dieses Ordners können Sie nun wie gewohnt eine Inhaltsseite erstellen und mit Inhalten befüllen. Wollen Sie zum Beispiel bereits vorhandene Seiteninhalte oder News-Elemente wie Veranstaltungen einfügen wollen verwenden Sie dafür den Seiteninhaltstyp Datensatz einfügen. Wollen Sie eine kurze Textnachricht an eine Versandgruppe schicken, müssen Sie nicht erst eine neue Seite mit entsprechenden Inhaltselementen anlegen. Für diesen Anwendungsfall steht Ihnen die Quickmail -Funktion, wie im folgenden Abschnitt beschrieben, zur Verfügung. 3.4 Versand Nach dem Sie den Newsletter erstellt und die Versandgruppe definiert haben, können Sie nun den Newsletter verschicken. 1. Newsletter definieren/auswählen: Wählen sie den Punkt "Direct Mail" aus. Hier stehen Ihnen unterschiedliche Optionen zur Verfügung: Interne Seite: Wählen Sie hier Ihren in Typo3 erstellten Newsletter aus Externe Seite: Über diesen Punkt können Sie extern erstellte Newsletter, die als HTML-Dokument verfügbar sind über eine URL einlesen Quickmail: Über diese Option lassen Sie einfache Textnewsletter redigieren DirectMail: Hier können Sie noch nicht verschickte Newsletter auswählen 2. Detaillierte Informationen: Neben unterschiedliche Einstellungen wird hier die Betreffzeile definiert, der Absender-Namen eingetragen und die -Adressen festlegt. In diesem Punkt haben Sie auch die Möglichkeit Anhänge hinzuzufügen. 14

15 3. Ausschluss von Inhalten: Unter dem Punkt 3 werden Ihnen alle Inhaltselemente angezeigt, die in den Newsletter eingebunden werden. Ist die Option "Kategorie Einstellungen ändern" aktiviert, kann der Newsletter für bestimmte Versandgruppen personalisiert werden, in dem man die Inhaltselemente entsprechend zuweist. 4. Testversand: Bevor Sie den Newsletter verschicken, können Sie ihn zur Testzwecken an eine einzelne -Adresse versenden. Bitte beachten Sie, dass der Testnewsletter nicht personalisiert ist und unter Umständen die Verlinkung nicht richtig funktioniert. Alternativ können Sie den Test im letzten Schritt vornehmen, in dem Sie eine Versandgruppe "Test" definieren und zur Testzwecken einsetzen. 5. Massenversand: Zunächst müssen Sie die Versandgruppe auswählen. Als Nächstes können Sie den Zeitpunkt des Versands definieren. Mit dem Button "An alle Empfänger der Versandgruppe" starten Sie den Massenversand. 6. Manueller Versand: Je nach Serverkonfiguration muss der Versand manuell ausgeführt werden. Wählen Sie hierzu den Punkt "Versandstatus" aus und klicken in dem Punkt "Manueller Versandstart" auf "Versand anstoßen". 15