DIGITALISIEREN SIE IHR ARCHIV MIT HP PLATZSPAREND UND RECHTSKONFORM

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1 DIGITALISIEREN SIE IHR ARCHIV MIT HP PLATZSPAREND UND RECHTSKONFORM

2 VERGESSEN SIE DAS ALTE ARCHIV

3 ...IHR NEUES ARCHIV KANN MEHR! EINFACH, KOSTENGUNSTIG, SICHER UND RECHTSKONFORM Die Menge der im Unternehmen gespeicherten Daten wächst kontinuierlich und deren dauerhafte Archivierung stellt Unternehmen vor hohe Herausforderungen. Denn die Informationen liegen sowohl digital als auch in Papierform vor. Mit der Konsequenz, dass die meisten Unternehmen sowohl ihr klassisches Aktenarchiv als auch ihr digitales Archiv aufbauen, pflegen und verwalten müssen mit allen Nachteilen, die ein solcher Medienbruch mit sich bringt. Wir möchten Ihnen zeigen, wie Sie diesen Doppelaufwand reduzieren können und in drei Schritten ein einziges, zentrales und digitales Archiv aufbauen. Damit Sie Ihre Archivierungskosten reduzieren, Ihre Geschäftsabläufe verbessern und rechtlich immer auf der sicheren Seite sind. Erstens: Digitalisierung Die Papierdokumente werden mit HP Scannern und HP MFP-Geräten digitalisiert und automatisch in ein elektronisches Dokumentenmanagement-System überführt. So stehen Ihnen und Ihren Mitarbeitern jederzeit alle Informationen digital am PC oder Notebook zur Verfügung. Zweitens: Konsolidierung Falls die geschäftskritischen Daten in Ihrem Unternehmen auf Client-Rechnern oder mehreren Servern verteilt vorliegen, sollten Sie diese in einem einzigen, leicht zu verwaltenden und kostengünstigen Speichersystem konsolidieren. HP hat dazu speziell für kleine und mittlere Unternehmen die HP StorageWorks All-in-One Speichersysteme entwickelt. Ob GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) für die Steuerprüfung oder Basel II zur Kreditvergabe bei Ihrer Hausbank mit einer Archivierungslösung von HP können Sie sich darauf verlassen, alle rechtlichen Anforderungen sicher zu erfüllen. Drittens: Archivierung Jetzt haben Sie alle Voraussetzungen für die digitale Archivierung geschaffen. Mit der entsprechenden Zusatzsoftware, z.b. iternity, können Sie nun Ihre Daten rechtskonform und sicher elektronisch archivieren. Und das, ohne zusätzliche Hardwareanschaffung. Denn die Daten werden auf den Festplatten des HP StorageWorks All-in-One Speichersystems abgelegt. Mit einer Archivierungslösung von HP haben Sie die gesamte Informationskette sicher im Griff: von der Erstellung der digitalen Daten oder ihrem Eingang als Brief oder Fax über die zentrale Speicherung aller Informationen bis hin zur dauerhaften, unveränderlichen Archivierung. Und das zu Kosten, die auch für kleinere Budgets erschwinglich sind. HUNDERTE RINGORDNER ERSETZT JETZT EIN SERVER UND EIN AIO-STORAGESYSTEM

4 VERBESSERN SIE DEN WORKFLOW ZUGRIFF VON ÜBERALL, ALLE DATEN ZENTRAL Der schnelle und einfache Zugang zu Informationen, auch wenn diese vor Jahren gespeichert wurden, ist für Ihren Unternehmenserfolg entscheidend. Schließlich müssen alle Mitarbeiter, ganz gleich, ob sie lokal oder mobil arbeiten, jederzeit in der Lage sein, auf alle für sie relevanten Informationen zuzugreifen. Hier eröffnen sich Ihnen durch das digitale Archiv neue Möglichkeiten, Ihren Workflow entscheidend zu verbessern. Denn während früher die Informationen erst unter hohem Zeit- und Ressourcenaufwand aus dem klassischen Archiv gesammelt werden mussten, stehen sie jetzt allen Mitarbeitern sofort und auf Knopfdruck an ihren PCs und Notebooks zur Verfügung. SO WERDEN AUS PAPIERKRAM ELEKTRONISCHE, RECHTSVER- BINDLICHE DOKUMENTE Deshalb ist das digitale Archiv mehr als nur eine lästige Pflichtübung, um rechtliche und andere Bestimmungen zu erfüllen, denn es eröffnet Ihnen neue Chancen. Zum Beispiel, das eigene Unternehmen besser kennenzulernen, besser zu organisieren und besser zu strukturieren. Und bisher brachliegende Informationsquellen können für den Geschäftserfolg genutzt werden. Das Resultat: Geschäftsprozesse lassen sich effektiver gestalten und Kosten senken. HP Scanjet und HP Multifunktionale Geräte integrieren Papierdokumente automatisch in den digitalen Workflow Zentrale HP ProLiant Server sorgen für eine sichere Verarbeitung der Daten FAXE, Briefe, Papierdokumente Scanner Papier Archiv, Unterlagen SERVER Datenbank Digital s An den PC- und Notebook-Arbeitsplätzen werden die digitalen Daten erstellt, erfasst und bearbeitet Digitalisierung

5 MEHR PRODUKTIVITAT UMFASSENDES MANAGEMENT DER GESAMTEN INFORMATIONSKETTE Die Archivierungslösung von HP ist der erste Schritt zu einem umfassenden Management aller Informationen in Ihrem Unternehmen. Kritische Business-Informationen werden über ihren gesamten Lebenszyklus sicher verwaltet und die Daten werden in produktiv nutzbare Informationen umgewandelt, die effizient eingesetzt werden können, um Compliance- Anforderungen umzusetzen, Kosten zu reduzieren und neue Einnahmequellen zu erschließen. Dank innovativer Technologien haben Sie die volle Kontrolle über alle Phasen des Datenlebenszyklus von der Erfassung und Digitalisierung über die Speicherung und Archivierung bis hin zur Wiederherstellung der archivierten Dokumente. Die HP Lösungen eröffnen Ihnen somit erstmals einen ebenso einfachen wie kostengünstigen Weg, auch größte Datenmengen schnell, sicher und rechtsverbindlich zu archivieren. Ein einziges, sicheres System speichert und archiviert alle Informationen Immer mit dem Archiv verbunden ob im Büro oder unterwegs Zuverlässige HP Desktop PC für die Erstellung und Bearbeitung der Daten Mobilität leicht gemacht mit Datenzugriff über GPRS, UMTS oder WLAN Speicher Zugriff fur autorisierte Personen via PC, Notebook, Ipaq e-dokumente ARCHIVIERUNG BEREITSTELLUNG

6 UMSTELLUNG LEICHT GEMACHT TOP PRODUKTE, TOP BERATUNG: HP + FACHHANDEL IT ist kein Selbstzweck, sondern muss täglich aufs Neue beweisen, dass sie ihren Teil zum Unternehmenserfolg beiträgt. Dazu muss sie die Geschäftsprozesse mittelständischer Unternehmen optimal unterstützen und flexibel genug sein, damit diese alle sich bietenden Chancen sofort ergreifen können. Denn nur wer auch mit begrenztem Budget schneller als der Wettbewerb ist, kann seinen Vorsprung vor der Konkurrenz ausbauen. Mit einem kompletten Lösungsangebot zum Aufbau eines digitalen Archivs helfen wir Ihnen, dieses Ziel zu erreichen. Denn nur von HP erhalten Sie das weltweit umfassendste Produktportfolio in Kombination mit der Kompetenz unserer zertifizierten HP Preferred Partner, die Sie individuell beraten und bei der Implementierung der Lösungen unterstützen. Wir definieren und überprüfen klare Qualitätsstandards für unsere HP Preferred Partner. Dadurch wird das entsprechend hohe IT-Know-how für kundenspezifische Lösungen sichergestellt. Darüber hinaus erhalten HP Preferred Partner zusätzliche Unterstützung für ihre Aufträge. So können wir Ihnen garantieren, dass Sie eine optimale End-to-End-Lösung auf hohem Niveau und mit schneller Abwicklung erhalten. Unsere Preferred Partner kennen Ihre Anforderungen, das Branchenumfeld und die Geschäftschancen am besten. Sie verfügen zudem über zertifiziertes Wissen und Best Practices, mit denen Sie als mittelständisches Unternehmen die Sicherheit haben, dass Ihre IT-Lösungen von Anfang an einen messbaren Beitrag zum Geschäftserfolg leisten und Ihnen einen Vorsprung vor den Mitbewerbern sichern.

7 FIRMENPROFIL HP PREFERRED PARTNER Die hahninfotec GmbH ist ein dynamisch wachsender Lieferant und Dienstleister für IT-Technologie und -Infrastrukturen. Wir optimieren den Nutzen der Informationstechnologie für unsere Kunden. Aufgrund langjähriger Erfahrung sind wir in der Lage, die Geschäftsanforderungen unserer Kunden zu verstehen und auf dieser Basis individuelle technische Lösungen und Services zu entwickeln, zu liefern und zu implementieren. Als ambitionierter Anbieter von IT-Infrastruktur-Services bietet Ihnen hahninfotec Technologie, Qualifikation und Knowhow aus einer Hand. Unser Service-Angebot erstreckt sich über die drei Bereiche Managed Services, Infrastruktur-Integration und IT-Beschaffung. Auf dieser Grundlage bieten wir Ihnen End-to-End-Services: Beratung bei der IT-Strategie, Implementierung der richtigen technischen Lösung und den Betrieb von IT-Infrastrukturen. So können Sie den Wert Ihrer technischen Investitionen optimal ausnutzen. Wir stellen darüber hinaus den reibungslosen und effizienten Betrieb von IT-Infrastrukturen sicher. Neue Produkte und Technologien setzen wir schnell und effizient in effektive und stabile Lösungen und Services für unsere Kunden um. Unsere langjährige Marktpräsenz und unsere Finanzstärke bietet Kunden und Partnern langfristige Stabilität und Sicherheit. Kontakt:

8 WEITERE INFORMATIONEN: HP.COM/DE/MITTELSTAND 2008 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Die Informationen in diesem Dokument können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. HP übernimmt keine Haftung für redaktionelle Fehler oder für die Vollständigkeit der Angaben in diesem Dokument. Hergestellt in Deutschland 1/2008