Rundschreiben 33/2013 zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM (Verfahren ElsterLohn II)

Transkript

1 An die Teilnehmer des Personalabrechnungsverfahrens der Pfälzischen Pensionsanstalt Ihr/e Ansprechpartner/in: s. Übersicht Ansprechpartner Durchwahl: Bad Dürkheim, den Rundschreiben 33/2013 zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM (Verfahren ElsterLohn II) (Bitte unbedingt beachten und schnellstmögliche Weitergabe an die Personalabteilung) Inhalt: 1. Allgemeines zum ELStAM-Verfahren ab Gesetzliche Grundlage Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM-Datensatz Prozessablauf Abruf der ELStAM-Daten Zuständigkeiten zur Änderung von ELStAM Sperren der ELStAM Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug Weitere Arbeitgeberinformationen 8 2. Start des ELStAM-Verfahrens Notwendige Daten Besonderheiten zur Kirchensteuer Geringfügig Beschäftigte Eintritt eines Arbeitnehmers monatige Karenzzeit Austritt eines Arbeitnehmers Wochenregelung bei Arbeitgeberwechsel Zwischen Anmeldung durch neuen Arbeitgeber und Referenzdatum liegen weniger als sechs Wochen (Kulanzregelung) Zwischen Anmeldung durch neuen Arbeitgeber und Referenzdatum liegen mehr als sechs Wochen Nachzahlung von laufenden Bezügen Nachzahlung von sonstigen Bezügen Wechsel von individueller Versteuerung mit Lohnsteuerklasse auf Pauschalversteuerung und umgekehrt Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland (Grenzgänger) Eingetragene Lebenspartnerschaften Weiteres Beschäftigungsverhältnis (Mehrfachbeschäftigung) Beginn eines weiteren Beschäftigungsverhältnisses Wechsel des ersten Beschäftigungsverhältnisses Mehrere Personalfälle unter der gleichen Arbeitgeber-Steuernummer Teilzeitarbeit in Elternzeit 16 Seite 2

2 ... Seite 2 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Beschäftigung bei demselben Arbeitgeber Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber Auswirkungen auf andere abrechnungsrelevante Sachverhalte Steuerklassenänderung aufgrund einer Änderung des Familienstandes Altersteilzeit-Aufstockung ELStAM-Rückmeldung mit Steuerklasse VI Besondere Hinweise zum Jahreswechsel Anwendung der abgerufenen ELStAM Abweichungen von den bisher vorhandenen Steuerdaten Zeitfenster bei Änderungen von ELStAM Aufbewahrung der Papierbelege Vorlage von Papierbelegen bei einem Eintritt nach dem ELStAM-Start Aushändigung der Papierbelege bei Austritt Umfang und Inhalt der ELStAM-Rückmeldelisten im Archiv (nur für Dialoganwender respektive für Anwender mit Onlinezugriff) ELStAM Abholung Änderungslisten Fehlerprotokoll ELStAM Abholung Änderungslisten Protokoll ELStAM Ermittlung Fehlerprotokoll ELStAM Ermittlung Protokoll ELStAM Meldungsversand Fehlerprotokoll ELStAM Meldungsversand Protokoll Darstellung der ELStAM-Daten in fidelis.personal.classic (nur für Dialoganwender respektive für Anwender mit Onlinezugriff) Leitfaden für Personalbüros Fallbeispiele Ausführungen für den Arbeitnehmer Hinweistext auf der Verdienstabrechnung Infoblatt für Bedienstete 24 Sehr geehrte Damen und Herren, mit der Einführung der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) wird ab dem 1. Januar 2013 die Lohnsteuerkarte aus Papier durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Bei den ELStAM handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen sind (z.b. Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Kirchensteuermerkmal). Nach dem erstmaligen Erhalt der ELStAM-Daten sind die Lohnsteuerkarten 2010 bzw. die Lohnsteuerbescheinigungen 2011, 2012 und 2013 als Basisbelege ungültig. Dies gilt auch für die vom Arbeitnehmer vorgelegten Ausdrucke der ELStAM-Daten, welche als ergänzender Beleg für den Übergangszeitraum verwendet werden konnten. Die Bundesfinanzverwaltung ermöglicht den Arbeitgebern den Zeitpunkt der Umstellung auf dieses elektronische Verfahren im Laufe des Jahres 2013 selbst zu bestimmen. Die ppa wird das elektronische Verfahren am 12. November 2013 produktiv in den Einsatz bringen. Das bedeutet, dass die beim Bundeszentralamt für Steuern gespeicherten Daten mit Referenzdatum abgerufen wurden, da ein ELStAM-Datenabruf für die Seite 3

3 ... Seite 3 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Zukunft abgewiesen werden würde. Dies hat zur Folge, dass die zurück gemeldeten Daten für die Abrechnung Termin 1 (Zahlung zum 1. im Voraus) im Abrechnungsmonat 12/2013, Termin 2 (Zahlung zum 15. des Monats) im Abrechnungsmonat 12/2013 Termin 3 (Zahlung zum Letzten des Monats) im Abrechnungsmonat 11/2013 erstmals, ggf. mit Rückwirkung ab , für den Lohnsteuerabzug zugrunde gelegt und in den Lohnabrechnungen ausgewiesen werden. Mit den nachfolgenden Ausführungen möchten wir zudem auf das Rundschreiben Nr. 07/2013 vom verweisen. 1. Allgemeines zum ELStAM-Verfahren ab Gesetzliche Grundlage Für den Lohnsteuerabzug ab dem Kalenderjahr 2013 im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale gelten im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden nachfolgende drei Eckpfeiler: 1) BMF-Schreiben zum Start und zur Einführungsphase 2013 vom , aktualisiert am ) BMF-Schreiben zur Anwendung der ELStAM ab 2013 vom , aktualisiert am ) 52b EStG in der Fassung des Gesetzes zur Umsetzung der Amtshilferichtlinie sowie zur Änderung steuerlicher Vorschriften (Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz AmtshilfeRLUmsG vom Die vorgenannten BMF-Schreiben stehen Ihnen in unserem Extranet unter Personalabrechnung/Personalwirtschaft/Download/ELStAM zur Verfügung. 1.2 Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale Im ELStAM-Verfahren ist allein die Finanzverwaltung (Elster-Datenbank) für die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale und deren Bereitstellung für den Abruf durch den Arbeitgeber zuständig. Es ist nicht vorgesehen und auch nicht erforderlich, dass der Arbeitnehmer sich vor der Aufnahme einer Beschäftigung bzw. Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses beim Finanzamt anmeldet oder einen Antrag zur Bildung der ELStAM stellt. Grundlage für die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale sind die von den Meldebehörden mitgeteilten melderechtlichen Daten, wobei die Finanzverwaltung grundsätzlich an diese melderechtlichen Daten gebunden ist. Ändert sich der Familienstand eines Arbeitnehmers, z. B. durch Eheschließung, Tod des Ehegatten oder Scheidung, führt dies automatisch dazu, dass die nach Landesrecht für das Meldewesen zuständigen Behörden die melderechtlichen Änderungen des Familienstandes an die Finanzverwaltung übermitteln. Seite 4

4 ... Seite 4 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur 1.3 ELStAM-Datensatz Der ELStAM-Datensatz beinhaltet die gleichen Informationen, die bisher auf der Lohnsteuerkarte enthalten sind: IdNr. des Arbeitnehmers Datum der Bereitstellung Datum gültig ab Steuerklasse bei Anwendung des Faktorverfahrens der Minderungsfaktor zur Steuerklasse IV Religion des Steuerpflichtigen ggf. auch Religion des Ehegatten Freibetrag / Hinzurechnungsbetrag Anzahl Kinderfreibetrag die zu berücksichtigenden Vorsorgeaufwendungen (erst ab 2014) Nach erfolgreichem ELStAM-Abruf sind die abgerufenen ELStAM grundsätzlich für die nächste auf den Abrufzeitpunkt folgende Lohnabrechnung anzuwenden und in der Gehaltsabrechnung bzw. im Lohnkonto aufzuzeichnen. 1.4 Prozessablauf Alle Änderungen werden auf der Elster-Datenbank gesammelt und am letzten Arbeitstag des Monats (Samstag = Werktag, aber kein Arbeitstag) verarbeitet. Nach Ende der Verarbeitung wird die ppa im Elster-Portal über das Vorhandensein von Änderungsdaten informiert. Dies wird zu Beginn des neuen Monats erfolgen. Für jeden Abrechnungsmonat Seite 5

5 ... Seite 5 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur erfolgt ein Datenabruf (für alle Abrechnungstermine) an die Elster-DB, woraus eine Änderungsliste erstellt wird, auch dann, wenn keine Änderungen vorliegen. Es muss aber auf jeden Fall ein Abruf erfolgen, da eine lückenlose Verarbeitung der Änderungslisten geprüft wird. Die ppa ruft die Daten ab und erhält immer die kompletten ELStAM mit einem gültig ab- Datum eines Arbeitnehmers, auch wenn sich nur ein Datenfeld geändert hat. Wurden in einem Monat mehrere Änderungen mit dem gleichen Datenfeld gemacht, werden diese in einen ELStAM-Satz zusammengefasst. Sind mehrere Änderungen mit unterschiedlichem gültig-ab-datum vorhanden, wird je Gültigkeitsdatum ein ELStAM-Satz erstellt. Sind Änderungen rückwirkend durchzuführen, wird ein in der Vergangenheit liegendes gültig-ab-datum mitgeliefert, welches eine Rückrechnung zufolge hat. Sollten Freibeträge nicht mehr gültig sein, wird ein Änderungssatz ohne diesen Freibetrag erstellt. 1.5 Abruf der ELStAM-Daten Ab dem Kalenderjahr 2013 ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer bei Aufnahme des Beschäftigungsverhältnisses bei der Finanzverwaltung anzumelden und zugleich die ELStAM anzufordern. Hierzu benötigt er jedoch die ausdrückliche Erlaubnis des Arbeitnehmers. Diese Erlaubnis gilt als erteilt, wenn der Arbeitnehmer seine Steuer-ID dem Arbeitgeber mitgeteilt hat. Ohne diese Erlaubnis wäre ein Zugriff eine Ordnungswidrigkeit. Der Arbeitgeber kann nur auf die ELStAM-Datenbank bei dem Bundeszentralamt für Steuern zugreifen. Dort sind die Daten anonymisiert gespeichert, also nur unter der Steuer-ID. Damit nicht die falschen Daten geliefert werden, muss der Arbeitgeber als weiteres Merkmal das Geburtsdatum des Arbeitnehmers mitgeben. Nur wenn beide Daten (ID-Nr. und Geburtsdatum) übereinstimmen, wird ein Datensatz geliefert. Seite 6

6 ... Seite 6 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Schaubild: Der Abruf der ELStAM-Daten erfolgt nach den gesetzlichen Vorgaben des 52b Abs. 5 Satz 3 und 39e Abs. 4 Satz 2 EStG. Die Programmroutine vergleicht die bis zum ELStAM-Einsatz gültigen ELStAM mit den von der Elster-DB zurückgemeldeten ELStAM (Alt-Neu-Vergleich) und übernimmt nur die durch die Elster-DB gemeldeten abweichenden Datensätze und überträgt diese mit dem entsprechenden Referenzdatum ( gültig ab-datum ) in den betroffenen Personalfall respektive in das Lohnkonto. 1.6 Zuständigkeiten zur Änderung von ELStAM Ab dem Jahr 2011 wechselte die Zuständigkeit für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale von den Meldebehörden auf die Finanzbehörden. Durch den Zuständigkeitswechsel wurden folgende Aufgaben auf die Finanzämter übertragen: Steuerklassenänderungen, zum Beispiel Eintragung der Steuerklasse II (z. B. nach Geburt eines Kindes bei Alleinstehenden) Eintragung einer ungünstigeren Steuerklasse, zum Beispiel Steuerklasse I statt III oder IV Steuerklassenwechsel zwischen II//V und IV/IV Änderungen nach einer Trennung der Ehegatten beziehungsweise Änderungen nach Beendigung der Trennung Eintragung von Kinderfreibeträgen Änderungen nach Heirat (sofern die Daten der Meldebehörde bereits gemeldet wurden) Berichtigung nicht zutreffender Lohnsteuerabzugsmerkmale Seite 7

7 ... Seite 7 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Melderechtliche und standesamtliche Änderungen, welche von den Bürgerbüros der Städte und Gemeinden verwaltet werden: Anschriftenänderungen Kircheneintritt oder -austritt Eheschließung Geburt, Adoption oder Tod Von den Stadt- oder Gemeindeverwaltungen erfolgt eine direkte Datenweitergabe an die Finanzverwaltung zur Änderung der persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale. 1.7 Sperren der ELStAM Der Arbeitnehmer hat folgende Möglichkeiten, den Abruf seines ELStAM für die Zukunft zu sperren: Vollsperrung aller Arbeitgeber Alle Arbeitgeber, die die Lohnsteuerdaten abrufen, erhalten die Meldung keine Zugriffsberechtigung Positivliste für Arbeitgeber Benennen eines Arbeitgebers oder mehrerer Arbeitgeber, der die ELStAM-Daten erhalten darf. Der gemeldete Arbeitgeber erhält die Haupt-Lohnsteuerdaten, alle anderen Arbeitgeber erhalten die Meldung keine Zugriffsberechtigung. Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, bis zu 10 Arbeitgeber zu melden. Negativliste für Arbeitgeber Sperren bzw. Entsperren seines ELStAM-Datensatzes für einen oder mehrere Arbeitgeber. Für die Positiv- bzw. Negativliste muss der Arbeitnehmer die Steuernummer des entsprechenden Arbeitgebers angeben. Diese ist in der Regel auf der Lohnsteuerbescheinigung enthalten. Gem. 52b Abs. 8 EStG ist der Arbeitgeber verpflichtet, seine Steuernummer dem Arbeitnehmer mitzuteilen. Aus der Elster-DB wird dann die Meldung keine Anmeldeberechtigung bzw. keine Abrufberechtigung erzeugt und per Änderungsliste an den Arbeitgeber übermittelt. Der Arbeitgeber hat dann mit Steuerklasse VI abzurechnen. Unser Softwarepartner plant derzeit eine generelle automatische Umsetzung auf Steuerklasse VI beim Erscheinen der vorgenannten Elster-Hinweismeldung. 1.8 Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug Wenn für einen Arbeitnehmer kein ELStAM erzeugt werden kann, z. B. weil keine IdNr. vorliegt oder aus anderen Gründen fehlerhaft sind und geändert werden müssen, kann der Arbeitnehmer bei seinem Wohnsitzfinanzamt den Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug stellen. Der Sachverhalt wird durch das zuständige Finanzamt geklärt und dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ausgestellt. Seite 8

8 ... Seite 8 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Hat das Finanzamt in diesen Fällen eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ausgestellt ( 52b Absatz 5a Satz 3 EStG), wird der Arbeitgeberabruf durch das Finanzamt gesperrt, sog. Vollsperrung. Meldet der Arbeitgeber den Arbeitnehmer trotz erfolgter Sperrung an, erhält er die Mitteilung Keine Anmeldeberechtigung. Die Regelungen des 39e Absatz 6 Satz 8 EStG (Lohnsteuerabzug nach Steuerklasse VI) sind nicht anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat. Die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ist ausschließlich als Basisbeleg für die manuelle Eingabe der ELStAM vom Arbeitgeber zu akzeptieren. Nach der Korrektur der ELStAM durch das zuständige Wohnsitz-Finanzamt wird dem Arbeitgeber eine Änderungsliste zur Verfügung gestellt. Mit dem Abruf der geänderten ELStAM und dem Datenimport durch den Arbeitgeber verliert die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ihre Gültigkeit. 1.9 Weitere Arbeitgeberinformationen Weitere Informationen zum Thema ELStAM finden Sie auch im Elster-Portal im Register Arbeitgeber unter 2. Start des ELStAM-Verfahrens 2.1 Notwendige Daten Für das ELStAM-Verfahren ist die Angabe nachfolgender Daten zwingend im Personalfall zu hinterlegen: ID-Nr. des Arbeitnehmers Geburtsdatum (ggf. melderechtliches Geburtsdatum gem. Personalausweis) Kennzeichen Nebentätigkeit, sofern nicht Hauptarbeitgeber Zu berücksichtigender Freibetrag (zu beachten sind die Arbeitnehmer, bei denen die Steuerklasse VI und ein Freibetrag vorhanden sind und die Höhe des abzurufenden Freibetrags im Personalfall zu hinterlegen ist). Eintrittsdatum Bitte beachten: Das Referenzdatum Arbeitgeber (Datum, ab wann dem AG die ELStAM geliefert werden soll) ist nicht im Personalfall zu hinterlegen, sondern wird ausschließlich beim Datenabruf benötigt. Das Eintrittsdatum und das Referenzdatum Arbeitgeber können aber identisch sein. Die ELStAM-Datenermittlung und -versand werden, wie bereits erwähnt, einmal und zwar am Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats von der ppa erledigt. Seite 9

9 ... Seite 9 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Hinweis für Dialoganwender: Zur Selektion von Arbeitnehmern mit Steuerklasse VI und Freibetrag verwenden Sie bitte die SQL-Abfrage Steuerdaten (Lstk). Den Wunschfreibetrag der über ELStAM abgerufen werden soll, geben Sie bitte in der Dialogmaske unter Abzüge/Steuer/Steuerbewertung/Elster Lohn II Wunschfreibetrag ein. In dieser Dialogmaske besteht gleichzeitig die Möglichkeit ein zum Geburtsdatum abweichendes Melderechtliches Geburtsdatum zu hinterlegen. Bei Neueintritten ist künftig auch das Feld Nebentätigkeit zwingend erforderlich. Sofern es sich um eine Nebenbeschäftigung (nicht Hauptarbeitgeber) handelt, ist dies im Personalfall zu hinterlegen (Abzüge/Steuer/ELStAM/Nebentätigkeit). Hinweis für Beleganwender: Bitte teilen Sie uns die Höhe des abzurufenden Freibetrages bei Arbeitnehmern mit Steuerklasse VI und Freibetrag bzw. ein vom Geburtsdatum abweichendes Melderechtliches Geburtsdatum mit dem Zugangs- und Änderungsbeleg unter Ziffer 3.1 (Steuer-ELStAM) mit. Sofern Sie keinen Onlinezugriff haben, wenden Sie sich bitte zur Selektion betroffener Personalfälle mit Steuerklasse VI und Freibetrag an die/den für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in. Bei Neueintritten ist künftig auch das Feld Nebentätigkeit zwingend erforderlich. Sofern es sich um eine Nebenbeschäftigung (nicht Hauptarbeitgeber) handelt, ist dies unter Ziffer 3.1 (Steuer-ELStAM) mitzuteilen. Hinweis für Vollserviceanwender: Der/die für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in wird sich ggf. mit Ihnen in Verbindung setzen. 2.2 Besonderheiten zur Kirchensteuer Der Datensatz enthält zukünftig nur dann ein Kirchensteuermerkmal, wenn in dem Bundesland des Arbeitgebers Kirchensteuer einbehalten werden muss. Wohnt der Arbeitnehmer bspw. in Mainz (Rheinland-Pfalz) und arbeitet in Wiesbaden (Hessen), wird nur dann ein Kirchensteuermerkmal geliefert, wenn dies auch in Hessen gilt. Sollte der Arbeitnehmer evangelisch sein, wird das Merkmal "ev" geliefert, ist er aber Mitglied in der freireligiösen Gemeinde Mainz wird das Kirchensteuermerkmal leer geliefert. Weiterhin ist zu beachten dass in der evangelischen Kirche einige Konfessionsbezeichnungen zusammengelegt wurden. "lt"(evangelisch-lutherisch), "rf" (evangelisch-reformiert) und "fr" (französisch-reformiert) werden unter "ev" gemeldet. 2.3 Geringfügig Beschäftigte Bei den nachfolgend aufgeführten geringfügig entlohnt Beschäftigten werden keine Lohnsteuerabzugsmerkmale benötigt, somit ist auch keine ELStAM-Anmeldung erforderlich: Seite 10

10 ... Seite 10 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Geringfügig entlohnt Beschäftigte nach 8 Nr. 1 SGB IV (bis max. 450 EUR ab 2013), für die der Arbeitgeber mit den 30 % Beitrag an die Minijob-Zentrale auch die 2 % pauschale Lohnsteuer gem 40a Abs. 2 EStG bezahlt. Geringfügig entlohnt Beschäftigte (bis max. 450 EUR ab 2013), für die der Arbeitgeber die in den 30 % Beitrag an die Minijob-Zentrale enthaltenen 15 % Rentenversicherung nicht bezahlt, aber mit 20 % gem. 40a Abs. 2a EStG pauschal versteuert. Kurzfristig Beschäftigte nach 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV, für die der Arbeitgeber 25 % pauschale Lohnsteuer nach 40a Abs. 1 EStG bezahlt. Programmseitig ist sichergestellt, dass für Personalfälle mit Pauschalversteuerung keine ELStAM-Daten abgerufen werden. 2.4 Eintritt eines Arbeitnehmers Die nachfolgenden Punkte sollten bei einem Neueintritt beachtet werden und ggf. im Einstellungsfragebogen integriert werden. Durch die Angaben wird der Arbeitgeber legitimiert, während der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses die ELStAM des Arbeitnehmers für die Zwecke des Lohnsteuerabzugs abzurufen. 1) Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber seine steuerliche ID-Nr. und sein amtliches Geburtsdatum (aus dem Personaldokument) nennen. 2) Der neu eintretende Arbeitnehmer ist zu fragen, ob das Beschäftigungsverhältnis als die erste (Hauptarbeitgeber) oder eine weitere Beschäftigung (Nebentätigkeit) anzumelden ist. 3) Hat der Arbeitnehmer eine Positivliste auf der Elster-Datenbank eingerichtet, muss er den Arbeitgeber zulassen. 4) Die Daten werden im Abrechnungssystem gespeichert. Eine Anmeldung kann erst nach dem Eintrittsdatum erfolgen. 5) Die ppa meldet den Mitarbeiter auf der Elster-Datenbank an und übermittelt die steuerliche-id-nr und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers sowie die Steuer-ID des Arbeitgebers. 6) Die ppa erhält dann aus dem Elster-Portal eine Rückmeldung ( ), dass die Daten bereitstehen. 7) Die ppa ruft die Daten ab und spielt diese zur weiteren Verarbeitung in das Abrechnungssystem ein. Bitte beachten: Wenn der Arbeitnehmer noch keine steuerliche ID-Nr. hat oder er diese dem Arbeitgeber nicht nennen kann und auch keine vom Finanzamt ausgestellte Besondere Bescheinigung für den Steuerabzug vorlegt, darf der Arbeitgeber für eine Übergangszeit von 3 Monaten die ELStAM manuell eingeben ( 39c Abs. 2 EStG). Wenn der Arbeitnehmer seine steuerliche ID-Nr. kennt, sie aber dem Arbeitgeber nicht vorlegen will, muss der Arbeitgeber mit Steuerklasse VI abrechnen. Seite 11

11 ... Seite 11 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer (Grenzgänger) haben i.d.r. keine steuerliche ID-Nr. Für diese Arbeitnehmer stellt das Finanzamt weiterhin eine gesonderte Bescheinigung aus monatige Karenzzeit Legt der Arbeitnehmer keine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, kann der Arbeitgeber für die ersten drei Monate nach dem Eintrittsdatum die Lohnsteuerabzugsmerkmale aufgrund vorliegender Informationen des Arbeitnehmers manuell im Personalfall erfassen. Diese Vorgehensweise entspricht dem bisherigen Fall, dass bei einem Eintritt der Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte erst später vorlegen konnte, weil der bisherige Arbeitgeber die Entgeltabrechnung noch nicht abgeschlossen hat. Beachten Sie bitte hierzu auch 39c Abs. 2 EStG. Liegt nach Ablauf der Karenzzeit von drei Monaten die Ident-Nr. nicht vor, muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer rückwirkend ab dem Eintrittsdatum mit Steuerklasse VI berechnen. Die dreimonatige Karenzzeit gilt auch, wenn der Abruf der ELStAM-Daten aufgrund technischer Störungen nicht möglich ist, bzw. der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der Ident-Nr. nicht zu vertreten hat. 2.5 Austritt eines Arbeitnehmers Der Austritt eines Arbeitnehmers ist wie beim Eintritt mit der ID-Nr. und dem melderechtlichen Geburtsdatum des Arbeitnehmers und dem Austrittsdatum (Ende der Beschäftigung) vorzunehmen. Aufgrund der ELStAM-Abmeldung werden die Daten auf der Elster-DB des ausscheidenden Mitarbeiters frei und können von einem neuen Arbeitgeber verwendet werden. So ist sichergestellt, dass die ELStAM nicht mehrfach verwendet werden (R 39b.5 Abs. 1 Satz 3 LStR) Wochenregelung bei Arbeitgeberwechsel Die 6-Wochenregelung greift dann, wenn der neue Arbeitgeber seinen Personalfall über ELStAM als Hauptarbeitgeber anmeldet und der bisherige Arbeitgeber seinen Personalfall noch nicht abgemeldet hat (Steuerklasse I-V ist noch mit dem bisherigen Arbeitgeber besetzt ) Zwischen Anmeldung durch neuen Arbeitgeber und Referenzdatum liegen weniger als sechs Wochen (Kulanzregelung) Ein Arbeitnehmer (AN) wechselt den Arbeitgeber (AG) zum Der neue Hauptarbeitgeber (HAG) meldet den AN am (Datenexport) mit Referenzdatum (Abrechnungsbeginn) Der bisherige (alte) HAG hat aber noch keine Abmeldung auf der Elster-DB vorgenommen. Seite 12

12 ... Seite 12 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Ergebnis: Dem bisherigen HAG wird Anfang des Monats Juli 2013 eine Änderungsliste mit ELStAM Steuerklasse VI gültig ab bereitgestellt. Der neue HAG erhält rückwirkend ab 06/2013 die günstigeren ELStAM (Steuerklasse I-V) Zwischen Anmeldung durch neuen Arbeitgeber und Referenzdatum liegen mehr als sechs Wochen Ein Arbeitnehmer (AN) wechselt den Arbeitgeber (AG) zum Der neue Hauptarbeitgeber (HAG) meldet den AN am (Datenexport) mit Referenzdatum (Beschäftigungsbeginn) Der bisherige (alte) HAG hat aber noch keine Abmeldung auf der Elster-DB vorgenommen. Ergebnis: Da zwischen Anmeldung (Datenexport) und Referenzdatum (Beschäftigungsbeginn) mehr als sechs Wochen liegen, werden dem neuen HAG für den Zeitraum vom und dem keine ELStAM bereitgestellt. Welche ELStAM der neue HAG für den Lohnsteuerabzug zugrunde legt, liegt in seiner Verantwortung. Wir empfehlen für solche vakante Zeiträume die Steuerklasse VI zugrunde zu legen. Dem bisherigen HAG wird Anfang des Monats September 2013 eine Änderungsliste mit ELStAM Steuerklasse VI gültig ab bereitgestellt. Siehe hierzu auch die Ziffer der Anlage Fallbeispiele bzw. Ziffer 6 dieses Rundschreibens. 2.7 Nachzahlung von laufenden Bezügen Bei Rückrechnungen von laufenden Bezügen (z. B. Mehrarbeit) in die Zeit bis zum Austritt (i.d.r. Zweimonats-Versatz) gelten die im Rückrechnungszeitraum bis zum Austrittsdatum gültigen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Die zeitverschobene Abrechnung von variablen Entgeltbestandteilen, die laufender Arbeitslohn sind, als Rückrechnung in den Austrittsmonat gilt gemäß R 39b.2 Abs. 1 Nr. 6 und 7 LStR nur für folgende Fälle: Nachzahlungen und Vorauszahlungen, wenn sich diese ausschließlich auf Lohnzahlungszeiträume beziehen, die im Kalenderjahr der Zahlung enden. Arbeitslohn für Lohnfortzahlungszeiträume des abgelaufenen Kalenderjahres, der innerhalb der ersten drei Wochen des nachfolgenden Kalenderjahres zufließt. 2.8 Nachzahlung von sonstigen Bezügen Für die Abrechnung von sonstigen Bezügen nach dem Austritt, gelten die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Zuflusszeitpunkts. Beim Datenabruf ist insbesondere darauf zu achten, ob das Kennzeichen Nebentätigkeit gesetzt werden soll oder nicht. Dazu ist der ausgeschiedene Mitarbeiter zu befragen. Es ist jedoch zu empfehlen, generell als Nebenarbeitgeber mit Steuerklasse VI abzurechnen und nur wenn der Arbeitnehmer sich meldet und dies ausdrücklich wünscht, den ELStAM als Hauptarbeitgeber abzurufen. Seite 13

13 ... Seite 13 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Beachten Sie hierzu auch unsere Ausführungen in den Bearbeitungshinweisen für Dialoganwender unter Sonstiger Bezug Einmalige Arbeitslohnzahlungen. 2.9 Wechsel von individueller Versteuerung mit Lohnsteuerklasse auf Pauschalversteuerung und umgekehrt Wird eine geringfügige Beschäftigung von Pauschalversteuerung auf Versteuerung mit individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen umgestellt, muss der Arbeitnehmer in ELStAM als fiktiver Neuantritt gemeldet werden, obwohl tatsächlich kein entsprechendes Eintrittsdatum vorliegt. Damit nicht mehr nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen abgerechnet wird, sondern die Pauschalversteuerung angewandt werden kann, muss im ELStAM-Verfahren eine fiktive Abmeldung erstellt werden, obwohl tatsächlich kein entsprechendes Austrittsdatum vorliegt. Diese Abmeldung erfolgt zusätzlich zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung. Die fiktive An- bzw. Abmeldung wird programmseitig automatisch vorgenommen, sobald ein Steuerklassenwechsel von individueller Versteuerung mit Lohnsteuerklasse auf Pauschalversteuerung und umgekehrt im Personalfall hinterlegt wird Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland (Grenzgänger) Für Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland (beschränkt steuerpflichtige) ist das ELStAM- Verfahren voraussichtlich bis zum Jahr 2015 nicht anwendbar. In der Regel ist in diesen Personalfällen auch keine ID-Nr. vorhanden, sodass auch der automatische ELStAM- Datenabruf nicht erfolgt. Um ggf. Hinweismeldungen auf eine fehlende ID-Nr. zu vermeiden, wurden betroffene Personalfälle mit gültig-ab-datum automatisch für den ELStAM-Erstabruf gesperrt. Hinweis für Dialoganwender: Zur Selektion betroffener Personalfälle verwenden Sie die SQL-Abfrage Steuerdaten (Grenzgänger). Hinweis für Beleg- und Vollserviceanwender: Sofern Sie über keinen Onlinezugriff verfügen, wenden Sie sich bitte zur Selektion betroffener Personalfälle an die/den für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in. Seite 14

14 ... Seite 14 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur 2.11 Eingetragene Lebenspartnerschaften Die Tatsache, dass bei einer Heirat beide Ehepartner mit Wirkung ab der Eheschließung automatisch die Steuerklasse IV erhalten, wird bei einer eingetragenen Lebenspartnerschaft in der ELStAM-DB noch nicht berücksichtigt. Derzeit wird generell für beide Ehepartner noch die Steuerklasse I von der ELStAM-DB zurückgemeldet. Nach dem Erstabruf der ELStAM-Daten ist eine Änderung der ELStAM durch das zuständige Wohnsitzfinanzamt notwendig. Bis zur endgültigen Verarbeitung in der ELStAM-DB wird der Datenabruf automatisch mit dem Hinweis keine Abrufberechtigung gesperrt und dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ausgehändigt, welche dem Arbeitgeber im Übergangszeitraum als Basisbeleg dient. Die hierauf eingetragenen ELStAM sind manuell in den Personalfall einzugeben Weiteres Beschäftigungsverhältnis (Mehrfachbeschäftigung) Beginn eines weiteren Beschäftigungsverhältnisses Beginnt der Arbeitnehmer ein neues Beschäftigungsverhältnis und bezieht er nebeneinander von mehreren Arbeitgebern Arbeitslohn, hat er zu entscheiden, welches das erste und welches das weitere Beschäftigungsverhältnis ist. Soll der Arbeitslohn des neuen Beschäftigungsverhältnisses nach der Steuerklasse VI besteuert werden, hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber mitzuteilen, dass es sich um ein weiteres Beschäftigungsverhältnis handelt, damit dieser im Personalfall den Vermerk Nebentätigkeit hinterlegt. Soll der Arbeitslohn des neuen Beschäftigungsverhältnisses nach den Merkmalen des ersten Beschäftigungsverhältnisses besteuert werden, hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber mitzuteilen, dass es sich um das erste Beschäftigungsverhältnis handelt. Nachdem der Arbeitgeber des neuen Beschäftigungsverhältnisses den Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung angemeldet hat, bildet die Finanzverwaltung die zutreffenden Steuerklassen automatisch und stellt sie dem jeweiligen Arbeitgeber zum Abruf bereit. Dem Arbeitgeber des weiteren Beschäftigungsverhältnisses werden als ELStAM die Steuerklasse VI und ggf. die rechtliche Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft sowie ein Freibetrag nach 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 EStG zum Abruf bereitgestellt. Wird das neue Beschäftigungsverhältnis als erstes Beschäftigungsverhältnis angemeldet, stellt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber die günstigeren ELStAM und dem anderen Arbeitgeber die Steuerklasse VI zum Abruf bereit. Die für das neue Beschäftigungsverhältnis gültigen ELStAM werden grundsätzlich rückwirkend ab dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses gebildet. Bei einer fehlerhaften Anmeldung als 1. Arbeitgeber kann sich die Bearbeitung über mehrere Monate hinziehen, denn es können nur Änderungen in dem Monat erfolgen, in dem Daten in der Datenbank geändert werden. Um solch aufwändigen und zeitraubenden Änderungen zu entgehen, sollte jeder Arbeitnehmer verpflichtet werden, Seite 15

15 ... Seite 15 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Zweitarbeitsverhältnisse zu melden. Eine Verpflichtung zur Meldung ergibt sich bereits aus dem Sozialversicherungsrecht, da in 28o SGB IV der Arbeitnehmer zu einer Meldung verpflichtet wird. Beispiel: Der Arbeitnehmer ist bei Arbeitgeber A in einem Hauptarbeitsverhältnis und nimmt eine Nebenbeschäftigung bei Arbeitgeber B auf. AG B meldet sich zum 1.4. versehentlich als 1. Arbeitgeber an. Im Monat April rechnen beide Arbeitgeber mit LSt-Klasse I ab. Mit dem Änderungsdienst am 1.5. wird AG A rückwirkend zum 1.4. zum Nebenarbeitgeber und erhält die LSt-Klasse VI. In der Abrechnung Mai rechnet AG A den Monat April mit LSt-Klasse VI per Rückrechnung ab und auch in der Abrechnung Mai wird die LSt-Klasse VI verwendet. Sollte der Fehler noch im Mai erkannt werden, kann dieser Monat korrigiert werden. Der April ist nicht mehr korrigierbar. AG B muss sich zum als 1. Arbeitgeber abmelden und eine neue Anmeldung zum 1.5. als Nebenarbeitgeber machen. AG A muss sich zum als Nebenarbeitgeber abmelden und zum 1.5. als Hauptarbeitgeber wieder anmelden. Beide Arbeitgeber können in der Abrechnung Juni den Monat Mai per Rückrechnung korrigieren Wechsel des ersten Beschäftigungsverhältnisses Bezieht der Arbeitnehmer nebeneinander von mehreren Arbeitgebern Arbeitslohn, kann er auch während des Kalenderjahres einen neuen ersten Arbeitgeber bestimmen. Hierfür ist dem neuen Hauptarbeitgeber mitzuteilen, dass es sich nun um das erste Beschäftigungsverhältnis handelt. Dem weiteren Arbeitgeber ist mitzuteilen, dass es sich nun um das weitere Beschäftigungsverhältnis handelt und ggf. ob und in welcher Höhe ein nach 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 EStG festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll. Ein solcher Wechsel darf frühestens mit Wirkung vom Beginn des Kalendermonats an erfolgen, in dem der Arbeitnehmer das erste Beschäftigungsverhältnis neu bestimmt. Programmseitig werden alle Personalfälle regulär übermittelt, welche die Steuerklasse VI und ein gesetztes Häkchen Nebentätigkeit haben, mit dem Hinweis, dass es sich beim anmeldenden Arbeitgeber um einen Zweitarbeitgeber handelt Mehrere Personalfälle unter der gleichen Arbeitgeber-Steuernummer Personalfälle, die mit verschiedenen Personalnummern unter der gleichen Arbeitgeber- Steuernummer abgerechnet werden, sind manuell abzuwickeln. Der ELStAM-Datensatz kann pro Mitarbeiter und je AG-Steuernummer nur einmal abgerufen werden. Das sollte in dem Personalfall geschehen, in dem die Steuerklasse I bis V verwendet wird. Im zweiten Personalfall ist der Beschäftigte für das ELStAM-Verfahren zu sperren und (wie bisher) manuell die Steuerklasse VI einzugeben. Seite 16

16 ... Seite 16 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Um fehlerhafte Erstabrufe der ELStAM-Daten zu vermeiden, ist das Zweite und jede weitere Beschäftigungsverhältnis mit gültig-ab-datum für den ELStAM-Erstabruf zu sperren. Hinsichtlich der Selektion betroffener Personalfälle wurden Sie bereits von der/den für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in kontaktiert. Hinweis für Dialoganwender: Bitte überprüfen Sie die betroffenen Personalfälle und auch künftig, ob tatsächlich ein weiteres dem Steuerrecht entsprechendes Beschäftigungsverhältnis vorliegt. Sollte dies der Fall sein, ist der Personalfall durch Eingabe des Häkchens im Feld gesperrt für ELO II unter Abzüge/Steuer/Steuerbewertung vom ELStAM-Verfahren auszuschließen. Liegen die steuerrechtlichen Voraussetzungen für ein weiteres Beschäftigungsverhältnis nicht vor, muss der Lohnsteuerabzug über eine Personalnummer (Personalfall) mit einem Hinzurechnungsbetrag durchgeführt werden. Hinweis für Beleganwender: Bitte überprüfen Sie die betroffenen Personalfälle und auch künftig, ob tatsächlich ein weiteres dem Steuerrecht entsprechendes Beschäftigungsverhältnis vorliegt. Sollte dies der Fall sein, teilen Sie uns dies mittels Zugangs- und Änderungsmitteilung unter Ziffer 3.1 mit. Liegen die steuerrechtlichen Voraussetzungen für ein weiteres Beschäftigungsverhältnis nicht vor, muss der Lohnsteuerabzug über eine Personalnummer (Personalfall) mit einem Hinzurechnungsbetrag durchgeführt werden. Hinweis für Vollserviceanwender: Der/die für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in wird sich ggf. mit Ihnen in Verbindung setzen Teilzeitarbeit in Elternzeit Beschäftigung bei demselben Arbeitgeber Sofern die Beschäftigung vor Beginn der Elternzeit und die Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit lohnsteuerpflichtig sind, sind diese nach geltendem Recht unter einer Personalnummer abzuwickeln Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber Ist die Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit lohnsteuerpflichtig (nicht pauschalversteuert), wird sich der andere Arbeitgeber, bei dem die Beschäftigung ausgeübt wird, i.d.r. als Hauptarbeitgeber anmelden. Dadurch erhält der erste Arbeitgeber mit dem ELStAM-Änderungsdienst automatisch die Steuerklasse VI (vorausgesetzt Häkchen Nebentätigkeit ist im Personalfall gesetzt) rückwirkend ab dem mit der Anmeldung des anderen Arbeitgebers als Hauptarbeitgeber angegebenen Eintrittsdatum. Seite 17

17 ... Seite 17 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Bitte beachten: Das Ende der Beschäftigung während der Elternzeit bewirkt keine Änderung der ELStAM beim ersten Arbeitgeber. Dieser muss sich zum Ende der Teilbeschäftigung wieder als Hauptarbeitgeber anmelden (Häkchen Nebentätigkeit im Personalfall deaktivieren), um eine ELStAM mit Steuerklasse I-V zu erhalten. Gleichzeitig muss der andere Arbeitgeber eine Abmeldung erstellen. Dieser Sachverhalt kann maschinell nicht abgedeckt werden und bedarf einer manuellen Überwachung. Bitte beachten Sie hierzu auch die Ausführungen unter Ziffer Hinweis für Dialoganwender: Bitte überwachen Sie in den betroffen Personalfällen, dass das Kennzeichen Nebentätigkeit unter Abzüge/Steuern/ELStAM zu den entsprechenden Beschäftigungszeiträumen im Personalfall aktiviert (Häkchen) bzw. deaktiviert (kein Häkchen) ist. Hinweis für Beleganwender: Bitte teilen Sie uns in den betroffenen Personalfällen mittels Zugangs- und Änderungsmitteilung unter Ziffer 3.1 mit, zu welchem Zeitpunkt eine Nebentätigkeit bzw. eine Hauptbeschäftigung vorliegt. Hinweis für Vollserviceanwender: Bitte teilen Sie uns in den betroffenen Personalfällen zeitnah und formlos mit, zu welchem Zeitpunkt eine Nebentätigkeit bzw. eine Hauptbeschäftigung vorliegt Auswirkungen auf andere abrechnungsrelevante Sachverhalte Durch die Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale können sich Auswirkungen in anderen Bereichen der Entgeltabrechnung ergeben, die gesondert zu prüfen und ggf. manuell durchzuführen sind: Steuerklassenänderung aufgrund einer Änderung des Familienstandes Die Änderung der ELStAM aufgrund einer Änderung des Familienstandes führt nicht automatisch zur Änderung des im Personalfall hinterlegten Familienstandes. Dies ist durch Vorlage eines entsprechenden Nachweises (z. B. Heiratsurkunde bzw. Scheidungsurteil) gesondert zu prüfen und ggf. manuell zu ändern Altersteilzeit-Aufstockung Eine Steuerklassenänderung kann zu einer höheren Altersteilzeit-Aufstockung führen. Ggf. ist zu prüfen, ob dies missbräuchlich (mehr als ein Steuerklassenwechsel im Kalenderjahr) erfolgt. Seite 18

18 ... Seite 18 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur ELStAM-Rückmeldung mit Steuerklasse VI In diesem Fall ist ggf. das Feld Nebentätigkeit im Personalfall zu aktivieren. Des Weiteren ist das Kennzeichen Mehrfachbeschäftigung zu setzen, damit die GKV-Monatsmeldung korrekt erstellt wird. Hinweis für Dialoganwender: Bitte geben Sie in den betroffenen Personalfällen, das Kennzeichen Nebentätigkeit unter Abzüge/Steuern/ELStAM sowie das Kennzeichen Mehrfachbeschäftigung unter Abzüge/Sozialversicherung/Sonstiges mit dem entsprechenden gültig ab -Datum ein. Zum Thema Mehrfachbeschäftigung beachten Sie bitte auch unsere Ausführungen in den Bearbeitungshinweisen für Dialoganwender in unserem Extranet. Hinweis für Beleganwender: Bitte teilen Sie uns in den betroffenen Personalfällen mittels Zugangs- und Änderungsmitteilung unter Ziffer 3.1 bzw. 3.3 mit, zu welchem Zeitpunkt eine Nebentätigkeit bzw. eine Mehrfachbeschäftigung vorliegt. Hinweis für Vollserviceanwender: Der/die für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in wird sich ggf. mit Ihnen in Verbindung setzen Besondere Hinweise zum Jahreswechsel Anträge zur Verlängerung eines Frei- bzw. Hinzurechnungsbetrages respektive eines Faktorverfahrens, sind wie bisher beim Wohnstättenfinanzamt i. d. R. ab Oktober des laufenden Jahres möglich. Beantragt der Arbeitnehmer rechtzeitig für das Folgejahr die Verlängerung eines Frei- bzw. Hinzurechnungsbetrages respektive die Verlängerung des Faktorverfahrens in unveränderter Höhe (vereinfachter Antrag auf Lohnsteuerermäßigung), wird zum Jahreswechsel kein neuer ELStAM-Datensatz erstellt. Erfolgt keine rechtzeitige Beantragung wird der Frei- bzw. Hinzurechnungsbetrag respektive der Faktor durch eine Änderung der ELStAM-Daten im Folgejahr automatisch gelöscht. Bitte beachten: Das Jahressteuergesetz 2013 sah in Artikel 2 Nummer 19 die Möglichkeit zweijährig gültiger Freibeträge vor. Nach der Ablehnung der Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses durch den Deutschen Bundestag am 17. Januar 2013 gibt es gegenwärtig keine Rechtsgrundlage für die Einführung zweijährig gültiger Freibeträge. In den Planungen zur sukzessiven Erweiterung des Verfahrens ist dieser Punkt aber enthalten Anwendung der abgerufenen ELStAM Nach erfolgreichem Abruf der ELStAM hat der Arbeitgeber für die angemeldeten Arbeitnehmer die zurückgemeldeten ELStAM grundsätzlich (siehe hierzu Ziffer 2.18) für die auf den Abrufzeitpunkt folgende Lohnabrechnung anzuwenden und im Lohnkonto zu dokumentieren. ( 38 bis 39e EStG, 52b Abs. 5 Satz 3, 41 Abs. 1 Satz EStG). Seite 19

19 ... Seite 19 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur 2.18 Abweichungen von den bisher vorhandenen Steuerdaten Weichen die erstmals erhaltenen ELStAM-Daten zu Gunsten des Arbeitnehmers von den Papierdaten ab und ist diese Abweichung rückwirkend richtig, kann der Arbeitgeber dies durch entsprechende Rückrechnungen berücksichtigen. Ansonsten, sowie generell bei Abweichungen zu Ungunsten des Arbeitnehmers, erfolgt eine Korrektur im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers. Nachfolgend möchten wir auf die Möglichkeiten der Vorgehensweise nach der Einspielung von ELStAM-Daten gem. BMF-Rundschreiben vom Ziffer 7 (Verzicht auf sofortige Anwendung der abgerufenen ELStAM) hinweisen: Fallgruppe 1: Die ELStAM sind grundsätzlich zutreffend, jedoch abweichend von den bisherigen Steuerdaten: In diesem Fall sind die ELStAM ab dem Start des Verfahrens anzuwenden Fallgruppe 2: Die ELStAM sind grundsätzlich zutreffend, bei der Datenübernahme kommt es jedoch zu Fehlern: In diesem Fall würde eine Bereinigung bei der Finanzverwaltung ergebnislos verlaufen, da die ELStAM ja zutreffend sind. Hier steht einer manuellen Änderung nichts im Wege, wenn nach der manuellen Änderung die Daten mit den ELStAM übereinstimmen. Fallgruppe 3: Die ELStAM sind grundsätzlich unzutreffend: In diesen Fällen besteht die Möglichkeit, für 6 Monate (beginnend nach dem erstmaligen Abruf der ELStAM) weiterhin die Papierdokumente zu Grunde zu legen. Der Arbeitnehmer muss zur Klärung des Sachverhaltes Kontakt zu seinem Finanzamt aufnehmen, damit ggf. eine Korrektur der ELStAM angestoßen wird. Zu den Abweichungen zwischen den bisherigen Lohnsteuerabzugsmerkmalen und den ELStAM gibt es eine Zusammenstellung der möglichen Ursachen und eine Empfehlung zur Lösung. Das Dokument ELStAM Leitfaden für das Personalbüro (siehe auch Ziffer 5) leistet hierzu Hilfestellung. Aber eine Mitarbeit des Arbeitnehmers zur Klärung des Sachverhaltes wird in den meisten Fällen erforderlich sein. Falls Sie hierzu eine Bescheinigung ausstellen möchten, steht Ihnen auf dem Elster-Portal unter in der Sparte Arbeitgeber/elektronische Lohnsteuerkarte die Bescheinigung des Arbeitgebers zur Überprüfung der ELStAM zur Verfügung. Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass es bei 15 % der Arbeitnehmer zu abweichenden Daten kommen kann. Ursache hierfür ist der Umstand, dass die maschinellen ELStAM-Daten aktueller sind als die bis zum Start verwendeten LSt-Merkmale. Dies resultiert u.a. daraus, dass der Arbeitnehmer Änderungen, die den letzten 3 Jahren aufgetreten sind nicht dem Arbeitgeber gemeldet hat. Seite 20

20 ... Seite 20 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur In unserem Extranet stellen wir Ihnen die Bescheinigung zur Überprüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) zur Verfügung, welche Sie manuell ausfüllen können und an die betroffenen Mitarbeiter weiterleiten können Zeitfenster bei Änderungen von ELStAM Nachfolgend wird die Vorgehensweise bei einer Änderung der ELStAM auf Antrag des Arbeitnehmers (AN) beim Finanzamt (FA) aufgezeigt: Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nach 39 Abs. 1 Satz EStG i.d.r. für die Dauer eines Kalenderjahres Vollsperrung des Arbeitgeberabrufes (kein Versand von Änderungslisten) Nach Korrektur der ELStAM durch FA Bereitstellung einer Änderungsliste Abruf der Änderungsliste durch AG und Datenimport (ggf. mit Rückwirksamkeit) in den Personalfall Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug verliert Gültigkeit Ggf. kann die Bearbeitung durch das FA eine Dauer von 6 Wochen in Anspruch nehmen. Folglich ist es nicht unüblich, dass ELStAM-Änderungen bis zur Datenverarbeitung im Abrechnungssystem bis zu 2 Monate oder länger dauern können. Beispiel: Änderung der Steuerklassenkombination IV/IV auf III/V nach Eheschließung auf Antrag beider Ehegatten: Eheschließung am (nach Abrechnung 10/2013 Termin 3) Standesamtliche Änderung meldet Bürgerbüro der Städte/Gemeinden an Bundeszentralamt für Steuern (Finanzverwaltung) Automatische Bildung der Steuerklassenkombi IV/IV (für Abrechnung 11/2013 Termin 3) Änderung auf Antrag der Ehegatten auf Steuerklassenkombi III/V am (nach Abrechnung 12/2013 Termin 3) Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit Rückwirksamkeit ab und Vollsperrung des Arbeitgeberabrufs durch FA (für Abrechnung 12/2013 Termin 3) Verzögerte Korrektur der ELStAM durch FA am (Erkrankung des Mitarbeiters) Verarbeitung der geänderten ELStAM mit letzten Arbeitstag im Dezember ( ) Bereitstellung der Änderungsliste durch FA (ca ) Abruf der Änderungsliste und Datenimport ggf. mit Rückwirksamkeit in den Personalfall durch AG (für Abrechnung 01/2014 Termin 3) 2.20 Aufbewahrung der Papierbelege Wie wir Ihnen bereits mit Rundschreiben Nr. 7/2013 vom unter Ziffer 3.6 mitgeteilt haben, müssen die bisher gültigen Basisbelege Lohnsteuerkarte 2010 und Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011, 2012 oder 2013, sowie die vorgelegten Seite 21

21 ... Seite 21 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Ergänzungsbelege Infoschreiben vom Herbst 2011, Ausdrucke der aktuellen ELStAM und die Besondere Lohnsteuerbescheinigung für den Lohnsteuerabzug bis zum aufbewahrt werden und dürfen frühestens zum vernichtet werden. Das ist u. a. notwendig, wenn wegen einer noch nicht abgeschlossenen Klärung der Zweifelsfragen zu den Meldedaten auch in 2014 die Anwendung der ELStAM-Daten nicht möglich ist Vorlage von Papierbelegen bei einem Eintritt nach dem ELStAM-Start Gem. BMF-Startschreiben vom (Erstfassung vom ) hat der Arbeitgeber im Einführungszeitraum die vorgenannten Basis- bzw. Ergänzungsbelege entgegenzunehmen, aufzubewahren sowie die darauf eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu übernehmen. Daraus ergibt sich für Neueintritte folgendes: Für 2013: Als Berechtigung zur Anmeldung als Hauptarbeitgeber muss ein Basisbzw. Ergänzungsbeleg mit Steuerklasse I-V vorgelegt werden. Diese können aber ggf. von den aktuellen ELStAM abweichen. Für 2014: Der Arbeitnehmer gibt an: seine ID-Nr., sein melderechtliches Geburtsdatum und ob der Arbeitgeber die Anmeldung als Hauptarbeitgeber erstellen soll. Es ist kein Papierbeleg mehr erforderlich Aushändigung der Papierbelege bei Austritt Unabhängig davon, wann der Arbeitgeber mit dem ELStAM-Verfahren startet, sind bei einem Austritt bis dem Arbeitnehmer die vorgelegten Basis- bzw. Ergänzungsbelege auszuhändigen. 3. Umfang und Inhalt der ELStAM-Rückmeldelisten im Archiv (nur für Dialoganwender respektive für Anwender mit Onlinezugriff) Die Ausführungen zu Umfang und Inhalt der ELStAM-Rückmeldelisten betrifft ausschließlich unsere Dialoganwender bzw. die Anwender mit Onlinezugriff. 3.1 ELStAM Abholung Änderungslisten Fehlerprotokoll 3.2 ELStAM Abholung Änderungslisten Protokoll 3.3 ELStAM Ermittlung Fehlerprotokoll 3.4 ELStAM Ermittlung Protokoll 3.5 ELStAM Meldungsversand Fehlerprotokoll 3.6 ELStAM Meldungsversand Protokoll Seite 22

22 ... Seite 22 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur Derzeit sind die vorgenannten Archiv-Auswertungen nicht zu bearbeiten. Wir werden Ihnen nach dem Erstabruf eine einmalige Auswertung aller geänderter ELStAM-Daten (BISHER- NEU-Vergleich) als Excel-Datei zur Verfügung stellen. Für die Folgemonate werden wir Ihnen bis auf weiteres eine Auflistung über vorhandene Fehler/Hinweise bzw. durchgeführte ELStAM-Änderungen in geeigneter Form übermitteln. 4. Darstellung der ELStAM-Daten in fidelis.personal.classic (nur für Dialoganwender respektive für Anwender mit Onlinezugriff) Im Abrechnungsverfahren fidelis.personal.classic finden Sie die eingespielten ELStAM- Daten respektive die ElsterLohn II Meldungen in den nachfolgenden Dialogmasken: ELStAM-Daten: Wurden ELStAM durch eine Rückmeldung geändert, werden diese im Rahmen des nächsten Abrechnungstermins berücksichtigt, ggf. erfolgt eine automatische Rückrechnung. Seite 23

23 ... Seite 23 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur ElsterLohn II Meldungen: In diesem Dialog wird auf Personenebene der aktuelle Meldestatus des Datenimports bzw. Datenexports dokumentiert. 5. Leitfaden für Personalbüros Als Bearbeitungshilfe stellen wir Ihnen den ELStAM Leitfaden für Personalbüros mit folgenden Sachverhalten (Tabellenblätter) in unserem Extranet unter Personalwirtschaft/Personalabrechnung/Download/ELStAM zur Verfügung: Fallgruppenübersicht (nicht abschließend) Änderungstatbestände (mit Angabe des Antrags zur Antragsstellung beim Wohnstättenfinanzamt siehe hierzu gesonderten Hinweis unter Bitte beachten ) Fehlgeschlagene Anmeldung Abweichungen Fehler bzw. Hinweismeldungen Datenaustausch (DTA) Besonderheiten Auslandsbezug Fragen zum Faktorverfahren Bitte beachten: Die bundeseinheitlich abgestimmten Erklärungen und Vordrucke werden von den Finanzbehörden des Bundes und der Länder zur Verfügung gestellt. Die Bereitstellung Seite 24

24 ... Seite 24 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 33/2013 vom zur durch das Bundesministerium der Finanzen erfolgt unter in der Rubrik Formularcenter/Bürger/Steuern/Lohnsteuer. 6. Fallbeispiele In der Anlage Fallbeispiele werden verschiedene Fallkonstellationen aufgezeigt, welche die An- und Abmeldung von Arbeitsverhältnissen sowie Wechsel zwischen Haupt- und Nebenarbeitsverhältnissen betreffen. Die Auflistung ist nicht abschließend und wird vom Bundesministerium für Finanzen kontinuierlich aktualisiert und steht unter als Download zur Verfügung. Die aktuelle Ausgabe stellen wir Ihnen in unserem Extranet unter Personalwirtschaft/Personalabrechnung/Download/ELStAM zur Verfügung. 7. Ausführungen für den Arbeitnehmer Zur Aushändigung an Ihre Beschäftigten stellen wir Ihnen die Broschüre Lohnsteuer 2013 Kleiner Ratgeber für Lohnsteuerzahler und ein Merkblatt Steuerklassenwahl des Bundesministerium der Finanzen in unserem Extranet unter Personalwirtschaft/Personalabrechnung/Download/ELStAM zur Verfügung. 8. Hinweistext auf der Verdienstabrechnung Nachfolgenden Hinweistext werden wir auf der Verdienstabrechnung für den Abrechnungsmonat November respektive Dezember 2013 andrucken: Hinweis: Dieser Lohnabrechnung für den Abrechnungsmonat November respektive Dezember 2013 liegen ERSTMALS Ihre Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (kurz ELStAM) zugrunde. Sollten Ihre Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Religionsmerkmal, Faktor) von Ihrer vorherigen Lohnabrechnung abweichen und sollte diese Abweichung nicht auf einer Änderung Ihrer persönlichen Lebensverhältnisse beruhen (z. B. Heirat, Scheidung, Geburt eines Kindes), wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung oder an Ihr Finanzamt. Die Finanzämter empfehlen, einen Antrag auf Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Vermeidung von Wartezeiten und zur Beschleunigung des Verfahrens schriftlich beim Finanzamt einzureichen. Entsprechende Anträge finden Sie im Formularcenter der Finanzverwaltung unter dem nachfolgenden Link: 9. Infoblatt für Bedienstete Als kleine Arbeitshilfe erhalten Sie zum erstmaligen Einsatz der ELStAM eine Information für Bedienstete zur Verdienstabrechnung 2013 mit Hinweisen zur Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale und einer Aufzählung möglicher Abweichungsgründe zur Aushändigung an Ihre Bedienstete oder Publikmachens im Intranet. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Ihre ppa Bereich Personalabrechnung Anlage