A Barracuda Company. Acht-Punkte-Plan zur Eliminierung von PST-Dateien. White Paper

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1 A Barracuda Company Acht-Punkte-Plan zur Eliminierung von PST-Dateien White Paper

2 Dateien vom Typ Microsoft Outlook PST (oder Personal Storage Tables) können aus unterschiedlichen Gründen angelegt werden. Ein Grund sind Postfachbeschränkungen. Manche Anwender benutzen sie als Schnellmethode zur Organisation älterer s... Manchmal werden sogar PST-Dateien erzeugt, um Daten von einem Mitarbeiter an den anderen weiterzugeben. Egal aus welchem Grund sie erstellt wurden, PST-Dateien können den IT-Mannschaften ernsthafte Probleme bereiten. Herausforderungen durch PST-Dateien PST-Dateien sind Container-Dateien hinter einem einzigen Dateinamen verbergen sich Zehnoder gar Hunderttausende s samt Anhängen ebenso wie Kontakte, Kalendereinträge und Aufgabenlisten. Wenn PST-Dateien auf Laptops und Workstations liegen, die in der Regel nicht in Backup-Routinen einbezogen sind, können sie ein enormes Problem darstellen, was die Datensicherung und -wiederherstellung sowie die Auffindbarkeit und Unversehrtheit von Daten angeht. Dass PST-Dateien durch Übergröße zu Datenkorruption neigen, macht die Situation nicht besser. Wenn PST-Daten in eine elektronische Suchanfrage einbezogen werden, müssen Unternehmen häufig feststellen, dass sie schwierig zu lokalisieren und wiederherzustellen sind und häufig ein unnötiges Risiko darstellen. Mit der Veröffentlichung von Exchange 2010 begann Microsoft, Optionen anzubieten, die die als Archivspeicher notwendigen PST-Dateien überflüssig machen sollten. Exchange 2010 lässt größere Postfächer zu sowie sekundäre Postfächer, in denen zusätzliche Daten archiviert werden können. Exchange 2013 knüpft an diese Funktionalitäten an. Allerdings ist auch die Lösung mit der sekundären Mailbox eine Live -Archivierung im Postfach, wohingegen der Anwender mit PST-Dateien sein Postfach einfach auf einen lokalen Datenträger ziehen konnte. Der vorliegende Artikel beschreibt einen Acht-Punkte-Aktionsplan zur Eliminierung von PST-Dateien, der eine effiziente Integration in ein generelles Aufbewahrungskonzept im Unternehmen ermöglicht für zuverlässigen Datenschutz, Corporate Compliance und Abrufbereitschaft im Offenlegungsfall. Aber der Reihe nach... Sie müssen wissen, warum Sie die PST-Dateien loswerden sollten, bevor Sie sich an deren Eliminierung machen können. Warum sollten Sie PST-Dateien eliminieren wollen? IT-Abteilungen hatten von Anfang an mit PST-Dateien zu kämpfen: Korrupte PST-Dateien machen einen Großteil der Helpdesk-Anfragen aus, und PST-Dateien von den Desktops früherer Mitarbeiter belegen Firmenserver mit Terabytes an Black-Data (denn niemand außer dem Eigentümer kann in eine PST-Datei hineinsehen). Obendrein gibt es eine Reihe wichtiger IT-Projekte, für die PST-Dateien ein ernsthaftes Hindernis darstellen: u. a. VDI, BYOD-Implementierungen und Migrationen zu Office 365. Auf jeden Fall müssen die PST-Daten wiederhergestellt werden, denn durch das IT-Projekt geht immer der Zugriff auf die PST- Dateien verloren. Unternehmen, die eine Archivierung einführen entweder mit Microsofts Exchange 2010 bzw oder der Archivierungslösung eines Spezialanbieters werden feststellen, dass sich durch die Eliminierung von PST-Dateien alle nachgelagerten Prozesse rationalisieren lassen. Zu guter Letzt müssen Unternehmen, die aus Compliance-Gründen ein richtlinienbasiertes Informationsmanagement betreiben wollen einschließlich der Löschung nicht benötigter Dateien das entsprechende Aufbewahrungskonzept auch auf lokale Dateien wie PST-Dateien anwenden, damit ihre Strategie rechtlich unanfechtbar ist. Es gibt also reichliche Gründe zur Eliminierung der PST-Dateien. Die Herausforderung besteht darin, ein erfolgreiches Projekt zu erstellen, das dafür sorgt, dass die PST- Dateien nicht wieder auftauchen (d. h. es geht hier um eine Einmalmaßnahme). Viele unserer Kunden haben unseren Acht-Punkte-Plan bereits angewendet. Sie haben ihre PST-Dateien erfolgreich eliminiert und ein erneutes Notwendigwerden in der Zukunft ausgeschlossen. Neben besserer Speicherverwaltung bestanden die Vorteile in zufriedeneren Endanwendern mit weniger Helpdesk-Anfragen und geringeren Rechtskosten in Fällen, in denen archivierte -Daten gefunden und vorgelegt werden mussten.

3 Der Acht-Punkte-Plan zur Eliminierung von PST-Dateien 1. Erstellen Sie Ihren strategischen Plan für die Eliminierung von PST-Dateien Drei Hauptaspekte gilt es, in Ihrem strategischen Durchführungsplan zu berücksichtigen: wo, wie und wann. (Mit dem vierten Aspekt wie viel befassen wir uns im nächsten Punkt). Wo: Entscheiden Sie, wo Sie die aus PST-Dateien wiederhergestellten Daten speichern möchten wenn Sie wirklich alle behalten möchten. Werden Sie sie in Exchange wiederherstellen, in einem Archiv, in einem Speichernetzwerk (SAN) oder einer anderen sekundären Speichereinheit oder unter einer gemanagten Lösung? Welche Beschränkungen haben Sie heute, die der Wiederherstellung von PST-Dateien aus dieser Quelle im Wege stehen könnten und mit welchen Kosten wäre es verbunden, wenn Sie Ihre vorhandenen Ressourcen erweitern müssten? Wenn Sie den Umstieg auf ein Cloud-basiertes Archiv erwägen, vergewissern Sie sich, dass Sie alle Uploadund Speicherkosten im Voraus kennen. Wenn Sie zu Exchange 2010 oder 2013 migrieren, werden Sie keine alten Daten aus PST-Dateien auf den neuen Server legen Sie könnten feststellen, dass diese schnell Ihre Speicheranforderungen ausfüllen und am Ende das Dreifache der ursprünglichen Datenmenge ergeben, wenn Sie die Empfehlungen von Microsoft für Data Availability Groups (DAG) befolgen. Wenn Sie zu Microsoft Office 365 migrieren (von wo aus nicht ohne Weiteres auf die PST-Dateien der Endanwender zugegriffen werden kann), müssen Sie ganz genau wissen, wie viele Daten Sie mitnehmen können. Sie werden überrascht sein, dass nicht so viele Daten untergebracht werden können, wie es für Ihre Zwecke vielleicht notwendig wäre. Wie: Wie möchten Sie den Eliminierungsprozess für die PST-Dateien erreichen? Sie können eine IT- Lösung mit vollem Kostenaufwand wählen, wobei IT-Mitarbeiter dieses Projekt Desktop für Desktop abarbeiten. Sie können sich entscheiden, einen Teil der Aufräumarbeiten unter Aufsicht der IT-Abteilung durch die Endanwender selbst erledigen zu lassen. Software-Lösungen beschleunigen diesen Prozess enorm wählen Sie aber auf jeden Fall ein Produkt, das alle Aspekte der PST-Eliminierung automatisiert. Microsoft PST Capture migriert Ihre Daten beispielsweise lediglich. Danach müssen Sie die PST-Dateien noch immer von Hand lokalisieren und eliminieren. Wann: Nachdem alle der oben genannten Faktoren berücksichtigt sind, legen Sie den Zeitrahmen für Ihr PST-Eliminierungsprojekt fest. Umreißen Sie die Abläufe für die Auffindung der PST-Daten sowie die Zeit für das Hochladen der Daten, ihre Archivierung oder Aufnahme der Daten in Exchange, wenn das der Weg ist, den Sie verfolgen. Achten Sie auf einen realistischen Zeitplan, bei dem Sie Ihr System, Ihr Netzwerk und Ihre Mitarbeiterressourcen nicht überlasten. Zuletzt müssen Sie noch einen vorläufigen Finanzplan für dieses Projekt erstellen. Nachdem Sie alle Informationen gemäß Punkt 1 eingeholt haben, werden Sie schon einen Großteil der Daten für einen realistischen Finanzplan haben, aber erst nach Abarbeitung des nächsten Punktes liegen Ihnen alle Informationen vor. Sie werden das Gesamtvolumen an PST-Dateien abschätzen wollen, das Sie zu finden erwarten, und Sie sollten die Kosten der Verwendung eines automatischen Werkzeugs gegen einen rein manuellen Prozess abwägen. Bitte beachten Sie, dass wir Sie mit einem Leitfaden speziell für die Budgetierung von Projekten zur PST-Eliminierung unterstützen können. Nicht alle Unternehmen wollen ihre PST-Dateien löschen. Manche möchten einfach nur wissen, wo sie abgelegt und wie groß diese Dateien sind. Wir haben auch schon mit Unternehmen zusammengearbeitet, die weiterhin mit PST-Dateien arbeiten wollten, als Mittel der Datensicherung für Tele- Mitarbeiter. Auch wenn diese Lösung nicht ideal ist eine Archivierungslösung würde schnelleren Zugriff, einfachere Datensicherung und bei Bedarf unbegrenzten Anwender- Support zur Wiederherstellung korrupter PST-Dateien beinhalten helfen PST-Migrationsprodukte wie PST Enterprise, PST- Dateien erfolgreich ins unternehmensweite Daten-Management einzubeziehen, auch wenn sie lokal abgelegt sind. Dies beseitigt mit Dark Data verbundene Recht- und Compliance-Risiken und pflegt eine genaue Landkarte der Speicherorte dieser PST-Dateien. 2. Ort und Einzelheiten aller PST-Dateien ermitteln Wenn die wo, wie und wann -Strategie steht, müssen Sie als nächstes sämtliche PST-Dateien in Ihrem Unternehmen lokalisieren, damit Sie eine fundierte Entscheidung über das was treffen können. PST- Dateien können sich an vielen Speicherorten verstecken, von Dateiservern und Client-Desktops bis zu Client-Laptops und Firmenservern. Dort sind mit großer Wahrscheinlichkeit die Daten früherer Mitarbeiter zu finden. Das Ergebnis dieser Aktivitäten muss ein vollständiger Bericht sein, aus dem die Größenordnung des Projekts hervorgeht: wie viele PST-Dateien sich im Unternehmen befinden, Größe, Speicherort, Anzahl der enthaltenen Nachrichten und Angaben zum Eigentümer. Dies sind wichtige Informationen zur Überprüfung der Tragfähigkeit Ihrer wo, wie und wann -Strategie, die gewährleisten, dass Speicherkapazität und -ort für Ihr Projekt stimmen.

4 3. Eigentümer verwaister PST-Dateien ermitteln PST-Dateien verlieren häufig den Kontakt zur Outlook-Anwendung ihres Eigentümers. Am häufigsten ist das der Fall bei ausgeschiedenen Mitarbeitern, es passiert aber auch bei aktiven Mitarbeitern mit mehreren PST-Dateien und Systemen. Das Auffinden verlorengegangener PST-Dateien und die Zuordnung zum jeweiligen Eigentümer kann zeitaufwändige Handarbeit bedeuten. Aber auch hier lässt sich mit dem richtigen System ein hoher Automationsgrad erreichen. Die Wiederverknüpfung verwaister PST-Dateien ist aus zwei Gründen wichtig. Der erste Grund ist der, das Sie, wenn Sie die Dateien letzten Endes löschen möchten, zunächst wissen müssen, wer der Eigentümer war. Daraus ergibt sich der zweite Grund: Wenn unter den Eigentümern einer verwaisten PST-Datei jemand ist, dessen Daten als Mitarbeiter in irgendeiner Form Compliance-Vorschriften oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, können Sie die Datei nicht ohne Weiteres löschen. 4. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen ermitteln Informieren Sie sich bei der Rechts- und Personalabteilung Ihres Unternehmens, welche Aufbewahrungspflichten Sie einzuhalten haben. In Ihrem Unternehmen wird es wahrscheinlich schon festgelegte Datenkategorien (z. B. Finanzdaten oder Daten der Unternehmensführung) geben, die aufzubewahren sind. Darüber hinaus sind möglicherweise bereits Untersuchungen oder edisclosure- Projekte im Gange, die berücksichtigt werden müssen. Hiermit in Zusammenhang stehende Daten müssen gekennzeichnet werden, sodass sie im Rahmen des PST-Eliminierungsprojekts nicht entfernt oder gelöscht werden können. Anderenfalls setzen Sie Ihr Unternehmen der Gefahr von Sanktionen aus. 5. Überprüfung Ihres strategischen Plans Nachdem Sie jetzt eine konkrete Vorstellung vom Ausmaß und Komplexitätsgrad Ihres PST- Eliminierungsprojekts haben, überprüfen Sie noch einmal Ihren strategischen Plan auf Durchführbarkeit und auf eventuell notwendige Korrekturen. Achten Sie darauf, dass der Abschätzung Ihrer Systemressourcen, des Aufwands und des Zeitrahmens unbedingt eine vollständige Begutachtung der unternehmensweit verteilten Daten in PST-Dateien zugrunde liegen muss. Überarbeiten Sie den Plan, sodass er Ihren Anforderungen entspricht. Damit liegen Ihnen alle erforderlichen Daten vor, und Sie können Ihren Finanzplan erstellen. 6. Erweitern der Aufbewahrungsrichtlinien Ihres Unternehmens auf die wiederhergestellten PST- Daten In Ihrem Unternehmen gibt es möglicherweise schon Aufbewahrungsrichtlinien zur automatischen Löschung von Daten eines bestimmten Alters. In der Regel sieht es so aus, dass PST-Dateien sich derartigen Richtlinien entziehen. In dieser Phase legen Sie alle relevanten Aufbewahrungsrichtlinien fest, sodass Sie im Rahmen des Migrations- oder Eliminationsprojekts Anwendung finden können. Wir bieten zwei Produkte an, deren Funktionalitäten zum Umgang mit PST- Dateien von Analysten wie Gartner Inc. für ihre Anwenderfreundlichkeit und Skalierbarkeit hervorgehoben wurden: PST ENTERPRISE ist eine Einzelfunktionslösung zum Auffinden, Migrieren und Wiederherstellen von PST- Dateien. PST Enterprise hat einen hohen Automatisierungsgrad, funktioniert ohne Installation auf dem Endanwender-Client und wird über eine intuitive, webbasierte Oberfläche bedient. ARCHIVEONE ist ein produkt fur das Informationsmanagement. Es bietet Archivierungsfunktionen, Aufbewahrungsmanagement, PST-Management und leistungsfähige Funktionen zum Auffinden von Dateien. Die In-Place- Management -Architektur bietet eine durchgängige Arbeitsumgebung für den Endanwender und löst schwierige Informationsmanagement-Aufgaben im Unternehmen. Weil es sich bei PST-Dateien um Dark Data handelt, kann man nicht in die Container hineinsehen (es sei denn, Sie sind der Eigentümer), aber wenn diese PST-Dateien extrahiert werden, um die - Daten zu migrieren oder wiederherzustellen, werden alle Informationen sichtbar. Die Anwendung von Unternehmensrichtlinien vor dem Migrieren, Verschieben oder Kopieren der Daten ermöglicht Ihnen das Eliminieren von Dateien, deren Aufbewahrungsfrist inzwischen abgelaufen ist. Anderenfalls stopfen Sie Ihren temporären Speicherplatz oder die gehostete Lösung mit Daten voll, die Sie ohnehin löschen werden. Wenn Ihr Unternehmen noch keine Aufbewahrungszichtlinien anwendet, ist dies ein guter Zeitpunkt, damit anzufangen. Am besten ermitteln Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmensjuristen, welcher Zeitrahmen für Ihr Unternehmen und Ihre Branche angemessen ist. Wenden Sie diesen dann einheitlich auf sämtliche PST-Daten an, die Ihr Projekt umfasst. 7. Migrieren der PST-Inhalte zum gewählten Ort Sobald Sie festgelegt haben, welche Aufbewahrungsrichtlinien Anwendung finden sollen, können Sie mit dem physischen Migrationsprozess beginnen. Wenn Sie auf einen Exchange-Server oder eine gehostete Lösung migrieren, müssen Sie darauf achten, dass Sie die selbstauferlegten (oder im Fall von Office 365 lizenzierten) Postfachquoten nicht überschreiten. Die Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien ist hierbei eine große Hilfe, ebenso wie eine phasenweise Migration.

5 Die Durchführung der Migration in Phasen macht aus unterschiedlichen Gründen Sinn. Der erste ist ganz einfach Qualitätssicherung und -überwachung, d. h. Sie können das Ergebnis bewerten und eventuelle Korrekturen vornehmen, bevor Sie in die nächste Migrationsphase gehen. Der zweite ist, dass Sie Migrationsphasen kaum in Zeiten hoher Netzwerkauslastung legen wollen, denn Migration bedeutet, dass sich die Dateien physisch durch Ihr Netzwerk bewegen müssen, auch wenn lediglich die notwendigen Daten migriert werden. Es besteht die Gefahr, dass die Daten den Speicher verstopfen. Das können Sie verhindern, indem Sie mit dem Archiv Daten zurückhalten, die nicht aktiv in Gebrauch sind. Moderne; automatisierte Lösungen ermöglichen eine zeitgesteuerte und automatische PST-Migration, die nur in sehr geringem Umfang das Eingreifen von IT-Personal verlangt. Zu Exchange 2010 und 2013 ist zu sagen, dass Microsoft hier die Wiederherstellung von PST-Daten in einem sekundären Postfach ermöglicht. Es bleibt aber dem Administrator überlassen, die PST-Dateien ausfindig zu machen, die Wiederherstellung ist ein manueller Prozess und es gibt keine Möglichkeit zum Auffinden und Wiederverknüpfen verwaister PST-Dateien. Microsofts PST Capture automatisiert nicht den gesamten PST-Migrationsprozess. Deshalb verwenden größere Unternehmen PST-Migrationsprodukte von anderen Anbietern, die das Abarbeiten der Aufgabe ohne intensive Handarbeit beschleunigen. 8. PST-Dateien entfernen und verhindern, dass Anwender wieder mit PST-Dateien arbeiten Die beste Lösung ist ein einmaliges Aufräumen. Danach müssen Sie dafür sorgen, dass Sie nie wieder mit PST-Dateien zu tun haben werden. Außer der Entfernung der PST-Daten, die Sie migriert bzw. wiederhergestellt haben, müssen Sie es so einrichten, dass Ihre Anwender keine Veranlassung mehr haben, neue PST-Dateien anzulegen. Spätere Versionen von Exchange bieten diese Funktionalität. Damit Ihnen die Anwender, die ihre PST-Dateien ursprünglich ja vermutlich angelegt haben, um Postfachbeschränkungen zu umgehen, keinen Strich durch die Rechnung machen, müssen Sie die Postfachauslastung im Auge behalten und schon im Vorfeld Lösungen für Anwender bereithalten, die sich der Postfachgrenze nähern. Eliminierung von PST-Dateien: Ein Projekt, das nicht warten kann PST-Dateien sind ein Hindernis für viele verschiedene und wichtige IT-Projekte sie loszuwerden ist ein einmaliger Aufwand. Die Eliminierung von PST-Dateien ist unabhängig davon, welcher Art das Zukunftsprojekt ist, dem sie im Wege stehen. Die Eliminierung von PST ohne konkreten Druck durch ein wichtiges IT-Projekt verschafft dem IT-Bereich sogar mehr Bewegungsspielraum im Hinblick auf sein nächstes Messaging-Projekt. Mit den PST-Dateien verschwindet eine ganze Komplexitätsebene, die derartige Projekte durch unnötige Provisorien und Extraschritte ausbremst. Letzten Endes wird sich die Eliminierung von PST-Dateien positiv auf alle nachgelagerten Prozesse auswirken und einen Großteil der Rechtsrisiken und Unsicherheiten aus dem Weg räumen, die mit unkontrolliert auf Firmenservern und Endanwender-Desktops herumliegenden Containern voller -Daten einhergehen. A Barracuda Company Info zu Barracuda Networks, Inc Barracuda Networks ist international als ein führender Anbieter von leistungsstarken, einfach zu bedienenden und erschwinglichen IT-Lösungen anerkannt. Das Unternehmen schützt Anwender, Applikationen und Daten von mehr als Organisationen weltweit. Das kundenorientierte Geschäftsmodell fokussiert auf hochwertige IT-Lösungen für Sicherheit und Storage auf Basis von Abonnements. Weitere Informationen finden Sie unter Barracuda Networks Ltd. Radlkoferstr München Deutschland t: +49 (0) e: emeainfo@barracuda.com w: barracuda.com