Übersicht der relevanten Aufbewahrungsfristen 2017
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- Reiner Falk
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1 Übersicht der relevanten Aufbewahrungsfristen 2017 Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt worden ist. Zum 1. Januar 2017 laufen dementsprechend die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für alle steuerrechtlich relevanten Unterlagen aus dem Jahr 2006 aus. Handelsrechtliche Unterlagen wie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2010 oder älter dürfen ebenso ab dem 1. Januar 2017 datenschutzkonform vernichtet werden. Neben den im Handelsgesetzbuch sowie in 147 Abgabenordnung steuerrechtlich defi nierten Regelungen gibt es weitere branchen- und anwendungsspezifi sche Vorschriften zu beachten: Steuerrecht, EStG, KStG, GewStG Aktiengesetz Banken- und Versicherungsgesetz Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe Zivilrecht BGB, ZPO Produkthaftungsgesetz Röntgen- und Strahlenschutzverordnung Beamtenrecht Das hermetisch geschlossene Sicherheitssystem von REISSWOLF bietet zertifi zierte Rechtssicherheit bei der Vernichtung von vertraulichen Daten aller Art. Das über 35-jährige Erfahrungswissen rund um Datenschutz und Datensicherheit erstreckt sich auch auf die Digitalisierung & Archivierung aller unternehmensrelevanten Unterlagen für den Zeitraum der Aufbewahrungspfl icht. einfach. machen.
2 A Abhängigkeitserklärungen Abrechnungsbelege Abtretungserklärungen Akkordunterlagen Akkreditive Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0 sofort Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben Angestelltenversicherung Anlagevermögen Anlageverzeichnisse Anleihebücher Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) Ausgangsrechnungen Außendienstabrechnungen B Bahnabrechnungen Bahnfrachtbriefe Bankauszüge, Bankbelege Bankbürgschaften Bauakten (Lebensdauer des Bauwerks) Bauantragskostennachweise (Lebensdauer des Bauwerks) Baubeschreibungen (Lebensdauer des Bauwerks) Baubücher (Lebensdauer des Bauwerks) Baugenehmigungen (Lebensdauer des Bauwerks) Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung Belastungsanzeigen (intern und extern) Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen Bestell- und Auftragsunterlagen Beteiligungsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen Betriebskostenabrechnungen Betriebsprüfungsberichte Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzen Bilanzen und Bilanzanlagen Buchungsanweisungen, Buchungsbelege Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)
3 C Carnet-Zolldokumente Clearingauszüge Clearing-Belege D Darlehensunterlagen Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) ( 47 AO) Datensicherungen Dauerauftragsunterlagen Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle Doppelbesteuerungsunterlagen E Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch Einfuhrunterlagen Eingangsrechnugnen Einheitswertunterlagen s mit steuerrelevantem Inhalt Essenmarkenabrechnungen Exportunterlagen F Fahrtkostenerstattungsunterlagen Feuerversicherungsunterlagen Frachtbriefe Freistempelabrechnungen G Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar Gehaltslisten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe Geschenknachweise Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnungen Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare Gründungsakten der Gesellschaft Gutachten
4 Gutschriften, Gutschriftsanzeigen H Handelsbriefe Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) Hauptbücher Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen Hypothekenpfandbriefe I Inkassobücher, -karteien, -quittungen Investitionszulage (Unterlagen) Inventare, Inventarnachweise Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke Investitionszulagen Unterlagen J Jahresabschluss Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern K Kalkulationsunterlagen Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel Kontenpläne und -änderungen Kontoauszüge, Kontenregister Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte Kostenträgerrechnungen Krankenhaus-Buchführungsunterlagen Kreditorenbuchhaltung Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) Kurzarbeitergeldlisten und Anträge L Ladescheine Lagerbücher Lastschriftanzeigen Leasingunterlagen Leergutabrechnungen Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll,steuerlich ansonsten 6 Jahre)
5 Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen Lohnkontenarten, Lohnbelege Lohnlisten Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) Luftfrachtbriefe M Mahnvorgänge, Mahnbescheide Maschinenkarteikarten (Inventur) Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachnahmebelege Nebenbücher O Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung Organisationsunterlagen und -pläne P Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe) Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege) Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen Personalunterlagen Pfändungsunterlagen Postquittungsbücher Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) Protokolle Provisionsabrechnungen mit Unterlagen Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Q Qualitätsmanagement-Unterlagen Quittungen, wenn Buchungsunterlagen R Rechnungen und Rechnungsunterlagen Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss Reisekostenabrechnungen Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
6 S Saldenbilanzen Saldenlisten Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) Scheck- und Wechselunterlagen Schriftwechsel Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) Schuldtitel Sozialversicherungsunterlagen Spendenbescheinigungen Steuerunterlagen Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* T Telefonkostennachweise Transportschadenunterlagen U Überstundenlisten Unfallversicherungsunterlagen Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher V Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) Versteigerungsunterlagen Verträge (nach Vertragsende, soweit steuerrechtlich relevant) Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen Viehregister VwL-Unterlagen W Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wechsel Weihnachtsgratifikation Werbegeschenkenachweise Werbekostenbelege Wertberichtigunsgunterlagen Wildhandelsbücher
7 Z Zahlungsanweisungen Zessionen Zinsabrechnungen Zollbelege Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer Zustellungsquittungen Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) *Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen. Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Für mehr Informationen wenden Sie sich bitte an: REISSWOLF Akten- und Datenvernichtung GmbH & Co. KG Wendenstraße Hamburg Germany info@reisswolf-nord.de MK /2016 einfach. machen.
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