Effiziente Projekte durch vereinfachte Kommunikation Inhalt

Transkript

1 So geht s.

2 Effiziente Projekte durch vereinfachte Kommunikation Projectplace ermöglicht Ihnen und Ihren Kollegen die effiziente Koordination und Abwicklung Ihrer Projekte. Rund um die Uhr, unabhängig von Ihrem Aufenthaltsort. Die Projektmitglieder benötigen lediglich einen Internetzugang. Unsere Werkzeuge zur Planung und Nachverfolgung der Projektarbeit, der Planung von Meetings, zum Management Offener Punkte und Kommentieren von Dokumenten machen die Arbeit in Ihrem Projekt effizienter. Projectplace erleichtert es dem Projektteam, die Auftraggeber und andere Interessenten in das Projekt einzubinden und ihnen aktuelle Informationen zur Verfügung zu stellen. Alle Mitglieder erhalten auf Wunsch täglich oder wöchentlich automatische Ereignisberichte. Alle Änderungen werden dokumentiert, und es ist einfach zu verfolgen, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Ihre Projektarbeit ist effektiver, wenn die Kommunikation vereinfacht wird und alle Projektmitglieder am Fortschritt des Projekts beteiligt sind. Zudem erleben unsere Nutzer einen Anstieg der Qualität der Projektarbeit. Funktionen wie zum Beispiel Projektkatalog und Projektportfolio erleichtern darüber hinaus der Geschäftsleitung die Entscheidungsfindung und Prioritätensetzung strategischer Projekte. Inhalt Los geht s...3 Bei Projectplace anmelden...4 Projektübersicht...5 Projektbeschreibung...6 Menüleiste...7 Mitglieder einladen...8 Nutzerfreundliches Dokumentenmanagement...8 Dokumente sperren/prüfen & signieren/ herunterladen...9 Such nach Dokumenten im gesamten Projekt...9 und SMS senden/ Meetings buchen...10 Offene Punkte in Meetings...10 Offene Punkte an das Projekt senden...10 Projektarbeit nachfassen Aufgaben und Zeiterfassung...11 Projekte planen Aufgaben, Projektplan und Ressourcen..12 Projektarbeit nachfassen Zeiterfassung...13 Feedback und Verlauf...14 Meine Einstellungen...15 Zusatzdienste für Firmenkonten Neuheiten sowie die aktuelle Version finden Sie unter: Copyright Juni 2007, Projectplace International AB einführung

3 Der Einstieg bei Projectplace Bevor Sie Projectplace nutzen können, benötigen Sie ein Nutzerkonto. Dieses erhalten Sie folgendermaßen: 1. Wenn Sie zu einem Projekt eingeladen werden, erhalten Sie eine mit einem Registrierungslink. Klicken Sie auf diesen Link, um direkt auf die Website zu gelangen, auf der Sie Ihr Nutzerkonto anlegen können und Zugang zu dem Projekt erhalten, in das Sie eingeladen wurden. 2. Wenn Sie ein eigenes Projekt anlegen möchten, gehen Sie zu und klicken Sie auf den Link Neuer Nutzer. Tragen Sie Ihre -Adresse und ein Kennwort ein. Nun können Sie ein Projekt kaufen oder Projectplace kostenlos testen. Übersicht

4 Anmelden bei Projectplace Sie können sich bei Projectplace von verschiedenen Stellen aus anmelden:» direkt von unserer Website auf einer eigenen Anmeldeseite (hier können Sie zusätzlich die Sprache des Systems auswählen)» Aus einer Anfrage für ein Meeting, einem Ereignisbericht, einem gebuchten Meeting oder einer Dokumentenprüfung, die von Projectplace als an Sie versendet wurde. Klicken Sie einfach auf einen Link in der jeweiligen , um sich anzumelden. Sie gelangen dann automatisch zu der Stelle im System, auf die sich der Link bezieht. Sollten Sie noch kein Projekt angelegt haben, können Sie dies von Meine Übersicht aus tun, wo Sie außerdem alle für Sie relevanten Informationen aus Ihren Projekten finden. Geben Sie dem Projekt einen Namen und wählen Sie die Anzahl der Projektmitglieder. Sie können diese Angaben jederzeit ändern. Das Menü auf der linken Seite ist immer verfügbar, um die Navigation zwischen Ihren Projekten, Ihrem Privatbereich, dem Projektbüro, und Ihren persönlichen Einstellungen zu erleichtern. Meine Übersicht zeigt Ihnen alle Informationen aus den Projekten an, in denen Sie Mitglied sind. Klicken Sie im Menü auf den Namen des Projekts, um auf die verfügbaren Werkzeuge im Projekt zuzugreifen. Diese Werkzeuge können von allen Mitgliedern des Projekts genutzt werden. Privat beinhaltet private Informationen, auf die nur Sie Zugriff haben. Sie können hier z.b. Dokumentationen vorbereiten und Ihre persönlichen Kontakte und Meetings pflegen. Sie können Dokumente und andere Informationen zwischen Projekten und Ihrem Privatbereich per Ausschneiden und Einfügen austauschen. Im Projektbüro werden Informationen über Projektportfolios und den Projektkatalog angezeigt, wenn es sich um ein Firmenkonto handelt. Außerdem finden Sie hier die Projektvorlagen, die Sie nutzen können, um Ihre eigenen Projektmodelle zu implementieren. Klicken Sie auf Meine Einstellungen, um Änderungen an Ihrem Nutzerkonto vorzunehmen. Sie können Ihre -Adresse ändern, Ihre Kontaktdaten aktualisieren, die Sprache des Systems ändern usw. så übersicht funkar det

5 Projektübersicht Um die Kommunikation im Projekt zu erleichtern, bietet die Projektübersicht mehrere Möglichkeiten für die Projektleitung, das Projektteam über die aktuellen Entwicklungen zu informieren. Die Projektübersicht beinhaltet außerdem mehrere Funktionen, die den Fortschritt der Projektarbeit dokumentieren. Projektmitglieder können diese Seite nutzen, um sich über den Fortschritt des Projekts zu informieren und zu sehen, wer mit welchen Aufgaben beschäftigt sein wird. Verbesserte Kommunikation resultiert in erhöhtem Engagement für die Ziele des Projekts sowie einer höheren Erfolgswahrscheinlichkeit. übersicht

6 Projektbeschreibung Die Projektbeschreibung gibt einen schnellen Überblick über die Ziele, den Umfang sowie die Ergebnisse eines Projekts. Hier werden Dokumente und Informationen über Entscheidungspunkte und Projektphasen angezeigt. Diese Informationen können auf einer Projektwebseite veröffentlicht werden, um sie externen Interessierten zugänglich zu machen, die keine Mitglieder des Projekts sind. Die Projektbeschreibung bietet dem Projektteam, den Sponsoren und Stakeholdern eine gemeinsame Ansicht des Projekts, dessen Fortschritt und der bis jetzt erzielten Ergebnisse. Da die Beschreibung sehr einfach zu erstellen ist und eine Gliederung des Projekts enthält, kann sie bei der Erstellung eines groben Projektplans genutzt werden. Während der Implementierungsphase stellt die Projektbeschreibung sicher, dass alle Stakeholder Zugriff zu aktuellen Informationen haben, ohne dass die Projektleitung Einzelauskünfte geben muss. Übersicht

7 Menüleiste Im oberen Teil jeder Seite befindet sich eine Menüleiste. Das Aussehen dieser Menüleiste verändert sich je nachdem, wo Sie sich im System befinden. Wenn Sie den Mauszeiger auf den jeweiligen Menüpunkt positionieren, ohne auf diesen zu klicken, erhalten Sie eine kurze Beschreibung der Funktion (im Folgenden werden die Funktionen im Werkzeug Dokumente beschrieben). Dokument hochladen Neuer Link Aus- Per Rote Flaggen (URL) schneiden Kopieren Löschen versenden zurücksetzen Suche Aktualisieren Verbindungsqualität Neuer Ordner Neues Dokument Vorlagen Link kopierente Einfügen Prüfung anfordern Komprimieren & herunterladen Online-Meeting starten Diese Seite zu meinen Verknüpfungen hinzufügen Hilfe Menüleiste Ausgewähltes Dokument Einige Funktionen in der Menüleiste sind auch im Kontextmenü neben jedem Dokument/Ordner verfügbar. Das Kontextmenü enthält zudem zusätzliche Funktionen wie z.b. Verlauf, Versionierung, Sperrung usw. Um ein Dokument auszuwählen, markieren Sie das Kästchen links von dem jeweiligen Dokument. Kontextmenü In einigen Werkzeugen finden Sie außerdem die wichtigsten Funktionen auf der rechten Seite. Übersicht

8 Mitglieder einladen Personen Neues Mitglied Neue Gruppe Gehen Sie zur Projektübersicht und klicken Sie auf Personen. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Button Neues Mitglied. Tragen Sie dann die -Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten. Eine mit einer Anleitung zur Erstellung eines Nutzerkontos und einer Beschreibung von Projectplace wird an die betreffende Person versendet (bitte beachten Sie, dass die Personen, die Sie einladen möchten, noch nicht registriert sein müssen). Durch die Anlage von Mitgliedergruppen (bestehend aus einem oder mehreren Mitgliedern) im Werkzeug Mitglieder, können Administratoren Zugriffsrechte auf Werkzeuge und Ordner im werkzeug Dokumente vergeben. Sie können zwischen folgenden Zugriffsrechten auswählen: Lese- und Schreibzugriff, nur Lesezugriff oder kein Zugriff. Nutzerfreundliches Dokumentenmanagement Dokumente Datei hochladen Um die Arbeit mit Dokumenten in Projectplace zu erleichtern, empfehlen wir Nutzern eines Windows Betriebssystems in Verbindung mit dem Microsoft Internet Explorer oder Mozilla Firefox die Installation eines Zusatzprogramms. Wenn Sie zum ersten Mal in das Werkzeug Dokumente eines Projekts gehen, werden Sie gefragt, ob Sie dieses Programm installieren möchten. Das Zusatzprogramm erleichtert Ihnen durch die folgenden Funktionen die Arbeit mit Dokumenten:» Dateien ziehen und ablegen» Dateien während der Bearbeitung sperren» Dateien automatisch im richtigen Programm öffnen» Erinnerungen, Dateien nach Ende der Bearbeitung wieder in Projectplace zu speichern Sie können das Zusatzprogramm auch nachträglich in Meine Einstellungen installieren. Als Mac-Nutzer steht Ihnen das Programm nicht zur Verfügung. Nutzen Sie stattdessen die Funktionen in der Menüleiste, um Dateien nach Projectplace hochzuladen. so geht s

9 Dokumente sperren Dokumente Menü Sperren/ Entsperren Prüfen & Signieren Dokument signieren Während der Arbeit an einem Dokument können Sie dieses sperren, um zu verhindern, dass andere Projektmitglieder Änderungen vornehmen. Wählen Sie Öffnen & Sperren im Dialogfenster, das angezeigt wird, nachdem Sie auf ein Dokument geklickt haben (wenn Sie das Zusatzprogramm installiert haben). Sie können ein Dokument auch sperren, indem Sie Sperren/Entsperren im Kontextmenü neben dem jeweiligen Dokument auswählen. Gesperrte Dokumente werden durch ein Schloss gekennzeichnet. Dokumente prüfen und signieren In den Werkzeugen Dokumente, Offene Punkte und Meetings gibt es eine Funktion zur Prüfung von Dokumenten. Diese Funktion ist nützlich für Prozesse wie z.b. die Signatur von Verträgen und die Freigabe von Protokollen, Change Requests oder Spezifikationen. Wählen Sie Prüfen & Signieren im Kontextmenü und wählen Sie - je nach Arbeitsstand des Dokuments ob die Prüfer Kommentare zu dem Dokument abgeben oder die finale Version freigeben sollen. Wählen Sie dann ein oder mehrere Mitglieder aus, die das Dokument prüfen sollen. Wenn Sie Prüfung & Freigabe auswählen, wird das Dokument elektronisch signiert und versiegelt, sobald der letzte Prüfer das Dokument freigegeben hat. Ein signiertes Dokument kann nicht wieder entsperrt werden, d.h. es sind keine weiteren Änderungen möglich. Komprimieren und herunterladen Dokumente Komprimieren & herunterladen Dokument suchen Die Funktion Komprimieren und herunterladen erleichtert es Ihnen, die im Werkzeug Dokumente gespeicherten Daten in einer ZIP-Datei zu komprimieren und lokal auf Ihrer Festplatte zu speichern. Markieren Sie hierzu die Dateien, die Sie herunterladen möchten und klicken Sie auf den Button Komprimieren und herunterladen in der Menüleiste. Mit dieser Funktion lassen sich z.b. eigene Sicherungskopien erstellen. Suche nach Dokumenten im Projekt Mithilfe der Funktion Suche können Sie im gesamten Projekt nach Dokumenten, Ordnern und Links suchen. Klicken Sie einfach auf den Button Dokument suchen in der Menüleiste. Sie können die Suche auf ein Werkzeug im Projekt beschränken oder in allen Werkzeugen suchen. so geht s

10 s und SMS versenden per Formular SMS Meetings Neues Meeting Offene Punkte Neuer Punkt Um eine oder SMS zu versenden, klicken Sie einfach auf den Namen eines Projektmitglieds im System und anschließend auf oder SMS rechts neben den Kontaktangaben des Mitglieds. Sie können außerdem s und SMS mithilfe der Menüleiste in den Werkzeugen Mitglieder, Kontakte und in Ihren persönlichen Kontakten im Privatbereich versenden. Wenn Sie s über die Menüleiste versenden, können Sie auswählen, ob Sie Ihr persönliches -Programm verwenden oder die per Formular über Projectplace versenden möchten. Sie können SMS und s an mehrere Personen gleichzeitig versenden. Meetings buchen Gehen Sie in Ihr Projekt und klicken Sie auf Meetings. Klicken Sie auf der rechten Seite auf Meeting buchen und tragen Sie die Details ein. Sie können auswählen, ob die eingeladenen Personen eine erhalten sollen, um ihre Teilnahme an dem Meeting bestätigen oder abzulehnen. Sie können außerdem eine Abstimmung zu einem Meeting durchführen, um einen optimalen Termin für sämtliche Teilnehmer zu finden. Das Ergebnis dieser Abstimmung dient Ihnen dann als Basis für die Buchung des Meetings. Sie können wahlweise alle Meetings, die Meetings in diesem Monat oder alle zukünftigen Meetings anzeigen lassen. Einen Überblick über alle Ihre Meetings erhalten Sie in Meine Übersicht. Offene Punkte in Meetings Ein bekanntes Problem in der Projektarbeit ist, dass Entscheidungen, die in Meetings getroffen werden, nicht ausreichend dokumentiert und nachgehalten werden. Um die Kommunikation und das Nachverfolgen von Entscheidungen zu erleichtern, die während eines Meetings getroffen werden, bietet Projectplace eine Funktion, mit der Offene Punkte direkt während eines Meetings angelegt und der betreffenden Person zugewiesen werden können. Diese Offenen Punkte finden Sie dann sowohl in dem entsprechenden Meeting als auch in der Liste der Offenen Punkte des Projekts. Die Funktion Offene Punkte nachverfolgen finden Sie, wenn Sie ein gebuchtes Meeting öffnen. Offene Punkte -Adresse des Projekts distribuieren Neuer Punkt Offene Punkte an das Projekt senden Ein Großteil der Kommunikation in einem Projekt wird per abgewickelt. Durch das Senden von s direkt oder in Kopie an den Posteingang im Werkzeug Offene Punkte im Projekt, wird vermieden, dass Angebote, Fehlerberichte oder Ergebnisse wichtiger Diskussionen im Posteingang eines einzelnen Projektmitglieds enden. Durch die Distribution der -Adresse des Projekts können Sie außerdem Input von Personen erhalten, die nicht Mitglieder im Projekt sind. 10 so geht s

11 Projektarbeit nachfassen Aufgaben und Zeiterfassung Aufgaben Aufgaben & Zeit Bericht erstellen Im Werkzeug Aufgaben sehen Sie zwei oder vier Reiter, je nach Ihrer Rolle im Projekt (Administrator oder Projektmitglied). Der Projektplan zeigt Ihnen die verbleibende Arbeit, die beendeten Aufgaben sowie die erfassten Zeiten. Alle Projektmitglieder können Kommentare zu Aufgaben abgeben oder deren Status ändern (z.b. von in Bearbeitung zu beendet). Der Reiter Ressourcen zeigt, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und für welche Aufgaben kein Verantwortlicher definiert wurde. Außerdem sehen Sie hier, wie viele Stunden eine Person für das Projekt zur Verfügung steht und die bis jetzt erfasste Zeit. Sie können auch Ressourcen hinzufügen, die keine Projektmitglieder sind. Wenn Sie Mitglied in mehreren Projekten sind, erhalten Sie in Aufgaben & Zeit eine Übersicht über Ihre Aufgaben in allen Projekten. Im Reiter Aufgaben & Zeit in Meine Übersicht sehen Sie eine Liste aller Aufgaben, denen Sie als Ressource zugeteilt sind. Sie können diese Übersicht auch als Gantt- Diagramm anzeigen. Im Reiter Zeiterfassung können Sie die Stunden erfassen, die Sie für die Arbeit an der Aufgabe aufgewendet haben. Sie können außerdem Berichte erstellen, um eine Übersicht über die verschiedenen Aufgaben zu erhalten (Status, erfasste und geplante Zeit). Bericht erstellen Der Zeitraum, für den Sie den Bericht erstellen möchten. Die Aufgabe, für die Sie Zeit erfassen möchten. Zeit- und Situationsberichte können zum Drucken und Bearbeiten einfach nach Microsoft Excel exportiert werden. so geht s 11

12 Projekte planen Aufgaben, Projektplan und Ressourcen Aufgaben Projektbesitzer und Mitglieder mit Schreibzugriff im Werkzeug Aufgaben können Aufgaben und Meilensteine zum Projektplan hinzufügen. Sie können außerdem die verfügbaren Stunden pro Ressource im Reiter Ressourcen sowie den Stundensatz der Ressource im Reiter Kosten festlegen, um ein einfaches Projektbudget zu erstellen. Neue Aufgabe Im Projektplan stehen Ihnen drei verschiedene Ansichten zur Verfügung. Die Planungsansicht (siehe oben) eignet sich zur Anlage und Bearbeitung der hierarchischen Aufgabenstruktur des Projektplans. Das Gantt-Diagramm zeigt den Projektplan auf einer horizontalen Zeitleiste. Die grünen Linien geben eine Indikation über den Fortschritt der Aufgaben. Die Information über den Fortschritt der Aufgaben wird automatisch von den Personen eingeholt, die für die jeweilige Aufgabe verantwortlich sind. Der Fortschritt wird dem Projektbesitzer und den Administratoren im Reiter Übersicht angezeigt. So erhalten Sie einen schnellen Überblick über Fortschritt, Abweichungen und die verbleibende Arbeit im Projekt. Sie können außerdem sehen, wie viele Projektmitglieder auf die aktuelle Abfrage zu Situationsberichten geantwortet haben. 12 So geht s

13 Feedback und Verlauf Ereignisbericht Rote Flaggen Dokumente Automatische Ereignisberichte sind ein wichtiger Feedback-Mechanismus im System. Alle Nutzer können zwischen einem Bericht über alle Ereignisse im Projekt in den letzten 24 Stunden und einer wöchentlichen Zusammenfassung der wichtigsten Ereignisse auswählen. Der Ereignisbericht enthält Links zu den Ereignissen oder Veränderungen im Projekt. Durch einen Klick auf den jeweiligen Link gelangen Sie direkt zu der Stelle, an der das Ereignis stattgefunden hat. Rote Flaggen sind eine weitere wichtige Feedback-Funktion. Durch einen Klick auf eine rote Flagge können Sie einfach verfolgen, was in diesem speziellen Teil des Projekts passiert ist. Im Werkzeug Dokumente gibt es eine eingebaute Versionskontrolle und einen Dokumentenverlauf. Im Verlauf finden Sie sämtliche Ereignisse im Zusammenhang mit dem jeweiligen Dokument: wer es wann erstellt und aktualisiert hat, wer Kommentare abgegeben hat usw. Die Versionierung speichert bei jeder Änderung automatisch eine neue Version des Dokuments. Menü im Werkzeug Dokumente Der Ereignisbericht besteht aus Links zu Ereignissen oder Änderungen, die im Projekt stattgefunden haben. So haben Sie die Möglichkeit, direkt per Mausklick zu der Stelle zu gelangen, an der sich die Änderung ereignet hat. så funkar feedback det 13

14 Meine Einstellungen Meine Einstellungen ist der Bereich, in dem Sie alle Einstellungen administrieren können, die mit Ihrem Nutzerkonto in Verbindung stehen. Sie können z.b. Ihre -Adresse ändern oder eine neue hinzufügen, Ihre Kontaktdaten aktualisieren, die Sprache des Systems ändern, ein Foto hinzufügen, die Einstellungen für Ereignisberichte und die roten Flaggen anpassen sowie Ihr Kennwort ändern. Alle Einstellungen in diesem Bereich sind persönlich und wirken sich nicht auf andere Projektmitglieder aus. Einstellungen hier können Sie die Einstellungen für die roten Flaggen, die Sprache des Systems sowie die Verknüpfungen auf Ihrer Startseite ändern. Sie können außerdem überprüfen, ob Sie die aktuelle Version des zusatzprogramms installiert haben. Nutzerkonto hier können Sie Ihre -Adresse/Nutzerkonto und Kennwort ändern. Hier können Sie außerdem weitere -Adressen hinzufügen und Ihr Nutzerkonto löschen. Geben Sie eine Kontrollfrage und -antwort ein, um die Sicherheit Ihres Nutzerkontos weiter zu erhöhen. Kontaktangaben halten Sie Ihre Kontaktangaben aktuell, Ereignisberichte Sind Sie Mitglied in mehreren Projekten? um sicherzustellen, dass Sie so einfach wie möglich kontaktiert werden können. Diese Informationen werden Projekt- Sie berichtet werden? Nutzen Sie den Reiter Ereignisberichte, Wollen Sie sicherstellen, dass alle Aktivitäten im Projekt an mitgliedern angezeigt, wenn sie im System auf Ihren Namen um den Inhalt der Ereignisberichte zu personalisieren, die Sie klicken. Die Kontaktangaben werden von jedem Mitglied täglich oder wöchentlich von Projectplace erhalten. selber eingetragen und können nicht durch Administratoren geändert werden. 14 så Meine funkar einstellungen det

15 Zusatzdienste für Kunden, die an ein Firmenkonto angeschlossen sind Unternehmen, die ein Firmenkonto bei Projectplace besitzen, stehen einige zusätzliche Funktionen zur Verfügung: Im Projektportfolio (siehe unten) erhält die Unternehmensleitung einen Überblick über den Status strategischer Projekte. Projektadministratoren berichten den Status von Zeit, Kosten und Qualität mithilfe der Ampelfarben rot, gelb und grün (im Werkzeug Administration). Dieser Status wird dann im Projektportfolio angezeigt. Der Zugang zu Projektportfolios ist nur ausgewählten Nutzern möglich. Das Projektportfolio vermittelt eine Übersicht, löst Synergien aus und erleichtert die Früherkennung von Problemen. Der Projektkatalog beinhaltet Informationen über alle Projekte im Unternehmen, sowohl laufende als auch archivierte. Verwenden Sie die Suchfunktion, um nach bestimmten Worten zu suchen oder sortieren Sie die Projekte nach Abteilung, Projekttyp, Projektleiter oder Datum. Der Projektkatalog erleichtert es, Informationen über durchgeführte Projekte zu finden und so, von dem bereits vorhandenen Wissen im Unternehmen zu profitieren. Es gibt die Möglichkeit, Projekte zu archivieren und ihren Inhalt und Verlauf zu sichern. Ein archiviertes Projekt kann gesperrt werden, um nachträgliche Änderungen zu verhindern (die Sperrung kann aufgehoben werden). Die Funktion Projekt archivieren ist nützlich, um sämtliche Inhalte im Projekt zu sichern, das Projektmenü aktuell zu halten und Wissen aus abgeschlossenen Projekten zugänglich zu machen. Firmenkonto 15

16 FAQ: Handbuch: Support per Telefon: +49 (0) Wir behalten uns das Recht vor, die Nutzungsbedingungen und Funktionen des Onlinedienstes zu ändern. Weitere Informationen können Sie auf unserer Webseite abrufen.