A U S G A N G S R E C H N U N G S - P R O G R A M M

Transkript

1 A U S G A N G S R E C H N U N G S - P R O G R A M M Prgrammname: Ausgangsrechnungsprgramm Dkumentname: Handbuch Versin / vm: V Erstellt vn: Mag. Gabriela Lreth Geändert vn: Bettina Niederleitner Erstellt am: Geändert am: Intern geprüft vn: Ing. Harald Ladislav Interne Freigabe vn: Dris Greilinger Intern geprüft am: Interne Freigabe am: Sperrvermerk Adressat(en): Status Herausgeber und für den Inhalt verantwrtlich: 1 = ausschließlich für Adressaten 2 = Vertraulich 3 = Intern 4 = hne Sperrvermerk Bezirksstellen A = In Bearbeitung B = Veröffentlicht Österreichisches Rtes Kreuz Landesverband Niederösterreich Franz Zant Allee 3-5 A 3430 Tulln Diese Versin ersetzt alle vrhergehenden Versinen zu dieser Dkumentatin!

2 Inhaltsverzeichnis Einführung...2 Technische Vrbereitungen für die Rechnungserfassung... 3 Grundsätzliche Hinweise zur Verwendung des Rechnungsprgramms...5 Hinweise zum Adbe Acrbat Reader...6 Anwenderrientierte Einführung...6 Administratin... 7 Benutzerverwaltung... 7 Kundenverwaltung... 7 Rechnungsverwaltung... 8 Ausdruck und Versand Rechnung ansehen Verbuchung der AR durch zentrales Rechnungswesen Prgramm verlassen Fragen und Unterstützung Einführung Dieses WEB-basierte Prgramm bietet den Bezirksstellen die Möglichkeit, jene Rechnungen zu erstellen, die nicht direkt durch die zentrale Finanzbuchhaltung in Navisin gebucht werden können. Immer wiederkehrende Rechnungen, wie z.b. mnatliche Miete, Rufhilfe, melden Sie bitte direkt an Ihre/n Buchhalter/in, damit Dauerbuchungen in Navisin eingerichtet werden können. Bei Dauerbuchungen wird grundsätzlich nur einmal jährlich eine Rechnung erstellt (sfern überhaupt gewünscht, siehe z.b. Bankeinzug Rufhilfe) und vm zentralen Rechnungswesen versandt. Im Anschluss finden Sie eine kurze technische und anwenderrientierte Einführung in das Prgramm. Bitte schenken Sie beiden Teilen Ihre Aufmerksamkeit! Einen Link zum Rechnungsprgramm, swie auch Links zu anderen wichtigen Systemen des Rten Kreuzes, Landesverband Niederösterreich finden Sie im Mitarbeiterprtal kurz MIP unter:

3 Technische Vrbereitungen für die Rechnungserfassung Ppup Blcker müssen für diese Seite deaktiviert sein! Der Ppup Blcker vm Internet Explrer kann für diese Seite flgendermaßen deaktiviert werden: Im Menü Extras den Punkt Internetptinen wählen. Beim Reiter Datenschutz sind ganz unten die Einstellungen für den Ppup Blcker zu finden. Ist dieser aktiviert, kann man mit einem Klick auf den Buttn Einstellungen die Seite zu den Ausnahmen hinzufügen. Um Prbleme auch mit anderen Applikatinen des Rten Kreuzes zu verhindern (z.b.: Archiv), sllte hier flgende Adresse hinzugefügt werden: *.rteskreuz.at Weiters sllte JavaScript aktiviert sein, da dadurch das Arbeiten mit dem Rechnungsprgramm erheblich erleichtert wird. Um sicher zu gehen, dass JavaScript krrekt verwendet wird, sllte die Adresse des Rechnungsprgramms im Internet Explrer zu den vertrauenswürdigen Seiten hinzugefügt werden. Klicken Sie hierfür im Menü des Internet Explrers wieder auf Extras, Internetptinen. Weiters klicken Sie auf den Reiter Sicherheit.

4 Wählen Sie die Zne Vertrauenswürdige Sites aus und klicken Sie auf den Buttn Sites. Im darauf flgenden Dialgfenster muss man den Punkt Für Sites dieser Zne ist eine Serverüberprüfung ( erfrderlich deaktiviert werden. Danach kann man die Website *.rteskreuz.at hinzufügen.

5 Zu beachten: Um die Sicherheitseinstellungen des Internet Explrers zu ändern benötigt man unter Umständen Administratrrechte! Grundsätzliche Hinweise zur Verwendung des Rechnungsprgramms Da hinter dem Rechnungsprgramm eine kmplexe Struktur steht, muss man bei der Bedienung auf mehrere Dinge achten. Bei jeder Maske gibt es in der Maske selbst einen Zurück Buttn. Da es bei der Verwendung des Zurück Buttns des Internet Explrers zu Prblemen kmmen kann sllte in jedem Fall der Zurück Buttn in der Maske verwendet werden. Außerdem sllte man auf keinen Fall auf den Aktualisieren Buttn im Internet Explrer klicken. Sllte man dennch unabsichtlich die Seite aktualisieren, erscheint flgende Meldung: Klicken Sie in diesem Fall auf Wiederhlen. Sie sllten sich dann wieder im Hauptmenü des Rechnungsprgramms befinden. Achtung: Wird dennch der Aktualisieren Buttn des Brwsers geklickt, kann es zu Datenverlust der sich gerade in Bearbeitung befindlichen Rechnungen kmmen!

6 Hinweise zum Adbe Acrbat Reader Alle Rechnungen des Rechnungsprgramms werden im PDF Frmat erstellt. Um dieses Frmat lesen zu können, muss der Adbe Acrbat Reader installiert sein. Das Ausgangsrechnungsprgramm wurde mit den Versinen 5, 6, 7, 8 und 9 des Acrbat Readers getestet. Es wird dennch empfhlen, die derzeit aktuelle Versin 9 zu verwenden. Wenn es bei der Darstellung der Rechnungen zu Prblemen kmmt bzw. diese sich gar nicht anzeigen lassen, wird empfhlen die Anzeige vn PDF Dkumenten außerhalb des Brwsers zu aktivieren. Öffnen Sie hierzu den Acrbat Reader und wählen Sie im Menü Bearbeiten den Punkt Grundeinstellungen. In der Übersicht links wählen Sie den Punkt Internet. In den darauf rechts erscheinenden Optinen deaktivieren Sie den Punkt PDF in Brwser anzeigen. Sllten Sie nch keinen Adbe Acrbat Reader auf Ihrem PC haben, s können Sie diesen kstenls aus dem Internet herunterladen unter Anwenderrientierte Einführung Überdenken Sie zu allererst, wer auf Ihrer Bezirksstelle Ausgangsrechnungen erfassen können sll bzw. muss? Haben Sie Rechnungserfasser nminiert, dann tragen Sie bitte in der LVDB (Landesverbandsdatenbank) bei dieser Persn im Tätigkeitsbereich AR ein. Der Zugang zum System erflgt mit Persnalnummer und persönlichem Passwrt (gleich mit Intranet).

7 Administratin Diese Rechte werden zentral im Landesverband verwaltet. Haben Sie Änderungen bei den Daten Ihrer Bezirksstelle (Prfitcenter) wie z.b. Adressänderungen, Änderungen der Bankverbindung, etc. wenden Sie sich bitte an den Supprt unter: Intranet > Infrmatinen & Vrschriften > ERP > Supprt > Ausgangsrechnungsprgramm. Benutzerverwaltung Die Benutzerverwaltung funktiniert analg wie bei der RKT-Erfassung über die Landesverbandsdatenbank (LVDB): Um einen Benutzer für das Ausgangsrechnungsprgramm freischalten zu können, wird einfach durch die Bezirksstelle in der LVDB (Landesverbandsdatenbank) beim jeweiligen Mitglied der Tätigkeitsbereich AR - Erfasser Ausgangsrechnungen (Navisin) eingetragen. Standardmäßig erhält jeder Benutzer mit diesem Tätigkeitsbereich die Berechtigung Rechnungen des eigenen Prfitcenters anzulegen, zu bearbeiten, anzusehen swie Kundendaten zu verwalten. Sllten Änderungen der Berechtigungen erfrderlich sein, wenden Sie sich bitte an den Supprt unter: Intranet > Infrmatinen & Vrschriften > ERP > Supprt > Ausgangsrechnungsprgramm. Die Benutzerverwaltung wird täglich aus der LVDB in das Ausgangsrechnungsprgramm aktualisiert. Die neuen Benutzer sllten als ab dem nächsten Werktag verfügbar sein. Kundenverwaltung Hier können Sie Kunden anlegen und bearbeiten, an die Sie öfter Rechnungen ausstellen.

8 Rechnungsverwaltung Das ist das eigentliche Herzstück der Applikatin. Hier können Sie Rechnungen anlegen, bearbeiten und ansehen.

9 Typ Bewegen Sie sich mit der Tabulatrtaste durch die Maske Die Nummernvergabe erflgt autmatisch. Es gibt pr Bezirksstelle (Prfitcenter) einen eigenen, frtlaufenden Nummernkreis, die ersten zwei Stellen definieren dabei die Jahreszahl. Sie können swhl Rechnungen als auch Gutschriften mit dem Ausgangsrechnungsprgramm erstellen. Treffen Sie dazu einfach die entsprechende Auswahl. Egal b Sie Rechnungspsitinen für Rechnungen der Gutschriften anlegen, diese sind immer mit einem POSITIVEN Einzelpreis anzugeben (keine Minusbuchungen). Datum Hier geben Sie das gewünschte Rechnungsdatum ein, das System schlägt autmatisch das aktuelle Datum vr. Rechnungen für den des Vrjahres können nur im Jänner erstellt werden. Stammkunde Sie können aus der Kundenverwaltung einen Stammkunden auswählen die Adressdaten werden dann autmatisch in die Felder der Rechnungsadresse übernmmen. Zahlungsart Sie können zwischen der Zahlungsart Überweisung, Einzug und Bar wählen. Bei Überweisung werden auf der Rechnung die vn Ihnen angegebene Bankverbindung angedruckt mit der Bitte um Überweisung auf dieses Knt Bei Einzug wird der Text Bitte nicht einzahlen, der Rechnungsbetrag wird vn Ihrem Knt eingezgen. aufgedruckt Bei Bar wird der Text Betrag dankend erhalten auf die Rechnung gedruckt Lieferdatum/Lieferzeitraum Sie können zwischen Lieferdatum und Lieferzeitraum wählen, wbei beim Lieferdatum der Tag der Leistung anzugeben ist, standardmäßig wird hier das Rechnungsdatum vrgegeben. Bei der Auswahl vn Lieferzeitraum ist die Eingabe eines Vn- und eines Bis-Datums erfrderlich, wbei die Standardwerte der mnatserste und der mnatsletzte Tag in Bezug auf das Rechnungsdatum sind. Diese Daten werden auch auf der Rechnung angedruckt. Rechnungsadresse/Lieferadresse Hier geben Sie die Rechnungsadresse bzw. auch die Lieferadresse ein. Zusatztext Im Feld Zusatztext können Sie einen variablen Text eintragen. Dieser Text steht dann unter der Rechnungspsitin. Anlegen

10 Wenn Sie die Taste anlegen drücken, wird die Rechnung angelegt und Sie können die Rechnungspsitinen erfassen: Menge Bezeichnung bitte hier auch die Mengeneinheit eintragen (Stk, m, ) Prfitcenter Kstenstelle/Verteiler (Achtung: Bei den Verteilern nur die letzten 2 Stellen der neuen Verteilernummern verwenden z.b. XXXX01 >> nur 01 in Feld schreiben) Einzelpreis Drücken Sie Psitin anlegen Falls Sie mehrere Psitinen fakturieren wllen, gehen Sie wie ben vr, slange bis Sie alle Psitinen erfasst haben. Dann drücken Sie nch einmal Psitin anlegen. Kpfdaten bearbeiten Wenn Sie die Kpfdaten nach dem Anlegen der Rechnung nchmals bearbeitet haben, drücken Sie den Buttn Kpfdaten bearbeiten um die Änderungen zu übernehmen. Wenn Sie diesen Buttn nicht drücken, werden die geänderten Daten nicht auf die Rechnung übernmmen. Vransicht Wenn Sie kntrllieren wllen, wie die Rechnung jetzt aussehen würde, drücken Sie den Knpf Vransicht. Es erscheint auf einem separaten Fenster eine Vrschaurechnung, die auch als slche gekennzeichnet ist (sfern der Ppup Blcker deaktiviert ist > siehe Technische Vrbereitungen) Sie kehren wieder in die Erfassungsmaske zurück wenn Sie das Vransichtsfenster schließen. Psitinen bearbeiten / löschen Sie können Psitinen auch bearbeiten (Symbl Bleistift) und wieder löschen (Symbl Kreuz). Haben Sie die Psitin verändert, drücken Sie den Buttn Psitin bearbeiten Sie können sich die Rechnung nach der Bearbeitung wieder anzeigen lassen. Rechnung abschließen Sind Sie sicher, dass die Rechnung jetzt krrekt ist, drücken Sie die Taste Rechnung abschließen. Die Rechnung wird daraufhin als PDF-Dkument erzeugt und kann ausgedruckt und versandt werden. ACHTUNG: Sie können nur ein einziges Rechnungsriginal erzeugen! Ausdruck und Versand Der Ausdruck der Rechnung erflgt über Druck des PDF-Dkuments. Die prduzierten PDF-Dkumente sind für den Druck auf Briefpapier ausgelegt, weshalb keine Kpfzeile mit aufgedruckt wird.

11 Der Bezirksstellenname im rechten beren Bereich der Rechnung und die Fußzeile kann auf Wunsch ausgeschalten werden. Hierzu wenden Sie sich bitte an den Supprt: Intranet > Infrmatinen & Vrschriften > ERP > Supprt > Ausgangsrechnungsprgramm Das Ausdrucken und der Versand der Ausgangsrechnung an den Rechnungsempfänger bliegt der Bezirksstelle. Rechnung ansehen Sie können sich jederzeit im Nachhinein abgeschlssene Rechnungen ansehen. Dazu wählen Sie im Hauptmenü den Punkt Rechnung ansehen aus. In der Liste wählen Sie dann die gewünschte Rechnung durch Drücken des Buttns Ansehen aus: Sie können abgeschlssene Rechnungen auch nch einmal ausdrucken. In diesem Fall wird bei der Rechnung jedch der Vermerk DUPLIKAT angeführt. Rechnung duplizieren Durch Betätigen des Buttns Duplizieren wird eine neue Rechnung erstellt, die die gleichen Daten(Typ, Prfitcenter, Rechnungsadresse, Zahlungsart, Lieferdatum/Lieferzeitraum, Psitinen) enthält, wie das Original, das dupliziert wurde. Der Zusatztext swie das Rechnungsdatum werden nicht aus dem Original übernmmen. Die duplizierte Rechnung wird vrerst in der Bearbeitungsansicht geöffnet und kann drt bearbeitet werden, erst nach betätigen des Buttns Rechnung abschließen wird die neue Rechnung erstellt! Verbuchung der AR durch zentrales Rechnungswesen Das zentrale Rechnungswesen hat autmatisch Zugriff auf alle durch Ihre Bezirksstelle mit dem Ausgangsrechnungsprgramm erstellten Ausgangsrechnungen.

12 Smit entfällt die Ntwendigkeit Ausgangsrechnungen an das zentrale Rechnungswesen weiterzuleiten der darüber zu infrmieren. Prgramm verlassen Im Hauptmenü auf den Buttn Auslggen drücken, um das Prgramm zu verlassen. Fragen und Unterstützung Haben Sie Fragen der technische Prbleme bzw. Anwenderprbleme mit dem Ausgangsrechnungsprgramm s wenden Sie sich an unseren Supprt: Intranet > Infrmatinen & Vrschriften > ERP > Supprt > Ausgangsrechnungsprgramm.