Anleitung zu den allgemeinen Administrationsfunktionen

Transkript

1 Anleitung zu den allgemeinen Administrationsfunktionen Für das Waldmeisterteam stehen in Abhängigkeit der jeweiligen Funktion verschiedene Administrationsfunktionen zur Verfügung. Diese sollen einerseits die Kommunikation mit den Helfern der jeweiligen Helfergruppen und andererseits die Transparenz innerhalb des Teams erhöhen. Wenn man auf die Wolke klickt öffnet sich die Wetteranzeige und man kann sich eine 4 Tage Vorschau anzeigen. Hier klicken um das Waldmeisterteam zu öffnen.

2 Hier klicken, um die Identifikation für das Administratormenü einzugeben. Zuerst den Benutzer auswählen, dann das zugehörige Kennwort eingeben. Über diese Identifikation wird einerseits ein unbefugter Aufruf verhindert und andererseits die Administrationsfunktionen des jeweiligen Benutzers geöffnet. Wenn die Angaben gültig sind die Taste weiter anklicken.

3 Die rot umrandeten Funktionen stehen allen Teammitgliedern zur Verfügung. Die grün umrandeten Funktionen kann nur Thomas aufrufen. Aktuelles können Gabi und Tobias bearbeiten. Die Funktion T-Shirt-Bestellungen ermöglicht Tobias, laufend einen Überblick zu haben, damit er entsprechend disponieren kann.

4 Wird die Helferverwaltung aufgerufen, werden zunächst alle Helfer angezeigt. Die Übersicht kann man auf die gewünschte Gruppe reduzieren, indem die Gruppe wählt und dann die Taste Anzeigen anklickt. Um sich eine aktuelle Liste zu erstellen, klickt man die Taste Drucken. Es wird die Liste mit dem Acrobatreader angezeigt.

5 Mit einem Klick auf die Taste Neuanlage in der ersten Zeile wird der Erfassungsdialog geöffnet. Mit einem Klick auf eine der linken Tasten wird der Änderungsdialog geöffnet Mit einem Klick auf eine der blau umrandeten Tasten wird der dialog geöffnet. Klickt man die Taste Serienbrief wird für alle angezeigten (die Gruppe) ein Serienbrief gemäß der benutzerabhängigen, individuell gestaltbaren Vorlage erstellt. Klickt man die Taste Serienmail wird für alle angezeigten (die Gruppe) eine Serienmail gemäß der benutzerabhängigen, individuell gestaltbaren Vorlage sofort gesendet, sofern eine adresse hinterlegt ist. Wie man die Vorlagen erstellt, wird später beschrieben. Diese beiden Funktionen sollen dem Helferteamverantwortlichen die Möglichkeit bieten, schnell an alle seine Helfer Informationen zu senden. Daraus kann man ableiten, wie wichtig es ist, seine Helferadressen aktualisiert zu haben!!!! Die Helferverwaltung verlässt man mit einem Klick auf die Taste zurück rechts oben oder der browserabindividuellen Zurücktaste.

6 Der Helfererfassungs- und Änderungsdialog ist gleich. Die Daten der Helfer wurden um die Briefanrede und eine Bemerkungszeile erweitert. Alle Datenfelder eines Helfers können in die Vorlage des Serienbriefes bzw. der Serienmail über Platzhalter eingemischt werden. Daten werden durch einfaches Überschreiben geändert. Mit einem Klick auf die Taste weiter wird der Helferdatensatz sofort aktualisiert und erneut mit den geänderten Daten angezeigt und in der Nachrichtenzeile angezeigt. Mit einem Klick auf die Taste zurück verzweigt man dann zu der Übersicht der gewählten Helfergruppe. Wenn man mit der Maus über die Eingabefelder fährt, wird sofern hinterlegt ein sogenannter tooltip (Hinweise) angezeigt, siehe rot umrandetes Feld Anrede. Um einen Helfer zu löschen, gibt man in dem Feld Anrede drei Rauten ### ein und klickt auf die Taste weiter. In der Nachrichtenzeile wird anschließend der Text Helfer mit ID 123 gelöscht oder so ähnlich angezeigt.

7 Hat man die Taste senden (blaue umrandete Spalte) angeklickt wird der folgende Dialog geöffnet: Da sich Helga angemeldet und den Helfer Pfeiffer ausgewählt hat, wird zur Information, wen man angeklickt hat, die Zeile von Ritter an: eingeblendet. In das Feld Nachricht schreibt man seinen individuellen Text. Mit einem Klick auf die Taste Löschen wird das Feld Nachricht geleert. Klickt man die Taste Zurück an, wird zur Übersicht zurückgekehrt. Klickt man die Taste Abschicken an, wird die sofort gesendet und es wird die automatisch erzeugte Betreffzeile eingeblendet. In Googl sieht die Nachricht dann so aus. Klickt man die Taste Zurück an, wird zur Übersicht zurückgekehrt.

8 Verwalten der Vorlage für einen Helferserienbrief oder Helferserienmail: Mit der Auswahl der Funktion Helferbrief bearbeiten bzw. Helfermail bearbeiten wird in Abhängigkeit des angemeldeten Benutzers die zuletzt geschriebene Vorlage des Helferbriefes zur Änderung angezeigt. In dieser Vorlage sind einige Platzhalter eingefügt. Ein Platzhalter kann an beliebiger Stelle im Text stehen, kann auch öfters vorkommen. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung: $Anrede $Geschlecht $Vorname $Nachname $Strasse $Plz $Ort $Ortsteil $Einsatzgruppe $Einsatzgebiet $Einsatzvon $Einsatzbis Briefanrede Anrede Vorname Nachname Strasse Plz Ort Ortsteil Einsatzgruppe Einsatzgebiet Einsatzvon Einsatzbis

9 $ $Telefon $Handy adresse Telefonnummer Mobiltelefonnummer Die Schreibweise muss exakt in Großundkleinschreibung übereinstimmen. Ein Serienbrief sieht dann z.b.: so aus: Die sieht etwa gleich aus allerdings ohne Waldmeisterlogo.

10 Aktivitätenverwaltung: Die Bearbeitung der Aktivitäten erfolgt wie die Bearbeitung der Helfer. Das Handling für Neuanlage, Ändern, Löschen, drei Rauten ### im Feld Reihenfolge und Drucken ist gleich.

11 Die Funktionen von Thomas sind im Handling gleich wie die zuvor beschriebenen. Der Vollständigkeit halber nachfolgend die Bildschirmformate: Übersicht Neue Anmeldungen In dieser Übersicht, werden alle Anmeldungen angezeigt, die noch nicht abgebucht wurden. Damit kann man sich einen Überblick verschaffen, wann ein nächster Datenaustausch Sinn macht.

12 Die Anzeige alle Anmeldungen ist insbesondere für Rückfragen vorgesehen oder zur Änderung von falschen Angaben und um direkt den Anmelder per zu kontaktieren. Blau umrandet senden Taste, rot umrandet ändern

13 Seite Aktuelles verwalten Es könneb maximal Zeichen eingegeben werden. Zur Gestaltung steht der gesamte HTML-Befehlsvorrat zur Verfügung.