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3 Revision R 048 Schlussbericht Inhaltsverzeichnis 1 Zusammenfassung Auftrag und Vorgehen Ausgangslage Auftrag Prüfungsumfang und -grundsätze Abgrenzung Grundlagen Unterlagen und Auskunftserteilung Vollständigkeit der Konten sowie Abstimmung mit der Staatsrechnung Prüfungshandlungen Prüfungsfeststellungen Unterschriftsberechtigungen Prüfungshandlungen Prüfungsfeststellungen Höhe der Kontenbestände Prüfungshandlungen Prüfungsfeststellungen Anhang I: Ansprechpartner Anhang II: Übersicht der Post- und Bankkonten des VBS per /13

4 Revision R 048 Schlussbericht 1 Zusammenfassung Das Inspektorat VBS hat im Zeitraum Mai bis August 2014 eine Bestandesprüfung sämtlicher Post- und Bankkonten des VBS per durchgeführt. Dazu forderten wir direkt bei den relevanten Finanzinstituten Drittbestätigungen ein (in Übereinstimmung mit dem Schweizer Prüfungsstandard 505). Nach dem Vorliegen der Bestätigungen stimmten wir die gemeldeten Konten sowie deren Saldi mit den Angaben in der Staatsrechnung 2013 ab. Weiter prüften wir die Aktualität der von den Finanzinstituten bestätigten Berechtigungen sowie die Einhaltung des Kollektivzugriff-Prinzips. Schlussendlich beurteilten wir, ob die Höhe der Kontenbestände im Vergleich zum Vorjahr angemessen erscheinen. 1 Feststellungen: Unsere Prüfungen ergaben, dass sämtliche bestätigten Konten per in der Staatsrechnung abgebildet sind und die Bestände ohne wesentliche Differenz abgestimmt werden konnten, die gemeldeten Unterschriftsberechtigungen im Grundsatz aktuell sind, jedoch auf verschiedenen Konten Einzelunterschriftsberechtigungen bestehen und die Höhe der Kontenbestände den relevanten Vorgaben sowie den jeweiligen Liquiditätsbedürfnissen entsprechen. Im Wesentlichen leiten wir aus unseren Feststellungen folgende Empfehlungen ab: Wir empfehlen, dass im Grundsatz bei Bank- und Postkonten keine Berechtigungen für Einzelpersonen zu erteilen sind. Ausnahmen dürfen nur in begründeten Fällen, mit Zustimmung der Eidgenössischen Finanzverwaltung (EFV), gewährt werden. Zudem schlagen wir vor, dass die Unterschriftsberechtigungen periodisch von den entsprechenden Verwaltungseinheiten überprüft werden. Dieser Prozess ist schriftlich zu dokumentieren. 3/13

5 Revision R 048 Schlussbericht 2 Auftrag und Vorgehen 2.1 Ausgangslage Die Revision erfolgte im Nachgang zur Revision der Staatsrechnung 2013 im Auftrag des Chefs Inspektorat VBS in Abstimmung mit dem C VBS sowie der GS VBS. 2.2 Auftrag Das Inspektorat VBS: erstellt eine Übersicht über alle Post- und Bankkonten im VBS per und fordert dazu Drittbestätigungen bei den entsprechenden Finanzinstituten ein; stimmt die Bestände per mit den ausgewiesenen Beständen der SAP- Saldenlisten ab; überprüft die Berechtigungen, gleicht sie mit den jeweiligen Mitarbeiterverzeichnissen ab und hält dabei Einzelberechtigungen fest; beurteilt die Höhe der Konten. 2.3 Prüfungsumfang und -grundsätze Unsere Prüfungshandlungen erfolgten in Übereinstimmung mit dem Schweizer Prüfungsstandard 505 Bestätigungen Dritter. Das Einholen von Bestätigungen Dritter ist ein Vorgang, bei dem eine Drittpartei eine Anfrage nach Informationen über einen bestimmten Posten des Abschlusses (Staatsrechnung) direkt dem Prüfer beantwortet. 2.4 Abgrenzung Nicht geprüft wurden von uns, die verschiedenen Kassen innerhalb des VBS; die Handhabung der Kreditkarten im VBS; das Bankkonto Akkreditiv FMS der armasuisse und die Richtigkeit der Transaktionen, welche unterjährig auf den Konten stattgefunden haben. 2.5 Grundlagen Finanzhaushaltgesetz (FHG) vom Finanzhaushaltverordnung (FHV) vom Richtlinien und Weisungen zur Haushalt- und Rechnungsführung Bund HH+RF Bund) unter der Eidg. Finanzverwaltung (EFV) Weisungen über die Finanzkompetenzen in der Gruppe Verteidigung (WFKV) vom Schweizer Prüfungsstandard 505 Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfung, Ausgabe von Unterlagen und Auskunftserteilung Wir haben die prüfungsrelevanten Unterlagen und Auskünfte erhalten. An dieser Stelle bedanken wir uns bei allen Beteiligten für die angenehme Zusammenarbeit sowie die Unterstützung. 4/13

6 Revision R 048 Schlussbericht 3 Vollständigkeit der Konten sowie Abstimmung mit der Staatsrechnung Nach dem vollständigen Eingang der Drittbestätigungen der Finanzinstitute erstellten wir eine Übersicht sämtlicher im VBS geführten Post- und Bankkonten (siehe Anhang). Anschliessend führten wir folgende Prüfungshandlungen durch: 3.1 Prüfungshandlungen 1. Überprüfung der Vollständigkeit der in der Staatsrechnung geführten Konten auf Basis der erhaltenen Drittbestätigungen. 2. Abstimmung aller Saldi per zwischen Drittbestätigung und SAP-Saldenliste. 3.2 Prüfungsfeststellungen 1. Sämtliche in den Drittbestätigungen erwähnten Konten sind in der Staatsrechnung aufgeführt. 2. Die Abstimmung aller Bestände per zwischen Drittbestätigung und SAP- Saldenliste konnten ohne wesentliche Differenz abgestimmt werden. Folgende Punkte erscheinen uns an dieser Stelle erwähnenswert: GS VBS - Postkonto In der Postbestätigung wird dieses Konto unter der Rubrik GS VBS geführt. In der Staatsrechnung erfolgt jedoch der Ausweis des Kontobestandes beim. Die eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) hat den Bestand per geprüft und bestätigt. Verteidigung - Postkonto Dieses Konto, welches zum Sozialdienst der Armee (FGG1/Pers A) gehört, ist nicht Teil der Buchhaltung des VBS und wird damit nicht in der Staatsrechnung des VBS geführt. Auf diesem Konto werden hautsächlich Stiftungsgelder treuhänderisch verwaltet. armasuisse Bei der armasuisse / Beschaffung wurden aus unserer Sicht in der SAP Saldenliste irrtümlicherweise zweimal das gleiche Postkonto verwendet. Der SAP Kontonummer müsste das Postkonto mit einem Saldo von CHF zugewiesen werden und nicht das Postkonto mit einem Saldo von CHF. Zudem stellten wir fest, dass das Postkonto (SAP Kontennummer ) per saldiert wurde. Im SAP wird dieses Konto nach wie vor mit einem Bestand von CHF geführt. 5/13

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8 Revision R 048 Schlussbericht 4 Unterschriftsberechtigungen Bezüglich der Unterschriftsberechtigungen führten wir folgende Prüfungshandlungen durch: 4.1 Prüfungshandlungen 1. Sämtliche in den Drittbestätigungen erwähnten Personen mit Unterschriftsberechtigungen auf den Konten glichen wir mit dem elektronischen Staatskalender ab. 2. Zudem prüften wir die erhaltenen Bestätigungen auf Einzelunterschriftsberechtigungen. 4.2 Prüfungsfeststellungen 1. Unser Abgleich mit dem elektronischen Staatskalender ergab keine negativen Feststellungen. 2. Bezüglich Einzelunterschriftsberechtigungen ergaben sich folgende Feststellungen: GS VBS und NDB In diesen beiden Bereichen gibt es nur Mitarbeitende mit Kollektivberechtigungen. Verteidigung Postkonto (SAP Konto-Nr. ): Mitarbeitende mit Einzelunterschriftsberechtigungen (SAP Konto-Nr. ): Mitarbeitende BABS Postkonto (SAP Konto-Nr. ): Mitarbeitende BASPO Postkonto (SAP Konto-Nr. ): Mitarbeitende armasuisse, swisstopo Postkonto (SAP Konto-Nr. ): Mitarbeitende armasuisse, Beschaffung Postkonto (SAP Konto-Nr. ): Mitarbeitende 7/13

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12 Revision R 048 Schlussbericht transport von AdA mit Marschbefehl nach den effektiv geleisteten Diensttagen auf diesem Konto belastet. Dieser Betrag bewegt sich jeweils zwischen CHF und Mio pro Monat. Verteidigung - Postkonto (Geldversorgung) Das Konto Geldversorgung übernimmt die Funktion des Mutterkontos für sämtliche Positionen der Truppe. Jeder aktive Rechnungsführer (Quartiermeister) hat ein eigenes Postkonto, um ihm seine Auslagen im Kommissariatsdienst (Sold, Unterkunft, Verpflegung, Transporte) zu vergüten 2. Diese Unterkonten werden auf Bestellung vordienstlich (FDT 3 ) oder laufend (LVb 4 ) alimentiert. Um diese Liquidität der Truppe zu gewährleisten, sind hohe Beträge notwendig. In den LVb zum Beispiel, sind jeweils zwischen 75 und 85 Postkonten aktiv. Am Ende jeder Buchhaltungsperiode fallen hohe Rechnungen an, weil der Sold und die Soldzulage sowie die Lieferanten ausbezahlt und zudem die Unterkünfte abgerechnet werden müssen. Der Saldo dieser Konten (FDT) beträgt CHF 0.00 und wird nur erhöht, wenn der Quartiermeister eine im Aufgebotstableau aufgeführte Dienstleistung anmeldet, für welche er eine Buchhaltung führt. Nach dem Einreichen der abgeschlossenen Buchhaltung wird der Kontosaldo durch das Truppenrechnungswesen wieder auf CHF 0.00 gesetzt. BASPO - Postkonto Jugend und Sport Über dieses Konto werden alle Zahlungen im Rahmen der Jugend und Sport Kurse getätigt. armasuisse - Federal Reserve Bank of New York Dieses Akkreditivkonto wird im Rahmen des Foreign Military Sales (FMS) in den USA benötigt um Rüstungsgeschäfte mit den USA abzuwickeln. Beurteilung Die Saldobestände über CHF 1.0 Mio per sind mit der benötigten Liquidität zu begründen, damit die laufenden Zahlungen ausgeführt werden können. Die Refinanzierung auf die festgelegten Saldosummen geschieht jeweils automatisch am letzten Arbeitstag jeden Monats durch die Eidgenössische Finanzverwaltung (EFV). Grundsätzlich sind die Kontoführer für die Sicherstellung der benötigten Liquidität in ihrem Bereich zuständig. Die Regelung, dass einerseits ein festgelegter Mindestbestand an Liquidität auf dem jeweiligen Konto verfügbar sein muss und andererseits Überbestände an flüssigen Mittel vermieden werden sollen, erachten wir als zweckmässig. Aus dieser Prüfungshandlung ergibt sich keine Empfehlung. 2 Stand : 371 Postkonten für Quartiermeister 3 Fortbildungsdienste der Truppe (WK) 4 Lehrverband 11/13

13 Revision R 048 Schlussbericht Anhang I: Ansprechpartner An dieser Stelle bedanken wir uns für die angenehme Zusammenarbeit sowie die Unterstützung. Folgende Amtsstellen und Personen haben uns Auskünfte und Informationen gegeben (nach Staatskalender aufgeführt): VBS: EFD: Finanzinstitute: 12/13

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