SelectLine Warenwirtschaftsanbindung an cobra 2009

Transkript

1 1. Inhaltsverzeichnis 1. Inhaltsverzeichnis 1 2. Einführung 2 3. Installation 2 4. Einrichtung der Schnittstelle 2 5. Funktionen der SelectLine Toolbar 6 6. Der Karteireiter Belege Hinweise 14 Version Seite 1 / 14

2 2. Einführung Seit mehreren Versionen gibt es bereits die Voraussetzung, Daten zwischen der SelectLine und den CRM- Systemen von cobra in beiden Richtungen auszutauschen. Mit der Version verfügt das CRM-Programm nun über eine frei programmierbare Schnittstelle zur Anbindung von ERP-Systemen wie der SelectLine Warenwirtschaft. Unter Ausnutzung dieser neuen Möglichkeiten wurde seitens SelectLine eine neue Datenaustausch- Schnittstelle geschaffen, die folgende Funktionalitäten abgebildet: Auswahl und Anbindung eines Mandanten aus der SelectLine Warenwirtschaft Import der Kunden/Lieferanten/Interessenten aus diesem Mandanten vielfältige Auswertungen von Belegen zu Kunden/Recherche in cobra Öffnen von Belegdaten von cobra in der SelectLine Warenwirtschaft Export von Haupt- und Nebenadressen aus cobra zum SelectLine Warenwirtschaftsmandanten Erzeugen von neuen Belegen zur aktuellen Adresse aus cobra heraus im SelectLine Warenwirtschaftsmandanten Die neue Schnittstelle wird von der SelectLine Software GmbH als Zusatztool mit eigenem Installationsprogramm zur Verfügung gestellt. Sie ist nicht im Auslieferungsumfang der SelectLine Warenwirtschaft enthalten und bedarf einer Lizenzierung. Diese Schnittstelle funktioniert ab der SelectLine Warenwirtschaft Version (SQL) Ausprägung Gold oder höher cobra Adress PLUS 2009, Release 2 und cobra CRM PLUS 2009, Release 2 3. Installation Die Installation erfolgt in die Verzeichnisstruktur von. Hierzu müssen entsprechende Rechte vorliegen. Nach Angabe bzw. Auswahl des cobra Installationsverzeichnisses erfolgt die Installation von System-Dateien für die Funktionalitäten und von XML- Dateien für die Konfiguration. Nach der Installation kann nur diese neue Schnittstelle zur Verbindung mit der SelectLine Warenwirtschaft genutzt werden! 4. Einrichtung der Schnittstelle Die Konfiguration und Anbindung der SelectLine Warenwirtschaft erfolgt nur im CRM-Programm von cobra. Rufen Sie im Hauptmenü unter EXTRAS die Funktion Warenwirtschaft einrichten... auf. Es öffnet sich eine Auflistung der zur Verfügung stehenden sogenannten ERP-Anbieter oder Provider. Diese Liste kann von dem folgenden Bild abweichen. Version Seite 2 / 14

3 Wählen Sie den Abschnitt SelectLine. Der Link Weitere Informationen verweist auf eine Internetseite von mit einer Kurzbeschreibung zur Schnittstelle. Ist der Provider richtig installiert, so wird Ihnen über den Schalter <Einrichten...> als ERP-System SelectLine angeboten. Andernfalls wird Ihnen als Vorbelegung Keine ERP-Anbindung angeboten. Die cobra Warenwirtschaft Anbindung stellt einen allgemeinen Verbindungsweg über eine Exportdatei in Form einer Accessoder SQL-Datenbank dar. Version Seite 3 / 14

4 Die ERP-Firma bildet den Mandanten der SelectLine Warenwirtschaft ab. Mit der Schaltfläche öffnet sich die Mandantenauswahl der SelectLine Warenwirtschaft in den Vordergrund. (Achtung: Sind mehrere SelectLine Warenwirtschaften installiert, wird die als aktueller COM-Server registrierte Installation verwendet.) Wählen Sie den Mandanten und kehren Sie in die Konfigurationsmaske zurück. Im Feld ERP-Firma wird nun der Name des gewählten Mandanten angezeigt. Das Kundennummer-Feld spielt eine sehr wichtige Rolle in der Verbindung zwischen der Select- Line Warenwirtschaft und cobra. Wir empfehlen nicht, die Vorgabe FakturNr zu ändern. Der Schalter <An ERP-Firma anmelden> führt nun zum zweiten Schritt der Konfiguration: der Feldauswahl. Im linken Menü wird die Feldauswahl geöffnet und kann nun bearbeitet werden. Mit dem Schalter Vorschlag kann eine Grundeinstellung der zu übertragenden Felder getroffen werden. Nur die den ERP-Feldername zugeordneten cobra-feldname werden bei der Datenübertragung beachtet. Als ERP-Feldname werden die Standard-Felder der KUNDE- bzw. INTERESSENT- und LIEFERANT- Tabelle angezeigt. Hinzu kommen einige Felder der ADRESS-Tabelle für die Kontaktadressen sowie, falls vorhanden, die selbstdefinierten Extrafelder dieser Tabellen. Es können alle Felder der cobra- Datenbank zugeordnet werden. Jedes Feld kann jedoch nur einmal verbunden werden. Somit ist immer eine 1:1 Verbindung gewährleistet. Die Spalten ERP-Feldname, Überschreiben und Identitätsfeld können auf- bzw. absteigend sortiert werden. Auch ist eine Filterung möglich. Die Funktionen dazu verbergen sich in der Kopfzeile. Das Überschreiben ist standardmäßig deaktiviert. Das bedeutet, dass diese Felder in bereits vorhandenen Adressen in cobra nicht überschrieben werden, wenn diese Adressen von der SelectLine Warenwirtschaft aus aktualisiert werden. Version Seite 4 / 14

5 Das Identitätsfeld dient dem Vermeiden von Dubletten. Beim Adressabgleich werden diese Felder überprüft, ob identische Feldinhalte bereits in anderen Adressen existieren, so dass keine Dubletten entstehen. Hinweis: In der vorherigen Schnittstelle konnte global eingestellt werden, ob die SelectLine Warenwirtschaft oder cobra das sogenannte führende System ist. Diese Einstellung ist in dieser Form nicht mehr vorhanden. Mit Aktivieren aller Überschreiben - Felder kann cobra als das führende System eingestellt werden. Die Datenübergabe aus der SelectLine Warenwirtschaft überschreibt dann keine bestehenden Adressen. Ebenso werden zwei Spezialfunktionen nicht mehr angeboten: Option SelectLine Kontaktadressen sollen bei der Datenübernahme in cobra als Nebenadresse angelegt werden Kontaktadressen werden immer als Nebenadresse angelegt. Option bei der Übergabe einer cobra Adresse mit Firma und Nachnahme an SelectLine, soll in SelectLine ein Kunde, Interessent oder Lieferant mit einer Kontaktadresse angelegt werden. In cobra wird diese Adresse dann in eine Haupt- und eine Nebenadresse aufgeteilt. Das Splitten in cobra muss manuell erfolgen, andernfalls wird auch nur die eine Hauptadresse an SelectLine übergeben. Nach der Feldzuweisung kann zur Adressenübernahme gewechselt werden. Vorrangig dient diese Funktion zum erstmaligen Übernehmen von Adressen aus dem gewählten SelectLine Warenwirtschaftsmandanten in die aktuelle cobra Datenbank. Bereits existierende Adressen in cobra werden aktualisiert. Adressen aktualisieren Stichwort für neue Adressen: Adressen neuer als: Adressarten: Es kann zwischen allen, keinen und nur älteren Adressen gewählt werden Alle neu in cobra angelegten Adressen erhalten diesen Text als Stichwort Vorgabe ist ERP-Import. + aktuelles Tagesdatum Es werden nur Adressen ab diesem Datum beachtet. Geben Sie ein gültiges Datum ein Kunde /Interessent/Lieferant. Als Standard sind alle drei Arten aktiv. Mit dem Schalter <Adressübernahme> starten Sie den Import der Adressen. Version Seite 5 / 14

6 Es werden ein prozentualer Fortschrittsbalken während des Importes und eine Erfolgsmeldung zum Abschluss des Importes mit der Anzahl der übertragenen Adressen eingeblendet. Hinweis: Für eine erfolgreiche Adressübernahme muss in den Datenbankeinstellungen die Hierarchie verwenden - Option aktiviert sein. 5. Funktionen der SelectLine Toolbar Adresse anzeigen Recherchierte Adressen übergeben Adressen-Recherche Adresse in SelectLine aktualisieren Selbstdefinierte Auswertungen konfigurieren Belege in SelectLine anlegen Adresse anzeigen Es wird die SelectLine-Maske des Kunden-, Lieferanten- oder Interessentenstamms im Bearbeitungsmodus mit der aktuellen (Haupt)-Adresse geöffnet. Es können die aktuelle Adresse wie auch die Kontaktadressen bearbeitet werden. Die Änderungen werden nicht in den cobra-datensatz zurückgeschrieben. Ist die Adresse noch nicht in die SelectLine Warenwirtschaft übergeben worden, kommt eine Hinweismaske mit dem entsprechenden Hinweis und der Frage, ob die Adresse jetzt übergeben werden soll. Das weitere Vorgehen mit der Abfrage der Adressart siehe Adresse in SelectLine aktualisieren. Version Seite 6 / 14

7 Adresse in SelectLine aktualisieren Die aktuelle Adresse wird in der SelectLine-Warenwirtschaft aktualisiert, wenn die Adresse in der SelectLine Warenwirtschaft gleichen oder älteren Datums ist. Kriterium dafür ist das BearbeitetAm-Datum. Dabei werden alle Abgleich-Felder mit den cobra-daten überschrieben. Als Ergebnis wird gemeldet, ob die Aktualisierung durchgeführt wurde oder ob nicht aktualisiert werden musste. oder Falls die Adresse in der SelectLine Warenwirtschaft noch nicht existiert, wird abgefragt, ob und als welche Adressart diese Adresse in der SelectLine Warenwirtschaft angelegt werden soll. In der Abfragemaske werden die zu übergebenden Feldinhalte angezeigt. Ebenso wird die Adressart (Kunde, Lieferant oder Interessent) abgefragt. Recherchierte Adressen übergeben Diese Funktion kann für das erstmalige Übergeben wie auch das Aktualisieren von recherchierten (eine oder mehrere) Adressen verwendet werden. Am Anfang steht die Mitteilung, wie viele recherchierte Adressen jetzt übergeben werden. Im Anschluss teilt sich der weitere Ablauf auf. Haben die recherchierten Adressen noch keine Verknüpfung (FakturNr) zur SelectLine Warenwirtschaft, folgt die Abfrage zur Adressart (Bild siehe Funktion Adresse aktualisieren ). Entweder wird nur einmal abgefragt, wenn die Option Diese Adressart für alle weiteren Adressen verwenden aktiviert wurde, oder für jede recherchierte (Haupt-) Adresse erneut. Nebenadressen bekommen grundsätzlich die Adressart der Hauptadresse zugewiesen. Für die Übertragung wird ein Fortschrittsbalken eingeblendet (mit der Möglichkeit des Abbruchs). Den Abschluss bildet eine Mitteilung über das Beenden der Übertragung. Version Seite 7 / 14

8 Sollen die recherchierten Adressen lediglich in der SelectLine Warenwirtschaft aktualisiert werden, so bekommt man nur die Adressübernahme - und die Übertragung beendet -Maske. Die recherchierten Adressen werden in der SelectLine Warenwirtschaft aktualisiert, wenn die Datensätze in SelectLine gleichen oder älteren Datums sind. Es werden alle Abgleich-Felder mit den cobra-daten überschrieben. Besonderheiten zur Adress-Übergabe: Soll eine Hauptadresse mit mehreren Nebenadressen mit nur einer Aktion in der SelectLine Warenwirtschaft neu angelegt werden, müssen alle Datensätze recherchiert werden und die Funktion Recherchierte Adressen übergeben benutzt werden. Wird die Funktion Adresse anzeigen oder Adresse in SelectLine aktualisieren verwendet, so wird nur der aktuelle Datensatz in der SelectLine Warenwirtschaft neu angelegt. Handelt es sich bei dem aktuellen Datensatz um eine Nebenadresse, so wird auch die zugehörige Hauptadresse in der SelectLine Warenwirtschaft neu angelegt Belege in SelectLine anlegen Für die aktuelle Hauptadresse wird in der SelectLine Warenwirtschaft ein neuer Beleg angelegt. Der Belegtyp wird abgefragt. Die zur Auswahl angebotenen Belegtypen richten sich nach der Adressart. Im Beispiel links sieht man die für die Adressart Kunde gültigen Belegtypen einschließlich benutzerdefinierter Belege wie z.b. Rechnung ohne Lager. Hinweis: Es werden alle laut Belegdefinition in der SelectLine Warenwirtschaft nicht versteckten Belegtypen ermittelt. Per Rechteverwaltung gesperrte Belegtypen werden in der Ansicht nicht ausgeblendet. Hier folgt nach der Auswahl eine entsprechende Meldung der SelectLine Warenwirtschaft. Der neue Beleg wird in einem neuen Fenster geöffnet und mit der Kunden-, Lieferanten- oder Interessentennummer vorbelegt sowie den daraus resultierenden Belegadressdaten. Der Beleg kann nun weiter bearbeitet werden. Bis zur Beendigung der Bearbeitung ist dieses Fenster im Vordergrund. Damit ist die cobra-anwendung für ein weiteres paralleles Arbeiten gesperrt. Version Seite 8 / 14

9 Adressen-Recherche Zu verschiedenen Kriterien können in der SelectLine Warenwirtschaft Abfragen ausgeführt werden. Ein Kriterium ist immer der Zeitraum. Als weitere Kriterien sind Beleg, Artikel oder Artikelgruppen wählbar. Bei Bedarf kann über den Reiter SQL- Abfrage auch eine individuelle Abfrage definiert werden. Hierbei ist auch ein Beispiel implementiert worden. Im Ergebnis werden in cobra Adressen als Recherche markiert, die der entsprechenden Abfrage-Kriterien entsprechen. Selbstdefinierte Auswertungen konfigurieren Zusätzlich zu den bereits standardmäßig mitgelieferten Auswertung (siehe Abschnitt unten Der neue Karteireiter Belege ) wie Belege, Statistiken und Tabellenstatistiken im Karteireiter Belege können Auswertungen selbst definiert werden. Es können neue Auswertungen definiert, bestehende benutzerdefinierte Auswertungen weiter bearbeitet oder auch gelöscht werden Die Auswertung 9900 wird als Demo- Beispiel mitgeliefert. Die Nummer dient der der Sortierung und Unterscheidung. Name bildet eine Bezeichnung ab. Titel und Überschrift werden für die Anzeige im Auswertungsmenü verwendet (siehe Bild rechts). Version Seite 9 / 14

10 Die Überschrift kann mit vorgegebenen Variablen ergänzt werden, so z.b. der Aktuelle Adresse. Dann werden neben dem Text der Überschrift auch die Daten der aktuellen Adresse mit eingeblendet. Für das Herz der Auswertung, die SQL-Anweisung, stehen reservierte Bezeichner, sowie eine Tabellenauswahl und die zugehörige Feld-Auswahl des SelectLine Warenwirtschafts-Mandanten zur Verfügung. Die reservierten Bezeichner werden dargestellt und liefern Werte der aktuellen Adresse oder der Auswertung (Zeitraum). Die verschiedenen <Einfügen> -Schalter platzieren den gewählten Bezeichner/Tabellennamen/Feldnamen an der aktuellen Cursorposition. Der Schalter Test versucht die SQL-Anweisung auszuführen und liefert im Falle eines Fehlers (Syntax o.ä.) eine Rückmeldung. Auch weist zusätzlich ein rotes Ausrufezeichen im rechten Bereich auf einen Fehler hin. Wird der Test nicht ausgeführt, so wird spätestens beim Schließen der Auswertungsdefinition auf einen bestehenden Fehler hingewiesen. Version Seite 10 / 14

11 Für die Darstellung im Auswertungsmenü kann zusätzlich ein Bild eingefügt werden (16x16 Pixel). Es werden die Formate JPG, ICO und PNG unterstützt. Das Bild wird kopiert und bekommt den Namen der benutzerdefinierten Auswertung 6. Der Karteireiter Belege Bei der Konfiguration der Warenwirtschaftsanbindung wird im Allgemeinen einmal ein zusätzlicher Karteireiter angelegt. Der Standardname ist mit Belege vorbelegt, kann aber beliebig abgeändert werden. Unter diesem neuen Reiter findet man dann die Auswertungen; standardmäßig mitgelieferte wie auch benutzerdefinierte. Im linken Bild sind die Auswertungen auf die Hauptbereiche zusammengeklappt worden. Es wird nach Belege Statistiken Tabellenstatistiken Benutzerdefiniert unterteilt. Der Aufbau des Darstellungsbereiches ist weitgehend identisch. Am Beispiel der Belege soll die Funktionalität erläutert werden. Für die Auswertungen gibt es grundsätzlich die Auswahl des Betrachtungszeitraumes. Dieser kann als Alle, Jahr, Quartal, Monat oder Datum erfolgen. Dementsprechend sind die weiteren Parameter wählbar. Version Seite 11 / 14

12 Auch sind die Möglichkeiten zum Aktualisieren, Drucken der Übergabe an Excel gegeben. Bei der Darstellung in Tabellenform können die Spalten sortiert und gruppiert werden. Weiterhin können die Spalten verschoben oder ausgeblendet werden. Die entsprechende Funktionalität ist über ein Kontextmenü abrufbar. Auswertung Belege Es werden für die aktuelle (Haupt-)Adresse alle Belege und die zugehörigen Belegpositionen aufgelistet, eingegrenzt entsprechend dem gewählten Zeitraum. Neben allen Belegen (unabhängig vom Belegtyp) kann auch ein einzelner Belegtyp gewählt werden. Als Belegtypen werden alle standardmäßig in der SelectLine Warenwirtschaft vorhandene Belegtypen angezeigt. Für benutzerdefinierte Belegtypen sind keine Auswahlmöglichkeiten vorhanden (können aber nachträglich angepasst werden). Durch ein lokales Kontextmenü oder durch ein Doppelklick auf eine Belegzeile kann der aktuelle Beleg in den Editiermodus geöffnet werden. Auswertung Statistiken Hierbei werden die ermittelten Daten als Grafik dargestellt. Die Wahl des Zeitraumes hat nur noch einen begrenzten Einfluss. Die Art des gewählte Zeitraumes muss mit der Art der Auswertung übereinstimmen (z.b. Zeitraum = Quartal und Auswertung =Quartalsauswertung). Zur Auswahl stehen: Jahresauswertung Die Umsätze werden pro Jahr aufsummiert Quartalsauswertung Die Umsätze werden je Quartal aufsummiert Version Seite 12 / 14

13 Monatsauswertung Die Umsätze werden monatsweise aufsummiert Angebotjahresauswertung Die Belegsummen der Angebote Kunde bzw. Angebote Interessent werden pro Jahr aufsummiert Angebotquartalsauswertung Die Belegsummen der Angebote Kunde bzw. Angebote Interessent werden pro Quartal aufsummiert Angebotmonatsauswertung Die Belegsummen der Angebote Kunde bzw. Angebote Interessent werden monatsweise aufsummiert Jahresroherlös Die Erlössummen werden pro Jahr aufsummiert Produktumsatz Top 10 Die zehn umsatzstärksten Artikel im Betrachtungszeitraum werden absteigend sortiert angezeigt. Auswertung Tabellenstatistik Die ermittelten Werte werden in Tabellenform wiedergegeben. Es werden vorrangig die Statistik-Dateien der SelectLine- Warenwirtschaft ausgewertet. Damit ergibt sich vereinzelt als kleinster Auswertungszeitraum der Monat. Als Adresse gelten die recherchierten Adressen. Zur Auswahl stehen jeweils für die aktuelle Adresse/die recherchierten Adressen: Statistikbelege aktuelle Adresse (Kunden oder Lieferanten oder Interessenten) alle Belege ohne Eingrenzung des Belegtyps Artikelmengenumsatz-Statistik Artikelnummer und Menge über den betrachteten Zeitraum aufsummiert aus Verkaufs-Umsatzbelegen der aktuellen Kunden-Adresse (keine Ergebnismenge bei Lieferanten oder Kunden) Belege- Recherche alle recherchierten Adresstypen (Kunden, Lieferanten und Interessenten) alle Belege und Belegpositionen Version Seite 13 / 14

14 Artikelmengenumsatz- Recherche Artikelnummer und Menge über den betrachteten Zeitraum aufsummiert aus Verkaufs-Umsatzbelegen der recherchierten Kunden-Adresse Umsatz-Statistik monatsweise Umsätze der recherchierten Kundenadressen über den betrachteten Zeitraum Rohgewinn(Kunde) monatsweise Roherlöse aus Umsatzbelegen der recherchierten Kundenadressen über den betrachteten Zeitraum Rohgewinn(Artikel) Artikelnummer und Rohgewinn über den betrachteten Zeitraum aufsummiert aus Verkaufs-Umsatzbelegen der recherchierten Kunden-Adressen Auswertung Benutzerdefiniert Es werden die selbstdefinierten Auswertungen angezeigt. Als Beispiel wird die Auswertung Lieferantenartikel mitgeliefert. (In welchem Artikelstamm steht der aktuelle Lieferant als Standard-Lieferant?) Die Definition einer eigenen Auswertung ist über den Menüschalter konfigurieren (aus der SelectLine Toolbar) möglich. "Selbstdefinierte Auswertungen 7. Hinweise Die Auswertungen sind in Anlehnung an die bisherige Schnittstelle definiert worden. Man hat die Möglichkeit, diese Standardauswertungen um weitere Felder zu erweitern. Die Belegauswertungen konnten nur für die Standard-Belegtypen vorbereitet und ausgeliefert werden. Sollen dagegen auch in der SelectLine Warenwirtschaft selbst definierte Belegtypen als Auswertung angezeigt werden, so ist dies durch das Erstellen einer speziellen Definitionsdatei möglich. Zu detaillierten Anpassungsfragen wenden Sie sich an Ihren SelectLine- bzw. cobra Fachhändler. Version Seite 14 / 14