Leitfaden zur bevorstehenden Umsatzsteuerumstellung

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1 Software WISO Kaufmann 2007, WISO Buchhaltung 2007 Thema Leitfaden zur Umsatzsteuerumstellung Leitfaden zur bevorstehenden Umsatzsteuerumstellung Die Erhöhung des allgemeinen Umsatzsteuersatzes zum auf 19% ist beschlossene Sache. Umsatzsteuerliche Fehler können teuer werden und fallen ab 2007 noch stärker als bisher ins Gewicht. Zudem ist damit zu rechnen, dass die Finanzverwaltung besonders in der Übergangsphase intensive (Sonder-)Prüfungen durchführen wird. Da wir unseren Kunden den bestmöglichen Support bieten und den hohen Anforderungen gerecht werden wollen, sollten Sie bitte frühzeitig die notwendigen Umstellungen vornehmen. Denn zum Jahresende ist mit einem deutlich erhöhten Anfrageaufkommen zu rechnen. Ausführliche Informationen zur Anhebung des allgemeinen Steuersatzes können Sie dem offiziellen Schreiben des Bundesministerium für Finanzen ( vom entnehmen. Bereits im Jahr 2006 ist es für bestimmte Geschäftsvorfälle erforderlich, den Umsatzsteuersatz von 19% zu beachten (z.b. bei Rechnungen für Leistungen, die erst in 2007 erbracht werden). Hierfür sind in Ihrer kaufmännischen Software notwendige Vorgaben und Einstellungen vorzunehmen, die Sie mit Hilfe eines Assistenten in Ihren bestehenden Mandanten durchführen können. Da die entsprechenden Umsätze in 2006 nicht als reguläre Umsätze, sondern hinsichtlich der UStVAKennziffern als Umsätze, die anderen Steuersätzen unterliegen gebucht werden müssen, sind diese Einstellungen unabhängig von den generellen Anpassungen, die zum 1. Januar 2007 erforderlich sind. Mit diesem vorliegenden Leitfaden zur bevorstehenden Umsatzsteuerumstellung möchten wir Ihnen einen möglichen Fahrplan an die Hand geben. Beachten Sie bitte, dass alle aufgeführten Beispiele, Bildschirmausdrucke etc. lediglich Vorschlagscharakter haben. Inhalt: 1. Beschreibung der einzelnen Schritte, die durchgeführt werden können 2. Hilfreiche Funktionen bis zur Umsatzsatzsteuerumstellung Hinweis: Mit dem WISO Kaufmann / der WISO Buchhaltung in der aktuellen Version 7.0 (ab Build 935) stellt die Buhl Data Service GmbH im Rahmen der Aktualitäts-Garantie mit Premium-Service ihren Anwendern einen Assistenten zur Verfügung, der sie bei den notwendigen Umstellungen aufgrund der gesetzlichen Vorgaben zur Umsatzsteuererhöhung auf einfache Weise unterstützt. Ältere Programmversionen enthalten diese Umsetzung der neuen gesetzlichen Bestimmungen zur Umsatzsteuererhöhung nicht, die kann für diese Versionen hinsichtlich der Umsetzung der Umsatzsteuererhöhung auch keinen Support oder andere Hilfestellungen anbieten. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ältere Programmversionen mit dem bisherigen Umsatzsteuersatz rechnen! Es besteht allerdings für Anwender mit einer älteren Programmversion als 7.0 die Möglichkeit, ein Upgrade auf die aktuelle Version zu erwerben und dabei die bestehenden Daten vollständig zu übernehmen. Kontaktieren Sie dazu bitte unseren Vertrieb unter service@buhl.de. 1

2 1. Beschreibung der einzelnen Schritte, die durchgeführt werden können Step 1: Einfügen der Vorgaben mit Hilfe des Assistenten Nachdem Sie die Version 2007 installiert und aktualisiert haben, steht Ihnen der Assistent zur Umsatzsteuerumstellung zur Verfügung. Dieser Assistent hilft Ihnen zunächst die neuen Vorgaben wie die Umsatzsteuerschlüssel, die Umsatzsteuerkategorien sowie die FiBu-Buchkonten einzutragen und anhand eines Protokolls die daraus resultierenden, entsprechenden Vorarbeiten durchführen. Diejenigen, die bereits heute 19% MWSt. berechnen müssen, sollten diese Vorarbeiten direkt vornehmen. Alle anderen können diese Arbeiten bis zum Jahresende durchführen. Bitte beachten Sie: Vor dem Ausführen des Assistenten sollte unbedingt eine Datensicherung durchgeführt werden! Der Assistent kann im Menü über Datei > DB Manager aufgerufen werden. Geben Sie dort als Suchbezeichnung Mandanten ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche Bearbeiten > Assistent zur Umsatzsteuerumstellung. Ihnen stehen drei Funktionen zur Auswahl: Neue Vorgaben einfügen Umsatzsteuer in den Stammdaten und Parametern von 16% auf 19% umstellen Testlauf Wählen Sie für die Hinterlegung der neuen Vorgaben die Funktion Neue Vorgaben einfügen aus. Sofern Sie das Kennzeichen Testlauf aktivieren, erfolgt nur eine Prüfung ohne dass Daten tatsächlich eingepflegt werden. Anschließend finden Sie in dem Protokoll die zusammengefassten Informationen. Neben der Durchführung der erforderlichen Umstellungen werden im Protokoll alle Layouts aufgeführt, die 16% MWSt. enthalten und für die Übergangszeit bis zum ggf. überarbeitet werden müssen. Beachten Sie bitte, dass Ihre Drucklayouts nur in der aktuellen Druckdesigner Datenrevision v10.x überprüft werden können. Die Funktion Umsatzsteuer in den Stammdaten... ist erst bei STEP 4 erforderlich. 2

3 Wichtig: Entfernen Sie die Haken Testlauf, wenn Sie die Umstellung durchführen möchten. Andernfalls wird nur ein Testlauf ohne Veränderung der Daten durchgeführt! STEP 2: Vorgaben und Drucklayouts prüfen Nachdem die neuen Umsatzsteuervorgaben durch den STEP 1 hinterlegt wurden, empfiehlt es sich, diese aufgrund Ihrer betrieblichen Anforderungen zu überprüfen. Alle durchgeführten Änderungen und Ergänzungen (wie Steuerschlüssel, FiBu-Buchkonten, etc.) werden in einem Protokoll mitgeführt. Nutzen Sie dieses Protokoll, um auf einfachste Weise alle relevanten Bereiche zu prüfen. Unter dem Menüpunkt Optionen Protokollübersicht steht Ihnen dazu der Protokolleintrag Umsatzsteuerumstellung: Vorgaben einfügen als Auswahl zur Verfügung. Beziehen Sie ggf. bei der Überprüfung der Einstellungen Ihren Steuerberater oder Ihr Buchhaltungsbüro mit ein. 3

4 Im Protokolldatensatz werden Ihnen ebenfalls Ihre Druck-Layouts, welche die 16% MWSt. enthalten und für die Übergangszeit bis zum ggf. überarbeitet werden müssen, aufgeführt. Die entsprechenden korrekten Variablen werden Ihnen selbstverständlich im Protokoll vorgeschlagen. Für die Anpassung eines Positionslayouts, als auch für den kompletten Vorgangsdruck (Rechnung, Gutschrift, etc.), steht Ihnen auch eine Funktion zur automatisierten Layoutduplizierung (Erstellung einer Layoutkopie mit den 19% Variablen) zur Verfügung. Weitere Informationen zur Layoutduplizierung finden Sie auf Seite 8 unter dem Punkt "Automatisierte Layoutduplizierung für die Steuerumstellung 16 % zu 19 %. STEP 3: Mögliche Artikelpreisanhebung im Jahr 2006 bzw aussprechen Im Rahmen der Umsatzsteuererhöhung ist es gegebenenfalls erforderlich, Preisanhebungen durchzuführen. Sie können dazu bereits schon heute Ihre Artikel bewerten, indem Sie z.b. eine Liste mit Preisen für 2007 drucken. Dabei werden die Netto- / Brutto-Preise des Artikels so gestellt, als wären diese bereits auf die neuen Steuerschlüssel umgestellt. Für den Druck der Artikel Liste und Abweichende Artikeldaten - Liste wurde dafür in den Druckeigenschaften unter Optionen das Eingabefeld Stichtag eingebracht. Über den Stichtag können Sie das Datum der Steuergrundlage definieren (Vorraussetzung ist, dass die neuen Steuersätze für 2007 bereits eingefügt wurden). 4

5 Beachten Sie diesbezüglich auch die neuen Vorgabelayouts Preisprüfliste. Weitere Informationen finden Sie unter Punkt 5 Hilfreiche Funktionen bis zur Umsatzsatzsteuerumstellung in diesem Leitfaden. STEP 4: Umsatzsteuer in den Stammdaten und Parametern umstellen (Option) Mit Hilfe des Assistenten können Sie in den Stammdaten und den Parametern die MwSt.-Umstellung automatisiert von 16% MwSt. auf 19% MwSt. durchführen. Führen Sie zuvor eine Datensicherung durch und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Der Assistent kann im Menü über Datei > DB Manager aufgerufen werden. Geben Sie dort als Suchbezeichnung Mandanten ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche Bearbeiten Assistent zur Umsatzsteuerumstellung.... Bei den verfügbaren Funktionen wählen Sie die Option Umsatzsteuer in den Stammdaten und Parametern von 16% MwSt. auf 19% MWSt. umstellen. 5

6 Bitte beachten Sie: Führen Sie diesen STEP 4 nur aus, wenn Sie definitiv die Umsatzsteuerwerte bereits im Jahr 2006 von 16% MwSt. auf 19% MWSt. umstellen möchten! Sie können diese Umstellung auch erst. im Jahr 2007 (STEP 6) durchführen. STEP 5: Jahreswechsel von 2006 auf 2007 Der Zeitpunkt für den Jahreswechsel ist gekommen. Sobald Sie das Arbeitsdatum auf das Jahr 2007 (z.b ) umstellen, wird der Jahreswechsel im WISO Kaufmann / WISO Buchhaltung durchgeführt. Sofern der Standard-Steuerschlüssel noch auf 3 Mehrwertsteuer 16% steht, wird Ihnen ein entsprechender Hinweis gemeldet. Sie können den Standard Steuerschlüssel zu diesem Zeitpunkt anpassen lassen, oder dies zu einem späteren Zeitpunkt durchführen. Hinweis: In der Vorgangspositionserfassung und in der Kasse wird immer der Standard-Steuerschlüssel herangezogen, sofern keine Artikelnummer für die zu fakturierende Position eingegeben wurde. Weiterhin wird der Standard-Steuerschlüssel immer bei der Neuanlage von Artikeln als Vorgabe verwendet. 6

7 STEP 6: Umsatzsteuer in den Stammdaten und Parametern umstellen (Optional) Mit Hilfe des Assistenten können Sie in den Stammdaten und den Parametern die MwSt.-Umstellung automatisiert von 16% MwSt. auf 19% MwSt. durchführen. Eine ausführliche Beschreibung zu dieser Funktion finden Sie in diesem Leitfaden unter dem STEP 4. Beachten Sie: Das Ausführen des STEP 6 ist nur erforderlich, sofern der STEP 4 noch nicht ausgeführt wurde. 7

8 2. Hilfreiche Funktionen bis zur Umsatzsatzsteuerumstellung 1. Automatisierte Layoutduplizierung für die Steuerumstellung 16 % zu 19 % 2. Erweiterung des Buchführungshelfer (FiBu) 3. Tabellenansicht Artikelpreisliste: Nummer innerhalb der Artikelstammdaten 4. Automatische Steuerzuordnung bei der Belegerfassung in Vorgang und Kasse 5. Automatische Preisanpassung innerhalb der Ansichten für Artikelübersicht / Adressspz. Preise 6. Automatische Steuerschlüsselprüfung bei dem Wandeln eines Vorgangs 7. Assistent zur Umsatzsteuerumstellung in den Stammdaten und Parametern (STEP 4/6) 1. Automatisierte Layoutduplizierung für die Steuerumstellung 16 % zu 19 % Voraussetzung für diese Funktionalität ist das erfolgreiche Ausführen des STEP 1 und STEP 2. Mit Hilfe dieser Funktion wird eine Kopie Ihres Vorgangsdrucks und dem damit verbunden Layout durchgeführt. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, beim Druck wahlweise auf das 16% oder 19% Drucklayout zurückzugreifen. Die automatisierte Layoutduplizierung kann nur mit der Druckerweiterung v10.x und der vorherigen Umsatzsteuerumstellung (STEP 1) abgerufen werden. Wählen Sie dazu das Layout oder den Vorgangsdruck aus und rufen Sie die Funktion "Alte Umsatzsteuervariablen (16 %) durch Neue (19 %) ersetzen" unter PLUS - OPTIONEN auf. Sofern Sie einen Vorgangsdruck wählen, werden ebenfalls alle eingehängten Layouts dupliziert. Beachten Sie: Bei dieser Konvertierung werden die Variablen mit 16 % durch die Variablen mit 19 % ersetzt, d. h. diese Layouts können immer nur für den jeweiligen, eindeutigen und einfachen Steuersachverhalt in 2006 oder 2007 benutzt werden. Eine Kombination mit beiden Sachverhalten (16 % und 19 %) bedarf einer manuellen Layoutanpassung. 8

9 2. Erweiterung des Buchführungshelfer Der Assistent zur Umsatzsteuerumstellung erweitert auch die vorhandenen Datensätze der Buchführungshelfer. Ist einem Konto, welches im Buchführungshelfer angegeben ist der Steuerschlüssel von 16% zugewiesen, so wird in der Bezeichnung des Buchführungshelfers die Jahresangabe (bis 2006) ergänzt. Zusätzlich wird der Datensatz dupliziert und in der Bezeichnung Die Angabe (ab 2007) hinterlegt. In diesem neuen Datensatz des Buchführungshelfers ist ein neues Konto hinterlegt, welchem im Kontenrahmen der Steuerschlüssel von 19% zugewiesen wurde. Bei der Buchungssatzerfassung ist die Anzeige der Datensätze aus dem Buchführungshelfer aufgrund der Jahresangabe in der Bezeichnung eingeschränkt. Erfolgt die Eingabe von Buchungssätzen in den Jahren bis 2006, bekommen Sie die Datensätze des Buchführungshelfers angezeigt, welche keine Jahresangabe in der Bezeichnung haben sowie die Datensätze mit der Jahresangabe (bis 2006). Werden Eingaben ab dem Jahr 2007 vorgenommen, so sind keine Datensätze des Buchführungshelfers mehr angegeben, bei denen die Jahresangabe (bis 2006) in der Bezeichnung enthalten ist. Sind entsprechende Vorgaben bei der Auswahl nicht gewünscht oder möchten Sie weitere Einschränkungen vornehmen, so ist die Anpassung der Bezeichnungen über die Parameter möglich. Bitte beachten Sie: Die Angabe eines DATEV - Steuerschlüssels beim Konto ( Laufende Kfz-Betriebskosten) in einem Datensatz des Buchführungshelfers wird bei Umstellung nicht berücksichtigt. 9

10 3. Tabellenansicht Artikelpreisliste: Nummer innerhalb der Artikelstammdaten Diese Tabellenansicht weist die ersten drei Netto-VK-Preise und Brutto-VK-Preise aus. Die ausgewiesenen Netto-/ Brutto-Preise richten sich aufgrund der des Arbeitsdatums zugrunde liegenden Steuer aus. Vorraussetzung dafür ist die Verfügbarkeit der neuen Steuerschlüssel und Steuersätze. (STEP 1 und STEP 2) 10

11 4. Automatische Steuerzuordnung bei der Belegerfassung in Vorgang und Kasse Bei der Belegerfassung (in Vorgang und Kasse) wird die Steuerverteilung des Artikels automatisch für das jeweilige Lieferdatum des Vorgangs / Vorgangsdatum / Belegdatum (Kasse) angepasst. 11

12 Eine manuelle Zuteilung eines abweichenden Artikelsteuerschlüssels und Anpassung der Steuerverteilung in der Position ist weiterhin möglich. Sobald dies durchgeführt wurde, erfolgt keine automatische Steuerzuteilung mehr! Sie haben jederzeit in der Vorgangspositionserfassung und in der Kasse die Möglichkeit, die den Positionen aktuell zugeordneten Steuerschlüssel prüfen zu lassen. Diese Funktion finden Sie unter dem Menüpunkt Positionen > Steuer prüfen und anpassen. 5. Automatische Preisanpassung innerhalb der Ansichten für Artikelübersicht / Adressspz. Preise Automatische Preisanpassung innerhalb der Ansichten für Artikelübersicht / Adressspezifische Preise: Die Preis-Variablen für Netto / Brutto zeigen die Preise aufgrund der Steuerzuordnung des aktuellen Arbeitsdatums an. 6. Automatische Steuerschlüsselprüfung bei dem Wandeln eines Vorgangs Bei dem Wandeln eines Vorgangs erfolgt eine automatische Steuerschlüsselprüfung der Positionen. Dies geschieht in Abhängigkeit des Lieferdatums des Vorgangs und des angegebenen Belegdatums 12

13 des Vorgangs in den gewandelt wird. Ist eine Abweichung vorhanden, erfolgt eine entsprechende Hinweismeldung. Eine automatische Steueranpassung einzelner Positionen ist in diesem Dialog nicht möglich! Zur Prüfung und Bewertung steht Ihnen die Funktion Steuer prüfen und anpassen in der Positionserfassung des Vorgangs unter der Schaltfläche Positionen zur Verfügung. Beachten Sie hierzu auch den Punkt 6 der Erweiterten Funktionen in diesem Leitfaden. 7. Assistent zur Umsatzsteuerumstellung in den Stammdaten und Parametern Mit Hilfe des Assistenten können Sie in den Stammdaten und den Parametern die MwSt.-Umstellung automatisiert von 16% MwSt. auf 19% MwSt. durchführen. Eine ausführliche Beschreibung zu dieser Funktion finden Sie in dieser Dokumentation unter dem STEP 4. 13