Niedersächsischer Landtag 16. Wahlperiode Drucksache 16/2367. Unterrichtung

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1 Unterrichtung Der Präsident Hannover, den des Niedersächsischen Landtages Landtagsverwaltung Haushaltsrechnung für das Haushaltsjahr 2007 Genehmigung von Sondertransporten - Verfahrensabläufe optimieren, Gebühren erzielen Beschluss des Landtages vom (Nr. 8 der Anlage zu Drs. 16/1764) Die Erlaubnis bzw. Genehmigung von Großraum- und Schwertransporten ist für die Niedersächsische Landesbehörde für Straßenbau und Verkehr mit hohem Aufwand verbunden, ohne dass das Land dafür Gebühren erhält. Die entsprechenden Verfahrensabläufe der Straßenbauverwaltung bieten erhebliches Optimierungspotenzial. Der Ausschuss für Haushalt und Finanzen fordert die Landesregierung auf, bei der Genehmigung von Großraum- und Schwertransporten darauf zu achten, dass dem Land für seine Amtshandlungen entsprechende Gebührenanteile zufließen. Sollte dies nach gegenwärtiger Rechtslage nicht möglich sein, wären Zuständigkeitsregelungen zu prüfen, die eine Erhebung kostendeckender Gebühren durch das Land ermöglichen. Der Ausschuss erwartet von der Landesregierung, dass sie über Maßnahmen für eine Neuorganisation der Verfahrensabläufe in der Niedersächsischen Landesbehörde für Straßenbau und Verkehr auf der Basis der Empfehlungen des Landesrechnunghofs berichtet und die weiteren beabsichtigten Schritte darlegt. Der Ausschuss erwartet, dass die Landesregierung bis zum über das Veranlasste berichtet. Antwort der Landesregierung vom Der LRH hatte für den auf Basis seiner Empfehlungen zur Optimierung der Verfahrensabläufe bei der Genehmigung von Sondertransporten in der Niedersächsischen Landesbehörde für Straßenbau und Verkehr (NLStBV) als notwendig erachteten Organisationsprozess die externe Begleitung angeregt. Das mit dieser Aufgabe betraute Beratungsunternehmen hat seine unter dem Titel Personalbedarfsanalyse unter Berücksichtigung der Geschäftsoptimierung im Dezernat 34 stehende Organisationsuntersuchung abgeschlossen und die in diesem Prozess gewonnenen Erkenntnisse dargelegt. Die vom LRH mit Blick auf die Verbesserung der internen Organisationsstrukturen und der Arbeitsabläufe abgegebenen Empfehlungen, lassen sich vom Stand der Umsetzung wie folgt einteilen: 1. Empfehlungen, die bereits umgesetzt wurden oder sich noch in Umsetzung befinden, 2. Empfehlungen, die nach einer intensiven Analyse verworfen wurden, 3. Empfehlungen, deren Umsetzungen vorläufig zurückgestellt wurden. Nachfolgend wird der jeweilige Sachstand anhand der wesentlichen Empfehlungen des LRH dargestellt. 1

2 1. Umgesetzte Empfehlungen Einsatz von Gruppen-, Sachgebiets- oder Teamleitern (Empfehlung des LRH: Prüfung, wie viel Führungspersonal erforderlich ist; Erstellung von Aufgabenbeschreibungen und Arbeitsplatzbewertungen.) Zwei Gruppenleiter sind zusätzlich zur Dezernatsleitung eingestellt und eingearbeitet. Aufgabenbeschreibungen und Arbeitsplatzbewertungen sind erstellt. Definition von Verfahrensabläufen und Arbeitsprozessen (Empfehlungen des LRH: Höhere Standardisierung birgt Effizienzgewinne. Verfahrens- und Arbeitsabläufe für alle Haupt- und Teilprozesse mit dabei ablaufenden Prozessaktivitäten, Beteiligten und Zuständigkeiten genau beschreiben. Verfahrensabläufe sollten den Mitarbeitern über das Intranet zur Verfügung gestellt und ständig aktualisiert werden.) Eine grundlegende Standardisierung ist vorgenommen und wird kontinuierlich gepflegt. Die Abläufe sind detailliert aufgenommen und werden weiter optimiert. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben vollen Zugriff auf die Verfahrensabläufe und Dokumente. Bearbeitung von Daueranträgen (Empfehlung des LRH: Digitale Netzkarten (ArcView) sollten kurzfristig zum Einsatz kommen; digitale Stellungnahme kann Aufwand erheblich reduzieren.) Die digitalen Netzkarten (ArcView) sind im Sommer 2009 fertiggestellt worden. Voranfrageverfahren (Empfehlung des LRH: Prüfung, ob Voranfrageverfahren als Serviceleistung geschaffen werden kann, um Anträge auf Vorrat zu vermeiden.) Das Verfahren wird praktiziert. Einsatz vorhandener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Empfehlung des LRH: Kleinteilige Zuständigkeiten aufgeben, um dauerhafte Bearbeitungsrückstände zu vermeiden; Aufgaben neu definieren und verteilen.) Die sehr starke Unterteilung nach Tonnagegruppen innerhalb der für statische Berechnungen zuständigen Dezernatsgruppe in der NLStBV ist weitgehend aufgelöst worden. Bearbeitungsrückstände sind ursächlich vor allem begründet durch Anstieg der Antragszahlen im Sommer mit der erhöhten Zahl der Baustellen sowie hohe Krankheitsraten. Vorübergehender Einsatz von Ingenieurbüros (Empfehlung des LRH: Einsatz von Ingenieurbüros gegebenenfalls vorübergehend verstärken, um Arbeitsrückstände zu vermeiden.) In der Phase der Umorganisation werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus anderen Dezernaten der NLStBV, aus Ingenieurbüros sowie von Zeitarbeitsfirmen und von Vivento eingesetzt. Optimierung der Hardwareausstattung (Empfehlung des LRH: Einsatz von zwei Bildschirmen pro Arbeitsplatz.) 2

3 Der Vorschlag wurde umgesetzt. Verfahrensmanagement für Großraum- und Schwertransporte (VEMAGS) - Anwendung (Empfehlungen des LRH: Alle Anwendungen, die das System bietet, sollten konsequent genutzt werden. Spätere organisatorische Änderungen durch die Einführung der einzelnen VEMAGS- Module vermeiden.) Die Anwendungsmöglichkeiten werden konsequent genutzt. Änderungen durch die Einführung neuer Module sind absehbar und werden im Projekt berücksichtigt. 2. Empfehlungen, die verworfen wurden Reihenfolge der Bearbeitung (Empfehlung des LRH: Abarbeitung der Anträge nach beabsichtigtem ersten Fahrdatum anstelle des Eingangsdatums.) Praktiziert wird derzeit eine anwenderorientierte Bearbeitung. Grundsätzlich wird nach Eingangsdatum gearbeitet, die dringlichen sowie die kurzfristig anstehenden Transporte werden aber berücksichtigt. Eine ausnahmslose Umstellung hätte eine Negativ-Motivation der Antragsteller zur Folge. Leider kommt es immer wieder vor, dass Antragsteller das Fahrdatum vorverlegen, um eine kurzfristige Bearbeitung zu erreichen. Bearbeitung von Daueranträgen (Empfehlung des LRH: Daueranträge könnten bei eindeutiger Definition von jeder Mitarbeiterin oder jedem Mitarbeiter bearbeitet werden.) Die Bearbeitung der Daueranträge erfolgt wie bisher in der Anhörung von jeder Mitarbeiterin oder jedem Mitarbeiter und nur in der statischen Überprüfung von wenigen speziell eingerichteten Arbeitsplätzen, da hier spezielles Fachwissen und die Anwendung zusätzlicher Software erforderlich ist. Die Umsetzung des Vorschlags würde einen Mehrbedarf an Personal bedeuten. Statische Berechnung bei Überschreitung von Grenzwerten (Empfehlungen des LRH: Bei Schwersttransporten (> 130 t): bereits nach der ersten statischen Berechnung eine Entscheidung über den Antrag treffen und nicht bei Überschreitung Alternativen suchen. Bei Ablehnung bleibt es dem Antragsteller vorbehalten, ein Statikbüro mit der Erstellung eines statischen Nachweises zu beauftragen.) Mit der praktizierten Vorgehensweise ermittelt die NLStBV am schnellsten den möglichen Fahrweg. Ansonsten würde der Antrag mehrfach gestellt. Dieses würde lediglich die Fallzahlen erhöhen, nicht aber die Bearbeitungszeit insgesamt verringern. Die interne Beteiligung der Statiker führt dazu, dass nicht mehr alle kritischen Bauwerke in eine eventuelle Prüfung durch ein Statikbüro einbezogen werden müssen. Dies spart Zeit und Kosten beim Antragsteller und Zeit für Nachprüfungen in der NLStBV. Denn auch die eingereichten Nachweise müssen von einem Statiker der NLStBV geprüft werden. Die Vorgehensweise erfolgt entsprechend dem hoch gewichteten Ziel der Kundenorientierung gegenüber der Wirtschaft. Alternativroutensuche (Empfehlung des LRH: Möglichkeit des Verzichts auf die Alternativroutensuche prüfen.) 3

4 Eine geänderte Routenfindung ist für die Antragsteller äußerst schwer. Ein abgelehnter Antrag hätte neue Anträge mit anderen, möglicherweise ebenfalls nicht realisierbaren Transportwegen zur Folge. Zudem ist der Zeitanteil für diesen Arbeitsschritt aufgrund der in der NLStBV gewonnenen Erfahrungen als sehr gering einzustufen. 3. Empfehlungen, deren Umsetzungen zurückgestellt wurden Reorganisation interner Verfahrensabläufe (Empfehlungen des LRH: Aufheben der Unterteilung in BV-Gruppe (zuständig für Anhörungen) und SLW-Gruppe (zuständig für statische Berechnungen). Einleitung des Anhörungsverfahrens erst, wenn Klärung der Streckenwiderstände vorliegt.) Der Vorschlag wird nach Einführung von VEMAGS-Statik (Verfahrensmodul für statische Berechnungen) und des NWSIB-Last-Moduls (Straßeninformationsdatenbank des Landes Nordrhein- Westfalen) aufgegriffen und neu bewertet. Derzeit unterstützt die Gruppenaufteilung die Effizienz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, da beide Vorgänge verschiedene Kompetenzen und vor allem das Beherrschen unterschiedlicher Software erfordern. Es sind jedoch schon Springer ausgebildet worden. Eine zwischenzeitliche Umorganisation könnte die erforderlichen Veränderungen mit den neuen Programmen noch nicht aufgreifen und würde einer erneuten Organisationsänderung in nächster Zeit unterliegen. Nach detaillierter Aufschlüsselung zeigt sich, dass nur bei rund 3,1 % aller Anträge ein erhöhter Aufwand für die BV-Gruppe und die anzuhörenden Stellen verursacht wird. Die Einsparung, die sich durch die Verhinderung einer zusätzlichen Anhörung erreichen ließe, würde durch den zusätzlichen Aufwand für die Bearbeitung der telefonischen Rückfragen und Beschwerden mehr als aufgezehrt. Eine erneute Bewertung wird nach Einführung der vorgenannten elektronisch unterstützenden Verfahrensabläufe (VEMAGS-Statik/NWSIB-Last) erfolgen. Konzentration auf Standardfälle ( Massengeschäft ) (Empfehlung des LRH: Konzentration der Optimierung auf Standardfälle, d. h. zwischen 40 und 100 t Aufteilung der Tätigkeit auf zwei Arbeitsbereiche: 1. Antrag erfassen und Sachbearbeiter zuweisen, 2. Streckenwiderstände prüfen, statische Berechnung durchführen, Anhörung einleiten, Stellungnahme erstellen und versenden.) Bei dem derzeit vorhandenen VEMAGS-Modul ist der Vorschlag nicht effizient (siehe oben). Niedersächsischer Auflagenkatalog nach der Richtlinie zum Antrags- und Genehmigungsverfahren für die Durchführung von Großraum- und Schwertransporten (Empfehlung des LRH: Erweiterung des Auflagenkataloges um niedersächsische Auflagen nur in besonders begründeten Ausnahmefällen.) Der niedersächsische Auflagenkatalog ist systemimmanent in der derzeit genutzten Software. Eine Neu-Programmierung für einen Übergangszeitraum würde einen unangemessen hohen Aufwand bedeuten. Sobald alle VEMAGS-Module zur Verfügung stehen, entfällt der niedersächsische Auflagenkatalog ersatzlos. Automatisierte Ermittlung beteiligter Straßenverkehrsbehörden (Empfehlung des LRH: Manuelle Ermittlung der anzuhörenden unteren Verkehrsbehörden zu aufwändig. Prüfung, ob auf Grundlage der derzeitigen Netzknotenkarte eine Ergänzung für die automatisierte Ermittlung möglich ist.) 4

5 Die automatisierte Ermittlung kann erst bei digitaler Übermittlung des Fahrtweges mit dem Antrag erfolgen. Auch eine landesinterne Entwicklung parallel zum VEMAGS-Verknüpfungsmodul wäre nur mit größerem Zeit- und Finanzaufwand möglich. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssten das Programm zusätzlich erhalten und im Umgang damit geschult werden. Der Vorschlag wird mit der Einführung des VEMAGS-Verknüpfungsmoduls erfüllt werden. Digitale Ablage (Empfehlung des LRH: Umstellung auf digitale Ablage und damit Ersparnis von 1,6 Vollzeiteinheiten.) Zur rechtlichen Absicherung bei Faxeingängen erfordert eine papierlose Archivierung einen zusätzlichen Zeitaufwand für das Einscannen des Antrages bzw. der Stellungnahmen. Art und Umfang der derzeitigen Papier-Archivierung sind in der Optimierung. Die vollständige Umsetzung wird geprüft, wenn entsprechende Funktionalitäten durch VEMAGS bereitgestellt werden. Zu dem von der Verbesserung der Verfahrensabläufe getrennt zu betrachtenden Gebührenaspekt lässt der Stand der Überlegungen derzeit keine abschließende Stellungnahme zu. Die verschiedenen Denkansätze bedürfen noch einer weitergehenden Betrachtung. Die Grundlage für die Erhebung der in Rede stehenden Gebühren ergibt sich aus den Regelungen im Straßenverkehrsgesetz ( 6 a Abs. 2 und 3) und den Vorgaben aus der Gebührenordnung für Maßnahmen im Straßenverkehr. Danach stehen die anfallenden Gebühren ausschließlich der Stelle zu, die die kostenpflichtige Amtshandlung vornimmt, mithin der zuständigen Straßenverkehrsbehörde. Von MW wird unter Beteiligung von MF gegenwärtig geprüft, inwieweit sich eine Beteiligung der NLStBV am Gebührenaufkommen realisieren lässt. Die besondere Schwierigkeit ergibt sich in diesem Zusammenhang daraus, dass das einschlägige Kostenrecht des Bundes keine Beteiligung der an der Vorbereitung der Amtshandlung mitwirkenden Dienststellen an den vereinnahmten Kosten vorsieht. Das niedersächsische Verwaltungskostenrecht sieht in 4 Abs. 2 des Niedersächsischen Verwaltungskostengesetzes eine solche Möglichkeit zwar grundsätzlich vor, kommt hier aber nicht zur Anwendung. (Ausgegeben am ) 5