Sachgerecht Bürotätigkeiten planen

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1 Sachgerecht Bürotätigkeiten planen QÜ Bürowirtschaftliche Arbeitsabläufe gestalten, organisieren Sachgerecht Bürotätigkeiten planen BURW Oktober 000 Seite1

2 Qü Sachgerecht Bürotätigkeiten planen Inhaltsverzeichnis Seite Qualifizierungsziele Leittexte, Leitfragen 3 Untersuchungsmethoden/Ist-Aufnahme Befragung mündlich 4 Befragung schriftlich 6 Beobachtung 8 Arbeitszeitstudien 10 Selbstbeobachtung 1 Vier-Stufen-Methode Ist-Aufnahme 14 Kritische Analyse 16 Entwicklung einer Soll-Konzeption 18 Verwirklichung der Soll-Konzeption 0 Fragebogen auswerten Bestand an Organisationsmitteln erfassen Bestandstabelle ergänzen 4 Befragungsergebnisse erfassen 6 Seite Oktober 000 BURW

3 Leittexte, Leitfragen Sachgerecht Bürotätigkeiten planen QÜ Leittexte, Leitfragen 1. Um ein bestehendes System zu beurteilen und gegebenenfalls zu verbessern, muss eine genaue Aufnahme des Ist-Zustandes erfolgen. Begründen Sie diese Aussage.. Welche Maßnahmen, den Ist-Zustand zu erörtern, fallen Ihnen spontan ein? 3. Untersuchen Sie einen der Ihnen während Ihrer Ausbildung in Ihrem Ausbildungsbetrieb zugedachten Arbeitsplätze nach dem Kriterium des Informationsaustausches mit anderen Abteilungen. Wo bestehen Verbesserungsmöglichkeiten? BURW Oktober 000 Seite3

4 Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme Befragung mündlich images/burw001.gif Nennen Sie Gründe dafür, dass das standardisierte Interview eine häufig angewendete organisatorische Untersuchungsmethode ist. Seite4 Oktober 000 BURW

5 Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme Befragung mündlich Mit der Befragung erreicht man die systematische Erfassung sprachlich vermittelter Informationen. Mögliche Fehlerquellen liegen im unterschiedlichen Sprachverständnis von Interviewer und Interviewtem sowie in der Mehrdeutigkeit von gesprochenen Worten. Freies Interview Standardisiertes Interview Teilstandardisiertes Interview Diese Interviewform verzichtet auf den Einsatz von Fragebogen. Es ist lediglich das Gesprächsthema vorgegeben, der Interviewer kann über die Art und Reihenfolge der Fragen frei entscheiden. Dies macht es notwendig, dass der Interviewer hochqualifiziert ist und mit dem Befragungsgegenstand bestens vertraut ist. Diese Interviewform basiert auf einem Fragebogen, der die Formulierung und die Reihenfolge der Fragen sowie die Antwortmöglichkeiten teilweise oder vollständig im voraus festlegt. Der Interviewer hat die Aufgabe, die Fragen zu verlesen und die Antworten der Befragten zu notieren. Der Interviewer hat bei dieser Interviewform einen gewissen Leitfaden durch eine Mindestzahl meist offener Fragen vorgegeben. Es besteht die Möglichkeit, die Formulierung der Fragen der jeweiligen Situation anzupassen. BURW Oktober 000 Seite5

6 Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme Befragung schriftlich images/burw00.gif 1. Welche Vorteile bietet die schriftliche Befragung?. Welchen Zweck verfolgt die Ist-Aufnahme mit Hilfe eines Fragebogens? 3. Formulieren Sie drei mögliche Fragen eines Fragebogens zur Ist-Aufnahme eines Büroarbeitsplatzes. Seite6 Oktober 000 BURW

7 Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme Befragung schriftlich Die schriftliche Befragungsform bedient sich standardisierter Fragebogen, die vom Organisator ausgearbeitet wurden. Der Befragte beantwortet die Fragen und gibt den Fragebogen zurück. Fragebogen Die Beeinflussung durch den Interviewer ist bei der schriftlichen Befragung ausgeschlossen. Die Fragebogenmethode ist vergleichsweise billig. Eine Schwierigkeit liegt darin, die Fragen so zu formulieren, dass sie auf den zu untersuchenden Arbeitsbereich und Personenkreis zugeschnitten sind. Unter Umständen muss man bei der Auswertung der Fragebogen vorsichtig vorgehen, da Mitarbeiter die Fragebögen häufig gemeinsam ausfüllen und den Ist-Zustand verfälschen. Typische Arten von standardisierten Fragen: Geschlossene Fragen in der Form von Alternativfragen als Ja-Nein-Frage oder Dialogfrage Mehrfachauswahlfragen mit einer unbegrenzten Anzahl von Nennungen, einer begrenzten Anzahl von Nennungen oder als Skalafrage Offene Fragen in der Form von sogenannten W-Fragen (was, warum, welche...). Die Antworten werden vom Befragten frei formuliert. BURW Oktober 000 Seite7

8 Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme Beobachtung images/burw003.gif 1. Warum wird bei der Durchführung der Multimomentaufnahme ein Rundgangsplan erstellt?. Erklären Sie die Vorteile der Multimomentaufnahme. Seite8 Oktober 000 BURW

9 Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme Beobachtung Dauerbeobachtung Multimomentaufnahme Vorteile der Multimomentaufnahme Bei der Methode der Dauerbeobachtung werden über einen gewissen Zeitraum hinweg alle Arbeiten und Arbeitsgänge kontinuierlich beobachtet. Diese Methode ist nur sehr begrenzt anwendbar, so z. B. für einzelne Arbeitsplätze. Sie ist eine sehr genaue Methode, ist allerdings für den Beobachter sehr zeitaufwendig. Ein Verfahren, das die Nachteile der Dauerbeobachtung mildert, ist die Multimomentaufnahme. Es werden dabei in bestimmten zeitlichen Abständen die jeweiligen Tätigkeiten der Mitarbeiter aufgezeichnet. Die Multimomentaufnahme gibt Aufschluss darüber, wie häufig bestimmte Ablaufarten während einer Untersuchungszeit auftreten. Man schließt von der Häufigkeit des Vorkommens einer bestimmten Tätigkeit innerhalb der Beobachtungsdauer auf den prozentualen Anteil an der Gesamtzeit des Arbeitsablaufs. Beliebig viele Arbeitsplätze können beobachtet werden. Sie erstreckt sich über mehrere Tage oder Wochen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit richtiger Ergebnisse. Die Auswertung ist relativ einfach. Zur Beobachtung sind nicht unbedingt Fachkenntnisse erforderlich. BURW Oktober 000 Seite9

10 Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme Arbeitszeitstudien images/burw004.gif Überlegen Sie Beispiele für die Ablaufarten Tätigkeiten des Menschen und Unterbrechen der Tätigkeit, die bei der Büroarbeit auftreten können. Seite10 Oktober 000 BURW

11 Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme Arbeitszeitstudien Arbeitszeitstudien sind eng mit dem Namen REFA (Verband für Arbeitsstudien und Betriebsorganisation) verbunden. Untersucht wird der Zeitbedarf, der zur Erreichung eines bestimmten Ergebnisses aufgewendet werden muss. Zeiten erfassen Grundgedanke ist, den Zeitverbrauch bei der Arbeit zu vermindern und damit die Kosten zu senken. Zur Analyse der einzelnen Arbeitsschritte werden die Tätigkeitszeiten der Mitarbeiter und die Nutzungszeiten der Betriebsmittel wie folgt erfasst: Die Haupttätigkeit dient planmäßig der unmittelbaren Ausführung der Arbeitsaufgabe. Die Nebentätigkeit dient nur mittelbar der Ausführung der Arbeitsaufgabe. Die zusätzliche Tätigkeit ist eine nicht planmäßige Tätigkeit. Das ablaufbedingte Unterbrechen umfasst das planmäßige Warten auf betriebsbedingte Prozesse. Zeiten erfassen () Das störungsbedingte Unterbrechen tritt auf, wenn der Mitarbeiter aufgrund technischer oder organisatorischer Störungen warten muss. Beim erholungsbedingten Unterbrechen wird die durch eine Tätigkeit aufgetretene Ermüdung wieder abgebaut. Das persönlich bedingte Unterbrechen wird durch den Mitarbeiter selbst verursacht und ist nicht durch den Arbeitsablauf bedingt. BURW Oktober 000 Seite11

12 Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme Selbstbeobachtung images/burw005.gif Welche Methode eignet sich zur Ist-Aufnahme von Bürotätigkeiten? Begründen Sie Ihre Antwort. Seite1 Oktober 000 BURW

13 Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme Selbstbeobachtung Über die Selbstbeobachtung und gleichzeitige Selbstaufschreibung kann man Arbeits- und Zeitstudien durchführen, die auf einen Beobachter verzichten. Selbstbeobachtung Der Mitarbeiter beobachtet sich selbst und beschreibt dabei das Arbeitsverfahren die Arbeitsmethode die Arbeitsbedingungen er erfasst die Einflussgrößen die Leistungsgrade die Ist-Zeiten einzelner Ablaufabschnitte Als organisatorische Hilfe bietet sich der Einsatz eines Aufnahmebogens an, der bereits nach den aufzunehmenden Sachverhalten gegliedert ist. Vorteile - Nachteile Diese Methode hat den Vorteil, dass sie mit geringem Aufwand durchgeführt werden kann, hat aber erhebliche Nachteile. So muss man davon ausgehen, dass über die Selbstaufschreibung gewonnene Daten nicht genau der Realität entsprechen. Der Mitarbeiter wird dazu neigen, leistungsorientierte Tätigkeitsbereiche überzubewerten und tatsächliche Erholungs- und Leerlaufzeiten verkürzt darzustellen. Außerdem wird er bei der Ist-Aufnahme die zu erwartenden Soll-Werte in seine Darstellung miteinbeziehen. BURW Oktober 000 Seite13

14 Vier-Stufen-Methode Ist-Aufnahme images/burw006.gif Welche Probleme können bei der Erfassung des Ist-Zustandes auftreten? Seite14 Oktober 000 BURW

15 Vier-Stufen-Methode Ist-Aufnahme Erfassung des Ist- Zustandes Der Mensch kann aus den Erfahrungen der Vergangenheit und der Gegenwart lernen und diese Erkenntnisse für die Zukunft umsetzen. Für die Organisation bedeutet das, dass man durch die genaue Beobachtung der Arbeitsabläufe in Büros die Mängel bisheriger organisatorischer Lösungen feststellen und diese auf Grund entsprechender Analysen positiv für die Zukunft verändern kann. Man spricht von Planung. Erster Schritt ist es, den tatsächlichen organisatorischen Zustand zu erfassen. Das methodische Vorgehen hierzu wurde in den vorausgegangenen Seiten bereits ausführlich dargestellt. Die daraus gewonnenen Daten zeigen ausgewertet den bisherigen Organisationsstand auf. Sie müssen die erforderlichen Kenntnisse über die bestehende Situation liefern. Entscheidend ist dabei, dass die Informationen vollständig erfasst sind. Davon ist die Qualität der daraus abzuleitenden Maßnahmen in hohem Maße abhängig. Erfassung des Ist- Zustandes () Welche Tatsachen müssen erfasst werden? die vorhandene Aufbaustruktur; die vorhandene Ablaufstruktur; die vorhandenen Sachmittel und deren Einsatz; die vorhandenen Fehlerquellen; die vorhandene personelle Besetzung; die Zufriedenheit der Mitarbeiter. BURW Oktober 000 Seite15

16 Vier-Stufen-Methode Kritische Analyse images/burw007.gif 1. Welche Einflüsse können die Leistungsfähigkeit und die Leistungsbereitschaft am Arbeitsplatz Büro beeinträchtigen?. Die Mitarbeiter sollen bei der Planung eines Großraumbüros beteiligt werden. Warum ist dieses Vorgehen sinnvoll? Seite16 Oktober 000 BURW

17 Vier-Stufen-Methode Kritische Analyse Die in der Ist-Aufnahme erfassten Daten sind nun einer kritischen Analyse zu unterziehen. Dadurch sollen mögliche Schwachstellen in den Organisationsstrukturen aufgezeigt werden. Vor dem Hintergrund eines kooperativen Führungsstils bietet es sich an, mitarbeiterbezogen zu handeln. Probleme und Schwachstellen werden von den direkt Betroffenen aus ihrer Sicht dargestellt. Dafür werden z. B. Diskussionsrunden eingerichtet. Das Einbeziehen der Beteiligten verbessert gleichzeitig die Akzeptanz späterer Lösungen. Folgende Sachverhalte müssen durchleuchtet werden: sind die Aufgaben klar abgegrenzt und auf die Mitarbeiter verteilt? sind die Arbeitsabläufe optimal geplant? (Durchlaufzeiten, Wartezeiten, Störfaktoren) sind die Arbeitsräume und Arbeitsplätze einschließlich ihrer technischen Ausstattung auf die jeweils zu leistende Arbeit zugeschnitten? Die Analyse deckt nicht nur Mängel auf, sondern führt auch schon zu neuen Lösungsmöglichkeiten. BURW Oktober 000 Seite17

18 Vier-Stufen-Methode Entwicklung einer Soll-Konzeption images/burw008.gif Warum ist es aus büroorganisatorischer Sicht sinnvoll, die gleitende Arbeitszeit über eine Kernarbeitszeit und eine Gleitspanne zu regeln? Seite18 Oktober 000 BURW

19 Vier-Stufen-Methode Entwicklung einer Soll-Konzeption Bei der Entwicklung der Soll-Konzeption ist die Frage zu beantworten: Welche Lösungsalternativen gibt es unter Berücksichtigung der definierten Ziele? Dies ist der kreative Teil des Organisierens. Problemfelder Entwurf In der Büroorganisation sind für folgende Problemfelder Lösungen aufzustellen: Umweltfaktoren positiv gestalten: Arbeitsplatz: ergonomisch, d.h. optimal dem Menschen angepasst, aufgabengerecht, modern, ansprechend; Luft: warm, kalt, feucht, trocken, Lüftung, Geruch; Lärm: Schutz vor Lärmbelästigung; Licht: Naturlicht-Kunstlicht, viel/wenig Kontrast, Blendung, Schatten. Das Büro als Raumproblem, Platz für den Einzelnen. Einzelbüro, Gruppenbüro, Großraumbüro; Der Arbeitsplatz: funktionsgerecht, Anordnung von Möbeln, Geräten, Hilfsmitteln, Organisationsschreibtisch. Arbeitszeit: gleitende Arbeitszeit, Kernzeit. Als Abschluss dieser dritten Phase steht der konkrete Entwurf für eine Soll-Konzeption. Mögliche Lösungsalternativen werden bewertet und die beste ausgewählt, die dann in die Büropraxis umgesetzt wird. BURW Oktober 000 Seite19

20 Vier-Stufen-Methode Verwirklichung der Soll-Konzeption images/burw009.gif 1. Warum ist die Mitbestimmung eine gute Ausgangsgrundlage für die reibungslose Verwirklichung von Reorganisationsmaßnahmen?. Die Speicherschreibmaschine einer Sekretärin soll durch einen PC ersetzt werden. Wie ist diese Umorganisation der Arbeitsmittel vorzubereiten? Seite0 Oktober 000 BURW

21 Vier-Stufen-Methode Verwirklichung der Soll-Konzeption Abschließende Phase der Vier-Stufen-Methode ist die Verwirklichung der in der dritten Phase erstellten Soll-Konzeption. Schwierigkeiten Mitarbeiter einbinden Möglichkeiten Hierbei können Schwierigkeiten auftreten, wenn die Mitarbeiter von den organisatorischen Neuregelungen überrollt werden. Häufig stoßen solche Maßnahmen auf den Widerstand der Mitarbeiter, weil eine Abneigung dagegen besteht, etwas Neues zu lernen und flexibel zu reagieren. Die Betroffenen empfinden die Umstellung als Belastung, möchten gerne ihre gewohnte Arbeitsweise beibehalten. Dem kann frühzeitig entgegengewirkt werden, indem man bereits von der ersten Phase an die Betroffenen zu Beteiligten macht. Über eine konstruktive Mitarbeit und Mitbeteiligung in allen Phasen des Planungsprozesses lässt sich eine hervorragende Akzeptanz erreichen. Entscheidend ist, dass die Führungskräfte, Mitarbeiter und der Betriebsrat rechtzeitig über die Einführung organisatorischer Neuregelungen informiert werden. Ebenso ist es erforderlich, notwendige Schulungs- und Unterweisungsmaßnahmen rechtzeitig durchzuführen. Für die Einführung organisatorischer Neuregelungen gibt es zwei Möglichkeiten: vorläufig, d. h. es wird von vornherein die Möglichkeit einer Änderung eingeplant; endgültig, d. h. eine dauerhafte Lösung, die jedoch auch eine zeitlich begrenzte Probephase hat. BURW Oktober 000 Seite1

22 TA Fragebogen auswerten Bestand an Organisationsmitteln erfassen images/burw010.gif Seite Oktober 000 BURW

23 Fragebogen auswerten Bestand an Organisationsmitteln erfassen TA Ausgangssituation: In der Praxis GmbH wurde über einen Fragebogen eine Organisationsuntersuchung durchgeführt. Ihnen liegen die bereits zusammengefassten Ergebnisse der Fragebogenaktion der einzelnen Abteilungen vor. Für die Frage 11 ergaben sich folgende Resultate: In der Abteilung Marketing sind ein Diktiergerät, zwei Schreibmaschinen, zwei Fotokopierer und vier Personal-Computer als Organisationsmittel vorhanden. Die Abteilung Finanzen besitzt ein Diktiergerät und zwei Personal-Computer, die Abteilung Rechnungswesen zwei Diktiergeräte, zwei Schreibmaschinen und zwei Personal-Computer, die Abteilung Personalwesen ein Diktiergerät, eine Schreibmaschine und zwei Personal-Computer, die Abteilung Allgemeine Verwaltung zwei Diktiergeräte, zwei Schreibmaschinen, einen Aktenvernichter. Im Bereich der Geschäftsleitung sind ein Diktiergerät, eine Schreibmaschine und zwei Personal-Computer vorhanden. Aufgabenstellung: Entwickeln Sie eine Tabelle aus der der Bestand an Organisationsmitteln in den einzelnen Abteilungen hervorgeht. Arbeitsschritte: Starten Sie Ihre Tabellenkalkulation und bearbeiten Sie die Aufgabe. Legen Sie eine Tabelle an. Belegen Sie die Zeilen durch die Abteilungen und die Spalten mit den verschiedenen Organisationsmitteln. Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. BURW Oktober 000 Seite3

24 TA Fragebogen auswerten Bestandstabelle ergänzen images/burw011.gif Seite4 Oktober 000 BURW

25 Fragebogen auswerten Bestandstabelle ergänzen TA Ausgangssituation: In der Frage 1 des Fragebogens wird gefragt, ob die Mitarbeiter den Bestand an Organisationsmitteln als ausreichend erachten. Auch dafür liegen Ihnen die Ergebnisse vor. In der Abteilung Marketing stimmen vier Mitarbeiter mit JA, fünf Mitarbeiter mit NEIN, in der Abteilung Finanzen stimmen zwei Mitarbeiter mit JA, ein Mitarbeiter mit NEIN, in der Abteilung Rechnungswesen stimmen drei Mitarbeiter mit JA, ein Mitarbeiter mit NEIN, in der Abteilung Personalwesen stimmen zwei Mitarbeiter mit JA, zwei Mitarbeiter mit NEIN, in der Abteilung Allgemeine Verwaltung stimmen drei Mitarbeiter mit JA, zwei Mitarbeiter mit NEIN. Aufgabenstellung: Erweitern Sie die Tabelle für die Frage 11 um die Ergebnisse der Frage 1. Geben Sie für die Ergebnisse der Frage 1 auch die Prozentwerte an. Arbeitsschritte: Ergänzen Sie die von Ihnen bereits erstellte Tabelle nach den obigen Angaben. Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen Sie es, wenn Sie Telelerner sind, an den Tutor. BURW Oktober 000 Seite5

26 TA Fragebogen auswerten Befragungsergebnisse erfassen images/burw01.gif Seite6 Oktober 000 BURW

27 Fragebogen auswerten Befragungsergebnisse erfassen TA Aufgabenstellung: Aufgrund der Antworten in Frage 11 und 1 soll nun versucht werden, einen Zusammenhang herzustellen zwischen der Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihren Organisationsmitteln und der Ausstattung der Büroarbeitsplätze mit Personal-Computern. Vergleichen Sie in einer Tabelle wie viel Prozent der Mitarbeiter mit einem Personal-Computer arbeiten und wie viel Prozent der Mitarbeiter die ihnen zur Verfügung gestellten Organisationsmittel als ausreichend empfinden. Dies sei ein Maß für die Zufriedenheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz. Arbeitsschritte: Starten Sie Ihre Tabellenkalkulation und stellen Sie eine neue Tabelle auf, in der die oben aufgeführten Zusammenhänge dargestellt werden können. Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. BURW Oktober 000 Seite7