SOMS - Berufspraktika in der Bundesverwaltung

Transkript

1 SOMS - Berufspraktika in der Bundesverwaltung SOMS - nliste Administration 21. Dez. 16 Ref DE FR EN IT SP C1 B % EDA Eidg. Departement für auswärtige Angelegenheiten, Politische Direktion Abteilung Menschliche Sicherheit -Abschluss, Handelsmittelschule oder vergleichbar Gute Informatikkenntnisse, Freude am Organisieren von Anlässen Sie sind für die administrative Unterstützung einer friedenspolitischen Sektion verantwortlich. Sie führen die Agenda, Korrespondenz und diverse Pendenzen-listen. Sie verteilen physische und elektronische Post und nehmen Anrufe ent-gegen. Sie organisieren Dienstreisen (Reservationen, Visaanträge), Seminare und Workshops, wobei Sie für letztere die logistische Unterstützung sicherstellen. Ref DE FR EN IT SP C2 B % EDA Konsularische Direktion Konsularische Strategien, Entwicklungen und Abkommen ; Handelsmittelschule, vergleichbar Organisationstalent und Kommunikationsgeschick, gewandten Umgang mit IT-gestützten Arbeitsinstrumenten (Office-Palette), Flair für Sprachen Management der Übersetzungen im Projekt egovkdl. Unterstützung der Gesamtprojektleitung und des Testmanagements Planung und Vorbereitung der Tests in Zusammenarbeit mit den Projektverantwortlichen Management der Übersetzungen im Projekt Verantwortlich für das Project Office (PO) Unterstützt der Gesamtprojektleitung in organisatorischen und administrativen Belangen Unterstützung der Testmanagerin in den Bereichen: Einfordern und Prüfen der Testresultate Steuerung der Testdurchführung sowie teilweise Auswertung der Testergebnisse Beratung der Tester während der Testphase Dokumentation, Auswertung und ggf. Präsentation der Testergebnisse Unterstützung der Entwicklung bei der Fehleranalyse Seite 1 von 10

2 SOMS - nliste Administration 21. Dez. 16 Ref DE FR EN IT SP C2 B % EDA Konsularische Direktion Konsularische Strategien, Entwicklungen und Abkommen ; Handelsmittelschule, vergleichbar Organisationstalent und Kommunikationsgeschick, gewandten Umgang mit IT-gestützten Arbeitsinstrumenten (Office-Palette), Flair für Sprachen Management der Übersetzungen im Projekt egovkdl. Unterstützung der Gesamtprojektleitung und des Testmanagements Planung und Vorbereitung der Tests in Zusammenarbeit mit den Projektverantwortlichen Management der Übersetzungen im Projekt Verantwortlich für das Project Office (PO) Unterstützt der Gesamtprojektleitung in organisatorischen und administrativen Belangen Unterstützung der Testmanagerin in den Bereichen: Einfordern und Prüfen der Testresultate Steuerung der Testdurchführung sowie teilweise Auswertung der Testergebnisse Beratung der Tester während der Testphase Dokumentation, Auswertung und ggf. Präsentation der Testergebnisse Unterstützung der Entwicklung bei der Fehleranalyse Ref DE FR EN IT SP 100% EDA Konsularische Direktion Konsularische Strategien, Entwicklungen und Abkommen ; Handelsmittelschule, vergleichbar Organisationstalent und Kommunikationsgeschick, gewandten Umgang mit IT-gestützten Arbeitsinstrumenten (Office-Palette), Flair für Sprachen Management der Übersetzungen im Projekt egovkdl. Unterstützung der Gesamtprojektleitung und des Testmanagements Planung und Vorbereitung der Tests in Zusammenarbeit mit den Projektverantwortlichen Management der Übersetzungen im Projekt Verantwortlich für das Project Office (PO) Unterstützt der Gesamtprojektleitung in organisatorischen und administrativen Belangen Unterstützung der Testmanagerin in den Bereichen: Einfordern und Prüfen der Testresultate Steuerung der Testdurchführung sowie teilweise Auswertung der Testergebnisse Beratung der Tester während der Testphase Dokumentation, Auswertung und ggf. Präsentation der Testergebnisse Unterstützung der Entwicklung bei der Fehleranalyse Seite 2 von 10

3 SOMS - nliste Administration 21. Dez. 16 Ref DE FR EN IT SP A1 C2 B1 Genève % EDA Ständige Mission der Schweiz beim Büro der Vereinten Nationen und den anderen internationalen Organisationen in Genf Sektion Sicherheit und allgemeine Angelegenheiten, Visum Dienst, Abteilung Gaststaat, Mature STELLE AUF FRANZÖSISCH!!!! STELLE AUF FRANZÖSISCH!!!! Ref DE FR EN IT SP C2 B1; B % EDI Bundesamt für Sozialversicherungen BSV Familie, Generationen und Gesellschaft FGG oder vergleichbare Ausbildung Sachbearbeitung FGG Verfolgen der Änderungen der kantonalen Gesetzgebung und der Entwicklung im Bereich der Familienzulagen; Informationsbeschaffung bei den Kantonen Erledigung von administrativen Aufgaben im Sekretariat Geschäftsfeld Familie, Generationen und Gesellschaft (FGG): Selbständige Auskunftserteilung im Aufgabengebiet des Geschäftsfeldes: Triage oder Beantwortung von fachbezogenen und allgemeinen Anfragen (Telefon, Brief, , Prüfung Inbox BSV_FGG-Sekretariat) Abdeckung Sekretariatstelefon (8h30 bis 12h und 14h bis 17h) Sitzungen vorbereiten (Raum, Catering, Namenschilder & Textiletiketten, Vor - und Nachbereitung), Dienstreisen (SBB Tickets), Ansprechperson bei MS Office Problemen und Fragen (Word, Excel, PowerPoint & Outlook 2013), Stellvertretung Triage im elektronischen Geschäftsverwaltungssystem (Fabasoft), Betreuung und Versand der FGG-Publikationen, Layout-Arbeiten: Formulare mithilfe von Entwicklertools in Word erstellen, Bearbeitung und Erstellung von Formatvorlagen, Erstellung benutzerdefinierter Wordvorlagen für Berichte, Layout-Kontrolle bei bestehenden Dokumenten, allgemeine Sekretariatsarbeiten. Seite 3 von 10

4 SOMS - nliste Administration 21. Dez. 16 Ref DE FR EN IT SP B2; C2 B2; C1 A EDI Generalsekretariat EDI Eidgenössische Stiftungsaufsicht (ESA) Kaufmännische Ausbildung Die Anwendungsinstrumente (SAP) sind bekannt (oder werden in Kürze erlernt). Rasche Auffassungsgabe, gepaart mit vernetztem Denken sowie speditiver Arbeitserledigung werden mitgebracht. Findet sich rasch mit den verschiedenen Abläufen zurecht, übernimmt Verantwortung für die beauftragten en und denkt aktiv mit, ist belastbar auch in hektischen Situationen, hat eine rasche Auffassungsgabe und Freude am Erlernen auch komplexer Arbeitsabläufe, denkt vernetzt Italiensich ein plus!!! Mitarbeit im Sekretariat ESA und Zusammenarbeit mit den Deutsch, Französisch und Italienisch sprechenden JuristInnen und RevisorInnen zusammen. Im Rahmen der Aktivitäten rund um die Stiftungsaufsicht nehmen Sie Anfragen per Telefon entgegen, beantworten diese selbständig oder leiten sie an die zuständigen Sachbearbeitenden weiter. Sie erledigen die anfallende Korrespondenz selbstständig, nach Stichworten oder Vorlage in den Sprachen Deutsch, Französisch und Italienisch. Das Bearbeiten der Post, das Registrieren von Schriftstücken, das Verwalten und Betreuen der Aktenablage, das Archivieren der Akten sowie weitere allgemeine Sekretariatsarbeiten gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabengebiet. Ref DE FR EN IT SP C1 B2 100% EFD Bundesamt für Informatik und Telekommunikation Kunden- und Servicemanagement, ausgeprägte Kommunikations- und Kontaktfähigkeit; kundenorientiertes Denken und Handeln; Kenntnisse in Deutsch und Französisch (in Wort und Schrift), technisches Flair Erfassung von Kundeninformationen, Zusammenfassungen und Stellungsnahmen sowie die Qualitätskontrolle und Koordination von geplanten und ungeplanten Betriebsunterbrüchen; Unterstützung bei der Koordination der betrieblichen Kundenanliegen in der Organisation; administrative Arbeiten Seite 4 von 10

5 SOMS - nliste Administration 21. Dez. 16 Ref DE FR EN IT SP C1 Zollikofen % EFD Bundesamt für Informatik und Telekommunikation PRO-FTS-DAW (DMS - Arbeitsmarktlösungen - Workflow) Kenntnisse der Office Umgebung (Windows 7/8, Office 2013, insbesondere Word, PowerPoint und Excel) Organisation von Meetings, Workshops und Schulungen: Abklärung der Raumverfügbarkeit und der Verfügbarkeit der Teilnehmenden, Unterstützung bei der Terminfindung, Vorbereitung der Räumlichkeiten, Information der Teilnehmenden Unterstützung bei der Dokumentation der Resultate von Meetings und Workshops, Unterstützung bei der Erstellung eines Sitzungsprotokolls Übergabe und Rücknahme von Geräten (Notebooks, Bildschirme, etc.) Tracking von Austritts-, Eintritts- und Mutationsvorgängen (MAC) Mitarbeit bei der Erstellung und der Weiterleitung von Formularen jeglicher Art (MAC, Personensicherheitsprüfung, Zugriffsrechte etc.) Unterstützung bei der Erstellung von Beschaffungsanträgen (u.a. Beschaffung fehlender Unterlagen) Monitoring des Verlaufs von Beschaffungsanträgen, Auskunft zum Status von Bestellungen und Beschaffungsanträgen Buchführung über die Eintritte und Austritte sowie die Kontaktdaten (Tel.-Nr., , Sitzplatz) der externen Mitarbeitenden Seite 5 von 10

6 SOMS - nliste Administration 21. Dez. 16 Ref DE FR EN IT SP C % EFD BIT Bundesamt für Informatik und Telekommunikation Digitalisierungs- und Scanning Services (SOM-BAB-DSS) Technischer Hintergrund oder einen Beruf im IT-Bereich Fachlich Als Systemspezialist im Digitalisierungs- und Scanning Services verfügen Sie über eine technische (FH, eidg. FA, o.ä.) oder kaufmännische Grundausbildung, haben gute Informatikund Programmierkenntnisse (VBScript, JAVA oder eine andere allgemeine Programmiersprache). Sehr gute Kenntnisse der Microsoft und Unix/Linux Technologien mit Erfahrungen und Kenntnissen in der OCR/ICR Datenverarbeitung sind unabdingbar. Methodisch Sie können sehr gut organisieren, sind kommunikativ, besitzen gute analytische und organisatorische Fähigkeiten, und Arbeiten auch in Drucksituationen präzise. Sozial/Persönlich Zudem werden Teamfähigkeit sowie rasches Erkennen von Zusammenhängen in einem komplexen technischen Umfeld vorausgesetz Sie planen und setzen alle Kundenaufträge inkl. deren Ressourcenplanung um und konfigurieren komplexe und hochvolumige OCR/ ICR Applikationen in die heterogene Systemlandschaft unter effizientem Einsatz aller zur Verfügung stehenden Mitteln. Sie planen den Personal- und sonstigen Ressourceneinsatz, Koordinieren die Aufgaben zwischen Systemspezialisten und Operator/Innen, sowie den internen und externen Leistungserbringern. Sie sind für sämtliche Hard- und Softwarekomponenten des Digitalisierungs- und Scanning Services verantwortlich. Sie helfen bei der Evaluation von Hardware, Betriebs-, Standard-, Kommunikations- und Universal- Anwendungssoftware mit. Sie installieren, testen und geben neue Betriebssoftware Komponenten frei, klären und beheben fehlerhafter Systemzustände, verbessern bestehenden Installations- und Übergabeprozesse. Weiter sind Sie für die Wartung der Infrastruktur mit den Lieferanten verantwortlich. Sie pflegen die Systemdokumentation und pflegen die Systemrichtlinien, und helfen beim Definieren und Erstellen von Systemsicherungsmassnahmen und Vorschriften (Backup/Datensicherstellung) mit. Sie helfen bei der Erarbeitung von Konzepten für Tuning- und Performance-Aufgaben sowie zur Feststellung und Behebung/Überbrückung von Fehlerzuständen an Hardware-, Software- und Kommunikationskomponenten mit Seite 6 von 10

7 SOMS - nliste Administration 21. Dez. 16 Ref DE FR EN IT SP A1 C2 e-wabern % EJPD Staatsekretariat für Migration SEM Abteilung Nationalität STELLE AUF FRANZÖSISCH!!! STELLE AUF FRANZÖSISCH!!! Ref DE FR EN IT SP C2 A2 -Wabern 100 % EJPD Staatsekretariat für Migration SEM Abteilung Bürgerrecht Kaufmann / Kauffrau Kaufmann / Kauffrau Abfragen im Vostra (Schweizer Vorstrafenregister) und Pagirus (B-Dossier) im Rahmen von ordentlichen und erleichterten Einbürgerungsverfahren Mitwirkung bei der Erteilung von Eidgenössischen Einbürgerungsbewilligungen (Identitätskontrollen, Abfrage von Ripol, Fertigstellung der Bewilligungen für den Versand) Unterstützung der Sachbearbeitenden bei ihren Aufgaben Von der Sektionsleitung angeordnete Spezialaufträge im Bereich der Einbürgerungsverfahren Diverse Administrativaufgaben (Zusammenstellung und Paginierung von Akten etc. ) Ref DE FR EN IT SP C2 A2 - Wabern 100% EJPD Staatsekretariat für Migration SEM Abteilung Bürgerrecht; Sektion Einbürgerungen Deutsche Schweiz 1 EFZ Profil B EFZ Profil B Management der Übersetzungen im Projekt egovkdl. Unterstützung der Gesamtprojektleitung und des Testmanagements Planung und Vorbereitung der Tests in Zusammenarbeit mit den Projektverantwortlichen Management der Übersetzungen im Projekt Verantwortlich für das Project Office (PO) Unterstützt der Gesamtprojektleitung in organisatorischen und administrativen Belangen Unterstützung der Testmanagerin in den Bereichen: Einfordern und Prüfen der Testresultate Steuerung der Testdurchführung sowie teilweise Auswertung der Testergebnisse Beratung der Tester während der Testphase Dokumentation, Auswertung und ggf. Präsentation der Testergebnisse Unterstützung der Entwicklung bei der Fehleranalyse Seite 7 von 10

8 SOMS - nliste Administration 21. Dez. 16 Ref DE FR EN IT SP C2 A2 Wabern 100% EJPD Staatsekretariat für Migration SEM Abteilung Bürgerrecht; Sektion Einbürgerungen Deutsche Schweiz 2 Kauffrau/Kaufmann (EFZ) Kauffrau/Kaufmann (EFZ), Profil B Abfragen im Vostra (Schweizer Vorstrafenregister) und Pagirus (B-Dossier) im Rahmen von ordentlichen und erleichterten Einbürgerungsverfahren Mitwirkung bei der Erteilung von Eidgenössischen Einbürgerungs-bewilligungen (Identitätskontrollen, Abfrage von Ripol, Fertigstellung der Bewilligungen für den Versand, Kopieren, Verbuchungen in der elektro-nischen Geschäftsverwaltung Zemis Bürgerrecht) Nach Rücksprache mit der Sektionsleitung, je nach Eignung und aktueller Arbeitslast: Spezialaufträge im Bereich der Einbürgerungsverfahren Ref DE FR EN IT SP C2 B1 Wabern b. 100% EJPD Staatssekretariat für Migration SEM Abteilung Dublin, Büro Administration oder ähnlich hohe Belastbarkeit (arbeiten unter Zeitdruck, weil die Dublin-Verfahren an enge Fristen gebunden sind, Sprache Deutsch mit guten Kenntnissen einer anderen Amtssprache Unterstützt das Team in jedem Bereich (Administrative Begleitung des Dublin-Verfahrens, vornehmlich Erstellen von Standardbriefen: Fristverlängerungen beim zuständigen Dublin- Staat, Beendigungen von Dublin-Verfahren, Rechtskraftmitteilungen an die Kantone; Kopierarbeiten) Ref DE FR EN IT SP B2 C2 -Wabern EJPD EJPD Zulassung Arbeitsmarkt Kaufmännische Ausbildung / Handelsdiplom Kaufmännische Ausbildung / Handelsdiplom Administration / Sekretariat / Registratur Seite 8 von 10

9 SOMS - nliste Administration 21. Dez. 16 Ref DE FR EN IT SP C % VBS Armeestab, Informations- und Objektsicherheit Fachstelle für Personensicherheitsprüfungen, diskret, exaktes Arbeiten, guter Leumund; nur SchweizerbürgerInnen wegen Personensicherheitsprüfung! Elektronisches Erfassen und Mutieren von Personen- und Prüfdaten im Personenverwaltungssystem SIBAD der Fachstelle für den Bereich Dritte (militärische und zivile Projekte), Führen der elektr. Datenermittlung in den Datenbanken VOSTRA, ISIS, RIPOL und IPAS des Eidg. Justiz- und Polizeidepartements Ref DE FR EN IT SP C1 B1 100% VBS Armeestab, Informations- und Objektsicherheit Prozesse und Systeme IT-Abgänger (First Level Support), diskret, exaktes Arbeiten, guter Leumund; nur SchweizerbürgerInnen wegen Personensicherheitsprüfung! Elektronisches Erfassen und Mutieren von Personen- und Prüfdaten im Personenverwaltungssystem SIBAD der Fachstelle für den Bereich Dritte (militärische und zivile Projekte), Führen der elektr. Datenermittlung in den Datenbanken VOSTRA, ISIS, RIPOL und IPAS des Eidg. Justiz- und Polizeidepartements Ref DE FR EN IT SP C1 A2; B2 Ittigen % VBS Logistikbasis der Armee Sanität, gute PC-Kenntnisse, am Besten mit guten d/f/i Kentnissen nur SchweizerbürgerInnen wegen Personensicherheitsprüfung! Sekretariatsarbeiten: Formulare und Etiketten bedrucken, diverse Listen erstellen, Statistiken führen, Kopier- und Scanarbeiten erledigen, Archiv verwalten, Telefondienst; Unterstützung Arzt: Zahnarztrechnungen prüfen, Abklärungen auf Weisungen des Arztes vornehmen Seite 9 von 10

10 SOMS - nliste Administration 21. Dez. 16 Ref DE FR EN IT SP C1 Nyon 100% WBF Bundesamt für Landwirtschaft BLW Forschungsanstalt Agroscope STELLE AUF FRANZÖSISCH!!! STELLE AUF FRANZÖSISCH!!! Ref DE FR EN IT SP B1; C2 B1; C % WBF Staatssekretariat für Wirtschaft SECO Direktion für Arbeit, Arbeitsmarkt / Arbeitslosenversicherung Ressort Markt und Integration Kauffrau/man EFZ Interesse an sozialpolitischen Fragen und Kundenkontakt Kenntnisse von Arbeitslosenversicherung oder der SECO Administrative Unterstützung für die nationale AMM und präventive Massnahme (Kenntnisse von Fabasoft ist ein Vorteil) Administrative Unterstützung für EURES-Schweiz (EURopean Employment Services - Kooperationsnetz der öffentlichen Arbeitsverwaltungen der EU und der EFTA) Organisation von Sitzungen, Seminare und Tagungen Projekt : Verbindliche Zielvorgaben für die nationalen Arbeitsmarktmassnahmen erarbeiten / festlegen Ref DE FR EN IT SP C1 B % WBF Preisüberwachung Konzentrationsfähigkeit, rasche Auffassungsgabe, Umgang mit zeitlichem Druck, regelmässige Anwesenheit Typische Kanzlei-Arbeiten : Telefon, Postein- und ausgang, Nachführen der Geschäftskontrolldatenbank. Seite 10 von 10