Das Verwaltungssystem für Ihre Telekommunikation

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1 Das Verwaltungssystem für Ihre Telekommunikation Festnetz, Mobilfunk, All-IP, NGN, Standardfestverbindungen, Geräte... Wie Sie Ihre Aufgaben deutlich effizienter erledigen und alle Informationen zentral bereitstellen können mithilfe elektronischer Bestellschnittstelle zum Anbieter und elektronischer Rechnungsverarbeitung

2 Ihre Arbeitserleichterungen heißen System Telenüp & Boyce Mit dem System Telenüp und dem Web- Portal Boyce kann jeder Mitarbeiter in Ihrem Hause egal aus welcher Abteilung seine individuellen TK-Aufgaben systematisch und lückenlos abarbeiten und dazugehörige Informationen in einer zentralen Datenbank speichern und für andere Nutzer bereitstellen. So können Sie Ihre Unternehmensdaten, Verträge, Leistungen, Standorte, Mitarbeiterinformationen etc. zentral verwalten, übersichtlich dokumentieren und problemlos aktualisieren. Von der Bestellung über die Stammdatenpflege, Rechnungsprüfung und Auswertung bis hin zur Kostenoptimierung: Erledigen Sie alles über ein einziges System! Zentrale Datenhaltung Das Kernstück des Systems Anbindung an andere Datenbanken in Ihrem Hause als Teil der Datendrehscheibe rechtegesteuerter Zugriff auf Teilbestände (je nach Zuständigkeit) von Anschlüssen und SIM-Karten auf Basis der erfassten Rahmenvertäge, Tarife und Preise mit gleichzeitiger Stammdatenanlage für weitere Funktionen Auftragsversand über Schnittstelle oder per PDF aufgabengesteuerte Funktionen für Ihre Mitarbeiter Bestellanforderung durch die Nutzer dreistufiger Genehmigungsprozess Datenpflege durch die zuständigen Sachbearbeiter selbstheilender Datenbestand durch vernetzte Datenpflege Das zentrale Verwaltungssystem für Ihre Telekommunikation: Ihre Vorteile deutliche Reduzierung des Arbeitsaufwandes für jeden einzelnen Mitarbeiter Stammdatenaktualisierung durch Nutzung Ihrer Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen Vermeidung doppelter Datenbestände Prozessverbesserungen durch Nutzung derselben Daten Tarifvergleich auf Basis Ihrer Verträge und Rechnungen Kostenverläufe als Tabelle und Grafik für Ihre Sachbearbeiterarbeiter (aufgabenbezogene ene Zugangsrechte) gsrechte) für Ihr Management (per Mail oder Webzugang) für den gesamten Bereich Ihres Bestellwesens schnell und korrekt vielfältige, detaillierte Prüfungen alle deutschen und viele europäische Anbieter (nähere Informationen in gesonderter Broschüre) Analysen über Kosten und Bestände (je nach Zugangsrecht) Kostentransparenz auf Basis der elektronischen Rechnungen Ihrer TK-Anbieter 2 3

3 Die Dokumentation Ihrer TK-Informationen Zentrales Element und wichtige Grundlage für die Abwicklung der unterschiedlichen Aufgaben und Prozesse in Ihrem TK-Management. Dazu zählen... kaufmännische Daten Rahmenverträge, Tarife, Preise und Vereinbarungen für die Rechnungsverarbeitung, für Bestellungen und Kostenoptimierungen sowie für die Zuordnung zu Kostenträgern, Kostenstellen und Buchungshinweise für die Übergabe an Ihre Buchhaltung. Standort- und Nutzerdaten Anschlussdaten inklusive der gebuchten Leistungen, vereinbarte Kosten und Ergänzungsleistungen technische Daten für Festnetz, Direktverbindungen, Mobilfunk, SIM-Karten, IP-Anschlüsse Die Stammdaten befinden sich in einer Datenbank und können von unterschiedlichen Programmen bearbeitet werden. Aufgabenbezogene Zugriffsrechte Ihre Sachbearbeiter, die mit den Systemen Telenüp und Boyce arbeiten, haben individuelle Zugriffsrechte und können somit auf genau die Daten zugreifen, die sie für die Bearbeitung ihrer Aufgaben benötigen. Dazu lassen sich auch per Mausklick Kostenauswertungen und Statistiken erstellen. Auskunftssystem und Warenkorb inklusive Nutzen Sie dieses Verwaltungssystem auch als Auskunfts- und Bearbeitungssystem für Ihre Mitarbeiter am Service-Desk oder zum Aufbau einer Lagerverwaltung für die Herausgabe bereitstehender Geräte und Blanko-SIM-Karten. (Mehr zur Warenkorbfunktion auf Seite 11.) Datenpflege und -aktualisierung Sie können Ihre Daten manuell erfassen bzw. jederzeit während der Durchführung Ihrer Routineaufgaben bearbeiten. Bild 2: Datenleitung Die Anbindung dieses Verwaltungssystems an andere Datenbanken in Ihrem Hause ermöglicht einen automatischen Datenabgleich. Bild 3: Festverbindungen Bild 1: Stammdaten Bild 4: Rahmenverträge und Tarife Datenschutz Bei unserer Lösung bleiben all Ihre Daten in Ihrem Hause. Lediglich nötige Angaben für die Erteilung von Aufträgen werden zum Anbieter übermittelt. 4 5

4 So führt das System jeden Mitarbeiter zu seinen Aufgaben Individuelle Startseite für jeden Nutzer Individuelle Konfiguration genau so, wie Sie es brauchen Jeder Ihrer Mitarbeiter braucht für die Erledigung seiner Routineaufgaben spezielle Informationen und einen logischen Vorgehensprozess. Hierfür bietet ihm das System eine individuelle Startseite mit vorgegebenen Datenbankfeldern und Funktionen, die seinen gesamten Aufgabenbereich abdecken. Das ermöglicht ihm eine Bearbeitung seiner Prozesse in nur wenigen Eingabemasken und Arbeitsschritten. Ein großer Vorteil im Vertretungsfall: Für Aushilfen, Urlaubs- und Krankheitsvertretungen ersparen Sie sich dadurch einen langen Einarbeitungs- oder Übergabeprozess. Während der Inbetriebnahme des Verwaltungssystems passen wir die Zugriffsrechte auf die unterschiedlichen Daten genau den Nutzern in Ihrem Hause an. Diese Konfiguration kann auf Wunsch auch später durchgeführt oder angepasst werden. Schnelle Aufgabenbearbeitung durch individuelle Vorgaben Jeder Ihrer Mitarbeiter erhält für die Bearbeitung seiner Aufgaben übersichtliche Bildschirmmasken aufgabenbezogene Stammdaten individuelle Funktionen benutzerdefinierten Zugriff auf die TK-Daten Jede Ihrer spezifischen Aufgaben ist ein abgeschlossener Prozess: Sie wählen auf Ihrer Startseite die Aufgabe aus, die Sie erledigen wollen. Es öffnet sich eine entsprechende Maske, in der Sie diese Aufgabe vollständig bearbeiten. Ihre Dateneingabe/-veränderung erfolgt genau in der Reihenfolge, wie es der Prozess erfordert. Ihre Vorteile: schnellere Bearbeitung von Routineaufgaben vereinfachte Prozesse gleichzeitige Stammdatenaktualisierung vorgenommene Änderungen werden dokumentiert und können ausgewertet werden hohe Mitarbeitermotivation Sie können Ihre Startseite jederzeit minimieren oder schließen, um gezielte Funktionen aus der Rechnungsverarbeitung oder dem Gerätemanagement zu starten. Auf diese Weise nutzen Sie den vollen Leistungsumfang des Verwaltungssystems. 6 7

5 Die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter Individuelle Lösungen für jeden Nutzer Egal welche Abteilung in Ihrem Unternehmen: Unser System hält für viele Aufgaben aus dem Bereich Ihrer Telekommunikation zugeschnittene Bearbeitungsmasken bereit, die den Nutzer optimal unterstützen und ihm seine täglichen Routineaufgaben spürbar erleichtern: Personalveränderungen, Änderung des Kostenstellenplans, Verwaltungsaufgaben etc. Stetige Stammdatenaktualisierung Ihr großer Vorteil zu herkömmlichen Systemen: Bei der Veränderung oder Ergänzung Ihrer TK-Daten wird diese Information im gesamten System hinterlegt und dokumentiert und kann dadurch für die Rechnungsverarbeitung, Kostenkontrolle, Geräteverwaltung, Buchhaltung etc. genutzt werden. Integriertes Bestellwesen Durch die automatische Stammdatenaktualisierung erleichtern Sie sich Ihr Bestellwesen enorm: Bei Herausgabe neuer SIM-Karten kann beispielsweise die Freischaltung unmittelbar mit beauftragt werden. Das Hinzubuchen von Optionen und Sperren wird quasi zum Kinderspiel. Beispiel einer Bearbeitungsmaske: Wechsel eines Anschlusses zu einem neuen Besitzer 1: Suchen 7: Kosten 8: Bestellungen 2: Vorhandene Angaben neue Angaben Alle bisherigen Daten zu diesem Anschluss inkl. Optionen, Sperren, Karten- und Geräteinformationen werden sowohl in der linken als auch in der rechten Spalte ausgewiesen. Gewünschte Änderungen nehmen n Sie in der rechten Spalte vor. 3: Anschlussdaten In diesem Beispiel werden Besitzer er und Kostenstelle verändert. Der für diesen Anschluss vorhandene Tarif wird übernommen. Schnelle Komfortsuche nach Stichworten wie Rufnummer, Name, Vertragsnummer etc. Als Ergebnis erhalten Sie alle dazugehörigen Informationen wie Rahmenvertrag, Anbieter, Kundenkonto, Besitzer etc Verbrauchskosten der letzten drei Monate zum bestehenden Anschluss werden mit ausgewiesen. 7 Per Auswahl des entsprechenden Radiobuttons bereiten Sie die Kündigung der Karten des Vorbesitzers vor. Das ermöglicht eine einfache Übergabe der Daten an Ihr Auftragsmanagement im Boyce-Portal. Das Gleiche gilt für die Aktivierung der neuen SIM-Karten. 9: Aktionen Hier geben Sie per Mausklick an, wie mit den zu diesem Anschluss vorhandenen Geräten verfahren werden soll. In diesem Fall geht das alte Gerät ins Lager, das neue Smartphone und das Tablet werden ausgegeben. 4: Optionen und Sperren Die im System vorhandenen Angaben werden in diesem Beispiel einfach übernommen. Somit sind keine Eingaben erforderlich. erlich : Hinweise Ihnen steht ein Feld für ergänzende Anmerkungen und Erläuterungen zur Verfügung. 5: Karte Der neue Besitzer erhält in diesem Falle zwei neue SIM-Karten. 6: Geräte Dem neuen Besitzer dieses Anschlusses werden zwei neue Geräte zugewiesen. Die Auswahl erfolgt ganz einfach über die integrierte Warenkorbfunktion. (Mehr zum Warenkorb auf Seite 11.) 1.) : Historie Sie erhalten automatisch eine Historie zu diesem Anschluss. 12: Wiedervorlage Lassen Sie sich erinnern, falls noch Änderungen zu diesem Anschluss vorgenommen werden sollen (z. B. weitere Optionsbuchungen o. ä.). Ihre Bearbeitungsmasken für alle anderen Aufgaben sind ebenso aufgebaut. Die bereits im System erfassten Informationen sind vorgegeben und müssen nicht erneut eingetragen werden : Speichern Durch das Speichern bereiten Sie gleichzeitig die Übertragung aller für die Bestellung notwendigen Informationen ins Auftragsmanagement Ihres Boyce-Portals vor. (Mehr zum Auftragsmanagement auf den Seiten ) 8 9

6 Ihr komfortables Auftragsmanagement Einfach, schnell und unkompliziert direkt aus dem System heraus Führen Sie Ihr komplettes Bestellwesen, Ihre Tarifauswahl und weitere Schritte der Kostenkontrolle ganz einfach über das Boyce-Portal aus. Alle notwendigen Daten für Neuaufträge (Mobilfunk, Festnetz, All-IP, Standardfestverbindungen), Ergänzungen von Optionen und Bestellungen, Änderungen und Kündigungen von Anschlüssen oder SIM-Karten stehen im System bereits zur Verfügung und sind in der Start- bzw. Bearbeitungsmaske Ihres zuständigen Sachbearbeiters integriert. Durch die Synchronisation werden Ihre Aufträge im System archiviert, die Anschlussdaten dokumentiert und sämtliche Auftragsdaten direkt an Ihre Rechnungsverarbeitung übergeben. Die integrierte elektronische Bestellschnittstelle zum TK-Anbieter für Ihre Bestellungen im Mobilfunk rundet dieses innovative Auftragsmanagement ab. Genehmigungsverfahren Ihr für die Genehmigung zuständiger Sachbearbeiter wird per über die gewünschten Bestellungen informiert. Über das Boyce-Portal hat er Einsicht in detaillierte Informationen zur Bestellung und alle zu diesem Anschluss vorhandenen Stammdaten. Von hier aus kann er den Antrag genehmigen oder ablehnen und eine Mitteilung an den Absender der Bestellung verfassen. Nützliche Bearbeitungshilfen Das Verwaltungssytem lässt keine Fragen offen: Ihre Bildschirmmasken bieten Ihnen sachliche Unterstützung durch Hints, inhaltliche Erklärungen oder Beschreibung der Feldinhalte. Bild 3: freigegebener Auftrag beim Sachbearbeiter. Der Auftrag wird generiert und abgeschickt. Eigener Warenkorb Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Mobiltelefone, Karten und Tarife anbieterübergreifend im eigenen Warenkorb auszusuchen. Eine Bestellung ist erst nach Freigabe des Kostenverantwortlichen möglich. Zugänge, Abgänge und Monatsbestände sind im Boyce-Portal sowohl über monatliche Auswertungen einzusehen als auch für Ihren Sachbearbeiter tagesaktuell abrufbereit über Bestandslisten und die im Warenkorb befindlichen Geräte. Bild 2: Anforderungsformular für die Bestellung Bild 1: Beispiel: Sie möchten die LTE Booster Option hinzubuchen. Nach Setzen des entsprechenden Häkchens erscheint die gewünschte Änderung in einem zusätzlichen Kästchen. Über Anforderung stellen öffnet sich das vorbereitete Anforderungsformular (Bild 2)

7 Elektronische Rechnungsverarbeitung & automatisiertes Kostenmanagement Erkennen Sie Einsparpotenziale und reduzieren Sie Ihre TK-Kosten nachhaltig Achtung bei Pauschalverträgen Mit unserem System prüfen und verarbeiten Sie die elektronischen Rechnungen (Festnetz und Mobilfunk) Ihrer unterschiedlichen TK-Anbieter. Prüfungstiefe und spezielle Auswertungen können Sie selbst festlegen: Bestände, Verträge, Tarife, Preise, Positionen, Nebenstellen, Einzelverbindungsübersichten etc. Da Ihre Rechnungen mit allen Detailinformationen gespeichert werden, können Sie sich vielfältige und umfangreiche Statistiken erstellen lassen und dadurch mögliche Fehlentwicklungen frühzeitig erkennen. Bei der Abrechnung von Flat- und einigen Pauschal-, Pool- oder Bundle-Verträgen erscheint in der Regel nur eine Gesamtsumme auf Ihrer Rechnung. Das tatsächliche Aufkommen Ihrer Verbräuche und Kosten ist für Sie nicht erkennbar. Volumenabhängige Verträge dagegen lassen sich mit unserem System so verarbeiten, dass Ihnen die tatsächlichen Verbräuche und Kosten auf Ihre SIM-Karten und Anschlüsse dargestellt werden. Dadurch haben Sie alle nötigen Informationen für künftige Preisverhandlungen mit Ihrem Anbieter. Übersicht der Kontingentkosten gesamt und Aufteilung auf die einzelnen Kontingentoptionen Elektronischer Versand Alle Informationen aus Ihren Rechnungen und Einzelverbindungsübersichten können Sie elektronisch oder automatisiert versenden und im Web-Portal Boyce bereitstellen. Verschiedene Darstellungsebenen Ihre Rechnungsdaten lassen sich sowohl innerhalb der Stammdaten als auch in der Bearbeitungsmaske Ihres Sachbearbeiters darstellen. Jahresübersicht der Kostenentwicklung Startmenü mit dem Bearbeitungsbereich für die Rechnungsverarbeitung Ihre Vorteile: vollständig automatisierter Weg vom Rechnungseingang bis zur Übergabe an Ihr Buchhaltungssystem Zuordnung Ihrer TK-Kosten zu den entsprechenden Kostenverursachern (auch bei Pauschalverträgen!) Rechnungsprüfung AGB und alle Individualverträge (Port-/Bundle-/Pauschalverträge) Kontrolllisten mit Darstellung der Differenzen nach der Prüfung individuelle Reports vielfältige Auswertungen als Tabelle und Grafik Kosten Top-10-Leistungen: Balkendiagramm u. prozentuale Darstellung erleichterte Anpassung der Vertragsoptionen an das Telefonierverhalten jedes Mitarbeiters Beispiel: Einstellungen für die Prüfungstiefe nützliche Informationen für den Wechsel eines Vertrages oder zu einem Anbieter Vorausetzungen für die Rechnungsverarbeitung: elektronische Rechnungen im Edifact-Format Lieferung über X.400, AS2 oder elektronisch 12 13

8 Ihr eigenes Web-Portal Boyce Die Einführung des Systems in Ihrem Hause Ihr zentraler Zugriff auf Ihre gesamten Telekommunikationsdaten Wir machen das für Sie! Im Boyce-Portal stehen Ihnen alle über unser System bzw. über den Managed Service (siehe Seite 15) ermittelten Auswertungen und Anzeigen zu Ihren Telekommunikationsdaten und -kosten zur Verfügung. Wir kümmern uns um den Aufbau der Stammdatenbank und pflegen für Sie alle nötigen Informationen nach Ihren Vorgaben in das System. Dazu gehören auch sämtliche Informationen zu Ihren Verträgen, Tarifen, Geräten, Bestellungen etc. Das Verwaltungssystem wird Ihnen fix und fertig bereitgestellt, so dass Ihren Mitarbeitern die individuellen Bearbeitungsmasken und alle für ihren Aufgabenbereich nötigen Informationen bereitstehen. Dabei passen wir die Nutzerrechte Ihren Wünschen entsprechend im System an. Davon profitieren Sie: individuelle Zugriffsrechte, Rollen und Funktionen Gestaltung des Portals in Ihrer Corporate Identity integrierter Genehmigungsprozess höchster Sicherheitsstandard Auftragsbearbeitung mit Schnittstellen zu Telekom und Vodafone im Mobilfunk zentrale Stammdatenanlage nur ein Portal für alle Informationen sichere Kostenprüfung verbesserte Transparenz Workflow-Optimierung Ihre drei Nutzungsmöglichkeiten Miete der entspannte Einstieg Für einen finanziell überschaubaren Einstieg können Sie das Verwaltungssystem mieten. Dazu nutzen Sie einen Zweijahresvertrag, der sich automatisch verlängert. Nach der Einführung des Systems, die nach Manntagen berechnet wird, zahlen Sie ganz entspannt nur noch einen geringen monatlichen Mietbeitrag. Kauf die konsequente Alternative Managed Service Machen lassen statt selber machen Beim Kauf des Verwaltungssystems fallen nach der Einführung des Systems lediglich einmal pro Jahr Wartungskosten an. Sehr geehrter Herr Priebe, herzlich willkommen in Ihrem TK-Portal! Von hier aus haben Sie Zugang zu den Rechnungsdaten der von Ihnen genutzten Anschlüsse und Mobilfunkkarten in unserem Hause. Der Aufbau führt Sie ganz leicht durch die verschiedenen Nutzungsmöglichkeiten: Ansicht Ihrer Anschlüsse und Stammdaten Auswertungen Ihrer Rechnungen, wie 12-Monats-Übersicht, Kostenentwicklungen, Roamingkosten u. v. m. Alle Listen und Grafiken stehen Ihnen als PDF-Datei zum Ansehen, Ausdrucken und Download bereit. 14 Hotline und Quick-Support Neben Ihrer kostenlosen Hotline unterstützen wir Sie gern bei der Bedienung Ihrer Bodo-Peters-Software im Rahmen unseres ServiceKontingents: Einspielen von Versions-Updates, Einstellungen am System, Kurzeinweisungen in Programme und Funktionen, Hilfestellungen, Tipps und Tricks. Wir sind für Sie da. Sprechen sie uns an! Ihre Verbindungsübersichten, sortiert nach summierten Gesprächen, Datenverbindungen oder Drittanbieter-Leistungen je Ziel Ihre Rechnungen Übersicht nach Monaten und Gesamtbeträgen Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich gern an Ihre Ansprechpartnerin, Frau Petra Wir sind für Sie da! Sörensen. 15 Sie möchten weder in Hard- und Software investieren noch kostbare Zeit in Rechnungskontrolle, Gerätebeschaffung und Vertragsprüfungen stecken? Kein Problem! Gern nehmen wir Ihnen alle Aufgaben rund um Ihr Vertrags-, Tarif-, Gerätemanagement und Bestellwesen ab und kümmern uns um Ihre komplette Rechnungsverarbeitung. Alle Informationen, Dokumentationen und Auswertungen stellen wir Ihnen im Boyce-Portal zur Verfügung. Sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen gern, wie s geht!

9 Bodo Peters TK-Management GmbH Wiesik Kropp Telefon: ( ) Telefax: ( ) Web: info@bodo-peters.de Stand: Februar 2017