1 Ausgangssituation. XXXXXXXXXX xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxx

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1 Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin Abteilung Gesundheit, Soziales, Stadtentwicklung Koordinierungsstelle lokales Planen und Handeln Bezirkskoordination Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg, OE SPK D Berlin XXXXXXXXXX xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxx Geschäftszeichen (bitte immer angeben) SPK Ltg Bearbeiterin/Bearbeiter Herr Eismann Dienstgebäude: Rathaus Schöneberg, John-F.-Kennedy-Platz Zimmer: 3103 Postanschrift: Berlin (Durchwahl) Vermittlung (030) intern (9277) Telefax (030) jens-peter.eismann@ba-ts.berlin.de ( -Adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum: 21. Juli 2016 Öffentliche Ausschreibung, Verfahren nach VOL/A Angebotsaufforderung für die Erstellung folgender Leistung: Überbezirklicher Leitfaden zur bezirklichen Datenkoordination 1 Ausgangssituation Das achte Gesetz zur Änderung des Bezirksverwaltungsgesetzes schreibt die Organisationseinheit sozialraumorientierte Planungskoordination (OE SPK) als verbindlichen Teil der Bezirksverwaltung vor. Die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgabe ist in den Bezirken unterschiedlichen vollzogen worden. So wurden in einigen Bezirken eigenständige Organisationseinheiten eingerichtet, in anderen Bezirken wurde das Aufgabengebiet hingegen an bestehende Strukturen angebunden. Auch die Verortung innerhalb der Verwaltung wurde in den Bezirken unterschiedlich gestaltet. So untersteht die OE SPK in Tempelhof-Schöneberg der Stadträtin für Gesundheit, Soziales und Stadtentwicklung. In anderen Bezirken, wie z.b. in Treptow-Köpenick ist die OE SPK direkt der/dem Bezirksbürgermeister_in zugeordnet. Als Instrument zur inhaltlichen Ausgestaltung und zur Einrichtung der OE SPK wurde von der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt das Handbuch zur Sozialraumorientierung erarbeitet und veröffentlicht. In diesem ist auch der idealtypische Aufbau der OE SPK beschrieben. Neben der Bezirkskoordination und der Regionalkoordination wird für die OE SPK als geeignete Stelle eine Datenkoordination benannt, die den Aufbau und die Pflege einer gesamtbezirklichen Datenbank verantwortet. Datenkoordination wird hierbei auch mit Daten- 1

2 management beschrieben. Im Detail heißt es im Handbuch zur Datenkoordination/zum Datenmanagement: Zusammenführung, Koordination und ggf. Aufbau einer gesamtbezirklichen Datenbanksystematik auf Ebenen der lebensweltlich orientierten Räume (LOR) unter Einbindung bestehender Fachdatenbanken. In der gesamtbezirklichen Datenbanksystematik sind die für ämterübergreifendes Planen und Handeln erforderlichen relevanten bezirklichen Fachdaten zusammenzuführen. Eine weitere Datengrundlage wird mit dem durch die AG Datenpool abgestimmten Datenpool des Landes Berlin zur Verfügung gestellt (für Berlin einheitliche Daten der Kommunalstatistik sowie relevante Fachdaten auf der Ebene der Planungsräume/Bezirksregionen). Mit einer gesamtbezirklichen Datenbanksystematik sollen Synergien genutzt und Doppelarbeit verhindert werden. Sie bildet die Basis für die Bezirksregionenprofile (BZRP) 1 und dient der Unterstützung der Fachbereiche in ihrem Fachberichtswesen. Bezirkliche Fachdaten werden dezentral erhoben, die Pflege der Fachdaten sollte daher auch weiterhin über die jeweiligen Fachämter unter Berücksichtigung abgestimmter informationstechnischer Standards - erfolgen. In Tempelhof-Schöneberg wurde 2011 ein Konsenspapier der OE-Leitungsrunde erarbeitet, in dem die wesentlichen Ergebnisse des Diskussionsprozesses zur Einrichtung einer OE SPK zusammengefasst wurden und das die Grundlage der Einführung der OE in der Legislatur ab 2012 bildete. Dieses Konsenspapier und vergleichbare Dokumente aus anderen Bezirken sollten, falls vorhanden, als Basis des zu erarbeitenden Leitfadens verwendet werden. In folgenden Bezirken ist eine Datenkoordination eingerichtet und mit einer Stelle bzw. Stellenanteilen ausgestattet: Tempelhof-Schöneberg Treptow-Köpenick Pankow Mitte Lichtenberg Neben der Beschreibung der Datenkoordination auf der Metaebene benötigt die Praxis verbindliche Regularien zur Datenweitergabe durch die Fachämter, zur Beteiligung der Datenkoordination bei der datengestützten Analyse von kleinräumigen Entwicklungen, zur Sicherung der Qualität von verwendeten statistischen Daten sowie zu speziellen Abfragen von Daten beim Amt für Statistik Berlin-Brandenburg und den Hauptverwaltungen und der Weitergabe und Sicherung dieser Daten. Ebenso sollte die Verwendung der BZRP als einheitliche Grundlage, auf der Planungen der Fachbereiche aufbauen können, genauer bestimmt werden. Es gilt bislang informell geregelte Zusammenarbeiten zwischen Datenkoordination und Fachbereichen in einem Leitfaden zusammenzufassen und damit eine Basis für die verbindliche und qualitätsbewusste Einbindung der Datenkoordination in die Bezirksverwaltung zu schaffen. 1 Im Bezirk Lichtenberg Stadtteilprofile 2

3 2 Zielstellung Der zu entwickelnde Leitfaden empfiehlt verbindliche Regelungen zur Einbeziehung der Datenkoordination in Auswertungen und Datenanforderungen der Fachämter. Ebenso wird mit dem Leitfaden eine regelhafte Weitergabe von Fachdaten an die Datenkoordination festgeschrieben, dies gilt sowohl in Bezug auf durch die Fachbereiche selber erhobene bzw. produzierte Fachdaten als auch auf Daten, die an die bezirklichen Fachbereiche durch die Hauptverwaltungen geliefert werden. Im Leitfaden werden außerdem die Zuständigkeiten und hierarchischen Einordnungen der Datenkoordination vorgenommen. Die Datenkoordination soll hierbei sowohl als Servicestelle als auch als Qualitätssicherung beschrieben werden. Zum einen soll die Datenkoordination als Unterstützung und Servicestelle agieren, die durch Vorauswertungen, Datenabfragen und Datenzulieferungen die Mitarbeiter_innen in den Fachämtern entlastet. Zum anderen soll die Datenkoordination als zentrale Stelle beschrieben werden, in der das Wissen über vorhandene und verfügbare Daten fachbereichsübergreifend gesammelt wird und die ihre Expertise bei der Erarbeitung von datengestützten Planungen und Gutachten einbringt. Der Leitfaden beschreibt dabei nur sekundär das Aufgabengebiet und die Ausstattung der Stelle der Datenkoordination, primär thematisiert der Leitfaden die Möglichkeiten einer Beauftragung der Datenkoordination, die Zuarbeiten durch die Datenkoordination, die Weitergabe von Fachdaten an die Datenkoordination sowie die Qualitätskontrolle der verwendeten Daten in Berichten, Gutachten und Auswertungen. Der Leitfaden soll zum einen als zusammenhängender Text verfasst werden, in dem genauere Bestimmungen zu den genannten Bereichen formuliert werden, zum andern anderen gilt es aber auch die verschiedenen Bereiche tabellarisch darzustellen und hier die Schnittmengen zur Datenkoordination abzubilden. Im Leitfaden soll zudem beschrieben werden, wie Bezirksregionenprofile als verbindliche Planungsgrundlage in die Verwaltung eingeführt werden können und wie hierdurch auf vermeidbare Doppelauswertungen gleicher Datensätze verzichtet werden kann. Als Teilgebiet sollte ebenso noch die einheitliche Benennung von Datensätzen und Indikatoren sichergestellt und den darauf erfolgenden Auftrag an die Datenkoordination beschrieben werden. Der Leitfaden soll mit den betroffenen Fachbereichen der Bezirksverwaltung abgestimmt werden und in den bezirklichen Gremien zur Sozialraumorientierung beschlossen werden. In Bezug auf den abgestimmten Leitfaden gilt es zudem, einen Beschluss des Bezirksamts- Gremiums (Bezirksbürgermeister_in und Stadträt_innen) in den jeweiligen Bezirken vorzubereiten. Ebenso ist eine Abstimmung mit den zuständigen Stellen der Hauptverwaltungen erforderlich, damit Datenzugänge einheitlich für die jeweiligen bezirklichen Datenkoordinationen eingerichtet werden können. Der Leitfaden formuliert zudem noch Grundzüge für eine berlinweite Arbeitsgruppe der Datenkoordinationen zum fachlichen Austausch und zur Weiterentwicklung des Arbeitsgebiets. 3

4 3 Finanzierung Die Erstellung des Leitfadens wird aus den Fördermitteln zum Aufbau und zur Umsetzung der Sozialraumorientierung der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt finanziert. Die Finanzierung wird durch Anteile der Fördermittel der Bezirke Tempelhof-Schöneberg, Treptow-Köpenick und Lichtenberg ermöglicht. Insgesamt stehen (brutto) in 2016 zur Verfügung. 4 Aufgabenstellung (Leistungen des Auftragsnehmers) Zunächst ist eine Analyse der bestehenden Strukturen und Aufgabenfelder der Datenkoordination in den jeweils teilnehmenden Bezirken Lichtenberg, Treptow-Köpenick und Tempelhof-Schöneberg erforderlich. Die/Der Auftragnehmer_in entwickelt nachfolgend einen Leitfaden in Abstimmung mit den Datenkoordinationen der Bezirke und stimmt diesen mit den betroffenen Bereichen der Fachämter in den Bezirken und mit der zuständigen Senatsverwaltung ab. Der Leitfaden bildet die im Abschnitt 2 beschrieben Zielstellungen ab. Der Leitfaden soll als Dokument in Volltext vorgelegt werden. Diese Volltextfassung wird durch die oben beschriebene (bezirkliche) tabellarische Darstellung ergänzt. Der Leitfaden beinhaltet einen allgemeinen Teil, der für alle bezirklichen Datenkoordinationen nutzbar ist und einen speziellen Teil, der die jeweilig in den Bezirken vorliegenden Bedingungen und Strukturen berücksichtigt. Dieser spezielle Teil wird nur für die Bezirke erarbeitet, die sich an der Finanzierung des Auftrages beteiligen. Der Leitfaden gibt insbesondere Handlungsempfehlungen, Empfehlungen zur hierarchischen Anbindung im Bezirk und zu Grundsatzbedingungen (z.b. Beteiligung) der bezirklichen Datenkoordination. Der Leitfaden umfasst die Bereiche Datenbezogene Zuarbeiten durch die Datenkoordination Regelhafte Weitergabe von raumbezogenen Fachdaten durch die Fachplanungen an die Datenkoordination Regelungen zur Qualitätssicherung von Datenanalysen und datengestützten Gutachten Verortung der Bezirksregionenprofile als verbindliche Grundlage für bezirkliche Fachplanungen In einem allgemeinen einleitenden Teil sollen im Leitfaden Empfehlungen und Hinweise auf die Ausgestaltung der Stelle (Stellenumfang, Einstufung, Voraussetzungen), die Ausstattung des Arbeitsplatzes der Datenkoordination (v.a. benötigte Technik und Software) und die vorausgesetzten Fähigkeiten (Datenbankmanagement, Softwarekenntnisse, u.a.) gegeben werden. 4

5 5 Zeitraum der Leistungserbringung Der Zeitraum der Leistungserbringung ist von Anfang September bis Ende November Einzureichende Angebotsbestandteile Interessierte und geeignete Bewerber_innen haben Angebotsunterlagen vorzulegen, die folgende Bestandteile aufweisen: Leistungsbeschreibung mit Kostenkalkulation, mit Preisangaben inkl. Sachkostenaufstellung und ggf. anfallende Reisekosten (diese müssen Bestandteil des zur Verfügung stehenden Gesamtbudgets sein und sollten als v.h. Satz des Honorars pauschal angeboten werden) Zeitplanung Hinzuzufügen sind eine Selbstdarstellung mit Angaben zu Personal und technischer Ausstattung sowie Aussagen zur fachlichen Qualifikation. Diese müssen folgende Punkte beinhalten: Angaben von Name und Kontaktdaten der projektleitenden Person(en) Verbindliche Benennung aller für die Projektleitung und Bearbeitung vorgesehenen Personen und deren Qualifikation (Abschlüsse, Zusatzqualifikationen etc., aktuelle Referenzen) mit geeigneten Nachweisen in deutscher Sprache Es werden umfassende und vertiefte Kenntnisse und Erfahrungen in Bezug auf statistische Daten und die Zusammenhänge und Struktur der öffentlichen Verwaltung (Aufbau und Ablauforganisation im Land Berlin und in den Bezirken) erwartet. Vorkenntnisse in Bezug auf den Prozess der Umsetzung der Sozialraumorientierung in den Berliner Bezirken sind wünschenswert. Zum Beleg dieser Erfahrungen und Kenntnisse in Bezug zu den ausgeschriebenen Leistungen sind maximal 5 Referenzprojekte aus geeigneten Bereichen, möglichst aus den letzten 5 Jahren, zu benennen und kurze Beschreibungen der Inhalte sowie Informationen zu Durchführungszeiträumen und Ansprechpartner_innen (inkl. Adresse und Telefonnummer) vorzulegen. Hinzukommend hat der/ die Anbieter_in folgende Erklärungen zu leisten: Eigenerklärung gem. 6 Abs. 3 VOL/A (Anlage 1) Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. 6 Abs. 5 VOL/A (Anlage 2) Erklärung gemäß 1 Abs. 2 Frauenförderverordnung FFV (Anlage 3) Erklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen (Anlage 4) Auszug aus dem Gewerbezentralregister (nicht älter als ein Jahr) Angebote, denen die vorgenannten Erklärungen, Nachweise und Unterlagen fehlen und die entsprechend der festgesetzten Zuschlagskriterien in die engere Wahl kommen, werden unter Setzung einer Nachfrist (in der Regel sechs Kalendertage nach Aufforderung durch die ausschreibende Stelle) aufgefordert, fehlende Erklärungen, Nachweise und Unterlagen vorzulegen. Liegt die geforderte Bescheinigung nach Ablauf der festgesetzten Nachfrist nicht vor, führt das zum Ausschluss des Angebotes. 5

6 Der Auftraggeber behält sich vor, die vorgelegten Referenzen, die Leistungsfähigkeit und Fachkunde des Anbieters vor Ort oder durch Kontaktaufnahme zu genannten Referenzpersonen zu überprüfen. Der Auftraggeber wird vor Entscheidung über die Vergabe ggf. im Korruptionsregister abfragen, ob Eintragungen des/der Bewerber_in vorliegen. Bewerbungen von Arbeits-/ Bietergemeinschaften aus mehreren Büros sind möglich und müssen ein Büro als federführende_n, verbindliche_n Ansprechpartner_in benennen. 7 Zuschlagskriterien Die Angebote werden anhand folgender Matrix bewertet: Kriterium Bewertung nach Punkten Gewichtung maximale Punktzahl (max. Punktebewertung x Gewichtung) 1. Methodische Qualität und inhaltliche Plausibilität 1 bis 5 40 % 200 Punkte 2. Verhältnis Preis/ Leistung 1 bis 5 10 % 50 Punkte 3. Einhaltung der inhaltlichen Vorgaben 4a. Fachliche Qualifikation und Erfahrung 1 bis 5 20 % 100 Punkte 1 bis 5 15 % 75Punkte 4b. Referenzprojekte 1 bis 5 15 % 75Punkte Gesamt 100 % 500 Punkte Je Kriterium können max. 5 Punkte (1 = schlecht, 5 = sehr gut) vergeben werden. Ggf. soll das Angebot im Rahmen einer Präsentation vorgestellt werden. Der/Die Bewerber_in sollte sich darauf einrichten. Hinweise zum Verfahren: Rechtliche Forderungen oder Ansprüche auf Ausführung der Maßnahme oder finanzielle Mittel seitens der Bewerber_innen bestehen mit der Teilnahme am Verfahren nicht. Die Teilnahme ist unverbindlich. Kosten werden den Bewerber_innen im Rahmen des Verfahrens nicht erstattet. Ggf. soll das Angebot im Rahmen einer Präsentation am vorgestellt werden. Der/ Die Anbieter_in sollte sich darauf einrichten. 6

7 ANSPRECHPARTNER: Auftraggeber, Herr Eismann (s. Kopfzeile) Ablauf der Angebotsfrist: Das Angebot ist im verschlossenen Umschlag bis zum 22. August 2016, 12:00 Uhr, unter folgender Adresse einzureichen: Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin, SPK Ltg, Herr Eismann, John-F.- Kennedy-Platz, Berlin Aufschrift (links oben): Vergabeverfahren überbezirklicher Leitfaden bezirkliche Datenkoordination ANGEBOT Nicht öffnen! Schlusstermin für den Eingang des Angebotes: Datum: Zeit: 12:00 Uhr Es wird darauf hingewiesen, dass bei Abgabe des Angebotes eine Zuschlags- bzw. Bindefrist bis vorgesehen ist. ANLAGEN: Angebotsformulare: - Eigenerklärung nach 6 Abs. 3 VOL/A (Anlage 1) - Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach 6 Abs. 5 VOL/A (Anlage 2) - Erklärung gemäß 1 Abs. 2 Frauenförderverordnung FFV (Anlage 3) - Erklärung zur Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen (Anlage 4) 7