Fragen und Antworten zur Ausschreibung. Leistungsbeschreibung für einen Rahmenvertrag über die Gestaltung von Broschüren

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1 Fragen und Antworten zur Ausschreibung Leistungsbeschreibung für einen Rahmenvertrag über die Gestaltung von Broschüren Projektnummer: Aktenzeichen: /276 Stand: , 18:00 Uhr Aus vergaberechtlicher Sicht sind wir verpflichtet, einem Interessenten des Vergabeverfahrens mitgeteilte wichtige Aufklärungen über die geforderte Leistung oder die Grundlagen der Preisermittlung anderen Interessenten ebenfalls mitzuteilen. Aus diesem Grund veröffentlichen wir die nachfolgenden Fragen und Antworten. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die auf diesem Weg bekanntgegebenen Informationen als Änderung, Ergänzung bzw. Konkretisierung der Vergabeunterlagen Vertragsbestandteil werden und eine Nichtberücksichtigung dieser Informationen zum Angebotsausschluss führen kann. 1. In der Kurzinfo sprechen Sie von einer Nationalen Ausschreibung, im Anzeigentext hingegen heißt es: "Ort der Leistungserbringung: Sitz des Auftragnehmers, Dessau-Roßlau". Was trifft nun zu? Antwort UBA: Hiermit sind zwei unterschiedliche Informationen gemeint. Zum einen, dass die Ausschreibung nationalweit ausgeschrieben ist (nicht europaweit ) und zum anderen, dass das Werk dem Auftraggeber an seinem Dienstsitz in Dessau-Roßlau zu übergeben ist (= Ort der Leistungserbringung). 2. Bei dem Versuch, die Vergabeunterlagen herunterzuladen bin ich auf folgenden Text mit dazugehöriger Eingabemaske gestoßen: "Bitte geben Sie Ihre -Adresse an, damit wir Sie über Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen (einschließlich Leistungsbeschreibung) informieren können und/oder sonstige das Verfahren betreffende Informationen an Sie weitergeben können." Eigentlich möchte ich zunächst einmal nur die Vergabeunterlagen herunterladen. Antwort UBA: Als öffentlicher Auftraggeber sind wir vor dem Hintergrund der vergaberechtlichen Grundsätze verpflichtet, alle Interessenten der Ausschreibung gleich zu behandeln. Die Vergabeunterlagen erhalten Sie nach Eingabe der erforderlichen Informationen. Seite 1 von 5

2 3. Im Anzeigentext unter "Nachweis für die Beurteilung der Eignung des Bieters" Punkt 3 "Praktische Erfahrungen im Layout von umweltwissenschaftlichen Publikationen...". Aus welchem Grund fordern Sie umweltwissenschaftliche Publikationen und nicht wissenschaftliche Publikationen. Damit schließen Sie eine bedeutende Gruppe von Grafikern/Layoutern aus, die durchaus interessante neue Sichtweisen und gestalterische Aspekte bieten können. Antwort UBA: Das Umweltbundesamt legt besonderen Wert darauf, dass der Auftragnehmer bestimmte Erfahrungen nachweisen kann, die für die effektive Umsetzung des Auftrags erforderlich sind. Dazu gehören aus unserer Sicht vor allem Erfahrungen im Umgang mit umweltwissenschaftlichen Publikationen, da diese die Inhalte und Arbeit des Umweltbundesamtes in besonderer Weise prägen. 4. Im Anzeigentext unter "Nachweis für die Beurteilung der Eignung des Bieters" Punkt 4 "Erfahrungen und Kenntnisse in der Gestaltung von barrierefreien Dokumenten..." Bei der Ausschreibung geht es um die Gestaltung von Broschüren, daher ist mir unklar, warum Sie sich auf die Anforderungen der BITV beziehen. Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (Barrierefreie- Informationstechnik-Verordnung - BITV 2.0) 1 Sachlicher Geltungsbereich Die Verordnung gilt für folgende Angebote der Behörden der Bundesverwaltung: 1. Internetauftritte und -angebote, 2. Intranetauftritte und -angebote, die öffentlich zugänglich sind, und 3. mittels Informationstechnik realisierte grafische Programmoberflächen, die öffentlich zugänglich sind. Sollen die Broschüren auch in Blindenschrift veröffentlicht werden oder hatten Sie an eine digitale Form, beispielsweise CD-ROM, DVD, USB-Stick im Scheckkartenformat gedacht? Antwort UBA: Zu den Internetangeboten des UBA gehören auch die vom UBA veröffentlichten Berichte und Broschüren, die hauptsächlich digital auf der UBA-Webseite unter Publikationen zur Verfügung gestellt werden. Diese werden als gestaltete PDFs auf der Webseite eingestellt, da ein purer Webtext kein angemessenes Format für die vielen verschiedenen vor allem wissenschaftlichen Texte und Inhalte des UBA darstellt. Diese PDFs sind entsprechend aufzubereiten, so dass diese z. B. durch Blindenlesegeräte in der richtigen Reihenfolge und mit allen notwendigen Bildbeschreibungen ausgelesen werden können. Das UBA erwartet, dass der Auftragnehmer die entsprechenden Anforderungen kennt und fähig ist, diese im Rahmen des Auftrages umzusetzen. Die Leistungsbeschreibung bzw. der Auftrag enthält keine Produktion von Drucksachen in Blindenschrift, CD-ROMs, DVDs, USB-Sticks im Scheckkartenformat. Seite 2 von 5

3 5. Für Publikationen sind die UBA-Hausschriften Meta Offc und Meta Serif Offc zu verwenden. Darf für die Arbeitsprobe eine Ersatzschrift verwendet werden? Wir haben zwar eine Meta, aber nicht die Meta Offc (für Mac). Antwort UBA: Ja, für die Arbeitsprobe darf eine Ersatzschrift verwendet werden. 6. Für das Preisangebot ist ein pauschales Angebot für die Bearbeitung anzugeben: - je Seite eines Hintergrund- bzw. Positionspapiers netto, - je Seite einer Fachbroschüre netto, - je Seite eines Ratgeber netto. Gibt es dazu keinen Angebotsvordruck? Antwort UBA: Für die Gestaltung des Angebotes haben wir keinen Angebotsvordruck vorgesehen. 7. In der Leistungsbeschreibung findet sich auf Seite 2 im zweiten Absatz der Satz Pro Broschüre sind die Recherche und der Erwerb von vier Bildern. einzuplanen. Frage: Was genau ist mit dem Punkt Erwerb gemeint? Nur der Vorgang des Kaufens etc. bei einer Bildagentur? Oder auch die möglichen Kosten für den Rechteerwerb am Bild? (Bei ähnlichen Ausschreibungen sollten wir meistens den Preis für Recherche und Einkauf angeben, die Kosten für den Rechteererb konnten wir dann als durchlaufenden Posten 1:1 weitergeben.). Antwort UBA: Das UBA wird nur in vereinzelten Fällen schon Bilder zu den Texten liefern, daher ist es Aufgabe des zukünftigen Auftragnehmers, dass er im Zusammenhang mit den Broschüren Bilder recherchieren, vorschlagen und nach der Auswahl auch erwerben muss. Die Anforderungen an die Bildrechte sind in der Leistungsbeschreibung beschrieben. Die Kosten sollten im entsprechenden Maße im Angebot einkalkuliert sein. 8. Als Teil des Angebotes sollen vier Probeseite auf Basis des beigefügten Beispieltextes erstellt werden. Können für die beiden Innenseiten beliebige Textteile aus dem Beispieltext übernommen bzw. ausgespart werden? Antwort UBA: Ja, es muss nicht der ganze Text verwendet werden der Text sollte aber noch in sich schlüssig sein. Der Anbieter soll damit seine Fähigkeit zeigen, vorhandenen Text einzusetzen und grafisch (z. B. mit Bildern oder Grafiken) zu unterstützen. Seite 3 von 5

4 9. Gibt es eine Textvorgabe bezüglich der Titelblätter oder soll ein entsprechender Titel/Text mit Bezug auf das Thema Plastiktüten des Beispieltextes neu entwickelt werden? Antwort UBA: Es sind zwei Titelseitenentwürfe gefordert. Für den Entwurf der Titelseite der Fachbroschüre kann das Thema des Beispieltextes als Vorgabe verwendet werden. 10. Können Sie mir das UBA-Logo zur Verfügung stellen, damit ich es für die Erstellung der Probe-Broschüre verwenden kann? Antwort UBA: Das UBA-Logo kann als Platzhalter (in Form eines entsprechend farbigen Kastens und Bildbeschreibung) dargestellt werden. 11. Ist es möglich bei den geforderten Referenzen auch eine in Arbeit befindliche Broschüre aus dem umweltwissenschaftlichen Bereich einzureichen oder muss es sich um bereits abgeschlossene Projekte handeln? Antwort UBA: Wir bitten um Abgabe bereits abgeschlossener und somit auch vom jeweiligen Auftraggeber abgenommener Projekte/Broschüren. 12. Im Ausschreibungstext heisst es, dass für die drei gängigen Publikationsformate Vorlagen in Indesign CS6 bzw. IDML-Dateien zur Verfügung gestellt werden. Auf der Website sind unter "Dokumente" allerdings nur Word-Vorlagen und Infoblätter zu finden. Stellen Sie für die Bearbeitung der Ausschreibungsaufgabe die Indesign-Vorlagen zur Verfügung oder sind die Gestaltungsrichtlinien aus dem CD-Manual abzuleiten? Antwort UBA: Indesign CS6 und die IDML-Dateien stellen wir Ihnen im Rahmen der Ausschreibung nicht zur Verfügung. Daher bitten wir die Gestaltung der Probeseiten eigenverantwortlich vorzunehmen. Seite 4 von 5

5 13. Es gibt ja kein Titelthema für die Cover der Fachbroschüre und das Positionspapier. In der bisher veröffentlichten Frage 9, schrieben Sie, dass für den Entwurf der Titelseite der Fachbroschüre das Thema des Beispieltextes als Vergabe verwendet werden soll. Wir würden hier also ein Titelthema (für Text/Headline und Bildmotiv) für das Cover aus dem Text ableiten. Wie sieht es aber für den Titel des Positionspapieres aus? Soll das Bildmotiv des Covers das Thema des Beispieltextes ebenfalls aufgreifen? Sollen wir einen Publikationstitel (Hier ist Text/Headline, nicht das Bildmotiv gemeint) dafür entwickeln? Antwort UBA: es ist ein beliebiges Beispiel gefordert, mit einem UBA-typischen Thema. Dafür kann ein passender Titel entwickelt sowie ein dazu passendes Bild recherchiert werden. Den Bewerbern steht es frei auf schon veröffentlichte Titel und Themen des UBA zurückzugreifen und diese neu aufzuarbeiten. Seite 5 von 5