DVZ. Konzept. Wissensmanagement in M-V Identifikation der technischen Systeme VERSION: 1.2. STATUS: freigegeben. VERTRAULICHKEIT: öffentlich

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1 DVZ. Konzept Wissensmanagement in M-V Identifikation der technischen Systeme VERSION: 1.2 STATUS: freigegeben VERTRAULICHKEIT: öffentlich STAND:

2 Inhaltsverzeichnis 1 DARSTELLUNG ARBEITSPAKETE Arbeitspaket Arbeitspaket ZUSAMMENFASSUNG IN BEZIEHUNG STEHENDE MASSNAHMEN DOKUMENTENFÜHRUNG DARSTELLUNG IT-SYSTEME AUF DER LANDESEBENE Zentraler Verzeichnisdienst (ZVD) GPM-Plattform (GPM) CN LAVINE (CNL) Content-Management-System (CMS) Formular-Management-System (FMS) Fallmanagementsystem (FMT) Geodateninfrastruktur M-V (GDI-MV) Projektzusammenarbeitsplattform (PZ) Nationale Prozessbibliothek (NPB) Infodienste M-V (ID M-V) Lotse - Mitarbeiterverzeichnis (LOTSE) Dienstleistungsportal (DLP) MV-Kompass (MVK) Zuständigkeitsfinder (ZuFi M-V) ANALYSE AUF DER LANDESEBENE Informationsdomänen und Anwendungsfälle Ist-Schwächen-Analyse (ISA) Infodienste M-V (ID M-V) Datenaustauschdienst Infodienste (DADID) Projektzusammenarbeitsplattform (PZ) Content-Managementsystem /Zuständigkeitsfinder Dienstleistungsportal (DLP) Einheitliches Landes-Informations-Auskunfts-System (elias) Geschäftsprozess-Management-Plattform (GPM-Plattform) Lotse-Mitarbeiterverzeichnis öffentlich 2

3 6.2.9 MV-Kompass (MVK) Zentraler Verzeichnisdienst (ZVD) Prozessmodellierungs- und Managementkomponente Nationale Prozessbibliothek (NPB) Formularmanagementsystem (FMS) Vorgangsbearbeitung/Fallmanagement (FMT) Geodaten-Infrastruktur Mecklenburg-Vorpommern (GDI M-V) WiMa-Recherche-Portal WiMa Mobile-Applikation ANALYSE AUF KOMMUNALER EBENE Ist-Schwächen-Analyse (ISA) Kategorie "Kommunale Internetportale" Kategorie Kommunale Intranetportale Kategorie Kommunale Redaktionssysteme Kategorie Kommunale Dokumentensysteme SOLL-KONZEPTION Integration mit der kommunalen IT Soll-Entwurf der Prioritätsklasse I Infodienste M-V (ID M-V) Datenaustauschdienst Infodienste (DADID) Content-Managementsystem (CMS)/Zuständigkeitsfinder (Zufi M-V) Dienstleistungsportal (DLP) Einheitliches Landes-Infrastruktur-Auskunfts-System (elias) M-V Kompass Geodaten-Infrastruktur Mecklenburg-Vorpommern (GDI M-V) Projektzusammenarbeitsplattform LeiKa (PZ LeiKa M-V) Lotse-Mitarbeiterverzeichnis Nationale Prozessbibliothek (NPB) Formular-Management-System (FMS) Kategorie: Internet-Portale Geschäftsprozess-Management-Plattform (GPM) Kategorie: Kommunale Intranetportale Kategorie: Kommunale Redaktionssysteme Soll-Entwurf der Prioritätsklasse II Infodienste M-V (ID M-V) Zentraler Verzeichnisdienst (ZVD) öffentlich 3

4 8.3.3 Nationale Prozessbibliothek (NPB) WiMa Mobile-Applikation Kategorie Kommunale Intranetportale Kategorie Redaktionssysteme (kommunal) Soll-Entwurf der Prioritätsklasse III Infodienste M-V (ID M-V) WiMa-Recherche-Portal Fallmanagement (FMT) Kategorie Kommunale Dokumentensysteme DOKUMENTENLENKUNG ABBILDUNGSVERZEICHNIS öffentlich 4

5 1 DARSTELLUNG ARBEITSPAKETE 1.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Inhalt: AP V0.9.6 Identifizieren der technischen Systeme im Land M-V, die derzeit die Bereitstellung der benannten Informationsdomänen und Informationsverknüpfungen leisten. Dabei sind folgende Punkte bzw. Fragen zu klären: Genügen die technischen Systeme den fachlichen und technischen Anforderungen des Wissensmanagements? Identifikation bestehender Lösungen, mit denen bereits Verwaltungswissen zwischen kommunalen Ebenen und/oder Landesebenen (übergreifend zwischen den Ebenen) ausgetauscht bzw. geteilt wird. Weiterhin ist zu klären, wie auf der kommunalen Ebene die IT-Infrastruktur zur Informationsdarstellung aussieht und wie diese übergreifend zwischen den kommunalen Ebenen konsolidiert werden kann. Wo kann es Schnittstellen für und zu zentralen Informationssystemen geben? 1.2 Arbeitspaket Arbeitspaket Inhalt: AP V1.0.0 Beschreibung der Wissens-(ver-)teilungsprozesse und deren Qualität Darstellung von Datenflüssen (Datenquellen/-senken) im Wissensmanagement. Wie sieht der momentane Prozess für Wissenstransfer aus? Die in AP und AP identifizierten Systeme und Projekte müssen domänen- und ebenenübergreifend Daten austauschen. Es ist darzustellen, welche Daten wie und wohin fließen müssen, um den Anforderungen der nutzergerechten Wissensverteilung zu entsprechen (D115, EG-DLR, kommunale Portale, DLP). In diesem Kontext sind vorhandene Systeme auf Landes- und kommunaler Ebene zu berücksichtigen und/oder neue zu definieren und weitere Zielmedien (Internet, Intranet, Human Task Flows, Apps, Mails usw.) zu identifizieren. Zu berücksichtigen sind die Ergebnisse aus AP Für die Analyse ist ein vorhandenes IT- Verfahren zu wählen, dessen Anwendungskontext in die entsprechenden Informationsdomänen "Verwaltungsleistungen" und "Organisationstrukturen" usw. fällt und verwaltungsübergreifend zum Einsatz kommt. öffentlich 5

6 2 ZUSAMMENFASSUNG Das Konzeptpapier "" entstand im Rahmen der Arbeitspakete und im Teilprojekt "Technische Plattform" des Projektes "Wissensmanagement in M-V". Die Arbeitspakete untersuchen und identifizieren relevante IT-Komponenten und beschreiben Datenflüsse zwischen den Schnittstellen der IT-Komponenten auf der Landes- und kommunalen Ebene. Im Ergebnis wurden die IT-Komponenten benannt, die für eine zukünftige "kooperative Informationsmanagementplattform M-V" (KIM M-V) aus Sicht des FIM-Bausteins "LeiKa" relevant sind. Die FIM-Bausteine "Prozesse" und "Formulare" werden erst in späteren Fortschreibungen betrachtet. Darüber hinaus werden IT-Komponenten identifiziert, die im Rahmen der zukünftigen Plattformintegration und Schnittstellen implementiert werden müssen. In einem ersten Schritt wurden die im Konzeptpapier "Informationsdomänen und Relationen" spezifizierten Anwendungsfälle gegen die IT-Infrastruktur der Landes und der kommunalen Ebene gespiegelt und anwendungsfallspezifisch den entsprechenden IT-Komponenten sinnvoll im Rahmen der Ist-Schwächen-Analyse (ISA) zugordnet. Ziel war es, geeignete IT-Komponenten der E-Government IT-Infrastruktur M-V zu identifizieren und deren weitere Nutzung an der Landesstrategie auszurichten. Mit dem Konzeptpapier "Informationsdomänen und Relationen" liegen gewichtete Anwendungsfälle vor, die den Einsatz, die Umsetzung und Integration der geeigneten IT-Komponenten in verschiedenen Umsetzungsstufen bereits grob vorgeben. Die im vorliegenden Konzept geführte ISA untersetzte diese Annahmen oder lieferte modifizierende Argumente für die Umsetzungsstufen. Im Interesse einer zügigen Umsetzung beschränkt sich die zukünftige Informationsmanagementplattform nur auf die im Datenkern verorteten Informationsdomänen (siehe Konzept "Informationsdomänen und Relationen"). In gegenseitiger Abstimmung mit den Projektpartnern und dritten Projekten (z.b. PzM M-V) wurden im zweiten Schritt priorisierte Soll-Entwürfe erarbeitet. Die Entwürfe beschreiben die Umsetzungsstufen und definieren bzw. benennen für jede einzelne Iteration Maßnahmen und Risiken. Im Ergebnis wurde ein Maßnahmenkatalog aufgestellt, der eine stufenweise Implementierung und Integration der Informationsmanagementplattform in M-V vorsieht. öffentlich 6

7 3 IN BEZIEHUNG STEHENDE MASSNAHMEN In der WiMa-Analyse des Arbeitspaketes wurden Maßnahmen identifiziert, die für den Erfolg des Projektes "Wissensmanagement in M-V" relevant sind. Im Kontext dieses Konzeptes stehen folgende Maßnahmen: Nr. Identifizierte Maßnahme aus der Analyse zum Wissensmanagement in M-V 1 Analyse bestehender Fachexpertensysteme durchführen. 4 Analyse der Nutzerbedürfnisse in Bezug auf öffentliche Verwaltungsinformationen durchführen. 6 Grobkonzept für ein zentrales Wissensmanagementsystem in M-V auf Basis der Ergebnisse der bisherigen Teilprojekte erstellen. 15 Grobkonzept für den Anschluss des Projekts Wissensmanagement in M-V an Projekte zum Wissensmanagement auf Bundesebene erstellen. Tabelle 3.1: Identifizierte Maßnahmen aus [AP: WiMa-Analyse] öffentlich 7

8 4 DOKUMENTENFÜHRUNG Folgende Abbildung zeigt den Aufbau der WiMa M-V Konzepte. Das vorliegende Konzept wird in der Struktur fettgedruckt dargestellt. Für die Erarbeitung der vorliegenden Inhalte sind alle darunter liegenden Konzepte relevant bzw. nützlich. Abbildung 1:WiMa M-V - Dokumentenführung öffentlich 8

9 5 DARSTELLUNG IT-SYSTEME AUF DER LANDESEBENE Für das Projekt "Wissensmanagement in M-V" wurden in einem ersten Schritt die Fachverfahren und Basiskomponenten und -dienste aus der E-Government-IT-Infrastruktur des Landes M-V identifiziert, die eine effiziente Umsetzung der geforderten Informationsmanagementplattform befördern. Der Zuschnitt auf die nachfolgend beschriebenen IT-Komponenten erfolgte unter Berücksichtigung der Arbeitspakete "WiMa-Analyse" und "Informationsdomänen und Relationen". Folgend werden die E-Government-IT-Infrastruktur und die gewählten Basiskomponenten und -dienste sowie Fachverfahren beschrieben. Auf der Grundlage des E-Government-Masterplans hat das Ministerium für Inneres und Sport in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister des Landes M-V, der DVZ M-V GmbH, den Aufbau der E-Government-IT-Infrastruktur seit 2004 schrittweise voran gebracht. Die Basiskomponenten der E-Government-IT-Infrastruktur stehen nicht nur für die Landesverwaltung zur Verfügung. Sie kann auch von den kommunalen Körperschaften genutzt werden. Der Betrieb erfolgt zentralisiert in der DVZ M-V GmbH. Diese IT-Infrastruktur bildet die Grundlage für die Realisierung verwaltungsübergreifender und verwaltungsinterner Fachverfahren. Mittlerweile umfasst die E- Government-IT-Infrastruktur eine Vielzahl von Basiskomponenten und Basisdiensten. Darüber hinaus stehen zahlreiche Fachkomponenten zur Verfügung. Am hat der Lenkungsausschuss der E-Government-Initiative beschlossen, dass nach einer Bedarfserhebung der Basiskomponenten/-dienste bei den Kommunen und dem Land ein föderaler Dienstekatalog erarbeitet werden soll. Die darin enthaltenen innovativen Aussagen haben entscheidende Auswirkungen auf die spätere Umsetzung des WiMa-Projektes. Abbildung 2: Übersicht der relevanten IT-Komponenten auf der Landesebene öffentlich 9

10 Die Kernanforderungen Interoperabilität, Wiederverwendbarkeit und Flexibilität an moderne Softwarearchitekturen der Verwaltung müssen bei der Integration der jeweiligen Systeme in eine Gesamtarchitektur berücksichtigt werden. In Konzepten und Standards - wie SAGA, der Rahmenarchitektur "IT-Steuerung" des Bundes und der Referenzarchitektur von Fraunhofer FOKUS - spielen daher so genannte "Einer für-alle-dienste"(efa) und EfA-Komponenten eine wesentliche Rolle. Diese Komponenten stellen übergreifend nutzbare Mehrwertdienste bereit und erfüllen die oben genannten Kernanforderungen. Im Ergebnis der Umsetzung des E- Government-Masterplans betreibt das Land M-V eine moderne, zentralisierte E-Government-IT- Infrastruktur gemäß den bereits genannten bundesweiten Standards und Konzeptionen. Sie wird ständig weiterentwickelt, um so den aktuellen Anforderungen wie einer steigenden Prozess- und Dienstorientierung im Rahmen von serviceorientierten Architekturen zu genügen. 5.1 Zentraler Verzeichnisdienst (ZVD) Die Basiskomponente Zentraler Verzeichnisdienst stellt in der E-Government-IT-Infrastruktur des Landes Mecklenburg-Vorpommern eine zentrale hierarchisch strukturierte Datenbasis zur Verfügung. Diese strukturierten Daten sind im Wesentlichen Authentifizierungs- und Autorisierungsdaten, wobei die Strukturen der Gebietskörperschaften eine wesentliche Rolle einnehmen. Im Einzelnen sind die Datendomänen nachfolgend aufgelistet. Authentifizierungsdaten (Anmeldung einzelner Nutzer) Autorisierungsdaten (Zugriffsberechtigungen für Fachverfahren) Stammdaten der Nutzer Nutzerzuordnungen zu Verwaltungsstrukturen, z. B. Personaldaten Adressdaten Kontaktdaten Verwaltungsstrukturen z. B. Ministerien Ämter und Behörden Dezernate und Abteilungen Referate Fach- und Sachämter Abteilungen Behörden Gebietsstrukturen Bund Land Kreisfreie Städte Landkreise Ämter Amtsfreie Gemeinden Gemeinden öffentlich 10

11 Metadaten für Anwendungen Basiskomponenten Fachverfahren Basisdienste Die Authentifizierungsdaten beinhalten die Anmeldedaten der Nutzer für alle Basiskomponenten und Anwendungen/Fachverfahren der E-Government-IT-Infrastruktur. Die Autorisierung umfasst ein Rollen- und Rechtekonzept mit Gruppierungen und gewährt dem Nutzer eindeutige Berechtigungen für die zugeordneten Anwendungen/Fachverfahren. Die Stammdaten enthalten zusätzliche Informationen wie Kontakt- und Adressdaten. Innerhalb der Strukturdaten wird die Organisation der Ministerien bzw. der kommunalen Körperschaften in M-V in einer hierarchisch strukturierten Gliederung abgebildet. Durch die Zuordnung der Nutzer zu den Organisationen bzw. deren Organisationseinheiten werden die Zuordnungen der einzelnen Anwender innerhalb der Aufbauorganisation abgebildet. Mit den Metadaten für die Anwendungen/Fachverfahren im Portal sind spezifische Eigenschaften bzw. Informationen der einzelnen Anwendungen dargestellt. Die Haltung der Daten in einem zentralen Verzeichnisdienst ist ein großer Vorteil hinsichtlich der Vermeidung von Redundanzen und Inkonsistenzen im Datenbestand der E-Government-IT-Infrastruktur. Die Pflege der Daten ist dabei mittels dezentraler Administration umgesetzt und ermöglicht so eine Delegation entsprechend der Verantwortlichkeiten. Der Zentraler Verzeichnisdienst wird unter Verwendung der Open-Source-Software Open LDAP realisiert. Das Land Mecklenburg-Vorpommern betreibt jeweils aus Gründen der Sicherheit im Internet und im Intranet eine Instanz des zentralen Verzeichnisdienstes, die beide miteinander unidirektional in Richtung Internet permanent synchron gehalten werden. 5.2 GPM-Plattform (GPM) Die Plattform für die Integration von Anwendungen/Fachverfahren und das Geschäftsprozess- Management (GPM) erweitert die Portaltechnologie um Funktionalitäten der Oracle SOA Suite. Die GPM-Plattform bietet eine Laufzeitumgebung für den Entwurf, die Definition und die Ausführung von Geschäftsprozessen. Sie integriert unterschiedliche IT-Teilsysteme der E-Government-IT-Infrastruktur, wie Dienste und Fachanwendungen, deren Funktionalitäten als Dienste über standardisierte Schnittstellen bereitstehen. Teil der SOA-Suite ist eine zentrale Webservice-Management- und Sicherheitskomponente, mit der sich Sicherheitseinstellungen einer serviceorientierten Architektur definieren und verwalten lassen. Das Portal ermöglicht den Landesund Kommunalverwaltungen, einzelne Dienste anderen Behörden in Form von Government-to- Government -Prozessen über eine zentrale Plattform bereitzustellen. Das System wird ausschließlich zentralisiert im Rechenzentrum der DVZ M-V GmbH betrieben. Die zusätzlichen Betriebsaufwände durch eine kommunale Nutzung sind durch die Kommunen zu tragen und einzelvertraglich mit der DVZ M-V GmbH zu vereinbaren. 5.3 CN LAVINE (CNL) Mit dieser Komponente wird für das Land Mecklenburg-Vorpommern ein landesweites Datennetz zur Verfügung gestellt, in dem die Datenkommunikation auf hohem Niveau gesichert vollzogen wird. Dabei entspricht die sicherheitstechnische Umsetzung in vollem Umfang den BSI- Anforderungen. öffentlich 11

12 5.4 Content-Management-System (CMS) Ein Content-Managementsystem ist ein System, das die gemeinschaftliche Erstellung und Bearbeitung von Inhalten in Form von Text- und Multimedia-Dokumenten ermöglicht und organisiert. Das CMS unterstützt Online-Redakteure dabei, Inhalte einfach und formgerecht im Web zu erstellen, zu publizieren und mit Hilfe einer einfachen Verwaltung auch zu kontrollieren. Der Redakteur kann ein solches System auch ohne Programmier- oder HTML-Kenntnisse bedienen. Die darzustellende Information wird als Content (Inhalt) bezeichnet. Eine verteilte CMS- Umgebung führt zu schnelleren, einfacheren Prozessdurchläufen bei Online-Veröffentlichungen. Das CMS unterstützt das Erteilen von Rechten von Redakteuren und liefert Werkzeuge, die für eine Informationsbereitstellung notwendig sind. Das CMS begleitet den gesamten Lebenszyklus der Informationen, von der Erstellung über die Genehmigung, die Überprüfung und die Verwaltung unterschiedlicher Versionen bis hin zur Veröffentlichung und anschließenden Archivierung. Für den Aufbau und die Pflege eines komplexen Netzwerkes - bestehend aus Inhalten, Benutzern und Server-Installationen - wird eine leistungsfähige, zentralisierte Administration betrieben. Anwender erhalten Zugang zu definierten Bereichen einer Webseite sowie Zugriff auf deren Inhalte. Dabei werden Corporate-Design- Vorgaben sowie vorhandene oder neu erstellte Genehmigungsprozesse über das gesamte System umgesetzt. Das CMS speichert seine Daten medienneutral ab. So kann ein Inhalt auf Wunsch beispielsweise als PDF- oder HTML-Dokument abgerufen werden, indem die Formate erst bei der Abfrage aus der Datenbank generiert werden. Wichtige Aufgaben des CMS sind folgende: Unterstützung von Publishing-Prozessen, an denen mehrere Personen mit verschiedenen Aufgaben beteiligt sind wie Autoren, Editoren und Webmaster, die Inhalte erzeugen, genehmigen oder freischalten, Bereitstellung von Vorlagen für verschiedene Typen von Einzelseiten oder Webseiten, z. B. Site-Templates und Management des Content-Life-Cycles, um beispielsweise Inhalte zeitlich begrenzt zu veröffentlichen oder zu archivieren. Im Einsatz befindet sich das Produkt Livelink der e-bit-company. Mit dem System wurden der Servicebereich LOTSE und das Dienstleistungsportal technisch realisiert. Während mit dem Servicebereich von LOTSE im CN LAVINE eine Plattform für landesweite verwaltungsinterne Anwendungen zur Verfügung gestellt wird, richtet sich der Servicebereich des Dienstleistungsportals mit E-Government-Angeboten an die Bürger und die Wirtschaft in Mecklenburg-Vorpommern. 5.5 Formular-Management-System (FMS) Die Anwendung elektronischer Formulare bietet in der heutigen Informationsgesellschaft ein erhebliches Nutzungspotential. Neben den Vorteilen einer computergestützten Erfassung und Fehlerbehandlung lassen sich Informationen aus elektronischen Formularen automatisch und medienbruchfrei in Fachverfahren und in anderen elektronischen Anwendungen verarbeiten. Das FMS gewährleistet den Einsatz und den Umgang mit elektronischen Formularen. Mit Hilfe eines komfortablen Formular-Assistenten werden Formulare entwickelt und bereitgestellt. Fertige Formulare werden an definierte Zielinstitutionen/Personen übergeben. Formulargültigkeiten werden gesteuert. Syntaktische Regeln im Formular werden bei bzw. nach dem Ausfüllen des Formulars überprüft. Daten können in unterschiedlichste Schnittstellenformate überführt und weitergegeben werden. Wichtige Aufgaben des Formular-Managementsystems sind: öffentlich 12

13 Bereitstellung und Einbindung der Formulare in vorhandene Webseiten, Erstellung und Pflege der elektronischen Formulare, Realisierung der elektronischen Weiterverarbeitung, Validierung der erhobenen Daten und Verschlüsselung der erhobenen Daten Die Basiskomponente FMS wird unter Verwendung der Software FormsForWeb von der Firma Lucom GmbH umgesetzt. 5.6 Fallmanagementsystem (FMT) Das Fallmanagementsystem (FMT) ist ein Produkt der Firma inubit AG. Das FMT basiert auf der inubit BPM-Suite 6.0, die über eine serviceorientierte Infrastruktur verfügt und alle Phasen des Business Process Managements unterstützt. Dieses Fallmanagementsystem wurde so konzipiert, dass die Modellierung und Instanziierung von interaktiven Verwaltungsabläufen via BPMN mit der inubit Workbench erfolgt. Zur Laufzeit wird der so erstellte Prozess mit Daten beliefert und über definierte Aktivitäten gesteuert. Der Prozess selbst liefert ebenfalls Daten, Status und Aktionen zurück. Das entsprechende Datenmodell basiert auf dem generischen Schema xfall (X-Repository). Das FMT benötigt somit immer einen Datenlieferanten, der die Daten zusammenführt und konform zu xfall zur Verfügung stellt. Zur Modellierung der Verwaltungsabläufe via BPMN liefert Inubit ein Set von BPM-Aktivitäten aus, deren Abfolge und Vollständigkeit variieren können. Das Set an Aktivitäten ist durch die inubit AG erweiterbar. So kann jeder Anwendungskontext auf das gemeinsame Set zugreifen oder neue Aktivitäten erzeugen. Es können weitere Verwaltungsabläufe modelliert werden, die dann für separate Anwendungskontexte parallel und mandantengetrennt in der inubit Process- Laufzeitumgebung bereit stehen. 5.7 Geodateninfrastruktur M-V (GDI-MV) Zielstellung der GDI-MV ist es, die in vielen Bereichen des öffentlichen und wirtschaftlichen Handelns vorliegenden digitalen Geoinformationen über Internet-Dienste öffentlich und verfügbar zu machen. Die GDI in Mecklenburg-Vorpommern ist eine Infrastruktur, bestehend aus Geodaten, Metadaten und Geodatendiensten, Netzdiensten und -technologien, Vereinbarungen über gemeinsame Nutzung, über Zugang und Verwendung sowie Koordinierungs- und Überwachungsmechanismen, -prozesse und -verfahren, mit dem Ziel, Geodaten verschiedener Herkunft interoperabel verfügbar zu machen. Für die Nutzung des GeoPortal.MV sowie des GeoMIS.MV, als plattformunabhängiges Auskunfts- und Recherchesystem für die verteilte Suche nach Daten mit geografischem Bezug, entstehen den Kommunen keine gesonderten Kosten. Gleiches gilt in der Regel für die Nutzung der Geowebdienste. Ansonsten gelten die allgemeinen Bedingungen für die Bereitstellung und Nutzung von Geodaten, Geo-, Darstellungs-, Such-, Netzdiensten und Produkten des Amtes für Geoinformation, Vermessungs- und Katasterwesen Mecklenburg-Vorpommern (AGNB), die Kostenverordnung für Amtshandlungen der Vermessungs- und Katasterbehörden sowie anderer Vermessungsstellen (Vermessungskostenverordnung - VermKostVO M-V) sowie die Entgeltvorschrift "Entgelte Geobasisdaten LAiV Amt für Geoinformation, Vermessungs- und Katasterwesen". Die Nutzung von GDI-MV/GAIA-MV (Geo Access Internet Application - ein Baukastensystem zum Entwickeln von webbasierten Anwendungen für das Visualisieren und Auswerten von Geodaten) ist einzelvertraglich zu vereinbaren. öffentlich 13

14 5.8 Projektzusammenarbeitsplattform (PZ) Die Projektzusammenarbeitsplattform ist eine Web-Anwendung und stellt eine Plattform dar, mit der eine Team-Zusammenarbeit elektronisch ermöglicht wird. Projektportale können zur gemeinsamen Daten- und Informationsablage genutzt werden. Basierend auf MS Windows Sharepoint-Services wird dieser Dienst zentral im Rechenzentrum der DVZ M-V GmbH betrieben und steht im Internet und Intranet CN LAVINE zur Verfügung. Der grundlegende Aufbau der einzelnen Windows Sharepoint-Services sorgt für eine integrative und themenorientierte Form der Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Personen. Als Kernfunktionalitäten stehen veränderbare und anpassbare Listen bereit. So sind einheitlich beispielsweise Aufgabenlisten im Team, Kalender, Dokumentenbibliotheken, Adresslisten usw. implementiert. Die Nutzung bedarf der Zustimmung des Innenministeriums. Eine Beteiligung an den Betriebskosten ist bei Überschreitung der derzeit vereinbarten Leistungen einzelvertraglich zwischen dem Nutzer und der DVZ M-V GmbH als Betreiber zu regeln. 5.9 Nationale Prozessbibliothek (NPB) Gegenstand des unter gemeinsamer Projektleitung von Humboldt-Universität zu Berlin (HU) und BMI stehenden Forschungsprojektes Nationale Prozessbibliothek (NPB) ist es, eine onlinebasierte Prozessbibliothek für alle Prozesse der öffentlichen Verwaltung aufzubauen und in ein dauerhaftes Betriebsmodell zu überführen. Gemeinsam mit Verwaltungspartnern aus Bund, Ländern und Kommunen entwickeln Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Humboldt-Universität Berlin und des Hasso-Plattner- Instituts in Potsdam eine Plattform zur Verwaltung von Prozessbausteinen, die zugleich erstmalig einen umfänglichen Überblick über vorhandene Prozessmodelle in Bund, Ländern und Kommunen ermöglichen soll. Die Nationale Prozessbibliothek ist demnach ein wichtiger Baustein der Verwaltungsmodernisierung, in dem das Prozesswissen verortet wird. Das Bundesministerium des Inneren (BMI) und die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) setzen sich auf der Grundlage einer geschlossenen Kooperationsvereinbarung gemeinsam dafür ein, Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung durch den Aufbau und die Verbreitung der NPB zu fördern und zu unterstützen. Durch die Kooperation soll sichergestellt werden, dass die für die Errichtung der NPB erforderlichen konzeptionellen Grundlagen verwaltungsübergreifend entwickelt werden. Damit soll der spätere bundesweite Betrieb auf eine breite Basis gestellt werden. Durch Vernetzung und gemeinsame Nutzung von Expertenwissen werden Synergien erzielt. Die KGSt wird in diesem Sinne bei ihren Mitgliedskommunen für eine umfassende Beteiligung an der NPB und die Einstellung von Prozessmodellen werben. Die NPB wird Datenschnittstellen in Form der durch das X-Repository jeweils aktuell bekannt gegebene XProzess ausbilden und zu kooperativen einschlägigen Prozessbeschreibungswerkzeugen. Die durch Produkthersteller kostenlos auf der Plattform angebotenen Konverter, Viewer oder Light-Versionen von Prozessbeschreibungswerkzeugen, könnten Anhaltspunkte zu den in den Kommunen vorhandenen technischen Systemen der Kommunen geben Infodienste M-V (ID M-V) Der Dienst Infodienste M-V (Projektname) ist ein Redaktionssystem zur übergreifenden Verwaltung und Verteilung von Leistungsbeschreibungen und Zuständigkeiten. Die Nutzungsmöglichkeiten sind vielfältig. Sie liegen im Wesentlichen im Bürger- und Unternehmensservice, öffentlich 14

15 in einer Datenbereitstellung für Landes-, Kreis- und Kommunalportale, in einer Datenbereitstellung für die EG-DLR, in einer Datenbereitstellung für Behördennummer 115. Innerhalb der Anwendung lassen sich alle öffentlichen Verwaltungen bis zur kleinsten Einheit, der Stelle, mit ihren konkreten Zuständigkeiten, Ansprechpartnern und Kontaktdaten abbilden. Sobald ein Benutzer sein Anliegen und seine Gemeinde oder den Ortsteil eingibt, werden ihm die Daten zur zuständigen Stelle, die rechtsichere Leistungsbeschreibung und alle abgelegten Formulare angezeigt. Bei der Erfassung und Pflege der Leistungstexte werden alle Ebenen der Verwaltung einbezogen. Die Fachressorts in den Bundes- und Landesministerien erstellen rechtssichere Leistungsbeschreibungen, die in der Ebene der Kommunalverwaltung um regionale und kommunale Besonderheiten ergänzt und mit den tatsächlich zuständigen Stellen versehen werden. Das System ermöglicht ferner die vollständige vertikale Abbildung von Zuständigkeiten über alle Verwaltungsebenen hinweg. Die Erfassung der zuständigen Stellen direkt durch die Verwaltungen vor Ort sichert gerade in der Aufgabenteilung zwischen Kommune und Landkreis sachlich richtige Aussagen zur Zuständigkeit. Kommunale Redakteure werden per Übersichtsseite bzw. Newsletter automatisch über geplante und ausgeführte Änderungen im Landessystem benachrichtigt. Hierbei wird unterschieden, ob sich Leistungsbeschreibungen geändert haben oder neue Leistungen zu verknüpfen sind. Über das Schnittstellenkonzept sind verschiedenste Integrationsszenarien von der Assistenten-gestützten Seiteneinbindung bis hin zum komplexen Webservice möglich. Sämtliche Daten können dabei in gleichbleibender Qualität unabhängig vom Layout in jede beliebige Website eingebunden werden. Basis bilden die gleichen, an einer Stelle gepflegten Daten im Kontext der gleichen organisatorischen Struktur und der gleichen Technik. Über die Webservice- Schnittstelle können eine Reihe von Content Management Systemen und Dokument Management Systemen an das Gesamtsystem angebunden werden. Die Weiterentwicklung und Pflege der Komponente Infodienste M-V werden in der Länderkooperation Linie6plus bestritten. Hierzu ist das Land M-V dieser Kooperation beigetreten. Auf Länderebene unterstützt eine Metaredaktion die effiziente Zusammenarbeit der einzelnen Kooperationspartner durch den Abgleich der Leistungsbeschreibungen untereinander sowie die Sammlung und Diskussion der landesspezifischen Kundenanforderungen Lotse - Mitarbeiterverzeichnis (LOTSE) Das Intranet-Portal Lotse ist ein Angebot der Landesregierung für die Mitarbeiter in der Landesverwaltung sowie der nachgeordneten Behörden. Es bündelt in den Rubriken Ressorts, Einrichtungen, Ressortübergreifend, Rechtsinformationen und Linksammlung verschiedenartige Inhalte in unterschiedlichem Umfang und in unterschiedlicher Qualität. Während in den Bereichen Ressorts und Einrichtungen spezifische Informationen von den Ministerien und Einrichtungen eingestellt werden, enthalten die Punkte Ressortübergreifend, Rechtsinformationen und Linksammlung übergeordnete Inhalte wie die Hinführung zu Anwendungen der Landesregierung (u. a. ProFiskal und Travel Management System), Kontaktdaten und Linklisten. öffentlich 15

16 Mit einer Neustrukturierung Ende 2011 wurde die Angebotsmenge überarbeitet und CMSgestützt umgestaltet. Auf der Eingangsseite von Lotse wird so aktuell die jeweils neuste Nachricht aus den Ressorts abgebildet. Ein Schnelleinstieg zu den wichtigsten Web-Anwendungen des Intranets und eine integrierte Suche über die Inhalte des Telefonbuchs aus den egvp- Daten werden angeboten. Weitere Informationsangebote und Onlinesysteme sind in Unterbereiche eingeordnet. Dazu zählen die Teilbereiche: Zentrale Angebote Dieser Teilbereich enthält Kurzbeschreibungen zu einzelnen Fachanwendungen, zugehörige Informationen und Links, sowie deren Zugangsvoraussetzungen. Er ist eine wichtige Quelle für Kontaktübersichten, Hinweise zu rechtlichen Informationsangeboten und eine Wissensbasis zu verfügbaren Dokumentationen. Unterteilt ist er in die Inhaltskomplexe: Kontakt Landesbehördenverzeichnis Verteiler und Gremien Organigramme der Ministerien BBL-Service und Ansprechpartner Linksammlungen im Bund und EU Fachanwendungen/Services ProFiskal Travel Management Personal Management Online-Beschaffung Zentrale Beschaffung (IT) Einfache Melderegisterauskunft (im Fachanwendungsportal) Behördenauskunft (im Fachanwendungsportal) IT-Angelegenheiten (im Fachanwendungsportal) ProIS BSI-Grundschutz-Tool Dokumentation und Wissen DOMEA Wiki IP-Telefonie Aus- und Fortbildung Informationstechnik Statistiken Rechtliches Rechtsinformationssysteme GVOBI.M-V und AmtsBl. M-V Nutzung von Dienstfahrzeugen Aktenrahmenplan und Aktenrahmenordnung GGO 1 und GGO 2 öffentlich 16

17 Ressorts Hier führen alle obersten Landesbehörden eigenständige Seiten im Intranet, die aktuelle News der Ressorts, Hausmitteilungen und Fachinformationen/Downloads aus den jeweiligen Abteilungen zur Verfügung stellen. Eingerichtet sind Homepages für: Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten Innenministerium Justizministerium Finanzministerium Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Tourismus Ministerium für Landwirtschaft, Umwelt und Verbraucherschutz Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur Ministerium für Verkehr, Bau und Landesentwicklung Ministerium für Soziales und Gesundheit Landesamt für innere Verwaltung (LAiV) Betrieb für Bau und Liegenschaften Landesamt für Gesundheit und Soziales Zentrales IT-Management In diesem Bereich werden wichtige Dokumente zu Haushalt, Projekten, Landesbeschlüssen und Rahmenverträgen und dem IT-Controlling sowie der Beschaffungswarenkorb veröffentlicht Dienstleistungsportal (DLP) In Zusammenarbeit von Land und Kommunen werden für die öffentliche Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern auf Landes- und kommunaler Ebene Portale zur Verfügung gestellt, die den Zugang zu den E-Government-Angeboten des Landes und der Kommunen eröffnen. Die Vereinbarungspartner wirken darauf hin, dass die Portale vernetzt werden. Das Dienstleistungsportal des Landes bündelt insbesondere die Informationen des gesamten Landes unabhängig von der jeweiligen Zuständigkeit. Hier werden alle onlinefähigen Informationsangebote der Landesverwaltung sowie der Kommunen verknüpft. Die Kommunen des Landes ergänzen die öffentlich verfügbaren Informationen und Dienstleistungsangebote der Landesverwaltung, indem sie regionale Inhalte zu den verschiedenen Themenbereichen und für die unterschiedlichsten Zielgruppen bereitstellen. Gegliedert nach dem Lebenslagenmodell, einem regional- sowie einem ressortorientierten Verwaltungswegweiser informiert das Dienstleistungsportal Bürger und Unternehmen über typische Verwaltungsdienstleistungen und deren Zuständigkeiten. Ein bundeseinheitliches Stichwortverzeichnis und spezielle Recherchemasken erleichtern das Finden von Ebenen übergreifenden Verwaltungsleistungen. Eine Volltextsuche ist noch nicht implementiert aber geplant. Eigenständig pflegen die jeweiligen Behörden, Ämter und Einrichtungen das Informationsangebot auf Basis gemeinsamer CMS-Vorlagen bzw. definierter Schnittstellen. Einmal im DLP eingebrachte Informationen lassen sich über den speziellen Darstellungs-Wizard wieder in die eigene Homepage einbinden. So werden themenbezogen Leistungsbeschreibungen automatisiert im Portal des einheitlichen Ansprechpartners (EA) oder der Behördennummer 115 ausgeliefert. Ergänzt wird das Angebot im DLP durch eine Förderfibel und die Darstellung aller Landesgesetze in allgemeinverständlicher Form. Über den Servicebereich wird ein zentraler Zugang auf öffentlich 17

18 unterschiedliche anmeldepflichtige Online-Verfahren oder sonst verfügbare Fachverfahren gesteuert. Derzeit sind das folgende Zugänge: Online-Verfahren Antragsassistent für Gewerbetreibende im Rahmen der europäischen Dienstleistungsrichtlinie emra - Einfache Melderegisterauskunft für Unternehmen und Bürger IDEV - Internet Datenerhebung vom Statistischem Amt MV ISAPide - Erfassungssystem zur Arbeitsmarktförderung für Maßnahmeträger Download-Pool für Kommunen RUBIKON - kommunales Erfassungssystem zur Haushaltsführung Vergabe von Anglererlaubnissen Grundbuch-Abrufverfahren Sonstige Fachverfahren/Auskünfte Notarauskünfte zu Flurschutzgebieten Stiftungsverzeichnis MV Umweltinformationssystem Mecklenburg-Vorpommern (UIS-MV) 5.13 MV-Kompass (MVK) Mit dem kommunalen Planungs- und Auskunftssystem MV-Kompass werden die Gebietsstrukturen und einzelne Teilstrukturen mit ihrer zeitlichen Geltungsdauer für das Land Mecklenburg- Vorpommern zentral im Ministerium für Inneres und Sport gepflegt. In diesem IT-System werden auch demografische Daten geführt. Zu den erfassten demografischen Daten gehören: Statistiken zu amtsangehörigen Gemeinden und amtsfreien Gemeinden Anzahl der Einwohner (männlich/weiblich/gesamt) Einwohner je Quadratkilometer Fläche in Quadratkilometer Kreistagspräsident/in mit Adress- und Kontaktdaten Landtagsabgeordnete Politische Zusammensetzung Personaldaten/Funktionen Kommunalvertretung/Kreistag Politische Zusammensetzung bzw. Verteilung der Sitze Vorsitz/Kreistagspräsident Kontaktdaten der Verwaltungsmitarbeiter und Behörden Mitgliedschaft in Verbänden Kommunales Planungs- und Auskunftssystem M-V Grunddaten der Zweckverbände und anderer kommunaler Verbände öffentlich 18

19 Schnittstellen zu anderen Datenquellen und senken sind folgendermaßen ausgeprägt: XLS-Schnittstelle zum Statistischen Amt (LAiV M-V; halbjährlicher Abgleich) Schnittstelle zum partiellen Datenabgleich mit dem Verwaltungswegweiser des Dienstleistungsportals M-V (DV 11/09) ODBC-Schnittstellen zu Word-Anwendungen (Adressetikettendruck, diverse Reports) Eine Besonderheit stellt das Historienwissen der Datenbank dar, in dem über die letzten zehn Jahre alle Ämterfusionen mit den jeweiligen Einzelinformationen bewahrt und den jetzigen Rechtsnachfolgern zugeordnet werden muss. Eine organisatorische Schnittstelle ist dadurch festgelegt, dass auf Anforderung der Staatskanzlei für die Reisevorbereitung des Ministerpräsidenten Kommunaldaten per Word bereitzustellen sind. Gleiches gilt für die Reisevorbereitungen des Innenministers und seines Staatssekretärs. Hier gibt es künftige Automatisierungsbedarfe. Städtepartnerschaften Technologisch ist das Fachverfahren MV-Kompass mit der Programmiersprache Visual Basic umgesetzt. Dazu wurde ein spezieller Applikationsserver von der DVZ M-V GmbH entwickelt, der zusammen mit dem Internet Integration Server (IIS) unter dem Betriebssystem Windows Server 2008 R2 produktiv eingesetzt wird. Der Datenbankserver wird sowohl vom Fachverfahren MV-Kompass als auch vom Fachverfahren KAF/SBZ ( Kommunaler Aufbaufonds und Sonderzuweisungen ) gleichzeitig benutzt. Siehe hierzu nähere Angaben im Betriebshandbuch MV-Kompass und KAF/SBZ in der Anlage zum DV10/02. Die MV-KOMPASS-Datenbank ist mit der entsprechenden Erweiterung (Ergänzung von Tabellen und Nutzern) gleichzeitig Datenbank für die Verfahren KAF und SBZ Zuständigkeitsfinder (ZuFi M-V) Die Verknüpfungen zwischen der Verwaltungsleistung und der zuständigen Stelle werden redaktionell im Zuständigkeitsfinder (Zufi M-V) hinterlegt. Der Zufi M-V ist mit der Komponente CMS eng verzahnt. So gelangen die im CMS angelegten Verwaltungsstrukturen und optional angelegte Daten über einen automatischen Import in die Datenbank des Zuständigkeitsfinders. Federführend ordnet die Zufi-Zentralredaktion im Ministerium für Inneres und Sport im Redaktionssystem des Zuständigkeitsfinders die Institutionen in die Gebietsstruktur des Landes ein und bestimmt die fachlichen Zuständigkeiten. Diese lassen sich den konkreten Institutionen zuordnen oder über die Gruppierungen der Gebietsstruktur wie Gemeinden, Landesbehörden oder Landkreise einordnen. Ist beispielsweise eine fachliche Zuständigkeit einer Gebietskörperschaft einer Landesbehörde als Gruppe zugeordnet, so gilt diese fachliche Verortung für alle Institutionen innerhalb dieser Gruppe. Im Konkreten entsteht eine fachliche Zuständigkeit, wenn Verfahren einer Institution oder einer Gruppe aus der Gebietsstruktur zugeordnet werden. Mit der Verortung der fachlichen Zuständigkeit durch die Redaktion des Ministeriums für Inneres und Sport können zuständige Behörden über den Zuständigkeitsfinder ermittelt werden. Für eine differenziertere Auflösung der Zuständigkeit auf bestimmte Verwaltungsstruktureinheiten sind redaktionelle Aktivitäten auf kommunaler Seite erforderlich. Hier muss die entsprechende Körperschaft weitere zusätzliche Redaktionsarbeit leisten. Der Redaktionsbereich des Zuständigkeitsfinders ermöglicht es, landesübergreifend nutzbare Leistungsbeschreibungen, die einer Institution zugeordnet sind, mit einer konkreten Verwaltungsstruktureinheit zu verknüpfen. öffentlich 19

20 6 ANALYSE AUF DER LANDESEBENE Für eine Analyse müssen vorab der Untersuchungsgegenstand benannt und die entsprechenden Untersuchungskriterien definiert werden. Ebenfalls sind die getroffenen Projektdefinitionen [AP: WiMa-Analyse] zu berücksichtigen. Weiterhin fließen die bereits definierten Anwendungsszenarien und deren abgeleiteten Datenstrukturen [AP: Informationsdomänen und Relationen] sowie notwendige Standards [AP: Fachliche und technische Standards] mit in diese Analyse ein. Per Definition [AP: WiMa-Analyse] sind die identifizierten IT-Komponenten unter dem Begriff Informationsmanagement zu führen. So besteht eine zukünftige kooperative Informationsmanagement-Plattform M-V (KIM M-V) aus verschiedenen IT-Komponenten. Für die Untersuchung der technischen Systeme soll zum besseren Verständnis an dieser Stelle noch einmal konkret auf den Begriff Informationsmanagement eingegangen werden. So stützt sich das Informationsmanagement auf erfassbare bzw. erfasste Daten. Daraus kann abgeleitet werden, dass IT-Systeme zur Speicherung von Daten auf technischer Ebene eingesetzt werden. Im Informationsmanagement wird in zwei technische Bereiche unterschieden, die unter der Abkürzung IKT zusammengefasst sind: Informationstechnik Datenquellen Datensenken Datenstrukturen Kommunikationstechnik Schnittstellen Standards Kommunikationswege Mit der Trennung wird erkennbar, dass im Wesentlichen die Daten und die Schnittstellen in der Analyse der IT-Komponenten zu untersuchen sind. Im Bereich der Daten sind zum einen die technischen Datenspeicher wie Datenquellen und - senken zu betrachten. Ebenfalls steht die logische und fachliche Strukturierung der Daten im Fokus. Auf der Schnittstellen-Ebene werden die Transferdaten, die Verwendung von Standards und die Verknüpfung der einzelnen IT-Komponenten untereinander über die Kommunikationswege untersucht. Laut Definition [AP: WiMa-Analyse] bildet die KIM M-V die Basis für ein erfolgreiches Wissensmanagement. Die in diesem Kontext vorhandenen bzw. gesetzten IT-Komponenten müssen in der Lage sein, den Anforderungen aus den Teilprojekten "Technische Plattform (TPF)" und "Daten, Information und Wissen (DIW)" zu genügen. Die Untersuchungskriterien lassen sich aus den generellen Anforderungen an ein verteiltes Informationsmanagementsystem und den spezifischen Anwendungsfällen herleiten. Der Untersuchungsgegenstand selbst ist die jeweilige IT- Komponente, die mit verschiedenen Anwendungsfällen passend in Beziehung gebracht wird. Nicht alle Anwendungsfälle lassen sich sinnvoll zuweisen, so dass die Zuordnung der Anwendungsfälle unter Abwägung der Zweckmäßigkeit erfolgt. Die Zuordnung von Anwendungsfällen hat zum Ziel, dass bestimmte fachliche und technische Bewertungskriterien zum Einsatz der IT-Komponenten bestimmt werden können und mögliche Schwächen identifiziert werden. Dies bedeutet im Einzelnen, dass pro Anwendungsfall die speicherbaren Datenstrukturen, die Schnittstellen, der Nutzen und die Relevanz der IT-Komponen- öffentlich 20

21 ten untersucht werden. Das Ergebnis liefert Aussagen darüber, wie die IT-Komponenten im Rahmen des Informationsmanagementsystems zu platzieren sind. 6.1 Informationsdomänen und Anwendungsfälle Die Anwendungsfälle ordnen sich unter den folgenden abgebildeten Informationsdomänen an. In der anschließenden Tabelle sind alle identifizierten Anwendungsfälle nach Informationsdomänen sortiert dargestellt. Abbildung 3: Relevante Informationsdomänen im WiMa-Projekt Folgende Nomenklatur wird in den nächsten Tabellen für die Kennzeichnung der Anwendungsfälle verwendet: <buchstabe1>.<buchstabe2>.<zahl> <buchstabe1> <buchstabe2> <zahl> "A" steht für Anwendungsfall "O steht für die Domäne Organisationsinformationen F steht für die Domäne Fachinformationen P steht für die Domäne Prozessinformationen Aufzählung Tabelle 6.1 Nomenklatur der Anwendungsfälle öffentlich 21

22 ID Anwendungsfälle Priorität Domäne Organisation A.O.1 Pflege von Gebietsstrukturen 1 A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen 1 A.O.3 Zuordnung von GEO-Referenzen 1 A.O.4 Abruf von GEO-Referenzen 1 A.O.5 Aufbau der Organisationsstruktur 1 A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur 1 A.O.7 Pflege von Mitarbeitern 1 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern 1 A.O.9 Pflege von Dokumenten (zentrale und lokale Zuordnungen möglich) 1 A.O.10 Abruf von Dokumenten 1 A.O.11 Pflege von Zuständigkeiten 1 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit 1 A.O.13 Pflege von Zuständigkeiten auf Verwaltungsebenen 1 A.O.14 Pflege von Stellen 2 A.O15 Abruf von Stellen 2 Domäne Fachinformationen A.F.1 Pflege von Leistungs-Templates 1 A.F.2 Import der Stammtexte 1 A.F.3 Abruf von Leistungs-Templates 1 A.F.4 Abonnement einer Verwaltungsleistung 1 A.F.5 Pflege der Ergänzungs- und Ersatzfelder 1 A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung 1 A.F.7 Pflege von Wissenslandkarten 3 A.F.8 Recherche in Wissenslandkarten (Identifikation von Wissen) 3 A.F.9 Pflege des WiMa-Portals 2 öffentlich 22

23 ID Anwendungsfälle Priorität A.F.10 Recherche im WiMa-Portal (Identifikation von Wissen) 2 A.F.11 Recherche nach Stammtexten 2 A.F.12 Veröffentlichung der Verwaltungsleistung 1 A.F.13 A.F.14 Zuordnung von Verwaltungsvorschriften zu einer abonnierten Verwaltungsleistung Abruf von Verwaltungsvorschriften, die einer abonnierten Leistung zugeordnet sind 2 2 A.F.15 Pflege von Lebenslagen 1 A.F.16 Zuordnung der Lebenslagen zu einem Leistungs-Template 1 A.F.17 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen 1 A.F.18 Pflege der Leistungsgruppen 2 A.F.19 Zuordnung der Leistungsgruppen zu einem Leistungs-Template 1 A.F.20 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Leistungsgruppen 2 A.F.21 Pflege des Produktrahmenplans 3 A.F.22 Change-Management Verwaltungsleistung 1 Domäne Prozessinformationen A.P.1 Zuordnung von Prozessen zu einer abonnierten Verwaltungsleistung 1 A.P.2 Abruf von Prozessen, die einer abonnierten Verwaltungsleistung zugeordnet sind 1 A.P.3 Abruf von Geschäftsregeln 1 A.P.4 A.P.5 Zuordnung von Produkten zu Prozessen und abonnierten Verwaltungsleistungen Abruf von Verwaltungsleistungen, denen Prozesse und Produkt zugeordnet sind 2 2 A.P.6 Konfiguration und Implementierung von Vorgängen 2 A.P.7 Ausführung von Vorgängen 2 Datenaustausch (keine Domäne) A.D.1 Generieren der xd115-berichte 1 öffentlich 23

24 ID Anwendungsfälle Priorität A.D.2 Konfiguration der DADID-Schnittstelle 1 A.D.3 Erstellung von Content-Links zur Bereitstellung von verschiedenen Informationen und Funktionen 1 A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen 1 A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen 1 A.D.6 Synchronisation Zuständigkeiten 1 A.D.7 Synchronisation Verwaltungsleistungen 1 Administration (keine Domäne) A.A.1 Nutzerverwaltung 1 A.A.2 Systemverwaltung 1 Tabelle 6.1: Liste aller möglichen Anwendungsfälle 6.2 Ist-Schwächen-Analyse (ISA) Mit den vorab beschriebenen Untersuchungskriterien werden in diesem Kapitel die o. g. IT- Komponenten hinsichtlich ihrer Einsetzbarkeit untersucht. Hierzu werden die Relevanz, der aktuelle Zustand betrachtet und mögliche Schwächen im Kontext der Anwendungsfälle ermittelt. Jede IT-Komponente ist im Hinblick auf das Wissensmanagement in M-V und insbesondere im Zusammenhang mit der zukünftigen KIM M-V Plattform mehr oder weniger geeignet oder ableitend aus dem originären Anwendungszweck nur für eine bestimmte Platzierung innerhalb der KIM M-V Plattform zweckdienlich. So sind die Anwendungsfälle zunächst den IT- Komponenten sinnvoll zugeordnet worden. Die Analyse der Schwächen untersucht anhand eines Kriterienkatalogs die Realisierbarkeit der einzelnen Anwendungsfälle. In der Folge wird der Mangel dokumentiert. Die spätere Soll-Konzeption berücksichtigt die so gesammelten Schwächen und leitet geeignete Maßnahmen ab. Die Analyse bezieht sich auf die entsprechenden Datenstrukturen, die Schnittstellen und die Nutzung der jeweiligen IT-Komponente im Rahmen der Anwendungsfälle. Der Mehrwert dieses Vorgehens liegt in der Demaskierung der Schwächen im Umfeld der entsprechenden Datenstrukturen und Schnittstellen. Auf Basis dieser Dokumentation kann später der konkrete Handlungsbedarf für den erfolgreichen Aufbau und für die Integration der KIM M-V Plattform ermittelt werden. Die konkreten Untersuchungsgegenstände werden gegen folgende Schwächen- Kriterien bewertet: Nutzung (N) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene S.N.3 Anderes IT-System ist führend S.N.4 Wird nicht genutzt zur Datenpflege S.N.5 Pflegeoberfläche auf Landesebene nicht anwendbar öffentlich 24

25 S.N.6 Pflegeoberfläche auf kommunaler Ebene nicht anwendbar S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt Daten (D) S.D.1 Daten inkonsistent S.D.2 Daten veraltet S.D.3 Daten redundant S.D.4 Daten unvollständig S.D.5 Daten nur teilweise erfassbar S.D.6 Daten nicht erfassbar (Pflegeoberfläche nicht oder teilweise geeignet) S.D.7 Standardisierung nicht vorhanden S.D.8 Datenmodell nicht vorhanden oder in Entwicklung Schnittstellen (S) S.S.1 Datenimport nicht möglich S.S.2 Datenexport nicht möglich S.S.3 Funktionsumfang der Importschnittstelle nicht ausreichend S.S.4 Funktionsumfang der Exportschnittstelle nicht ausreichend S.S.5 Standardisierung nicht vorhanden S.S.6 Schnittstellen vorhanden, aber nicht im Einsatz S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden S.S.8 Schnittstelle nicht vorhanden oder in Entwicklung Die Schwächen werden in tabellarischer Form aufbereitet und nach Nutzen, Daten und Schnittstellen sortiert. Die Spalte p(s) stellt die Eintrittswahrscheinlichkeit einer Schwäche dar. Die Eintrittswahrscheinlichkeit stützt sich auf Fakten, Erkenntnisse, Erfahrungen und Annahmen: 0,0 0,2 0,4 0,6 0,8 1,0 Auf Grund von Annahmen nur genannt und wird nicht eintreten. Auf Grund von Annahmen genannt und kann eintreten. Durch Erfahrungen und Annahmen teilweise belegt und kann eintreten. Durch Fakten, Erfahrungen und Annahmen teilweise belegt und kann eintreten. Durch Fakten belegt und kann eintreten. Durch Fakten belegt und wird eintreten. Die Priorität der einzelnen Anwendungsfälle wird mit Sicht auf die relevanten IT-Komponenten in der Schwächen-Analyse neu bewertet: 1 Anwendungsfall ist mit der IT-Komponente zu nutzen oder umzusetzen. Identifizierte Schwächen in diesem Umfeld können zu einer Neubewertung der Priorität führen. 2 Anwendungsfall ist vorrangig mit der IT-Komponente zu nutzen oder umzusetzen. Identifizierte Schwächen in diesem Umfeld können zu einer Neubewertung der Priorität führen. öffentlich 25

26 3 Anwendungsfall ist nachrangig mit der IT-Komponente zu nutzen oder umzusetzen. Identifizierte Schwächen in diesem Umfeld können zu einer Neubewertung der Priorität führen. 0 Anwendungsfall ist aufgrund übermäßiger Schwächen nicht in der IT-Komponente zu nutzen oder umzusetzen. Identifizierte Schwächen in diesem Umfeld führen zu einer Neubewertung der Priorität. Die Neubewertung steht vor der Klammer in der Spalte der Prioritäten (z. B. 2 (3)). Folgende Bewertungskonstellationen können sich z. B. konkret ergeben: 0 (x) Priorität des Anwendungsfalls wurde auf 0 gesetzt. Der Anwendungsfall sollte auf Grund der Analyse der Schwächen im Kontext der entsprechenden IT-Komponente vermieden werden. 2 (1) Priorität des Anwendungsfalls wurde abgestuft. Der Anwendungsfall sollte auf Grund der Analyse der Schwächen im Kontext der entsprechenden IT-Komponente für das gesamte Informationsmanagement als nachrangig betrachtet werden. 3 (2) Priorität des Anwendungsfalls wurde heraufgestuft. Der Anwendungsfall sollte auf Grund von Projektrisiken im Kontext der entsprechenden IT-Komponente höher bewertet werden. In den folgenden Unterkapiteln werden nun die relevanten IT-Komponenten untersucht Infodienste M-V (ID M-V) Relevanz Ein Großteil der beschriebenen Anwendungsfälle können mit dieser IT-Komponente bzw. dem Dienst Infodienste M-V (ID M-V) abgebildet werden. So lassen sich LeiKa-Stammtexte- Management und Zuständigkeitsfindung vollständig abbilden. Die Datenpflege in diesem Verfahren soll die Datenpflege der entsprechenden Informationsdomänen im CMS des Landes erweitern, ausbauen und letztendlich ablösen. Im WiMa M-V Projekt wird die ID M-V als die zentrale IT-Komponenten der KIM M-V Plattform identifiziert. Die Integration der ID M-V auf den jeweiligen Verwaltungsebenen kann in unterschiedlicher Tiefe und Richtung erfolgen und ist maßgeblich von den jeweiligen strategischen Erwägungen und den dort platzierten IT- Komponenten abhängig. Folgende Anwendungsfälle aus der Tabelle 6.2 lassen sich dieser IT- Komponente sinnvoll zuordnen. In der Spalte "Funktion vorhanden" steht das "x" für vorhanden. Ein Strich hingegen symbolisiert eine fehlende Funktion. ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.1 Pflege von Gebietsstrukturen x 1 A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen x 1 A.O.3 Zuordnung von GEO-Referenzen x 3 A.O.4 Abruf von GEO-Referenzen x 3 A.O.5 Aufbau der Organisationsstruktur x 1 öffentlich 26

27 ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur x 1 A.O.7 Pflege von Mitarbeitern x 1 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern x 1 A.O.9 Pflege von Dokumenten (zentrale und lokale Zuordnungen möglich) x 1 A.O.10 Abruf von Dokumenten x 1 A.O.11 Pflege von Zuständigkeiten x 1 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit x 1 A.O.13 Pflege von Zuständigkeiten auf Verwaltungsebenen x 1 A.O.14 Pflege von Stellen - 2 A.O.15 Abruf von Stellen - 2 A.F.1 Pflege von Leistungs-Templates x 1 A.F.2 Import der Stammtexte x 1 A.F.3 Abruf von Leistungs-Templates x 1 A.F.4 Abonnement einer Verwaltungsleistung x 1 A.F.5 Pflege der Ergänzungs- und Ersatzfelder x 1 A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung x 1 A.F.12 Veröffentlichung der Verwaltungsleistung x 1 A.F.13 A.F.14 Zuordnung von Verwaltungsvorschriften zu einer abonnierten Verwaltungsleistung Abruf von Verwaltungsvorschriften, die einer abonnierten Leistung zugeordnet sind A.F.15 Pflege von Lebenslagen x 1 A.F.16 Zuordnung der Lebenslagen zu einem Leistungs-Template x 1 A.F.18 Pflege der Leistungsgruppen x 1 A.F.19 Zuordnung der Leistungsgruppen zu einem Leistungs- Template x 1 öffentlich 27

28 ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.F.22 Pflege des Produktrahmenplans - 3 A.P.1 A.P.2 A.P.3 A.P.4 A.P.5 A.D.3 Zuordnung von Prozessen zu einer abonnierten Verwaltungsleistung Abruf von Prozessen, die einer abonnierten Verwaltungsleistung zugeordnet sind Abruf von Prozess-Controls (Geschäftsregeln als LeiKa- Merkmale) Zuordnung von Produkten zu Prozessen und abonnierten Verwaltungsleistungen Abruf von Verwaltungsleistungen, denen Prozesse und Produkte zugeordnet Erstellung von Content-Links zur lokalen Bereitstellung von Inhalten und Funktionen x 1 A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen - 1 A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen - 1 A.D.6 Synchronisation Zuständigkeiten - 1 A.D.7 Synchronisation Verwaltungsleistungen - 1 A.A.1 Nutzerverwaltung x 1 A.A.2 Systemverwaltung x 1 Tabelle 6.2: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für Infodienste M-V Zustand Infodienste M-V Das Infodienste M-V-Verfahren legt den Schwerpunkt auf die Organisation und Pflege von Verwaltungsleistungen, Gebiets- und Verwaltungsstrukturen. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, Zuständigkeitsbereiche und Verwaltungssitze mit GEO-Daten anzureichern bzw. auszuwählen. Der Zugriff auf GEO-Daten der GDI-MV als Teil der nationalen GDI-Deutschland kann über standardisierte GEO-Dienst-Schnittstellen (WMS, WFS) bereitgestellt werden. Die Zuständigkeitsfindung selbst erfolgt über die standardisierte Schnittstelle XÖV-XZufi. Die Struktur der Verwaltungsleistungen orientiert sich an den LeiKa-Modulen und die Verwaltungsleistungen selbst organisieren sich nach dem LeiKa-Ordnungsrahmen. Die ebenfalls pflegbare Gebietsstruktur berücksichtigt die Schlüsselsystematik, wie Amtsschlüssel (AS), Amtlicher Gemeindeschlüssel (AGS) und weitere Gebietstypen, die in den Gebietselementen innerhalb der angelegten Gebietsstruktur gespeichert sind. Die Aufbauorganisation einer Verwaltung lässt sich flexibel gestalten und über Vererbungsmechanismen sind Inhaltsdaten in nachfolgenden öffentlich 28

29 bzw. untergeordneten Strukturen nutzbar. Über die Informationsdomänen hinweg lässt sich der Geschäftsverteilungsplan einer Verwaltung darstellen. Im Kontext der D115 bieten die Infodienste M-V eine standardisierte Schnittstelle zum Datenexport, die mit dem Namen XD115 bezeichnet wird. In diesem Zusammenhang ist der Datenaustauschdienst (DADID) zu nennen. Dieser dient als generisches Werkzeug zur Transformation vorhandener Datenbestände, über das z. B. Verwaltungsleistungen via XD115 an das D115- Wissensmanagement des Bundes geliefert werden. Mit der weiteren Anforderung, als zentrale Datenquelle für das Projekt Bürgerservices und 115 in M-V zu fungieren, wird dieses Verfahren ebenfalls in den Bereich der KIM M-V Plattform eingeordnet. Da zudem ein Großteil der Anwendungsfälle in diesem Verfahren abgebildet werden können, stellt dieses Produkt - wie bereits oben erwähnt - die zentrale Komponente der KIM M-V Plattform dar. Folgenden Informationsdomänen werden bereits heute abgebildet: Informationsdomänen: Gebiets(-struktur), z. B. Bund Länder Landkreis Kreisfreie Stadt Amtssitze Gemeinde Amtsfreie Gemeinde Ortsteil Verwaltungsaufbau, z. B. Hierarchische Verwaltungsstrukturen Adressen Kontakte Zuständigkeit von Verwaltungseinheiten usw. Mitarbeiter Mitarbeiterzuordnung (Organisation) Zuständigkeit (Organisation/Mitarbeiter für Verwaltungsleistung) Verwaltungsleitung (LeiKa) LeiKa-Stammtexte-Managment Zuordnung LeiKa (Schlüssel zu Verwaltungsleistung) (Aufbau-) LeiKa (Schlüsselsystematik) Aktuell dient das Infodienste M-V-Verfahren ausschließlich zur Pflege der Verwaltungsleistungen im Kontext der DLP-Bürgerlagen und der EG-DLR. Informationsdomänen wie Gebietsstruktur, Aufbauorganisation und Mitarbeiter, finden keine Anwendung. Ebenfalls finden die Schnittstellen XÖV-XZufi und XD115 keine Nutzung Schwächen Infodienste M-V In dieser IT-Komponente werden im Kontext der Domäne Fachinformationen derzeit nur die "Verwaltungsleistung" nach LeiKa gepflegt. Gebietsstrukturen, Verwaltungsstrukturen und Zu- öffentlich 29

30 ständigkeiten sowie Mitarbeiterverzeichnisse oder Ehrenämter (politische Lenkung) sind momentan nicht Bestandteil der Datenpflege. Verzeichnisse zum Produktrahmenplan oder zu Prozessen sind in der IT-Komponente nicht enthalten bzw. werden nicht integriert. Die Lebenslagen sind über die Verwaltungskategorien teilweise darstellbar, können aber nicht im typischen Umfang für M-V dargestellt werden. Die Schnittstellen dieses IT-Systems sind vorhanden, wurden aber bisher nicht vollständig im Zusammenhang mit den anderen IT-Systemen des Landes genutzt. Die identifizierten Schwächen zu dieser IT-Komponente sind in der Tabelle 6.3 enthalten. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen Infodienste M-V neu (alt) A.O.1 Pflege von Gebietsstrukturen 0(1) S.N.1 S.N.3 S.N.4 S.D.4 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Anderes IT-System ist führend Derzeitige Pflege der Gebietsstrukturen in M-V Kompass Wird nicht genutzt zur Datenpflege Derzeitige Pflege der Gebietsstrukturen in M-V Kompass Daten unvollständig Versionierung von Gebietsstrukturen 0,6 1,0 1,0 A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen 0(1) S.D.4 Daten unvollständig Versionierung von Gebietsstrukturen nicht abbildbar 1,0 A.O.3 Zuordnung von GEO-Referenzen 1(1) S.S.2 Funktionalitäten der Schnittstelle nicht ausreichend 0,2 S.S.6 Schnittstellen vorhanden, aber nicht im Einsatz 0,8 A.O.4 Abruf von GEO-Referenzen - 1(1) S.S.5 Standardisierung zw. ID-MV und GDI-MV inkonsistent 0,2 A.O.5 Aufbau der Organisationsstruktur - 1(1) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Projekte 1,0 öffentlich 30

31 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen Infodienste M-V neu (alt) S.N.2 S.D.5 S.D.6 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Daten nicht vollständig erfassbar (Datenmodell teilweise geeignet) Fachliche Typen für Organisationseinheiten Unzureichendes Datenmodell zur Raumverwaltung, wie in IT-Komponente elias geplant. Unzureichendes Datenmodell zur Telefonverwaltung, wie in IP-Telefonie geplant. Daten nicht erfassbar (Pflegeoberfläche nicht oder teilweise geeignet) GUI zur Raumverwaltung unzureichend (elias) GUI zur Telefonverwaltung unzureichend (IPT) 0,6 0,8 0,8 A.O.7 Pflege von Mitarbeitern - 1(1) S.N.1 S.N.2 S.D.5 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Daten nicht vollständig erfassbar Fehlende Anforderungen 0,6 0,8 0,4 A.O.9 Pflege von Dokumenten - 1(1) S.D.5 S.D.6 Daten nicht vollständig erfassbar Fehlende Anforderungen Daten nicht erfassbar (Pflegeoberfläche nicht oder teilweise geeignet) Fehlende Anforderungen 0,4 0,4 A.O.11 Pflege von Zuständigkeiten - 1 (1) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Zentralredaktion aufwendig 0,4 öffentlich 31

32 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen Infodienste M-V neu (alt) Bereits vorhandene Systeme S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme 0,6 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit - 1 (1) S.N.1 S.N.2 S.N.3 S.N.4 S.S.5 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Anderes IT-System ist führend Zuständigkeitsfinder M-V Wird nicht genutzt zur Datenpflege Zuständigkeitsdefinitionen erfolgen derzeit im Zuständigkeitsfinder M-V Standardisierte Schnittstelle nicht vorhanden Standard (XZufi1.0) vorhanden, derzeit aber nicht implementiert 0,2 0,4 1,0 1,0 1,0 A.O.13 Pflege von Zuständigkeiten auf den Verwaltungsebenen - 1 (1) S.N.1 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme 0,2 0,4 A.O.14 Pflege von Stellen - 1 (1) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme 0,2 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,4 öffentlich 32

33 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen Infodienste M-V neu (alt) Bereits vorhandene Systeme S.N.3 S.D.5 S.D.6 Anderes IT-System ist führend Einsatz von Individual-Software auf der Landes- und kommunalen Ebene Daten nicht vollständig erfassbar Fehlende Anforderungen Daten nicht erfassbar (Pflegeoberfläche nicht oder teilweise geeignet) Fehlende Anforderungen 1,0 1,0 1,0 A.F.1 Pflege von Leistungs-Templates - 1(1) S.N.1 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme 0,2 0,4 1 (1) A.F.2 Import von Stammtexten - 1 (1) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme 0,2 A.F.3 Abruf von Leistungs-Templates - 1(1) S.N.1 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme 0,2 0,4 A.F.4 Abonnement einer Verwaltungsleistung - 1 (1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,2 öffentlich 33

34 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen Infodienste M-V neu (alt) A.F.5 Pflege der Ergänzungs- und Ersatzfelder - 1 (1) S.N.1 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,4 0,4 A.F.12 Veröffentlichung der Verwaltungsleistungen - 1 (1) S.N.1 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,4 0,4 A.F.13 Zuordnung von Verwaltungsvorschriften zu einer abonnierten Verwaltungsleistung - 1 (1) S.N.1 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,8 0,4 A.F.15 Pflege von Lebenslagen - 1 (1) S.N.1 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,2 0,4 A.F.18 Pflege der Leistungsgruppen - 1 (1) S.N.1 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,2 0,4 A.F.19 Zuordnung der Leistungsgruppen zu einem Leistungs- Template - 1 (1) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene 0,2 öffentlich 34

35 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen Infodienste M-V neu (alt) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,4 A.P.1 Zuordnung von Prozessen zu einer abonnierten Leistung - 1 (1) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,8 S.D.5 S.D.7 Daten nur teilweise erfassbar Prozesszuordnung nicht möglich Standardisierung Prozessdaten 1,0 1,0 A.P.2 Abruf von Prozessen, die einer abonnierten Verwaltungsleistung zugeordnet sind - 1 (1) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,8 S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 A.P.3 Abruf von Prozess-Controls (Geschäftsregeln im LeiKa Kontext) - 1 (1) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 A.P.4 Zuordnung von Produkten zu Prozessen und abonnierten Verwaltungsleistungen - 1(2) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,8 S.D.7 Standardisierung Produktrahmenplan M-V 0,6 A.P.5 Abruf von Verwaltungsleistungen, denen Prozesse und Produkt zugeordnet sind - 1 (2) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,8 S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 A.D.3 Erstellung von Content-Links zur lokalen Bereitstellung von Inhalten und Funktionen - 1 (2) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf der kommunalen Ebene 0,6 öffentlich 35

36 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen Infodienste M-V neu (alt) S.N.4 Wird nicht genutzt zur Datenpflege 1,0 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,8 A.D.4 Synchronisation von Gebietsstrukturen - 1 (2) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,8 S.S.6 Schnittstelle vorhanden, aber nicht im Einsatz 1,0 A.D.5 Synchronisation von Organisationsstrukturen - 1 (2) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,8 S.S.6 Schnittstelle vorhanden aber nicht im Einsatz 1,0 A.D.6 Synchronisation von Zuständigkeiten - 1 (2) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,8 S.S.6 Schnittstelle vorhanden, aber nicht im Einsatz 1,0 Tabelle 6.3: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für Infodienste M-V Datenaustauschdienst Infodienste (DADID) Relevanz Die IT-Komponente DADID ist ein Werkzeug zur Transformation von Daten aus den Infodiensten M-V in ein bestimmtes Zielformat. So lassen sich z. B. die Verwaltungsleistungen oder Leistungs-Templates in definierte XML-Formate transformieren. Diese IT-Komponente wird auch von anderen Bundesländern genutzt, um einen konfigurativen Datenaustausch zwischen den Infodiensten und Drittsystemen zu ermöglichen. Die Anwendungsfälle in Tabelle 6.4 lassen sich zu dieser IT-Komponente sinnvoll zuordnen. ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.D.1 Generierung der xd115-berichte x 1 A.D.2 Konfiguration der DADID-Schnittstelle x 1 A.A.2 Systemverwaltung (nur DADID) x 1 Tabelle 6.4: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für DADID öffentlich 36

37 Zustand DADID Wie im Unterkapitel Relevanz bereits beschrieben, handelt es sich um ein reines Transformations-Werkzeug bzw. eine Software, mit der Daten in verschiedene Zielformate transformiert werden können. Innerhalb dieser IT-Komponente werden die transformierten Daten zur schnellen und gezielten Verfügbarkeit in einer Datenquelle dieser IT-Komponente vorgehalten Schwächen DADID Die identifizierten Schwächen zu dieser IT-Komponente sind in der Tabelle 6.18 enthalten. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche DADID neu (alt) A.D.1 Generierung der xd115-berichte - 1(1) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene 0,2 A.D.2 Konfiguration der DADID-Schnittstelle - 1(1) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene 0,2 Tabelle 6.4 Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für DADID Projektzusammenarbeitsplattform (PZ) Relevanz Im Rahmen der redaktionellen LeiKa-Pflege wurde der Bedarf identifiziert, eine Kommunikationsplattform zu integrieren, die für ein verwaltungsübergreifendes Change-Management von Verwaltungsleistungen genutzt werden kann (LeiKa-Stammtexte-Managment). Im Weiteren wird die Bezeichnung "PZ LeiKa M-V" geführt. Folgende Anwendungsfälle in Tabelle 6.5 lassen sich der IT-Komponente sinnvoll zuordnen. ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.F.22 Change-Management LeiKa-Verwaltungsleistung - 1 Tabelle 6.5: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für PZ LeiKa M-V öffentlich 37

38 Zustand Die PZM wird in unterschiedlichen Projekt- und Betriebskontexten im Land angewendet Schwächen Aktuell ist die Ressource "Speicher" limitiert. Weitere Schwächen sind nicht bekannt Content-Managementsystem /Zuständigkeitsfinder Relevanz Das Content-Managementsystem (CMS) des Landes stellt für die verschiedenen Landesportale und einige Kommunalportale Inhaltsdaten und Designvorschriften (stylesheets) zur Verfügung. Die Inhaltsdaten und Designvorschriften sind vielfältig und gehen über die im Projekt verorteten Informationsdomänen hinaus. Aus diesem Grund bleibt auch weiterhin das CMS die Datenquelle für Organisations- und Gebietsstrukturen sowie für Verwaltungsleistung in Richtung der Internetportale, auch wenn zukünftig die entsprechende Pflege in ID M-V verortet wird. Ebenso relevant ist der im CMS integrierte Zuständigkeitsfinder (Zufi). Folgende Anwendungsfälle in Tabelle 6.6 lassen sich der IT-Komponente sinnvoll zuordnen. ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.5 Aufbau der Organisationsstruktur x 1 A.O.7 Pflege von Mitarbeitern x 1 A.O.11 Pflege von Zuständigkeiten x 1 A.F.5 Pflege der Verwaltungsleistung x 1 A.F.9 Pflege von Lebenslagen x 1 A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen - 2 A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen - 2 A.D.6 Bezug der Zuständigkeiten aus dem zentralen Informationsmanagement - 2 A.D.7 Synchronisation Verwaltungsleistungen x 2 A.A.1 Nutzerverwaltung (nur CMS und Zufi) x 1 A.A.2 Systemverwaltung (nur CMS und Zufi) x 1 Tabelle 6.6: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für CMS und Zufi M-V öffentlich 38

39 Zustand CMS des Landes - Zufi M-V Das Content-Managementsystem des Landes speichert Inhalte, die in entsprechende Inhaltsseiten für das Dienstleistungsportal aufgeteilt sind. Jeder inhaltliche Baustein ist im CMS mit einer eindeutigen Object Identifier (OID) versehen und wird unter einer eindeutigen OID in der Datenbank des CMS gespeichert. Die OIDs werden ebenfalls als Referenz zwischen Verwaltungsleistungen und Verwaltungseinheiten im Kontext der Zuständigkeitsfindung verwendet. Die Gebietsstruktur des Landes M-V wird zyklisch aus dem Datenbestand von MV-Kompass in dem CMS-Baum "Verwaltungswegweiser" importiert. Die Gebietsstruktur enthält ebenfalls die Verwaltungssitze der kommunalen Verwaltungen, was als die sogenannte Rathaustür bezeichnet werden kann. Die im CMS angelegten Gebietsstrukturen sind mit den Root-Elementen der kommunalen Aufbauorganisationen verbunden. Neben den kommunalen Verwaltungen sind auch die Aufbauorganisationen der Ministerien und Landesbehörden im CMS in einer separaten Baumstruktur unter dem Verwaltungswegweiser enthalten. Die internen Verwaltungsstrukturen der Landesverwaltung und der kommunalen Verwaltung werden über verschiedene Pflegekonzepte im CMS aktuell gehalten. Die Verwaltungsleistungen gelangen aus Infodienste-MV ebenfalls über eine Importschnittstelle ins CMS des Landes und werden im Bereich der Lebenslagen einsortiert. Hierbei werden die LeiKa-Verwaltungsleistungen auf der Modulebene in entsprechende CMS-Objekte transformiert. Die Referenzen der Gebiets- und Verwaltungsstrukturen sowie der Verwaltungsleistungen werden in die Datenbank des Zuständigkeitsfinders synchronisiert. Im Redaktionsbereich Zuständigkeitsfinder wird die Verknüpfung zwischen Verwaltungsleistung und Verwaltungseinheit gepflegt. Die LeiKa-Verwaltungsleistungen sind im CMS abgelegt und über die entsprechenden OIDs mit dem Zuständigkeitsfinder verbunden. Mit Hilfe des Zuständigkeitsfinders wird die zuständige Behörde oder die zuständige Stelle lokalisiert. Folgende projektrelevanten Informationsdomänen werden heute im CMS gepflegt: Informationsdomänen: Gebiets(-struktur) z. B. Land Landkreis Kreisfreie Stadt Amt/Behörde Gemeinden (Aufbau-)Organisation Kommunale Ebene Landesebene Verwaltungsleistung Lebenslagen Bürger Unternehmen Zuständigkeiten Über den Web-Service "Zuständigkeitsfinder M-V" können Zuständigkeiten über den Ort und die Verwaltungsleistung ermittelt werden. Der separate Web-Service "LNL" liefert die passende landeseinheitliche Verwaltungsleistung. Der Zuständigkeitsfinder M-V hält hierzu ca Zuständigkeitskonfigurationen. öffentlich 39

40 Schwächen CMS des Landes - Zufi M-V Der Aufbau der Verwaltungsleistungen im CMS entspricht nicht den Konventionen des Leistungskataloges. Ebenfalls werden die so abgelegten Verwaltungsleistungen nicht über den Lei- Ka-Schlüssel referenziert. An dieser Stelle werden die CMS-Objektreferenzen als Fremdschlüssel zu Dritt-Systemen (Zuständigkeitsfinder, FMT usw.) weitergeführt. Bei einer unbedarften Pflege im CMS entstehen so schnell inkonsistente Datensätze für die Folgesysteme. Wird die Verwaltungsleistung beispielsweise im CMS entfernt, ist die entsprechende OID aus dem CMS unwiderruflich verloren. Wird dieselbe Verwaltungsleistung neu angelegt, erhält diese eine neue OID als Referenz. Für Folgesysteme entstehen so neue Datensätze die nicht zugeordnet werden können. Gleiches gilt für die Organisationsstrukturen. Für die Datenpflege im CMS ist zudem ein umfangreiches technisches und fachliches Wissen erforderlich, um die Inhalte an den entsprechenden Stellen aktuell und konsistent zu halten. Der Redakteur muss neben der Bewältigung der technischen Herausforderungen auch die fachliche Struktur der Daten kennen und entsprechend pflegen. Im Kontext des LeiKa-Stammtextemanagements, müssen Mechanismen der Datenvererbung Verwaltungsleistungen redundanzfrei abgelegt werden. Diese Anforderung lässt sich nicht per se im CMS umsetzen. Mit der Vererbung der Stammtexte entsteht eine solche Problemstellung. Werden zentrale Leistungs-Templates für Verwaltungsleistungen auf nachgeordneten kommunalen CMS-Seiten verwendet und kommunal ergänzt, liegt der Anteil der Stammtexte redundant pro Verwaltung vor. Ändert sich der Stammtext, müssen sämtliche kommunalisierten Verwaltungsleistungen angepasst werden. Die Redundanz der Stammtexte kann zur Folge haben, dass juristisch vorgegebene Beschreibungen und Spezifikationen zu den Verwaltungsleistungen veraltet bzw. ungültig sind. Eine weitere Schwäche weist der Zuständigkeitsfinder M-V auf. Er liefert im Kontext der Zuständigkeitsfindung die technische CMS-Objektreferenzen aus und nicht den fachlichen Schlüssel. Die Verwaltungsleistungen können aktuell nicht über die Schlüssel des Leistungskatalogs referenziert werden. Die Anfrage und das Anfrageergebnis entsprechen nicht dem XÖV XZuFi Standard. Die Organisationsstrukturen sind auf der kommunalen und der Landesebene teilweise unvollständig. Daraus resultierend kann hier nur die Verwaltungsleistung bis zur Rathaustür innerhalb der Gebietsstruktur zugeordnet und damit die Zuständigkeit festgelegt werden. Die Verwaltungsleistungen werden nur über die OIDs des CMS referenziert bzw. eindeutig zugeordnet, wodurch diese Verwaltungsleistungen nur systemspezifisch anwendbar sind. Die identifizierten Schwächen zu dieser IT-Komponente sind in der Tabelle 6.7 enthalten. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche CMS/Zufi neu (alt) A.O.5 Aufbau der Organisationsstruktur - 0 (1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,8 S.D.2 S.D.3 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Daten redundant Pflege der Organisationsstrukturen in anderen IT- 0,6 1,0 öffentlich 40

41 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche CMS/Zufi neu (alt) Komponenten möglich. S.D.4 S.S.7 Daten unvollständig Verweis WiMa-Datenmodell Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Import von Organisationsstrukturen 1,0 1,0 A.O.7 Pflege von Mitarbeitern - 0 (1) S.D.4 Daten unvollständig Verweis WiMa-Datenmodell 0,6 S.S.2 Datenexport nicht möglich 0,4 S.S.5 Standardisierung Proprietäre Entwicklung der Schnittstellen 1,0 S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 A.O.11 Pflege von Zuständigkeiten - 0 (1) S.D.4 S.D.7 Daten unvollständig Adressdaten (XÖV-Zufi) Mitarbeiter (XÖV-Zufi) Standardisierung Verwaltungsleistungen nicht konform zum LeiKa (Schlüsselsystematik) und zu LeiKa-Modulen aufgebaut Datenformat nicht XÖV XZufi-konform 1,0 1,0 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,6 S.S.5 Standardisierung Schnittstelle nicht XÖV XZufi-konform 1,0 A.F.5 Pflege der Verwaltungsleistungen - 0(1) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene 0,6 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,4 S.D.5 Daten nur teilweise erfassbar Verweis WiMa-Datenmodell 1,0 öffentlich 41

42 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche CMS/Zufi neu (alt) S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 A.F.9 Pflege von Lebenslagen - 0(1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,4 S.D.5 Daten nur teilweise erfassbar Verweis WiMa-Datenmodell 1,0 S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen - 1(2) S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 A.D.5 Bezug der Org.-Daten aus dem zentralen Informationsmanagement - 1(2) S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 A.D.6 Synchronisation Zuständigkeiten - 1(2) S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 A.D.7 Bezug der Verwaltungsleistung aus dem zentralen Informationsmanagement - 1(2) S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 Tabelle 6.7: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für CMS und Zufi M-V Dienstleistungsportal (DLP) Relevanz Das Dienstleistungsportal gilt als ein zentraler Einstiegspunkt für Bürger und Verwaltung zur Recherche nach Organisationsdaten und Verwaltungsleistungen. Im Rahmen des WiMa- Projektes sind die DLP-Funktionen "Lebenslagen", "Verwaltungswegweiser" und "Stichwortverzeichnis" relevant. Die Anwendungsfälle in Tabelle 6.8 lassen sich zu dieser IT-Komponente sinnvoll zuordnen. öffentlich 42

43 ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen x 1 A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur x 1 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern x 1 A.O.10 Abruf von Dokumenten x 1 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit x 1 A.F.3 Abruf von Leistungstemplates x 1 A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung x 1 A.F.8 Abruf von internen Informationen - 2 A.F.10 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen x 1 A.P.2 A.P.3 A.P.4 Abruf von Prozessen, die einer abonnierten Verwaltungsleistung zugeordnet sind Abruf von Prozess-Controls (Geschäftsregeln als LeiKa- Merkmale) Zuordnung von Produkten zu Prozessen und abonnierten Verwaltungsleistungen x 1 x 1 x 2 A.P.5 Abruf von Produkten zu einer Verwaltungsleistung x 2 Tabelle 6.8: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für Dienstleistungsportal Zustand DLP Im Dienstleistungsportal werden verschiedene Funktionen und Strukturen zur Recherche angeboten. Das Lebenslagenprinzip liefert über die differenzierte Beschreibung von Lebenslagen die passenden Verwaltungsleistungen. Der Lebenslagenbaum wird grob in Lebenslagen "Bürger" und "Unternehmen" unterteilt und gliedert sich unterhalb der Hauptdomänen weiter auf. Eine alphabetische Recherche nach Verwaltungsleistung ist ebenfalls möglich. Auf der Ebene der Verwaltungsleistung kann über den Zuständigkeitsfinder die zuständige Stelle ermittelt werden. Der Verwaltungswegweiser liefert über die Hierarchie der verwaltungspolitischen Gebietsstruktur die entsprechenden Ämter und Behörden und deren Aufbauorganisation. Das Stichwortverzeichnis basiert auf einer Volltextsuche im Bereich der Verwaltungsleistungen. Aktuell werden keine GEO-Referenzen im Bereich der Organisationsstrukturen dargestellt Schwächen DLP Das DLP bildet zwar die Gebiets- und Verwaltungsstrukturen, Mitarbeiter, Verwaltungsleistungen und Zuständigkeiten ab, liefert aber keine vollumfängliche und kontextsensitive Sicht auf öffentlich 43

44 die beschriebenen Informationsdomänen. So werden z. B. aktuell nur die zentralen Leistungs- Templates ohne kommunale Ergänzungen im DLP dargestellt. Lokal geltende Leistungsmerkmale stehen nicht zur Verfügung (Fristen, Gebühren, lokale Dokumente usw.). Für den Verwaltungsmitarbeiter sind keine verwaltungsinterne Informationen (Produkt- und Prozesszuordnung, Dienstanweisungen usw.) recherchierbar, da entsprechende gesicherte Bereiche im DLP fehlen. Die identifizierten Schwächen zu dieser IT-Komponente sind in der Tabelle 6.8 enthalten. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen DLP neu (alt) A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur - 1(1) S.N.2 S.D.2 S.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit 0,4 0,6 0,6 A.O.10 Abruf von Dokumenten - 1(1) S.D.2 S.D.4 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit 0,4 0,4 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit - 1(1) S.N.2 S.D.2 S.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit Zuständigkeit nur bis zur so genannten Rathaustür. 0,2 0,4 0,8 A.F.3 Abruf von Leistungs-Templates - 1(1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme 0,6 öffentlich 44

45 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen DLP neu (alt) S.D.7 Standardisierung Verwaltungsleistungen werden nicht LeiKa-konform dargestellt 1,0 A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung - 1(1) S.N.2 S.D.4 S.D.7 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Daten unvollständig Kommunale Ergänzungen fehlen Standardisierung LeiKa-konforme Darstellung 0,4 1,0 1,0 A.F.8 Abruf von internen Informationen - 2(2) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) 0,4 S.D.5 Daten nur teilweise erfassbar 1,0 A.F.10 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen - 1(1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme 0,6 A.P.2 Abruf von Prozessbeschreibungen zu einer Verwaltungsleistung - 1(1) S.N.1 S.N.2 S.D.4 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Persönlicher Bereich fehlt Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) Daten unvollständig Prozesszuordnung fehlt 0,4 0,6 1,0 A.P.3 Abruf von Prozess-Controls zu einer Verwaltungsleistung - 1(1) öffentlich 45

46 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen DLP neu (alt) S.N.2 S.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) Daten unvollständig Zuordnung von Prozess-Controls nicht möglich 0,6 1,0 A.P.5 Abruf von Produkten zu einer Verwaltungsleistung - 1(2) S.N.2 S.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) Daten unvollständig Produktzuordnung fehlt 0,4 1,0 Tabelle 6.9: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für Dienstleistungsportal Einheitliches Landes-Informations-Auskunfts-System (elias) Relevanz Die unterschiedlich verortete Pflege gleicher Informationsbestände lässt sich nicht unter föderalen Bedingungen vereinheitlichen und konsolidieren, da es hierzu keine gesetzliche Grundlage mit Verfügungsgewalt gibt. Somit müssen Ansätze konzeptionell erarbeitet werden, mit denen sich gleiche Informationsbestände aus unterschiedlichen Informationsquellen synchronisieren lassen. Betroffen sind in diesem Fall die Pflege der Gebietsstrukturen und die Pflege der Verwaltungsstrukturen. Aus Sicht des WiMa M-V-Projektes wird elias als Schnittstelle zur Synchronisation genannter Datenstrukturen betrachtet. Somit ist elias der zentrale Baustein zur Integration der KIM M-V Plattform auf der Landesebene. Der Anschluss bzw. die Integration von möglichen elias-anwendungen erfolgen im Kontext von zukünftigen elias Integrationsprojekten. Folgende elias- Anwendungen können derzeit genannt werden: IP-Telefonie, Mitarbeiterverzeichnis (Lotse), MV-Kompass. Folgende Anwendungsfälle in Tabelle 6.10 lassen sich der IT-Komponente sinnvoll zuordnen. ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen (optional) - 1 öffentlich 46

47 ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur (optional) - 1 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern (optional) - 1 A.D.4 A.D.5 Bezug/Bereitstellung der Gebietsstrukturen aus dem zentralen Informationsmanagement (optional) Bezug/Bereitstellung der Org.-Daten aus dem zentralen Informationsmanagement (optional) A.A.1 Nutzerverwaltung (nur elias) - 1 A.A.2 Systemverwaltung (nur elias) - 1 Tabelle 6.10: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für elias Zustand elias Das Landesprojekt elias befindet sich zum aktuellen Zeitpunkt in der Konzeptphase und synchronisiert sich derzeit mit den Ergebnissen aus diesem Projekt. elias hat zum Ziel, dass zukünftige elias-anwendungen für bestimmte Inhalte ein und denselben persistenten elias- Datenkern nutzen. Der Datenkern wurde so entworfen, dass er die innere und äußere Organisationsstruktur vollständig abbilden kann und hierzu Daten aus dem führenden IT- Infodienste M-V Verfahren nutzt. Eine typische elias-anwendung wäre das zukünftige Mitarbeiterverzeichnis im Lotse-Portal. Das Landesprojekt IP-Telefonie benötigt ebenfalls aus Gründen der Kostenabrechnung, mittels Kostenstellen und deren Zuordnung zu den Organisationseinheiten verschiedene Daten, wie Kostenstellen, Organisationseinheiten und Raumzuordnungen aus dem elias-datenkern. Die Raumzuordnungen sind für die Erbringung von Serviceleistungen wie Gerätetausch usw. notwendig. So adressiert das Projekt IP-Telefonie bestimmte Anforderungen an den elias- Datenkern. Wie oben beschrieben entsteht im Ergebnis eine Daten-Integrationsschicht mit persistenten Datenstrukturen, die für zukünftige elias-anwendungen bereitgestellt werden. In den Datenkern verortet sind die verwaltungspolitische Gebietsstruktur und die internen Verwaltungsstrukturen sowie die Mitarbeiter und Kommunikationsmittel. Zu den Organisationseinheiten werden zukünftig Räume und Adressen ebenso erfasst wie die IP-Telefone in den einzelnen Organisationseinheiten der jeweiligen Mandanten. Informationsdomänen: Gebiets(-struktur) Landkreis Kreisfreie Stadt Amt Gemeinde Amtsfreie Gemeinde Ortsteil öffentlich 47

48 (Aufbau-) Organisation Zuständigkeit (Organisation für Gebiet) Organisationszuordnung (Raum) Mitarbeiter Mitarbeiterzuordnung (Organisation) Mitarbeiterzuordnung (Stelle) Kommunikationsmittel Zuordnung zu Mitarbeiter Zuordnung IP-Telefonnummer zu Gerät Vor dem Hintergrund der Annäherung zur IP-Telefonie sind die IP-Telefonnummern und die Zuordnungen dieser zu den einzelnen IP-Telefonen bzw. den einzelnen Geräten ein zentraler Bestandteil dieses IT-Systems, der zu einem späteren Zeitpunkt in ein separates System ausgelagert werden kann Schwächen elias Das hierfür zuständige Projekt befindet sich momentan in der Konzeptionsphase. Die momentan starke Ausrichtung an das Verfahren der IP-Telefonie ist eine weitere Schwäche, die zu einer projektgetriebenen Ausrichtung des elias-datenkerns führen kann. An dieser Stelle ist eine stärkere Synchronisation mit den WiMa-Projektzielen sinnvoll. Die erfolgreiche Integration der KIM M-V Plattform auf der Landesebene ist maßgeblich vom Erfolg der elias-einführung abhängig. Folgende Schwächen sind in der Tabelle 6.11 der IT-Komponente zugeordnet. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche elias neu (alt) A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen - 3(1) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.D.8 Datenmodell nicht vorhanden oder in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur - 1(1) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.D.8 Datenmodell nicht vorhanden oder in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern - 1(1) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.D.8 Datenmodell nicht vorhanden oder in Entwicklung 1,0 öffentlich 48

49 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche elias neu (alt) A.D.4 Bezug/Bereitstellung der Gebietsstrukturen aus dem zentralen Informationsmanagement - 1(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.D.5 Bezug/Bereitstellung der Org.-Daten aus dem zentralen Informationsmanagement - 1(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.A.1 Nutzerverwaltung (nur elias) - 1(1) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.A.2 Systemverwaltung (nur elias) - 1(1) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 Tabelle 6.11: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für elias Geschäftsprozess-Management-Plattform (GPM-Plattform) Relevanz Mit der Platzierung der GPM-Plattform wird der serviceorientierte Architekturstil (SOA) zur Integration der KIM M-V Plattform vorgeschrieben. SOA kombiniert Ansätze aus dem Geschäftsprozessmanagement (GPM), Enterprise Application Integration (EAI), dem World Wide Web (WWW) und der Komponenten-orientierten Softwareentwicklung zu einem umfassenden Architekturkonzept. Im Fokus stehen insbesondere die modernen Technologien zur Integration. Mit Hilfe dieser Technologien wird das elias-projekt den elias-datenkern (Persistenzschicht) mit den relevanten Datenstrukturen der KIM M-V Plattform zusammenführen und zukünftigen eli- AS-Anwendungen den Zugriff auf den Datenkern ermöglichen. Folgende Anwendungsfälle bzw. Integrationen lassen sich sinnvoll mit der GPM realisieren (Tabelle 6.12.): ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.D.4 A.D.5 A.D.6 Bezug/Bereitstellung der Gebietsstrukturen aus dem zentralen Informationsmanagement (via GPM-Plattform) Bezug/Bereitstellung der Org.-Daten aus dem zentralen Informationsmanagement (via GPM-Plattform) Bezug/Bereitstellung der Zuständigkeit aus dem zentralen Informationsmanagement (via GPM-Plattform) öffentlich 49

50 ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.D.7 Bezug/Bereitstellung der Verwaltungsleistungen aus dem zentralen Informationsmanagement (via GPM-Plattform) - 1 Tabelle 6.12 Liste zugeordneter Anwendungsfälle für Geschäftsprozess-Management-Plattform Zustand GPM Die GPM-Plattform integrieren schon heute verschiedene Basisdienste und Fachverfahren. Technisch wird sie durch die Oracle-SOA-Suite abgedeckt. Die GPM-Plattform steht generell für Integrationsthemen zur Verfügung. Hierbei muss immer der Mehrwert und nicht der Selbstzweck der GPM-Plattform im Vordergrund stehen Schwächen GPM Momentan lassen sich auf Grund der umfangreichen technologischen Möglichkeiten zur Nutzung der GPM-Plattform keine projektrelevanten Schwächen identifizieren. Daher bleiben die Prioritäten für die zutreffenden Anwendungsfälle bestehen und werden für die Soll-Konzeption nicht neu priorisiert Lotse-Mitarbeiterverzeichnis Relevanz Die Intranet-Lösung Lotse gilt als zentraler Einstiegspunkt für die Verwaltung zur Recherche von Organisationsdaten. Im Rahmen des WiMa-Projektes ist die Lotse-Funktion Mitarbeiterverzeichnis relevant. Im gemeinsamen Konsens der Projekte WiMa M-V und elias M-V wird das Mitarbeiterverzeichnis als künftige elias-anwendung beschrieben. Somit müssen beide Projekte eine gemeinsame Schnittstelle konzipieren, damit die entsprechenden Inhaltsdaten aus der KIM M-V Plattform der kommenden elias-anwendung zur Verfügung gestellt werden können. Folgende Anwendungsfälle lassen sich der IT-Komponente sinnvoll zuordnen (Tabelle 6.13). ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur x 1 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern x 1 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit - 1 A.O.15 Abruf von Stellen - 1 A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen - 1 öffentlich 50

51 ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen - 1 Tabelle 6.13 Liste zugeordneter Anwendungsfälle für Lotse Zustand Lotse-Mitarbeiterverzeichnis Das Mitarbeiterverzeichnis wird aktuell im Rahmen des Projektes elias M-V untersucht und zukünftig als elias-anwendung weiterentwickelt. Aktuell ist das Projekt inaktiv und wartet die Ergebnisse des WiMa M-V Projektes ab. Die Pflege der Inhaltsdaten erfolgt derzeit im egvp Schwächen Lotse Mitarbeiterverzeichnis Die identifizierten Schwächen zu dieser IT-Komponente sind in der Tabelle 6.14 enthalten. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen Mitarbeiterverzeichnis neu (alt) A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur - 1(1) S.N.2 S.D.2 S.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit 0,6 0,6 0,6 S.D.5 Daten nur teilweise erfassbar 0,6 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit - 1(1) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme 0,6 S.D.5 Daten nur teilweise erfassbar 1,0 S.S.7 Keine automatisierbare Schnittstelle bekannt 1,0 A.O.15 Abruf von Stellen - 1(1) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene 0,4 öffentlich 51

52 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen Mitarbeiterverzeichnis neu (alt) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.5 Daten nur teilweise erfassbar 1,0 S.S.7 Keine automatisierbare Schnittstelle bekannt 1,0 A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen - 1(2) S.D.1 Daten inkonsistent 1,0 S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen - 1(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 Tabelle 6.14: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für Lotse MV-Kompass (MVK) Relevanz Die Abbildung von Gebietsstrukturen ist ein gewichtiges Thema für das Projekt Wissensmanagement in M-V. So werden die Gebietsstrukturen für die verwaltungspolitische Zuständigkeitsdefinition benötigt. In MV-Kompass wird derzeit u. a. die verwaltungspolitische Gebietsstruktur des Landes M-V gepflegt und in seiner Historie abgebildet. Im gemeinsamen Konsens der Projekte WiMa M-V und elias M-V wird M-V Kompass mittelfristig Datenquelle für den zentralen elias-datenkern ebenfalls als künftige elias-anwendung gesehen. Somit müssen auch hier beide Projekte eine gemeinsame Schnittstelle definieren, damit die relevanten Inhaltsdaten zwischen KIM M-V Plattform und der elias-anwendung synchronisiert werden können. Folgende Anwendungsfälle (Tabelle 6.15 lassen sich der IT-Komponente sinnvoll zuordnen. ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.1 Pflege von Gebietsstrukturen x 1 A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen x 1 öffentlich 52

53 ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.7 Pflege von Mitarbeitern x 1 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern x 1 A.A.2 Systemverwaltung (nur MV-Kompass) x 1 A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen - 2 A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen - 2 Tabelle 6.15: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für M-V Kompass Zustand M-V Kompass Das IT-System erlaubt die Pflege der Gebietsstrukturen und Amtssitze bis hin zu den Ortsteilen. Die Pflege erfolgt zentral und dient originär dazu, demografische, statistische, politische und historische Daten zu erfassen und der Gebietsstruktur zuzuordnen. Informationsdomänen: Gebiets(-struktur) Landkreis Kreisfreie Stadt Amt Gemeinde Amtsfreie Gemeinde Ortsteil (Gemeindeteil) Amtssitze Gültigkeit (Historie/Statistik) Von Bis Demografische Daten Einwohner je Quadratkilometer Einwohner insgesamt Politische Daten Politische Sitzverteilung Ansprechpartner Zu jeder Gebietskörperschaft wird ein entsprechender allgemeiner Beschreibungstext gepflegt, der den Aufgabenbereich der jeweiligen Körperschaft beschreibt. Die hier abgelegten Informationen (u. a. die Gebietsstruktur und die politischen Daten) sind durch häufigen Rückgriff der Hausspitze des Ministeriums für Inneres und Sport weitgehend aktuell. öffentlich 53

54 Schwächen M-V Kompass Änderungen erfolgen über Post- und Telekommunikationsmedien, was einen Medienbruch darstellt. In der Gebietsstruktur sind nur die kommunalen Amtssitze als so genannte Kopfadressen enthalten. Eine Darstellung der jeweiligen Aufbauorganisation fehlt. Ebenfalls fehlen Verwaltungs- und Behördensitze sowie die innere Aufbauorganisation der Landesverwaltung. Als Schwäche kann das Fehlen von automatisierten Schnittstellen genannt werden. Es existiert eine manuelle Exportschnittstelle mit der die Daten in Form von CSV-Dateien exportiert werden können. Folgend werden die identifizierten Schwächen in der Tabelle 6.16 enthalten dargestellt. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche MV-Kompass neu (alt) A.O.1 Pflege von Gebietsstrukturen - 1(1) S.S.7 Keine automatisierten Schnittstellen vorhanden 1,0 A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen - 1(1) S.S.7 Keine automatisierten Schnittstellen vorhanden 1,0 A.O.7 Pflege von Mitarbeitern - 0(1) S.D.4 Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell 1,0 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern - 2(1) S.D.4 Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell Datenmodell abweichend 0,8 S.S.7 Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden 1,0 A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen - 1(2) S.N.3 S.D.4 Anderes IT-System ist führend Aktuelle Pflege in M-V Kompass Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell Datenmodell abweichend 1,0 0,8 S.S.7 Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden 1,0 A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen - 1(2) öffentlich 54

55 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche MV-Kompass neu (alt) S.N.3 S.D.4 Anderes IT-System ist führend Aktuelle Pflege in M-V Kompass Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell Datenmodell abweichend 1,0 0,8 S.S.7 Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden 1,0 Tabelle 6.16: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für M-V Kompass Zentraler Verzeichnisdienst (ZVD) Relevanz Der Zentrale Verzeichnisdienst, ist in diesem Projekt unter dem Kontext Benutzerdaten zu betrachten und stellt diese zentral für die verschiedenen Verfahren zur Authentifizierung und Autorisierung bereit. Zusätzlich zu den Benutzerdaten werden die einzelnen Benutzer einer im Verzeichnisdienst vorgehaltenen Verwaltungsstruktur zugeordnet. Neben dieser Zuordnung erfolgt die Zuweisung von Benutzerrollen. Im gemeinsamen Konsens der Projekte WiMa M-V und elias M-V wird auch der ZVD als ein elias-relevantes Verfahren identifiziert. Somit muss auch hier die gemeinsame Schnittstelle so gestalten werden, dass die relevanten Datenstrukturen aus der KIM M-V Plattform via elias dem ZVD zur Verfügung gestellt werden können. Die Anwendungsfälle in Tabelle 6.17 lassen sich zu dieser IT-Komponente sinnvoll zuordnen. ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.1 Pflege von Gebietsstrukturen x 1 A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen x 1 A.O.5 Aufbau der Organisationsstruktur x 1 A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur x 1 A.O.7 Pflege von Mitarbeitern x 1 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern x 1 A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen (optional) - 2 A.D.5 Synchronisation Gebietsstrukturen (optional) - 2 Tabelle 6.17: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für Zentraler Verzeichnisdienst öffentlich 55

56 Zustand ZVD Der Zentrale Verzeichnisdienst (ZVD) bildet in einem hierarchischen Baum die Gebietsstruktur des Landes Mecklenburg-Vorpommern ab. Zusätzlich sind Mitarbeiter mit ihren Stammdaten, Authentifizierungs- und Autorisierungsdaten gespeichert. Die Zuordnung der Mitarbeiter zu den einzelnen Körperschaften innerhalb der Gebietsstruktur ist ebenfalls in der Datenstruktur abgelegt. Mittels Rollen werden die Berechtigungen auf Fachverfahren für die einzelnen Mitarbeiter vergeben, wobei mehrere Rollen in separate Gruppen zusammengefasst sind. Informationsdomänen: Gebiets(-struktur) Landkreis Kreisfreie Stadt Amt Gemeinde Amtsfreie Gemeinde Ortsteil (Aufbau-) Organisation Innenministerium Weitere Ministerien Mitarbeiter Mitarbeiterzuordnung (Amt) Zuordnung (Mitarbeiter zu Fachverfahren) Authentifizierung/Autorisierung Für den Zugriff auf die Daten des ZVD gibt es verschiedene Schnittstellen, die den direkten Zugriff auf die Daten der hierarchischen Baumstruktur vereinfachen. Die Datenpflege ist im aktuellen Zustand nur dem IT-Dienstleister des Landes M-V vorbehalten Schwächen ZVD Die gespeicherten Daten im ZVD sind unvollständig, redundant und teilweise veraltet, so dass eine Nutzung dieser IT-Komponente nur mit einer entsprechenden Datenkonsolidierung denkbar ist. Durch das mehrfache Vorhandensein von gleichen Gebietsstrukturen für unterschiedliche Anwendungsszenarien wie emra und Rubikon, sind Datenstrukturen zu hohen Anteilen redundant. Die identifizierten Schwächen zu diesem Verfahren sind in der Tabelle 6.18 enthalten. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche ZVD neu (alt) A.O.1 Pflege von Gebietsstrukturen - 0 (1) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene 0,4 öffentlich 56

57 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche ZVD neu (alt) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,8 S.N.3 Anderes IT-System ist führend 1,0 S.N.4 Wird nicht genutzt zur Datenpflege 0,8 A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen - 0 (1) S.D.1 Daten inkonsistent 0,8 S.D.2 Daten veraltet 0,8 S.D.3 Daten redundant 1,0 S.D.4 Daten unvollständig 1,0 S.S.4 Funktionsumfang der Exportschnittstelle nicht ausreichend 0,6 A.O.5 Aufbau der Organisationsstruktur - 0 (1) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene 0,4 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,8 S.D.5 Daten nur teilweise erfassbar 0,4 S.D.6 Daten nicht erfassbar (Pflegeoberfläche nicht oder nur teilweise geeignet) 1,0 A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur 0 (1) S.D.1 Daten inkonsistent 0,8 S.D.2 Daten veraltet 0,8 S.D.3 Daten redundant 1,0 S.D.4 Daten unvollständig 1,0 S.S.4 Funktionsumfang der Exportschnittstelle nicht ausreichend 0,6 A.O.7 Pflege von Mitarbeitern - 0 (1) S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene 0,4 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,8 öffentlich 57

58 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche ZVD neu (alt) S.N.3 Anderes IT-System ist führend 0,6 S.N.4 Wird nicht genutzt zur Datenpflege 0,6 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern - 0 (1) S.D.1 Daten inkonsistent 0,8 S.D.2 Daten veraltet 0,8 S.D.3 Daten redundant 1,0 S.D.4 Daten unvollständig 1,0 S.S.4 Funktionsumfang der Exportschnittstelle nicht ausreichend 0,6 A.D.4 Bezug/Bereitstellung der Gebietsstrukturen aus dem zentralen Informationsmanagement - 2 (2) S.D.1 Daten inkonsistent 0,8 S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 A.D.5 Bezug/Bereitstellung der Org.-Daten aus dem zentralen Informationsmanagement - 2(2) S.D.1 Daten inkonsistent 0,8 S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 Tabelle 6.18: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für Zentraler Verzeichnisdienst Prozessmodellierungs- und Managementkomponente Relevanz Der Bedarf, Geschäftsprozesse zu modellieren, zu simulieren oder zu optimieren, verlangt nach einem geeigneten Werkzeug, welches sich zudem in die KIM M-V Plattform integrieren lässt. Es wurden entsprechende Anwendungsfälle beschrieben und Abhängigkeiten zwischen den Verfahren identifiziert, die den Austausch von Prozess- und Organisationsdaten und Leistungsbeschreibungen (LeiKa) erläutern. Im WiMa M-V Projekt gehört die Prozessmodellierungs- und Managementkomponente zu den zentralen IT-Komponenten und wird deswegen der KIM M-V Plattform zugeordnet. Folgende Anwendungsfälle (Tabelle 6.21) lassen sich der IT-Komponente sinnvoll zuordnen. öffentlich 58

59 ID Anwendungsfälle Funktion enthalten Priorität A.P.8 Modellierung von Verwaltungsprozessen - 2 A.P.9 A.P.10 A.P.11 A.P.12 Zuordnung von Verwaltungsleistungen (LeiKa) und Dokumenten den Prozessaktivitäten Zuordnung der zuständigen Organisationseinheiten bzw. Verwaltungsmitarbeiter den Prozessaktivitäten Abruf der Prozessaktivitäten eines Verwaltungsmitarbeiters inkl. der zugehörigen Dokumente Veröffentlichung von Prozessen in der Nationalen Prozessbibliothek A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen - 2 A.D.5 Bezug der Org.-Daten aus dem zentralen Informationsmanagement - 2 Tabelle 6.21: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für die Prozessmodellierung- und Managementkomponente Zustand Derzeit bietet das Land M-V kein entsprechendes Produkt als Basiskomponente an Schwächen Folgende Schwächen könnten mit der Platzierung einer entsprechenden IT-Komponente einhergehen. Diese werden in der Tabelle 6.22 dargestellt. öffentlich 59

60 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche Prozessmodellierungs- und Managementkomponente neu (alt) A.P.8 Modellierung von Verwaltungsprozessen - 2(2) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Landesebene 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.6 Daten nicht erfassbar 1,0 S.S.7 Keine automatisierten Schnittstellen vorhanden 1,0 A.P.9 Zuordnung von Verwaltungsleistungen (LeiKa) und Dokumenten an Prozessaktivitäten - 2(2) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Landesebene 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.6 Daten nicht erfassbar Datenmodell kennt nur den LeiKa-Schlüssel, aber nicht die konkrete Verwaltungsleistung S.S.7 Keine automatisierten Schnittstellen vorhanden 1,0 A.P.10 Zuordnung der zuständigen Organisationseinheiten bzw. Verwaltungsmitarbeiter den Prozessaktivitäten - 2(2) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Landesebene 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.6 Daten nicht erfassbar Siehe WiMa-Datenmodell 1,0 S.S.7 Keine automatisierten Schnittstellen vorhanden 1,0 A.P.11 Abruf der Prozessaktivitäten eines Verwaltungsmitarbeiters inkl. der zugehörigen Dokumente - 2(2) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Landesebene 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.5 Daten nicht erfassbar Siehe WiMa-Datenmodell 1,0 S.S.7 Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden 1,0 öffentlich 60

61 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche Prozessmodellierungs- und Managementkomponente neu (alt) A.P.12 Veröffentlichung von Prozessen in der Nationalen Prozessbibliothek - 2(2) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.4 Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell 1,0 S.S.7 Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden 1,0 A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen - 2(1) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.4 Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell 1,0 S.S.7 Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden 1,0 A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen - 2(1) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.4 Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell 1,0 S.S.7 Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden 1,0 Tabelle 6.22: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für die Prozessmodellierungs- und Managementkomponente Nationale Prozessbibliothek (NPB) Relevanz Die Adressierung und der Zugriff auf Prozessbeschreibungen ist ein Integrationsthema zwischen der Nationalen Prozessbibliothek (NPB) und der KIM M-V Plattform. Es wurden entsprechende Anwendungsfälle beschrieben und Abhängigkeiten zwischen den Verfahren identifiziert, die den Austausch von Prozess- oder Organisationsdaten beschreiben. Im WiMa M-V Projekt gehört die NPB zu den zentralen IT-Komponenten und wird deswegen der KIM M-V Plattform zugeordnet. Folgende Anwendungsfälle (Tabelle 6.21) lassen sich der IT-Komponente sinnvoll zuordnen. öffentlich 61

62 ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.P.1 Zuordnung von Prozessen zu einer abonnierten Leistung - 1 A.P.2 A.P.3 A.P.4 Abruf von Prozessen, die einer Verwaltungsleistung zugeordnet sind. Abruf von Prozess-Controls (Geschäftsregeln im Sinne von LeiKa) Zuordnung von Produkten zu Prozessen und abonnierten Verwaltungsleistungen A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen (optional) - 1 A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen(optional) - 1 Tabelle 6.21: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für NPB Zustand NPB Die Nationale Prozessbibliothek wird in einem wissenschaftlichen Projekt mit prototypischem Charakter entwickelt. Zum aktuellen Zeitpunkt wird dieses System lediglich für Präsentationsund Testzwecke verwendet und ist nicht im produktiven Einsatz Schwächen NPB Im Kontext der Anwendungsfälle ist festzustellen, dass die einfache Prozesszuordnung zum LeiKa unzureichend ist. Die Verknüpfung muss zwischen dem Prozess und der kommunalisierten Verwaltungsleistung erfolgen. Die LeiKa-Inhalte der kommunalisierten Leistung können zum Teil als Metadaten des Prozesssteckbriefs gelten [AP: Fachliche und technische Standards]. Die identifizierten Schwächen zu dieser IT-Komponente sind in der Tabelle 6.22 enthalten. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche NPB neu (alt) A.P.1 Zuordnung von Prozessen zu einer abonnierten Leistung - 1(1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Landesebene 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.6 Daten nicht erfassbar Datenmodell kennt nur den LeiKa-Schlüssel, aber nicht die konkrete Verwaltungsleistung 1,0 S.S.7 Keine automatisierten Schnittstellen vorhanden 1,0 öffentlich 62

63 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche NPB neu (alt) A.P.2 Abruf von Prozessen, die einer Verwaltungsleistung zugeordnet sind - 1(1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Landesebene 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.6 Daten nicht erfassbar Datenmodell kennt nur den LeiKa-Schlüssel, aber nicht die konkrete Verwaltungsleistung S.S.7 Keine automatisierten Schnittstellen vorhanden 1,0 A.P.3 Abruf von Prozess-Controls (Geschäftsregeln im Sinne von LeiKa) - 1(1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Landesebene 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.6 Daten nicht erfassbar Siehe WiMa-Datenmodell 1,0 S.S.7 Keine automatisierten Schnittstellen vorhanden 1,0 A.P.4 Zuordnung von Produkten zu Prozessen und abonnierten Verwaltungsleistungen - 1(1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Landesebene 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.5 Daten nicht erfassbar Siehe WiMa-Datenmodell 1,0 S.S.7 Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden 1,0 A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen (optional) - 2(1) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.4 Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell 1,0 S.S.7 Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden 1,0 A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen (optional) - 2(1) öffentlich 63

64 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche NPB neu (alt) S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 1,0 S.D.4 Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell 1,0 S.S.7 Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden 1,0 Tabelle 6.22: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für NPB Formularmanagementsystem (FMS) Relevanz Der Zugriff auf Formulardaten ist ein Integrationsthema zwischen verschiedenen IT-Komponenten des Informationsmanagementsystems. So sind Formulare an Verwaltungsleistungen oder Organisationsstrukturen anhängig und müssen in unterschiedlichen Anwendungskontexten abrufbar sein und verarbeitet werden können. Im WiMa M-V-Projekt stellt das FMS eine der zentralen IT-Komponenten dar und wird somit der KIM M-V Plattform zugeordnet. Folgende Anwendungsfälle (Tabelle 6.23) lassen sich der IT-Komponente sinnvoll zuordnen. ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.9 Pflege von Dokumenten (zentrale und lokale Zuordnungen möglich) x 1 A.O.10 Abruf von Dokumenten x 1 A.A.2 Systemverwaltung (nur FMS) x 1 Tabelle 6.23: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für FMS Zustand FMS Das Formularmanagementsystem ist eine leistungsfähige Plattform deren Schnittstellen die Integration in Drittsysteme erlauben Schwächen FMS Die identifizierten Schwächen zu dieser IT-Komponente sind in der Tabelle 6.24 enthalten. öffentlich 64

65 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche FMS neu (alt) A.O.9 Pflege von Dokumenten (zentral) - 1(1) S.D.7 Standardisierung Die Formulardaten sind nicht standardisiert 1,0 A.O.10 Abruf von Dokumenten - 1(1) S.D.7 Standardisierung Die Formulardaten sind nicht standardisiert 1,0 Tabelle 6.24: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für FMS Vorgangsbearbeitung/Fallmanagement (FMT) Relevanz Mit dem Fallmanagement (auch Vorgangsbearbeitungssystem-VBS) wird die Möglichkeit zur fachlichen Definition und zur technischen Integration von sogenannten Human Tasks (Vorgangsbearbeitung) gegeben. Ein Human Task ist ein einzelner Prozessschritt aus einem definierten Prozess, der von einem Benutzer angewendet wird. Die Abarbeitung einer einzelnen Aufgabe aus einer Aufgabenliste durch einen qualifizierten Mitarbeiter kann beispielsweise die Ausführung eines Human Task sein. Im einfachsten Fall ist darunter das Ausfüllen eines einzelnen Formulars zu verstehen, mit dem gänzlich Daten erhoben werden. Es können damit auch bereits erhobene Daten mittels eines Formulars vervollständigt oder erweitert werden. Im WiMa M-V Projekt wird das FMT der KIM M-V Plattform zugeordnet. Folgende Anwendungsfälle in Tabelle 6.25 lassen sich sinnvoll zuordnen. ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.P.6 Pflege Vorgangsbeschreibungen x 3 A.P.7 Ausführung von Vorgangsbeschreibungen x 3 Tabelle 6.25: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für FMT Zustand FMT Das Fallmanagementsystem wurde im Rahmen der Dienstleistungsrichtlinie der Europäischen Gemeinschaft eingeführt und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Es kann unterschiedliche Mandanten verwalten und erlaubt damit die parallele Ausführung von Vorgängen, gestaffelt nach fachlichem Kontext. öffentlich 65

66 Schwächen FMT Die identifizierten Schwächen zu dieser IT-Komponente sind in der Tabelle 6.26 enthalten. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche FMT neu (alt) A.P.6 Konfiguration und Implementierung der Vorgänge - 3(3) S.N.1 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Fehlendes Prozessverständnis Fehlender Automatisierungsansatz Methoden und Werkzeuge nicht bekannt Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Fehlendes Prozessverständnis Fehlender Automatisierungsansatz Methoden und Werkzeuge nicht bekannt 0,6 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,8 A.P.7 Ausführung der Vorgänge - 3(3) S.N.1 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Fehlendes Prozessverständnis Fehlender Automatisierungsansatz Methoden und Werkzeuge nicht bekannt Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Fehlendes Prozessverständnis Fehlender Automatisierungsansatz Methoden und Werkzeuge nicht bekannt 0,6 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,8 Tabelle 6.26: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für FMT Geodaten-Infrastruktur Mecklenburg-Vorpommern (GDI M-V) Relevanz Der Zugriff auf Geo-Informationen ist ein Schnittstellenthema zwischen der GDI-MV und dem Informationsmanagementsystem des Projektes Wissensmanagement in M-V. Es wurden entsprechende Anwendungsfälle beschrieben, die den Austausch von Geo- und Geo-Feature- Daten realisieren. Der folgende Anwendungsfall in Tabelle 6.27 lässt sich dieser IT-Komponente sinnvoll zuordnen. öffentlich 66

67 ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.4 Abruf von Geo-Referenzen x 2 Tabelle 6.27: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für GDI M-V Zustand GDI M-V Die GDI-MV ist eine leistungsstarke Geodatenplattform, die über standardisierte Schnittstellen zur Bereitstellung von standardisierten Geowebdiensten verfügt. Die Verwendung von standardisierten Schnittstellen erlaubt eine schnelle Integration in andere IT-Systeme zur Nutzung der Geowebdienste. Für die Nutzung der Geowebdienste als plattformunabhängige Services entstehen den Kommunen keine gesonderten Kosten Schwächen GDI M-V Es sind aktuell in Bezug auf diese IT-Komponente keine relevanten Schwächen für das Projekt Wissensmanagement in M-V vorhanden bzw. bekannt WiMa-Recherche-Portal Relevanz Das Rechercheportal ruft die verschiedenen Informationsdomänen aus den unterschiedlichen IT-Komponenten ab und stellt diese in einem fachlich wohldefinierten Zusammenhang dem Bürger und der Verwaltung bereit. Die für diese IT-Komponente relevanten Informationsdomänen sind nachfolgend aufgelistet: Informationsdomänen: Gebiet(Gebietsstruktur) GEO-Referenzen (Aufbau-)Organisation Mitarbeiter Zuständigkeiten Verwaltungsleistungen Interne Informationen Lebenslagen (Gruppierung der Verwaltungsleistungen) Prozesse Prozess-Controls öffentlich 67

68 Mit den Informationsdomänen, die in der IT-Komponente WiMa-Recherche-Portal abgerufen werden, lassen sich die Anwendungsfälle in Tabelle 6.28 dieser IT-Komponente sinnvoll zuordnen. ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen - 2 A.O.4 Abruf von GEO-Referenzen - 2 A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur - 2 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern - 2 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit - 2 A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung - 2 A.F.8 Abruf von internen Informationen - 2 A.F.10 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen - 2 A.P.2 A.P.3 A.P.5 Abruf von Prozessen, die einer abonnierten Verwaltungsleistung zugeordnet sind Abruf von Prozess-Controls (Geschäftsregeln als LeiKa- Merkmale) Abruf von Verwaltungsleistungen, denen Prozesse und Produkt zugeordnet sind Tabelle 6.28: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für WiMa-Recherche-Portal Zustand WiMa-Recherche-Portal Für dieses IT-System gibt es aktuell nur theoretische Ansätze bzw. Ideen, welchen Funktionsumfang dieses IT-System zukünftig haben soll. Diese Ideen sind aber nicht weiter vertiefend ausgearbeitet oder in irgendeiner schriftlichen Form zusammengetragen. Es ist lediglich bekannt, dass die zu dieser IT-Komponente zugeordneten Anwendungsfälle relevant sind. Aus den zutreffenden Anwendungsfällen für diese IT-Komponente lassen sich entsprechend die Anforderungen ableiten. Dazu werden in einem weiteren Arbeitspaket innerhalb des Projektes Wissensmanagement in M-V ein entsprechendes Grobkonzept und daran anschließend ein Fachfeinkonzept erstellt Schwächen WiMa-Recherche-Portal Die derzeitige E-Government-IT-Infrastruktur enthält keine IT-Komponente, mit der sich die beschriebenen Anwendungsfälle umsetzen lassen. Anhand einer ersten Marktsichtung wurden entsprechende Anwendungsfälle abgeleitet und beschrieben. Daher sind die Schwächen öffentlich 68

69 hauptsächlich auf das Nicht-Vorhandensein dieser IT-Komponente zurückzuführen. Die identifizierten Schwächen sind in der Tabelle 6.29 enthalten. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche WiMa-Recherche-Portal neu (alt) A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.O.4 Abruf von GEO-Referenzen - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.F.8 Abruf von internen Informationen - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.F.10 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 öffentlich 69

70 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche WiMa-Recherche-Portal neu (alt) S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.P.2 Abruf von Prozessen, die einer abonnierten Verwaltungsleistung zugeordnet sind - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.P.3 Abruf von Prozess-Controls (Geschäftsregeln als LeiKa- Merkmale) - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.P.5 Abruf von Verwaltungsleistungen, denen Prozesse und Produkt zugeordnet sind - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 Tabelle 6.29: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für WiMa-Recherche-Portal WiMa Mobile-Applikation Relevanz Die WiMa-Recherche-App ruft die verschiedenen Informationsdomänen aus den unterschiedlichen IT-Komponenten ab und stellt diese in einem fachlich wohldefinierten Zusammenhang dem Bürger bereit. Die für diese IT-Komponente relevanten Informationsdomänen sind nachfolgend aufgelistet: Informationsdomänen: Gebiet(Gebietsstruktur) GEO-Referenzen (Aufbau-)Organisation Mitarbeiter Zuständigkeiten Verwaltungsleistungen Lebenslagen (Gruppierung der Verwaltungsleistungen) Regionale Veranstaltungsmeldungen öffentlich 70

71 Im WiMa M-V-Projekt wird die Recherche-App als zentrale IT-Komponente identifiziert und somit der KIM M-V Plattform zugeordnet. Mit den Informationsdomänen, die der IT-Komponente WiMa Mobile-Applikation zugeordnet wurden, lassen sich folgende Anwendungsfälle (Tabelle 6.28) platzieren. ID Anwendungsfälle Funktion vorhanden Priorität A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen - 2 A.O.4 Abruf von GEO-Referenzen - 2 A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur - 2 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern - 2 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit - 2 A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung - 2 A.F.10 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen - 2 Tabelle 6.28: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für WiMa Mobile-Applikation Zustand Für den Einsatz einer Smartphone-App gibt es derzeit nur grobe Ideen zum Funktionsumfang. Diese Ideen sind nicht tiefer ausgearbeitet oder dokumentiert und zusammengetragen worden. Es wurde lediglich versucht, bestimmte Anwendungsfälle einer Smartphone-App zuzuordnen. Ein zukünftiges Arbeitspaket im Umsetzungsprojekt WiMa in M-V muss ein entsprechendes Feinkonzept für die Umsetzung bereitstellen. Aktuell verfügt die DVZ M-V GmbH über die entsprechenden Technologien zur Gestaltung und Entwicklung von Smartphone-Apps Schwächen Die derzeitige E-Government-IT-Infrastruktur enthält keine entsprechende Smartphone-App, in der sich die beschriebenen Anwendungsfälle umsetzen lassen. Daher sind die Schwächen hauptsächlich auf das Nicht-Vorhandensein dieser IT-Komponente zurückzuführen. Die identifizierten Schwächen sind in der Tabelle 6.29 enthalten. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche WiMa Mobile-Applikation neu (alt) A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen - 2(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 öffentlich 71

72 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche WiMa Mobile-Applikation neu (alt) S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.O.4 Abruf von GEO-Referenzen - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur - 2(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern - 2(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit - 2(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung - 2(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 A.F.10 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen - 3(2) S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 S.S.7 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung 1,0 Tabelle 6.29: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für WiMa Mobile-Applikation öffentlich 72

73 7 ANALYSE AUF KOMMUNALER EBENE Die kommunale Ebene wird mit denselben Kriterien untersucht, die auch schon zur Analyse auf der Landesebene angewandt wurden. Der Unterschied besteht jedoch in der Art und Tiefe der Betrachtung. Auf der kommunalen Ebene steht im Gegensatz zur Landesebene eine Vielzahl von unterschiedlichen IT-Komponenten zur Verfügung, die für ähnliche Anwendungsszenarien einen entsprechend ähnlichen Funktionsumfang anbieten. Da nicht alle IT-Komponenten der kommunalen Ebene untersucht werden können, müssen bestimmte Annahmen getroffen werden. In der folgenden Ist-Schwächen-Analyse werden die Annahmen beschrieben. 7.1 Ist-Schwächen-Analyse (ISA) Es wird angenommen, dass im kommunalen Bereich die genannten Informationsdomänen und Informationsverknüpfungen zum Teil oder vollständig über bereits vorhandene IT-Komponenten gepflegt werden und deren Inhalte im Intranet der Verwaltung oder dem Bürger im Internet bereit stehen. Die Komplexität und der Funktionsumfang der Anwendungen können stark von Verwaltung zu Verwaltung variieren. Eine weitere Annahme ist, dass auf der kommunalen Ebene die verschiedenen IT-Komponenten vorwiegend nicht interkommunal vernetzt sind. Es handelt sich um IT-Komponenten, deren Daten vor Ort gepflegt und nicht in einem größeren Zusammenhang zur Verfügung gestellt werden. Ebenso wird angenommen, dass Inkonsistenzen zwischen der Landes- und der kommunalen Darstellung des Informationsangebotes bestehen, da aktuell keine übergeordnete Pflege der Informationsdomänen und Informationsverknüpfungen möglich ist. Eine Doppelpflege innerhalb eines Verwaltungsbereiches kann ebenfalls nicht ausgeschlossen werden. Weiterhin ist anzunehmen, dass übergeordnete Verwaltungen die Informationsdomänen und Informationsverknüpfungen beispielsweise für kleinere Ämter pflegen. Für die Analyse werden die IT-Komponenten nach Kategorien sortiert: Kommunale Internetportale Kommunale Intranetportale Kommunale Redaktionssysteme Kommunale Dokumentensysteme Kommunale Geoinformationssysteme Kategorie "Kommunale Internetportale" Relevanz Das Internetportal gilt vor Ort als zentraler Einstiegspunkt für den Bürger zur Recherche nach Organisationsdaten, Verwaltungsleistungen und weiteren Verwaltungsinformationen. Im Rahmen des WiMa-Projektes sind Funktionen wie "Suche über Lebenslagen", "Verwaltungswegweiser" und "Stichwortverzeichnis zu Verwaltungsleistungen" relevant. Folgende Anwendungsfälle konnten der Kategorie sinnvoll zugeordnet werden: öffentlich 73

74 ID Anwendungsfälle Funktion vermutlich enthalten Priorität A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen - 1 A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur x 1 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern x 1 A.O.10 Abruf von Dokumenten - 1 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit - 1 A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung x 1 A.F.17 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen - 2 A.F.20 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Leistungsgruppen - 2 Tabelle 7.1: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für Kategorie: Kommunale Internetportale Kommunale Internetportale - Zustand Die schlichte Vielzahl der unterschiedlichen IT-Komponenten dieser Kategorie lässt vermuten, dass die IT-Komponenten in unterschiedlicher technischer und fachlicher Ausprägung zum Einsatz kommen. Typischerweise werden in diesem Umfeld Portallösungen eingesetzt, in denen die entsprechenden Inhalte dargestellt werden. Aber auch Eigen- oder abgeschlossene Softwarelösungen können im kommunalen Umfeld zum Einsatz kommen Kommunale Internetportale - Schwächen Internet-Portale bilden typischerweise die Verwaltungsstrukturen, Ansprechpunkte, Mitarbeiter, Verwaltungsleistungen, Zuständigkeiten und weitere Verwaltungsinformationen ab. Laut einer WiMa-Recherche (Sichtung von kommunalen Internetportalen) ist festzustellen, dass im Kontext der Verwaltungsleistung die Darstellung der Leistungsinhalte von gar nicht bis mehr oder weniger vollständig reicht. Ein eher geringer Prozentsatz pflegt die Leistungsbeschreibungen in vollständiger und bürgerfreundlicher Form. Eine einheitliche Darstellung ist nicht zu erkennen. Verwaltungsstrukturen sind je nach Portalkonzept in vollständiger oder in nutzerorientierter Form (Ansprechpunkte) dargestellt. Folgende Schwächen konnten identifiziert werden: A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen "Kommunale Internetportale" neu (alt) A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur - 1(1) S.D.2 Daten veraltet 0,6 öffentlich 74

75 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen "Kommunale Internetportale" neu (alt) Mangelnde Redaktionsarbeit S.D.4 Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit 0,6 A.O.10 Abruf von Dokumenten - 1(1) S.D.2 S.D.4 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit 0,2 0,2 S.D.7 Standardisierung 0,8 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit - 2(1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme 0,4 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,6 S.D.2 S.D.4 S.D.7 Daten veraltet Mangelnde Redaktion Daten unvollständig Mangelnde Redaktion (Zuständigkeit bis zur sog. Rathaustür) Standardisierung Kein XÖV Zufi 0,6 0,6 1,0 A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung - 2(1) S.N.2 S.D.4 S.D.7 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Daten unvollständig Kommunale Ergänzungen fehlen Standardisierung LeiKa-konforme Darstellung 0,4 1,0 1,0 A.F.10 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen - 2(2) öffentlich 75

76 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen "Kommunale Internetportale" neu (alt) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,6 Tabelle 7.2: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für Kategorie: Kommunale Internetportale Kategorie Kommunale Intranetportale Relevanz Intranet-Lösungen dienen der Darstellung von verwaltungsinternen Informationen und zur Recherche. Im Rahmen des WiMa-Projektes sind typische Funktionen wie Telefon- und Mitarbeiterverzeichnis relevant. Im Rahmen der sinnvollen Zuordnung von Anwendungsfällen könnten in dieser Kategorie die internen Merkmale der Verwaltungsleistung dargestellt werden (Prozesse, Produkte, Geschäftsregeln). Diese würden dann über den Geschäftsverteilungsplan oder über den Lebenslagenbaum recherchierbar sein. Folgende Anwendungsfälle lassen sich sinnvoll zuordnen: ID Anwendungsfälle Funktion vermutlich enthalten Priorität A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur x 1 A.O.8 Abruf von Mitarbeitern x 1 A.O.10 Abruf von Dokumenten x 1 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit - 1 A.O.15 Abruf von Stellen - 2 A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung - 1 A.F.14 Abruf von Verwaltungsvorschriften, die einer abonnierten Leistung zugeordnet sind - 2 A.F.17 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen - 2 A.F.20 A.P.2 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Leistungsgruppen Abruf von Prozessen, die einer abonnierten Verwaltungsleistung zugeordnet sind öffentlich 76

77 ID Anwendungsfälle Funktion vermutlich enthalten Priorität A.P.3 A.P.5 Abruf von Prozess-Controls (Geschäftsregeln als LeiKa- Merkmale) Abruf von Verwaltungsleistungen, denen Prozesse und Produkt zugeordnet sind Tabelle 7.3: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für Kategorie: Kommunale Intranetportale Kommunale Intranetportale - Zustand Die erhebliche Vielzahl der unterschiedlichen IT-Komponenten dieser Kategorie lässt vermuten, dass die IT-Komponenten in unterschiedlicher technischer und fachlicher Ausprägung zum Einsatz kommen. Typischerweise werden in diesem Umfeld Portal-Lösungen eingesetzt, in denen die entsprechenden Inhalte dargestellt werden. Aber auch Eigen- oder abgeschlossene Softwarelösungen können im kommunalen Umfeld zum Einsatz kommen Kommunale Intranetportale - Schwächen Intranetportale bilden typischerweise die Verwaltungsstrukturen, Mitarbeiter, Verwaltungsleistungen, Zuständigkeiten und weitere interne Verwaltungsinformationen ab. Hauptziel ist es, den Verwaltungsmitarbeiter mit korrekten und leicht zugänglichen Informationen in seiner Arbeit zu unterstützen. Aus den WiMa-Workshops ist zu konstatieren, dass thematisch zusammenhängende Informationsbestände nicht zwangsläufig in einem Informationssystem münden. So ist z. B. keine konsolidierte Sicht auf Verwaltungsleistungen, entsprechende Geschäftsprozesse, zugeordnete Produkte und Dienstanweisungen, Zuständigkeiten und Mitarbeiter vorhanden. Es bleibt zu vermuten, dass diese Fach- und Organisationsinformationen getrennt voneinander und ohne einen verbindlichen Ordnungsrahmen geführt werden. Folgende Schwächen können identifiziert werden: A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen "Kommunale Intranetportale" neu (alt) A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur - 1(1) S.D.2 S.D.4 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit 0,6 0,6 A.O.10 Abruf von Dokumenten - 1(1) S.D.2 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit 0,2 öffentlich 77

78 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen "Kommunale Intranetportale" neu (alt) S.D.4 Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit 0,2 S.D.7 Standardisierung 0,8 A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit - 2(1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme 0,4 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,6 S.D.2 S.D.4 S.D.7 Daten veraltet Mangelnde Redaktion Daten unvollständig Mangelnde Redaktion (Zuständigkeit bis zur sog. Rathaustür) Standardisierung XÖV XZufi 0,6 0,6 1,0 A.O.15 Abruf von Stellen - 2(1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme 0,4 S.N.3 Anderes IT-System ist führend 1,0 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,6 S.D.2 S.D.4 S.D.7 Daten veraltet Mangelnde Redaktion Daten unvollständig Mangelnde Redaktion (Zuständigkeit bis zur sog. Rathaustür) Standardisierung XÖV XZufi 0,6 0,6 1,0 A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung - 2(1) öffentlich 78

79 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen "Kommunale Intranetportale" neu (alt) S.N.2 S.D.4 S.D.7 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Daten unvollständig Kommunale Ergänzungen fehlen Standardisierung LeiKa-konforme Darstellung 0,4 1,0 1,0 A.F.8 Abruf von internen Informationen - 2(2) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,8 S.D.5 Daten nur teilweise erfassbar 1,0 A.F.10 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen - 2(2) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,8 A.P.2 Abruf von Prozessbeschreibungen zu einer Verwaltungsleistung - 2(1) S.N.2 S.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) Daten unvollständig Prozesszuordnung fehlt 0,6 1,0 A.P.3 Abruf von Prozess-Controls zu einer Verwaltungsleistung - 2(1) S.N.2 S.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) Datenunvollständig Zuordnung von Prozess-Controls nicht möglich 0,6 1,0 öffentlich 79

80 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwächen "Kommunale Intranetportale" neu (alt) A.P.5 Abruf von Produkten zu einer Verwaltungsleistung - 2(2) S.N.2 S.D.6 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) Daten unvollständig Produktzuordnung fehlt 0,2 1,0 Tabelle 7.4: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für Kategorie: Kommunale Intranetportale Kategorie Kommunale Redaktionssysteme Relevanz Redaktionssysteme stellen für die kommunalen Internet- und Intranetportale bürger- und verwaltungsorientierte Inhaltsdaten zur Verfügung. Diese Inhaltsdaten sind vielfältig und reichen über die im Projekt verorteten Informationsdomänen hinaus. Folgende Anwendungsfälle konnten der Kategorie sinnvoll zugeordnet werden: ID Anwendungsfälle Funktion vermutlich enthalten Priorität A.O.5 Aufbau der Organisationsstruktur x 1 A.O.7 Pflege von Mitarbeitern x 1 A.O.11 Pflege von Zuständigkeiten - 1 A.O.14 Pflege von Stellen x 2 A.F.5 Pflege der Ergänzungs- und Ersatzfelder einer abonnierten Verwaltungsleistung - 1 A.F.12 Veröffentlichung der Verwaltungsleistung - 1 A.F.13 Zuordnung der Verwaltungsvorschriften zu einer abonnierten Verwaltungsleistung - 2 A.F.15 Pflege von Lebenslagen 1 A.A.1 Nutzerverwaltung (nur Redaktionssysteme) x 1 öffentlich 80

81 ID Anwendungsfälle Funktion vermutlich enthalten Priorität A.P.1 A.P.4 Zuordnung von Prozessen zu einer abonnierten Verwaltungsleistung Zuordnung von Produkten zu Prozessen und einer abonnierten Verwaltungsleistung A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen - 2 A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen - 2 A.D.6 Synchronisation Zuständigkeiten - 2 A.D.7 Synchronisation Verwaltungsleistungen - 2 Tabelle 7.5: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für Kategorie: Kommunale Redaktionssysteme Kommunale Redaktionssysteme - Zustand Die IT-Komponenten dieser Kategorie kommen in unterschiedlicher technischer und fachlicher Ausprägung zum Einsatz. Typischerweise werden in diesem Umfeld CM-Systeme eingesetzt, in denen die entsprechenden Inhalte redaktionell erarbeitet und aufbereitet werden. Aber auch Eigen- oder abgeschlossene Softwarelösungen können im kommunalen Umfeld zum Einsatz kommen. Die entsprechenden CM-Systeme stellen Inhalte für Internet- und Intranetportale zur Verfügung. Schon heute nutzen einige Kommunen die bereitgestellten Inhalte via Content- Syndication aus dem übergeordneten Landes-CMS. Weitere Aussagen zur Integrationsfähigkeit können aus aktueller Sicht nicht getroffen werden. Es bleibt anzunehmen, dass für eine Anbindung Integrationsleistungen erforderlich werden. Folgende Lösungen werden derzeit auf der kommunalen Ebene genutzt (Top 5 + Produkte der Pilotpartner): ikiss (advantic) Ratsmanager (bartelsoft) OpenCMS (agentur-mvweb) Typo3 (unterschiedliche Dienstleister) PortUNA (unterschiedliche Dienstleister) six (unterschiedliche Dienstleister) ProBürger (ruhr-connect) Kommunale Redaktionssysteme - Schwächen Zur Datenpflege im CMS ist ein umfangreiches technisches und fachliches Wissen erforderlich, um die Inhalte an den entsprechenden Stellen aktuell und konsistent zu halten. Der Redakteur muss neben der Bewältigung der technischen Herausforderungen auch die fachlichen Strukturen der Daten kennen und entsprechend pflegen. Verwaltungsspezifische Anforderungen werden in Standard-CM-Systemen nicht berücksichtigt und müssen nachgeahmt oder implementiert werden. Entsprechend flach ist die Lernkurve und der Schulungsaufwand ist damit sehr öffentlich 81

82 hoch. Die untersuchten Expertensysteme hingegen, fokussieren die Bedürfnisse der Verwaltung. Eine standardisierte Ablage von Informationen oder ein standardkonformer Zugriff auf Daten ist auch hier nicht zu erkennen. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche "Kommunale Redaktionssysteme" neu (alt) A.O.5 Aufbau der Organisationsstruktur - 1(1) S.D.2 S.D.3 S.D.4 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Daten redundant Pflege der Organisationsstrukturen auch in anderen IT-Komponenten möglich Daten unvollständig Verweis WiMa-Datenmodell 0,2 1,0 0,2 S.S.1 Datenimport nicht möglich 0,6 S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 0,8 A.O.11 Pflege von Zuständigkeiten - 0(1) S.N.2 S.N.7 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene IT-System nicht vorhanden Separater Zufi-Dienst nicht vorhanden 0,6 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,6 S.D.2 S.D.3 S.D.4 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Daten redundant Pflege der Organisationsstrukturen auch in anderen IT-Komponenten möglich Daten unvollständig Verweis WiMa-Datenmodell 1,0 1,0 0,4 S.D.5 Daten nur teilweise erfassbar 1,0 S.S.5 Standardisierung 1,0 A.F.5 Pflege von Verwaltungsleistungen - 0(1) öffentlich 82

83 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche "Kommunale Redaktionssysteme" neu (alt) S.N.2 S.N.7 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene IT-System nicht vorhanden Separater Zufi-Dienst nicht vorhanden 0,6 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,6 S.D.2 S.D.3 S.D.4 S.D.5 S.S.5 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Daten redundant Pflege der Organisationsstrukturen auch in anderen IT-Komponenten möglich Daten unvollständig Verweis WiMa-Datenmodell Daten nur teilweise erfassbar Verwaltungsleistungen werden gar nicht oder nur namentliche erwähnt Keine Standardisierung z.b. nach LeiKa 1,0 1,0 0,4 0,6 0,6 A.F.7 Pflege von internen Informationen - 2(2) S.N.2 S.N.8 S.D.5 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Thema nicht bekannt Daten nur teilweise erfassbar Verweis WiMa-Datenmodell 0,2 1,0 S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 1,0 A.F.9 Pflege von Lebenslagen - 0(1) S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene 0,6 S.N.8 Thema aktuell nicht bekannt 0,2 S.D.4 Daten unvollständig 0,6 öffentlich 83

84 A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche "Kommunale Redaktionssysteme" Verweis WiMa-Datenmodell neu (alt) S.D.5 Daten nur teilweise erfassbar 1,0 A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen - 1(2) S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 0,8 A.D.5 Bezug der Org.-Daten aus dem zentralen Informationsmanagement - 1(2) S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 0,8 A.D.6 Bezug der Zuständigkeiten aus dem zentralen Informationsmanagement - 1(2) S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 0,8 A.D.7 Synchronisation Verwaltungsleistungen - 1(2) S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 0,8 Tabelle 7.6: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für Kategorie: Kommunale Redaktionssysteme Kategorie Kommunale Dokumentensysteme Relevanz Dokumentensysteme stellen in Verbindung mit kommunalen Redaktionssystemen Dokumente bereit, die dem fachlichen Kontext entsprechend strukturiert abgelegt und gespeichert sind. Die Dokumentenablage in diesen kommunalen IT-Komponenten erfolgt in unterschiedlichster Ausprägung. So besteht auf der einen Seite der Anspruch die Dokumente rechtskonform und nachweislich gesichert zu speichern, damit diverse Manipulationen an gespeicherten Dokumenten ausgeschlossen werden können. Auf der anderen Seite geht es im einfachsten Fall um die reine Ablage von Dokumenten und deren Bereitstellung bzw. Abruf zur Durchführung von verschiedensten Verwaltungsaufgaben. In jedem Fall sind diese gespeicherten und abrufbaren Dokumente insbesondere für die Durchführung von abonnieren Verwaltungsleistungen auf kommunaler Ebene zwingend erforderlich. Da diese Dokumente überwiegend bis ausschließlich kommunalen Charakter aufweisen, sind die Dokumentensysteme weiterhin auf kommunaler Ebene zu verorten. Ebenfalls fallen in diese Kategorie die sogenannten Formularmanagementsysteme. Folgende Anwendungsfälle konnten der Kategorie sinnvoll zugeordnet werden: öffentlich 84

85 ID Anwendungsfälle Funktion vermutlich enthalten Priorität A.O.9 Pflege von Dokumenten (zentrale und lokale Zuordnungen möglich) x 1 A.O.10 Abruf von Dokumenten x 1 A.A.2 Systemverwaltung (nur kommunale Redaktionssysteme) x 1 Tabelle 7.7: Liste zugeordneter Anwendungsfälle für Kategorie: Kommunale Dokumentensysteme Zustand Die IT-Komponenten dieser Kategorie kommen in unterschiedlicher technischer und fachlicher Ausprägung zum Einsatz. Typischerweise werden in diesem Umfeld Standardprodukte eingesetzt, in und aus denen die entsprechenden Dokumente abgelegt und abgerufen werden können. Aber auch Eigen- oder abgeschlossene Softwarelösungen können im kommunalen Umfeld zum Einsatz kommen. Die entsprechenden Dokumentensysteme werden innerhalb der Verwaltung eingesetzt und in den Internet- und Intranetportale integriert. Weitere Aussagen zur Integrationsfähigkeit können aus aktueller Sicht nicht getroffen werden Schwächen Zur Datenpflege in den Dokumentensystemen ist ein umfangreiches technisches und fachliches Wissen erforderlich, um die Inhalte aktuell und konsistent zu halten. Die Ablage der Dokumente erfolgt über die entsprechenden Redaktionssysteme auf kommunaler Ebene. Die Bereitstellung der Dokumente erfolgt in Richtung der kommunalen Redaktionssysteme. Zusätzlich ist eine Bereitstellung von Dokumenten in Richtung der Landesebene denkbar. A.ID Beschreibung Anwendungsfall p(s) Priorität S.ID Beschreibung Schwäche Dokumentensysteme neu (alt) A.O.9 Pflege von Dokumenten (zentrale und lokale Zuordnungen möglich) - 3(1) S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 0,6 A.O.10 Abruf von Dokumenten - 3(1) S.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden 0,6 Tabelle 7.8: Liste identifizierter Schwächen der Anwendungsfälle für Kategorie: Dokumentensysteme öffentlich 85

86 8 SOLL-KONZEPTION Die folgenden Kapitel beschäftigen sich mit der Soll-Konzeption der zukünftigen Informationsmanagementplattform und deren Integration. Für die spätere Feinkonzeption und Umsetzung wird ein stufenweises Vorgehen vorgeschlagen, da eine Vielzahl von IT-Komponenten von der Integration betroffen ist. Folglich ist mit einer hohen Komplexität in der Umsetzung zu rechnen. Die Umsetzungsphasen leiten sich aus der Klassifizierung der Anwendungsfälle und ihren aus der ISA ermittelten Prioritäten ab. Demnach berücksichtigt jede Prioritätsklasse bestimmte Anwendungsfälle und platziert hierzu die entsprechenden IT-Komponenten (siehe Tabelle 8.2). In den folgenden Kapiteln werden die drei Prioritätsklassen zur Umsetzung der Soll-Stellung beschrieben. In den entsprechenden Umsetzungsphasen werden Maßnahmen dargestellt, die für das Erreichen des Solls notwendig sind. Die jeweiligen Soll-Beschreibungen bilden somit Funktion und Ausprägungen der Informationsmanagementplattform zu einem bestimmten Zeitpunkt ab. Aus den vorab identifizierten Schwächen lassen sich globale Risiken ableiten, die den Umsetzungserfolg der Informationsmanagementplattform gefährden können. Geeignete Maßnahmen müssen diese Schwächen neutralisieren, damit die verbundenen Risiken abgemildert werden. Folgende Kernaussagen lassen sich aus den externen Projektabhängigkeiten zu Anwendungsfällen [AP: Informationsdomänen und Relationen], und dem derzeitigen Aufbau der E-Government-Infrastruktur herleiten: ID Kernaussage Risiken Gegenmaßnahmen S.K.1 Zentrale Datenhaltung in einem übergeordneten Informationsmanagement Zentrale Anfrage von Informationen genügt nicht den Anforderungen moderner E-Government- Anwendungen. Zu hohe Latenzzeiten bei Informationsbeschaffung Definition der Kerndaten unter Berücksichtigung laufender und zukünftiger E-Government- Anwendungen Einsatz geeigneter Mechanismen zur Vermeidung hoher Latenzzeiten S.K.2 Aufbau von Kerndaten in einem Fachschalen- Modell Bedarf Kerndaten für zukünftige Szenarien erweitern Alle Fakten zu vorhandenen und möglichen Anforderungen sammeln, konsolidieren und bewerten. Daraus die relevanten Fakten in die Planung zum Fachschalenmodell mit einbeziehen. S.K.3 Vermeidung von ganzen oder teilweise redundanten Datenbeständen Datenpflege erfolgt zu identischen Informationsdomänen weiterhin mit verschiedenen IT-Komponenten Bildung neuer Datenbestände wird der Konsolidierung und Anpassung bestehender Datenbestände vorgezogen. Organisatorisch die Datenpflege je nach Kontext auf eine einzelne IT-Komponente verorten. Daraus ergibt sich nicht mehr der Bedarf, mehrere redundante Datenbestände aufzubauen, wenn die Datenqualität und deren per- öffentlich 86

87 ID Kernaussage Risiken Gegenmaßnahmen manente Verfügbarkeit sichergestellt sind. S.K.4 Übergeordnetes Informationsmanagement als Basiskomponente Kommunale Ebene kann die KIM M-V Plattform auf Grund fehlender Erfahrung nur im geringen Umfang oder gar nicht nutzen, um im Rahmen von Projektanforderungen weitere benötigte IT-Komponenten in die E-Government-IT- Infrastruktur zu integrieren. Workshops oder Schulungen, in denen die Kompetenz auf kommunaler Ebene gefördert und ausgebaut wird. Bildung von Arbeitsgruppen, die sich mit der KIM M-V Plattform auf kommunaler Ebene identifizieren. S.K.5 Die dezentrale Pflege in kommunalen IT-Komponenten ist durch unterschiedliche Integrationsszenarien weiterhin zu ermöglichen Es sind keine standardisierten automatisierten Schnittstellen vorhanden für mögliche Integrationsszenarien, um die kommunalen IT- Komponenten an die IT- Infrastruktur auf Landesebene anzubinden. Das Wissen auf kommunaler Ebene zur Anbindung der IT-Komponenten an die IT-Infrastruktur des Landes ist gering oder gar nicht vorhanden. Die kommunale Ebene sensibilisieren für mögliche Integrationsszenarien der IT-Komponenten der kommunalen Ebene in die Landesebene. Falls automatisierte standardisierte Schnittstellen benötigt werden, sind diese nach Möglichkeit zu schaffen und zu Verfügung zu stellen. Ggf. Beratung der kommunalen Ebene, welche IT- Komponenten geeignet sind in diversen Workshops/Schulungen. S.K.6 Übergeordnetes Informationsmanagement koexistiert mit kommunalen IT- Komponenten Interessenskonflikt zwischen kommunaler Ebene und den Projektzielen Kommunale Ebene lässt die Sicht auf Ihre IT-Komponenten nicht oder nur teilweise zu. Frühzeitige Einbindung der kommunalen Ebene S.K.7 Fachliche und technische Standards sind zu berücksichtigen Fachliche Standards sind nicht ausgereift bzw. befinden sich in der Phase der Spezifizierung. Technische Standards sind nicht ausgereift bzw. befinden sich in der Phase der Spezifizierung. Eigenmächtige Erweiterungen der technischen und fachlichen Standards sind Intensive Beteiligung an und in entsprechenden Gremien, Arbeitskreisen und Arbeitsgruppen, um die fachlichen und technischen Standards zu definieren und in einen gemeinsam nutzbaren Zustand zu überführen. Bündelung aller Interessensgruppen und deren Ak- öffentlich 87

88 ID Kernaussage Risiken Gegenmaßnahmen erfolgt und nicht ohne Migrationsaufwand zu korrigieren. Tabelle 8.1: Soll-Konzeption Kernaussagen, Fakten, Schwächen und Maßnahmen tivitäten, die sich maßgeblich an der Weiterentwicklung fachlicher und technischer Standards beteiligen. Jede Prioritätsklasse erzeugt eine eigene Darstellung der benötigten Komponentenarchitektur Unter Berücksichtigung der ISA werden notwendige Maßnahmen beschrieben, mit dessen Hilfe die Umsetzung des Soll-Entwurfs zu erreichen ist. In der nachfolgenden Tabelle sind alle IT- Komponenten mit der Zuordnung zur entsprechenden Prioritätsklasse enthalten: ID Bezeichnung der IT-Komponente Kommunale Ebene Landesebene Prioritäts- Klasse IMaP Informationsmanagementplattform M-V x - I IMaP.K.1 Infodienste M-V (ID M-V) x - I IMaP.K.2 Prozessmodellierungs- und Managementkomponente x - II IMaP.K.3 Formularmanagementsystem (FMS) x - I IMaP.K.4 Zuständigkeitsfinder (ID-MV xzufi) x - I IMaP.K.5 Zuständigkeitsfinder M-V x - I IMaP.K.6 Nationale Prozessbibliothek (NPB) x - I IMaP.K.7 WiMa-Recherche-Portal x - III IMaP.K.8 WiMa Mobile-Applikation x - II IMaP.K.9 PZ LeiKa M-V x - I IMaP.K.10 DADID x - I IT.K.1 Geschäftsprozessplattform (GPM) x - I IT.K.2 Content-Managementsystem (CMS) x - I IT.K.3 Dienstleistungsportal (DLP) x - I IT.K.4 Lotse-Mitarbeiterverzeichnis x - I IT.K.5 elias x - I IT.K.6 Rubikon x - III öffentlich 88

89 IT.K.7 M-V Kompass x - I IT.K.8 Geodaten-Infrastruktur M-V (GDI M-V) x - I IT.K.9 Kommunale Intranet-Portale - x I IT.K.10 Kommunale Internet-Portale - x I IT.K.11 Kommunales Redaktionssystem - x I IT.K.12 Kommunales Dokumentensystem - x III Tabelle 8.2: Klassifizierung IT-Komponenten mit Unterteilung in Landesebene und kommunale Ebene Der Soll-Entwurf in den drei Prioritätsklassen berücksichtigt alle relevanten IT-Komponenten, die entsprechend der Tabelle 8.2 klassifiziert sind. In den jeweiligen Entwürfen sind die Strukturen auf Ebene der IT-Komponenten dargestellt. Die Verbindungen zwischen den IT-Komponenten stellen drei verschiedene Szenarien zur Nutzung dar, die nachfolgend aufgelistet sind: Gestrichelte Linie mit schwarzem Pfeil Eine Person nutzt eine IT-Komponente zur Datenpflege Person ist ein Mitarbeiter der Verwaltung Verwaltung auf Landesebene und/oder kommunaler Ebene Linie mit schwarzem Pfeil Datenfluss zwischen mindestens zwei IT-Systemen/IT-Komponenten Datenfluss bezieht sich auf eine physisch vorhandene IT-Komponente Daten/Datenfluss zwischen Datenquellen und -senken Datenfluss erfolgt vollständig automatisiert zwischen den IT-Systemen Linie mit weißem Pfeil Basisdienst oder ein Dienst nutzt ein physisch vorhandenes IT-System Basisdienst wird mit Hilfe der genutzten IT-Komponente abgebildet/ermöglicht In genutzter IT-Komponente sind ein/mehrere Anwendungsszenarien möglich Es erfolgt ein Datenzugriff Gestrichelte Linie mit weißem Pfeil Eine Person nutzt eine IT-Komponente zur Recherche Person kann ein Mitarbeiter der Verwaltung sein (Verwaltung intern) Verwaltung auf Landesebene und/oder kommunaler Ebene Person kann ein Bürger oder die Wirtschaft sein Die Linien sind jeweils mit den entsprechenden Informationsdomänen bezeichnet, damit erkennbar ist, welche Daten in welche Richtung zwischen den einzelnen IT-Komponenten bewegt werden. öffentlich 89

90 8.1 Integration mit der kommunalen IT Für alle Prioritätsklassen gilt, dass zum Anschluss der kommunalen IT an die Informationsmanagementplattform generell zwei Integrationsszenarien zur Verfügung stehen. Zum einen kann eine bidirektionale Anbindung der kommunalen IT über die bereitgestellten Webservice-Schnittstellen der Informationsmanagementplattform erfolgen und zum anderen können Inhalte aus der Informationsmanagementplattform via Content-Syndication (Content- Links) den kommunalen IT-Systemen bereitgestellt werden. Beide Szenarien haben Vor- und Nachteile. Im Szenario "Content-Syndication" muss die Pflege der betroffenen Inhalte in die Informationsmanagementplattform verortet werden (Schulungsaufwende). Der Implementierungsaufwand zur Anbindung an die zentrale Plattform entfällt. Für die Schnittstellenvariante spricht, dass sich die redaktionelle Pflege der betroffenen Inhalte vor Ort nicht ändert. Entgegen stehen die Aufwände, das lokale IT-System zum bidirektionalen Datenaustausch mit der Informationsmanagementplattform zu befähigen. Nur mit der Integration der kommunalen IT lassen sich die Vorteile des LeiKa, des LeiKa- Stammtexte-Managments sowie des zentralen Zuständigkeitsfinders nutzen [AP technische und fachliche Standards]. Zudem sind mit der Integration bereits gewichtige Schritte zur Einführung der D115 getan. Welches der beiden Integrationsszenarien für die beteiligten Verwaltungen in Frage kommt, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Strategische Positionierung: Vorteile im LeiKa, im LeiKa-Stammtexte-Managment und im zentralen Zuständigkeitsfinder werden erkannt (FIM) Positionierung zu D115 Erweiterbarkeit der kommunalen IT-Systeme Werden bereits IT-Systeme vor Ort verwendet, die die entsprechenden Schnittstellen beherrschen? Wie werden Aufwendungen für die Integration geschultert? 8.2 Soll-Entwurf der Prioritätsklasse I Im Soll-Entwurf wird zwischen Auskunftssystemen und Datenpflegesystemen unterschieden. Die Zuordnung der IT-Komponenten wird nachfolgend für die Prioritätsklasse I aufgezählt. Die Konfiguration leitet sich maßgeblich aus den Anforderungen des Projektes "Bürgerservices und 115 in M-V" ab. So wird in der ersten Phase die Integration der KIM M-V Plattform entscheidend vorangetrieben. Auf der Landesebene wird hauptsächlich das elias-landesprojekt das notwendige Fundament zur Integration mit den Landeskomponenten legen. Mit dem Projekt wird eine Persistenzschicht (elias-datenkern) etabliert, die die erforderlichen Datenstrukturen für zukünftige elias-anwendungen vorhält. KIM M-V Plattform liefert in diesem Kontext die notwendigen Daten an den eli- AS-Da-tenkern oder bezieht diese. Auf der kommunalen Seite hingegen ist der Integrationsaufwand n-fach höher. Je nach Wahl des Integrationsszenarios (8.1) sind die kommunalen Redaktionen entweder von einer Verortung bestimmter Pflegebereiche betroffen oder müssen Schnittstellen für den Anschluss an die KIM M-V Plattform (ID M-V) implementieren. Die Frage nach dem jeweiligen passenden Integrationsszenario ist führend von den Pilotpartnern zu beantworten und anschlie-ßend entsprechend umzusetzen. Nachfolgend müssen die verbleibenden Verwaltungen ihr geeignetes Integrationsszenario wählen und anschließend den redaktionellen Anschluss öffentlich 90

91 herstellen. CMS-Lösungen, die eine starke Verbreitung in M-V haben, sollten vorrangig unterstützt werden. Folgende IT-Komponenten werden in der ersten Phase platziert: Auskunftssysteme Dienstleistungsportal - DLP mit WiMa-Recherchebereich (KIM M-V Plattform) Nationale Prozessbibliothek - NPB (KIM M-V Plattform) M-V Kompass (Integration via elias-anwendung) Lotse-Mitarbeiterverzeichnis (Integration via elias-anwendung) Kommunale Intranetportale (Klassifizierung auf kommunaler Ebene) Kommunale Internetportale (Klassifizierung auf kommunaler Ebene) Datenpflegesysteme Content-Managementsystem - CMS (KIM M-V Plattform) DADID (KIM M-V Plattform) Formular-Managementsystem - FMS (KIM M-V Plattform) Infodienste M-V - ID M-V (KIM M-V Plattform) PZ - LeiKa (KIM M-V Plattform) Unter Vorbehalt: Zuständigkeitsfinder M-V (Zufi M-V) Geodaten Infrastruktur M-V - GDI M-V Geschäfts-Prozess-Management (GPM Plattform) Einheitliches Landes-Infrastruktur-Auskunfts-System (elias) Kommunale Redaktionssysteme (Klassifizierung auf kommunaler Ebene) In der folgenden Komponentendarstellung ist zu erkennen, welche IT-Komponenten der KIM M- V Plattform zugeordnet werden, welche IT-Komponenten sich in die Bereiche der Pflege und Darstellung einordnen und welche Landesverfahren sich künftig über elias integrieren lassen. öffentlich 91

92 Abbildung 4: Soll-Konzeption - Struktur der IT-Komponenten Prioritätsklasse I Weiterhin ist aus der Komponentenübersicht (Abbildung 8.1) zu entnehmen, welche Daten über welche Datenflüsse zwischen den IT-Komponenten und zwischen den Nutzern und IT-Komponenten ausgetauscht werden. Die Prioritätsklasse I weist Risiken auf, die in der folgenden Liste gruppiert aufgelistet sind: Risiken - Zuständigkeitsfinder Pflege der Zuständigkeiten im Zuständigkeitsfinder M-V Pflege der Zuständigkeiten im Infodienste M-V (xzufi) Doppelte Datenpflege (Welches ist die führende IT-Komponente?) Verwaltungsleistungen nicht konform zum Leistungskatalog (LeiKa) Neueinführung der xzufi-schnittstelle Risiken - Integrationsaufwand auf kommunaler und Landesebene Synchronisation mit dem Landesprojekt elias Integration Infodienste M-V mit kommunalen CM-Systemen (n-fach) Unterschiedliche kommunale CMS und Dienstleister Produktwechsel CMS des Landes M-V Risiken - Geplante IT-Komponente Nationale Prozessbibliothek öffentlich 92

93 Prototyp-Charakter Lokalbezug zwischen Prozess und kommunaler Leistung nicht vorhanden Schlüsselsystematik/Zuordnung zwischen Verwaltungsleistung und Prozess Ablage notwendiger Geschäftsregeln Zu den platzierten IT-Komponenten (in Abbildung 8.1) werden in den nachfolgenden Unterkapiteln ausgehend von der Anwendungsfällen und Schwächen notwendige Maßnahmen beschrieben, mit deren Anwendung die Integration der KIM M-V Plattform in die E-Government- Infrastruktur des Landes gelingen kann. Die zuvor aufgelisteten Risiken fließen ebenso in die Gestaltung der Maßnahmen ein Infodienste M-V (ID M-V) Der IT-Komponente Infodienste M-V sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse I zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.3 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. Der Maßnahmenkatalog setzt eine eingerichtete Betriebsumgebung voraus. A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.5 Aufbau der Organisationsstruktur S.N.1 M.O.N.1 M.T.N.1 S.N.2 M.O.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten Migration der Verwaltungsstrukturen in das Infodienste M-V-System Angebot von Datenexporten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Unterstützungsleistung für die Integration öffentlich 93

94 A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten M.T.N.2 S.D.5 M.O.D.5 M.T.D.5 S.D.6 M.O.D.6 Migration der Verwaltungsstrukturen in das Infodienste M-V System (pro Verwaltung) Angebot von Datenexporten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten nur teilweise erfassbar Datenmodell teilweise geeignet Fachliche Typen für Organisationseinheiten Unzureichendes Datenmodell zur Raumverwaltung (elias) Unzureichendes Datenmodell zur Telefonverwaltung (IPT) Einfacher Workaround für die Stellenbeschreibung Prüfung, ob diese IT-Komponente in der Lage sein muss, die nicht erfassbaren Daten zu speichern. Ggf. sind teilweise oder vollständig nicht erfassbare Daten in anderen IT-Komponenten zu verorten und entsprechend zu referenzieren Zusätzliche Anforderungen sind in einem Feinkonzept darzustellen Speichern von Referenzen im Datenmodell ermöglichen, mit deren Hilfe referenziert werden kann Darstellen zusätzlicher Anforderungen in einem Feinkonzept Daten nicht erfassbar (Pflegeoberfläche nicht oder teilweise geeignet) GUI zur Raumverwaltung unzureichend (elias) GUI zur Telefonverwaltung unzureichend (IPT) Prüfung, ob diese IT-Komponente in der Lage sein muss, die fehlenden Daten zu erfassen. Ggf. ist die Datenpflege teilweise oder vollständig in anderen IT-Komponenten zu verorten. Die Daten können aus anderen IT-Komponenten über geeignete Schnittstellen importiert bzw. referenziert werden Darstellen zusätzlicher Anforderungen in einem Feinkonzept A.O.7 Pflege von Mitarbeitern S.N.1 M.O.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege von entsprechen- öffentlich 94

95 A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen den Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten M.T.N.1 S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.5 M.O.D.5 Angebot von Datenexporten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten für einen möglichen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Unterstützungsleistung für die Integration Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege Angebot von Datenexporten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten für einen möglichen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten nur teilweise erfassbar Konsolidierung der Anforderungen (egvp, WiMa) Zusätzliche Anforderungen sind in einem Feinkonzept darzustellen A.O.8 A.O.9 Abruf von Mitarbeitern Pflege von Dokumenten S.D.5 M.O.D.5 M.T.D.5 S.D.6 Daten nur teilweise erfassbar Fehlende Anforderungen Anforderungen prüfen, ob diese IT-Komponente in der Lage sein muss, die fehlenden Daten zu erfassen. Ggf. sind teilweise oder vollständig nicht erfassbare Daten in anderen IT-Komponenten zu verorten und entsprechend zu referenzieren Speicherung von Referenzen im Datenmodell ermöglichen, mit deren Hilfe zu den nicht erfassbaren Daten referenziert werden kann Daten nicht erfassbar (Pflegeoberfläche nicht oder teilweise geeignet) öffentlich 95

96 A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Fehlende Anforderungen M.O.D.6 Prüfung, ob diese IT-Komponente in der Lage sein muss, die fehlenden Daten zu erfassen. Ggf. ist die Datenpflege teilweise oder vollständig in anderen IT-Komponenten zu verorten. Die Daten können aus anderen IT-Komponenten über geeignete Schnittstellen importiert bzw. referenziert werden Zusätzliche Anforderungen sind in einem Feinkonzept darzustellen A.O.10 Abruf von Dokumenten S.S.5 M.O.S.5 M.T.S.5 Standardisierung Keine standardisierte Schnittstelle zum Dokumentenaustausch Auf Landesebene und/oder auf kommunaler Ebene IT-Komponenten lokalisieren, die standardisierte Schnittstellen zum Dokumentenaustausch verwenden. Wie findet der Dokumentenaustausch über standardisierte Schnittstellen in anderen Bundesländern statt? Welche Möglichkeiten bestehen, die Nutzung dieser Schnittstellen in M-V auf Landesebene und kommunaler Ebene umzusetzen. Zulässigkeit nach Datenschutz und Verantwortung auf Landesebene/kommunaler Ebene beachten Zusätzliche Anforderungen sind in einem Feinkonzept darzustellen Prüfung, ob diese IT-Komponente technisch in die Lage versetzt werden kann, standardisierte Schnittstellen zum Dokumentenaustausch anzuwenden Referenzen/Relationen zu gespeicherten Dokumenten in anderen IT-Komponenten im Datenmodell und in entsprechenden Schnittstellen vorsehen A.O.11 Pflege von Zuständigkeiten S.N.1 M.O.N.1 M.T.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Migrationsprojekt Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten öffentlich 96

97 A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.N.3 M.O.N.3 M.T.N.3 S.N.4 M.O.N.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Unterstützungsleistung für die Integration Redaktionskonzept Migrationsprojekt Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen, ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Anderes IT-System ist führend Pflege der Zuständigkeiten in Infodienste M-V verorten. Redaktionskonzept Prüfung, ob die beauftragten Mitarbeiter für die Datenpflege bereits mit dieser IT-Komponente vertraut sind. Im Feinkonzept zu berücksichtigen Migration der Zuständigkeitsdefinitionen in das Infodienste M-V- System Wird nicht zur Datenpflege genutzt Pflege der Zuständigkeiten in Infodienste M-V verorten Redaktionskonzept Prüfung, ob die beauftragten Mitarbeiter für die Datenpflege bereits mit dieser IT-Komponente vertraut sind A.O.3 Zuordnung von GEO-Referenzen S.S.2 M.T.S.2 Datenexport nicht möglich Funktionalitäten der Schnittstelle nicht ausreichend Erweiterung der Schnittstelle um die fehlenden Funktionalitäten, um Datenexporte zu ermöglichen öffentlich 97

98 A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID S.S.6 M.O.S.6 M.T.S.6 Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Schnittstellen vorhanden, aber nicht im Einsatz Vorhandene Schnittstellen für andere IT-Komponenten bekannt machen und das allgemeine Verständnis zur Nutzung vorhandener Schnittstellen schärfen Unterstützung bei der Nutzung vorhandener Schnittstellen im Hinblick auf Ressourcen und Budget; Erreichung durch ausführliche Dokumentation der vorhandenen Schnittstellen und das Zurverfügungstellen von Beschreibungen A.O.4 Abruf von GEO-Referenzen S.S.5 M.T.S.5 Standardisierung Inkonsistenzen zwischen ID-MV und GDI-MV Inkonsistenzen zwischen den Schnittstellen lokalisieren und die Abweichungen von verwendeten Schnittstellenstandards beseitigen bzw. angleichen A.O.13 Pflege der Zuständigkeiten auf den Verwaltungsebenen S.N.1 M.O.N.1 M.T.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege entsprechender Datenstrukturen Migrationsprojekt Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit S.N.1 M.O.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept öffentlich 98

99 A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten M.T.N.1 S.N.2 M.O.N.2 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten. Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Unterstützungsleistung für die Integration Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Keine standardisierte Schnittstelle vorhanden Aktuell keine XZufi-Implementierung vorhanden Begleitung der XZufi-Standardisierung Zufi-Funktionalität über die native Schnittstelle der ID M-V abbildbar A.O.14 Pflege von Stellen S.N.1 M.O.N.1 M.T.N.1 S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme öffentlich 99

100 A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID M.O.N.2 Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Unterstützungsleistung für die Integration Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten S.N.3 M.O.N.3 S.D.5 M.O.D.5 Anderes IT-System ist führend Bereits vorhandene Systeme Entscheidung für die Verortung der Pflege Daten nicht erfassbar Anforderungen in einem Feinkonzept definieren A.F.1 Pflege von Leistungs-Templates S.N.1 M.O.N.1 M.T.N.1 S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept validieren Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten. Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Unterstützungsleistung für die Integration Redaktionskonzept validieren Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten. Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen öffentlich 100

101 A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege A.F.2 Import von Stammtexten S.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene M.O.N.1 M.T.N.1 Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege A.F.3 Abruf von Leistungs-Templates S.N.1 M.O.N.1 M.T.N.1 S.N.2 M.O.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Unterstützungsleistung für die Integration Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten öffentlich 101

102 A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID M.T.N.2 Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege A.F.4 Abonnement einer Verwaltungsleistung S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Unterstützungsleistung für die Integration Redaktionskonzept validieren Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege A.F.5 Pflege der Ergänzungs- und Ersatzfelder S.N.1 M.O.N.1 M.T.N.1 S.N.2 M.O.N.2 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept validieren Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen durchführen. Unterstützungsleistung für die Integration Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führen- öffentlich 102

103 A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen den IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten M.T.N.2 Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten. Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege A.F.6 A.F.12 Abruf der Verwaltungsleistung Veröffentlichung von Verwaltungsleistungen S.N.3 M.O.N.3 M.T.N.3 Anderes IT-System ist führend Keine eindeutige Verortung der Lebenslagen Lebenslagen werden auch im CMS gepflegt Redaktionskonzept validieren Landeseinheitliche Lebenslagen Datenexporte und Datenimporte zwischen dieser und anderen IT- Komponenten anbieten, die über standardisierte automatisierte Schnittstellen realisiert werden A.P.1 Zuordnung von Prozessen zu einer abonnierten Leistung S.N.8 M.O.N.8 S.D.5 M.O.D.5 M.T.D.5 S.D.7 M.O.D.7 Thema aktuell nicht bekannt Allgemeines Verständnis zur Thematik auf kommunaler Ebene schaffen durch Workshops und Arbeitskreise Daten nur teilweise erfassbar Prozesszuordnung nicht möglich Prüfung, ob diese IT-Komponente in der Lage sein muss, die nicht erfassbaren Daten zu speichern; ggf. sind teilweise oder vollständig nicht erfassbare Daten in anderen IT-Komponenten zu verorten und zu referenzieren Speicherung bzw. Zuordnung von Prozessen zu abonnierten Verwaltungsleistungen vorsehen und ggf. mit Referenzen zu bereits vorhandenen Daten/Datenspeichern arbeiten Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept Im Datenmodell die Möglichkeit vorsehen Referenzen zu speichern, mit deren Hilfe referenziert werden kann Standardisierung Prozessdaten Schlüsselsystematik zur Zuordnung von Prozessen zu den abonnierten Verwaltungsleistungen bilden öffentlich 103

104 A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Vorhandene Schlüsselsystematik verwenden bzw. erweitern Verwaltungsleistung um interne Module oder interne Informationen erweitern, um Schlüsselsystematik zur Zuordnung von Prozessen zu abonnierten Verwaltungsleistungen anzuwenden Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept M.T.D.7 Prozessregister bzw. die IT-Komponente Nationale Prozessbibliothek für Anwendung einer geeigneten Schlüsselsystematik zur Zuordnung zu abonnierten Verwaltungsleistungen erweitern Geschäftsregeln im Prozessregister zu den einzelnen Prozessen hinterlegen mit Lokalbezug A.D.3 Erstellung von Content-Links zur lokalen Bereitstellung von Inhalten und Funktionen S.N.2 M.O.N.2 S.N.4 M.O.N.4 S.N.8 M.O.N.8 Fehlende Akzeptanz auf der kommunalen Ebene Schulung und Marketing Wird nicht genutzt zur Datenpflege Schulung und Marketing Thema aktuell nicht bekannt Schulung und Marketing A.D.4 Synchronisation der Gebietsstrukturen S.N.8 M.O.N.8 S.S.6 M.O.S.6 Thema aktuell nicht bekannt Gemeinsames Verständnis zwischen den Projekten elias und Wi- Ma M-V erzeugen. Schnittstelle vorhanden, aber nicht im Einsatz Erarbeitung einer Spezifikation zum Abruf von Gebietsstrukturen Abstimmung zwischen elias und WiMa M-V A.D.5 Synchronisation der Organisationsstrukturen S.N.8 M.O.N.8 S.S.6 M.O.S.6 Thema aktuell nicht bekannt Gemeinsames Verständnis zwischen den Projekten elias und Wi- Ma M-V erzeugen. Schnittstelle vorhanden aber nicht im Einsatz Erarbeitung einer Spezifikation zum Abruf von Organisationsdaten der Landesebene (Verwaltungsstrukturen und Ansprechpartner) öffentlich 104

105 A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Abstimmung zwischen den Projekten elias und WiMa M-V A.D.6 Synchronisation der Zuständigkeiten S.N.8 M.O.N.8 S.S.6 M.O.S.6 Thema aktuell nicht bekannt Gemeinsames Verständnis zwischen den Projekten "Migrationskonzept Verwaltungswegweiser" und WiMa M-V erzeugen. Konsens zur Verortung der Pflege der Zuständigkeiten Schnittstelle vorhanden, aber nicht im Einsatz Erarbeitung einer Spezifikation zur Synchronisation von Zuständigkeiten Abstimmung zwischen den Projekten "Migrationskonzept Verwaltungswegweiser" und WiMa M-V A.D.7 A.A.1 A.A.2 Synchronisation der Verwaltungsleistungen Nutzerverwaltung (nur Infodienste M-V) Systemverwaltung (nur Infodienste M-V) Tabelle 8.3: Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V Datenaustauschdienst Infodienste (DADID) Der IT-Komponente DADID sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse I zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.4 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für DADID S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.D.1 Generieren der xd115 Berichte S.N.1 M.O.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept öffentlich 105

106 A.ID Maßnahmenkatalog für DADID S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten A.D.2 Konfiguration der xd115 -Schnittstelle S.N.1 M.O.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten A.A.2 Systemverwaltung (nur DADID) Tabelle 8.4: Maßnahmenkatalog für DADID Content-Managementsystem (CMS)/Zuständigkeitsfinder (Zufi M-V) Den IT-Komponenten Content-Managementsystem und Zuständigkeitsfinder M-V sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse I zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.5 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt, bezogen auf diese IT- Komponente, einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für Content-Managementsystem/Zuständigkeitsfinder S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.F.9 A.D.4 Pflege von Lebenslagen Synchronisation Gebietsstrukturen S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Daten/Datenstrukturen definieren, die über geeignete automatisierte standardisierte Schnittstellen abrufbar sind Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept Migrationsprojekt zum Datenbestand und zur Datenpflege Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht werden öffentlich 106

107 A.ID Maßnahmenkatalog für Content-Managementsystem/Zuständigkeitsfinder S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.D.5 Synchronisation der Organisationsstrukturen S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Daten/Datenstrukturen definieren, die über geeignete automatisierte, standardisierte Schnittstellen abrufbar sind Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept Migrationsprojekt zum Datenbestand und zur Datenpflege Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht werden A.D.6 Synchronisation Zuständigkeiten S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Daten/Datenstrukturen definieren, die über geeignete automatisierte standardisierte Schnittstellen abrufbar sind Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept Migrationsprojekt zum Datenbestand und zur Datenpflege Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht werden. A.D.7 Bezug der Verwaltungsleistung aus dem zentralen Informationsmanagement S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Daten/Datenstrukturen definieren, die über geeignete automatisierte standardisierte Schnittstellen abrufbar sind Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept Migrationsprojekt zum Datenbestand und zur Datenpflege Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht werden A.A.1 A.A.2 (1) Nutzerverwaltung (nur CMS und Zufi) (2) Systemverwaltung (nur CMS und Zufi) Tabelle 8.5: Maßnahmenkatalog für Content-Managementsystem/Zuständigkeitsfinder öffentlich 107

108 8.2.4 Dienstleistungsportal (DLP) Der folgenden IT-Komponente Dienstleistungsportal sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse I zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.6 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für Dienstleistungsportal S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.2 A.O.6 Abruf von Gebietsstrukturen Abruf der Organisationsstruktur S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.2 M.O.D.2 M.T.D.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenbestand mit vertretbarem Aufwand aktualisierbar ist Alternativ ist die Nutzung von noch aktuellen Teildatenbeständen zu untersuchen Ggf. kann Datenbestand extrem veraltet sein, sodass eine Aktualisierung den erforderlichen Aufwand nicht rechtfertigt. In diesem Fall alternative Datenbestände zu gleichen Informationsdomänen aus anderen IT-Komponenten in Betracht ziehen Redaktionskonzept muss effiziente Pflegestrukturen definieren Verwendung geeigneter Migrationsszenarien, um die veralteten Datenbestände mit den aktuellen Datenbeständen aus Drittsystemen zu konsolidieren. Verwendung von Referenzen zu Informationsdomänen aus Dritt- öffentlich 108

109 A.ID Maßnahmenkatalog für Dienstleistungsportal S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen systemen. S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Redaktionskonzept muss effiziente Pflegestrukturen definieren Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen A.O.8 A.O.10 Abruf von Mitarbeitern Abruf von Dokumenten S.D.2 M.O.D.2 M.T.D.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenbestand mit vertretbarem Aufwand aktualisierbar ist Alternativ ist Nutzung von noch aktuellen Teildatenbeständen zu untersuchen Ggf. kann Datenbestand extrem veraltet sein, so dass eine Aktualisierung den erforderlichen Aufwand nicht rechtfertigt. In diesem Fall alternative Datenbestände zu gleichen Informationsdomänen aus anderen IT-Komponenten in Betracht ziehen Redaktionskonzept muss effiziente Pflegestrukturen definieren Verwendung geeigneter Migrationsszenarien, um die veralteten Datenbestände mit den aktuellen Datenbeständen aus Drittsystemen zu konsolidieren Verwendung von Referenzen zu Informationsdomänen aus Drittsystemen Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT- Komponente erfolgt. Redaktionskonzept muss effiziente Pflegestrukturen definieren Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren. Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen öffentlich 109

110 A.ID Maßnahmenkatalog für Dienstleistungsportal S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.2 M.O.D.2 M.T.D.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten. Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten veraltet Mangelnde Redaktion Prüfung, ob Datenbestand mit vertretbarem Aufwand aktualisierbar ist Alternativ ist Nutzung von noch aktuellen Teildatenbeständen zu untersuchen Ggf. kann Datenbestand extrem veraltet sein, so dass eine Aktualisierung den erforderlichen Aufwand nicht rechtfertigt. In diesem Fall alternative Datenbestände zu gleichen Informationsdomänen aus anderen IT-Komponenten in Betracht ziehen Redaktionskonzept muss effiziente Pflegestrukturen definieren Verwendung geeigneter Migrationsszenarien, um die veralteten Datenbestände mit den aktuellen Datenbeständen aus Drittsystemen zu konsolidieren Verwendung von Referenzen zu Informationsdomänen aus Drittsystemen Daten unvollständig Mangelnde Redaktion (Zuständigkeit bis zur sog. Rathaustür) Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Redaktionskonzept muss effiziente Pflegestrukturen definieren Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen öffentlich 110

111 A.ID Maßnahmenkatalog für Dienstleistungsportal S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.F.3 Abruf von Leistungstemplates S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.7 M.O.D.7 M.T.D.7 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege. Standardisierung Verwaltungsleistungen werden nicht LeiKa-konform dargestellt Verwendung Leika-Schlüsselsystematik Datenmodell erweitern oder ggf. auf Verwaltungsleistungen zu anderen IT-Komponenten referenzieren, die Leika-konform sind A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.4 M.O.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege. Daten unvollständig Kommunale Ergänzungen fehlen Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Kompo- öffentlich 111

112 A.ID Maßnahmenkatalog für Dienstleistungsportal S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen nente erfolgt Redaktionskonzept M.T.D.4 S.D.7 M.O.D.7 M.T.D.7 Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen Standardisierung LeiKa-konforme Darstellung Verwendung LeiKa-Schlüsselsystematik. Datenmodell erweitern oder ggf. auf Verwaltungsleistungen zu anderen IT-Komponenten referenzieren, die Leika-konform sind A.F.10 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege A.P.2 Abruf von Prozessbeschreibungen zu einer Verwaltungsleistung S.N.1 M.O.N.1 M.T.N.1 Fehlende Akzeptanz auf Landesebene Persönlicher Bereich fehlt Schulungen für Mitarbeiter des Landes zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen öffentlich 112

113 A.ID Maßnahmenkatalog für Dienstleistungsportal S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten. Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten unvollständig Prozesszuordnung fehlt Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen A.P.3 Abruf von Prozess-Controls zu einer Verwaltungsleistung S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen durchführen. Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege öffentlich 113

114 A.ID Maßnahmenkatalog für Dienstleistungsportal S.ID S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Daten unvollständig Zuordnung von Prozess-Controls nicht möglich Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt. Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen A.P.5 Abruf von Produkten zu einer Verwaltungsleistung S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten unvollständig Produktzuordnung fehlt Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen Tabelle 8.6: Maßnahmenkatalog für Dienstleistungsportal öffentlich 114

115 8.2.5 Einheitliches Landes-Infrastruktur-Auskunfts-System (elias) Der IT-Komponente elias sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse I zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.7 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt, bezogen auf diese IT-Komponente, einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. Die Maßnahmen sind zwischen den Projekten elias und WiMa M-V abzustimmen. A.ID Maßnahmenkatalog für elias S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung M.O.N.7 Prüfen, ob der Bezug der Daten aus der KIM M-V Plattform (ID M- V) in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden S.D.8 M.O.D.8 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Datenmodell nicht vorhanden oder in Entwicklung Datenmodell den Anforderungen an die IT-Komponente entsprechend angepasst planen bzw. entwerfen; ggf. auf vorhandene Ansätze oder Entwürfe anknüpfen und diese fortführen Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Szenarien zur Speicherung/Datenpflege erarbeiten, für die eine vorhandene und erweiterbare Datenbasis verwendet wird. Diese Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können A.O.5 Aufbau der Organisationsstruktur S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung M.O.N.7 Prüfen, ob der Bezug der Daten aus der KIM M-V Plattform (ID M- V) in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden öffentlich 115

116 A.ID Maßnahmenkatalog für elias S.ID S.D.8 M.O.D.8 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Datenmodell nicht vorhanden oder in Entwicklung Datenmodell den Anforderungen an die IT-Komponente entsprechend angepasst planen bzw. entwerfen; ggf. auf vorhandene Ansätze oder Entwürfe anknüpfen und diese fortführen Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Szenarien zur Speicherung/Datenpflege erarbeiten, für die eine vorhandene und erweiterbare Datenbasis verwendet wird. Diese Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung M.O.N.7 Prüfen, ob der Bezug der Daten aus der KIM M-V Plattform (ID M- V) in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden S.D.8 M.O.D.8 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Datenmodell nicht vorhanden oder in Entwicklung Datenmodell den Anforderungen an die IT-Komponente entsprechend angepasst planen bzw. entwerfen; ggf. auf vorhandene Ansätze oder Entwürfe anknüpfen und diese fortführen Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Szenarien zur Speicherung/Datenpflege erarbeiten, für die eine vorhandene und erweiterbare Datenbasis verwendet wird. Diese Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können A.O.7 Pflege von Mitarbeitern S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung M.O.N.7 Prüfen, ob der Bezug der Daten aus der KIM M-V Plattform (ID M- V) in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. öffentlich 116

117 A.ID Maßnahmenkatalog für elias S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen S.D.8 M.O.D.8 Datenmodell nicht vorhanden oder in Entwicklung Datenmodell den Anforderungen an die IT-Komponente entsprechend angepasst planen bzw. entwerfen; ggf. auf vorhandene Ansätze oder Entwürfe anknüpfen und diese fortführen A.O.8 Abruf von Mitarbeitern S.N.7 M.O.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Prüfen ob, Synchronisation der Datenbestände zwischen KIM M-V Plattform (ID M-V) und elias in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen elias-feinkonzept Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden S.D.8 M.O.D.8 Datenmodell nicht vorhanden oder in Entwicklung Datenmodell den Anforderungen an die IT-Komponente entsprechend angepasst planen bzw. entwerfen; ggf. auf vorhandene Ansätze oder Entwürfe anknüpfen und diese fortführen A.A.1 Nutzerverwaltung S.N.7 M.O.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Prüfen, ob die Anforderungen an eine Nutzerverwaltung in dieser IT-Komponente notwendig sind, oder ob die Nutzerverwaltung aus einem bestehenden IT-System nachgenutzt werden kann A.A.2 Systemverwaltung (nur elias) S.N.7 M.O.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Prüfen, ob die Anforderungen an eine Systemverwaltung in dieser IT-Komponente notwendig sind, oder ob die Systemverwaltung aus einem bestehenden IT-System nachgenutzt werden kann A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen S.N.7 M.O.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Prüfen, ob Synchronisation zwischen M-V Kompass und KIM M-V Plattform (ID M-V) via elias in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems öffentlich 117

118 A.ID Maßnahmenkatalog für elias S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen einplanen Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden elias-feinkonzept A.D.5 Synchronisation der Organisationsstrukturen S.N.7 M.O.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Prüfen, ob der Bezug der kommunalen Datenbestände aus der KIM M-V Plattform via elias in Richtung M-V Kompass und Lotse- Mitar-beiterverzeichnis in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen Feinkonzept zur Synchronisation von Landesstrukturen aus elias in Richtung KIM M-V Plattform Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und -exporte ermöglicht werden Tabelle 8.7: Maßnahmenkatalog für elias M-V Kompass Der IT-Komponente M-V Kompass sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse II zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.8 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt, bezogen auf diese IT-Komponente, einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. Die Maßnahmen sind führend im elias-projekt umzusetzen und zwischen den Projekten elias und WiMa M-V zu koordinieren. A.ID Maßnahmenkatalog für M-V Kompass S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen M.O.1 S.S.7 M.O.S.7 Anforderungen an das elias stellen (gilt für alle weiteren Anwendungsfälle) Keine automatisierten Schnittstellen vorhanden Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept Daten/Datenstrukturen definieren, die über geeignete automatisierte standardisierte Schnittstellen abrufbar sind öffentlich 118

119 A.ID Maßnahmenkatalog für M-V Kompass S.ID M.T.S.7 Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht werden A.O.8 Abruf von Mitarbeitern S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt. Redaktionskonzept Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren. Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen Datenmodell erweitern Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden Spezifikation der Anforderungen im Feinkonzept Daten/Datenstrukturen definieren, die über geeignete automatisierte standardisierte Schnittstellen abrufbar sind Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht werden A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen S.N.3 M.O.N.3 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 Anderes IT-System ist führend Verortung der Gebietspflege in die Infodienste M-V Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell Prüfung, ob die Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgen kann Die fehlenden Daten werden aus einer anderen IT-Komponente in diese importiert und ggf. mit den vorhandenen Daten konsolidiert Die Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell dieser IT-Komponente werden voll umfänglich genutzt öffentlich 119

120 A.ID Maßnahmenkatalog für M-V Kompass S.ID S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden Szenarien zur Speicherung/Datenpflege erarbeiten, für die eine vorhandene und erweiterbare Datenbasis verwendet wird. Diese Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen S.N.3 M.O.N.3 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Anderes IT-System ist führend Verortung der Gebietspflege in die Infodienste M-V Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell Prüfung, ob die Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgen kann Die fehlenden Daten werden aus einer anderen IT-Komponente in diese importiert und ggf. mit den vorhandenen Daten konsolidiert Die Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell dieser IT-Komponente werden voll umfänglich genutzt Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden Szenarien zur Speicherung/Datenpflege erarbeiten, für die eine vorhandene und erweiterbare Datenbasis verwendet wird. Diese Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können Tabelle 8.8: Maßnahmenkatalog für M-V Kompass Geodaten-Infrastruktur Mecklenburg-Vorpommern (GDI M-V) Der IT-Komponente Geodaten-Infrastruktur Mecklenburg-Vorpommern sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse I zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.9 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden öffentlich 120

121 konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt, bezogen auf diese IT-Komponente, einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für GDI M-V S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.4 Abruf von Gebietsstrukturen M.O.1 Feinkonzept Integration Tabelle 8.9: Maßnahmenkatalog für GDI M-V Projektzusammenarbeitsplattform LeiKa (PZ LeiKa M-V) Der IT-Komponente Projektzusammenarbeitsplattform LeiKa sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse I zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.10 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt, bezogen auf diese IT-Komponente, einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für GDI M-V S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.F.22 Change-Management Verwaltungsleistung M.O.1 Feinkonzept Tabelle 8.10: Maßnahmenkatalog für PZ LeiKa M-V Lotse-Mitarbeiterverzeichnis Der IT-Komponente Regierungsportal - Lotse sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse II zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.11 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt, bezogen auf diese IT-Komponente, einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätenklasse. Die Maßnahmen sind führend im elias-projekt umzusetzen und zwischen den Projekten elias und WiMa M-V zu koordinieren. A.ID Maßnahmenkatalog für Lotse-Mitarbeiterverzeichnis S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen öffentlich 121

122 A.ID Maßnahmenkatalog für Lotse-Mitarbeiterverzeichnis S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur M.O.1 S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.2 M.O.D.2 M.T.D.2 S.D.4 M.T.D.4 Anforderungen an das elias stellen (gilt für alle weiteren Anwendungsfälle) Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten elias stellt Anforderungen zum elias-datenkern Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten. Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob der Datenbestand mit vertretbarem Aufwand aktualisiert werden kann Alternativ ist unter Umständen die Nutzung von noch aktuellen Teildatenbeständen zu untersuchen und ggf. zu ermöglichen Ggf. kann der Datenbestand extrem veraltet sein, so dass eine Aktualisierung den erforderlichen Aufwand nicht rechtfertigt. In diesem Fall kommen alternative Datenbestände zu gleichen Informationsdomänen aus anderen IT-Komponenten in Betracht elias stellt Anforderungen an den elias-datenkern Verwendung geeigneter Migrationsszenarien, um die veralteten Datenbestände mit den Daten aus Drittsystemen zu konsolidieren Verwendung von Referenzen zu anderen Daten aus Drittsystemen bzw. anderen IT-Komponenten Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit elias stellt Anforderungen zum elias-datenkern Die fehlenden Daten werden aus einer anderen IT-Komponente in dieser IT-Komponente importiert und ggf. mit den vorhandenen Daten konsolidiert Die Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Ab- öffentlich 122

123 A.ID Maßnahmenkatalog für Lotse-Mitarbeiterverzeichnis S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen bildung im Datenmodell dieser IT-Komponente werden voll umfänglich genutzt A.O.8 A.O.12 Abruf von Mitarbeitern Ermitteln der Zuständigkeit S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.N.8 M.O.N.8 S.D.5 M.O.D.5 M.T.D.5 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Thema aktuell nicht bekannt Allgemeines Verständnis zur Thematik auf kommunaler und auf Landesebene schaffen durch Workshops und Arbeitskreise Daten nur teilweise erfassbar Prüfung, ob diese IT-Komponente in der Lage sein muss, die nicht erfassbaren Daten zu speichern; ggf. sind teilweise oder vollständig nicht erfassbare Daten in anderen IT-Komponenten zu verorten und entsprechend in dieser IT-Komponente zu den anderen IT- Komponenten zu referenzieren Im Datenmodell die Möglichkeit vorsehen, Referenzen speichern, mit deren Hilfe zu den nicht erfassbaren Daten im Datenmodell zu anderen Datenbeständen anderer IT-Komponenten referenziert werden kann A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen S.D.1 M.O.D.1 Daten inkonsistent elias stellt Anforderungen zum elias-datenkern Prüfen, ob die Datenstrukturen in den IT-Komponenten, die die Gebietsstrukturen aus dem zentralen Informationsmanagement beziehen, angepasst werden müssen Ggf. sind die Gebietsstrukturen in Drittsystemen beizubehalten, um öffentlich 123

124 A.ID Maßnahmenkatalog für Lotse-Mitarbeiterverzeichnis S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen den Migrationsaufwand möglichst gering zu halten M.T.D.1 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Schnittstellen anbieten, über die der Bezug von Datenstrukturen an das Zielsystem angepasst erfolgt Migration bzw. Transformation der Daten erfolgt in der Schnittstelle bzw. in einer vorgelagerten Transformationsschicht, die ebenfalls zur Schnittstelle gehört Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden elias stellt Anforderungen an WiMa-Schnittstellen Szenarien zur Speicherung/Datenpflege erarbeiten, für die eine vorhandene und erweiterbare Datenbasis verwendet wird. Diese Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können A.D.5 Bezug der Org.-Daten aus dem zentralen Informationsmanagement S.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung M.O.N.7 Prüfen, ob der Bezug der Daten aus der KIM M-V Plattform (ID M- V) in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen Geeignete standardisierte, automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Szenarien zur Speicherung/Datenpflege erarbeiten, für die eine vorhandene und erweiterbare Datenbasis verwendet wird. Diese Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können Tabelle 8.11: Maßnahmenkatalog für Lotse - Telefonverzeichnis Nationale Prozessbibliothek (NPB) Der IT-Komponente Nationale Prozessbibliothek sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse I zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.12 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die öffentlich 124

125 Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für Nationale Prozessbibliothek S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.P.1 Zuordnung von Prozessen zu einer abonnierten Leistung S.N.2 M.O.N.2 S.N.8 M.O.N.8 S.D.4 M.O.D.4 S.S.7 M.O.S.7 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Thema aktuell nicht bekannt Verständnis zur Thematik auf kommunaler Ebene schaffen durch entsprechende Workshops und Arbeitskreise Daten unvollständig Datenmodell kennt nur den LeiKa-Schlüssel, aber nicht die konkrete Verwaltungsleistung Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Anforderung zur Integration ID M-V und NPB definieren Redaktionskonzept Keine automatisierten Schnittstellen vorhanden Daten/Datenstrukturen definieren, die über geeignete automatisierte standardisierte Schnittstellen abrufbar sind Anforderung zur Integration ID M-V und NPB definieren Tabelle 8.12: Maßnahmenkatalog für Nationale Prozessbibliothek Formular-Management-System (FMS) Der IT-Komponente Formular-Management-System sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse I zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.13 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. öffentlich 125

126 A.ID Maßnahmenkatalog für Formular-Management-System S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.9 Pflege von Dokumenten (zentral) S.D.7 M.O.D.7 M.T.D.7 Standardisierung Die Formulardaten sind nicht standardisiert Prüfen, ob es eine Standardisierung (FIM) für Formulardaten gibt oder ob ein anderes Bundesland bereits einen Formulardatenstandard verwendet Vorhandenen Formularstandard verwenden bzw. ein Produkt, das diese Standardisierung von Formulardaten unterstützt Gespeicherte Daten bzw. gespeichertes Datenmodell an vorhandene oder zu nutzende Standards anpassen A.O.10 Abruf von Dokumenten S.D.7 M.O.D.7 M.T.D.7 Standardisierung Die Formulardaten sind nicht standardisiert Prüfen, ob es eine Standardisierung für Formulardaten (FIM) gibt oder ob ein anderes Bundesland bereits einen Formulardatenstandard verwendet Vorhandenen Formularstandard verwenden bzw. ein Produkt, das diese Standardisierung von Formulardaten unterstützt Gespeicherte Daten bzw. gespeichertes Datenmodell an vorhandene oder zu nutzende Standards anpassen A.A.2 Systemverwaltung (nur FMS) Tabelle 8.13: Maßnahmenkatalog für Formular-Management-System Kategorie: Internet-Portale Der IT-Komponente Kategorie: Internet-Portale auf kommunaler Ebene sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse I zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.14 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt, bezogen auf diese IT-Komponente, einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Internet-Portale S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen öffentlich 126

127 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Internet-Portale S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur S.D.2 M.O.D.2 M.T.D.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Redaktionskonzept-Optimierung Prüfung, ob Datenbestand mit vertretbarem Aufwand aktualisierbar ist Alternativ ist Nutzung von noch aktuellen Teildatenbeständen zu untersuchen Ggf. kann Datenbestand extrem veraltet sein, so dass eine Aktualisierung den erforderlichen Aufwand nicht rechtfertigt. In diesem Fall alternative Datenbestände zu gleichen Informationsdomänen aus anderen IT-Komponenten in Betracht ziehen Verwendung geeigneter Migrationsszenarien, um die veralteten Datenbestände mit den aktuellen aus Drittsystemen zu konsolidieren Verwendung von Referenzen zu Informationsdomänen aus Drittsystemen Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Redaktionskonzept-Optimierung Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen A.O.8 A.O.10 Abruf von Mitarbeitern Abruf von Dokumenten S.D.2 M.O.D.2 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenbestand mit vertretbarem Aufwand aktualisierbar ist Alternativ ist Nutzung von noch aktuellen Teildatenbeständen zu untersuchen Ggf. kann Datenbestand extrem veraltet sein, so dass eine Aktualisierung den erforderlichen Aufwand nicht rechtfertigt. In diesem Fall alternative Datenbestände zu gleichen Informationsdomänen aus anderen IT-Komponenten in Betracht ziehen öffentlich 127

128 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Internet-Portale S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Redaktionskonzept Optimierung M.T.D.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 S.D.7 M.O.D.7 M.T.D.7 Verwendung geeigneter Migrationsszenarien, um die veralteten Datenbestände mit den aktuellen aus Drittsystemen zu konsolidieren. Verwendung von Referenzen zu Informationsdomänen aus Drittsystemen Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Redaktionskonzept-Optimierung Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen Standardisierung Prüfen, ob es eine Standardisierung für Dokumente von einem Konsortium gibt oder ob ein anderes Bundesland bereits seine Dokumentdaten standardisiert hat Unter Umständen kann ein bereits vorhandener Dokumentenstandard verwendet werden bzw. ein Produkt, das diese Standardisierung von Dokumenten unterstützt Prüfen, ob bereits eine IT-Komponente verwendet wird, die Dokumente standardisiert speichert; ggf. gibt es bestimmte Schnittstellenstandards, die die Bereitstellung von standardisierten Dokumenten unterstützen A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept-Optimierung Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen öffentlich 128

129 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Internet-Portale S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege S.N.8 M.O.N.8 S.D.2 M.O.D.2 M.T.D.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 S.D.7 M.O.D.7 Thema aktuell nicht bekannt Allgemeines Verständnis zu der Thematik auf kommunaler Ebene schaffen durch entsprechende Workshops, Arbeitsgruppen und Arbeitskreise. Zuvor muss das Thema zum leichteren Verständnis durch den IT-Dienstleister aufbereitet werden Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenbestand mit vertretbarem Aufwand aktualisierbar ist Alternativ ist Nutzung von noch aktuellen Teildatenbeständen zu untersuchen Ggf. kann Datenbestand extrem veraltet sein, so dass eine Aktualisierung den erforderlichen Aufwand nicht rechtfertigt. In diesem Fall alternative Datenbestände zu gleichen Informationsdomänen aus anderen IT-Komponenten in Betracht ziehen Redaktionskonzept-Optimierung Verwendung geeigneter Migrationsszenarien, um die veralteten Datenbestände mit den aktuellen aus Drittsystemen zu konsolidieren Verwendung von Referenzen zu Informationsdomänen aus Drittsystemen Daten unvollständig Mangelnde Redaktion (Zuständigkeit bis zur sog. Rathaustür) Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Redaktionskonzept-Optimierung Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen Standardisierung XÖV Zufi Standardisierte Schnittstelle für die Zuständigkeiten nutzen Unter Umständen kann der bereits vorhandene Standard XÖV Zufi integriert und verwendet werden Budget zur Integration des Schnittstellenstandards XÖV Zufi bereitstellen und damit verbunden ein anwendbares Integrationsszenario anbieten öffentlich 129

130 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Internet-Portale S.ID M.T.D.7 Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Prüfen, ob bereits eine IT-Komponente verwendet wird, den Standard XÖV Zufi verwendet; ggf. wird dieser Schnittstellenstandard für die Bereitstellung von Zuständigkeiten über diese standardisierte Schnittstellen unterstützt A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 S.D.7 M.O.D.7 M.T.D.7 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Entscheidungsprozess für das Integrationsszenario unterstützen Mehrwerte eines Stammtexte-Managements darstellen Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten unvollständig Kommunale Ergänzungen fehlen Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen Standardisierung LeiKa-konforme Darstellung Verwendung einer geeigneten Schlüsselsystematik Bereits vorhandene Schlüsselsystematik verwenden Geeignete standardisierte automatisierte Schnittstellen anbieten A.F.10 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene öffentlich 130

131 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Internet-Portale S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen M.O.N.2 M.T.N.2 Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen, ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Tabelle 8.14: Maßnahmenkatalog für Kategorie: Internet-Portale (kommunal) Geschäftsprozess-Management-Plattform (GPM) Der IT-Komponente Geschäftsprozess-Management-Plattform sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse II zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.15 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für Geschäftsprozess-Management-Plattform S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.D.4 Synchronisation der Gebietsstrukturen M.O.1 Feinkonzept (gilt für alle weiteren Anwendungsfälle) A.D.5 A.D.6 Synchronisation der Organisationsstrukturen Synchronisation der Zuständigkeiten Tabelle 8.15: Maßnahmenkatalog für Geschäftsprozess-Management-Plattform Kategorie: Kommunale Intranetportale Der IT-Komponente Kategorie: Kommunale Intranetportale sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse I zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.16 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. öffentlich 131

132 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Intranetportale S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur S.D.2 M.O.D.2 M.T.D.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenbestand mit vertretbarem Aufwand aktualisierbar ist Alternativ ist Nutzung von noch aktuellen Teildatenbeständen zu untersuchen Ggf. kann Datenbestand extrem veraltet sein, so dass eine Aktualisierung den erforderlichen Aufwand nicht rechtfertigt. In diesem Fall alternative Datenbestände zu gleichen Informationsdomänen aus anderen IT-Komponenten in Betracht ziehen Verwendung geeigneter Migrationsszenarien, um die veralteten Datenbestände mit den aktuellen aus Drittsystemen zu konsolidieren Verwendung von Referenzen zu Informationsdomänen aus Drittsystemen Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Redaktionskonzept Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen A.O.8 A.O.10 Abruf von Mitarbeitern Abruf von Dokumenten S.D.2 M.O.D.2 Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenbestand mit vertretbarem Aufwand aktualisierbar ist Alternativ ist Nutzung von noch aktuellen Teildatenbeständen zu untersuchen Ggf. kann Datenbestand extrem veraltet sein, so dass eine Aktualisierung den erforderlichen Aufwand nicht rechtfertigt. In diesem Fall alternative Datenbestände zu gleichen Informationsdomänen aus öffentlich 132

133 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Intranetportale S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen anderen IT-Komponenten in Betracht ziehen M.T.D.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 S.D.7 M.O.D.7 M.T.D.7 Verwendung geeigneter Migrationsszenarien, um die veralteten Datenbestände mit den aktuellen aus Drittsystemen zu konsolidieren Verwendung von Referenzen zu Informationsdomänen aus Drittsystemen Daten unvollständig Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Redaktionskonzept Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen Standardisierung Prüfen, ob es eine Standardisierung für Dokumente von einem Konsortium gibt oder ob ein anderes Bundesland bereits seine Dokumentdaten standardisiert hat Unter Umständen kann ein bereits vorhandener Dokumentenstandard verwendet werden bzw. ein Produkt, das diese Standardisierung von Dokumenten unterstützt Prüfen, ob bereits eine IT-Komponente verwendet wird, die Dokumente standardisiert speichert; ggf. gibt es bestimmte Schnittstellenstandards, die die Bereitstellung von standardisierten Dokumenten unterstützen A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Bereits vorhandene Systeme Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen durchführen. Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten. Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten. Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen öffentlich 133

134 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Intranetportale S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege S.N.8 M.O.N.8 S.D.2 M.O.D.2 M.T.D.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 S.D.7 M.O.D.7 Thema aktuell nicht bekannt Allgemeines Verständnis zu der Thematik auf kommunaler Ebene schaffen durch entsprechende Workshops, Arbeitsgruppen und Arbeitskreise. Zuvor muss das Thema zum leichteren Verständnis durch den IT-Dienstleister aufbereitet werden Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenbestand mit vertretbarem Aufwand aktualisierbar ist Alternativ ist Nutzung von noch aktuellen Teildatenbeständen zu untersuchen Ggf. kann Datenbestand extrem veraltet sein, so dass eine Aktualisierung den erforderlichen Aufwand nicht rechtfertigt. In diesem Fall alternative Datenbestände zu gleichen Informationsdomänen aus anderen IT-Komponenten in Betracht ziehen Verwendung geeigneter Migrationsszenarien, um die veralteten Datenbestände mit den aktuellen aus Drittsystemen zu konsolidieren Verwendung von Referenzen zu Informationsdomänen aus Drittsystemen Daten unvollständig Mangelnde Redaktion (Zuständigkeit bis zur sog. Rathaustür) Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT- Komponente erfolgt Redaktionskonzept Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen Standardisierung XÖV XZufi Standardisierte Schnittstelle für die Zuständigkeiten nutzen Unter Umständen kann der bereits vorhandene Standard XÖV Zufi integriert und verwendet werden Budget zur Integration des Schnittstellenstandards XÖV Zufi bereitstellen und damit verbunden ein anwendbares Integrationsszenario anbieten öffentlich 134

135 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Intranetportale S.ID M.T.D.7 Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Prüfen, ob bereits eine IT-Komponente verwendet wird, die Standard XÖV Zufi verwendet; ggf. wird dieser Schnittstellenstandard für die Bereitstellung von Zuständigkeiten über diese standardisierte Schnittstellen unterstützt A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 S.D.7 M.O.D.7 M.T.D.7 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen durchführen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten unvollständig Kommunale Ergänzungen fehlen Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Redaktionskonzept Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen Standardisierung LeiKa-konforme Darstellung Verwendung einer geeigneten Schlüsselsystematik Bereits vorhandene Schlüsselsystematik verwenden Geeignete standardisierte automatisierte Schnittstellen anbieten A.P.2 Abruf von Prozessbeschreibungen zu einer Verwaltungsleistung S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) öffentlich 135

136 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Intranetportale S.ID M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen, ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten unvollständig Prozesszuordnung fehlt Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Redaktionskonzept Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen A.P.3 Abruf von Prozess-Controls zu einer Verwaltungsleistung S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.4 M.O.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen, ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten unvollständig Zuordnung von Prozess-Controls nicht möglich Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt. öffentlich 136

137 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Intranetportale S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Redaktionskonzept M.T.D.4 Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen A.P.5 Abruf von Produkten zu einer Verwaltungsleistung S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen, ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten unvollständig Zuordnung von Prozess-Controls nicht möglich Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgt Redaktionskonzept Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen Datenmodell erweitern Tabelle 8.16: Maßnahmenkatalog für Kategorie: Intranetportale (kommunal) Kategorie: Kommunale Redaktionssysteme Der IT-Komponente Kommunale Redaktionssysteme sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse I zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.17 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die An- öffentlich 137

138 wendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Redaktionssysteme (kommunal) S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.5 Aufbau der Organisationsstruktur M.O.1 S.D.2 M.O.D.2 M.T.D.2 S.D.3 M.O.D.3 M.T.D.3 Wahl des Integrationsszenarios (gilt für alle Anwendungsfälle) IS Webservice : Integrationsprojekt Zertifizierung durch TSA-Teleport GmbH Migration der Daten und Pflege IS Content Syndication Verortung der Pflege Schulung zur Pflege in den ID M-V Daten veraltet Mangelnde Redaktionsarbeit Prüfung, ob Datenbestand mit vertretbarem Aufwand aktualisierbar ist Alternativ ist Nutzung von noch aktuellen Teildatenbeständen zu untersuchen Ggf. kann Datenbestand extrem veraltet sein, so dass eine Aktualisierung den erforderlichen Aufwand nicht rechtfertigt. In diesem Fall alternative Datenbestände zu gleichen Informationsdomänen aus anderen IT-Komponenten in Betracht ziehen Verwendung geeigneter Migrationsszenarien, um die veralteten Datenbestände mit den aktuellen Datenbeständen aus Drittsystemen zu konsolidieren Verwendung von Referenzen zu Informationsdomänen aus Drittsystemen Daten redundant Pflege der Organisationsstrukturen auch in anderen IT-Komponenten möglich Prüfung, ob die dezentrale Datenpflege zu den redundanten Datenbeständen in unterschiedlichen IT-Komponenten auf eine zentrale IT-Komponente zur Datenpflege konsolidiert werden kann Daten in einen zentralen Datenbestand importieren und dort mit entsprechenden Migrationsszenarien konsolidieren. Der Datenimport in eine zentrale Datenbasis ist über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu gewährleiste öffentlich 138

139 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Redaktionssysteme (kommunal) S.ID S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 S.S.1 M.O.S.1 M.T.S.1 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Daten unvollständig Verweis WiMa-Datenmodell Prüfung, ob Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT- Komponente erfolgt. Redaktionskonzept Fehlende Daten aus anderen IT-Komponenten importieren und mit vorhandenen Daten konsolidieren. Technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell voll umfänglich nutzen. Datenimport nicht möglich Unterstützungsleistung für die Integration Geeignete Schnittstellen für einen Datenimport konzeptionell anbieten und ggf. das Budget für die Erweiterung um entsprechende standardisierte automatisierte Schnittstellen bereitstellen Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Unterstützungsleistung für die Integration Datenpflege kann mit dieser IT-Komponente erfolgen, sollte aber auf die IT-Komponente Infodienste M-V verlagert werden. Es bleibt zu prüfen, ob diese IT-Komponente zwingend für bestimmte Informationsdomänen weiterhin benutzt wird. Die Datenpflege sollte aber zentral in Infodienste M-V erfolgen, sofern es organisatorisch ermöglicht werden kann. Die Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten, damit Schnittstellen zwischen den IT-Komponenten geschaffen werden können Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen den beteiligten IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können A.O.7 A.D.4 Pflege von Mitarbeitern Synchronisation Gebietsstrukturen S.S.7 M.O.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Unterstützungsleistung für die Integration Datenpflege kann mit dieser IT-Komponente erfolgen, sollte aber auf die IT-Komponente Infodienste M-V verlagert werden. Es bleibt zu prüfen, ob diese IT-Komponente zwingend für bestimmte Informationsdomänen weiterhin benutzt wird. Die Datenpflege sollte aber zentral in Infodienste M-V erfolgen, sofern es organisatorisch er- öffentlich 139

140 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Redaktionssysteme (kommunal) S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen möglicht werden kann. Die Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten, damit Schnittstellen zwischen den IT-Komponenten geschaffen werden können Daten-Integration via Content-Syndication (Infodienste M-V) M.T.S.7 Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen den beteiligten IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können A.D.5 Bezug der Org.-Daten aus dem zentralen Informationsmanagement S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Unterstützungsleistung für die Integration Datenpflege kann mit dieser IT-Komponente erfolgen, sollte aber auf die IT-Komponente Infodienste M-V verlagert werden. Es bleibt zu prüfen, ob diese IT-Komponente zwingend für bestimmte Informationsdomänen weiterhin benutzt wird. Die Datenpflege sollte aber zentral in Infodienste M-V erfolgen, sofern es organisatorisch ermöglicht werden kann. Die Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten, damit Schnittstellen zwischen den IT-Komponenten geschaffen werden können. Daten-Integration via Content-Syndication (Infodienste D M-V) Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen den beteiligen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können A.D.6 Bezug der Zuständigkeiten aus dem zentralen Informationsmanagement S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Unterstützungsleistung für die Integration Datenpflege kann mit dieser IT-Komponente erfolgen, sollte aber auf die IT-Komponente Infodienste M-V verlagert werden. Es bleibt zu prüfen, ob diese IT-Komponente zwingend für bestimmte Informationsdomänen weiterhin benutzt wird. Die Datenpflege sollte aber zentral in Infodienste M-V erfolgen, sofern es organisatorisch ermöglicht werden kann. Die Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten, damit Schnittstellen zwischen den IT-Komponenten geschaffen werden können Daten-Integration via Content-Syndication (Infodienste D M-V) Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen den beteiligten IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können. öffentlich 140

141 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Redaktionssysteme (kommunal) S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.D.7 Synchronisation Verwaltungsleistungen S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Unterstützungsleistung für die Integration Datenpflege kann mit dieser IT-Komponente erfolgen, sollte aber auf die IT-Komponente Infodienste M-V verlagert werden. Es bleibt zu prüfen, ob diese IT-Komponente zwingend für bestimmte Informationsdomänen weiterhin benutzt wird. Die Datenpflege sollte aber zentral in Infodienste M-V erfolgen, sofern es organisatorisch ermöglicht werden kann. Die Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten, damit Schnittstellen zwischen den IT-Komponenten geschaffen werden können Daten-Integration via Content-Syndication (Infodienste D M-V) Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen den beteiligten IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können A.P.1 A.A.1 Zuordnung von Prozessen zu einer abonnierten Verwaltungsleistung Nutzerverwaltung (nur kommunale Redaktionssysteme) Tabelle 8.17: Maßnahmenkatalog für Redaktionssysteme (kommunal) 8.3 Soll-Entwurf der Prioritätsklasse II Der Soll-Entwurf in der Prioritätsklasse II berücksichtigt weitere relevante IT-Komponenten, die entsprechend in der Tabelle 8.1 klassifiziert sind. Die Abbildung 8.2 zeigt die Struktur auf Ebene der IT-Komponenten, die Verbindungen untereinander, sowie deren Nutzung durch die Mitarbeiter der Verwaltung, die Bürger und die Wirtschaft. Zusätzlich werden in der Prioritätsklasse II alle Schwächen mit der Neugewichtung 2 und alle Anforderungen mit der Gewichtung 2 den IT-Komponenten entsprechend betrachtet. Zu den Schwächen in dieser Prioritätsklasse wird wie in der vorherigen Prioritätsklasse I ein Maßnahmenkatalog für jede relevante IT-Komponente beschrieben. Die Zuordnung der IT- Komponenten zu den beiden Kategorien Auskunftssysteme und Datenpflegesysteme ist nachfolgend für die Prioritätsklasse II aufgelistet. Die Prioritätsklasse II beschäftigt sich ebenfalls mit einer weiteren Integration der KIM M-V Plattform auf der Landesebene. Zusätzlich werden die GDI M-V eingebunden und eine WiMa Mobile-Applikation konzeptionell erarbeitet und entwickelt. Folgende IT-Komponenten kommen hinzu: Auskunftssysteme WiMa Mobile-Applikation (KIM M-V Plattform) Datenpflegesysteme Zentraler Verzeichnisdienst - ZVD (Integration via elias) öffentlich 141

142 Abbildung 5: Soll-Konzeption - Struktur der IT-Komponenten Prioritätsklasse II In der folgenden Komponentendarstellung ist zu erkennen, welche IT-Komponenten der KIM M- V Plattform zugeordnet werden, welche IT-Komponenten sich in die Bereiche der Pflege und Darstellung einordnen und welche Landesverfahren sich künftig über elias integrieren lassen. Weiterhin ist zu erkennen, welche Daten über welche Datenflüsse zwischen den IT- Komponenten und zwischen den Nutzern und den IT-Komponenten ausgetauscht werden. Die Prioritätsklasse II weist weitere Risiken auf, die in der folgenden Liste den einzelnen Informationsdomänen und IT-Komponenten entsprechend aufgelistet sind. Risiken - Gebietsstruktur Synchronisation mit dem elias-projekt Pflege der Gebietsstruktur in M-V Kompass Pflege der Gebietsstruktur in den Infodiensten M-V Doppelte Datenpflege (Welches ist die führende IT-Komponente?) Risiken - Verzeichnisdienst Inkonsistente Datenhaltung im ZVD Konsolidierung der Daten nicht möglich Risiken - Zuständigkeiten Schnittstelle XZufi nur in Infodienste M-V nutzbar öffentlich 142

143 Anbindung Infodienste M-V über GPM-Plattform Zu den weiter platzierten IT-Komponenten (in Abbildung 8.2) werden in den nachfolgenden Unterkapiteln, ausgehend von der Anwendungsfällen und Schwächen, notwendige Maßnahmen beschrieben, mit deren Anwendung die Integration der KIM M-V Plattform in die E-Government- Infra-struktur des Landes gelingen kann. Die zuvor aufgelisteten Risiken fließen ebenso in die Gestaltung der Maßnahmen ein Infodienste M-V (ID M-V) Der IT-Komponente Infodienste M-V wurden weitere Maßnahmen der Prioritätsklasse II zugeordnet. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Standardisierte Schnittstelle nicht vorhanden Implementierung der XZufi 2.0 Schnittstelle innerhalb der Linie6plus einfordern Integration des XZufi 2.0 Standards in die IT-Infrastruktur Tabelle 8.18: Maßnahmenkatalog für Infodienste M-V Zentraler Verzeichnisdienst (ZVD) Der IT-Komponente Zentraler Verzeichnisdienst sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse II zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.18 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für Zentraler Verzeichnisdienst S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen S.D.1 M.O.D.1 Daten inkonsistent Im Rahmen der Integration stellt der Zentraler Verzeichnisdienst Anforderungen an den elias-datenkern Prüfen, ob die Datenstrukturen in den IT-Komponenten, die die Ge- öffentlich 143

144 A.ID Maßnahmenkatalog für Zentraler Verzeichnisdienst S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen bietsstrukturen aus dem zentralen Informationsmanagement beziehen, angepasst werden müssen Ggf. sind die Gebietsstrukturen in Drittsystemen beizubehalten, um den Migrationsaufwand möglichst gering zu halten M.T.D.1 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Schnittstellen anbieten, über die der Bezug von Datenstrukturen an das Zielsystem angepasst erfolgt Migration bzw. Transformation der Daten erfolgen in der Schnittstelle bzw. in einer vorgelagerten Transformationsschicht, die ebenfalls zur Schnittstelle gehört Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Im Rahmen der Integration stellt der Zentraler Verzeichnisdienst Anforderungen an elias-schnittstellen Szenarien zur Speicherung/Datenpflege erarbeiten, für die eine vorhandene und erweiterbare Datenbasis verwendet wird. Diese Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können A.D.5 Bezug der Org.-Daten aus dem zentralen Informationsmanagement S.D.1 M.O.D.1 M.T.D.1 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Daten inkonsistent Prüfen, ob die Datenstrukturen in den IT-Komponenten, die die Organisationsstrukturen aus dem zentralen Informationsmanagement beziehen, angepasst werden müssen Ggf. sind die Organisationsstrukturen in Drittsystemen beizubehalten, um den Migrationsaufwand möglichst gering zu halten Schnittstellen anbieten, über die der Bezug von Datenstrukturen an das Zielsystem angepasst erfolgt Migration bzw. Transformation der Daten erfolgen in der Schnittstelle bzw. in einer vorgelagerten Transformationsschicht, die ebenfalls zur Schnittstelle gehört Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Szenarien zur Speicherung/Datenpflege erarbeiten, für die eine vorhandene und erweiterbare Datenbasis verwendet wird. Diese Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können. öffentlich 144

145 Tabelle 8.19: Maßnahmenkatalog für Zentraler Verzeichnisdienst Nationale Prozessbibliothek (NPB) Der IT-Komponente Nationale Prozessbibliothek wurden weitere Anwendungsfälle der Prioritätsklasse II zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.19 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. Die Maßnahmen sind zwischen den Projekten NPB und WiMa M-V zu koordinieren. A.ID Maßnahmenkatalog für Nationale Prozessbibliothek S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.D.4 Synchronisation Gebietsstrukturen (optional) S.N.8 M.O.N.8 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Thema aktuell nicht bekannt Allgemeines Verständnis zur Thematik auf kommunaler Ebene und auf Landesebene schaffen durch Workshops und Arbeitskreise Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell Prüfung, ob die Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT- Komponente erfolgen kann Die fehlenden Daten werden aus einer anderen IT-Komponente in diese IT-Komponente importiert und ggf. mit den vorhandenen Daten konsolidiert Die technischen Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell dieser IT-Komponente werden voll umfänglich genutzt Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden Szenarien zur Speicherung/Datenpflege erarbeiten, für die eine vorhandene und erweiterbare Datenbasis verwendet wird. Diese Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können A.P.2 Abruf von Prozessen, die einer Verwaltungsleistung zugeordnet sind S.N.2 M.O.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entspre- öffentlich 145

146 A.ID Maßnahmenkatalog für Nationale Prozessbibliothek S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen chenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Anforderung zur Integration ID M-V und NPB definieren S.N.8 M.O.N.8 S.D.5 M.O.D.5 Thema aktuell nicht bekannt Verständnis zur Thematik auf kommunaler Ebene schaffen durch entsprechende Workshops und Arbeitskreise Daten nur teilweise erfassbar Datenmodell kennt nur den LeiKa-Schlüssel aber nicht die konkrete Verwaltungsleistung Prüfung, ob diese IT-Komponente in der Lage sein muss, die nicht erfassbaren Daten zu speichern. Ggf. sind teilweise oder vollständig nicht erfassbare Daten in anderen IT-Komponenten zu verorten und zu referenzieren Anforderung zur Integration ID M-V und NPB definieren M.T.D.5 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Im Datenmodell die Möglichkeit vorsehen Referenzen zu speichern, mit deren Hilfe referenziert werden kann Keine automatisierten Schnittstellen vorhanden Daten/Datenstrukturen definieren, die über geeignete automatisierte standardisierte Schnittstellen abrufbar sind Anforderung zur Integration ID M-V und NPB definieren Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht werden A.P.3 Abruf von Prozess-Controls (Geschäftsregeln im Sinne von LeiKa) S.N.2 M.O.N.2 S.N.8 M.O.N.8 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Thema aktuell nicht bekannt Verständnis zur Thematik auf kommunaler Ebene schaffen durch öffentlich 146

147 A.ID Maßnahmenkatalog für Nationale Prozessbibliothek S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen entsprechende Workshops und Arbeitskreise S.D.5 M.O.D.5 M.T.D.5 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Daten nur teilweise erfassbar Siehe WiMa-Datenmodell Prüfung, ob diese IT-Komponente in der Lage sein muss, die nicht erfassbaren Daten zu speichern. Ggf. sind teilweise oder vollständig nicht erfassbare Daten in anderen IT-Komponenten zu verorten und zu referenzieren Anforderung zur Integration ID M-V und NPB definieren Im Datenmodell die Möglichkeit vorsehen Referenzen zu speichern, mit deren Hilfe referenziert werden kann Keine automatisierten Schnittstellen vorhanden Daten/Datenstrukturen definieren, die über geeignete automatisierte standardisierte Schnittstellen abrufbar sind Anforderung zur Integration ID M-V und NPB definieren Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht werden A.P.4 Zuordnung von Produkten zu Prozessen und abonnierten Verwaltungsleistungen S.N.2 M.O.N.2 S.N.8 M.O.N.8 S.D.5 M.O.D.5 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Anforderung zur Integration ID M-V und NPB definieren Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Thema aktuell nicht bekannt Verständnis zur Thematik auf kommunaler Ebene schaffen durch entsprechende Workshops und Arbeitskreise Daten nur teilweise erfassbar Siehe WiMa-Datenmodell Anforderung zur Integration des PRP M-V in ID M-V definieren Prüfung, ob diese IT-Komponente in der Lage sein muss, die nicht erfassbaren Daten zu speichern; ggf. sind teilweise oder vollständig nicht erfassbare Daten in anderen IT-Komponenten zu verorten und öffentlich 147

148 A.ID Maßnahmenkatalog für Nationale Prozessbibliothek S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen zu referenzieren Speicherung bzw. Zuordnung von Produkten zu Prozessen und abonnierten Verwaltungsleistungen vorsehen und ggf. mit Referenzen zu bereits vorhandenen Daten/Datenspeichern arbeiten M.T.D.5 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Im Datenmodell die Möglichkeit vorsehen Referenzen zu speichern, mit deren Hilfe referenziert werden kann Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden Anforderung zur Integration des PRP M-V in ID M-V definieren Daten/Datenstrukturen definieren, die über geeignete automatisierte standardisierte Schnittstellen abrufbar sind Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht werden A.D.5 Synchronisation Organisationsstrukturen(optional) S.N.8 M.O.N.8 S.D.4 M.O.D.4 M.T.D.4 S.S.7 M.O.S.7 M.T.S.7 Thema aktuell nicht bekannt Allgemeines Verständnis zur Thematik auf kommunaler Ebene und auf Landesebene schaffen durch Workshops und Arbeitskreise Daten unvollständig Siehe WiMa-Datenmodell Prüfung, ob die Datenpflege in vollem Umfang mit dieser IT-Komponente erfolgen kann Die fehlenden Daten werden aus einer anderen IT-Komponente in dieser IT-Komponente importiert und ggf. mit den vorhandenen Daten konsolidiert Die technische Möglichkeiten zur Pflege der Daten und deren Abbildung im Datenmodell dieser IT-Komponente werden voll umfänglich genutzt Keine automatisierbare Schnittstelle vorhanden Szenarien zur Speicherung/Datenpflege erarbeiten, für die eine vorhandene und erweiterbare Datenbasis verwendet wird. Diese Datenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können Tabelle 8.20: Maßnahmenkatalog für Nationale Prozessbibliothek öffentlich 148

149 8.3.4 WiMa Mobile-Applikation Der WiMa Mobile-Applikation sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse II zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.20 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für WiMa Mobile Applikation S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.O.2 Abruf von Gebietsstrukturen S.N.7 M.O.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Prüfen, ob der Bezug der Daten aus der KIM M-V Plattform (ID M-V) in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen S.S.8 M.O.S.8 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden A.O.4 Abruf von GEO-Referenzen S.N.7 M.O.N.7 S.S.8 M.O.S.8 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Prüfen, ob der Bezug der Daten aus der KIM M-V Plattform (ID M- V) in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden A.O.6 Abruf der Organisationsstruktur S.N.7 M.O.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Prüfen, ob der Bezug der Daten aus der KIM M-V Plattform (ID M- öffentlich 149

150 A.ID Maßnahmenkatalog für WiMa Mobile Applikation S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen V) in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen S.S.8 M.O.S.8 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden A.O.8 Abruf von Mitarbeitern S.N.7 M.O.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Prüfen, ob der Bezug der Daten aus der KIM M-V Plattform (ID M-V) in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen S.S.8 M.O.S.8 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden A.O.12 Ermitteln der Zuständigkeit S.N.7 M.O.N.7 S.S.8 M.O.S.8 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Prüfen, ob der Bezug der Daten aus der KIM M-V Plattform (ID M-V) in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden A.F.6 Abruf der Verwaltungsleistung S.N.7 M.O.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Prüfen, ob der Bezug der Daten aus der KIM M-V Plattform (ID M- öffentlich 150

151 A.ID Maßnahmenkatalog für WiMa Mobile Applikation S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen V) in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen S.S.8 M.O.S.8 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden A.F.10 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen S.N.7 M.O.N.7 IT-System nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Prüfen, ob der Bezug der Daten aus der KIM M-V Plattform (ID M-V) in der vorhandenen Form bzw. Struktur anwendbar ist und ggf. bei der Entwicklung des IT-Systems einplanen S.S.8 M.O.S.8 Schnittstellen nicht vorhanden bzw. in Entwicklung Feinkonzeption und Umsetzung WiMa Mobile-Applikation Geeignete standardisierte automatisierbare Schnittstellen in die Anforderungen des IT-Systems einbringen, mit denen Datenimporte und Datenexporte ermöglicht werden Tabelle 8.21: Maßnahmenkatalog für WiMa Mobile-Applikation Kategorie Kommunale Intranetportale Der IT-Komponente Kategorie Intranetportale auf kommunaler Ebene sind Anwendungsfälle der Gewichtung 2 der Prioritätsklasse II zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.21 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Intranet-Portale S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.F.8 Abruf von internen Informationen S.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene öffentlich 151

152 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Intranet-Portale S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen Persönlicher Bereich fehlt (sichtbar für alle) M.O.N.2 M.T.N.2 S.D.5 M.O.D.5 Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen durchführen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Daten nur teilweise erfassbar Prüfung, ob diese IT-Komponente in der Lage sein muss, die nicht erfassbaren Daten zu speichern; ggf. sind teilweise oder vollständig nicht erfassbare Daten in anderen IT-Komponenten zu verorten und entsprechend in dieser IT-Komponente zu den anderen IT- Komponenten zu referenzieren M.T.D.5 Im Datenmodell die Möglichkeit vorsehen Referenzen zu speichern, mit deren Hilfe zu den nicht erfassbaren Daten im Datenmodell zu anderen Datenbeständen anderer IT-Komponenten referenziert werden kann A.F.10 Recherche nach Verwaltungsleistungen über Lebenslagen S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Tabelle 8.22: Maßnahmenkatalog für Kategorie Intranetportale (kommunal) öffentlich 152

153 8.3.6 Kategorie Redaktionssysteme (kommunal) Der IT-Komponente Kategorie Redaktionssysteme auf kommunaler Ebene sind Anwendungsfälle der Prioritätsklasse II zugeordnet. Den Anwendungsfällen wurden die in der Tabelle 8.22 identifizierten Schwächen zugeordnet und anschließend entsprechende Maßnahmen beschrieben. Zusätzlich sind die Anwendungsfälle enthalten, denen keine Schwächen zugeordnet werden konnten. Die Anwendung der folgenden Maßnahmen zeigt bezogen auf diese IT-Komponente einen möglichen Weg zur Umsetzung der Soll-Konzeption in dieser Prioritätsklasse. A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Redaktionssysteme S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen A.F.7 Pflege von internen Informationen S.N.2 M.O.N.2 M.T.N.2 S.N.8 M.O.N.8 S.D.5 M.O.D.5 M.T.D.5 S.S.7 M.O.S.7 Fehlende Akzeptanz auf kommunaler Ebene Schulungen für Mitarbeiter der Kommunen zur Pflege von entsprechenden Datenstrukturen Redaktionskonzept Mögliches Szenario/mögliche Szenarien zum Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen ggf. dezentralen Datenpflege anbieten Datenexporte anbieten über standardisierte automatisierte Schnittstellen zu anderen IT-Komponenten Datenimporte von anderen IT-Komponenten ermöglichen für einen Übergang des führenden IT-Systems zur zentralen Datenpflege Thema nicht bekannt Allgemeines Verständnis zur Thematik auf kommunaler Ebene und auf Landesebene schaffen durch Workshops und Arbeitskreise Daten nur teilweise erfassbar Verweis WiMa-Datenmodell Prüfung, ob diese IT-Komponente in der Lage sein muss, die nicht erfassbaren Daten zu speichern; ggf. sind teilweise oder vollständig nicht erfassbare Daten in anderen IT-Komponenten zu verorten und entsprechend in dieser IT-Komponente zu den anderen IT-Komponenten zu referenzieren Im Datenmodell die Möglichkeit vorsehen Referenzen zu speichern, mit deren Hilfe zu den nicht erfassbaren Daten im Datenmodell zu anderen Datenbeständen anderer IT-Komponenten referenziert werden kann Keine automatisierbaren Schnittstellen vorhanden Szenarien zur Speicherung/Datenpflege erarbeiten, für die eine vorhandene und erweiterbare Datenbasis verwendet wird. Diese Da- öffentlich 153

154 A.ID Maßnahmenkatalog für Kategorie: Redaktionssysteme S.ID Relevante Anwendungsfälle und Maßnahmen tenbasis sollte eindeutige Schlüssel zur Nutzung in der automatisierten Schnittstelle enthalten M.T.S.7 Unter Verwendung von gemeinsamen Standards automatisierbare Schnittstellen schaffen, mit denen die Daten zwischen IT-Komponenten ausgetauscht/abgerufen werden können A.P.4 Zuordnung von Produkten zu Prozessen und abonnierten Verwaltungsleistungen Tabelle 8.23: Maßnahmenkatalog für Kategorie: Redaktionssysteme (kommunal) 8.4 Soll-Entwurf der Prioritätsklasse III Der Soll-Entwurf in der Prioritätsklasse III berücksichtigt ebenfalls weitere relevante IT-Komponenten, die entsprechend in der Tabelle 8.1 klassifiziert sind. Die Abbildung 8.3 zeigt die Struktur auf Ebene der IT-Komponenten, die Verbindungen untereinander sowie deren Nutzung durch die Mitarbeiter der Verwaltung, die Bürger und die Wirtschaft. Zusätzlich werden in der Prioritätsklasse III, wie auch in der Prioritätsklasse II, alle Schwächen mit der Neugewichtung 3 und alle Anforderungen mit der Gewichtung 3 den IT-Komponenten entsprechend betrachtet. Zu den Schwächen in dieser Prioritätsklasse wird wie in der vorherigen Prioritätsklasse II ein Maßnahmenkatalog für jede relevante IT-Komponente beschrieben. Die Zuordnung der IT-Komponenten zu den Kategorien Auskunftssysteme und Datenpflegesysteme ist nachfolgend für die Prioritätsklasse III aufgelistet. Auskunftssysteme WiMa-Recherche-Portal (KIM M-V Plattform) Datenpflegesysteme Fallmanagement - FMT (KIM M-V Plattform) Kommunale Dokumentensysteme (Klassifizierung auf kommunaler Ebene) öffentlich 154

155 Abbildung 6: Soll-Konzeption - Struktur der IT-Komponenten Prioritätsklasse III In der folgenden Komponentendarstellung ist zu erkennen, welche IT-Komponenten der KIM M- V Plattform zugeordnet werden, welche IT-Komponenten sich in die Bereiche der Pflege und Darstellung einordnen und welche Landesverfahren sich künftig über elias integrieren lassen. Weiterhin ist zu erkennen, welche Daten über welche Datenflüsse zwischen den IT- Komponenten und zwischen den Nutzern und den IT-Komponenten ausgetauscht werden. Die Prioritätsklasse III weist weitere Risiken auf, die in der folgenden Liste den einzelnen Informationsdomänen und IT-Komponenten entsprechend aufgelistet sind. Risiken - Integrationsaufwand zw. kommunaler Ebene und Landesebene Dokumentensysteme auf kommunaler Seite n-fach vorhanden Risiken - Geplante IT-Komponente elias Modernisierung des egvp Abbildung der Anforderungen aus IP-Telefonie Konsolidierung von Datenbeständen relevanter Informationsdomänen Zu den weiter platzierten IT-Komponenten (in Abbildung 8.3) werden in den nachfolgenden Unterkapiteln, ausgehend von den Anwendungsfällen und Schwächen, notwendige Maßnahmen beschrieben, mit deren Anwendung die Integration der KIM M-V Plattform in die E-Government- Infrastruktur des Landes gelingen kann. Die zuvor aufgelisteten Risiken fließen ebenso in die Gestaltung der Maßnahmen ein. öffentlich 155