BK XL. Blue Eagle. BK XL mit Blue Eagle Integrierter Zahlungsverkehr der Aareal Bank Gruppe. mit

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1 BK XL mit Blue Eagle BK XL mit Blue Eagle Integrierter Zahlungsverkehr der Aareal Bank Gruppe Viele unserer Spezialisten sind selbst Mieter. Wir wissen also, was Mieter glücklich macht.

2 2 BK XL mit Blue Eagle BK XL mit Blue Eagle: Integrierter Zahlungsverkehr auf höchstem Niveau BK XL mit Blue Eagle integriert zwei Erfahrungswelten der Aareal Bank Gruppe auf höchstem Niveau: auf der einen Seite die langjährige Expertise der Aareal Bank in Zah lungsverkehrsdienstleistungen und Banking Services, auf der anderen das Knowhow in der Entwicklung wohnungswirtschaftlicher IT-Systeme in der Aareon. Zunächst ist das BK XL Verfahren eine Bündelung von Funktionalitäten und Techniken, die Ihnen in dieser Kombination nur die Aareal Bank Gruppe bieten kann. Wann immer ein Zahlungsverkehrsvorgang angestoßen wird der Übergang vom wohnungswirtschaftlichen ERP-System Blue Eagle zum Kontoführungssystem der Aareal Bank oder umgekehrt ist fließend und unmerklich, kurz gesagt: ein optimierter durchgehender Prozess ohne jeden Medienbruch. Als Anwender verlassen Sie sich dabei auf technisch ausgereifte Systeme, die Sie in Ihren täg lichen Anforderungen effizient unterstützen und gemeinsam exklusive Mehrwerte erwirtschaften: dass Sie Berechtigungen und Bedingungen auf Ebene des Systems hinterlegen und damit absichern, dass sie für jedes unterlegte Konto Geltung haben. Ein weiterer Vorteil ist z.b. ein schlanker Prozess bei der Eröffnung neuer Konten. Unabhängig von feststehenden Ausführungszeiten veranlassen Sie mit dem Anstoßen einer Zahlung zugleich ihre augenblickliche Übergabe. Diesen Real-Time-Effekt genießen Sie auch auf dem umgekehrten Weg. Zahlungseingänge werden durch das Kontosystem in kurzen Zeiträumen gutgeschrieben und taggleich an Blue Eagle übergeben. Die Buchhaltung ist damit immer in time. Das Kontoführungssystem der Aareal Bank Sie gestalten Ihre individuellen Kontosysteme nach Maßgabe Ihrer Geschäftsmodelle mit exakt jenen Einzelkonten, die Sie benötigen. Alle Konten werden über das umspannende Kontosystem verwaltet, was vor allem bedeutet,

3 BK XL mit Blue Eagle 3 Anwendererfahrungen BK XL-Anwender der ersten Stunde ist die Postbaugenossenschaft Baden Württemberg eg in Tübingen, die seit 2005 gut Wohnungen und etwa Garagen im Eigenbestand mit dem Blue Eagle bearbeitet. Berthold Flammer, EDV-Leiter des Unternehmens, kennt das BK 01 Verfahren der Aareal Bank seit Jahrzehnten und war daher offen für die Ein führung von BK XL: Das System der Aareal Bank, sagt er, ist unschlagbar. Vor allem schätzt er dabei die Integrierte Signatur. Ohne diesen Komfort möchte er sich die Tagesarbeit seiner Kolleginnen und Kollegen in der Buchhaltung nicht mehr vorstellen. Das geht Grit Jurenz, Leiterin Rechnungswesen der Wohnungsgenossenschaft Glückauf Süd Dresden e.g. und seit 2007 mit dem Verfahren vertraut, nicht anders. Auch in ihrem Unternehmen gilt die schlanke Form der Zahlungsfreigabe über die Integrierte Signatur als eines der Highlights von BK XL mit Blue Eagle. Sowohl die Postbau als auch die Glückauf Süd nutzen das debitorische BK XL Verfahren. Hier loben beide Gesprächspartner den Desktop Buchhaltung, wobei jeder seine eigene Lieblingsfunktion hervorhebt: Bei Grit Jurenz ist das die komfortable Umbuchung zwischen Verträgen, bei Berthold Flammer der Hauptmieterwechsel, der zuvor sehr aufwändig gewesen, nun aber eine schlanke Sache sei. Die grundsätzliche Automatisierungsleistung des debitorischen BK XL Verfahrens steht sowieso nicht in Frage, die Zuordnungsquote, so Grit Jurenz, sei optimal, Fehlläufer ließen sich in Prozenten gar nicht beziffern, so selten kämen sie vor. > Fortsetzung auf Seite 8

4 4 BK XL mit Blue Eagle Die virtuelle Kontonummer Mit BK XL verfügen Sie über eine unbegrenzte Anzahl an BK 01 Kontonummern. Das sicherste und effizienteste Zuordnungsverfahren in der Wohnungswirtschaft mit einer Zuordnungsquote bis über 99 % und die reibungslose Kommunikation zwischen Ihrem Kontosystem und Blue Eagle erwirkt ein Höchstmaß an Automatisierung und Prozessoptimierung. Sollten Sie die Ihnen übergebene Menge an Kontonummern, die für Ihr Kontosystem reserviert wurde, aufgebraucht haben, können Sie sofort und einfach eine neue Anzahl aktiv schalten lassen. Jeder einzelne Zahlungsauftrag auch im Fall wiederkehrender Zahlungen, jede Vollmacht und jede Ausprägung einer Kontenberechtigung wird online freigegeben und seitens der Bank auf Legitimation geprüft. Individuelle Freigaberegelungen für Kontenarten und Betragshöhen sowie freie Ent scheidung über die Hinterlegung des Zweioder Vieraugenprinzips erhöhen die Sicherheit und Richtigkeit der angewiesenen Zahlungen. Selbstverständlich steht Ihnen in Blue Eagle die virtuelle Kontonummer auch als IBAN zur Verfügung. Die Kontonummernsystematik in BK XL ver - fügt durch die integrierte Prüfziffernsystematik über eine weitere Sicherheitsstufe. Selbst Zahlendreher werden aufgrund dieses Verfahrens abgewiesen und mindern den Nachbearbeitungsaufwand auf ein absolutes Minimum.

5 BK XL mit Blue Eagle 5 Zahlungsverkehr der Aareal Bank: Premiumqualität aus Tradition BK XL mit Blue Eagle optimiert Ihren Zahlungsverkehr durch effiziente Workflows in allen Bereichen des immobilienwirtschaftlichen Tagesgeschäfts. Das System liefert Ihnen die komplette Premiumqualität der Zahlungsverkehrsanbindung an die Aareal Bank. Im Mieten Management entlastet Sie BK XL fast gänzlich von allen manuellen Buchungen. Da die häufig fehlerhaften Verwendungszweckeinträge von Überweisern, die Zuordnungsprobleme bei Barzahlern sowie von Rücklastschriften und -gebühren dank der BK 01 Kontonummern komplett entfallen, bucht BK XL bis über 99 % aller Mietüberweisungen und Daueraufträge sowie 100 % aller Lastschriften, Rücklastschriften und deren Gebühren automatisch auf den richtigen Debitor und gegen den korrekten Offenen Posten. Spürbare Vorteile entstehen hier auch in der Verarbeitung eventueller Rückläufer, die den Ausgleich der Posten automatisch zurücknehmen und diese wieder öffnen. Rücklastschrift entgelte werden getrennt ausgewiesen und zugeordnet. Für das Kautionen Management verfügt BK XL mit Blue Eagle über einen speziellen Kautionsvertrag, der mit dem jeweiligen Mietvertrag verknüpft ist. Diese Spezialisierung mit der gleichzeitigen Möglichkeit, schneller und einfach inhaltliche Beziehungen herzustellen, erhöht Ihren Bearbeitungskomfort und die Transparenz. und Daueraufträge sowie 100 % aller Lastschriften, Rücklastschriften und deren Gebühren automatisch auf den richtigen Kautionsvertrag. Das System weist die mieterindividuellen Kautionsauszahlungen plus Zinsen aus und erstellt auf Knopfdruck automatisch die Jahresendabrechnung sowie die Bescheinigungen über die Verteilung der vergüteten Zinsen. Ratenvereinbarungen, abweichende Kautionsgeber und die Hinterlegung einer Kaution für mehrere Verträge (z.b. einer Wohnung und eines zugehörigen Stellplatzes) sind möglich. Für eine vollständige Entlastung von manuellen Bearbeitungen sorgt BK XL auch im Betriebskosten Management. Auch hier erreichen Sie dank eines eigenen kreditorischen Vertrags eine automatische Zuordnung aller wiederkehrenden Zahlungen von 100 % angefangen bei Strom, Gas, Wasser bis hin zu Versicherungsbeiträgen, von Telefonkosten über diverse Wartungsgebühren bis hin zu Aufwendungen für Grundsteuer, Müllabfuhr und Straßen reinigung. Höchste Automatisierungsgrade verzeichnet die integrierte Umlagenabrechnung bis auf einzelne Zähler hinunter; Abschlagszahlungen und Schlussrechnungen werden automatisch auf die richtige Kostenstelle gebucht. Transparenz schafft BK XL im Kautionen Management zusätzlich durch den Verzicht auf Sparbücher und Avale. Stattdessen nutzen Sie ein Treuhandsammelkonto, über das sie jederzeit voll verfügen können. BK XL bucht auch bei Kautionen bis zu 99 % aller Überweisungen

6 6 BK XL mit Blue Eagle ohne BK XL mit Blue Eagle Bank Herkömmlicher Zahlungsverkehr ohne BK XL mit Blue Eagle Hoher Kosten- und Zeitaufwand im herkömmlichen Zahlungsverkehr Das Buchhaltungssystem durch die von der Bank bereitgestellten Kontoinformationen zu aktualisieren, be deutet einen hohen Arbeitsaufwand, birgt erhebliche Fehlerquellen und garantiert keine Tagesaktualität. Erhalt von gedruckten Kontoauszügen oder von Datenträgern Manuelle Zuordnung der einzelnen Zahlungen auf die jeweiligen Fachabteilungen Manuelle oder halbautomatische Buchung der Zahlungseingänge und -ausgänge Manueller Ausgleich der Offenen Posten Wohnungsunternehmen Versand der physischen Datenträger Manuelles Unterschreiben der Datenträgerbegleitzettel oder Freigabe über externes Bankprogramm Erstellen der Datenträgeraustauschdateien auf unterschiedlichen Medien Automatischer oder manueller Ausgleich der Offenen Posten Automatisches oder manuelles Buchen aller Gut- und Lastschriftsaufträge BK XL mit Blue Eagle: Starke Entwicklungen 1. Die Ein-Klick-Politik: Sämtliche Freigabeund Berechtigungsmechanismen für das BK 01 Kontosystem sind komplett im ERP- System Blue Eagle integriert Schneller, einfacher und effizienter geht es nicht: BK XL mit Blue Eagle ist das einzige Zahlungsverkehrssystem der Immobilienbranche mit hundertprozentigem Automatisierungsgrad beim Einlesen der Kontoinformationen in das ERP-System und mit der digitalen Integrierten Signatur für die Freigabe von Zahlungen. Herkömmlicherweise bereiten Sie Zahlungsaufträge erst in Ihrem ERP-System vor, um sie dann über mehr oder minder aufwändige und sichere Authen - ti fi kationsprozesse an Ihre Bank zu versenden. Dort werden die Daten eingelesen und stoßen abhängig vom hinterlegten Ausführungsrhythmus entsprechende reale Zahlungen an. BK XL mit Blue Eagle im Inhouse-Betrieb bietet durch die moderne Kommunikations-Software BK 01 Kom ein solches sehr komfortables System mit außergewöhnlich hohen Sicherheitsmecha nismen. BK XL mit Blue Eagle in der Hosting- und der ASP-Variante vermittelt Ihnen dagegen das Gefühl, direkt auf dem Kontoführungssystem der Aareal Bank zu arbeiten. Sämtliche Arbeitsschritte, die zur Freigabe einer Zahlung durchlaufen werden müssen (also die Authentifikation, die Verschlüsselung und der Versand) können Sie in der entsprechenden Blue-Eagle-Maske ausführen. Das heißt, Ihre Anmeldung am ERP-System entspricht zugleich Ihrer An meldung in Ihrem Kontosystem. Die in Blue Eagle hinterlegte Integrierte Signatur weist Sie eindeutig aus, sodass die jeweiligen Personenmerkmale wie zugeordnete Verträge und berechtigte Betragshöhen ohne manuellen Aufwand vom Kontosystem übernommen werden. Sie geben Zahlungen somit per Knopfdruck frei und stoßen sie damit tatsächlich an inklusive der nachfolgenden Prozess automatismen.

7 BK XL mit Blue Eagle 7 mit BK XL mit Blue Eagle Aareal Bank Automatisches Einlesen aller Umsatzdaten und Kontoinformationen Integrated Banking Zahlungsverkehr per Knopfdruck BK XL mit Blue Eagle einfach, komfortabel und hoch effizient Automatisches Buchen inkl. Ausgleich der Offenen Posten BK XL mit Blue Eagle Automatischer Versand der versiegelten Dateien Elektr. Erzeugung der digitalen Signatur mit Versiegelung der DTA-Dateien Alles erfolgt automatisch beim Abruf der Kontoinformationen und nach Anstoß der Zahlläufe. Automatisches Buchen aller Gutund Lastschriftsaufträge inkl. Ausgleich der Offenen Posten Wohnungsunternehmen Einfach und schnell Durchgehend automatisierte Prozesse 2. Der Buchhaltungs-Desktop: Übersichtlichkeit in allen Arbeitslagen Entsprechend einfach und dennoch unter Beibehaltung der hohen Sicherheitsstandards im Zahlungsverkehr der Aareal Bank funktioniert der umgekehrte Weg vom Kontosystem zu Blue Eagle im Hosting- und im ASP-Betrieb: Die Arbeitsschritte Abholen, Entpacken, Entschlüsseln und Einlesen der Zahlungsinformationen werden automatisiert in Blue Eagle angestoßen. So bringen Sie buchstäblich per Knopfdruck Ihre Buchhaltung auf den aktuellen Stand Ihrer Konten bei der Aareal Bank: Nach Ihren eigenen Wünschen modellieren Sie in BK XL mit Blue Eagle Ihre Prozesse. Die eingelesenen Kontoinformationen stoßen damit automatisch sämtliche Arbeitsschritte an und durchlaufen diese bis zu einem von Ihnen definierten Schlusspunkt. Ob und wo Sie dann händisch eingreifen möchten, bleibt Ihnen überlassen bis dahin bucht BK XL mit Blue Eagle korrekterweise nach Ihren Vorgaben. Ein Highlight im Tagesgeschäft ist der in die Blue- Eagle-Navigation eingebundene Desktop Buchhaltung. Desktop das heißt nicht umsonst auf Deutsch Schreibtisch, denn so wie Sie Ihren Schreibtisch organisieren würden, haben wir den Desktop Buchhaltung für Sie vorsortiert: Bildlich gesprochen liegen hier alle Dinge, die Sie häufig brauchen, in Griffnähe. Und die, die Sie nur manchmal benutzen müssen, sogar auch. Mit dem Desktop Buchhaltung verfügen Sie über einen einzigen Ort, von dem aus Sie die überwiegende Zahl zahlungsverkehrsrelevanter Prozessschritte schnell und direkt ansteuern und entsprechende Arbeitsgänge erledigen können. Der Desktop bündelt die unterschiedlichen Anwendungen. Er bildet damit übersichtlich gegliedert in einer einzigen Maske einen Wegweiser durch die Erfordernisse und Möglichkeiten des BK XL Zahlungsverkehrs und generiert darüber hinaus zusätzliche Mehrwerte. Zum Beispiel das

8 8 BK XL mit Blue Eagle Anwendererfahrungen > Fortsetzung von Seite 3 Ähnliches gilt für die Postbau; an manuellem Aufwand fällt hier nur noch an, die Rückläufer zu kontrollieren. Auch die Referenzierungsmöglichkeit verschiedener BK 01 Kontonummern nutzt die Postbau. Mieter einer Wohnung und einer Garage können dadurch einen einzigen Betrag überweisen BK XL mit Blue Eagle differenziert die Summe auf zwei entsprechende Buchungen, um die Sollstellungen der beiden Mietverträge korrekt auszugleichen. Die Postbau nimmt zudem kräftig, wie Berthold Flammer betont, auch die Automatisierungsvorteile des Betriebskosten Managements in Anspruch. Ohne den hierfür eigens kreierten BK XL-Vertrag wären die erreichten automatischen Zuordnungsquoten in diesem Bereich gar nicht vorstellbar, konstatiert der EDV-Leiter. Raten oder Höchstbeträge für Lastschrifteinzüge werden einmalig vorgegeben in der Folge kontrolliert sich das System selbst und ohne weiteren Eingriff. Auch die Glückauf Süd ist im Gespräch mit dem ersten Versorger, um das kreditorische Verfahren zu nutzen. Außerdem hat sie einige Kautionen, die sie mit BK XL auf einem Treuhandsammelkonto der Aareal Bank verwaltet. Folgerichtig nutzt das Unternehmen die volle Bandbreite der weiterführenden Dienstleistungen wie z. B. die Zinsverteilungsrechnung. Natürlich haben beide Anwender im Gespräch den einen oder anderen Verbesserungsvorschlag das ist auch gut so und entspricht der Philosophie der Aareal Bank Gruppe, ihre Angebote an den Kundenbedürfnissen auszurichten und entsprechend weiterzuentwickeln. Auf den Zahlungsverkehr als solchen lässt man aber weder in Tübingen noch in Dresden etwas kommen. Damit, sagt Grit Jurenz, hatten wir noch nie ein Problem.

9 BK XL mit Blue Eagle 9 Umbuchen zwischen Verträgen oder zwischen Mieter- und Kautionskonto aber auch Funktionalitäten zur Änderung einer Bankverbindung oder zum Wechsel eines Hauptmieters. 3. Kreditorischer Zahlungsverkehr: Mehr Potenzial für ein echtes Management Ihrer Betriebskosten Im Rahmen des Controllings ausgehender Zahlungen gibt Ihnen BK XL mit Blue Eagle die höchstmögliche Sicherheit. Beispielsweise können Sie für bei Ihnen gezogene Lastschriften Betragsgrenzen festlegen und erhalten einen Warnhinweis, wenn diese überschritten werden; oder Sie legen gleich Laufzeiten für fortgesetzte Zahlungsaufträge fest, sodass diese automatisch immer wieder zur Überprüfung anstehen. Kreditoren können Sie mit kumulierten Höchstbeträgen versehen, um auch bei Lastschrifteinzügen für die verschiedenen Kostenarten eine definierte Grenze festzulegen. Für die Abwicklung des ausgehenden BK XL Zahlungsverkehrs im Zusammenspiel mit Ver- und Entsorgungsunternehmen werden gemeinsame vorbereitende Absprachen getroffen und entsprechende organisatorische und technische Maßnahmen ergriffen. Um dies zu erleichtern, hat die Aareal Bank BK 01 immoconnect entwickelt, eine passgenau auf das wohnungswirtschaftliche Betriebskosten Management aufsetzende Anwendung für Ver- und Entsorgungsunternehmen. BK 01 immoconnect schafft die Möglichkeit, den kreditorischen Zahlungsverkehr mit diesen Liefer anten auf einfache Weise zu automatisieren. Blue Eagle ist auf BK 01 immoconnect vor bereitet; mit einem Versorgungsunternehmen, das BK 01 immoconnect anwendet, erleben Sie das Betriebskosten Management im BK XL Verfahren in der qualitativ hochwertigsten Ausprägung.

10 10 BK XL mit Blue Eagle Ansprechpartner Aareal Bank AG Wohnungswirtschaft Aareal Bank AG Wohnungswirtschaft Paulinenstraße Wiesbaden Telefon: Fax: Filiale Berlin SpreePalais Anna-Louisa-Karsch-Straße Berlin Telefon: Fax: fkb-berlin@aareal-bank.com Filiale Essen Alfredstraße Essen Telefon: Fax: fkb-essen@aareal-bank.com Filiale Hamburg Neuer Dovenhof Brandstwiete Hamburg Telefon: Fax: fkb-hamburg@aareal-bank.com Filiale Leipzig Neumarkt Leipzig Telefon: Fax: fkb-leipzig@aareal-bank.com Filiale München Prinzregentenstraße München Telefon: Fax: fkb-muenchen@aareal-bank.com Filiale Rhein-Main Paulinenstraße Wiesbaden Telefon: Fax: fkb-rheinmain@aareal-bank.com Filiale Stuttgart Büchsenstraße Stuttgart Telefon: Fax: fkb-stuttgart@aareal-bank.com Integrated Payment Solutions Paulinenstraße Wiesbaden Telefon: Fax: ips@aareal-bank.com Aareon Aareon AG Isaac-Fulda-Allee Mainz Telefon: Fax: Berlin Wallstraße Berlin Telefon: Fax: Dortmund Rheinlanddamm Dortmund Telefon: Fax: Hamburg Tangstedter Landstraße Hamburg Telefon: Fax: Hückelhoven Gut Gansbroich Hückelhoven Telefon: Fax: Leipzig Neumarkt Leipzig Telefon: Fax: München Stollbergstraße München Telefon: Fax: Stuttgart Büchsenstraße Stuttgart Telefon: Fax:

11 BK XL mit Blue Eagle 11 Standorte Deutschland Aareal Bank, Wohnungswirtschaft: Berlin, Essen, Hamburg, Leipzig, München, Stuttgart, Wiesbaden Aareon AG: Berlin, Dortmund, Essen, Hamburg, Hückelhoven, Leipzig, Mainz, München, Stuttgart Impressum Gestaltung/Layout: S/COMPANY Die Markenagentur GmbH, Fulda Produktion: Druckerei Chmielorz GmbH, Wiesbaden-Nordenstadt BK 01 und BK XL sind eingetragene Marken der Aareal Bank AG.

12 Aareal Bank AG Wohnungswirtschaft Paulinenstraße Wiesbaden Telefon: Fax: /2014