Tutorial. Beispiel zur Anbindung von Excel und Access. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 1

Transkript

1 Tutorial Beispiel zur Anbindung von Excel und Access Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 1

2 Willkommen... 3 Hinweise zur Schreibweise... 4 Voraussetzungen und Einschränkungen... 4 Einleitung... 5 Die Schritte im Einzelnen... 6 Das Verzeichnis samples... 6 Beispieldaten... 6 Einlesen der fdf-datei(en)... 7 Erzeugen der csv-datei... 7 Erzeugen der pdf-dokumente... 8 Beispiel 1: Die Datei Excel_Sample.xls... 8 Beispiel 2: Die Datei Access_Sample.xls Weitere Produkte Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 2

3 Willkommen das vorliegende Tutorial soll an einem Beispiel zeigen wie die Programme fdf-converter und pdf-fieldmerge mit Excel und Access verbunden werden können, um so einen automatisierten Ablauf zu erzeugen. Die Vorgehensweise lässt sich natürlich auch auf andere Programme übertragen. Die vorliegenden Seiten sollen Ihnen bei den ersten Schritten und der täglichen Arbeit helfen. Trotz aller Mühe und Sorgfalt sind Fehler in der Dokumentation und in der Software nie ganz auszuschließen. Für Hinweise und Anregungen haben wir daher stets ein offenes Ohr. Schadensersatzansprüche sind aufgrund der Verwendung der Software ausgeschlossen. Falls Sie Hilfe benötigen, Tipps wünschen oder uns etwas mitteilen wollen, senden Sie uns eine Alle Markennamen und bezeichnungen sind Eigentum der jeweiligen Hersteller. Copyright by UNIVERSE Software GmbH Deutzer Str. 35 D Neuss fon (++49) / info@oviz.biz Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 3

4 Hinweise zur Schreibweise Folgende Schreibweise wird im Handbuch benutzt: Funktionen und Meldungen werden kursiv und fett geschrieben: Beispiel: Wählen Sie in der Menü-Leiste Datei Ende Tastatureingaben werden fett geschrieben: Beispiel: Geben Sie setenv ein. Tipps zur einfachen Bedienung Diesen Punkt sollten Sie beachten. Die in diesem Handbuch abgebildeten Illustrationen beziehen sich, soweit nicht anders vermerkt, auf die Anwendung unter Windows XP. Voraussetzungen und Einschränkungen pdf-fieldmerge kann keine SQL-Statements erzeugen oder verarbeiten Die Feldnamen im benutzten pdf-dokument müssen bekannt sein Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 4

5 Einleitung Um alle Beispiele nachvollziehen zu können, benötigen Sie die Programme fdf-converter und pdf-fieldmerge es reichen die Demoversionen. Die beiden Programme müssen installiert sein. Die Beispieldateien und Unterverzeichnisse liegen im Verzeichnis Ovis\samples_de. Extrahieren Sie die Zip-Datei bitte nach C:\, dadurch lassen sich die Beispiele fürs erste einfacher nachvollziehen. Warum benötigen Sie fdf-converter und pdf-fieldmerge? Mit dem Programm fdf-converter können Sie sehr einfach fdf-dateien lesen und in das csv-format konvertieren. (Zum technischen Hintergrund: in fdf-dateien werden die Werte gespeichert, die ein Benutzer in ein pdf-formular eingegeben hat. Das eigentliche pdf-formular bleibt unverändert und die Eingaben liegen quasi als eine weitere Schicht darüber.) In vielen Fällen sollen diese Eingaben in anderen Anwendungen weiterverwendet werden. Dazu müssen die Werte aus der fdf-datei ausgelesen werden. Das Format der fdf-datei ist aber für die meisten Nutzer nicht einfach zu lesen. Das Programm fdf-converter stellt die fdf- Datei in einer verständlichen und übersichtlichen Form dar. Beispiel: Sie haben eine Umfrage mittels eines pdf-formulars durchgeführt. Die Antworten der Teilnehmer liegen Ihnen als fdf-dateien vor. Für die weitere Auswertung möchten Sie diese Informationen z. B. in eine Excel-Tabelle oder eine Access-Datenbank überführen. Unter Angabe der Quell fdf-datei(en) konvertiert der fdf- Converter die Informationen und erstellt eine csv-datei. Diese csv- Datei wird als externe Datenquelle in das gewünschte Zielprogramm importiert. Mit dem Programm pdf-fieldmerge können Sie sehr einfach Daten in ein pdf-formular einspielen und so Benutzereingaben vorbelegen. Beispiel: Für weitere Umfragen wollen Sie bestimmte Daten z. B. die Adresse der Teilnehmer gleich in das pdf-formular eingetragen. Diese Daten stehen in einer Datenbank. Sie können die erforderlichen Daten aus der Datenbank auslesen und als Übergabeparameter an pdf- FieldMerge übergeben. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte zum automatischen Ausfüllen von pdf-formularen dargestellt. Und zwar am Beispiel einer Acces-Datenbank die die Ausgangsdaten enthält und einer Excel- Tabelle die die eigentliche Steuerung übernimmt. Die benötigten Dateien (sample.csv, sample.mdb, sample.xls) befinden sich im selben Verzeichnis wie dieses Dokument. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 5

6 Die Schritte im Einzelnen Das Verzeichnis samples Beispieldaten Bevor Sie Daten verändern, schauen Sie sich zunächst die vorhandenen Dateien im Verzeichnis samples_de an. Im Unterverzeichnis data befinden sich Beispiel fdf-dateien. Diese werden später mit dem fdf-converter eingelesen. Im Unterverzeichnis templates liegt die Template1.pdf als ein kleines Beispielformular, das als Vorlage für die späteren personalisierten pdf-dokumente dienen soll. In das Unterverzeichnis forms werden päter die gemergten pdf-dokumente gespeichert. In der sample.csv sind drei Datensätze angelegt. Bitte beachten Sie, dass in der ersten Zeile Feldnamen stehen und dann zeilenweise die Daten folgen. Wie diese Datei erzeugt wird lesen Sie im nächsten Abschnitt. Mit Hilfe der Sample.mdb soll verdeutlich werden, wie eine Datenbankverbindung hergestellt werden kann. Das Beispiel ist nur eine von vielen Möglichkeiten. In die Sample.mdb wurde die sample.csv als verknüpfte Tabelle eingebunden. Der Vorteil ist, dass ein direktes Arbeit in der Datenbank nicht notwendig und ein versehentliches Ändern der Datenbank ausgeschlossen ist. Die Datei Access_Sample.xls stellt die Verbindung zur Datenbank her und stellt Ihnen eine Auswahlbox zur Verfügung, um einzelne oder mehrere Datensätze mit einmal zu mergen. Die Datei Excel_Sample.xls stellt die direkt Verbindung zur csv-datei her, für den Fall, dass Sie nicht mit Access arbeiten möchten. Die Auswahlbox steht Ihnen auch hier zur Verfügung. Damit die Excel-Datei richtig funktioniert müssen Macros und automatische Datenaktualisierung aktiviert werden. Die Excelarbeitsmappen beinhalten drei Arbeitsblätter, zu deren Einzelheiten wir später kommen. Beginnen wir erstmal mit der Änderung bzw. Ergänzung der Daten. Dazu schließen Sie bitte erst einmal alle evtl. noch offenen Dateien. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 6

7 Einlesen der fdf-datei(en) Erzeugen der csv-datei Starten Sie den fdf-converter im manuellen Modus (über das Startmenü). Beim Start prüft fdf-converter, ob das Programm bereits registriert ist. Wenn nicht, erhalten Sie ein Fenster in dem Sie Ihre Lizenzschlüssel eintragen. Möchten Sie das Programm erst einmal kennen lernen, klicken Sie auf den Button Später. In diesem Fall wird fdf-converter in voller Funktionalität gestartet, aber mit der Einschränkung, dass lediglich vier Felder gespeichert werden; das reicht für dieses Tutorial aus. Es erscheint nun das eigentliche Arbeitsfenster. Zunächst wird mit Hilfe der Datei-Auswahlbox die Quell fdf-datei ausgesucht wählen Sie bitte aus dem Unterverzeichnis data die Datei mickey.fdf. fdf-converter liest diese Datei und listet den Feldnamen und Feldinhalt aller Felder auf. Als Ziel wird automatisch eine csv-datei vorgeschlagen. Der Dateiname ist identisch mit der Quelldatei, allerdings wird als Datei-Extension csv angehängt. Übernehmen Sie bitte nicht den vorgeschlagenen Namen, sondern wechseln Sie in der Dateiauswahlbox ein Verzeichnis hoch und wählen als Ziel die vorhandene sample.csv. Im Bereich Feld Optionen werden alle Felder mit ihren Feld Namen und dem zugehörigen Inhalt aufgelistet. Die Option Einbeziehen ermöglicht das Ausschließen von Feld Namen. Deaktivierte Felder werden nicht in die csv-datei exportiert. Wichtig für das zeilenweise speichern der Daten sind die beiden Optionsfelder Feldnamen als Spaltenüberschrift und Daten anhängen. Aktivieren Sie beide (wenn Sie eine Datei neu erzeugen, können Sie Daten anhängen nicht aktivieren, klappt erst beim zweiten Mal). Klicken Sie auf Start und die Daten werden in csv- Dateien geschrieben. Schauen Sie sich jetzt die csv-datei noch einmal an. Sie müssten einen Datensatz mehr haben. Das gleiche gilt natürlich auch für die Datenbank. Probieren Sie das Ganze noch einmal mit der fdf-datei von Sandy. Wenn alles richtig ist, haben Sie jetzt fünf Datensätze in der sample.csv. So einfach ist es, die fdf-daten zusammen zu fassen. Im Handbuch zum fdf-converter finden Sie weitere Beispiele, wie dieser Prozess automatisiert werden kann. Besonders einfach geht es mit der Mehrfachauswahl. Sie können komplette Verzeichnisse mit beliebig vielen (gleich aufgebauten) fdf-dateien in einem Arbeitsschritt konvertieren. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 7

8 Erzeugen der pdf-dokumente Beispiel 1: Die Datei Excel_Sample.xls Schauen wir uns zunächst das Beispiel Excel_Sample.xls an. Um die personalisierten pdf-dokumente zu erzeugen, wird das Programm pdf- FieldMerge aus Excel heraus aufgerufen und mit den nötigen Parametern versorgt. Öffnen Sie die Datei Excel_Sample.xls und aktivieren Sie Makros Die Exceltabelle enthält drei Arbeitsblätter. Das Arbeitsblatt Auswahl beinhaltet eine Auswahlbox und drei Buttons zum Steuern der Vorgänge. Wenn Sie im Umgang mit Excel vertraut sind, können Sie diese Seite natürlich auch Ihren persönlichen Wünschen anpassen. Wechseln Sie bitte zum Arbeitsblatt Daten. Hier sollen die Datensätze stehen, die später über die Auswahlbox selektiert werden. Die folgenden Schritte sind nur bei einer neuen Datenverbindung notwendig. Haben Sie einmal eine Verbindung erstellt, so können Sie diese speichern. Rufen Sie die Excel- Tabelle später noch einmal auf, wird die automatische Aktualisierung gestartet und alle Datensätze (auch neue) stehen Ihnen sofort zur Verfügung. Um die Verbindung zu erstellen gehen Sie folgendermaßen vor: Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Daten und öffnen Sie den Import- Assistenten im Menü Daten / Externe Daten importieren / Daten importieren. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 8

9 Die Auswahlbox Datenquelle auswählen wird geöffnet. Wechseln Sie über das Dropdown-Menü in Verzeichnis C:\ovis\sample_de und wählen die Datei sample.csv. Mit dem Button Öffnen wird die Datei geladen und der Import- Assistent startet. Im Assistenten wählen Sie bitte im Blatt Schritt 1 von 3 bei Ursprünglicher Datentyp den Datentyp Getrennt. Im Vorschaufenster sehen Sie die eingelesenen Datensätze. Wechseln Sie mit Weiter> zur nächsten Seite. Im Blatt Schritt 2 von 3 stellen Sie das Trennzeichen ein, welches die einzelnen Werte von einander trennt. Wählen Sie als Trennzeichen das Semikolon. In der Datenvorschau werden die Daten dann in Spalten aufgeteilt. Sollte Sie einmal beim Einlesen nicht das gewünschte Ergebnis sehen überprüfen Sie bitte das gewählte Trennzeichen und die Option Texterkennungszeichen. Das Texterkennungszeichen soll das Einlesen von Sonderzeichen ermöglichen, z. B. Returns in Textfeldern. Leider hält sich Excel nicht immer an diese Festlegungen. Sollten Sie in diesem Punkte einmal nicht weiterkommen, sprechen Sie uns an. Wechseln Sie mit Weiter> zur nächsten Seite. Auf der Seite Schritt 3 von 3 brauchen Sie nichts weiter einstellen. Klicken Sie lediglich Fertig Stellen an. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 9

10 Das Fenster Daten importieren wird geöffnet. Nicht OK klicken. Zunächst müssen über Eigenschaften weitere Parameter festgelegt werden. Stellen Sie die Eigenschaften wie nebenstehend abgebildet ein. So wird bei jedem Aufruf der Exceltabelle die Abfrage aktualisiert, d. h. es werden die neuesten Datensätze geholt. Zusätzlich werden versehentlich eingegebene Daten gelöscht. Eine Datenpflege oder -änderung ist hiermit also nicht möglich. Zum Schluss einfach OK anklicken. Sie kehren zum Fenster Daten importieren wieder zurück und können jetzt den Import mit OK beenden. Ihre Excel-Tabelle sollte jetzt wie links abgebildet aussehen. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 10

11 Wenn Sie jetzt auf die Seite Auswahl wechseln und Daten neu lesen anklicken bekommen Sie folgende Auswahl: In der linken Box sind alle Datensätze anhand des eindeutigen Kenners Adresse aufgelistet. Das eigentliche Füllen der Liste erfolgt über einen Visual Basic Code. Wenn Sie sich mit der Programmierung auskennen, können Sie diesen Code auch Ihren Anforderungen anpassen. Wenn Sie ein oder mehrere Datensätze auswählen, werden diese in die rechte Auswahlbox übernommen. Möchten Sie Auswahl verwerfen klicken Sie Auswahl löschen an. Bevor Sie Merge Starten anklicken, werfen Sie bitte noch einen Blick auf das letzte Datenblatt T1. Denn beim aller ersten Aufruf der Excel-Mappe ist es notwendig, dass einige Programmparameter und pfade geprüft werden. Wechseln Sie dazu bitte zum Datenblatt T1. Die Standardeinstellungen sind unten abgebildet: Feld Bedeutung Standardwert 1B Installationspfad C:\Programme\Ovis\pdf-FieldMerge 1C Dateiname des Templates C:\Programme\Ovis\samples\templates\Template1.pdf 1D Ausgabepfad für pdf-dokumente C:\Programme\Ovis\samples\forms\ In der Zeile 2 sind die Feldnamen aus dem Formular aufgeführt (falls Sie sie nicht sofort parat haben, in die Exceltabelle sample.csv sind die Feldnamen aus der fdf-datei als Spaltennamen importiert wurden). Achten Sie auf die richtige Reihenfolge der Feldnamen und den zugehörigen Werten aus der Tabelle Daten. Bei der Übergabe wird T1:A2 mit Daten:Ax, T1:B2 mit Daten:Bx, T1:C2 mit Daten:Cx usw. verbunden(wobei x für die ausgewählte Zeile steht). D. h. bei einer falschen Reihenfolge werden falsche Einträge übergeben. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 11

12 Sie können die Übergabe eines Wertes überspringen, in dem Sie ein XXX in den Feldnamen eingeben. Dieser Wert wird dann nicht übergeben. Wenn die Pfadangaben stimmen, können Sie wieder auf das Tabellenblatt Auswahl wechseln und die Auswahl starten. Klicken Sie auf Daten neu lesen um die Auswahl einzulesen. Ausgewählte Datensätze werden in die rechte Box übernommen. Mit Merge starten werden die ausgewählten Datensätze in das Template eingetragen und als neue Datei im Unterverzeichnis forms abgespeichert. Sollten Sie das Ganze mit der Demoversion ausprobieren, geht das Registrierfenster auf, klicken Sie dann einfach auf den Button Später. Der eigentliche Vorgang wird über Visual Basic Code geregelt, denn Sie sich im Visual Basic Editor ansehen können. Wenn Sie sich mit VBA-Programmierung auskennen, werden Sie den Code sicherlich verstehen und an Ihre Anforderungen anpassen können. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 12

13 Beispiel 2: Die Datei Access_Sample.xls Im Beispiel Access_Sample.xls wird eine Datenverknüpfung zu der Access Datenbank sample.mdb hergestellt. Die Datenbank selbst beinhaltet eine Tabellenverknüpfung zur sample.csv. Auf den ersten Blick scheint dieses Vorgehen kompliziert, hat aber den Vorteil, dass die eigentliche Datenbank zur Bearbeitung nicht geöffnet werden muss und somit auch nicht versehentlich beschädigt werden kann. Darüber hinaus können in der Datenbank ja auch Informationen vorhanden sein, die nicht für jeden einsichtig sein sollen. Auch dieses Beispiel können Sie an Ihre Anforderungen anpassen bzw. auf andere Anwendungen übertragen. Um die personalisierten pdf-dokumente zu erzeugen, wird das Programm pdf-fieldmerge aus Excel heraus aufgerufen und mit den nötigen Parametern versorgt. Als erstes wird die Tabellenverknüpfung in der Access-Datenbank hergestellt. Öffnen Sie dazu bitte die Sample.mdb und öffnen Sie die Tabellenansicht. Über das Kontextmenü rufen Sie Tabellen verknüpfen auf. In der Auswahlbox wechseln Sie in Verzeichnis Ovis\sample_de und wählen die Datei sample.csv. Damit Sie die Datei sehen, müssen Sie bei Dateityp Textdateien (*.txt;*.csv;*.tab;*.asc) einstellen. Der Textverknüpfungs-Assistent wird geöffnet. Im ersten Schritt stellen Sie Mit Trennzeichen ein. Im zweiten Schritt wählen Sie als Trennzeichen Semikolon und die Option Erste Zeile enthält Feldnamen und als Textbegrenzungszeichen (Anführungsstriche). Schritt 3 (Festlegen der Feldoptionen) überspringen wir und schließen den Assistenten mit Fertigstellen ab. Die csv Datei wird jetzt als verknüpfte Tabelle angezeigt. Innerhalb der Datenbank können Sie auf diese verknüpfte Tabelle wie auf eine normale Tabelle zugreifen. Mit einem Doppelklick öffnen Sie beispielsweise die Tabelle. Genau so gut können Sie auch Abfragen auf diese Tabelle erstellen. Im Objektbereich Abfragen finden Sie ein Beispiel Sample Beispiel Abfrage. Sie können also vor der Erstellung der Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 13

14 personalisierten pdf-dokumente Ihre Auswahl und Ihre Daten exakt bestimmen. Ein weiterer Vorteil der Verwendung der Datenbank. Damit wäre die Verknüpfung in der Datenbank angelegt, fehlt nur noch die Verbindung in die Exceltabelle. Diese Verbindung muss auch nur einmal angelegt werden, um später immer eine automatische Aktualisierung zu erreichen. Öffnen Sie die Datei Access_Sample.xls und aktivieren Sie Makros Der Aufbau der Arbeitsmappe ist derselbe wie der Excel_Sample.xls. Die Exceltabelle enthält drei Arbeitsblätter. Das Arbeitsblatt Auswahl beinhaltet eine Auswahlbox und drei Buttons zum Steuern der Vorgänge. Wechseln Sie bitte zum Arbeitsblatt Daten. Hier sollen die Datensätze stehen, die später über die Auswahlbox selektiert werden. Die folgenden Schritte sind nur bei einer neuen Datenverbindung notwendig. Haben Sie einmal eine Verbindung erstellt, so können Sie diese speichern. Rufen Sie die Excel- Tabelle später noch einmal auf, wird die automatische Aktualisierung gestartet und alle Datensätze (auch neue) stehen Ihnen sofort zur Verfügung. Um die Verbindung zu erstellen gehen Sie folgendermaßen vor: Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Daten und markieren Sie das Feld 1A. Öffnen Sie den Import-Assistenten im Menü Daten / Externe Daten importieren / Daten importieren. Die Auswahlbox Datenquelle auswählen wird geöffnet. Diesmal müssen Sie den Button Neue Quelle anklicken. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 14

15 Der Datenverbindungs-Assistent wird geöffnet. Wählen Sie als Datenquellentyp Weitere/Erweiterte Optionen. Mit Weiter geht zum nächsten Einstellung. In den Datenverknüpfungseigenschaften stellen Sie bitte im Blatt Provider Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers ein. Im Blatt Verbindung stellen Sie Microsoft Access-Datenbank in der Option Datenquellenname verwenden ein. Klicken Sie jetzt OK an. Die Dateiauswahlbox für Datenbank auswählen wird geöffnet. Wechseln Sie ins Verzeichnis Ovis\sample_de und wählen die Datenbank Sample.mdb aus. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 15

16 Jetzt können Sie im Assistenten die gewünschte Tabelle wählen. Da Abfragen von dem Assistenten wie Tabellen behandelt werden, können Sie auch die Beispielabfrage wählen. Andererseits bedeutet dies auch, dass Sie beliebig viele Abfragen erstellen können und diese je nach Bedarf dann benutzen können. Mit Weiter kommen Sie zur nächsten Seite. Hier können Sie noch weitere Informationen zu besseren Datenpflege angeben. Uns sollen die Angaben reichen, klicken Sie Fertig stellen an. Jetzt wird die erstellte Datenverbindung als Datenquelle in der Auswahlbox angezeigt und mit Öffnen für den Zugriff für gegeben. Jetzt geht es wie im Beispiel Excel_Sample.xls weiter. Falls Sie die Schritte noch alle kennen, können Sie folgenden Zeilen überspringen. Wenn nicht, werden Ihnen sicherlich die Formulierungen bekannt vorkommen. Das Fenster Daten importieren wird geöffnet. Nicht OK klicken. Zunächst müssen über Eigenschaften weitere Parameter festgelegt werden. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 16

17 Stellen Sie die Eigenschaften wie nebenstehend abgebildet ein. So wird bei jedem Aufruf der Exceltabelle die Abfrage aktualisiert, d. h. es werden die neuesten Datensätze geholt. Zusätzlich werden versehentlich eingegebene Daten gelöscht. Eine Datenpflege oder -änderung ist hiermit also nicht möglich. Zum Schluss einfach OK anklicken. Sie kehren zum Fenster Daten importieren wieder zurück und können jetzt den Import mit OK beenden. Ihre Excel-Tabelle sollte jetzt wie links abgebildet aussehen. Wenn Sie jetzt auf die Seite Auswahl wechseln und Daten neu lesen anklicken bekommen Sie folgende Auswahl: das letzte Datenblatt T1. In der linken Box sind alle Datensätze anhand des eindeutigen Kenners Adresse aufgelistet. Das eigentliche Füllen der Liste erfolgt über einen Visual Basic Code. Wenn Sie sich mit der Programmierung auskennen, können Sie diesen Code auch Ihren Anforderungen anpassen. Wenn Sie ein oder mehrere Datensätze auswählen, werden diese in die rechte Auswahlbox übernommen. Möchten Sie Auswahl verwerfen klicken Sie Auswahl löschen an. Bevor Sie Merge Starten anklicken, werfen Sie bitte noch einen Blick auf Denn beim aller ersten Aufruf der Excel-Mappe ist es notwendig, dass einige Programmparameter und pfade geprüft werden. Wechseln Sie dazu bitte zum Datenblatt T1. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 17

18 Die Standardeinstellungen sind unten abgebildet: Feld Bedeutung Standardwert 1B Installationspfad C:\Programme\Ovis\pdf-FieldMerge 1C Dateiname des Templates C:\Programme\Ovis\samples\templates\Template1.pdf 1D Ausgabepfad für pdf-dokumente C:\Programme\Ovis\samples\forms\ In der Zeile 2 sind die Feldnamen aus dem Formular aufgeführt (falls Sie sie nicht sofort parat haben, in die Exceltabelle sample.csv sind die Feldnamen aus der fdf-datei als Spaltennamen importiert wurden). Achten Sie auf die richtige Reihenfolge der Feldnamen und den zugehörigen Werten aus der Tabelle Daten. Bei der Übergabe wird T1:A2 mit Daten:Ax, T1:B2 mit Daten:Bx, T1:C2 mit Daten:Cx usw. verbunden(wobei x für die ausgewählte Zeile steht). D. h. bei einer falschen Reihenfolge werden falsche Einträge übergeben. Sie können die Übergabe eines Wertes überspringen, in dem Sie ein XXX in den Feldnamen eingeben. Dieser Wert wird dann nicht übergeben. Wenn die Pfadangaben stimmen, können Sie wieder auf das Tabellenblatt Auswahl wechseln und die Auswahl starten. Klicken Sie auf Daten neu lesen um die Auswahl einzulesen. Ausgewählte Datensätze werden in die rechte Box übernommen. Mit Merge starten werden die ausgewählten Datensätze in das Template eingetragen und als neue Datei im Unterverzeichnis forms abgespeichert. Sollten Sie das Ganze mit der Demoversion ausprobieren, geht das Registrierfenster auf, klicken Sie dann einfach auf den Button Später. Der eigentliche Vorgang wird über Visual Basic Code geregelt, denn Sie sich im Visual Basic Editor ansehen können. Wenn Sie sich mit VBA-Programmierung auskennen, werden Sie den Code sicherlich verstehen und an Ihre Anforderungen anpassen können. Wir hoffen, dass dieser kleine Exkurs Ihnen hilft und freuen uns über Kritik und Lob. Ihr UNIVERSE Software Team Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 18

19 Weitere Produkte pdf-office Erstellen professioneller pdf-formulare und pdf-dokumente in wenigen Minuten. pdf-formserver Speichern der Formulardaten beliebiger bereits bestehender pdf-formulare im Acrobat Reader. Erhältlich als: Client-Edition für den Einzelplatz Server-Edition für das Intranet Web-Edition für das Internet pdf-fieldmerge Fügen Sie vollautomatisch Daten einem Quellformular zu und erstellen Sie so neue personalisierte Formulare. Entweder im Hintergrund (auch aus anderen Programmen heraus) oder unter vollständiger optischer Kontrolle. fdf-converter Konvertieren Sie aus bestehenden FDF-Dateien Feld Namen und Inhalte in csv-dateien zur Übergabe an andere Programme, wie Excel, Datenbanken etc. pdf-docpro Bestehenden PDF Dokumenten neue Eigenschaften zuweisen. pdf-recover PDF Hauptkennwort vergessen? pdfmachine Erstellen und Versenden Plattformübergreifender pdf-dateien aus jeder Windows Anwendung. Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 19