Tutorial. Beispiel zur Anbindung von Excel und Access

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1 Tutorial Beispiel zur Anbindung von Excel und Access

2 Willkommen...3 Hinweise zur Schreibweise...3 Einleitung...4 Die Schritte im Einzelnen...5 Das Verzeichnis samples...5 Beispieldaten...5 Einlesen der fdf-daten...6 Erzeugen der csv-datei...6 Erzeugen der pdf-dokumente...7 Die Datei Access_Sample.xls...7 Weitere Produkte...8 Tutorial Anbindung von Excel und Access Seite 2 von 8

3 Willkommen das vorliegende Tutorial soll an einem Beispiel zeigen wie die Programme fdf-converter und pdf-fieldmerge mit Excel und Access verbunden werden können, um so einen automatisierten Ablauf zu erzeugen. Die vorliegenden Seiten sollen Ihnen bei den ersten Schritten und der täglichen Arbeit helfen. Trotz aller Mühe und Sorgfalt sind Fehler in der Dokumentation und in der Software nie ganz auszuschließen. Für Hinweise und Anregungen haben wir daher stets ein offenes Ohr. Schadensersatzansprüche sind aufgrund der Verwendung der Software ausgeschlossen. Falls Sie Hilfe benötigen, Tipps wünschen oder uns etwas mitteilen wollen, senden Sie uns eine oder ein Fax: (++49)+2131/ Alle Markennamen und bezeichnungen sind Eigentum der jeweiligen Hersteller. Hinweise zur Schreibweise Folgende Schreibweise wird im Handbuch benutzt: Funktionen und Meldungen werden kursiv und fett geschrieben: Beispiel: Wählen Sie in der Menü-Leiste Datei Ende Tastatureingaben werden fett geschrieben: Beispiel: Geben Sie setenv ein. Tipps zur einfachen Bedienung Diesen Punkt sollten Sie beachten. Die in diesem Handbuch abgebildeten Illustrationen beziehen sich, soweit nicht anders vermerkt, auf die Anwendung unter Windows XP. Tutorial Anbindung von Excel und Access Seite 3 von 8

4 Einleitung Um alle Beispiele nachvollziehen zu können, benötigen Sie die Programme fdf-converter und pdf-fieldmerge es reichen die Demoversionen. Die beiden Programme müssen installiert sein. Die Beispieldateien liegen im Verzeichnis samples. Wozu benötigen Sie die beiden Programme? Mit dem Programm fdf-converter können Sie sehr einfach fdf-dateien lesen und in das csv-format konvertieren. (Zum technischen Hintergrund: in FDF-Dateien werden die Werte gespeichert, die ein Benutzer eines pdf-formulars getätigt hat. Das eigentliche pdf-formular bleibt damit unverändert und die Eingaben liegen quasi als eine weitere Schicht darüber). In vielen Fällen sollen diese Eingaben in anderen Anwendungen weiterverwendet werden. Dazu müssen die Werte aus der FDF-Datei ausgelesen werden. Das Format der FDF-Datei ist aber für die meisten Nutzer nicht einfach zu lesen. Das Programm fdf-converter stellt die FDF-Datei in einer verständlichen und übersichtlichen Form dar. Beispiel: Sie haben eine Umfrage mittels eines Pdf-Formulars durchgeführt. Die Antworten der Teilnehmer liegen Ihnen als FDF-Dateien vor. Für eine Auswertung müssen Sie diese Informationen aber z. B. in eine Excel-Tabelle überführen. Unter Angabe der Quell FDF-Datei konvertiert der fdf-converter die Informationen und erstellt eine csv-datei. Zur weiteren Auswertung möchten Sie diese Daten in eine Datenbank einlesen. Mit dem Programm pdf-fieldmerge können Sie sehr einfach Daten in ein Pdf-Formular einspielen und so Benutzereingaben vorbelegen. Beispiel: Für weitere Umfragen wollen Sie bestimmte Daten z. B. die Adresse der Teilnehmer gleich in das pdf-formular eingetragen. Diese Daten stehen in einer Datenbank. Sie können die erforderlichen Daten aus der Datenbank auslesen und als Übergabeparameter an pdf- FieldMerge übergeben. Im Folgenden werden die einzelnen Arbeitsschritte dargestellt, so dass Sie am Ende des Tutorial in der Lage sind, Ihre Aufgaben entsprechend umzusetzen. Tutorial Anbindung von Excel und Access Seite 4 von 8

5 Die Schritte im Einzelnen Das Verzeichnis samples Beispieldaten Bevor Sie Daten verändern, schauen Sie sich zunächst die vorhandenen Dateien im Verzeichnis samples an. Die fdf-dateien brauchen wir erstmal nicht, die schauen wir uns gleich mit dem fdf-converter. Die Template1.pdf zeigt ein kleines Beispielformular, das als Vorlage für die späteren personalisierten pdf-dokumente dienen soll. Mit Hilfe der Sample.mdb soll verdeutlich werden, wie eine Datenbankverbindung hergestellt werden kann. Das Beispiel ist nur eine von vielen Möglichkeiten. In die Sample.mdb wurde die sample.csv als verknüpfte Tabelle eingebunden. Der Vorteil ist, dass eine direkte Arbeit in der Datenbank nicht notwendig und ein versehentliches Ändern der Datenbank ausgeschlossen ist. In der sample.csv sind drei Datensätze angelegt. Bitte beachten Sie, dass in der ersten Zeile Feldnamen stehen und dann zeilenweise die Daten folgen. Wie diese Datei erzeugt wird lesen Sie im nächsten Abschnitt. In der Access_Sample.xls wird der Weg aus der Sample.mdb ins pdf- Dokument gezeigt. Zum Aufrufen der Datei müssen Macros aktiviert werden. Wenn Sie folgenden Warnhinweis erhalten: klicken Sie bitte Nein an. Nur dann werden die Daten automatisch aktualisiert. Sie sehen eine Arbeitsmappe mit vier Arbeitsblättern zu den Einzelheiten kommen wir später wichtig ist erstmal nur das Arbeitsblatt Daten. Hier sehen Sie die drei Datensätze aus der Datenbank; die letzt endlich auf die sample.csv zeigt. Die Daten sind aus der Access-Datenbank über den Punkt Externe Daten importieren eingebunden. D. h. jede Änderung der Datenbank, ändert auch das Arbeitsblatt Daten. Auch hier wurde wieder der indirekte Weg gewählt, um zu verhindern, dass die Datenbank versehentlich verändert wird. Kommen wir nun zur Änderung der Daten. Dazu schließen Sie bitte erst einmal alle evtl. noch offenen Dateien. Tutorial Anbindung von Excel und Access Seite 5 von 8

6 Einlesen der fdf-daten Erzeugen der csv-datei Starten Sie den fdf-converter im manuellen Modus (über das Startmenü). Beim Start prüft fdf-converter, ob das Programm bereits registriert ist. Wenn nicht, erhalten Sie ein Fenster in dem Sie Ihre Lizenzschlüssel eintragen. Möchten Sie das Programm erst einmal kennen lernen, klicken Sie auf den Button Später. In diesem Fall wird fdf- Converter in voller Funktionalität gestartet, aber mit der Einschränkung, dass lediglich vier Felder gespeichert werden, reicht für dieses Tutorial aus. Es erscheint nun das eigentliche Arbeitsfenster. Zunächst wird mit Hilfe der Datei-Auswahlbox die Quell FDF-Datei ausgesucht wählen Sie bitte aus dem samples-verzeichnis die mickey.fdf. fdf-converter liest diese Datei und listet den Feldnamen und Feldinhalt aller Felder auf. Als Ziel wird automatisch eine csv-datei vorgeschlagen. Der Dateiname ist identisch mit der Quelldatei, allerdings wird als Datei- Extension csv angehängt wählen Sie bitte als Ziel die vorhandene sample.csv. Im Bereich Feld Optionen werden alle Felder aufgelistet. Klicken Sie Einbeziehen für die zweite Zeile aus. Wichtig für das zeilenweise speichern der Daten sind die beiden Optionsfelder. Aktivieren Sie beide (wenn Sie eine Datei neu erzeugen, können Sie Daten anhängen nicht aktivieren, klappt erst beim zweiten Mal). Klicken Sie auf Start und die Daten werden in csv-dateien geschrieben. Schauen Sie sich jetzt die csv-datei noch einmal an. Sie müssten einen Datensatz mehr haben. Das gleiche gilt natürlich auch für die Datenbank. Probieren Sie das Ganze noch einmal mit der fdf-datei von Sandy. Wenn alles richtig ist, haben Sie jetzt fünf Datensätze in der sample.csv. So einfach ist es, die fdf-daten zusammen zu fassen. Im Handbuch zum fdf-converter finden Sie weitere Beispiele, wie dieser Prozess automatisiert werden kann. Tutorial Anbindung von Excel und Access Seite 6 von 8

7 Erzeugen der pdf-dokumente Die Datei Access_Sample.xls Um die personalisierten Pdf-Dokumente zu erzeugen, wird das Programm pdf-fieldmerge aus Excel heraus aufgerufen und mit den nötigen Parametern versorgt. Öffnen Sie dazu die Datei Access_Sample.xls. Aktivieren Sie Makros, beantworten eine evtl. Warnung von XLQuery mit Nein und aktivieren, so Sie gefragt werden, die automatische Aktualisierung. Im Arbeitsblatt Daten sehen Sie jetzt die fünf Datensätze aus der sample.mdb. Bevor Sie die Daten exportieren können, müssen im Datenblatt T1 evtl. Parameter eingestellt werden: Im Feld 1B steht der Installationspfad für pdf-fieldmerge, im Feld 1C der Dateiname des Templates das verwendet werden soll. Im Feld 1D steht der Ausgabepfad für pdf-dokumente. Im Moment können Sie Daten nicht ändern, da das Blatt geschützt ist das Passwort lautet sample. Sie können so verhindern, dass versehentlich Ihre Einstellungen überschrieben werden. In der zweiten Zeile sind die Feldnamen aus dem Formular aufgeführt (falls Sie sie nicht sofort parat haben, in die Exceltabelle sample.csv sind die Feldnamen aus der fdf-datei als Spaltennamen importiert wurden). Ein XXX bedeutet, dass dieser Wert nicht übergeben werden soll. Mit strg+e rufen Sie ein Makro mit einer Auswahlbox auf. Wählen Sie den gewünschten Datensatz und klicken Sie auf OK. Die pdf-datei wird erzeugt und im angegebenen Pfad abgespeichert. Sollten Sie das Ganze mit der Demoversion probieren, geht das Registrierfenster auf, klicken Sie dann einfach auf den Button Später. Der eigentliche Vorgang wird über Visual Basic Code geregelt, der im Modul1 gespeichert ist. Wenn Sie sich mit VBA-Programmierung auskennen, werden Sie den Code sicherlich verstehen und an Ihre Anforderungen anpassen können. Wenn nicht, probieren Sie ruhig ein bisschen rum. Wir hoffen, dass dieser kleine Exkurs Ihnen hilft und freuen uns über Kritik und Lob. Tutorial Anbindung von Excel und Access Seite 7 von 8

8 Weitere Produkte pdf-office Erstellen professioneller pdf-formulare und pdf-dokumente in wenigen Minuten. pdf-formserver Speichern der Formulardaten beliebiger bereits bestehender pdf-formulare im Acrobat Reader. Erhältlich als: Client-Edition für den Einzelplatz Server-Edition für das Intranet Web-Edition für das Internet pdf-fieldmerge Fügen Sie vollautomatisch Daten einem Quellformular zu und erstellen Sie so neue personalisierte Formulare. Entweder im Hintergrund (auch aus anderen Programmen heraus) oder unter vollständiger optischer Kontrolle. fdf-converter Konvertieren Sie aus bestehenden FDF-Dateien Feld Namen und Inhalte in csv-dateien zur Übergabe an andere Programme, wie Excel, Datenbanken etc. pdf-docpro Bestehenden PDF Dokumenten neue Eigenschaften zuweisen. pdf-recover PDF Hauptkennwort vergessen? pdfmachine Erstellen und Versenden Plattformübergreifender pdf-dateien aus jeder Windows Anwendung. Tutorial Anbindung von Excel und Access Seite 8 von 8

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