Excel-Tabelle erstellen

Transkript

1 Excel-Tabelle erstellen Allgemein Tabelle erstellen in der WinIBW3 Recherche Dialogformular "Exceltabelle erstellen" Konfiguration des Excel-Werkzeugs Steuerzeichen der Konfigurationstabelle Neue Spalten und Kategorien hinzufügen Trennzeichen Funktion auf der Oberfläche Ihrer WinIBW3 ergänzen Tabelle in MS Office Excel öffnen Excel: Textkonvertierungs-Assistent Schritt 1 Excel: Textkonvertierungs-Assistent Schritt 2 Excel: Textkonvertierungs-Assistent Schritt 3 Excel: Ergebnis Excel: Inhalte einer Spalte trennen Dank Allgemein Mit dem Dialogformular Exceltabelle erstellen können Sie ein im CBS angezeigtes Set von Titeln in eine Datei schreiben. Diese Datei können Sie danach in Excel weiter verarbeiten. Sie benötigen MS-Office (Version 2003 oder 2010), damit die Unicode-Zeichen der Datensätze korrekt dargestellt werden können. Wie aus einer Bibliothek des GBV zu erfahren war, können die CSV-Dateien, die mit dem o.g. Dialogformular erstellt werden, auch sehr gut mit LibreOffice und OpenOffice bearbeitet werden. Tabelle erstellen in der WinIBW3 Recherche Der erste und besonders wichtige Schritt ist Ihre Recherche. Suchen Sie die Titel, die Sie in Ihre Tabelle schreiben wollen. Beim Erstellen der Exceltabelle erhält jeder Datensatz des angezeigten Sets einen Eintrag in der Tabelle. Beispielrecherche: f sel bis z Sicherungsset für Titel 1 bis 20 anlegen: sav 1-20 Sicherungsset aufrufen: Wenn Sie den Vorgang wiederholen wollen, also ein weiteree Sicherungsset anlegen wollen, müssen Sie zuerst das alte Sicherungsset entfernen. s s0 del s0 Dialogformular "Exceltabelle erstellen"

2 Den Befehl Exceltabelle erstellen finden Sie sowohl in der Funktionsleiste Dialogformulare und auch in Datenpflege. Wenn dieser Eintrag fehlt, können Sie ihn ergänzen, siehe Abschnitt 'Funktion auf der Oberfläche Ihrer WinIBW3 ergänzen' in diesem Kapitel. Wenn Sie nur Exemplare mit einer bestimmten Standortangabe in Ihre Tabelle schreiben wollen, tragen Sie bitte im Feld Exemplare mit dieser Standortangabe den Inhalt ein, der in Kategorie 7100, Unterfeld f vorkommt. Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, werden Exemplare ohne diese Standortangabe nicht in die Excel-Tabelle eingetragen. Wenn bei einem Titel kein einziges Exemplar diese Standortangabe enthält, wird auch der Titel nicht in die Excel-Tabelle geschrieben. Beispiel: Wenn Sie "LS" eintragen, werden nur Exemplare mit Standort "LS" in die Tabelle geschrieben. Beispiel: 7100!LS!Bio i Sobald Sie auf Start klicken, wird jeder Datensatz in die Datei geschrieben. Wenn mehrere Exemplare vorkommen, erhält die Tabelle je eine Zeile pro Exemplarsatz. Im Excel-Dialog wird zum Schluss der Dateipfad angezeigt, in dem Sie Ihre Ergebnisdatei finden. Die Datei befindet sich im Benutzerverzeichnis Ihrer WinIBW3. Konfiguration des Excel-Werkzeugs Rufen Sie bei der WinIBW3 die Funktion Exceltabelle erstellen auf. Holen Sie die Registerkarte Konfigurationstabelle in den Vordergrund. Auf der linken Seite sehen Sie die Standardtabelle, die eine große Auswahl von Kategorien anbietet. Solange Sie keine Auswahl von Kategorien treffen, wird diese Tabelle verwendet. So werden optimal viele Kategorien für Ihre Exceltabelle ausgewertet. Nach dem Öffnen der Exceltabelle können Sie die nicht benötigten Spalten entfernen. Wenn Sie eine eigene Auswahl von Kategorien zusammenstellen wollen, können Sie durch Doppelklick auf die Zeilen der Standardtabelle einzelne Einträge auswählen. Diese werden nach rechts in das Feld Meine Auswahl kopiert. Danach müssen Sie das Optionsfeld Meine Auswahl aktivieren. Beim nächsten Erstellen einer Exceltabelle wird Ihre persönliche Auswahl von Kategorien ausgewertet. Wiederholbare Kategorien/Felder: Kommt dieselbe Kategorie mehrmals in einem Datensatz vor, so werden die Inhalte der Kategorien in dasselbe Excelfeld geschrieben und dabei getrennt durch Semikolon und Blank. Beispiel Feld 3010: "Schmidt, Heiner; Müller, Wilhelm" Steuerzeichen der Konfigurationstabelle Zeichen Bedeutung Beispiel // Kennzeichnung von Kommentaren //diese Zeile wird nicht gelesen Spaltenüberschrift: Dieser Text wird in der Spaltenüberschrift der Exceltabelle stehen. Die Zeichenfolge darf nicht durch Blanks unterbrochen werden. Am Ende muss ein Doppelpunkt und ein oder mehrere Blanks stehen. Verfasser_nur_Nachname: Ort+Verlag:

3 PicaPlus-Felder x... Blank Ausführliche Informationen zu den PicaPlus-Feldern finden Sie in der Katalogisierungsrichtli nie. Hilfreich ist es auch, einen Datensatz im PicaPlus-Format anzusehen (Kommando "s p"), so werden die Unterfelder sichtbar. Mit Kommando "s d" können Sie danach wieder das diagnostische Format aufrufen. Bitte beachten Sie die Großschreibung von Buchstaben in PicaPlus-Feldern! Beispiel: 004A $ $A $fFesteinband : EUR (DE), EUR (AT) Einige Felder benötigen einen zusätzlichen Zähler, um sie zu unterscheiden. Beispiele: 4081 = 009P/ = 009P/ = 041A/ = 041A/01 Geben Sie den Zähler nur an, wenn Sie die Felder in einer eigenen Spalte auswerten wollen. Im Exemplarsatz gibt es Felder, die im Unterfeld "x" einen Zähler enthalten. Beispiel: Mit "x00" und "x09" werden die Felder 7100 und 7109 unterschieden. Lassen Sie sich einen Titel im PicaPlus-Format anzeigen, dann wird diese Information klarer! 209A/01 ƒflsƒabio Evo 77ƒdiƒx00 209A/01 ƒaa 2012/123ƒduƒx09 Unterfelder mit Blank reihen: Unterfeld1 ODER Unterfeld2 wird gelesen, im nebenstehenden Beispiel wird $a ausgewertet, wenn beide Unterfelder vorkommen. Wenn nur $8 vorkommt, wird dieses genommen 021A 004A $A 009P 009P/01 041A 041A/00 209A x00 $a 209A x09 $a. 029A $8 $a + Unterfelder mit Plus verbinden: Unterfeld1 UND Unterfeld2 wird gelesen 021A $a + $d "..." Deskriptionszeichen werden in Gänsefüßchen angegeben. Im nebenstehenden Beispiel soll das Unterfeld $d mit Blank Doppelpunkt Blank eingeleitet werden 021A $a+" : $d" K S K vor einem Feld bewirkt, dass auch die Zeichen "@" und "{" ausgegeben werden. Im Standardfall werden sie unterdrückt. Im nebenstehenden Beispiel soll die Signatur mit "@" ausgegeben werden S vor einem Feld bewirkt, dass die Begriffe vor dem "@" gelöscht werden. Im nebenstehenden Beispiel soll der Titel ohne den vorangehenden Artikel ausgegeben werden K209Ax00 $a S021A $a Neue Spalten und Kategorien hinzufügen Kategorien, die nicht in der Standardtabelle vorkommen, können Sie per Hand im Textfeld Meine Auswahl ergänzen. Bitte verwenden Sie dabei die in der Tabelle beschriebene Syntax! Beispiel 1: Sie möchten Ihre lokalen URLs aus Kategorie 7133 (PicaPlus: 209R) in eine Exceltabelle schreiben. In einer Spalte soll der Text aus Unterfeld y und in der nächsten Spalte die URL aus Unterfeld a ausgegeben werden. URLText: 209R $y URL: 209R $a Beispiel 2: Sie möchten aus Kategorie 7100 Signaturen (Feld a), Ausleihcodes (Feld d) und die Exemplarzahl (Feld e) in getrennten Spalten ausgeben, also die Inhalte zweier Unterfelder derselben Kategorie: Signatur: K209Ax00 $a Ausleihcode: K209Ax00 $d Exemplarzahl: K209Ax00 $e Beispiel 3: Das Excelwerkzeug können Sie sowohl für Titel- als auch für Normdaten verwenden. Im nachfolgenden Beispiel sollen die Kategorien der lokalen Normdaten ausgewertet werden: Notation: 145A $a Umschreibung: 044F $a Beispiel 4: Es sollen Aufsätze in eine Exceltabelle geschrieben werden. Enthalten sein soll: Verfasser (3000 = 208A), Titel (4000 = 021A), Gesamttitel (4241 = 039B oder 3290 = 027D) und die Quellenangaben (4070 = 031A)

4 Verfasser: 028A $5+$P+" <$l>" $a+", $d"+", $c" Titel: 021A $a Gesamttitel4241: 039B $8 Gesamttitel3290: 027D $a+" : $d"+" / $h"+". - $p"+" : $n" Quelle: 031A "Bd. $d,"+" $j"+" ($c)"+", S. $h" Beispiel 5: Das Erfassungdatum aus Kategorie 7901 soll in die Exceltabelle geschrieben werden. Beim Bearbeiten der Datei in Excel achten Sie bitte darauf, die betreffende Spalte als "Datum" zu formatieren. So erreichen Sie, dass eine Sortierung nach Datum möglich ist. Exemplardatum: 201D $0 Beispiel 6: Die Schlagwortfelder 510x, 5550 und 5590 sollen in je 1 Spalte ausgewertet werden. In Feld 5100 kann sowohl ein PPN-Link ($9) mit Expansion ($8) als auch nur Text ($a) vorkommen: Schlagwort5100: 041A $9+": $8"+"$a" Schlagwort5550: 044K $9+": $8" Schlagwort5590: 044M $9+": $8" Trennzeichen Auf der Registerkarte Konfigurationstabelle finden Sie den Abschnitt Trennzeichen. Hier können Sie eintragen, welches Trennzeichen zur Unterteilung von wiederholbaren Feldern verwendet werden soll. Im Standardfall wird die Zeichenfolge "; " (Semikolon Blank) verwendet. Sie können aber auch ein Zeichen wählen, von dem Sie annehmen, dass es nicht in Datensätzen vorkommt. In Excel können Sie dieses Trennzeichen verwenden, um die Inhalte eines wiederholbaren Feldes nachträglich über mehrere Spalten zu verteilen. Beispiel: Feld 6500 (lokales Schlagwort) kommt mehrfach im Lokalsatz vor. Alle Einträge der Felder 6500 werden in derselben Excel-Zelle aneinandergereiht. Dabei wird jedes neue Schlagwort durch ein Trennzeichen eingeleitet. Für die weitere Bearbeitung in Excel lesen Sie am Ende dieses Kapitels 'Excel: Inhalte einer Spalte trennen'! Funktion auf der Oberfläche Ihrer WinIBW3 ergänzen Your browser does not support the HTML5 video element Funktion auf WinIBW3-Oberfläche ergänzen. Zum Abspielen des stillen Videos bitte Klicken! Wenn bei Ihrer WinIBW3 in der Funktionsleiste Dialogformulare noch nicht der Eintrag Excel-Tabelle erstellen vorkommt, können Sie ihn jetzt ergänzen. Im Menü Optionen wählen Sie Werkzeugleiste anpassen. Klicken Sie auf Alle Kommandos. Scrollen Sie in der Liste der Kommandos soweit, bis Sie zu den Einträgen kommen, die mit kleinem Buchstaben beginnen. Klicken Sie auf den Eintrag exceltabelle und ziehen Sie ihn zur Funktionsleiste Dialogformulare, bis diese sich öffnet. Positionieren Sie die Funktion exceltabelle in der Funktionsleiste. Schließen Sie das Anpassen-Fenster. Tabelle in MS Office Excel öffnen Excel: Auswahl des Dateityps Excel: Pfad einfügen im Öffnen-Dialog

5 Sie können Ihre Datei mit Excel, LibreOffice oder OpenOffice weiter verarbeiten. Nachfolgend wird nur der Arbeitsablauf für Excel beschrieben. Sie benötigen MS-Office (Version 2003 oder 2010), damit die Unicode-Zeichen der Datensätze korrekt dargestellt werden können. Starten Sie Excel. Im Menü Datei wählen Sie Öffnen. Im Feld Dateityp wählen Sie Alle Dateien (*.*) aus. Wählen Sie die eben erstellte Datei aus. Der genaue Pfad wurde Ihnen im Excel-Dialog genannt. Tipp: Wenn Ihnen das Öffnen des langen Pfades zu umständlich ist, können Sie den Pfad aus dem Excel-Dialog kopieren und ihn im Öffnen-Dialog in Excel in der oberen Adresszeile einfügen. Entfernen Sie den Dateinamen, so dass nur noch der Pfad des Verzeichnisses übrigbleibt und drücken Sie auf Enter. Alle im ausgewählten Pfad befindlichen Dateien werden nun angezeigt. Nach dem Auswählen der Datei zeigt Excel jetzt den Textkonvertierungsassistenten an. Dies geschieht immer, wenn txt-dateien ausgewählt werden. Wenn Sie auf den angezeigten Pfad nicht zugreifen können, lässt sich dieses Problem wahrscheinlich in wenigen Schritten lösen: Versteckte Dateien und Ordner anzeigen. Excel: Textkonvertierungs-Assistent Schritt 1 Im Feld Ursprünglicher Datentyp aktivieren Sie das Optionsfeld Getrennt und klicken Sie auf Weiter. Excel: Textkonvertierungs-Assistent Schritt 2 Als Trennzeichen für die Spalten wählen Sie Tabstopp und klicken Sie auf Weiter. Excel: Textkonvertierungs-Assistent Schritt 3 Jetzt werden Sie aufgefordert, die Spalten zu formatieren. Spalten, die PPNs und EPNs enthalten, formatieren Sie als Text. So gehen die führenden Nullen nicht verloren. Spalten, die ein Datum enthalten, formatieren Sie als Datum. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie die Daten in der Tabelle nach aufsteigendem oder absteigendem Datum sortieren können. Um mehrere nebeneinander liegende Spalten in der

6 Datenvorschau zu markieren, halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und klicken Sie auf die zu markierenden Spalten. Im Feld Datenformat der Spalten aktivieren Sie das Optionsfeld Text bzw. Datum. Zum Schluss klicken Sie auf Fertigstellen. Excel: Ergebnis Im Ergebnis sehen Sie eine Tabelle wie diese. Hier können Sie jetzt nach Belieben Spalten verschieben oder entfernen und die Inhalte neu sortieren. Excel: Inhalte einer Spalte trennen Excel: Inhalte einer Spalte trennen Wiederholbare Felder werden mit dem Excel-Werkzeug der WinIBW3 in ein und dieselbe Excel-Zelle geschrieben, vgl. Abschnitt Trennzeichen. Excel 2010 bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Mehrfacheintragungen über mehrere Spalten zu verteilen. Als erstes fügen Sie am besten einige neue Spalten in der Tabelle ein (Spalten markieren und Strg - + ). Markieren Sie dann die Spalte, in der die Mehrfacheintragungen vorkommen. Auf der Registerkarte Daten klicken Sie auf die Schaltfläche Text in Spalten. Folgen Sie den weiteren Anweisungen von Excel. Um die Trennung der Inhalte zu ermöglichen, müssen Sie die verwendeten Trennzeichen angeben. Dank Das Excel-Werkzeug entstand in verbundübergreifender Zusammenarbeit von Jürgen Schneider (HeBIS), Karen Hachmann (GBV) und Carsten Klee (ZDB). Ein Dream-Team!