GFI-Produkthandbuch. Administrations- und Konfigurationshandbuch

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1 GFI-Produkthandbuch Administrations- und Konfigurationshandbuch

2 Die Informationen in diesem Dokument dienen ausschließlich Informationszwecken und werden in der vorliegenden Form ohne (ausdrückliche oder stillschweigende) Haftung jeglicher Art bereitgestellt, insbesondere ohne Gewährleistung der Marktgängigkeit, der Eignung für einen bestimmten Zweck oder der Nichtverletzung von Rechten. GFI Software haftet nicht für etwaige Schäden, einschließlich Folgeschäden, die sich aus der Nutzung dieses Dokuments ergeben. Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Trotz sorgfältiger Prüfung der Inhalte übernimmt GFI keine Haftung für die Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität und Eignung der Daten. Des Weiteren ist GFI nicht für Druckfehler, veraltete Informationen und Fehler verantwortlich. GFI übernimmt keine Haftung (ausdrücklich oder stillschweigend) für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der in diesem Dokument enthaltenen Informationen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Ihnen in diesem Dokument Sachfehler auffallen. Wir werden Ihre Hinweise sobald wie möglich berücksichtigen. Alle hier aufgeführten Produkte und Firmennamen sind Marken der jeweiligen Eigentümer. GFI FaxMaker ist von GFI SOFTWARE Ltd. urheberrechtlich geschützt GFI Software Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion: FM-ACM-DE Zuletzt aktualisiert: 15. September 2011

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Info Konventionen dieses Handbuchs Systemanforderungen Anweisungen zur Installation von GFI FaxMaker Verwenden von GFI FaxMaker - Senden von Faxen Verwenden von GFI FaxMaker - Empfangen von Faxen Verwenden von GFI FaxMaker Möglichkeiten des Faxversands Möglichkeiten der Darstellung empfangener Faxe Überwachen des GFI FaxMaker-Betriebs Allgemeine Konfigurationseinstellungen Faxleitungen Lizenzierte Benutzer Faxadministratoren Fax-Gateway Wähloptionen Faxarchivierung Protokolldateien Integrieren eines HP Digital Sender Speichern von Faxen Informationen zur GFI FaxMaker-Lizenzierung Versionsinformationen Konfiguration - Senden von Faxen Sendeoptionen Dokumentkonvertierung Sendeberichte Kopf-/Fußzeilenoptionen Anrufsperre Öffentliche Kontakte Deckblätter NetPrintQueue2Fax TextAPI und XMLAPI Gebührenerfassung Konfiguration - Empfangen von Faxen Empfangsoptionen Faxrouting Drucker Filter für Spam-Faxe OCR SMS So verschicken Sie eine SMS:... 83

4 6.2 Empfangen von SMS Voraussetzungen Konfigurieren der SMS-Einstellungen Installieren des GFI FaxMaker-Client Systemanforderungen Installationsvorgang Unbeaufsichtigte Installation Verwenden des GFI FaxMaker-Client Deinstallieren von GFI FaxMaker Glossar Fehlerbehebung Einführung Optionen zur Fehlerbehebung Häufige Probleme Knowledge Base Webforum Anfordern von technischem Support Benachrichtigungen über Builds Dokumentation Anhang 1: Microsoft Exchange 2000/2003-Connector Automatisches Erstellen des Connectors Manuelles Erstellen des Connectors Automatisches Entfernen des Connectors Manuelles Entfernen des Connectors Anhang 2: Microsoft Exchange 2007/2010-Connector Automatisches Erstellen der Connectoren Manuelles Erstellen der Connectoren Automatisches Entfernen der Connectoren Manuelles Entfernen der Connectoren Index 125

5 Tabellenverzeichnis Tabelle 1 - Echtzeit-Überwachungsfunktionen 9 Tabelle 2 - Optionen zum Hinzufügen einer Faxleitung 12 Tabelle 3 - Optionen zum Faxleitungsgerät 12 Tabelle 4 - Faxleitungsoptionen 14 Tabelle 5 - Erweiterte Faxleitungsoptionen 15 Tabelle 6 - Benutzer der Faxleitung 16 Tabelle 7 - Verwalten von Faxmodems 18 Tabelle 8 - Erweiterte Faxmodemoptionen 19 Tabelle 9 - Verwalten von lizenzierten Benutzern und Gruppen 20 Tabelle 10 - Verwalten von Faxadministratoren 23 Tabelle 11 - SMTP-Connector-Optionen 24 Tabelle 12 - POP3-Downloader-Optionen 25 Tabelle 13 - Wähloptionen 26 Tabelle 14 - Optionen zur Postfacharchivierung 28 Tabelle 15 - Optionen zur Datenbank-Archivierung 30 Tabelle 16 - GFI FaxMaker-Protokolldateien 31 Tabelle 17 - Speichern von Faxen 33 Tabelle 18 - Sendeoptionen 37 Tabelle 19 - Optionen für die Dokumentkonvertierung 38 Tabelle 20 - Optionen für Sendeberichte 41 Tabelle 21 - Vorlagen für Faxberichte 42 Tabelle 22 - Faxberichtfelder 43 Tabelle 23 - Kopf- und Fußzeilenoptionen 44 Tabelle 24 - Stempeloptionen 45 Tabelle 25 - Deckblätter 52 Tabelle 26 - Allgemeine Optionen für vordere Deckblätter 55 Tabelle 27 - Seriendruck-Felder für Deckblätter - Absenderdetails 55 Tabelle 28 - Seriendruck-Felder für Deckblätter - Empfängerdetails 56 Tabelle 29 - Seriendruck-Felder für Deckblätter 56 Tabelle 30 - Konfigurationsoptionen für NetPrintQueue2Fax 59 Tabelle 31 - TextAPI-Optionen 62 Tabelle 32 - XMLAPI-Optionen 62 Tabelle 33 - Allgemeine Empfangsoptionen 65 Tabelle 34 - Faxrouting-Methoden 66 Tabelle 35 - DTMF/DID-Routing-Optionen 67 Tabelle 36 - OCR-Routing-Optionen 69 Tabelle 37 - Optionen für Routing-Regeln 72 Tabelle 38 - Faxrouting an einen öffentlichen Ordner 79 Tabelle 39 - Druckereigenschaften 80 Tabelle 40 -Filteroptionen für Junk-Faxe 81 Tabelle 41 - OCR-Eigenschaften 82 Tabelle 42 - GSM-Engines 86 Tabelle 43 - SMS-Diensteigenschaften 86 Tabelle 44 - Eigenschaften für GSM-Mobilgeräte 88 Tabelle 45 - Erweiterte Eigenschaften des integrierten SMS-Servers 89 Tabelle 46 - Optionen des integrierten SMS-Servers 91 Tabelle 47 - SMS-Diensteigenschaften 92 Tabelle 48 - Clickatell-SMS-Diensteigenschaften 93 Tabelle 49 - SMS-Optionen 94 Tabelle 50 - Registerkarten der SMS-Routing-Eigenschaften 96 Tabelle 51 - SMS-Protokolldateien 96 Tabelle 52 - Client-Installation - Nachrichtenformularoptionen 100 Tabelle 53 - Mailservereinstellungen 101 Tabelle 54 - SMTP-Authentifizierungsoptionen 102 Tabelle 55 - Parameter für die unbeaufsichtigte Client-Installation 103 Tabelle 56 - Optionen zur Leistungsoptimierung 109 Tabelle 57 - Fehlerbehebung: 2FaxGateway 110 Tabelle 58 - Fehlerbehebung: Senden von Faxen 110 Tabelle 59 - Fehlerbehebung: Empfangen von Faxen 111 Tabelle 60 - Fehlerbehebung: SMS 112

6 Abbildungsverzeichnis Screenshot 1 - Senden von Faxen mithilfe des -Client 5 Screenshot 2 - Drucken eines Dokuments als Fax 6 Screenshot 3 - GFI FaxMaker-Faxformular 7 Screenshot 4 - Faxempfang im Posteingang des -Client 8 Screenshot 5 - GFI FaxMaker Monitor 9 Screenshot 6 - Dialog Leitungen/Geräte 11 Screenshot 7 - Hinzufügen eines ISDN-Kanals 12 Screenshot 8 - Registerkarte Leitungsoptionen 13 Screenshot 9 - Weitere Leitungs-/Geräteoptionen 15 Screenshot 10 - Registerkarte Benutzer 16 Screenshot 11 - Registerkarte Leitungstest 17 Screenshot 12 - Dialog Benutzerdefinierte Modemeigenschaften 19 Screenshot 13 - Liste der GFI FaxMaker-Benutzer und -Gruppen 20 Screenshot 14 - Importieren von Benutzern von einem Remote-Computer 22 Screenshot 15 - Liste der Faxadministratoren 23 Screenshot 16 - Einrichten des 2Fax-Gateways 24 Screenshot 17 - POP3-Connector 25 Screenshot 18 - Wähloptionen 26 Screenshot 19 - Archivierung in einem -Archivierungspaket 28 Screenshot 20 - Archivierungseigenschaften 29 Screenshot 21 - Datenbankkonfiguration 30 Screenshot 22 - Konfiguration des HP Digital Sender 32 Screenshot 23 - Einrichten des HP Digital Sender 33 Screenshot 24 - Anzeige aktueller Lizenzinformationen 34 Screenshot 25 - GFI FaxMaker-Versionsinformationen 35 Screenshot 26 - Sendeoptionen 37 Screenshot 27 - Optionen für die Dokumentkonvertierung 38 Screenshot 28 - Faxsendebericht 40 Screenshot 29 - Optionen für Faxsendeberichte 41 Screenshot 30 - Optionen für SMS-Sendeberichte 42 Screenshot 31 - Kopf- und Fußzeilenoptionen für ausgehende Faxe 44 Screenshot 32 - Stempeloptionen für eingehende Faxe 45 Screenshot 33 - Anrufsperrregeln 46 Screenshot 34 - Neuer Anrufsperreintrag 46 Screenshot 35 - Knoten Öffentliche Kontakte 48 Screenshot 36 - Benutzer für Deckblätter 49 Screenshot 37 - Registerkarte Deckblattoptionen 50 Screenshot 38 - Erstellen eines neuen Deckblatts 51 Screenshot 39 - Deckblattoptionen 52 Screenshot 40 - Benutzer für ein vorderes Deckblatt 53 Screenshot 41 - Erstellen eines neuen vorderen Deckblatts 54 Screenshot 42 - Optionen für ein vorderes Deckblatt 55 Screenshot 43 - Ein für den Druck mit NetPrintQueue2Fax vorbereitetes Dokument 57 Screenshot 44 - Drucken eines Dokuments mithilfe von NetPrintQueue2Fax 58 Screenshot 45 - Konfiguration von NetPrintQueue2Fax 59 Screenshot 46 - Optionen zum Erzwingen der Gebührenerfassung 63 Screenshot 47 - Empfangsoptionen 65 Screenshot 48 - Erstellen einer neuen DID-Route 67 Screenshot 49 - Erstellen einer neuen MSN-Route 68 Screenshot 50 - OCR-Routing-Eigenschaften 69 Screenshot 51 - Neuer Suchbegriff - Erstellen eines neuen OCR-Suchbegriffs 70 Screenshot 52 - Erstellen einer neuen Leitungs-Route 70 Screenshot 53 - Erstellen einer neuen CSID-Route 71 Screenshot 54 - Benutzer, an die eingehende Faxe weitergeleitet werden sollen 72 Screenshot 55 - Fax automatisch ausdrucken 74 Screenshot 56 - Automatische Sicherungskopie für Faxe 75 Screenshot 57 - Routing-Eigenschaften - Benutzer, die alle eingehenden Faxe erhalten 76 Screenshot 58 - Routing-Eigenschaften - Festlegen der standardmäßigen Faxverteiler 77 Screenshot 59 - Konfigurieren des Netzwerkfreigabepfades 78 Screenshot 60 - Konfigurieren der Drucker 80 Screenshot 61 - Filteroptionen für Junk-Faxe 81

7 Screenshot 62 - OCR-Eigenschaften 82 Screenshot 63 - Senden einer SMS aus dem -Client heraus 83 Screenshot 64 - Senden einer SMS aus dem -Client heraus 84 Screenshot 65 - Anzeige der empfangenen SMS im -Client 84 Screenshot 66 - Konfigurieren des einfachen integrierten GFI-SMS-Servers 86 Screenshot 67 - Integrierter SMS-Server 87 Screenshot 68 - Allgemeine Eigenschaften für GSM-Mobilgeräte 88 Screenshot 69 - Erweiterte Eigenschaften für GSM-Mobilgeräte 89 Screenshot 70 - Liste der integrierten SMS-Geräte 90 Screenshot 71 - Optionen des integrierten SMS-Servers 90 Screenshot 72 - Konfigurieren eines SMS-Dienstanbieters 91 Screenshot 73 - Konfigurieren des Clickatell-Dienstes 93 Screenshot 74 - SMS-Optionen 94 Screenshot 75 - Konfigurieren der SMS-Benutzer 95 Screenshot 76 - SMS-Routing-Eigenschaften 96 Screenshot 77 - Auswählen eines Nachrichtenformulars 100 Screenshot 78 - Festlegen des Mailservers 101 Screenshot 79 - Mailserverauthentifizierung 102 Screenshot 80 - Angeben der IP-Adresse und des Namens des GFI FaxMaker-Computers 116 Screenshot 81 - Festlegen von FAX als Adressraum 117 Screenshot 82 - Festlegen von faxmaker.com 118 Screenshot 83 - Registerkarte Adressraum 119

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9 1 Einführung 1.1 Info GFI FaxMaker ist ein Faxserver, der es Ihnen ermöglicht, Fax- und SMS-Nachrichten über Ihre -Infrastruktur zu verschicken und zu empfangen. GFI FaxMaker for Exchange/SMTP lässt sich mit Microsoft Exchange Server, Lotus Notes und den meisten gängigen SMTP/POP3-Mailservern integrieren. 1.2 Konventionen dieses Handbuchs Die folgende Tabelle enthält Beschreibungen der verschiedenen Formatierungen, die in diesem Handbuch verwendet werden: KONVENTION BESCHREIBUNG Zusätzliche Informationen, die für die ordnungsgemäße Funktion von GFI FaxMaker wichtig sind. Wichtige Hinweise wie Warnungen zu oft auftretenden Problemen. Schrittweise Navigationsinformationen zum Zugriff auf eine Funktion. Fetter Text Optionsnamen auf der Benutzeroberfläche, z. B. Knoten, Menüs und Schaltflächen <Kursiver Text> Parameter, die durch einen zutreffenden Wert ersetzt werden müssen, z. B. benutzerdefinierte Pfade und Dateinamen. Texteintrag Einzugebende Textwerte, z. B. Befehle und Adressen. Definitionen von technischen Begriffen, die in diesem Handbuch verwendet werden, finden Sie im Glossar am Ende des Handbuchs. 1.3 Systemanforderungen Eine vollständige Liste der Systemanforderungen und anderer Installationseinstellungen finden Sie im Handbuch Erste Schritte von GFI FaxMaker unter: 1.4 Anweisungen zur Installation von GFI FaxMaker Umfassende Installationsanweisungen und Informationen zur Konfiguration von GFI FaxMaker für die Erstbenutzung finden Sie im Handbuch Erste Schritte von GFI FaxMaker unter: GFI FaxMaker Einführung 1

10 1.5 Verwenden von GFI FaxMaker - Senden von Faxen SCHRITT 1: VERSCHIEDENE METHODEN FÜR DAS VERSENDEN VON FAXEN Der Benutzer schickt ein Fax via an (wobei 1111 die Faxnummer des Empfängers ist). GFI FaxMaker-Client: Der Benutzer verwendet den GFI FaxMaker-Client, der auf seinem Computer installiert ist, um Faxe zu senden. NetPrintQueue2Fax: Benutzer drucken den zu sendenden Inhalt als Fax mithilfe des NetPrintQueue2Fax-Druckertreibers. NetPrintQueue2Fax schickt den Inhalt zur Verarbeitung an GFI FaxMaker. Text- und XMLAPI: Senden Sie Faxe durch die Konfiguration einer Text- oder XML-Datei (API), die an einen zentralen Ordner übertragen wird. GFI FaxMaker bearbeitet automatisch die Faxe, die in diesem Ordner abgelegt werden. SCHRITT 2: DER MAILSERVER ÜBERMITTELT DAS FAX AN GFI FAXMAKER Mailserver: Leitet alle s, die an adressiert sind, an den GFI FaxMaker-Server weiter. SCHRITT 3: GFI FAXMAKER BEARBEITET DEN FAXINHALT GFI FaxMaker: Verarbeitet den empfangenen Inhalt und bereitet ihn für die Übertragung vor. Außerdem führt GFI FaxMaker unter anderem Folgendes durch:» Löst die zu wählende Nummer auf und formatiert sie» Konvertiert den Inhalt in das Faxformat» Fügt Deckblätter hinzu» Fügt Kopf- und Fußzeilen hinzu» Liefert den übertragungsbereiten Inhalt an das Faxgerät SCHRITT 4: FAXÜBERTRAGUNG Faxübertragung: Das Faxgerät verbindet sich mit dem Empfänger und übermittelt das Fax. 2 Einführung GFI FaxMaker

11 1.6 Verwenden von GFI FaxMaker - Empfangen von Faxen SCHRITT 1: EMPFANGEN EINES FAXANRUFS Empfangen eines Anrufs: Der Absender verbindet sich mit der Faxleitung und übermittelt das Fax. Faxgerät: Empfängt den Faxinhalt und leitet ihn an GFI FaxMaker weiter. SCHRITT 2: GFI FAXMAKER BEARBEITET DAS FAX UND DESSEN INHALT GFI FaxMaker: Bearbeitet das empfangene Fax und führt unter anderem Folgendes durch:» (optional) Blockiert Junk-Faxe.» (optional) Erkennt optisch den Text im Fax (OCR)» Bestimmt die Empfänger gemäß der Faxrouting- Einstellungen.» Leitet das Fax per an die entsprechenden Benutzer weiter. GFI FaxMaker Einführung 3

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13 2 Verwenden von GFI FaxMaker 2.1 Möglichkeiten des Faxversands Es gibt verschiedene Wege, um ein Fax zu senden: Per Drucken des Inhalts mithilfe von NetPrintQueue2Fax für GFI FaxMaker Verwenden des GFI FaxMaker-Client TextAPI/XMLAPI Per Screenshot 1 - Senden von Faxen mithilfe des -Client Lizenzierte Benutzer können Faxe direkt über ihren -Client verschicken.» Adressieren Sie dazu eine an (wobei faxnummer durch die Faxnummer des Empfängers ersetzt wird).» Verwenden Sie das Adressbuch von Microsoft Outlook für Empfänger, für die eine Faxnummer konfiguriert ist. Die erste Seite des Faxes enthält den Namen des Empfängers, den Namen des Absenders, den -Betreff und den -Text. Falls die einen Anhang enthält, wird dieser in den nächsten Seiten des Faxes aufgeführt. Diese Methode ist für alle -Benutzer verfügbar, ohne das eine andere Software installiert werden muss oder benutzerdefinierte Konfigurationen erforderlich sind. So wenden Sie diese Methode an:» Konfigurieren Sie die Mailserver so, dass s, die an Fax:* und SMS:* adressiert sind, an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch Erste Schritte von GFI FaxMaker unter: Fügen Sie der Liste Lizenzierte Benutzer Benutzer hinzu. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Lizenzierte Benutzer in diesem Handbuch. GFI FaxMaker Verwenden von GFI FaxMaker 5

14 Drucken des Inhalts mithilfe von NetPrintQueue2Fax für GFI FaxMaker Screenshot 2 - Drucken eines Dokuments als Fax Benutzer drucken den als Fax zu sendenden Inhalt mithilfe des GFI FaxMaker- Druckertreibers NetPrintQueue2Fax. Die Faxnummer des Empfängers wird in einem benutzerdefinierbaren Format in das Dokument eingegeben, wie z. B. Fax: Dadurch kann das Fax in einem beliebigen Format gesendet werden, so dass ein Drucken des Inhalts (ohne die Installation einer Anwendung auf dem GFI FaxMaker-Computer) möglich ist. Diese Methode ermöglicht auch das automatische Senden eines benutzerdefinierten Faxes an mehrere Empfänger. So können Sie beispielsweise über die Seriendruck-Funktion von Microsoft Word Faxe an eine große Anzahl von Empfängern senden. Konfigurieren Sie den NetPrintQueue2Fax-Druckertreiber auf den Client-Computern, damit diese Methode angewendet werden kann. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt NetPrintQueue2FAX in diesem Handbuch. 6 Verwenden von GFI FaxMaker GFI FaxMaker

15 Verwenden des GFI FaxMaker-Client Screenshot 3 - GFI FaxMaker-Faxformular Der GFI FaxMaker-Client ermöglicht die Konvertierung und Vorschau (.FAX-Format) eines Faxes direkt auf dem Client-Computer. Außerdem bietet er ein Adressbuch für Faxkontakte, oder er verwendet das Adressbuch von Microsoft Outlook. Installieren Sie die Anwendung auf den Client-Computern, um den GFI FaxMaker-Client nutzen zu können. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Installieren des GFI FaxMaker-Client in diesem Handbuch. TextAPI/XMLAPI Verwenden Sie XML- oder Textdateien mit Informationen zu den zu sendenden Faxen. Speichern Sie Dateien an einem zentralen Ort, und GFI FaxMaker verarbeitet automatisch die Dateien in diesem Ordner. Viele Anwendungen können so konfiguriert werden, dass sie automatisch Dateien erstellen. Dadurch kann das Senden von Faxen automatisiert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt TextAPI und XMLAPI in diesem Handbuch. GFI FaxMaker Verwenden von GFI FaxMaker 7

16 2.2 Möglichkeiten der Darstellung empfangener Faxe Empfangene Faxe werden per an die Adressaten weitergeleitet. Die enthält einen Faxbericht sowie das eigentliche Fax als Anhang. Faxe können in verschiedenen Formaten (z. B. PDF) angehängt werden. Screenshot 4 - Faxempfang im Posteingang des -Client Konfigurieren Sie Routing-Optionen für GFI FaxMaker, um empfangene Faxe an den korrekten Empfänger weiterzuleiten. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Faxrouting in diesem Handbuch. 8 Verwenden von GFI FaxMaker GFI FaxMaker

17 2.3 Überwachen des GFI FaxMaker-Betriebs Screenshot 5 - GFI FaxMaker Monitor Verwenden Sie GFI FaxMaker Monitor, um den Betrieb von GFI FaxMaker zu überwachen. Die Anwendung kann verwendet werden, um mehrere Instanzen von GFI FaxMaker sowie lokale und Remote-Installationen zu überwachen. Öffnen Sie GFI FaxMaker Monitor unter Start Programme GFI FaxMaker GFI FaxMaker Monitor. GFI FaxMaker Monitor zeigt den Status folgender Komponenten an: Tabelle 1 - Echtzeit-Überwachungsfunktionen FUNKTION Status der Faxleitungen und -geräte Faxe in der Warteschlange BESCHREIBUNG Wechseln Sie zum Knoten Faxserver. Dieser enthält eine Liste der Faxgeräte/- leitungen und ihrer Status. Weitere Funktionen:» Initialisieren - Starten der Geräte/Leitungen, die nicht initialisiert wurden» Abbrechen - Stoppen eines/r bestimmten Geräts/Leitung» Debug - Erstellen eines Fehlersucheprotokolls zum Gerät im Ordner Protokolle innerhalb des Installationsordners von GFI FaxMaker» Ansicht wechseln - Ändern der Ansicht der Geräte-/Leitungsliste» Server neu starten - Neustarten des Faxserverdienstes von GFI FaxMaker Wählen Sie den Knoten Faxe in der Warteschlange, um alle Faxe anzuzeigen, die gesendet werden sollen. Weitere Optionen:» Aktualisieren - Aktualisieren der Ansicht der Faxe in der Warteschlange» Alles auswählen - Alle Faxe in der Warteschlange auswählen» Hilfslinien - Anzeigen/Ausblenden der Rasterlinien» Spalten - Anpassen der Spalten, die pro Fax angezeigt werden» Löschen - Löschen der ausgewählten Faxe aus der Warteschlange» Eigenschaften - Anzeige der Eigenschaften der Faxe in der Warteschlange wie Nachrichtendatum/-zeit, Absender und Empfänger» Log-Dateien ansehen - Laden der Protokolldatei, die Details zu gesendeten Faxen enthält GFI FaxMaker Verwenden von GFI FaxMaker 9

18 FUNKTION Status des Message Transfer Agent (MTA) BESCHREIBUNG Der Message Transfer Agent ist der Transportdienst für SMTP-, POP3- und SMS- Nachrichten. Klicken Sie auf den Knoten Message Transfer Agent, um wichtige Informationen und Statistiken zum Nachrichtentransport anzuzeigen.» 2Fax-Gateway - Anzeige der Aktivität einiger Threads zu Vorgängen wie POP3-Downloading, Vorbereitung für den Faxversand, SMTP-Versand usw.» Eingangswarteschlange - Anzahl der für den Versand an SMTP-Clients vorbereiteten Faxe» Eingangsübertragungs-Thread - Anzeige der Aktivität des Prozesses, der Faxe an SMTP-Clients sendet» Letzte Datei - Die letzte verarbeitete Datei» Ausgangswarteschlange - Anzahl der vom POP3-Connector abgerufenen Faxe, die in die Warteschlange des Faxservers gestellt wurden» Ausgangsübertragungs-Thread - Anzeige der Aktivität des Prozesses, der POP3- Mail vom POP3-Postfach abruft» Letzte Adresse - Die letzte vom MTA verwendete -Adresse oder SMS- Nummer» SMS-Übertragungs-Thread - Anzeige des Status des Threads, der Nachrichten vorbereitet und an den SMS-Server leitet» Thread für eingehende SMS-Nachrichten - Anzeige der Aktivität von eingehenden SMS Klicken Sie auf:» Nachrichten verarbeiten - Zwingt den MTA dazu, neue Faxe/SMS-Nachrichten abzurufen» Neu starten - Neustart des Message Transfer Agent (MTA)-Dienstes von GFI FaxMaker Ferninstallation von GFI FaxMaker Monitor Installieren Sie zur Überwachung eines Remote-Faxservers die Anwendung GFI FaxMaker Monitor auf dem Remote-Faxserver. Deaktivieren Sie in der GFI FaxMaker-Installation die Option GFI FaxMaker-Faxserver, und aktivieren Sie bei der Auswahl der zu installierenden Komponenten die Option GFI FaxMaker Remote Monitor. Geben Sie im nächsten Fenster die IP-Adresse oder den Servernamen des GFI FaxMaker-Servers an. Weitere Informationen zur Durchführung der GFI FaxMaker-Installation finden Sie im Handbuch Erste Schritte von GFI FaxMaker unter: 10 Verwenden von GFI FaxMaker GFI FaxMaker

19 3 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 3.1 Faxleitungen Eine Faxleitung ist eine reale Telefonleitung, die Ihrem Faxgerät zugewiesen ist (d. h. einem Modem oder einer ISDN-/Faxkarte). Je nach Gerätetyp kann das Faxgerät mehrere Leitungen unterstützen. GFI FaxMaker ermöglicht es Ihnen, verschiedene Optionen pro Faxleitung zu konfigurieren. Screenshot 6 - Dialog Leitungen/Geräte Faxleitungen sind über die GFI FaxMaker-Konfiguration Leitungen/Geräte Eigenschaften konfigurierbar. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: Hinzufügen von Faxleitungen zu GFI FaxMaker Bearbeiten von Faxleitungen Löschen von Faxleitungen Hinzufügen von Faxleitungen zu GFI FaxMaker 1. Öffnen Sie die GFI FaxMaker-Konfiguration Leitungen/Geräte Eigenschaften, und klicken Sie auf Auswählen... HINWEIS: Klicken Sie zum Hinzufügen eines neuen Faxmodems nach der Installation von GFI FaxMaker im Dialog Leitungen/Geräte auf Suchen, um das Faxmodem der Geräteliste hinzuzufügen. GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 11

20 Screenshot 7 - Hinzufügen eines ISDN-Kanals 2. Geben Sie folgende Informationen an: Tabelle 2 - Optionen zum Hinzufügen einer Faxleitung EINSTELLUNG Verfügbare Faxleitungen Gerätetyp Physische(r) Leitung/Gerät Einstellungen von installiertem Gerät kopieren Klicken Sie auf OK. KONFIGURATION Wählen Sie die erste verfügbare Faxleitungsnummer. Legen Sie den Typ des verwendeten Faxgeräts fest. Wählen Sie die zu konfigurierende Leitung bzw. den zu konfigurierenden Port aus. Wählen Sie zum Kopieren der Einstellungen einer zuvor konfigurierten Faxleitung diese Option aus, und geben Sie die Faxleitung an, deren Einstellungen kopiert werden sollen. 3. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Gerät im Dialog für die Leitungseigenschaften Folgendes: Tabelle 3 - Optionen zum Faxleitungsgerät GERÄTETYP ISDN ISDN BRI CAPI2.0-Geräte ISDN PRI CAPI2.0-Geräte ANALOG CAPI2.0-Geräte Gateway-Geräte Brooktrout Faxmodemtreiber von GFI EINSTELLUNGEN ISDN-Typ - Wählen Sie den ISDN aus. MSN-Nummern - Geben Sie die Nummer ein, deren eingehende Anrufe beantwortet werden sollen. Geben Sie eine vollständige Nummer (z. B ) oder ein Nummernpräfix ein (z. B , um alle Nummern im Bereich zu beantworten). Alle annehmen - Klicken Sie auf diese Option, um alle auf diesem ISDN- Kanal eingehenden Anrufe zu beantworten. Kartentyp - Wählen Sie den Brooktrout-Gerätetyp aus. Leitungsfunktionen - Wählen Sie entsprechend der Eigenschaften Ihres Faxgeräts den jeweiligen Typ (Keine, DTMF oder DID/ISDN) aus. Tonwahl - Wählen Sie diese Option zur schnelleren Einwahl aus, falls sie unterstützt wird. Auf Rufzeichen warten - Die Einwahl wird nur gestartet, wenn ein Rufzeichen vorhanden ist. Anzahl der Klingelzeichen vor Annahme - Legen Sie die Anzahl der Klingelzeichen fest, nach denen ein eingehender Anruf angenommen werden soll. Modemtyp - Wählen Sie den Faxmodemtyp aus. Erweiterte Modemoptionen - GFI FaxMaker wird mit einer Anzahl von vordefinierten Geräten geliefert. Klicken Sie auf diese Option, um ein neues Gerät zu erstellen oder die Geräteoptionen manuell zu konfigurieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt 12 Allgemeine Konfigurationseinstellungen GFI FaxMaker

21 GERÄTETYP Microsoft Fax Modem Driver EINSTELLUNGEN Eigenschaften des Faxmodems in diesem Handbuch. Initialisierungsstring - Anzeige des Strings, der vom Modemtreiber zur Initialisierung des Modems verwendet wird. Anzahl der Klingelzeichen vor Annahme - Legen Sie die Anzahl der Klingelzeichen fest, nach denen ein eingehender Anruf angenommen werden soll. Tonwahl - Wählen Sie diese Option zur schnelleren Einwahl aus, falls sie unterstützt wird. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird die Impulswahl angewendet. Auf Rufzeichen warten - Die Einwahl wird nur gestartet, wenn ein Rufzeichen vorhanden ist. Auf Besetzt-Zeichen überprüfen - Vor dem Senden eines Faxes wird überprüft, ob die Leitung besetzt ist. Lautsprechermodus - Legen Sie mit dieser Option die Lautsprechereinstellungen fest: Immer aus, Bis verbunden oder Immer an. Lautsprecherlautstärke - Legen Sie die angemessene Lautstärke der Lautsprecher fest. Typ - Wählen Sie den Faxtyp aus. Anzahl der Klingelzeichen vor Annahme - Legen Sie die Anzahl der Klingelzeichen fest, nach denen ein eingehender Anruf angenommen werden soll. HINWEIS: Vergewissern Sie sich, dass der Faxdienst im Dienste-Applet ausgeführt wird. Screenshot 8 - Registerkarte Leitungsoptionen 4. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Leitungsoptionen die folgenden Optionen: GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 13

22 Tabelle 4 - Faxleitungsoptionen OPTION Max. Auflösung Max. Geschwindigkeit Lokale Fax-ID Eingehende Faxe empfangen Ausgehende Faxe senden Präfix & Suffix wählen Präfix nicht wählen, wenn Faxnummer: Faxkennung Anzahl der Wiederholungsversuche Wartezeit für Wiederholung ECM wenn möglich deaktivieren KONFIGURATION Legen Sie die maximale Auflösung für Faxe fest, die auf dieser Leitung gesendet und empfangen werden. Legen Sie die maximale Geschwindigkeit für Faxe fest, die auf dieser Leitung gesendet und empfangen werden. Diese Nummer wird als Teil des Übertragungsvorgangs an den Empfänger des Faxes geschickt. Hier wird zumeist die Faxnummer eingegeben. HINWEIS: Einige PABX-Geräte akzeptieren keine lokale Fax-ID für ausgehende Anrufe. Wenn das Faxgerät hinter diese Art von PABX-Gerät geschaltet ist, löschen Sie die lokale Fax-ID. Wählen Sie diese Option, um den Empfang von Faxen auf dieser Faxleitung zu erlauben. Wählen Sie diese Option, um die Übertragung von Faxen auf dieser Faxleitung zu erlauben. Falls Ihre Leitungen an eine Telefonanlage angeschlossen sind, können Sie ein Wahlpräfix oder -suffix bestimmen. Sie können das Wählen eines Präfixes ausschließen, wenn die Faxnummer weniger Stellen als angegeben oder eine bestimmte Anzahl von Stellen besitzt. Diese Einstellung ist besonders dann nützlich, wenn Sie unterschiedliche Anbieter für örtlich, national und international zu versendende Faxe in Anspruch nehmen. Geben Sie den Text ein, der ganz am Anfang des Faxes stehen soll (z. B. der Name des Unternehmens). Legen Sie fest, wie oft GFI FaxMaker nach einer fehlgeschlagenen Übermittlung versuchen soll, das Fax erneut zu versenden. Legen Sie die Dauer der Verzögerung in Sekunden zwischen den Wahlwiederholungen fest. Standardmäßig korrigiert GFI FaxMaker automatisch Fehler, die durch Geräusche verursacht werden, die mit der Übertragung eines Fax interferieren. Wählen Sie diese Option, um die automatische Korrektur zu deaktivieren. 14 Allgemeine Konfigurationseinstellungen GFI FaxMaker

23 Screenshot 9 - Weitere Leitungs-/Geräteoptionen 5. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Erweitert die folgenden Optionen: Tabelle 5 - Erweiterte Faxleitungsoptionen OPTION Auto-Print von auf dieser Leitung eingegangenen Faxen Über diese Leitung empfangene Faxe sichern Über diese Leitung empfangene Faxe sichern Faxe im folgenden Dateiformat sichern Anzahl der zu erfassenden DID-Stellen Vor der Erfassung Ton ausgeben KONFIGURATION Drucken Sie automatisch Faxe, die auf dieser Leitung empfangen werden. Klicken Sie auf Drucker einrichten..., um die Druckeinstellungen zu konfigurieren. Legen Sie im Dialog Automatisches Drucken eingehender Faxe einrichten fest, wie die Größe des Faxes für den Druck verändert werden soll, oder wählen Sie die Option Nächstliegendes Format, um automatisch die beste Größe zu erkennen und zu verwenden. Klicken Sie auf Druckereinrichtung..., um den für das jeweilige Papierformat geeigneten Drucker auszuwählen. Klicken Sie auf OK. Es wird eine Kopie aller eingehenden Faxe in einem Verzeichnis Ihrer Wahl erstellt. Geben Sie den Pfad ein, unter dem Sie die empfangenen Faxe speichern möchten. Es wird eine Kopie aller ausgehenden Faxe in einem Verzeichnis Ihrer Wahl erstellt. Geben Sie den Pfad ein, unter dem Sie die empfangenen Faxe speichern möchten. Wählen Sie das für die Anfertigung von Sicherheitskopien zu verwendende Format aus. Diese Option leitet Faxe mithilfe der DID-Nummer an einzelne Empfänger weiter. Legen Sie die Anzahl der zu erfassenden Stellen fest. Geben Sie beispielsweise 2 ein, um 00 bis 99 zu erfassen. Das Faxgerät gibt bei Annahme des Anrufs einen Ton aus, um dem Benutzer zu signalisieren, dass er die DTMF-Nummer eingeben muss. Falls verfügbar, wird empfohlen, diese Option immer aktiviert zu lassen. Wählen aus der Dropdown-Liste die Art des Tons aus. GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 15

24 OPTION Nach DTMF-Erfassung und vor dem Faxton Flash- Funktion ausführen KONFIGURATION Nur für Multitech-Modems. Wählen Sie diese Option, so dass nach erfolgreicher Erkennung eines Tons der Faxserver für 500 ms on hook (blinkt) geht. Screenshot 10 - Registerkarte Benutzer 6. Wählen Sie auf der Registerkarte Benutzer die Benutzer aus, die Faxe über diese Leitung verschicken dürfen. Konfigurieren Sie: Tabelle 6 - Benutzer der Faxleitung OPTION Alle Benutzer/Gruppen können Faxe über diese Leitung senden Aufgelistete Benutzer/Gruppen können Faxe über diese Leitung senden Hinzufügen... Löschen Leitung für aufgelistete Benutzer/Gruppen reservieren BESCHREIBUNG Diese Option erlaubt es allen lizenzierten Benutzern, Faxe über diese Leitung zu verschicken. Diese Option beschränkt die Benutzer, die Faxe über diese Leitung verschicken können. Legen Sie über diese Option fest, welche Benutzer Faxe über diese Leitung verschicken dürfen. Diese Option löscht ausgewählte Benutzer/Gruppen aus der Liste der zulässigen Benutzer. Diese Option reserviert die Leitung ausschließlich für ausgewählte Benutzer/Gruppen. 16 Allgemeine Konfigurationseinstellungen GFI FaxMaker

25 Screenshot 11 - Registerkarte Leitungstest 7. Über die Registerkarte Leitungstest können Sie ein Testfax verschicken, um die Leitungseinstellungen zu überprüfen. Geben Sie die Faxnummer, an die das Testfax gesendet werden soll, in das Feld Zu wählende Faxnummer ein, und klicken Sie auf Testfax senden. Klicken Sie auf Testfax überwachen, um GFI FaxMaker Monitor zu starten und damit den Status des Testfaxes zu überwachen. 8. Klicken Sie auf OK, um die Einstellung zu speichern. 9. Nach dem Ändern der Einstellungen für Leitungen/Geräte muss der GFI Faxmaker- Faxserver neu gestartet werden, um die Änderungen zu übernehmen. Klicken Sie für den Neustart auf Ja Bearbeiten von Faxleitungen 1. Öffnen Sie die GFI FaxMaker-Konfiguration Leitungen/Geräte Eigenschaften. 2. Wählen Sie die Geräteleitung aus, und klicken Sie auf Eigenschaften. 3. Führen Sie die erforderlichen Änderungen durch, und klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern. 4. Nach dem Ändern der Einstellungen für Leitungen/Geräte muss der GFI Faxmaker- Faxserver neu gestartet werden, um die Änderungen zu übernehmen. Klicken Sie für den Neustart auf Ja Löschen von Faxleitungen 1. Öffnen Sie die GFI FaxMaker-Konfiguration Leitungen/Geräte Eigenschaften. 2. Wählen Sie die Geräteleitung aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen. 3. Klicken Sie auf OK, um die Einstellung zu speichern. GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 17

26 4. Nach dem Ändern der Einstellungen für Leitungen/Geräte muss der GFI Faxmaker- Faxserver neu gestartet werden, um die Änderungen zu übernehmen. Klicken Sie für den Neustart auf Ja Eigenschaften des Faxmodems GFI FaxMaker kann Faxe empfangen und verschicken, indem es eine große Bandbreite an Faxmodems verwendet, die mit den Kommunikationsanschlüssen des Servers verbunden sind. So verschicken Sie Faxe mit diesen Geräten: 1. Fügen Sie der Liste Leitungen/Geräte das Modem als einen Faxmodemtreiber von GFI hinzu. 2. Wählen Sie im Dialog zu den Geräteeigenschaften den Modemtyp durch Modellname und -nummer aus, oder wählen Sie eine allgemeine Klasse, die am besten den Geräteeigenschaften entspricht. 3. Klicken Sie auf Erweiterte Modemoptionen..., und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 7 - Verwalten von Faxmodems OPTION Neues Modem (Aktuelles Modem als Vorlage)... Modem bearbeiten... Modem löschen Alle Modemtreiber auf Standardeinstellungen zurücksetzen BESCHREIBUNG Diese Option fügt der Modemliste ein neues Modem hinzu. Die anfänglichen Eigenschaften basieren auf dem ausgewählten Modemtyp. Weitere Informationen zur Konfiguration der Modemeigenschaften finden Sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Modemeigenschaften in diesem Handbuch. Diese Option öffnet die Modemeigenschaften. Weitere Informationen zur Konfiguration der Modemeigenschaften finden Sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Modemeigenschaften in diesem Handbuch. Diese Option entfernt das Modem aus der Liste. Diese Option setzt alle Modemtreiber auf die Standardeinstellungen zurück. 4. Konfigurieren Sie weitere Leitungs-/Geräteoptionen, und klicken Sie auf OK. 18 Allgemeine Konfigurationseinstellungen GFI FaxMaker

27 Benutzerdefinierte Modemeigenschaften Screenshot 12 - Dialog Benutzerdefinierte Modemeigenschaften Passen Sie die folgenden Optionen gemäß der Spezifikationen des Faxmodems an: Tabelle 8 - Erweiterte Faxmodemoptionen OPTION Modemtyp» Flusskontrolle» Fax-Klasse» Voice-Chipser» DLE Codes-Methode» Thread-Priorität» Daten-Initialisierungs-String» Fax-Initialisierungs-String» Voice-Initialisierungs-String» Verzögerung vor Befehl» Zeichenverzögerung BESCHREIBUNG Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen. 3.2 Lizenzierte Benutzer Geben Sie einen benutzerfreundlichen Namen für den Modemtyp ein (z. B. die Gerätemarke, den Namen oder die Modellnummer). Legen Sie die Einstellungen gemäß der Gerätespezifikationen fest. Die Liste der Benutzer, die Faxe verschicken und empfangen können, muss in GFI FaxMaker konfiguriert werden. GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 19

28 Screenshot 13 - Liste der GFI FaxMaker-Benutzer und -Gruppen Die Liste der lizenzierten Benutzer befindet sich in der GFI FaxMaker-Konfiguration Knoten Lizenzierte Benutzer. Tabelle 9 - Verwalten von lizenzierten Benutzern und Gruppen VERWALTEN DER BENUTZER/GRUPPEN Benutzer oder Gruppen hinzufügen Benutzer- /Gruppeneigenschaften Benutzer/Gruppen entfernen BESCHREIBUNG Active Directory: Klicken Sie zum Hinzufügen von Benutzern oder Gruppen auf Neue(r) lizenzierte(r) Benutzer/Gruppe... Geben Sie den Namen des Benutzers/der Gruppe ein, und klicken Sie auf OK. Kein Active Directory: Klicken Sie zum Hinzufügen von Benutzern auf Neue(r) lizenzierte(r) Benutzer/Gruppe... Geben Sie den Benutzernamen, den vollständigen Namen und die -Adresse ein. Klicken Sie auf Persönlich, um weitere Informationen einzugeben. Klicken Sie auf OK. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Benutzer/eine Gruppe und anschließend auf Eigenschaften. HINWEIS: Wenn GFI FaxMaker nicht in einer Active Directory-Umgebung installiert ist, können die Benutzereigenschaften angepasst werden. Wenn GFI FaxMaker in einer Active Directory-Umgebung installiert ist, werden Benutzereigenschaften aus dem Active Directory importiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Benutzer/eine Gruppe und anschließend auf Löschen. Klicken Sie auf OK, um den Löschvorgang zu bestätigen. HINWEIS: Gelöschte Benutzer können nicht wiederhergestellt werden und müssen daher erneut hinzugefügt werden. HINWEIS: Sie können auch eine spezifische Active Directory-Gruppe (z. B. GFI FaxMaker-Benutzer) erstellen, sodass Sie alle GFI FaxMaker-Benutzer direkt im Active Directory verwalten können Benutzertypen HINWEIS: Diese Option gilt nur für die GFI FaxMaker-Version mit einer unbeschränkten Benutzeranzahl. Konfigurieren Sie Typen der Benutzer, denen das Verschicken/Empfangen von Faxen mithilfe von GFI FaxMaker gestattet ist. Öffnen Sie die GFI FaxMaker-Konfiguration Erweitert Knoten Ergänzende Optionen.» Faxversand für Nicht-AD-Benutzer zulassen - Diese Option lässt zu, dass alle Faxe/SMS mithilfe von GFI FaxMaker bearbeitet werden können, auch wenn der Benutzer nicht im Active Directory ist. 20 Allgemeine Konfigurationseinstellungen GFI FaxMaker

29 » Faxversand nur für Benutzer aus Liste Lizenzierte Benutzer zulassen - Benutzer können nur dann Faxe/SMS verschicken, wenn sie in der Liste Lizenzierte Benutzer eingetragen sind Importieren der Benutzerliste aus CSV HINWEIS: Diese Option ist nur verfügbar, wenn GFI FaxMaker auf einem Computer installiert ist, der nicht mit der Domäne verbunden ist. GFI FaxMaker kann die Benutzerliste aus einer CSV (Comma Separated Values)-Datei importieren. Dadurch kann eine große Menge an Benutzern hinzugefügt werden. Vergewissern Sie sich, dass der Text wie folgt formatiert ist: "Vorname","Nachname","Firma","Abteilung","Faxnummer","Telefonnummer"," -Adresse","Anzeigename","Internet- -Adresse" Beispiel: "Max","Mustermann","MeineFirma","Vertrieb", " HINWEIS: Alle Felder außer das Feld für die -Adresse und den Benutzernamen können leer bleiben. Die -Adresse muss einmalig sein. So importieren Sie eine Benutzerliste aus einer CSV-Datei: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Lizenzierte Benutzer, und wählen Sie die Option Benutzer aus Datei importieren Wählen Sie die CSV-Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen. 3. Starten Sie GFI FaxMaker Monitor, und klicken Sie im Knoten Faxserver auf die Option Server neu starten, um den Faxserverdienst von GFI FaxMaker neu zu starten Importieren der Benutzerliste aus Windows HINWEIS: Diese Option ist nur verfügbar, wenn GFI FaxMaker auf einem Computer installiert ist, der nicht mit der Domäne verbunden ist. GFI FaxMaker kann die Liste der Windows-Benutzer vom lokalen Computer oder einem Remote-Computer importieren. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Lizenzierte Benutzer, und wählen Sie die Option Benutzer importieren... GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 21

30 Screenshot 14 - Importieren von Benutzern von einem Remote-Computer 2. (Optional) Wenn Sie die Liste der Windows-Benutzer von einem Remote-Computer importieren, wählen Sie die Option Entfernten Server verwenden, geben Sie den Servernamen oder die IP-Adresse ein, und klicken Sie auf Benutzer auflisten. 3. Wählen Sie die hinzuzufügenden Benutzer aus der Liste Benutzer auf Server aus, und klicken Sie auf Auswählen. 4. Geben Sie zum Hinzufügen einer benutzerdefinierten internen -Domäne die Domäne unter Domänenname anhängen ein. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Starten Sie GFI FaxMaker Monitor, und klicken Sie im Knoten Faxserver auf die Option Server neu starten, um den Faxserverdienst von GFI FaxMaker neu zu starten. 22 Allgemeine Konfigurationseinstellungen GFI FaxMaker

31 3.3 Faxadministratoren Faxadministratoren überwachen und verwalten den Faxserver. Sie werden außerdem per E- Mail über kritische Bedingungen informiert. Screenshot 15 - Liste der Faxadministratoren Öffnen Sie zur Verwaltung der Liste der Faxadministratoren in der GFI FaxMaker- Konfiguration das Menü Erweitert Faxadministratoren. Tabelle 10 - Verwalten von Faxadministratoren FUNKTION Administratoren hinzufügen Administratoreigenschaften bearbeiten Administratoren entfernen BESCHREIBUNG Klicken Sie auf Neu... Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Administrator, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Administrator, und wählen Sie die Option Löschen Fax-Gateway Die Einstellungen für den 2Fax-Gateway bestimmen, wie GFI FaxMaker mit dem Mailserver zum Verschicken und Empfangen von Faxen kommuniziert Mailservereinstellungen Konfigurieren Sie den Mailserver, den GFI FaxMaker zum Verschicken von s verwenden soll: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf 2Fax- Gateway, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 23

32 Screenshot 16 - Einrichten des 2Fax-Gateways 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte SMTP-Connector die folgenden Optionen: Tabelle 11 - SMTP-Connector-Optionen OPTION -Server Name /IP und Port SSL verwenden SMTP-Authentifizierung verwenden Sichere Passwort- Authentifizierung BESCHREIBUNG Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Mailservers sowie die Portnummer ein. Diese Option weist GFI FaxMaker an, sich mit dem Mailserver über SSL zu verbinden und zu kommunizieren. Diese Option weist GFI FaxMaker an, sich mit dem Mailserver mithilfe bestimmter Benutzeranmeldeinformationen zu verbinden. Geben Sie die Anmeldeinformationen in die Textfelder Konto und Kennwort ein. Wählen Sie diese Option, wenn eine gesicherte e für den Mailserver erforderlich ist. 3. Geben Sie zur Sicherstellung, dass GFI FaxMaker s über den konfigurierten Mailserver verschicken kann, eine -Adresse ein und klicken Sie auf Test- senden. Vergewissern Sie sich, dass die Test- im entsprechenden Postfach angekommen ist. Informationen zur Fehlerbehebung bei einem fehlgeschlagenen 2Fax-Gateway-Test finden Sie im Abschnitt 2Fax-Gateway-Test schlägt fehl in diesem Handbuch. 4. Klicken Sie auf OK POP3-Downloader GFI FaxMaker kann so konfiguriert werden, dass es Faxe und SMS zur Übermittlung von einem POP3-Postfach abfragt. Konfigurieren Sie den POP3-Connector so, dass er Faxe von einem spezifischen GFI FaxMaker-POP3-Postfach abruft und herunterlädt. HINWEIS: Die Option ist nicht verfügbar, wenn der Mailserver so konfiguriert ist, dass Faxe und SMS an GFI FaxMaker übertragen werden. 24 Allgemeine Konfigurationseinstellungen GFI FaxMaker

33 HINWEIS: Stellen Sie sicher, dass das POP3-Postfach nur für GFI FaxMaker zur Verfügung steht. GFI FaxMaker lädt alle s aus dem Postfach zur Verarbeitung herunter. Diese s sind nach dem Download endgültig aus dem Postfach entfernt. Konfigurieren Sie die POP3-Postfacheinstellungen: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf 2Fax- Gateway, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 17 - POP3-Connector 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte POP3-Connector die folgenden Optionen: Tabelle 12 - POP3-Downloader-Optionen OPTION POP3-Downloader aktivieren -Server Name /IP und Port Postfachkonto und Kennwort Vollständige -Adresse des oben angegebenen Postfachs SSL verwenden Zeitintervall für die Abfrage neuer Faxe 3. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Diese Option aktiviert den Faxdownload von einem POP3-Postfach. Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Mailservers sowie die Portnummer ein. Geben Sie die Anmeldeinformationen für den Zugriff auf das Postfach ein. Die -Adresse des POP3-Postfachs. Diese Option weist GFI FaxMaker an, sich mit dem Mailserver über SSL zu verbinden und zu kommunizieren. Geben Sie hier ein, wie oft GFI FaxMaker auf neue Faxe im GFI FaxMaker-Postfach prüfen soll. GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 25

34 3.5 Wähloptionen Mithilfe von Wähloptionen können Sie die Ortsvorwahlen und andere spezielle Wählvorgänge konfigurieren. Dadurch wird sichergestellt, dass GFI FaxMaker die Faxnummer strukturiert verarbeitet und Wählvorgänge in einem dem Telefonsystem entsprechenden Format durchführt. HINWEIS: GFI FaxMaker kann Wählkonfigurationen nur auf Faxnummern anwenden, die im folgenden Format eingegeben werden: +<Ländervorwahl> (<Ortsvorwahl>) <Faxnummer>. Beispiel: +44 (0) , +1 (151) , Klicken Sie zur Konfiguration der Wähloptionen in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Wählen Eigenschaften. Screenshot 18 - Wähloptionen WICHTIG: Passen Sie die Optionen für das Telefonwahlsystem Ihres Landes an. Eine Nichtanpassung kann ein Fehlschlagen der Faxübertragung verursachen. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 13 - Wähloptionen OPTION Eigene Ländervorwahl Meine Vorwahl lautet Internationale Anrufe BESCHREIBUNG Geben Sie Ihre Ländervorwahl ein. Verzichten Sie dabei auf das internationale Wählpräfix (das Wählpräfix wird meisten mit + angegeben). So lautet die Ländervorwahl für die Vereinigen Staaten beispielsweise 1. Hinweis: Das Wählpräfix ist die Nummer, die ein Benutzer wählen muss, um einen internationalen Anruf zu tätigen. Die Ländervorwahl ist die Nummer, die das Land identifiziert, in das der Anruf gehen soll. Geben Sie Ihre Ortsvorwahl ein. Konfigurieren Sie die Wähloptionen für das Verschicken von Faxen an internationale Empfänger. GFI FaxMaker erkennt einen Anruf als international, wenn die Nummer 26 Allgemeine Konfigurationseinstellungen GFI FaxMaker

35 OPTION Inlandswahl Ausnahmen BESCHREIBUNG ein + (Wählpräfix) vor der eigentlichen Nummer enthält. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen:» Wenn die Rufnummer mit meinem Ländercode beginnt, Ländercode streichen - Wählen Sie diese Option, um automatisch die Ländervorwahl zu entfernen, wenn eine Nummer mit der lokalen Ländervorwahl gewählt wird. Wenn Nummern diese Bedingung erfüllen, kann ihnen ein benutzerdefiniertes Präfix hinzugefügt werden.» Wenn die Rufnummer nicht mit meinem Ländercode beginnt - Wählen Sie diese Option, um das Zeichen + mit dem internationalen Wählpräfix zu ersetzen. Das ist die Nummer, die erforderlich ist, um einen internationalen Anruf aus Ihrem Land/Ihrer Region bzw. von Ihrem Dienstanbieter zu tätigen (z. B. 00, 010, 0011, 011 usw.). Konfigurieren Sie die Wähloptionen für das Verschicken von Faxen innerhalb des gleichen Landes aber einer anderen Region. GFI FaxMaker erkennt einen Anruf als national, wenn eine mit runden Klammern umschlossene Ortsvorwahl in der Nummer enthalten ist, z. B. (23456) Konfigurieren Sie die folgenden Optionen:» Eigene Ortsvorwahl ignorieren, wenn in Nummer enthalten - Wählen Sie diese Option, um automatisch die Ortsvorwahl zu entfernen, wenn eine Nummer mit der lokalen Vorwahl gewählt wird. Wenn Nummern diese Bedingung erfüllen, kann ihnen ein benutzerdefiniertes Präfix hinzugefügt werden.» Bei Nummer ohne eigene Ortsvorwahl - Wählen Sie diese Option, um ein benutzerdefiniertes Präfix hinzuzufügen, wenn eine nationale Nummer gewählt wird. HINWEIS: Die Ortsvorwahl in der Faxnummer muss in runden Klammern angegeben werden, damit der Faxserver bestimmen kann, welcher Teil der Nummer die Ortsvorwahl ist. Einige nationale Anrufe können komplexer sein, und es können Ausnahmen erforderlich sein (z. B. der Umgang mit mehreren Ortsvorwahlen). Mithilfe von Ausnahmen können Sie ein Präfix hinzufügen und/oder eine Ortsvorwahl ausschließen, wenn eine Nummer einer bestimmten Kombination entspricht. 1. Klicken Sie auf Ausnahmen. 2. Geben Sie die Vorwahl ein, für die die Ausnahme gelten soll. 3. Wenn eine Ausnahme für eine bestimmte Anschlussnummer (die Nummer nach der Ortsvorwahl) erforderlich ist, geben Sie die Anschlussnummer oder ein * ein, das für alle Nummern in der Ortsvorwahl gilt. 4. Wählen Sie zum Anfügen eines Präfixes vor der Vorwahl die Option Präfix vor der Ortsvorwahl wählen, und geben Sie das Präfix ein. 5. Um die Ortsvorwahl nicht zu wählen, wählen Sie die Option Keine Ortsvorwahl wählen aus. 6. Klicken Sie auf Auswählen. 7. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Ausnahmen. HINWEIS: Falls Ihre Anlage dies erfordert, verwenden Sie Kommata, um eine Verzögerung zwischen den Ziffern zu erzielen. Jedes Komma bewirkt eine Verzögerung von ca. zwei Sekunden. 3.6 Faxarchivierung GFI FaxMaker kann alle ein- und ausgehenden Faxe an einem zentralen Speicherort archivieren. Dadurch können alle Faxkommunikationen aufgezeichnet und alte Faxe abgerufen werden. Es werden zwei Archivierungsmethoden unterstützt:» Faxkopien an eine -Adresse schicken - Mit dieser Methode werden Kopien von verschickten, empfangenen und/oder nicht zustellbaren Faxen per an ein zentrales (Journal-)Postfach gesendet. Faxe werden anschließend mithilfe einer - Archivierungslösung wie GFI MailArchiver archiviert. Weitere Informationen hierzu GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 27

36 finden Sie im Abschnitt Schicken von Faxkopien an eine -Adresse in diesem Handbuch.» In Datenbank archivieren - Mit dieser Methode werden alle Faxe in einer Microsoft Access- oder Microsoft SQL/MSDE-Datenbank gespeichert. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Archivieren von Faxen in einer Datenbank in diesem Handbuch Schicken von Faxkopien an eine -Adresse Verwenden Sie diese Option, um die Kopie von eingehenden, ausgehenden und/oder nicht zustellbaren Faxen an eine -Adresse zu schicken. Dies schließt Sendeberichte und das Fax als Anhang ein. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf den Knoten Archivierung, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 19 - Archivierung in einem -Archivierungspaket 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Postfacharchivierung die Art der Faxe aus, die archiviert werden sollen: Tabelle 14 - Optionen zur Postfacharchivierung OPTION -Archivierung für empfangene Faxe aktivieren _Archieverung für verschikte Faxe aktivieren _Archieverung fürfehlversand aktivieren -Adresse Faxe in folgendem Format archivieren BESCHREIBUNG Mit dieser Option aktivieren Sie die Archivierung von empfangenen Faxen. Mit dieser Option aktivieren Sie die Archivierung von gesendeten Faxen. Mit dieser Option aktivieren Sie die Archivierung von nicht zustellbaren Faxen. Geben Sie die -Adresse an, an welche die archivierten Faxe weitergeleitet werden sollen. HINWEIS: Die -Adresse muss in der Liste der lizenzierten Benutzer von GFI FaxMaker aufgeführt sein. GFI FaxMaker archiviert Faxe standardmäßig im Format 28 Allgemeine Konfigurationseinstellungen GFI FaxMaker

37 OPTION BESCHREIBUNG.FAX. Aktivieren Sie zur Archivierung in einem anderen Format (z. B. PDF) das entsprechende andere Format. 3. Klicken Sie auf OK Archivieren von Faxen in einer Datenbank GFI FaxMaker kann alle Faxe und SMS in einer Microsoft Access- oder Microsoft SQL/MSDE- Datenbank archivieren. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf den Knoten Archivierung, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 20 - Archivierungseigenschaften 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Datenbank-Archivierung die Option Datenbank- Archivierung aktivieren. GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 29

38 Screenshot 21 - Datenbankkonfiguration 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenbank einrichten, um die Datenbank zum Speichern von Faxen zu konfigurieren: Tabelle 15 - Optionen zur Datenbank-Archivierung OPTION Microsoft Access-Datenbank Microsoft SQL/MSDE- Datenbank BESCHREIBUNG Mit dieser Option aktivieren Sie die Archivierung in einer Microsoft Access-Datenbank. Geben Sie den Speicherort für die Datenbank ein oder suchen Sie den Pfad. Geben Sie anschließend den Datenbanknamen mit der Dateierweiterung.MDB ein. HINWEIS: Eine Microsoft Access-Datenbank ist auf eine Größe von 2 GB beschränkt. Wenn die Datenbank eine Größe von 2 GB erreicht, benennt GFI FaxMaker automatisch die alte Datenbank um und erstellt eine neue Datenbank. Mit dieser Option aktivieren Sie die Archivierung in einer Microsoft SQL Server- oder MSDE-Datenbank. Geben Sie den Servernamen/die IP- Adresse der Datenbank ein oder wählen Sie den Server aus der Liste der automatisch erkannten Server aus. Geben Sie die Anmeldeinformationen für die Verbindung mit der Datenbank ein. GFI FaxMaker erstellt automatisch eine Datenbank mit dem Namen GFI FaxMaker Archive, die für die Archivierung von Faxen bestimmt ist. HINWEIS 1: Für die Archivierungsfunktion von GFI FaxMaker muss auf dem SQL-Server der Gemischte Modus für die Authentifizierung aktiviert sein. HINWEIS 2: Einige Datenbank könnten in ihrer Größe beschränkt sein. Stellen Sie sicher, dass diese Beschränkung nicht überschritten wird. 4. Klicken Sie auf Datenbank-Test, um die Einstellungen zu überprüfen. Klicken Sie anschließend auf OK. 5. GFI FaxMaker archiviert Faxe standardmäßig im Format.FAX. Aktivieren Sie zur Archivierung in einem anderen Format (z. B. PDF) die Option Faxe in folgendem Format archivieren, und legen Sie das erforderliche Format fest. 6. Klicken Sie auf OK. 30 Allgemeine Konfigurationseinstellungen GFI FaxMaker

39 3.7 Protokolldateien GFI FaxMaker protokolliert alle ein- und ausgehenden Faxe in zwei Protokolldateien im GFI FaxMaker-Installationsordner: Tabelle 16 - GFI FaxMaker-Protokolldateien PROTOKOLLDA TEI Sendlog.txt BESCHREIBUNG Diese Datei enthält die gesendeten Faxe in folgendem Format: "Datum","Uhrzeit","Absender-E- Mail","Absendername","Kostenstelle","Remote- ID","Empfängername","Empfängerunternehmen","Empfängernummer","Sended auer","seitenzahl","ergebnis","info","port","dateienimarchivverzeich nis" Beispiel: aul","unternehmen"," ","05:30","3","erfolg","fax wurde erfolgreich gesendet","com2","c:\sent\ _015642_00001.pdf" Rcvlog.txt. Diese Datei enthält die empfangenen Faxe in folgendem Format: "Datum","Uhrzeit","Remote- ID","Sendedauer","Seitenzahl","Ergebnis","Info","Port","DateiImArchi vverzeichnis","routingan" Beispiel: "6/12/2011","14:47:01","+557(833) ","03:30","2","SUCCESS","Fa x erhalten von +557(833) ","Line0","C:\Received GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 31

40 3.8 Integrieren eines HP Digital Sender GFI FaxMaker unterstützt den HP Digital Sender-Scanner/Kopierer. Damit können Sie Faxe direkt vom digitalen Sendegerät versenden, indem Sie das Dokument in das Gerät einlegen und die Faxnummer des Empfängers wählen. Das Fax wird dabei über GFI FaxMaker versendet, und der Benutzer erhält die Sendebestätigung in seinem -Postfach. HINWEIS: Eine vollständige Liste der unterstützten HP Digital Sender-Geräte finden Sie unter So versenden Sie Faxe mit einem HP Digital Sender: Screenshot 22 - Konfiguration des HP Digital Sender 1. Rufen Sie die Anwendung des HP Digital Sender auf, und wählen Sie die Registerkarte Inbox (Posteingang). 2. Wählen Sie die Option Enable receive (Empfang aktivieren). 3. Geben Sie im Feld Path to receive inbox (Pfad zum Empfangspostfach) das Verzeichnis ein, aus dem der HP Digital Sender die Faxdateien abrufen soll. 4. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf den Knoten HPDS/SAP, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 32 Allgemeine Konfigurationseinstellungen GFI FaxMaker

41 Screenshot 23 - Einrichten des HP Digital Sender 2. Wählen Sie auf der Registerkarte HPDS die Option Ordner nach HPF-Dateien durchsuchen. Geben Sie das entsprechende Verzeichnis in die HP Digital Sender- Anwendung ein oder suchen Sie den Pfad, und wählen Sie den Ordner HPFSCAN. 3. Klicken Sie auf OK. 4. Modifizieren Sie in der Utility HP Digital Sender JetAdmin Ihren HP Digital Sender, um die Faxoption zu aktivieren. Wählen Sie Other vendors with notification support (Andere Hersteller mit Benachrichtungssupport) als Netzwerk-Faxserver. 3.9 Speichern von Faxen GFI FaxMaker speichert die Kopien von Faxanhängen standardmäßig für einige Tage auf dem GFI FaxMaker-Server:» Gesendete Faxe - Die Kopie wird 2 Tage lang gespeichert.» Nicht zustellbare Faxe - Die Kopie wird 1 Woche lang gespeichert. Die Kopien werden im Ordner <GFI FaxMaker-Installationsordner>\data\attachments gespeichert. Dadurch ist das erneute Senden von Faxanhängen möglich. So konfigurieren Sie die Speicherung von Faxanhängen: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Knoten Ergänzende Optionen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Konfigurieren Sie im Bereich Faxserveroptionen folgende Optionen: Tabelle 17 - Speichern von Faxen OPTION Gesendete Faxanhänge für erneutes Senden nicht speichern BESCHREIBUNG Wählen Sie diese Option, um gesendete Faxanhänge nicht zu speichern. GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 33

42 OPTION Nicht zugestellte Faxanhänge nicht zum erneuten Versand speichern 3. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Wählen Sie diese Option, damit nicht zugestellte Faxanhänge nicht gespeichert werden Informationen zur GFI FaxMaker-Lizenzierung Klicken Sie zur Anzeige und Änderung der Lizenzierungsdetails in der GFI FaxMaker- Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Allgemein Lizenzierung, und wählen Sie die Option Produkt lizenzieren... Screenshot 24 - Anzeige aktueller Lizenzinformationen Verwenden Sie diesen Knoten, um aktuelle Lizenzinformationen anzuzeigen und Ihren Lizenzschlüssel einzugeben. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel eingeben, um Ihren Lizenzschlüssel zu bearbeiten. 34 Allgemeine Konfigurationseinstellungen GFI FaxMaker

43 3.11 Versionsinformationen Klicken Sie zur Anzeige der Installationsinformationen von GFI FaxMaker in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Allgemein Versionsinformationen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Sie können außerdem überprüfen, ob eine neuere Version von GFI FaxMaker auf der GFI- Website verfügbar ist. Screenshot 25 - GFI FaxMaker-Versionsinformationen GFI FaxMaker Allgemeine Konfigurationseinstellungen 35

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45 4 Konfiguration - Senden von Faxen 4.1 Sendeoptionen 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Versand/Empfangs-Optionen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 26 - Sendeoptionen 2. Wählen Sie die Registerkarte Senden, und konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 18 - Sendeoptionen OPTION Fax-Qualität beim Senden niedrig aufgelöster Faxe verbessern. (Einfache Interpolation alternierender Scan-Zeilen) Faxbericht-Attachments im folgenden Format senden Bei Erfolg ausgehende Faxe automatisch drucken Automatischer Druck bei Fehlschlag BESCHREIBUNG Diese Option verbessert die Qualität von Faxen mit niedriger Auflösung. GFI FaxMaker hängt eingehende Faxe standardmäßig im Format.FAX an. Wählen Sie diese Option, um das Anhangsformat anzupassen (z. B. Faxanhang im PDF-Format). Durch diese Option werden alle erfolgreich versendeten Faxe automatisch gedruckt. Klicken Sie auf Drucker einrichten..., um die Druckeinstellungen zu konfigurieren. Durch diese Option werden alle nicht zustellbaren Faxe automatisch gedruckt. Klicken Sie auf Drucker einrichten..., um die Druckeinstellungen zu konfigurieren. GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 37

46 OPTION Bei Erfolg Faxbericht (Ausgang) automatisch drucken Automatischer Druck bei Fehlschlag 3. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Durch diese Option wird nach dem erfolgreichen Senden eines Faxes automatisch ein Sendebericht gedruckt. GFI FaxMaker kann sechs Faxseiten verkleinert auf einer Seite drucken. Klicken Sie auf Drucker einrichten..., um die Druckeinstellungen einschließlich der Anzahl der zu druckenden Berichtseiten zu konfigurieren. Durch diese Option wird nach dem erfolgreichen Senden eines Faxes automatisch ein Sendebericht gedruckt. GFI FaxMaker kann sechs Faxseiten verkleinert auf einer Seite drucken. Klicken Sie auf Drucker einrichten..., um die Druckeinstellungen einschließlich der Anzahl der zu druckenden Berichtseiten zu konfigurieren. 4.2 Dokumentkonvertierung GFI FaxMaker ermöglicht es dem Benutzer, Faxe zu senden, indem der Inhalt an eine angehängt wird. Dabei konvertiert GFI FaxMaker automatisch den zu faxenden Anhang. Zu diesem Zweck wurde eine Konvertierungsengine für PDF-, HTML-, PNG-, GIF-, JPG-, RTFund TXT-Dateien integriert. HINWEIS: Microsoft Office 97 oder höher muss auf dem GFI FaxMaker-Server installiert sein, um Microsoft Office-Dateiformate zu konvertieren. Microsoft Office 2007 oder höher muss auf dem GFI FaxMaker-Server installiert sein, um Microsoft Office-Dateien im Open XML-Format DOCX und XLSX zu konvertieren. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Dokumentkonvertierung, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 27 - Optionen für die Dokumentkonvertierung 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 19 - Optionen für die Dokumentkonvertierung OPTION BESCHREIBUNG 38 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

47 OPTION Folgende Erweiterungen ignorieren Zugelassene Erweiterungen Auswählen Entfernen 3. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Geben Sie die Dateierweiterungen ein, die ignoriert werden sollen (durch Semikolon (;) getrennt). Mithilfe dieser Option öffnen Sie die Liste der Dateierweiterungen, die von GFI FaxMaker konvertiert werden dürfen. Geben zum Hinzufügen von zu konvertierenden Dateiformaten die entsprechende Erweiterung ein. Geben Sie in das Textfeld Befehl den Anwendungsbefehl ein, der die Datei im Windows Explorer druckt (zumeist Print). Klicken Sie auf Auswählen. HINWEIS: Klicken Sie zur Verifizierung, ob GFI FaxMaker eine Dateierweiterung konvertieren kann, im Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf eine Datei in diesem Format, und wählen Sie die Option Drucken. Die Datei muss erfolgreich gedruckt werden. Wählen Sie diese Option, um eine ausgewählte Dateierweiterung zu löschen. GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 39

48 4.3 Sendeberichte GFI FaxMaker benachrichtigt den Benutzer über den Status von gesendeten Faxen/SMS, indem ein Sendebericht zugestellt wird. Der Bericht enthält Details zur Fax-/SMS- Übertragung. Optional können Sie festlegen, dass der Faxinhalt und der Faxkörper enthalten sind. Screenshot 28 - Faxsendebericht Konfigurieren von Faxsendeberichten 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Sendeberichte, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 40 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

49 Screenshot 29 - Optionen für Faxsendeberichte 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 20 - Optionen für Sendeberichte OPTION Bericht bei erfolgreichem Faxversand Bei erfolgreicher Übertragung Fax-Datei dem Bericht hinzufügen Fehlgeschlagenen Faxversand in Bericht aufnehmen Bei fehlgeschlagener Übertragung Fax-Datei dem Bericht hinzufügen Original-Nachrichtentext anhängen 3. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Konfigurieren von SMS-Sendeberichten Mit dieser Option wird nach der erfolgreichen Übertragung eines Faxes ein Sendebericht zugestellt. Mit dieser Option wird das übertragene Fax in den Erfolgsbericht aufgenommen. Mit dieser Option wird nach der fehlgeschlagenen Übertragung eines Faxes ein Sendebericht zugestellt. Mit dieser Option wird der Faxinhalt in den Fehlerbericht aufgenommen. Mit dieser Option wird der Original-Faxnachrichtentext in den Sendebericht unterhalb des Berichttextes aufgenommen. Durch die Auswahl dieser Option kann der Benutzer Faxe erneut senden und gesendete Faxe finden. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Sendeberichte, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 41

50 Screenshot 30 - Optionen für SMS-Sendeberichte 2. Wählen Sie auf der Registerkarte SMS die Option Erfolgreiche ausgehende SMS- Übertragung melden, um den Benutzer über den erfolgreichen Versand einer SMS zu informieren. HINWEIS: Wenn der Versand einer SMS fehlschlägt, wird immer ein Bericht zugestellt. 3. Klicken Sie auf OK Anpassen von Sendeberichten Die Vorlage für Sendeberichte kann angepasst werden. Gehen Sie dafür wie folgt vor: 1. Öffnen Sie <GFI FaxMaker-Installationsordner>\data\reports. 2. Öffnen Sie die Vorlage in einem Texteditor (z. B. Notepad), um sie zu bearbeiten: Tabelle 21 - Vorlagen für Faxberichte BERICHTSVORLAGE error.fbt recv.fbt sent.fbt smserror.fbt smsrecv.fbt smssent.fbt BESCHREIBUNG Sendebericht für nicht zustellbare Faxe Faxbericht für empfangene Faxe Faxbericht für gesendete Faxe Sendebericht für nicht zustellbare SMS Faxbericht für empfangene SMS Faxbericht für gesendete SMS HINWEIS: Berichte, die mit dem Präfix html beginnen (z. B. htmlrecv.fbt), sind die äquivalenten Berichte im HTML-Format. 3. Ändern Sie die Datei mithilfe der folgenden Felder: 42 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

51 HINWEIS: Manche Felder gelten nur für bestimmte Berichte. Tabelle 22 - Faxberichtfelder FELD <status> <date> <time> <date_time> <speed> <connection_time> <pages> <total_pages> <resolution> <remote_id> <local_id> <line> <retries> <description> <dtmf_did> <subject> <billing_code> <r_last_name> <r_first_name> <r_name> <r_company> <r_department> <r_ > <r_fax> <r_voice> <s_last_name> <s_first_name> <s_name> <s_company> <s_department> <s_ > <s_fax> <s_voice> BESCHREIBUNG Übertragungsstatus Übertragungsdatum Uhrzeit der Übertragung Anzeige von Übertragungsdatum und -uhrzeit Übertragungsgeschwindigkeit Übertragungsdauer Anzahl der gesendeten Seiten Anzahl der zu sendenden Seiten Faxauflösung Leitungsnummer des Empfängers Lokale Leitungsnummer GFI FaxMaker-Leitungsnummer Anzahl der Wiederholungsversuche, die GFI FaxMaker unternimmt, um eine Verbindung mit dem Empfänger herzustellen. Beschreibung des Status der Faxübertragung DTMF/DID-Nummer Betreff der , die die Faxübertragung anfragt. Kostenstelle Nachname des Empfängers Vorname des Empfängers Anzeigename des Empfängers Unternehmen des Empfängers Abteilung des Empfängers -Adresse des Empfängers Faxnummer des Empfängers Telefonnummer des Empfängers Nachname des Absenders Vorname des Absenders Name des Absenders Unternehmen des Absenders Abteilung des Absenders -Adresse des Absenders Faxnummer des Absenders Telefonnummer des Absenders GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 43

52 4.4 Kopf-/Fußzeilenoptionen GFI FaxMaker ermöglicht es dem Benutzer, den Kopfzeilen- und Fußzeilentext aller einund ausgehenden Faxe anzupassen Ausgehende Faxe 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Kopfzeile/Fußzeile/Eingangsstempel, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 31 - Kopf- und Fußzeilenoptionen für ausgehende Faxe 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Kopf- und Fußzeilen die folgenden Optionen: Tabelle 23 - Kopf- und Fußzeilenoptionen OPTION Formatierung und Ausrichtung Kopfzeile auf jeder ausgehenden Faxseite. Vorlagentext: Diesen Fußzeilentext auf allen ausgehenden Faxen wiedergeben BESCHREIBUNG Über diese Option können Sie die Schriftart, -größe und -ausrichtung konfigurieren. HINWEIS: Wählen Sie während der Konfiguration die Felder für Kopfund Fußzeile, um ihnen unterschiedliche Formatierungen zuzuordnen. Wählen Sie diese Option, um eine Kopfzeile auf allen ausgehenden Faxen einzufügen. Geben Sie den anzuzeigenden Text ein.» Auf Standard festlegen - Wählen Sie diese Option, um den Standardtext wiederherzustellen.» Feld einfügen... - Wählen Sie diese Option, um ein benutzerdefinierbares Feld an der Stelle des Cursors einzufügen. Wählen Sie diese Option, um eine Fußzeile auf allen ausgehenden Faxen einzufügen. Geben Sie den anzuzeigenden Text ein.» Auf Standard festlegen - Wählen Sie diese Option, um den Standardtext wiederherzustellen.» Feld einfügen... - Wählen Sie diese Option, um ein 44 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

53 OPTION 3. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG benutzerdefinierbares Feld an der Stelle des Cursors einzufügen Eingehende Faxe 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Kopfzeile/Fußzeile/Eingangsstempel, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 32 - Stempeloptionen für eingehende Faxe 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Eingangsstempel die folgenden Optionen: Tabelle 24 - Stempeloptionen OPTION Formatierung und Ausrichtung Eingenhende Faxe mit foldendem Kopfzeilen-Text versehen Diesen Fußzeilentext auf allen eingehenden Faxen wiedergeben BESCHREIBUNG Über diese Option können Sie die Schriftart, -größe und -ausrichtung konfigurieren. HINWEIS: Wählen Sie während der Konfiguration die Felder für Kopfund Fußzeile, um ihnen unterschiedliche Formatierungen zuzuordnen. Wählen Sie diese Option, um eine Kopfzeile auf allen eingehenden Faxen einzufügen. Geben Sie den anzuzeigenden Text ein.» Auf Standard festlegen - Wählen Sie diese Option, um den Standardtext wiederherzustellen.» Feld einfügen... - Wählen Sie diese Option, um ein benutzerdefinierbares Feld an der Stelle des Cursors einzufügen. Wählen Sie diese Option, um eine Fußzeile auf allen eingehenden Faxen einzufügen. Geben Sie den anzuzeigenden Text ein.» Auf Standard festlegen - Wählen Sie diese Option, um den Standardtext wiederherzustellen.» Feld einfügen... - Wählen Sie diese Option, um ein benutzerdefinierbares Feld an der Stelle des Cursors einzufügen. GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 45

54 3. Klicken Sie auf OK. 4.5 Anrufsperre Mit der Anrufsperre können Sie die Faxnummern kontrollieren, an die Benutzer Nachrichten verschicken können. GFI FaxMaker überprüft die Regeln der Anrufsperre vor der Faxübertragung, um den Faxversand zu den Nummern zu blockieren, die mit den Einträgen übereinstimmen. Um beispielsweise spezifische Benutzer vom Senden von Faxen an internationale Nummern abzuhalten, fügen Sie eine Anrufsperrregel zu Ihrem internationalen Wählpräfix (z. B. 00 oder 011) hinzu. Screenshot 33 - Anrufsperrregeln 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Erweitert Knoten Anrufsperre. 2. Klicken Sie auf Neu... Screenshot 34 - Neuer Anrufsperreintrag 3. Geben Sie die zu sperrende Nummer ein, und klicken Sie auf OK. 4. Weisen Sie der konfigurierten Anrufsperre Benutzer zu oder lassen Sie sie frei, um die Sperre auf alle Benutzer anzuwenden. 5. Klicken Sie auf OK. 46 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

55 4.6 Öffentliche Kontakte Konfigurieren Sie in GFI FaxMaker die öffentlichen Kontakte, damit GFI FaxMaker Benutzerinformationen abfragt, wenn Benutzer Faxe mithilfe des -Client verschicken. HINWEIS: Öffentliche Kontakte könnten nicht konfiguriert sein:» Wenn Benutzer nicht den -Client zum Verschicken von Faxen verwenden (z. B. bei der alleinigen Verwendung des GFI FaxMaker- Faxnachrichtenformulars) oder» Wenn auf den Deckblättern keine Benutzerinformationen enthalten sind. HINWEIS: In einer Microsoft Exchange Server-Umgebung ist für die Verwendung von öffentlichen Kontakten MAPI Client and Collaboration Data Objects erforderlich. Installieren Sie dies auf dem GFI FaxMaker-Server:» Wenn Sie GFI FaxMaker nicht auf einem Microsoft Exchange-Server installieren.» Wenn Sie es auf Microsoft Exchange Server 2007/2010 installieren. Download-Quelle: 43a9-bff2-0a e&DisplayLang=en (Englisch) So konfigurieren Sie öffentliche Kontakte: 1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Profil (eingerichtet als Standardprofil) für die Verbindung mit Ihrem Exchange-Server ordnungsgemäß funktioniert. 2. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Öffentliche Kontakte, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 47

56 Screenshot 35 - Knoten Öffentliche Kontakte 3. Wählen Sie Option Abruf der Öffentlichen Kontakte von Exchange. 4. Klicken Sie auf Auswählen, und wählen Sie die Liste der öffentlichen Kontakte, aus der die Unternehmensinformationen abgefragt werden sollen. 5. Klicken Sie auf Datenbank-Test, um sicherzustellen, das GFI FaxMaker die aufgeführten Ordner der öffentlichen Kontakten abfragen kann. 6. Klicken Sie auf OK. 4.7 Deckblätter Mit GFI FaxMaker können Sie Ihrem Faxinhalt ein Deckblatt hinzufügen, das benutzerdefinierte Informationen und Designs enthält. Diese Seite wird an das Fax angehängt und als erste Seite verschickt. Es gibt zwei Arten von Deckblättern:» Deckblatt: Diese Seite enthält Faxdetails (wie Empfänger- und Absenderinformationen) sowie den Nachrichtentext ( -Text, wenn der Benutzer eine über den E- Mail-Client und das Faxnachrichtenformular verschickt). Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Deckblätter in diesem Handbuch.» Vorderes Deckblatt: Diese Seite sollte weniger Informationen enthalten als ein Deckblatt. Vordere Deckblätter dienen zur Angabe einer Kurznachricht vor dem eigentlichen Deckblatt (ähnlich einer Grußkarte). Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Vordere Deckblätter in diesem Handbuch. Deckblätter und vordere Deckblätter können pro Benutzer oder pro Gruppe angepasst werden. GFI FaxMaker fügt standardmäßig einige Deckblätter hinzu. Klicken Sie für den Zugriff auf die Liste der Deckblätter in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf den Knoten Deckblätter, und wählen Sie Deckblätter oder Vordere Deckblätter. 48 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

57 4.7.1 Deckblätter Standardmäßiges Deckblatt Das standardmäßige Deckblatt ist das Deckblatt, das für alle Benutzer angewendet wird, für die kein anderes Deckblatt konfiguriert ist. So wählen Sie ein anderes standardmäßiges Deckblatt aus: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter Deckblätter. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Deckblatt, und wählen Sie Option Als globales Standarddeckblatt festlegen. Verwenden eines benutzerdefinierten Deckblatts für eine Liste von Benutzern GFI FaxMaker kann verschiedene Deckblätter für unterschiedliche Benutzer oder Benutzergruppen verwenden. So wenden Sie ein benutzerdefiniertes Deckblatt auf einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Benutzergruppe an: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter Deckblätter. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Deckblatt, dem ein Benutzer zugewiesen werden soll, und wählen Sie Eigenschaften. Screenshot 36 - Benutzer für Deckblätter 3. Fügen Sie auf der Registerkarte Benutzer die Benutzer hinzu, die dem Deckblatt zugewiesen werden sollen. 4. Klicken Sie auf OK. Bearbeiten von integrierten Deckblättern 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter Deckblätter. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu bearbeitende Deckblatt, und wählen Sie Eigenschaften. GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 49

58 Screenshot 37 - Registerkarte Deckblattoptionen 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen auf Bearbeiten. Das Deckblatt wird im Texteditor geöffnet. 4. Bearbeiten Sie das Deckblatt nach Ihren Wünschen. HINWEIS: Bei der Bearbeitung von Deckblättern können Sie Felder verwenden, um benutzerdefinierbare Informationen anzuzeigen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Unterstützte Seriendruck-Felder in diesem Handbuch. 5. Speichern Sie die Einstellungen nach dem Abschluss, und schließen Sie den Dialog. 6. Klicken Sie auf OK. Gestalten von Deckblättern Schritt 1: Deckblatt erstellen Sie können benutzerdefinierte Deckblätter im Format HTML, RTF und MHT mithilfe von benutzerdefinierten Designs, Texten und Feldern erstellen. Verwenden Sie Ihren bevorzugten Editor, um die Seite zu erstellen. HINWEIS: Sie können für die Anzeige von nützlichen Informationen entsprechende Felder verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Unterstützte Seriendruck-Felder in diesem Handbuch. HINWEIS: Verwenden Sie eine UTF-8-Verschüsselung für HTML-Deckblätter. Schritt 2: Hinzufügen von Deckblättern zu GFI FaxMaker 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter Deckblätter. 50 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

59 Screenshot 38 - Erstellen eines neuen Deckblatts 2. Klicken Sie auf Neu Geben Sie einen Anzeigenamen ein. 4. Klicken Sie auf Aus Datei hinzufügen..., suchen Sie das neu erstellte Deckblatt, und klicken Sie auf Öffnen. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Fügen Sie die gewünschten Benutzer hinzu, die diesem Deckblatt zugewiesen werden sollen. 7. Klicken Sie auf OK. Vorschau von integrierten Deckblättern Öffnen Sie zur Vorschau von Deckblättern den Ordner <GFI FaxMaker- Installationsordner>\coverpage\. Doppelklicken Sie auf ein Deckblatt, um eine Vorschau davon im Webbrowser (HTML- oder MHT-Formate) oder im Texteditor (RTF-Formate) anzuzeigen. Allgemeine Deckblattoptionen 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Deckblätter Deckblätter, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 51

60 Screenshot 39 - Deckblattoptionen 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 25 - Deckblätter OPTION Deckblätter senden Nur wenn Nachrichtentext vorhanden Dieses Deckblatt verwenden, wenn für den Benutzer kein Standarddeckblatt angegeben ist BESCHREIBUNG Mit dieser Option aktivieren oder deaktivieren Sie Deckblätter. HINWEIS: Das Deaktivieren von Deckblättern über den Eigenschaftendialog von Deckblättern deaktiviert auch die Verwendung von vorderen Deckblättern. Mit dieser Option wird nur ein Deckblatt hinzugefügt, wenn ein Fax mit einem enthaltenen Nachrichtentext gesendet wird (z. B. wenn ein Fax als Anhang einer gesendet wird und die auch einen -Text enthält). Mit dieser Option wählen Sie das zu verwendende Standarddeckblatt aus, wenn für einen Benutzer kein benutzerdefiniertes Deckblatt konfiguriert ist. 3. Legen Sie auf der Registerkarte Anpassung die Deckblattränder (in Zoll) fest. 4. Klicken Sie auf OK Vordere Deckblätter HINWEIS: Ein vorderes Deckblatt dient als Zusatz zu Deckblättern. Durch die Deaktivierung von Deckblättern wird auch das vordere Deckblatt deaktiviert. Standardmäßiges vorderes Deckblatt Das standardmäßige vordere Deckblatt ist das Deckblatt, das für alle Benutzer angewendet wird, für die kein anderes vorderes Deckblatt konfiguriert ist. So wählen Sie ein anderes standardmäßiges vorderes Deckblatt aus: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter Vordere Deckblätter. 52 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

61 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das vordere Deckblatt, und wählen Sie die Option Als standardmäßiges globales vorderes Deckblatt festlegen. Verwenden eines benutzerdefinierten vorderen Deckblatts für eine Liste von Benutzern GFI FaxMaker kann verschiedene vordere Deckblätter für unterschiedliche Benutzer oder Benutzergruppen verwenden. So wenden Sie ein benutzerdefiniertes vorderes Deckblatt auf einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Benutzergruppe an: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter Vordere Deckblätter. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das vordere Deckblatt, dem ein Benutzer zugewiesen werden soll, und wählen Sie Eigenschaften. Screenshot 40 - Benutzer für ein vorderes Deckblatt 3. Fügen Sie auf der Registerkarte Benutzer die Benutzer hinzu, die dem vorderen Deckblatt zugewiesen werden sollen. 4. Klicken Sie auf OK. Gestalten eines vorderen Deckblatts Schritt 1: Erstellen eines vorderen Deckblatts Sie können benutzerdefinierte vordere Deckblätter im Format HTML, RTF und MHT mithilfe von benutzerdefinierten Designs, Texten und Feldern erstellen. Verwenden Sie Ihren bevorzugten Editor, um die Seite zu erstellen. HINWEIS: Sie können für die Anzeige von nützlichen Informationen entsprechende Felder verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Unterstützte Seriendruck-Felder in diesem Handbuch. HINWEIS: Verwenden Sie eine UTF-8-Verschüsselung für vordere Deckblätter im HTML-Format. GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 53

62 Schritt 2: Hinzufügen eines vorderen Deckblatts zu GFI FaxMaker 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter Vordere Deckblätter. Screenshot 41 - Erstellen eines neuen vorderen Deckblatts 2. Klicken Sie auf Neu Geben Sie einen Anzeigenamen für das vordere Deckblatt ein. 4. Klicken Sie auf Aus Datei hinzufügen..., suchen Sie das neu erstellte Deckblatt, und klicken Sie auf Öffnen. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Fügen Sie die gewünschten Benutzer hinzu, die diesem vorderen Deckblatt zugewiesen werden sollen. 7. Klicken Sie auf OK. Allgemeine Optionen für vordere Deckblätter 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Deckblätter Vordere Deckblätter, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 54 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

63 Screenshot 42 - Optionen für ein vorderes Deckblatt 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 26 - Allgemeine Optionen für vordere Deckblätter OPTION Vorderes Deckblatt verwenden BESCHREIBUNG Wählen Sie diese Option, um immer ein vorderes Deckblatt für s von allen Benutzern hinzuzufügen. Legen Sie das zu verwendende vordere Deckblatt fest, wenn für einen Benutzer kein benutzerdefiniertes vorderes Deckblatt konfiguriert ist. Durch die Deaktivierung dieser Option verschickt GFI FaxMaker nur ein vorderes Deckblatt für Faxe, die von Benutzern stammen, für die ein vorderes Deckblatt konfiguriert ist. 3. Legen Sie auf der Registerkarte Anpassung die Seitenränder (in Zoll) für das vordere Deckblatt fest. 4. Klicken Sie auf OK Unterstützte Seriendruck-Felder Die folgenden Felder werden in Deckblättern und vorderen Deckblättern verwendet, um nützliche Faxinformationen anzuzeigen. HINWEIS: Alle Felder müssen kleingeschrieben werden. Absenderdetails Tabelle 27 - Seriendruck-Felder für Deckblätter - Absenderdetails FELD BESCHREIBUNG [s_last_name] Nachname des Absenders [s_first_name] Vorname des Absenders [s_name_fl] Vor- und Nachname des Absenders GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 55

64 FELD [s_name_lf] [s_company] [s_department] [s_fax] [s_voice] [s_ ] BESCHREIBUNG Nach- und Vorname des Absenders Unternehmen des Absenders Abteilung des Absenders Faxnummer des Absenders Telefonnummer des Absenders -Adresse des Absenders Empfängerdetails Tabelle 28 - Seriendruck-Felder für Deckblätter - Empfängerdetails FELD [r_company] [r_department] [r_first_name] [r_last_name] [r_name_fl] [r_name_lf] [r_fax] [r_voice] [r_ ] Sonstige Felder BESCHREIBUNG Unternehmen des Empfängers Abteilung des Empfängers Vorname des Empfängers Tabelle 29 - Seriendruck-Felder für Deckblätter FELD [message] [time] [date] [longdate] [subject] [total_pages] Nachname des Empfängers Vor- und Nachname des Empfängers Nach- und Vorname des Empfängers Faxnummer des Empfängers Telefonnummer des Empfängers -Adresse des Empfängers BESCHREIBUNG Anzeige des -Nachrichtentexts HINWEIS 1: Stellen Sie sicher, dass ausreichend Platz für den -Text vorgesehen ist. HINWEIS 2: s enthalten normalerweise Reintext- und HTML-Formate für eine Abwärtskompatibilität. GFI FaxMaker zeigt standardmäßig die HTML-Version an. Klicken Sie zur Auswahl des bevorzugten Formats mit der rechten Maustaste auf den Knoten Deckblätter, und wählen Sie das bevorzugte Format aus. Zeit der Faxübertragung Datum der Faxübertragung Datum und Uhrzeit der Faxübertragung Anzeige des -Betreffs Gesamtanzahl der Faxseiten einschließlich des Deckblatts 56 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

65 4.8 NetPrintQueue2Fax NetPrintQueue2Fax ist ein Druckertreiber, der auf Benutzercomputern installiert ist. Dadurch können Benutzer Inhalte über jede druckfähige Anwendung drucken, die per Fax verschickt werden. Screenshot 43 - Ein für den Druck mit NetPrintQueue2Fax vorbereitetes Dokument Funktionsweise 1. Benutzer bereiten den zu faxenden Inhalt in einer Textanwendung (z. B. Microsoft Word oder eine Rechnungssoftware) vor. HINWEIS: Faxempfängerdetails (Faxnummer, Name und Unternehmen) müssen im Inhalt enthalten sein. 2. Benutzer drucken den Inhalt mithilfe des NetPrintQueue2Fax-Druckertreibers. Weitere Informationen zur Installation der NetPrintQueue2Fax-Druckertreiber auf den Benutzercomputern finden Sie im Abschnitt Installieren von NetPrintQueue2Fax- Druckertreibern auf Client-Computern in diesem Handbuch. 3. NetPrintQueue2Fax schickt den Inhalt zur Verarbeitung an GFI FaxMaker. 4. GFI FaxMaker analysiert den Inhalt, um die Faxempfängerdetails zu bestimmen. Weitere Informationen, wie GFI FaxMaker die Faxempfängerdetails bestimmt, finden Sie im Abschnitt Konfigurieren der NetPrintQueue2Fax-Optionen in diesem Handbuch. 5. GFI FaxMaker verschickt das Fax. GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 57

66 Screenshot 44 - Drucken eines Dokuments mithilfe von NetPrintQueue2Fax Konfigurieren der NetPrintQueue2Fax-Optionen GFI FaxMaker muss konfiguriert werden, damit es die Identifikatoren der Empfängerdetails erkennt. Konfigurieren Sie GFI FaxMaker beispielsweise so, dass der Text nach der Zeichenfolge Fax: die Faxnummer des Empfängers darstellt. So konfigurieren Sie die Empfängeridentifikatoren: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf NetPrintQueue2Fax, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 58 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

67 Screenshot 45 - Konfiguration von NetPrintQueue2Fax 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 30 - Konfigurationsoptionen für NetPrintQueue2Fax OPTION NetPrintQueue2Fax aktivieren Empfänger Firmenname Faxnummer Schlisszeichen für Feldende Suche mit Groß- und Kleinschreibung 3. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Diese Option aktiviert NetPrintQueue2Fax Geben Sie den Text ein, der den Empfänger identifiziert. Der Standardtext ist An:. Geben Sie den Text ein, der das Unternehmen des Empfängers identifiziert. Der Standardtext ist Unternehmen:. Geben Sie den Text ein, der die Faxnummer des Empfängers identifiziert. Der Standardtext ist Fax:. Wenn GFI FaxMaker ein Suchfeld gefunden und die Zeichenfolge nach der Suchzeichenfolge abgerufen hat, muss es Kenntnis über das Ende der Zeichenkette erhalten. Geben Sie dazu entweder keinen weiteren Text nach dieser Zeile ein oder verwenden Sie ein Sonderzeichen, um das Ende des Feldes zu bestimmen. Wählen Sie zur Verwendung einer Feldmarkierung diese Option aus, und geben Sie die Markierung ein. Verwenden Sie diese Option, um festzulegen, ob die Groß- und Kleinschreibung der Feldidentifikatoren beachtet werden soll. HINWEIS: Wenn GFI FaxMaker im Dokument kein Suchfeld finden kann, wird das Fax nicht verschickt und GFI FaxMaker schickt einen Fehlerbericht an den Benutzer Installieren von NetPrintQueue2Fax-Druckertreibern auf Client- Computern Installieren Sie den Druckertreiber auf dem Client-Computer, um Benutzern die Verwendung der NetPrintQueue2Fax-Funktion zu ermöglichen. GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 59

68 HINWEIS: Die Installation läuft wie bei jedem anderen Netzwerk-Druckertreiber für Windows ab. Wählen Sie das Betriebssystem des Client aus, um weitere Informationen zur Installation des NetPrintQueue2Fax-Druckertreibers zu erhalten: Windows Vista/7 Windows XP Windows 2000/2003 HINWEIS: Wenn GFI FaxMaker unter Windows Server 2003 (64 Bit) installiert wird, ist die Installations-CD für Windows Server 2003 (32 Bit) für die Installation des NetPrintQueue2Fax-Druckertreibers auf 32-Bit-Client-Computern erforderlich. Windows Vista/7 1. Wählen Sie in der Systemsteuerung die Option Hardware und Sound Geräte und Drucker Drucker hinzufügen Einen Netzwerk-, Drahtlos- oder Bluetoothdrucker hinzufügen, und klicken Sie auf Weiter. 2. Wählen Sie den Drucker NetPrintQueue2Fax aus der Liste der gefundenen Drucker aus, oder klicken Sie auf Der gesuchte Drucker ist nicht aufgeführt, um den Pfad von NetPrintQueue2Fax manuell im Format \\FaxServerName\NetPrintQueue2Fax einzugeben. HINWEIS: Wenn GFI FaxMaker auf einem 64-Bit-Computer installiert ist, muss der Treiber manuell gesucht werden: a. Klicken Sie im Dialog Es wurde kein Treiber gefunden auf OK, um den Treiber manuell zu suchen. b. Navigieren Sie zum GFI FaxMaker-Server, und öffnen Sie den freigegebenen Ordner NetPrintQueue2Fax_Drivers. c. Wählen Sie die Datei npqf.inf, und klicken Sie auf Öffnen, um den Treiber zu installieren. d. Windows überprüft den Herausgeber der Treibersoftware. Klicken Sie auf Diese Treibersoftware trotzdem installieren, um fortzufahren. 3. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den NetPrintQueue2Fax-Drucker zur Liste der Drucker hinzuzufügen. Windows XP 1. Wählen Sie auf dem Client-Computer Start Drucker Drucker hinzufügen, und klicken Sie auf Weiter. 2. Wählen Sie die Option Netzwerkdrucker, und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie Einen Drucker im Verzeichnis suchen, um nach dem NetPrintQueue2Fax- Drucker im Dialog Drucker suchen zu suchen. 4. Wenn der NetPrintQueue2Fax-Drucker nicht automatisch gefunden wird, schließen Sie den Dialog Drucker suchen, wählen Sie Verbindung mit dem Drucker herstellen, und geben Sie den Pfad des NetPrintQueue2Fax-Druckers im Format \\FaxServerName\NetPrintQueue2Fax ein. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. 60 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

69 HINWEIS: Wenn GFI FaxMaker auf einem 64-Bit-Computer installiert ist, muss der Treiber manuell gesucht werden: a. Klicken Sie im Dialog Verbindung mit dem Drucker herstellen auf OK, um den Treiber manuell zu suchen. b. Windows überprüft die Kompatibilität des Druckers mit Windows XP. Klicken Sie auf Trotzdem fortfahren. c. Klicken Sie im Dialog Datenträger einlegen auf OK, um nach dem Druckertreiber zu suchen. d. Navigieren Sie zum GFI FaxMaker-Server, und öffnen Sie den freigegebenen Ordner NetPrintQueue2Fax_Drivers. e. Wählen Sie die Datei npqf.inf, und klicken Sie auf Öffnen, um den Treiber zu installieren. 5. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den NetPrintQueue2Fax-Drucker zur Liste der Drucker hinzuzufügen. Windows 2000/ Klicken Sie in der Systemsteuerung des Client-Computers auf Drucker Drucker hinzufügen Netzwerkdrucker, und klicken Sie auf Weiter. 2. Wählen Sie Geben Sie einen Druckernamen ein. Sie haben zwei Möglichkeiten:» Geben Sie den Pfad des Druckers im Format \\FaxServerName\NetPrintQueue2Fax ein, oder» Klicken Sie auf Weiter, um nach freigegebenen Druckern im Netzwerk zu suchen, und wählen Sie NetPrintQueue2Fax aus dem Fax-Mailserver aus. 3. Klicken Sie auf Weiter, um den NetPrintQueue2Fax-Drucker zur Liste der Drucker hinzuzufügen Verwenden von TextAPI-Befehlen Neben den Empfängerdaten können Sie weitere Befehle am Anfang Ihres Dokuments einbetten, wie z. B. den Sendezeitpunkt eines Faxe, die Faxauflösung usw. Geben Sie dazu die Befehle am Anfang des Dokuments ein. GFI FaxMaker entfernt diese Befehle später bei Erkennung automatisch. Weitere Informationen zu den TextAPI-Befehlen finden Sie im Handbuch für GFI FaxMaker- API unter: 4.9 TextAPI und XMLAPI Mit TextAPI und XMLAPI können Sie Faxe verschicken, indem Sie eine Text- oder XML-Datei (API) konfigurieren und sie an einen zentralen Ordner übertragen. GFI FaxMaker ruft automatisch die Faxe aus diesem Ordner ab und bearbeitet sie. HINWEIS: XMLAPI kann auf die gleiche Weise verwendet werden, um SMS zu verschicken. HINWEIS: APIs müssen gemäß einer standardmäßigen Konvention formatiert werden, indem Felder und Parameter verwendet werden, die GFI FaxMaker zur Verarbeitung der Faxe und SMS nutzen kann. Weitere Informationen zur Erstellung von API- Dateien finden Sie im API-Handbuch für GFI FaxMaker unter: GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 61

70 4.9.1 TextAPI So aktivieren und konfigurieren Sie TextAPI: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Knoten TextAPI/XMLAPI, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte TextAPI die folgenden Optionen: Tabelle 31 - TextAPI-Optionen OPTION Ordner nach Textdateien durchsuchen Deckblatt für Textformatierung verwenden 3. Klicken Sie auf OK XMLAPI BESCHREIBUNG So aktivieren und konfigurieren Sie XMLAPI: Diese Option aktiviert TextAPI. Geben Sie den Ordner an, in dem die TextAPIs für die Verarbeitung durch GFI FaxMaker gespeichert werden sollen. Wählen Sie das Deckblatt aus, das für TextAPI-Faxe verwendet werden soll. Weitere Informationen zu Deckblättern finden Sie im Abschnitt Deckblätter in diesem Handbuch. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Knoten TextAPI/XMLAPI, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte XMLAPI die folgenden Optionen: Tabelle 32 - XMLAPI-Optionen OPTION Ordner 3. Klicken Sie auf OK Gebührenerfassung BESCHREIBUNG Geben Sie den Ordner an, in dem die XMLAPIs für die Verarbeitung durch GFI FaxMaker gespeichert werden sollen. Mit GFI FaxMaker können Sie die Verwendung von Kostenstellen beim Verschicken von Faxmitteilungen erzwingen. Benutzer oder Benutzergruppen verwenden eine bestimmte Kostenstelle zum Verschicken von Faxen. Dadurch kann der Administrator die Faxverwendung mithilfe von Kostenstellen überwachen. Zur Verwendung von Kostenstellen beim Verschicken von Faxen müssen Benutzer den folgenden API-Befehl in das Fax einfügen: ::b=<kostenstelle> oder ::billingcode=<kostenstelle> Ersetzen Sie <Kostenstelle> durch die Kostenstelle, die dem Benutzer zugewiesen ist. Beispiel: ::b=22343 HINWEIS: Bei aktivierter Kostenstellenfunktion werden Faxmitteilungen ohne Kostenstelle nicht verschickt. HINWEIS: Kostenstellen können auch in den -Betreff eingefügt werden. Geben Sie in diesem Fall den Befehl in eckigen Klammern ein. Beispiel: [::b=123456]. So erzwingen Sie die Verwendung von Kostenstellen: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Gebührenerfassung, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 62 Konfiguration - Senden von Faxen GFI FaxMaker

71 Screenshot 46 - Optionen zum Erzwingen der Gebührenerfassung 2. Wählen Sie die Option Hjedes verschikte Fax muss eine Kostenstelle inthalten. 3. Klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker Konfiguration - Senden von Faxen 63

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73 5 Konfiguration - Empfangen von Faxen 5.1 Empfangsoptionen So konfigurieren Sie die Optionen zum Empfangen von Faxen: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Versand/Empfangs-Optionen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 47 - Empfangsoptionen 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Empfangen die folgenden Optionen: Tabelle 33 - Allgemeine Empfangsoptionen OPTION Lange Faxe auf Standardseiten verteilen Schwellenwert für Papierformat Eingehende Faxe im folgended Attachment- Format weiterleiten 3. Klicken Sie auf OK. 5.2 Faxrouting BESCHREIBUNG Ist eine empfangene Faxseite 1,5 Mal länger als das ausgewählte Papierformat, wird die Seite auf das ausgewählte Format gekürzt. Wählen Sie das Papierformat für empfangene Faxe aus. Ist ein eingehendes Fax mindestens 1,5 Mal länger als das ausgewählte Papierformat, wird es automatisch auf dieses Format gekürzt. Wählen Sie das Format, in dem empfangene Faxe gespeichert und weitergeleitet werden soll. Eine wichtige Funktion von GFI FaxMaker ist die Möglichkeit, ein eingehendes Fax direkt an den richtigen Empfänger weiterzuleiten. Mit GFI FaxMaker stehen hierfür mehrere GFI FaxMaker Konfiguration - Empfangen von Faxen 65

74 Methoden zur Verfügung, die sowohl Vor- als auch Nachteile haben. Generell ist DID- Routing (Direct Inward Dial) für größere Installationen zu bevorzugen. Für kleinere Installationen hingegen ist das MSN- und Leitungsrouting besser geeignet. Wählen Sie den Typ des zu verwendenden Routings aus: Tabelle 34 - Faxrouting-Methoden ROUTING-METHODE DID/DTMF-Routing (ISDN/Analog/Digital) MSN-Routing (nur ISDN) OCR-Routing Leitungs-Routing CSID-Routing BESCHREIBUNG Beim DID-Routing teilt der Telekommunikationsanbieter dem Kunden eine Reihe von virtuellen Nummern zu, über die einzelne Benutzer/Drucker/öffentliche Ordner auch ohne eine jeweils zugewiesene physische Faxleitung eine eigene Faxnummer erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt DID/DTMF-Routing (ISDN/Analog/Digital) in diesem Handbuch. Mit dieser Option leiten Sie empfangene Faxe basierend auf der MSN-Nummer der Leitung weiter. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt MSN-Routing in diesem Handbuch. Mit dieser Option können Sie eingehende Faxe unter Berücksichtigung des darin enthaltenen Textes weiterleiten. Faxseiten werden mithilfe der OCR- Technologie in Text konvertiert. Daraufhin wird der Text nach dem Vor- oder Nachnamen des Empfängers und/oder anderen konfigurierbaren Begriffen durchsucht. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt OCR-Routing in diesem Handbuch. Mit dieser Option können Sie Faxe unter Berücksichtigung der Faxleitung, auf der sie empfangen wurden, weiterleiten. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Leitungs-Routing in diesem Handbuch. CSID (Caller Sender Identification)-Routing verwendet die Faxgerät-ID des Absenders, um Faxe an bestimmte Benutzer weiterzuleiten. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt CSID-Routing in diesem Handbuch DID/DTMF-Routing (ISDN/Analog/Digital) Beim DID-Routing teilt der Telekommunikationsanbieter dem Kunden eine Reihe von virtuellen Nummern zu, über die einzelne Benutzer/Drucker/öffentliche Ordner auch ohne eine jeweils zugewiesene physische Faxleitung eine eigene Faxnummer erhalten. Falls Sie bereits ISDN besitzen, können Sie die über Ihre Telefonanlage verfügbaren Leitungen verwenden. Bei der Annahme eines Faxanrufs leitet das ISDN-Protokoll die Nummer, unter der der Anruf eingeht, an GFI FaxMaker weiter. Voraussetzungen Legen Sie die Anzahl der zu erfassenden DID/DTMF-Stellen in den Geräteeinstellungen von GFI FaxMaker fest. Öffnen Sie in GFI FaxMaker im Knoten Leitungen/Geräte die Eigenschaften des DID/DTMF-Geräts. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert, und konfigurieren Sie die Anzahl der DTMF/DID-Ziffern, die erfasst werden sollen. Hinzufügen von DID/DTMF-Routen 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing DTMF/DID, und wählen Sie die Option Neu Konfiguration - Empfangen von Faxen GFI FaxMaker

75 Screenshot 48 - Erstellen einer neuen DID-Route 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 35 - DTMF/DID-Routing-Optionen OPTION DTMF/DID- Nummern/Nummernbereiche Anzahl der Stellen für DTMF/DID- Nummern BESCHREIBUNG Geben Sie die Routing-Nummer (oder virtuelle Faxnummer) eines Benutzers ein. Geben Sie beispielsweise für eine vierstellige DID die letzten 4 Ziffern ein. Wählen Sie diese Option, um die minimale Anzahl an Stellen für jede Nummer festzulegen. Wenn Sie zum Beispiel 4 Stellen festlegen, wird die Nummer 1 als 0001 notiert. 3. Klicken Sie auf OK, um mit der Konfiguration der Routing-Optionen fortzufahren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Optionen für Routing-Regeln in diesem Handbuch. Wiederholen Sie die Schritte für alle DTMF/DID-Nummern/-Bereiche. Importieren von mehreren DID-Routen GFI FaxMaker kann eine große Anzahl von DTMF/DID-Nummern und dazugehörigen Benutzern aus einer CSV- oder TXT-Datei im folgenden Format importieren: "DID/DTMF-Nummer","Benutzer1","Benutzer2","Benutzer3", Beispiel: "1234","Max Mustermann","Paul Müller","Hans Meier","Günther Schmidt" HINWEIS: Geben Sie den Benutzernamen als Active Directory-Anzeigename oder als SMTP- -Adresse an. Vergewissern Sie sich, dass alle angegebenen Benutzernamen in der Liste der lizenzierten Benutzer enthalten sind. So importieren Sie eine Liste von DID-Nummern: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing DTMF/DID, und wählen Sie die Option DTMF/DID-Bereich importieren. 2. Wählen Sie die CSV- oder TXT-Datei mit den zu importierenden Daten aus. 3. Klicken Sie auf Öffnen. Exportieren von mehreren DID-Routen So exportieren Sie die Liste der DID-Nummern und dazugehörigen Benutzernamen in eine CSV-Datei: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing DTMF/DID, und wählen Sie die Option DTMF/DID-Bereich exportieren. GFI FaxMaker Konfiguration - Empfangen von Faxen 67

76 2. Wählen Sie den Speicherort für den Export der Liste aus, und geben Sie einen Dateinamen an. 3. Klicken Sie auf Speichern. Die Liste wird im folgenden Format exportiert: "DID/DTMF-Nummer","Benutzer1","Benutzer2","Benutzer3", Beispiel: "1234","Max Mustermann","Paul Müller","Hans Meier","Günther Schmidt" MSN-Routing Diese Methode ähnelt dem DID-Routing. Jedoch werden anstelle der fest zugeordneten DID- Nummern (nur ISDN) die verfügbaren MSN (Multiple Subscriber Numbering)-Nummern genutzt. Jeder ISDN-Leitung sind eine oder mehrere MSN-Nummern (normalerweise 9) zugeordnet. Wenn Ihre ISDN-Leitung 9 MSN-Nummern hat, können Sie auch 9 unterschiedliche Faxrouten haben. Voraussetzungen Bevor Sie MSN-Routen hinzufügen können, müssen Sie die MSN-Nummern über die Geräteoptionen der ISDN-Karte eingeben. Öffnen Sie in GFI FaxMaker im Knoten Leitungen/Geräte die Eigenschaften des DID/DTMF-Geräts. Geben Sie auf der Registerkarte Geräte alle MSN-Nummern ein, unter denen Anrufe angenommen werden sollen. Hinzufügen von MSN-Routen 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing MSN, und wählen Sie die Option Neu... Screenshot 49 - Erstellen einer neuen MSN-Route 2. Geben Sie eine MSN-Nummer ein, für die die Routing-Optionen angepasst werden sollen. 3. Klicken Sie auf OK, um mit der Konfiguration der Routing-Optionen fortzufahren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Optionen für Routing-Regeln in diesem Handbuch. Wiederholen Sie die Schritte für alle MSN-Nummern OCR-Routing Mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) werden empfangene Faxe in Text konvertiert und weitergeleitet an:» Benutzer, die einer benutzerdefinierten Menge von Begriffen zugewiesen sind (OCR- Routing). Wenn ein benutzerdefinierter Begriff enthalten ist, leitet GFI FaxMaker das Fax an die jeweils zugewiesenen Benutzer weiter. Zum Beispiel werden Faxe mit dem Text Zu Händen: Vertrieb an die Vertriebsabteilung weitergeleitet.» Benutzer, deren Name im Text vorkommt und in der Liste der lizenzierten Benutzer steht. So leitet GFI FaxMaker beispielsweise ein Fax mit dem Text Max Mustermann an den Benutzer Max Mustermann weiter. 68 Konfiguration - Empfangen von Faxen GFI FaxMaker

77 HINWEIS: Informationen zum Konfigurieren von OCR-Engine-Eigenschaften finden Sie im Abschnitt OCR in diesem Handbuch. OCR-Routing-Eigenschaften Konfigurieren Sie die OCR-Einstellungen, die bei der Verarbeitung von Faxen für die Weiterleitung verwendet werden sollen. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing OCR, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 50 - OCR-Routing-Eigenschaften 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 36 - OCR-Routing-Optionen OPTION Übereinstimmungsrate Faxe anhand von Vor- und Nachname der Benutzer weiterleiten 4. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Die Trefferquote ist der Erkennungsgrad, der erreicht werden muss, damit GFI FaxMaker einer Routing-Regel ein Stichwort oder einen Namen zuweisen kann. HINWEIS: Der empfohlene Richtwert für die Trefferquote liegt zwischen 60 % und 80 %, da dieser von der Faxqualität abhängt. Durch eine schlechte Faxqualität erkennt die OCR-Funktion nicht alle Buchstaben. Dadurch können Faxe an die falschen Benutzer weitergeleitet werden. Diese Option leitet Faxe automatisch an Benutzer weiter, wenn die OCR- Erkennung mit einem Namen in der Liste der lizenzierten Benutzer übereinstimmt. HINWEIS: Wenn sowohl ein Benutzername als auch ein benutzerdefinierter Begriff (OCR-Route) erkannt wurde, überwiegt der Begriff den Benutzernamen. GFI FaxMaker Konfiguration - Empfangen von Faxen 69

78 Hinzufügen einer OCR-Route 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing OCR, und wählen Sie die Option Neu... Screenshot 51 - Neuer Suchbegriff - Erstellen eines neuen OCR-Suchbegriffs 2. Geben Sie einen Begriff ein, nach dem gesucht werden soll. 3. Klicken Sie auf OK, um mit der Konfiguration der Routing-Optionen fortzufahren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Optionen für Routing-Regeln in diesem Handbuch. Wiederholen Sie die Schritte für alle OCR-Begriffe Leitungs-Routing Mit dieser Option können Sie Faxe unter Berücksichtigung der Faxleitung (Knoten Leitungen/Geräte), auf der sie empfangen wurden, weiterleiten. Hinzufügen einer Leitungs-Route 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing Leitung, und wählen Sie die Option Neu... Screenshot 52 - Erstellen einer neuen Leitungs-Route 2. Wählen Sie eine Faxleitung aus. 3. Klicken Sie auf OK, um mit der Konfiguration der Routing-Optionen fortzufahren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Optionen für Routing-Regeln in diesem Handbuch. Wiederholen Sie die Schritte für alle Faxleitungen CSID-Routing Die CSID (Caller Sender Identification)-Routing-Methode beruht auf der Fax-ID des Absenders, die von Faxgeräten und -karten beim Senden eines Faxes angezeigt wird. HINWEIS: Diese Methode wird nicht empfohlen, da Faxabsender nicht immer ihre CSID anzeigen. Hinzufügen von CSID-Routen 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing CSID, und wählen Sie die Option Neu Konfiguration - Empfangen von Faxen GFI FaxMaker

79 Screenshot 53 - Erstellen einer neuen CSID-Route 2. Geben Sie die CSID ein. 3. Klicken Sie auf OK, um mit der Konfiguration der Routing-Optionen fortzufahren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Optionen für Routing-Regeln in diesem Handbuch. Wiederholen Sie die Schritte für alle CSIDs. Importieren von mehreren CSID-Routen GFI FaxMaker kann eine große Anzahl von CSID-Nummern und dazugehörigen Benutzern aus einer CSV- oder TXT-Datei im folgenden Format importieren: "CSID","Benutzer1","Benutzer2","Benutzer3", Beispiel: "1234","Max Mustermann","Paul Müller","Hans Meier","Günther Schmidt" HINWEIS: Geben Sie den Benutzernamen als Active Directory-Anzeigename oder als SMTP- -Adresse an. Vergewissern Sie sich, dass alle angegebenen Benutzernamen in der Liste der lizenzierten Benutzer enthalten sind. So importieren Sie eine Liste von CSID-Routen: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing CSID, und wählen Sie die Option CSID importieren. 2. Wählen Sie die CSV- oder TXT-Datei mit den zu importierenden Daten aus. 3. Klicken Sie auf Öffnen. Exportieren von mehreren CSID-Routen So exportieren Sie die Liste der CSID-Routen und dazugehörigen Benutzernamen in eine CSV-Datei: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing CSID, und wählen Sie die Option CSID exportieren Wählen Sie den Speicherort für den Export der Liste aus, und geben Sie einen Dateinamen an. 3. Klicken Sie auf Speichern. Die Liste wird im folgenden Format exportiert: "CSID","Benutzer1","Benutzer2","Benutzer3", Beispiel: "1234","Max Mustermann","Paul Müller","Hans Meier","Günther Schmidt" Optionen für Routing-Regeln Nach dem Erstellen der erforderlichen Routing-Regeln konfigurieren Sie, wie empfangene Faxe bearbeitet werden sollen. Öffnen Sie dazu den Dialog Eigenschaften der entsprechenden erstellten Regel, und konfigurieren Sie folgende Optionen: Sendeberichte GFI FaxMaker Konfiguration - Empfangen von Faxen 71

80 Ändern von Route-Name/-Nummer Ausschluss einer Route von der Archivierung Automatisches Ausdrucken von eingehenden Faxen Erstellen von Sicherheitskopien empfangener Faxe Sendeberichte GFI FaxMaker verschickt Sendeberichte an die Liste der Benutzer einer Routing-Regel. Dadurch erhalten die Benutzer das empfangene Fax unter Verwendung der folgenden Methoden:» Fax als Anhang des Sendeberichts» Link zum Speicherort des Faxes in einer Netzwerkfreigabe. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Eingehende Faxe in einer Netzwerkfreigabe in diesem Handbuch. Konfigurieren Sie die Liste der Benutzer und die Methode zur Faxübertragung: Screenshot 54 - Benutzer, an die eingehende Faxe weitergeleitet werden sollen 1. Wählen Sie in den Routing-Regeleigenschaften auf der Registerkarte Benutzer eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 37 - Optionen für Routing-Regeln OPTION Keinen Sendebericht senden BESCHREIBUNG Mit dieser Option wird kein Sendebericht an die Benutzer verschickt. Sendebericht mit dem angehängten Fax senden Mit dieser Option wird ein Sendebericht an die aufgelisteten Benutzer verschickt, an den das Fax angehängt ist. 72 Konfiguration - Empfangen von Faxen GFI FaxMaker

81 OPTION Fax speichern und Sendebericht mit Link zu Fax senden BESCHREIBUNG Mit dieser Option wird ein Sendebericht an die aufgelisteten Benutzer verschickt, in dem ein Link zum Speicherort des Faxes in der Netzwerkfreigabe enthalten ist. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Abschnitt Eingehende Faxe in einer Netzwerkfreigabe. 2. Wenn Sie das Verschicken von Sendeberichten aktiviert haben, klicken Sie auf Auswählen, um die Liste der Benutzer anzulegen, die den Sendebericht erhalten sollen. 3. Klicken Sie auf Übernehmen. Ändern von Route-Name/-Nummer So ändern Sie einen CSID-, DID/DTMF- oder OCR-Route-Namen bzw. eine -Nummer: 1. Wählen Sie im Dialog für die Routing-Regeleigenschaften die Registerkarte Optionen. 2. Ändern Sie Name oder Nummer der Routing-Regel. 3. Klicken Sie auf Übernehmen. Ausschluss einer Route von der Archivierung Sie können empfangene Faxe in einer bestimmten Regel von der Archivierung ausschließen. 1. Wählen Sie im Dialog für die Routing-Regeleigenschaften die Registerkarte Optionen. 2. Wählen Sie die Option Diese/n Nummer/Begriff/Leitung von allen Archivierungsoptionen ausschließen. 3. Klicken Sie auf Übernehmen. Automatisches Ausdrucken von eingehenden Faxen Faxe einer bestimmten Routing-Regel können automatisch beim Empfang gedruckt werden. HINWEIS: Konfigurieren Sie die Drucker vor Benutzung dieser Option. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Drucker in diesem Handbuch. GFI FaxMaker Konfiguration - Empfangen von Faxen 73

82 Screenshot 55 - Fax automatisch ausdrucken 1. Wählen Sie im Dialog für die Routing-Regeleigenschaften die Registerkarte Drucker. 2. Wählen Sie Automatisches Drucken für Faxe aktivieren. 3. Wählen Sie aus der Liste Drucker wählen den Drucker aus. 4. Klicken Sie auf Übernehmen. Erstellen von Sicherheitskopien empfangener Faxe Faxe einer bestimmten Routing-Regel können automatisch in einem Ordner gesichert werden. HINWEIS: Der Dateiname jedes gesicherten Faxes enthält den der Empfangszeit des Faxes entsprechenden Zeitstempel. HINWEIS: GFI FaxMaker erstellt keine Duplikate von Faxen mit zwei oder mehr übereinstimmenden Routing-Regeln und demselben Backup2Folder-Ort. HINWEIS: Um diese Funktion nutzen zu können, muss der Zielordner lange Dateinamen unterstützen. Bei den Dateisystemen NTFS und FAT32 ist dies der Fall. 74 Konfiguration - Empfangen von Faxen GFI FaxMaker

83 Screenshot 56 - Automatische Sicherungskopie für Faxe 1. Wählen Sie im Dialog für die Routing-Regeleigenschaften die Registerkarte Backup2Folder aus. 2. Wählen Sie Faxsicherungskopie automatisch ablegen in Ordner, und geben Sie den Ordner an, in dem die Faxsicherungskopien abgelegt werden sollen. 3. Wählen Sie Format für Faxsicherungskopien und das Format, in dem Faxe gespeichert werden sollen. 4. Klicken Sie auf Übernehmen Allgemeine Routing-Optionen Konfigurieren Sie die folgenden allgemeinen Routing-Optionen: Benutzer, die alle eingehenden Faxe erhalten Empfangene Faxe, die keiner Routing-Regel entsprechen Eingehende Faxe in einer Netzwerkfreigabe Benutzer, die alle eingehenden Faxe erhalten Legen Sie die Benutzer fest, die alle eingehenden Faxe erhalten sollen. HINWEIS: Verwenden Sie diese Funktion, um alle eingehenden Faxe in einem Exchange-Speicher oder einem öffentlichen Postfach zu speichern. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker Konfiguration - Empfangen von Faxen 75

84 Screenshot 57 - Routing-Eigenschaften - Benutzer, die alle eingehenden Faxe erhalten 2. Wählen Sie die Registerkarte Alle Faxe empfangen. 3. Klicken Sie auf Auswählen, und wählen Sie den Benutzer bzw. das Postfach, der/das alle eingehenden Faxe erhalten soll. 4. Klicken Sie auf OK. Empfangene Faxe, die keiner Routing-Regel entsprechen Standardverteiler sind die Benutzer, die Faxe erhalten, die nicht an andere Benutzer weitergeleitet wurden. So konfigurieren Sie Standardverteiler: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 76 Konfiguration - Empfangen von Faxen GFI FaxMaker

85 Screenshot 58 - Routing-Eigenschaften - Festlegen der standardmäßigen Faxverteiler 2. Wählen Sie die Registerkarte Standardverteiler. 3. Klicken Sie auf Auswählen, und wählen Sie den Benutzer bzw. das Postfach, der/das die Faxe erhalten soll, die nicht weitergeleitet werden. 4. Klicken Sie auf OK. Eingehende Faxe in einer Netzwerkfreigabe speichern Empfangene Faxe können in einem freigegebenen Ordner gespeichert werden. Eine mit dem Link zum gespeicherten Fax wird an die festgelegten Verteiler geschickt. Wenn ein Fax über eine Routing-Regel empfangen wird, für die diese Option verwendet wird, legt GFI FaxMaker wie folgt einen Unterordner in der Freigabe an: <pfad zur konfigurierten netzwerkfreigabe>\jjjj_mm\tt\ Bedeutung der Parameter:» <pfad zur konfigurierten netzwerkfreigabe> - Der freigegebene Ordner, in dem empfangene Faxe gespeichert werden.» jjjj - Jahr» mm - Monat» tt - Tag Schritt 1: Erstellen einer Netzwerkfreigabe Erstellen Sie einen freigegebenen Ordner mit:» Vollzugriff auf das GFI FaxMaker-Konto (Anmeldeinformationen während Installation festgelegt), um Faxe speichern zu können. GFI FaxMaker Konfiguration - Empfangen von Faxen 77

86 » Leseberechtigungen für alle Benutzer, die auf die Faxe in dieser Freigabe zugreifen werden. HINWEIS: Aus Sicherheitsgründen haben nur die Faxempfänger Zugang zu gespeicherten Faxen. So können beispielsweise Faxe, die an Max Mustermann weitergeleitet wurden, nur von Max Mustermann gelesen werden. Schritt 2: Konfigurieren von GFI FaxMaker Legen Sie die Netzwerkfreigabe fest, in der Faxe gespeichert werden, für deren Routing- Regeln die Netzwerkfreigabe aktiviert ist. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 59 - Konfigurieren des Netzwerkfreigabepfades 2. Wählen Sie die Registerkarte Netzwerkfreigabe. 3. Legen Sie die Netzwerkfreigabe fest (zum Beispiel \\MeinServer\MeineFaxe). HINWEIS: Geben Sie die Freigabe im UNC-Format ein, sodass Benutzer über das Netzwerk darauf zugreifen können. 4. Klicken Sie auf Übernehmen Faxrouting an einen öffentlichen Ordner in Microsoft Exchange GFI FaxMaker kann empfangene Faxe an einen öffentlichen Ordner in Microsoft Exchange weiterleiten, so dass diese für jeden oder eine bestimmte Gruppe von Benutzern zugänglich sind. So werden beispielsweise alle Faxe für den Vertrieb an den öffentlichen Ordner weitergeleitet, der für die gesamte Vertriebskommunikation vorgesehen und für alle Vertreter zugänglich ist. Gehen Sie dafür wie folgt vor: 78 Konfiguration - Empfangen von Faxen GFI FaxMaker

87 1. Erstellen Sie einen öffentlichen -Ordner auf Ihrem Mailserver. HINWEIS: Es muss höchstwahrscheinlich ein spezifisches Benutzerpostfach erstellt und konfiguriert werden, um alle Faxe an das Postfach weiterzuleiten. 2. Konfigurieren Sie die Routing-Optionen von GFI FaxMaker: Tabelle 38 - Faxrouting an einen öffentlichen Ordner FAXROUTING AN ÖFFENTLICHEN ORDNER Faxe, die einer bestimmten Routing-Regel entsprechen Alle empfangenen Faxe an öffentlichen Ordner weiterleiten BESCHREIBUNG Fügen Sie die -Adresse des Postfachs des öffentlichen Ordners (oder des spezifischen Benutzerpostfachs) zu den Routing-Regeln der Benutzerlisten hinzu. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Sendeberichte in diesem Handbuch. Fügen Sie die -Adresse des Postfachs des öffentlichen Ordners (oder des spezifischen Benutzerpostfachs) zur Liste Alle Faxe empfangen hinzu. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Benutzer, die alle eingehenden Faxe erhalten in diesem Handbuch. 5.3 Drucker Konfigurieren Sie zunächst die Drucker und Druckeinstellungen, um eingehende Faxe automatisch zu drucken. Konfigurieren Sie danach die Routing-Optionen, um auf bestimmten Druckern zu drucken. HINWEIS: Vorkonfigurieren Sie die Drucker, um sie der Druckerliste des Betriebssystems hinzuzufügen. So fügen Sie Drucker in GFI FaxMaker hinzu: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf den Knoten Erweitert Drucker, und wählen Sie die Option Neu Geben Sie den Druckernamen ein. GFI FaxMaker Konfiguration - Empfangen von Faxen 79

88 Screenshot 60 - Konfigurieren der Drucker 2. Legen Sie auf der Registerkarte Allgemein fest, wie GFI FaxMaker die Größe eingehender Faxe anpassen soll und welche Drucker für welches Papierformat verwendet werden sollen. Tabelle 39 - Druckereigenschaften OPTION Automatisch anpassen an DIN A4 Druckereinstellungen US-Letter Druckereinstellungen US-Legal Druckereinstellungen 3. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Optionen für automatisches Drucken Wählen Sie, wie die Größe empfangener Faxe angepasst werden soll. Zur Auswahl stehen:» Nächstliegendes Format - Mit dieser Option wird das Fax an die nächstliegendste Größe zum empfangenen Inhalt angepasst.» Nur A4 - Mit dieser Option wird das Fax auf A4-Format angepasst.» Nur Letter - Mit dieser Option wird das Fax auf Briefformat angepasst.» Nur Legal - Mit dieser Option wird das Fax auf Legal-Format angepasst. Klicken Sie auf..., um den Drucker für das A4-Format auszuwählen. Klicken Sie auf..., um den Drucker für das Briefformat auszuwählen. Klicken Sie auf..., um den Drucker für das Legal-Format auszuwählen. GFI FaxMaker kann so konfiguriert werden, dass die Größe eingehender Faxe niemals angepasst und immer die empfangene Größe gedruckt wird. HINWEIS: Faxe, die größer als das Papierformat des Druckers sind, passen nicht auf das Papier. Deshalb könnten einige Bereiche nicht gedruckt werden. 80 Konfiguration - Empfangen von Faxen GFI FaxMaker

89 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Ergänzende Optionen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option 1:1-Druck erzwingen. 3. Klicken Sie auf OK. 5.4 Filter für Spam-Faxe GFI FaxMaker kann von einer bestimmten Fax-ID empfangene Faxe automatisch löschen. Screenshot 61 - Filteroptionen für Junk-Faxe So blockieren Sie eine Fax-ID: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Spam-Faxe, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 40 -Filteroptionen für Junk-Faxe OPTION Faxe von folgenden FAX CSIDs löschen Faxe löschen, die von einem Faxgerät ohne CSID empfangen Kopie eines Spam-Faxes speichern 3. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Diese Optionen aktiviert den Filter für Junk-Faxe. Fügen Sie CSIDs der Faxabsender hinzu, um diese zu blockieren. Mit dieser Option werden Faxe gelöscht, die von Absendern ohne CSID stammen. HINWEIS: Verwenden Sie diese Option mit Vorsicht, da einige Absender wählen können, ihre CSID auszublenden. Mit dieser Option werden alle Junk-Faxe in einem Ordner gespeichert. Verwenden Sie diese Option, um blockierte Faxe vor dem Löschen zu prüfen (empfohlen). GFI FaxMaker Konfiguration - Empfangen von Faxen 81

90 5.5 OCR Mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) werden empfangene Faxe in Text konvertiert. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden empfangene Faxe wie Bilder gehandhabt. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert OCR, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 62 - OCR-Eigenschaften 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 41 - OCR-Eigenschaften OPTION OCR-Ausgabetext an Faxbericht anhängen OCR-Ausgabedatei an Faxbericht anhängen Maximal zu konvertierende Seiten Bevorzugte Sprache Rechtschreibkontrolle und - korrektur aktivieren 3. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Mit dieser Option wird der Faxtext in den Textkörper der Sendebericht- eingefügt. Dadurch können Sie das Fax mithilfe der Suchfunktionen des -Clients durchsuchen. Mit dieser Option wird der OCR-Text in einer Textdatei gespeichert und an den Sendebericht angehängt. Mit dieser Option wird die maximale Anzahl an Seiten festgelegt, die konvertiert werden sollen. Klicken Sie auf Sprachen festlegen, um die während der OCR- Analyse zu verwendenden Sprachen auszuwählen. HINWEIS: Die verfügbaren Sprachen hängen vom Lizenztyp ab. Mit dieser Option, wird die OCR-Engine aktiviert, um eine Rechtschreibprüfung des Texts durchzuführen. 82 Konfiguration - Empfangen von Faxen GFI FaxMaker

91 6 SMS GFI FaxMaker beinhaltet einen kompletten SMS-Gateway, über den Benutzer SMS von Ihren Workstations aus verschicken können. 6.1 So verschicken Sie eine SMS: Methode 1: Mithilfe von Microsoft Outlook Geben Sie die -Adresse ein, um eine SMS aus Microsoft Outlook heraus zu verschicken. Beispiel: Geben Sie die SMS-Nachricht in den Textteil der ein. HINWEIS: Entfernen Sie die -Signatur und möglichen anderen, nicht erforderlichen Inhalt aus dem -Textteil, da dieser in die SMS-Nachricht einbezogen werden würde. Screenshot 63 - Senden einer SMS aus dem -Client heraus Methode 2: Verwenden des GFI FaxMaker-Client Verwenden Sie das SMS-Nachrichtenformular von GFI FaxMaker, um SMS zu verschicken. Mithilfe des GFI FaxMaker-Client können Sie die SMS-Nummer der Benutzer speichern. Wenn Sie einen Empfänger auswählen, ruft GFI FaxMaker automatisch die zugehörige Mobilfunknummer ab. GFI FaxMaker SMS 83

92 Screenshot 64 - Senden einer SMS aus dem -Client heraus 6.2 Empfangen von SMS GFI FaxMaker leitet eingehende SMS direkt per an das Postfach des Benutzers weiter. Die enthält Details zur SMS-Übertragung sowie die SMS-Nachricht. Screenshot 65 - Anzeige der empfangenen SMS im -Client 84 SMS GFI FaxMaker

93 Informationen zum Konfigurieren von SMS-Routing-Optionen finden Sie im Abschnitt Routing empfangener SMS-Mitteilungen in diesem Handbuch. 6.3 Voraussetzungen Wählen Sie einen der folgenden SMS-Gateways aus: GSM-Modem Webbasierte SMS GSM-Modem Verwenden Sie ein unterstütztes GSM-Modem, das mit dem GFI FaxMaker-Faxserver verbunden ist. Eine aktuelle Liste der unterstützten Mobiltelefone und GSM-Geräte finden Sie unter: HINWEIS: Durch die Verwendung eines GSM-Modems können SMS auch verschickt werden, wenn keine Internetverbindung besteht. Sie können auch Nachrichten empfangen. Dies ist nicht möglich, wenn Sie einen webbasierten SMS-Gateway verwenden Webbasierte SMS Melden Sie sich bei einem unterstützten, webbasierten SMS-Dienst an:» Verwenden Sie Clickatell. Dies ist ein SMS-Dienst, der für den Einsatz mit GFI FaxMaker bereits konfiguriert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden Sie einen benutzerdefinierten Dienst, um SMS-Nachrichten über SMTP zu verschicken. 6.4 Konfigurieren der SMS-Einstellungen Konfigurieren Sie die folgenden SMS-Optionen: SMS-Gateway-Einstellungen SMS-Optionen SMS-Benutzer Routing empfangener SMS SMS-Archivierung SMS-Protokolldateien SMS-Gateway-Einstellungen Konfigurieren Sie die SMS-Gateway-Einstellungen entsprechend dem ausgewählten SMS- Gateway. GSM-Gerät Benutzerdefinierter webbasierter SMS-Dienst Webbasierter Clickatell-Dienst GSM-Gerät Richten Sie den SMS-Server ein, um direkt mit den GSM-Geräten zu kommunizieren und SMS-Nachrichten zu verschicken und zu empfangen. GFI FaxMaker SMS 85

94 HINWEIS: Eine aktuelle Liste der unterstützten Mobiltelefone und GSM-Geräte finden Sie unter: GFI FaxMaker enthält zwei GSM-Engines: Tabelle 42 - GSM-Engines ENGINE GFI SMS Server Inbuilt SMS server GFI-SMS-Server BESCHREIBUNG (Empfohlen) Dieser Server unterstützt Unicode-Zeichen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt GFI-SMS-Server in diesem Handbuch. Diese Engine unterstützt keine Unicode-Zeichen und erfordert eine manuelle Konfiguration der Geräteoptionen in GFI FaxMaker. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Integrierter SMS-Server in diesem Handbuch. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf SMS- Mitteilungen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option SMS-Gateway aktivieren. Screenshot 66 - Konfigurieren des einfachen integrierten GFI-SMS-Servers 3. Wählen Sie GFI SMS Server, und konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 43 - SMS-Diensteigenschaften OPTION Service Centre Number COM Port BESCHREIBUNG Dies ist die Service-Center-Nummer, die Sie vom GSM-Netzwerk- oder SIM- Kartenanbieter erhalten haben. Geben Sie die Nummer des Kommunikationsports (COM) ein, an den das GSM- Gerät angeschlossen ist. Geben Sie einen einzelnen numerischen Wert im Bereich von 1 bis 32 ein. Wenn das GSM-Gerät beispielsweise am COM-Port 1 angeschlossen ist, geben Sie 1 ein. 86 SMS GFI FaxMaker

95 OPTION Baud Rate Initialization String BESCHREIBUNG Geben Sie die Geschwindigkeit in Bit pro Sekunde (Bit/s) ein, mit der der Computer und das GSM-Gerät miteinander kommunizieren sollen. Erkundigen Sie sich beim Hersteller Ihres GSM-Geräts nach der besten Baudrate, die das Gerät verwenden kann. (Optional) Der Initialisierungsstring wird für die Initialisierung des GSM-Gerätes verwendet. Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet GFI FaxMaker AT&F als standardmäßigen Initialisierungsstring. 4. (Optional) Klicken Sie auf Test senden, um die Einstellungen durch das Senden einer Testnachricht zu überprüfen. Geben Sie eine Nummer ein, an die die SMS verschickt werden soll, und schreiben Sie einen Text. Klicken Sie auf OK, um die Testnachricht zu verschicken. Überprüfen Sie, ob die Testnachricht beim Testempfänger angekommen ist. 5. Klicken Sie auf OK. Integrierter SMS-Server 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf SMS- Mitteilungen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option SMS-Gateway aktivieren. Screenshot 67 - Integrierter SMS-Server 3. Wählen Sie die Option Inbuilt SMS server. 4. Klicken Sie auf SMS-Server konfigurieren..., um die Engine zu konfigurieren. HINWEIS: Fahren Sie mit Schritt 9 fort, wenn die Mobilgeräte bereits konfiguriert sind. 5. Wählen Sie den Kommunikationsport (COM) aus, an den das GSM-Gerät angeschlossen ist, und klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker SMS 87

96 Screenshot 68 - Allgemeine Eigenschaften für GSM-Mobilgeräte 6. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Allgemein die folgenden Optionen: Tabelle 44 - Eigenschaften für GSM-Mobilgeräte OPTION Mobilgerät SMS Service Centre Number Eigene Rufnummer Landeshennzahl BESCHREIBUNG Wählen Sie das Mobilgerät aus der Geräteliste aus. HINWEIS: Falls Ihr Gerät nicht aufgelistet ist, wählen Sie Standard-Mobilgerät (AT+C-Befehlssatz). Geben Sie die SMS Service-Center-Nummer ein, die Sie vom GSM-Netzwerk- oder SIM-Kartenanbieter erhalten haben. Geben Sie die Gerätenummer ein. Geben Sie die lokale Vorwahl des Landes ein. 88 SMS GFI FaxMaker

97 Screenshot 69 - Erweiterte Eigenschaften für GSM-Mobilgeräte 7. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Erweitert die folgenden Optionen: Tabelle 45 - Erweiterte Eigenschaften des integrierten SMS-Servers OPTION Initialization string Baud Rate Datenbits Parität Stopbits 8. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Der Initialisierungsstring wird zur Initialisierung der Kommunikation mit dem GSM-Gerät verwendet. Wählen Sie die Geschwindigkeit in Bit pro Sekunde (Bit/s), mit der der Computer und das GSM-Gerät miteinander kommunizieren sollen. Erkundigen Sie sich beim Hersteller Ihres GSM-Geräts nach der besten Baudrate, die das Gerät verwenden kann. Wählen Sie die Anzahl der Daten-Bits für das Gerät, die für jedes Zeichen (in den meisten Fällen 7 oder 8) verwendet werden sollen. Wählen Sie den Paritätswert des Geräts, der für die Fehlerüberprüfung verwendet werden soll. Wählen Sie den Wert für die Stopp-Bits des Geräts, der für die Bestimmung der Anzahl der Zeiteinheiten zwischen übertragenen Zeichen verwendet werden soll. GFI FaxMaker SMS 89

98 Screenshot 70 - Liste der integrierten SMS-Geräte 9. Im Knoten GSM-Geräte können Sie neue Mobilgeräte auswählen, bearbeiten und entfernen. Screenshot 71 - Optionen des integrierten SMS-Servers 90 SMS GFI FaxMaker

99 10. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Optionen die folgenden Optionen: Tabelle 46 - Optionen des integrierten SMS-Servers OPTION Ausgehende SMS-Mitteilungen verschicken Eingehende SMS-Mitteilungen empfangen Abfrageintervall in Sekunden Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Aktivieren Sie diese Option, um SMS-Nachrichten zu verschicken. Aktivieren Sie diese Option, um SMS-Nachrichten zu empfangen. Wenn diese Option deaktiviert ist, verbleiben die SMS auf dem Mobilgerät. Konfigurieren Sie das Intervall in Sekunden, nach dem eingehende Nachrichten abgerufen werden sollen. 11. (Optional) Klicken Sie auf Test senden, um eine Testnachricht zu verschicken. Geben Sie eine Nummer ein, an die die SMS verschickt werden soll, und schreiben Sie einen Text. Klicken Sie auf OK, um die Testnachricht zu verschicken. Überprüfen Sie, ob die Testnachricht beim Testempfänger angekommen ist. 12. Klicken Sie auf OK. Benutzerdefinierter webbasierter SMS-Dienst Konfigurieren Sie die folgenden SMS-Gateway-Einstellungen für die Verwendung eines webbasierten SMS-Dienstes, um SMS über SMTP zu verschicken: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf SMS- Mitteilungen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option SMS-Gateway aktivieren. Screenshot 72 - Konfigurieren eines SMS-Dienstanbieters 3. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: GFI FaxMaker SMS 91

100 Tabelle 47 - SMS-Diensteigenschaften OPTION SMTP server SMTP port From To CC Subject Body line 1 - X 4. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Geben Sie entweder Ihren eigenen Mailserver oder den Ihres Dienstanbieters an. Geben Sie die Nummer des SMTP-Ports an. Geben Sie Ihre -Adresse an. Webbasierter Clickatell-Dienst Geben Sie die -Adresse des SMS-Empfängers an. HINWEIS: Falls Ihr Anbieter fordert, dass die SMS-Nummer in das Feld To eingegeben wird, verwenden Sie den Feldbefehl [smsnumber], um die Nummer des Empfängers zu ersetzen. GFI FaxMaker ersetzt dieses Feld automatisch mit der Nummer des Empfängers. Beispiel: (Optional) Legen Sie fest, ob eine Kopie der Mitteilung an eine weitere - Adresse gesendet werden soll. (Optional) Geben Sie einen -Betreff an. HINWEIS: Falls Ihr Anbieter fordert, dass die SMS-Nummer in das Feld Betreff eingegeben wird, fügen Sie den Feldbefehl [smsnumber] ein. GFI FaxMaker ersetzt dieses Feld automatisch mit der Nummer des Empfängers. Geben Sie entsprechend der Anforderungen Ihres Anbieters den Text ein, der in der Nachrichtenzeile jeder angezeigt werden soll. Die folgenden Felder können verwendet werden:» [smsnumber] - Wird durch die Mobilfunknummer des Empfängers ersetzt.» [smstext] - Wird durch den zu sendenden SMS-Text ersetzt. Wenn Sie den Clickatell-Dienst verwenden, werden einige Einstellungen automatisch vorkonfiguriert. HINWEIS: Stellen Sie bei der Nutzung des SMS-Dienstes von Clickatell sicher, dass immer die Ländervorwahl des Nachrichtenempfängers angegeben wird. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf SMS- Mitteilungen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option SMS-Gateway aktivieren. 92 SMS GFI FaxMaker

101 Screenshot 73 - Konfigurieren des Clickatell-Dienstes 3. Wählen Sie Clickatell Web2SMS service, und konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 48 - Clickatell-SMS-Diensteigenschaften OPTION API Identifier BESCHREIBUNG Dieser Wert wird von Clickatell bei der ersten Anmeldung am Dienst zugewiesen. From (Optional) Legen Sie hier den Absenderwert der SMS-Nachricht fest, z. B. MeinUnternehmen. User name Password 4. Klicken Sie auf OK SMS-Optionen Dieser Wert wird von Clickatell bei der ersten Anmeldung am Dienst zugewiesen. Dieser Wert wird von Clickatell bei der ersten Anmeldung am Dienst zugewiesen. Konfigurieren Sie die SMS-Versandeinstellungen: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf SMS- Mitteilungen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker SMS 93

102 Screenshot 74 - SMS-Optionen 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte SMS-Optionen die folgenden Optionen: Tabelle 49 - SMS-Optionen OPTION Überlange SMS-Mittelungen (mehr als 160 bzw, 70 Zeichen) auf mehrere SMS- Nechrichten aufteilen Benutzerinformation in ausgehenden SMS- Mittelungen einfügen Persönliche Signatur erkennen und entfernen. SMS-Nachricht zu Beginn der ersten leeren Zeile abschneiden. BESCHREIBUNG Wählen Sie diese Option, um Nachrichten, die die zulässige Länge einer SMS übersteigen, in mehrere SMS-Nachrichten aufzuteilen. Geben Sie die maximale Anzahl an zulässigen SMS-Nachrichten an. HINWEIS: Jede Kurznachricht kann bis zu 160 lateinische oder 70 nichtlateinische (z. B. arabische oder chinesische) Schriftzeichen umfassen. Fügen Sie eine der folgenden Absenderinformationen am Anfang oder Ende der SMS-Nachricht ein:» Anzeigename» Name» Nachname» Unternehmen» Abteilung Wählen Sie diese Option, um automatisch den Nachrichtentext vor der ersten Leerzeile zu verschicken. Dadurch wird sichergestellt, dass die E- Mail-Signatur nicht als Teil einer SMS verschickt wird. 94 SMS GFI FaxMaker

103 OPTION Automatische Umleitung für eingehende Nachrichten aktivieren. System passt sich durch ausgehende Nackrochten automatisch an. 3. Klicken Sie auf OK. BESCHREIBUNG Mit dieser Option werden empfangene SMS automatisch an den Benutzer weitergeleitet, der eine SMS an diese Nummer geschickt hat. Beispiel: Max Mustermann schickt eine SMS an die Nummer Wenn die Nummer antwortet, wird die SMS automatisch an Max Mustermann weitergeleitet. HINWEIS: Wenn mehr als ein Benutzer eine SMS an die gleiche Nummer geschickt hat, leitet GFI FaxMaker die Antworten an den Absender weiter, der zuletzt eine SMS an diese Nummer geschickt hat. Antworten werden jedoch immer an alle Benutzer weitergeleitet, die in den letzten 5 Stunden eine SMS an die gleiche Nummer geschickt haben SMS-Benutzer So legen Sie die Liste der Benutzer fest, die SMS verschicken dürfen: Screenshot 75 - Konfigurieren der SMS-Benutzer 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf SMS SMS-Benutzer, und wählen Sie die Option Neuer SMS-Benutzer Wählen Sie den hinzuzufügenden Benutzer aus:» Active Directory: Fügen Sie im Active Directory-Benutzerdialog Benutzer oder Gruppen hinzu.» Kein Active Directory: Wählen Sie die Benutzer aus der Liste der lizenzierten Benutzer aus, die SMS verschicken dürfen. 3. Klicken Sie auf OK Routing empfangener SMS Konfigurieren Sie GFI FaxMaker so, dass empfangene SMS weitergeleitet werden. HINWEIS: GFI FaxMaker kann empfangene SMS automatisch an den Benutzer weiterleiten, der ursprünglich die SMS verschickt hat. Wählen Sie zur Aktivierung dieser Funktion unter SMS-Optionen die Option Automatische Umleitung für eingehende Nachrichten aktivieren. System passt sich durch ausgehende Nackrochten automatisch an. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt SMS-Optionen in diesem Handbuch. GFI FaxMaker SMS 95

104 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf SMS SMS-Routing, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 76 - SMS-Routing-Eigenschaften 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 50 - Registerkarten der SMS-Routing-Eigenschaften REGISTERKARTE Standard-SMS-Router Alle SMS-Nachrichten empfangen 3. Klicken Sie auf OK SMS-Archivierung BESCHREIBUNG Diese Registerkarte enthält die Benutzer, an die GFI FaxMaker alle SMS weiterleitet, denen kein Benutzer zugewiesen ist. Diese Registerkarte enthält die Benutzer, an die alle SMS-Nachrichten weitergeleitet werden. Bei aktivierter Datenbank-Archivierung werden alle ein- und ausgehenden SMS-Mitteilungen in derselben Datenbank archiviert. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Faxarchivierung in diesem Handbuch SMS-Protokolldateien GFI FaxMaker protokolliert alle ein- und ausgehenden SMS in zwei Protokolldateien im GFI FaxMaker-Installationsordner: Tabelle 51 - SMS-Protokolldateien PROTOKOLLDAT EI BESCHREIBUNG 96 SMS GFI FaxMaker

105 PROTOKOLLDAT EI sms_sent.log sms_recv.log BESCHREIBUNG Diese Datei enthält die gesendeten SMS in folgendem Format: "Datum","Uhrzeit","Absender","Empfänger","Status","Nachricht","Deta ils" Beispiel: olg","das ist eine Test-SMS von GFI FaxMaker - Max Mustermann","Erfolgreich. SMS zugestellt." Diese Datei enthält die empfangenen SMS in folgendem Format: "Datum","Uhrzeit","Absender","Empfänger","Status","Nachricht","Deta ils" Beispiel: ist eine Test-SMS, die von GFI FaxMaker empfangen wurde","erfolgreich. SMS empfangen." GFI FaxMaker SMS 97

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107 7 Installieren des GFI FaxMaker-Client Verwenden Sie den GFI FaxMaker-Client, um Faxe und SMS zu verschicken. Diese Anwendung ermöglicht die Vorschau von Faxnachrichten im.fax-format (außer wenn GFI FaxMaker so konfiguriert ist, dass Faxe in andere Formate konvertiert werden) und die Verwaltung von Kontaktdetails an einem zentralen Speicherort. Verwenden Sie zum Verschicken von neuen Faxen innerhalb des GFI FaxMaker-Client Folgendes:» GFI FaxMaker-Faxformular - Verwenden Sie zum Faxen ein spezifisches GFI FaxMaker- Formular. Dies wird Benutzern empfohlen, die nicht über Microsoft Outlook verfügen. Verwenden Sie zum Verschicken von SMS das SMS-Nachrichtenformular von GFI FaxMaker oder» Das Outlook-Formular für neue Nachrichten - Beim Drucken von Inhalten mithilfe des GFI FaxMaker-Druckertreibers konvertiert der GFI FaxMaker-Client den Inhalt automatisch in das Faxformat und hängt das Fax an eine Microsoft Outlook- an. Es muss keine andere Software auf dem GFI FaxMaker-Server für die Konvertierung in das Faxformat installiert werden. Adressieren Sie die an Fax:* oder SMS:*, wobei * für die Fax- oder SMS-Nummer des Empfängers steht. Weitere Informationen zur Verwendung des GFI FaxMaker-Client finden Sie im FaxMaker- Client-Benutzerhandbuch unter: In diesem Kapitel wird beschrieben, wie der GFI FaxMaker-Client auf Benutzercomputern installiert wird. 7.1 Systemanforderungen Unterstützte Betriebssysteme» Windows 7» Windows Vista» Windows XP» Windows Small Business Server 2003» Windows Server Standard- oder Enterprise-Edition» Windows Server Standard- oder Enterprise-Edition» Windows 2000 mit Service Pack 3 oder höher. 7.2 Installationsvorgang Wichtige Hinweise 1. Laden Sie die neueste Version des GFI FaxMaker-Client herunter: 2. Vergewissern Sie sich, dass der Computer, auf dem Sie den GFI FaxMaker-Client installieren, die zuvor in diesem Kapitel aufgeführten Systemanforderungen erfüllt. 3. Stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind oder ein Benutzerkonto mit administrativen Berechtigungen verwenden. GFI FaxMaker Installieren des GFI FaxMaker-Client 99

108 4. Speichern Sie aktuelle Arbeiten, und schließen Sie alle auf dem Computer geöffneten Anwendungen. Installation 1. Führen Sie die Installationsdatei auf dem Client-Computer aus. 2. Wählen Sie eine Sprache, und klicken Sie auf OK. 3. Klicken Sie im Willkommensbildschirm auf Weiter. Screenshot 77 - Auswählen eines Nachrichtenformulars 4. Wählen Sie den Typ des zu installierenden Nachrichtenformulars aus: Tabelle 52 - Client-Installation - Nachrichtenformularoptionen NACHRICHTENFORMULAR Neues FaxMaker-Faxformular verwenden Outlook-Formular Neue Nachricht verwenden Outlook verwenden, aber auch neues FaxMaker-Faxformular installieren Outlook-Adressbuch mit dem neuen Faxformular von FaxMaker verwenden Klicken Sie auf Weiter. BESCHREIBUNG Mit dieser Option verschicken Sie Faxe mithilfe des GFI FaxMaker- Faxformulars. Mit dieser Option verschicken Sie Faxe mithilfe des Microsoft Outlook-Nachrichtenformulars in Microsoft Outlook. Diese Option erfordert, dass Microsoft Outlook und ein Microsoft Exchange Server oder höher lokal installiert sind. Mit dieser Option installieren Sie sowohl das GFI FaxMaker- Nachrichtenformular als auch das Microsoft Outlook- Nachrichtenformular. Für das Microsoft Outlook- Nachrichtenformular ist es erforderlich, dass Microsoft Outlook und ein Microsoft Exchange 2000-Server oder höher lokal installiert sind. Mit dieser Option importieren Sie die Liste der Microsoft Outlook- Kontakte in das GFI FaxMaker-Faxformular. Für diese Option muss Microsoft Outlook der standardmäßige -Client sein. HINWEIS: Wenn Sie das GFI FaxMaker-Faxformular nicht installieren, fahren Sie mit Schritt 7 fort. 100 Installieren des GFI FaxMaker-Client GFI FaxMaker

109 Screenshot 78 - Festlegen des Mailservers 5. Konfigurieren Sie bei der Installation des GFI FaxMaker-Faxformulars die folgenden Mailserverdetails: Tabelle 53 - Mailservereinstellungen NACHRICHTENFORMULAR Exchange 2010/2007/2003/2000/5.5 Lotus Notes- oder SMTP/POP3- Mailserver ISP- oder SMTP/POP3-Mailserver Mein Mailserver erfordert eine Authentifizierung Klicken Sie auf Weiter. BESCHREIBUNG Wählen Sie diese Option, wenn Sie sich mit einem Microsoft Exchang server verbinden. Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Mailservers in das Feld Name des Mailservers ein. Wählen Sie diese Option, wenn Sie sich mit einem Lotus Notesoder SMTP/POP3-Mailserver verbinden. Machen Sie folgende Angaben:» Name des Mailservers - Name oder IP-Adresse des Mailservers» Faxpostfach - Spezifischer Name des GFI FaxMaker-Postfachs Wählen Sie diese Option, wenn der Mailserver so konfiguriert ist, dass Faxe an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Mailservers in das Feld Name des Mailservers ein. Wählen Sie diese Option, wenn der Mailserver eine Authentifizierung für das Verschicken von s erfordert. HINWEIS: Wenn der Mailserver keine Authentifizierung erfordert, fahren Sie mit Schritt 7 fort. GFI FaxMaker Installieren des GFI FaxMaker-Client 101

110 Screenshot 79 - Mailserverauthentifizierung 6. Wenn der Mailserver eine Authentifizierung erfordert, konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 54 - SMTP-Authentifizierungsoptionen OPTION SSL verwenden SMTP- Authentifizierung verwenden Klicken Sie auf Weiter. BESCHREIBUNG Diese Option weist GFI FaxMaker an, sich mit dem Mailserver über SSL zu verbinden und zu kommunizieren. Diese Option weist GFI FaxMaker an, sich mit dem Mailserver mithilfe bestimmter Benutzeranmeldeinformationen zu verbinden. Geben Sie die Anmeldeinformationen in die Textfelder Konto und Kennwort ein. Wählen Sie die Option Anmeldung über Sichere Passwort-Authentifizierung, wenn der Mailserver eine Authentifizierung erfordert. 7. Klicken Sie auf Weiter, um mit der Installation von GFI FaxMaker im standardmäßigen Installationsordner fortzufahren, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um einen neuen Installationsordner auszuwählen. 8. Klicken Sie auf Weiter, um die Installation zu starten. HINWEIS: Wenn eine Druckertreiberwarnung angezeigt wird, klicken Sie auf die Option, über die das Programm dennoch installiert wird. 9. Klicken Sie auf Fertig stellen, wenn die Installation abgeschlossen ist. HINWEIS: Falls das GFI FaxMaker-Nachrichtenformular nicht die -Adresse des Benutzers aus dem Active Directory abrufen kann, geben Sie sie manuell ein. 7.3 Unbeaufsichtigte Installation Die Installation des GFI FaxMaker-Client kann auch unbeaufsichtigt erfolgen. 1. Verwenden Sie ein Komprimierungstool (z. B. WinRAR), um die Installationsdatei des GFI FaxMaker-Client zu extrahieren. 102 Installieren des GFI FaxMaker-Client GFI FaxMaker

111 HINWEIS: Stellen Sie sicher, dass Sie die passende 32- oder 64-Bit-Version extrahieren. 2. Verschieben Sie die Datei faxclient.msi aus den extrahierten Dateien auf den Client- Computer. 3. Öffnen Sie die Eingabeaufforderung, und öffnen Sie das Verzeichnis, in dem sich jetzt die Datei faxclient.msi befindet. 4. Geben Sie den Befehl msiexec /i "faxclient.msi" gefolgt von den erforderlichen Parametern ein, die nachfolgend erläutert werden: Tabelle 55 - Parameter für die unbeaufsichtigte Client-Installation AKTION Druckertreiber im Hintergrund installieren BESCHREIBUNG Verwenden Sie den Parameter SILENTPRINTERDRIVER=1. Festlegen, welches Nachrichtenformular verwendet werden soll, wenn der Benutzer am GFI FaxMaker-Drucker druckt Mailserverdetails festlegen Typ des Mailservers festlegen Verwenden Sie einen der folgenden Parameter:» USEOUTLOOKFORM=0 - (Oder geben Sie diesen Parameter nicht an) Mit diesem Parameter verwenden Sie das GFI FaxMaker-Faxformular.» USEOUTLOOKFORM=1 - Mit diesem Parameter verwenden Sie das Microsoft Outlook-Nachrichtenformular.» USEOUTLOOKFORM=2 - Mit diesem Parameter verwenden Sie das Microsoft Outlook-Nachrichtenformular, aber das GFI FaxMaker- Faxformular wird ebenfalls installiert. Geben Sie die Parameter gemäß der -Umgebung ein:» Microsoft Exchange-Server Verwenden Sie folgenden Parameter: MAILSERVER=mailserver Ersetzen Sie mailserver durch den Namen oder die IP-Adresse des Microsoft Exchange-Servers.» Lotus Notes/Domino oder sonstige SMTP/POP3-Mailserver Verwenden Sie folgende Parameter: MAILSERVER=mailserver FAXMAILBOX= address Ersetzen Sie mailserver durch den Namen oder die IP-Adresse des Microsoft Exchange-Servers. Ersetzen Sie address durch die -Adresse des POP3- Postfachs, aus dem GFI FaxMaker die s abrufen soll.» Faxe/SMS direkt an den GFI FaxMaker-Server weiterleiten (zum Beispiel bei der Verwendung eines ISP-gehosteten Mailservers) Verwenden Sie folgenden Parameter: FAXSERVER=faxserver Ersetzen Sie faxserver durch den Namen oder die IP-Adresse des GFI FaxMaker-Servers. Geben Sie den Parameter DETAILSTYPE=value ein. Ersetzen Sie value durch den Typ des Mailservers:» DETAILSTYPE=1 - Microsoft Exchange-Server» DETAILSTYPE=2 - Lotus Notes/Domino- oder SMTP/POP3-Mailserver» DETAILSTYPE=3 - ISP- oder SMTP/POP3-Mailserver GFI FaxMaker Installieren des GFI FaxMaker-Client 103

112 AKTION Details zur Mailserverauthentifizierung Sprache des GFI FaxMaker- Client BESCHREIBUNG Wenn der Mailserver eine Authentifizierung erfordert, verwenden Sie die folgenden Parameter: MAILAUTHENTICATION=1 Fügen Sie die folgenden Parameter nach Bedarf hinzu:» USESSL=1 - Mit diesem Parameter können Sie sich mit einem Mailserver über SSL verbinden und mit ihm kommunizieren.» USEAUTH=1 - Dieser Parameter aktiviert die Authentifizierung. Fügen Sie bei der Verwendung dieses Parameters den Benutzernamen- und Kennwortparameter hinzu:» SMTPACCOUNT=benutzername - Ersetzen Sie benutzername durch den Namen des Kontos, über das auf den Mailserver zugegriffen wird.» SMTPPASSWORD=kennwort - Ersetzen Sie kennwort durch das Kennwort des Kontos, über das auf den Mailserver zugegriffen wird.» USESPA=1 - Mit diesem Parameter melden Sie sich über eine gesicherte Kennwortauthentifizierung am Mailserver an. Verwenden Sie den Parameter LANGUAGE=sprache. Ersetzen Sie sprache mit einer der unterstützten Sprachen. Verwenden Sie das englische Wort. Die Übersetzung in Klammern dient nur zu Ihrer Information: arabic (Arabisch) czech (Tschechisch) german (Deutsch) hungarian (Ungarisch) italian (Italienisch) polish (Polnisch) russian (Russisch) spanish (Spanisch) turkish (Türkisch) Beispiel: Beispiel: LANGUAGE=german. msiexec /i "faxclient.msi" SILENTPRINTERDRIVER=1 MAILSERVER=mailsrv DETAILSTYPE=2 MAILAUTHENTICATION=1 USESSL=1 USEAUTH=1 SMTPACCOUNT=username SMTPPASSWORD=password 7.4 Verwenden des GFI FaxMaker-Client Weitere Informationen zur Verwendung des GFI FaxMaker-Client finden Sie im Benutzerhandbuch unter: 104 Installieren des GFI FaxMaker-Client GFI FaxMaker

113 8 Deinstallieren von GFI FaxMaker In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie GFI FaxMaker für alle unterstützten Betriebssysteme deinstallieren können. HINWEIS: Alle Konfigurationen, die auf anderen Computern durchgeführt wurden (z. B. Versand- und Empfangs-Connectoren auf dem Mailserver) werden nicht entfernt. 1. Beenden Sie GFI FaxMaker. 2. Wählen Sie in der Systemsteuerung Folgendes aus:» Software - Windows Server 2000/2003, Windows SBS 2003.» Programme und Funktionen - Windows Server 2008, Windows SBS 2008/ Wählen Sie aus der Liste der installierten Software den Eintrag GFI FaxMaker 2011 aus, und klicken Sie auf Entfernen oder Deinstallieren. 4. Folgen Sie den Bildschirmanweisungen. GFI FaxMaker Deinstallieren von GFI FaxMaker 105

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115 9 Glossar BEGRIFF Active Directory AD Called Subscriber Identification CSID Deckblatt DTMF Dual-tone multi-frequency signalling (Mehrfrequenzwahlverfahre n) DEFINITION Eine Technologie, die verschiedene Netzwerkdienste bereitstellt (darunter LDAP-ähnliche Verzeichnisdienste). Siehe Active Directory Ein Identifizierungsstring, die vom Empfängerfaxgerät während der Faxübertragung an den Absender gesendet wird. Siehe Call Subscriber Identification Eine Seite mit Informationen, die an das Fax angehängt und als erste Seite verschickt wird. Diese Seite ist benutzerdefinierbar und kann das Unternehmenslogo und die Unternehmensfarben sowie Absender- und Empfängerinformationen, Faxdetails u.v.m. enthalten. Siehe Dual-tone multi-frequency signalling Der Ton, der von einem Telefon (oder Faxgerät) beim Wählen erzeugt wird. Er wird verwendet, um mit dem Telefonleitungsanbieter zu kommunizieren. Exchange-Connector Fax over Internet Protocol Eine Microsoft Exchange-Funktion, die empfangene s an einen bestimmten Server oder eine bestimmte Domäne weiterleitet. Ein Standard zur Faxübertragung über das Internet anstatt über eine Telefonleitung. Faxadministratoren Benutzer, die den Faxserver überwachen und verwalten. Sie werden per E- Mail über kritische Bedingungen informiert. Faxleitung Faxrouting FoIP Eine reale Telefonleitung oder softwarebasierte (FoIP) Leitung, die an ein Faxgerät (Modem oder ISDN-/Faxkarte) angeschlossen ist. Die von GFI FaxMaker verwendeten Methoden, um zu bestimmen, wie Faxe an interne Empfänger weitergeleitet werden sollen. Siehe Fax over Internet Protocol GFI FaxMaker-Client GFI FaxMaker-Server Junk-Fax Microsoft Exchange System- Manager MSN Multiple Subscriber Numbering NetPrintQueue2Fax OCR Eine auf den Client-Computern installierte Anwendung, mit der Faxe und SMS verschickt werden können. Der Computer, auf dem GFI FaxMaker installiert ist. Ein unerwünschtes eingehendes Fax, das nicht an die Benutzer weitergeleitet wird. Eine spezielle MMC-Konsole, mit der Sie Ihre Microsoft Exchange- Organisation verwalten können. Siehe Multiple Subscriber Numbering Ein Dienst des Telefonunternehmens, der die Vergabe von mehreren Telefonnummern für eine Telefonleitung ermöglicht. Ein GFI FaxMaker-Druckertreiber, der auf den Client-Computern installiert ist und zum Verschicken von Faxen verwendet wird. Beim Drucken mit diesem Treiber wird Inhalt an GFI FaxMaker zur Übertragung gesendet. GFI FaxMaker bestimmt die Faxempfängerdetails mithilfe des gedruckten Inhalts. Siehe Optical Character Recognition Öffentlicher Ordner Optical Character Recognition POP3 Siehe Post Office Protocol 3 Ein allgemeiner Ordner in Microsoft Exchange, in dem Benutzer Informationen freigeben und gemeinsam nutzen können. Der Konvertierungsvorgang von empfangenen Faxen in Text. POP3-Downloader Die GFI FaxMaker-Funktion, die zur Übertragung von Faxen und SMS diese GFI FaxMaker Glossar 107

116 BEGRIFF Post Office Protocol 3 Secure Sockets Layer Sendebericht Simple Mail Transport Protocol SMTP SMTP-Connector SSL Standardverteiler DEFINITION von einem POP3-Postfach abruft. Ein Protokoll, das von lokalen -Clients verwendet wird, um s über eine TCP/IP-Verbindung von Postfächern abzurufen. Ein Protokoll, das die integrale und sichere Kommunikation zwischen Netzwerken sicherstellt. Eine , die von GFI FaxMaker an interne Benutzer geschickt wird und Informationen über die gesendeten/empfangenen Faxe/SMS enthält. Ein Internetstandard für die Übertragung von s über IP-Netzwerke. Siehe Simple Mail Transport Protocol Der GFI FaxMaker-Vorgang, bei dem eine Verbindung mit dem Mailserver hergestellt wird und s für die Übertragung an interne Benutzer hochgeladen werden. Siehe Secure Sockets Layer Ein System, das Faxe weiterleitet, die mithilfe der Routing-Regeln keinem Benutzer in der Liste zugeordnet werden können. 108 Glossar GFI FaxMaker

117 10 Fehlerbehebung 10.1 Einführung In diesem Kapitel wird erklärt, wie bei der Verwendung und Konfiguration von GFI FaxMaker auftretende Probleme behoben werden können. Die wichtigsten verfügbaren Informationsquellen zum Beheben dieser Probleme sind die folgenden:» Dieses Handbuch - Die meisten Probleme können mithilfe der Informationen in diesem Handbuch gelöst werden.» Artikel aus der GFI Knowledge Base» Webforum» Technischer Support von GFI 10.2 Optionen zur Fehlerbehebung In diesem Abschnitt werden die verfügbaren Optionen in GFI FaxMaker beschrieben, die bei der Fehlerbehebung nützlich sein können: Optionen zur Leistungsoptimierung Debug-Modus Optionen zur Leistungsoptimierung Konfigurieren Sie die folgenden Optionen, die die Systemleistung optimieren können. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert Ergänzende Optionen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Konfigurieren Sie: Tabelle 56 - Optionen zur Leistungsoptimierung OPTION Wahlwiederholung zulassen BESCHREIBUNG Diese Option aktiviert das Verschicken von mehreren Faxen gleichzeitig an die gleiche Faxnummer. Durch Deaktivierung dieser Option lässt GFI FaxMaker das Verschicken von mehreren Faxen an den gleichen Empfänger nicht zu, da die Anrufe aufgrund des Besetzt-Zeichens abgewiesen werden könnten. Benutzer beim Start nicht im Cache-Speicher aufnehmen Stapelverarbeitung deaktivieren Diese Option deaktiviert die Aufnahme von Benutzern im Zwischenspeicher, um die Startzeit zu verkürzen. Wählen Sie diese Option für größere Umgebungen (2000 oder mehr lizenzierte Benutzer). Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine intelligente Faxkarte verwenden, um den Faxversand zu beschleunigen Debug-Modus Durch Einschalten des Debug-Modus von GFI FaxMaker erstellt das Programm detailliertere Protokolldateien im Ordner logs innerhalb des Installationsverzeichnisses. Öffnen Sie zur Aktivierung dieser Option in der GFI FaxMaker-Konfiguration die Optionen Erweitert Ergänzende Optionen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Wählen Sie die Option Debug-Modus aktivieren Häufige Probleme FaxGateway-Test schlägt fehl Die Einstellungen für den 2Fax-Gateway bestimmen, wie GFI FaxMaker mit dem Mailserver zum Verschicken und Empfangen von Faxen kommuniziert. Klicken Sie im Konfigurations-Assistenten oder 2FaxGateway-Dialog auf Datenbank-Test, um die GFI FaxMaker Fehlerbehebung 109

118 korrekte Kommunikation zwischen den beiden Servern zu prüfen. Falls der Test fehlschlägt, suchen Sie in der nachfolgenden Tabelle nach den häufigsten Ursachen und der Lösung: Tabelle 57 - Fehlerbehebung: 2FaxGateway CDO-FEHLER Die Verbindung zwischen Transport und Server konnte nicht hergestellt werden. Der Server hat eine oder mehrere Empfängeradressen abgelehnt Die Serverantwort war: Relaying an < -Adresse> nicht möglich Der Server hat die Absenderadresse abgelehnt. Die Serverantwort war: Client war nicht authentifiziert. Die Nachricht konnte nicht an den SMTP- Server gesendet werden. Der Transport- Fehlercode war 0x Die Serverantwort war nicht verfügbar Probleme beim Senden von Faxen Tabelle 58 - Fehlerbehebung: Senden von Faxen PROBLEM Der Absender erhält den folgenden Fehler: 1701: Dokumentkonvertierung Zeitüberlauf. Der Absender erhält den folgenden Fehler: 1706: Dokumentkonvertierungsfehler MÖGLICHE LÖSUNG MÖGLICHE LÖSUNG Es konnte keine Verbindung mit dem Mailserver hergestellt werden. Überprüfen Sie die folgenden Optionen:» IP-Adresse des Mailservers» SSL-Einstellungen» Überprüfen Sie, ob die Firewall die Verbindung zwischen GFI FaxMaker und dem Mailserver blockiert. Die Verbindung mit dem Mailserver wurde hergestellt, aber der Mailserver hat die Domäne der Empfängeradresse abgelehnt. Die typische Ursache für die Fehlermeldung ist, dass das Relaying vom GFI FaxMaker-Server aus nicht zugelassen wird. Konfigurieren Sie den SMTP-Server so, dass er ein Relaying (Mitteilungsweiterleitung) von der IP-Adresse des GFI FaxMaker-Computers erlaubt. Alternativ können Sie das Relaying auch nur für die interne -Domäne zulassen. GFI FaxMaker kann sich mit dem Mailserver verbinden, die Informationen für die Benutzerauthentifizierung fehlen jedoch. Wählen Sie die Option SMTP-Authentifizierung verwenden, und geben Sie die Anmeldeinformationen ein. GFI FaxMaker kann sich mit dem Mailserver verbinden, die Informationen für die Benutzerauthentifizierung sind jedoch ungültig. Überprüfen Sie die Anmeldeinformationen. Dieses Problem kann verschiedene Ursachen haben. Lesen Sie zur Bestimmung der Ursache und einer möglichen Lösung den folgenden Artikel: Ursache Dieses Problem tritt normalerweise auf, wenn keine Anwendung mit der angegebenen Dateinamenerweiterung verknüpft ist. Mögliche Lösung Vergewissern Sie sich, dass das im Fax gesendete Dateiformat auf dem GFI FaxMaker-Server gedruckt werden kann. Klicken Sie im Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf eine Datei mit der gleichen Erweiterung. Stellen Sie sicher, dass die Option Drucken verfügbar ist. Falls die Druckoption nicht verfügbar ist, installieren Sie eine Anwendung, die diese Erweiterung öffnen und drucken kann. Installieren Sie beispielsweise einen OpenDocument-Textreader (z. B. OpenOffice), um ODT-Dateien zu öffnen und zu drucken. 110 Fehlerbehebung GFI FaxMaker

119 PROBLEM GFI FaxMaker gibt beim Senden eines Faxes den Fehler Anruf fehlgeschlagen 46 aus. MÖGLICHE LÖSUNG Mögliche Ursache 1 Das Faxgerät ist dem PABX-Gerät nachgeschaltet, das bei einem ausgehenden Anruf keine lokale Fax-ID akzeptiert. Lösung Löschen Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration die lokale Fax-ID. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Option Leitungen/Geräte, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Öffnen Sie die Eigenschaften der Leitung hinter dem PABX-Gerät, und entfernen Sie auf der Registerkarte Leitungsoptionen den Wert für die Lokale Fax-ID. Probleme bei der Konvertierung von Microsoft Office-Dateien Mögliche Ursache 2 Die Treiber des Dialogic (Eicon) Diva-Servers sind veraltet. Lösung Laden Sie die neuen Treiber für den Dialogic (Eicon) Diva-Server von der Dialogic-Website herunter, und installieren Sie sie. Prüfen Sie Folgendes:» Verifizieren Sie, dass Microsoft Office 97 oder höher auf dem GFI FaxMaker-Server installiert ist. Microsoft Office 2007 oder höher ist erforderlich, um Microsoft Office-Dateien im Open XML-Format DOCX und XLSX zu konvertieren.» Vergewissern Sie sich, dass Microsoft Office unter demselben Konto installiert wurde, das für die Faxserverdienste von GFI FaxMaker verwendet wurde.» Stellen Sie sicher, dass das für die Installation von GFI FaxMaker und Microsoft Office verwendete Konto über Administratorrechte verfügt.» Führen Sie alle Microsoft Office-Anwendungen aus (wie Microsoft Word und Excel), um alle Meldungen zu löschen, die beim ersten Ausführen der Anwendungen angezeigt werden.» Vergewissern Sie sich, dass der GFI FaxMaker-Druckertreiber als Standarddrucker für den Computer eingerichtet wurde.» Starten Sie den GFI FaxMaker-Computer neu, damit die Änderungen übernommen werden Probleme beim Empfangen von Faxen Tabelle 59 - Fehlerbehebung: Empfangen von Faxen PROBLEM GFI FaxMaker nimmt keine Anrufe unter einer bestimmten Faxnummer an. MÖGLICHE LÖSUNG Ursache Dieses Problem tritt meistens auf, wenn die MSN-Nummern falsch angegeben wurden. Mögliche Lösung Konfigurieren Sie in den Geräteeigenschaften die MSN-Nummern, die GFI FaxMaker annehmen soll. So legen Sie die anzunehmenden MSN-Nummern fest: 1. Senden Sie ein Fax an GFI FaxMaker, und verwenden Sie dabei die Nummer, unter der GFI FaxMaker Faxanrufe annehmen soll. 2. Notieren Sie sich die Nummer, die in GFI FaxMaker Monitor im Knoten Faxserver angezeigt wird. 3. Geben Sie in den Geräteeigenschaften die MSN-Nummer in die Liste der MSN-Nummern ein. Klicken Sie auf OK, und starten Sie den GFI Faxmaker- Faxserver neu. HINWEIS: Wenn Faxanrufe für einen größeren Nummernbereich angenommen werden sollen (z. B bei DID-Routing), geben Sie nur die Anfangsnummer dieses Bereichs ein. Zum Beispiel: Wenn Sie möchten, dass alle Nummern von bis angenommen werden sollen, geben Sie lediglich ein. GFI FaxMaker Fehlerbehebung 111

120 SMS Tabelle 60 - Fehlerbehebung: SMS PROBLEM GFI FaxMaker kann keine SMS über das GSM-Gerät verschicken. MÖGLICHE LÖSUNG Prüfen Sie Folgendes:» GFI FaxMaker ist so konfiguriert, dass der COM-Port nicht als Faxmodem dient.» Das GSM-Modem ist nicht als Modem in der Systemsteuerung installiert. Andere Anwendungen wie RAS oder Microsoft Fax könnten versuchen, die Kontrolle über das Modem zu übernehmen.» Testen Sie die SIM-Karte mit einem Mobiltelefon. Prüfen Sie neben dem Betrieb und dem Empfang auch, dass keine PIN-Nummer eingestellt wurde und dass ein ausreichendes Guthaben für das Verschicken von SMS verfügbar ist. Wenn keine Probleme vorliegen, überprüfen Sie das GSM-Gerät. Siehe: Knowledge Base GFI pflegt ein umfangreiches Knowledge Base-Repository, in dem Lösungen für die häufigsten Probleme bei der Installation beschrieben sind. Wenn die Informationen in diesem Handbuch nicht ausreichen, um Ihre Installationsprobleme zu lösen, schlagen Sie als Nächstes bitte in der Knowledge Base nach. Die Knowledge Base enthält die aktuellste Liste der Fragen an den technischen Support und die aktuellen Patches. Greifen Sie auf die Knowledge Base zu unter: Webforum Über das GFI-Webforum erhalten Sie technischen Support von Benutzer zu Benutzer. Zugang zum Webforum erhalten Sie unter: Anfordern von technischem Support Wenn Sie mit keiner der oben angegebenen Ressourcen Ihre Probleme beheben können, wenden Sie sich bitte an das technische Supportteam von GFI. Füllen Sie dazu ein Online- Support-Formular aus, oder rufen Sie an. Online: Füllen Sie das Anfrageformular für den Support aus, und befolgen Sie genau die Anweisungen auf dieser Seite, um Ihre Support-Anfrage unter folgendem Link zu übermitteln: Telefon: Die korrekte Telefonnummer für den technischen Support Ihrer Region finden Sie unter: Stellen Sie sicher, dass Sie für den Kontakt des technischen Supports Ihre Kunden-ID zur Hand haben. Ihre Kunden-ID ist die Online-Kontonummer, die Ihnen zugewiesen wurde, als Sie Ihren Lizenzschlüssel im GFI-Kundenbereich erstmals registriert haben: Für die Beantwortung Ihrer Anfrage benötigt GFI in Abhängigkeit von Ihrer Zeitzone maximal 24 Stunden. 112 Fehlerbehebung GFI FaxMaker

121 10.7 Benachrichtigungen über Builds Wir empfehlen Ihnen wärmstens, unsere -Benachrichtigungsliste für GFI-Builds zu abonnieren. Auf diese Weise werden Sie sofort über neue Produkt-Builds informiert. Unsere Build- -Benachrichtigungen können Sie unter folgender Adresse abonnieren: Dokumentation Wenn dieses Handbuch Ihre Erwartungen nicht erfüllt, oder wenn Sie denken, dass diese Dokumentation auf irgendeine Weise verbessert werden kann, zögern Sie nicht, uns per E- Mail Ihre Meinung mitzuteilen: GFI FaxMaker Fehlerbehebung 113

122

123 11 Anhang 1: Microsoft Exchange 2000/2003-Connector Der SMTP-Connector ist ein standardmäßiger Microsoft Exchange SMTP-Connector, der so konfiguriert ist, dass alle an faxmaker.com, smsmaker.com, fax: und sms: adressierten s an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. So greifen Sie auf den Connector zu: 1. Starten Sie den Exchange System-Manager, und erweitern Sie den Knoten Connectors. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf SMTP-Connector von GFI FaxMaker, und wählen Sie die Option Eigenschaften Automatisches Erstellen des Connectors GFI FaxMaker ist auf dem Microsoft Exchange-Server installiert Während der Installation konfiguriert GFI FaxMaker automatisch einen Microsoft Exchange- Connector, um die Verarbeitung von Faxen und SMS zu ermöglichen. Nach der Installation sind keine weiteren Konfigurationseinstellungen notwendig. GFI FaxMaker ist auf einem separaten Computer installiert So konfigurieren Sie den Connector, wenn GFI FaxMaker auf einem anderen Computer als dem Microsoft Exchange 2000/2003-Server installiert ist: 1. Führen Sie die Einrichtung von GFI FaxMaker auf dem Microsoft Exchange Hub-Transport- Server aus. 2. Deaktivieren Sie bei der Auswahl der zu installierenden Komponenten die Option GFI FaxMaker-Faxserver, und wählen Sie die Option Exchange 2000/2003/2007/2010 SMTP-Connector. 3. Geben Sie im nächsten Fenster die IP-Adresse oder den Servernamen des GFI FaxMaker- Servers an. 4. Fahren Sie mit der Installation fort. Weitere Informationen zur Durchführung der GFI FaxMaker-Installation finden Sie im Handbuch Erste Schritte von GFI FaxMaker unter: Manuelles Erstellen des Connectors 1. Starten Sie auf dem Microsoft Exchange-Server den Exchange System-Manager, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten Connectors. 2. Wählen Sie die Optionen Neu SMTP-Connector. GFI FaxMaker Anhang 1: Microsoft Exchange 2000/2003-Connector 115

124 Screenshot 80 - Angeben der IP-Adresse und des Namens des GFI FaxMaker-Computers 3. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Allgemein die folgenden Optionen:» Geben Sie den Namen des SMTP-Connectors von GFI FaxMaker ein.» Wählen Sie die Option Gesamte Mail über diesen Connector an diese Smarthosts weiterleiten.» Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des GFI FaxMaker-Servers in eckigen Klammern ein (z. B. [ ]).» Klicken Sie unter den lokalen Bridgeheads auf Auswählen, und wählen Sie den standardmäßigen virtuellen SMTP-Server aus. 4. Klicken Sie auf der Registerkarte Adressraum auf Auswählen. 5. Wählen Sie Andere, und klicken Sie auf OK. 116 Anhang 1: Microsoft Exchange 2000/2003-Connector GFI FaxMaker

125 Screenshot 81 - Festlegen von FAX als Adressraum 6. Geben Sie im Dialog Weitere Adressraumeigenschaften in das Textfeld Typ FAX und in das Feld Adresse * ein. Klicken Sie auf OK. HINWEIS: Dadurch werden alle s, die an FAX: adressiert sind, an GFI FaxMaker weitergeleitet. Sie können die Schritte 4, 5 und 6 wiederholen und dabei SMS in das Textfeld Typ eingeben. Dadurch werden SMS, die an SMS: adressiert sind, an GFI FaxMaker weitergeleitet. 7. Klicken Sie auf der Registerkarte Adressraum auf Auswählen. 8. Wählen Sie die Option SMTP, und klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker Anhang 1: Microsoft Exchange 2000/2003-Connector 117

126 Screenshot 82 - Festlegen von faxmaker.com 9. Geben Sie im Dialog Internet-Adressraumeigenschaften in das Textfeld -Domäne Folgendes ein: *faxmaker.com. Klicken Sie auf OK. 10. Wiederholen Sie die Schritte 7, 8 und 9 für die Domäne smsmaker.com. 118 Anhang 1: Microsoft Exchange 2000/2003-Connector GFI FaxMaker

127 Screenshot 83 - Registerkarte Adressraum 9. Wählen Sie im Abschnitt Connector-Bereich die Option Routing-Gruppe aus. 10. Klicken Sie auf OK, um den Connector zu erstellen Automatisches Entfernen des Connectors GFI FaxMaker ist auf dem Microsoft Exchange-Server installiert Falls der Connector während der Installation von GFI FaxMaker automatisch erstellt wurde, wird er während der Deinstallation automatisch entfernt. Es ist keine weitere Konfiguration notwendig. HINWEIS: Falls der Connector nicht als FaxMaker SMTP Connector benannt wurde (z. B. wenn er umbenannt oder manuell mit einem anderen Namen erstellt wurde), entfernen Sie ihn manuell. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Manuelles Entfernen des Connectors in diesem Handbuch. GFI FaxMaker ist auf einem separaten Computer installiert Falls der Connector automatisch durch die Ausführung der GFI FaxMaker-Einrichtung auf dem Microsoft Exchange-Server erstellt wurde, wird er automatisch bei der Deinstallation von GFI FaxMaker vom Microsoft Exchange-Server entfernt. Es ist keine weitere Konfiguration notwendig. HINWEIS: Falls der Connector nicht als FaxMaker SMTP Connector benannt wurde (z. B. wenn er umbenannt oder manuell mit einem anderen Namen erstellt wurde), entfernen Sie ihn manuell. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Manuelles Entfernen des Connectors in diesem Handbuch. GFI FaxMaker Anhang 1: Microsoft Exchange 2000/2003-Connector 119

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