Vorsortieren der Eingangspost (Unterweisung Kaufmann / frau für Bürokommunikation)

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Paul Kalb
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1 Ausbildung Gino Nowak Vorsortieren der Eingangspost (Unterweisung Kaufmann / frau für Bürokommunikation) Unterweisung / Unterweisungsentwurf

Unterweisungsentwurf im Rahmen der Ausbildungseignungprüfung (AdA) für den Ausbildungsberuf: Kaufmann/ frau für Bürokommunikation Thema der Unterweisung: Vorsortieren der Eingangspost Mein

3 Unterweisungsentwurf im Rahmen der Ausbildungseignungprüfung (AdA) für den Ausbildungsberuf: Kaufmann/ frau für Bürokommunikation Thema der Unterweisung: Vorsortieren der Eingangspost Mein Unterweisungsthema Vorsortieren des Posteingangs ist lt. Verordnung über die Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/ frau für Bürokommunikation vom 13. Februar 1991 in 3 Abs. 1 Nr. 3.3 b dem Punkt Posteingang bearbeiten, Postverteilung durchführen und Postausgang kostenbewusst durchführen zuzuordnen. Ziel der Unterweisung: Die Auszubildenden sollen das selbstständige und richtige kontrollieren der Eingangspost und Vorsortieren der Post unter Beachtung der Öffungserlaubnis fehlerfrei ausführen können. Ausbildungsstand: Zeitrahmen: Auszubildender im 1. Lehrjahr ca. 15 Minuten Zahl der Auszubildenden: 2 Unternehmen Ausbildungsort: Großunternehmen mit 700 Mitarbeitern Die heutige Unterweisung Vorsortieren der Eingangspost unter Beachtung der folgenden Hinweise findet in der Abteilung für Postvorbereitung, einer der Posteingangsstelle unterteilten Abteilung, statt. Ausbildung Kaufmann/ frau für Bürokommunikation Seite 1 von 9

4 Vorkenntnisse Abholung der Eingangspost an der Poststelle (letzte Unterweisung). Im sonstigen sind keine Vorkenntnisse (z. B. Allgemeinwissen) notwendig. Ausbildungssituation Die Postvorsortierung ist eine wichtige Vorbereitungsmaßnahme für die anschließenden Schritte der Eingangspostbearbeitung. Da wir täglich mindestens 250 Briefe erhalten, erleichtert gute Vorbereitung dem Bearbeiter die Arbeit und unterbindet mögliche Fehler beim öffnen der Post. In der letzen Unterweisung haben wir die Eingangspost an der Poststelle abgeholt und in die Abteilung Posteingang Postvorbereitung gebracht. Ausbildungsmittel Briefe (Eingegangene Post) Folie mit Anschriften und Folgen (Anlage 1) Merkblatt mit Anschriften und Folgen (Anlage 1) Wiederholungsblätter 1 & 2 (Anlage 2 & 3) Lösungen zu den Wiederholungen 1 & 2 (Anlage 4 & 5; Folie) Ausbildungsmedien Overheadprojektor Whiteboard/Tafel Unterweisungsmethode Die 4 Stufen Methode Stufe 1 Vorbereiten: Die erste Stufe der 4 Stufen Methode dient der Vorbereitung und der Einleitung der Unterweisung. Der Ausbilder muss sich vor dem Gespräch ausreichend auf ggf. aufkommende Fragen vorbereiten Der Arbeitsplatz muss genügend Platz für die Vorsortierung haben Ausbildungsmittel müssen auf dem Arbeitsplatz platziert werden Freundliche Begrüßung der Auszubildenden, um Hemmungen und Spannungen zu nehmen Lernziel der heutigen Unterweisung vorstellen Feststellen bereits vorhandener Vorkenntnisse Kenntnislücken durch Anschriften auf dem Overhead Projektor schließen Einordnung des Unterweisung in den Gesamtzusammenhang Ausbildung Kaufmann/ frau für Bürokommunikation Seite 2 von 9

5 Stufe 2 Vorführen: Die zweite Stufe der Unterweisung beinhaltet das Vorführen und das begleitende Erklären des Ausbilders. Die Auszubildenden Beobachten und hören in dieser Stufe ausschließlich zu. Briefe auf einem Stapel auf dem Arbeitsplatz anrichten Überprüfung der Briefe auf Ihren Empfänger und ob sie geöffnet werden dürfen oder nicht, dabei Erklärung, welche Briefe geöffnet werden dürfen und welche nicht (Anhand von Beispielen aus dem Geschäftsalltag) Erstellung zweier Stapel: darf geöffnet werden; darf nicht geöffnet werden Nennen von möglichen Folgen bei öffnen eines privaten Briefes Stufe 3 Nachmachen: In der dritten Stufe der Unterweisung sollen die Auszubildenden das eben Erlernte wiederholen, d. h. die Arbeitsschritte nachmachen und dabei erklären. Der Ausbilder übernimmt in dieser Stufe eine Beobachter und Berater Rolle. Gemeinsames stapeln der Briefe Der erste Auszubildende wird gebeten die Briefe, wie in Stufe zwei beschrieben, durchzusehen und vor zu sortieren. Der zweite Auszubildende erklärt bzw. moderiert die Bearbeitungsschritte. Nach Abschluss wird die Bearbeitungsfunktion getauscht und die Auszubildenden tauschen die Rolle. Nach positivem Abschluss kann in die vierte Stufe übergegangen werden. Nachdem die Auszubildenden die Arbeitsschritte erlernt haben, können/sollen Sie das gelernte Üben. Stufe 4 Üben: Das Festigen der Kenntnisse durch intensives Üben ist das Ziel der vierten Stufe. Der Ausbilder trägt in dieser Stufe nur noch eine Beobachter Rolle und greift nur in Notfall (bei Fehlern) in die Situation ein. Abwechselnde Bearbeitung eines weiteren Stapels von Eingangspost Bei auftretenden Fehlern wird zuerst der andere Azubi gebeten den Fehler zu überprüfen/korrigieren Beurteilung des Ergebnisses durch die Auszubildenden (Selbstbeurteilung), anschließend durch den Ausbilder Lernzielkontrolle: Abfrage der erlernten Arbeitsschritte der Auszubildenden, gezieltes Fragestellen bezüglich der Öffungserlaubnis und kurze Wiederholung mit dem Wiederholungsarbeitsblatt. (Anlage 3 & 4) Nach der oben genannten Wiederholung, Aufforderung zum selbstständigen Üben/Lernen Ausbildung Kaufmann/ frau für Bürokommunikation Seite 3 von 9

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