Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vorbereiten (Kaufmann / -frau für Bürokommunikation)

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1 Ausbildung Susanne Sprener Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vorbereiten (Kaufmann / -frau für Bürokommunikation) Unterweisung / Unterweisungsentwurf

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3 Fachhochschule Regensburg, Fachbereich Betriebswirtschaft WS 2002/2003 Thema der Unterweisungsprobe: Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vorbereiten Ausbildungsberuf: Kauffrau für Bürokommunikation Anzahl der Auszubildenden: 10 Ausbildungslehrjahr: Beginn des 2. Lehrjahrs Lernort: Seminarraum des Betriebs Dauer der Unterweisung: 125 Minuten Name: Adresse: Susanne Sprenger Semester: Fach: 5 BW GS b Betriebs- und Arbeitspädagogik Abgabedatum: 19. Dezember 2002 Ich bestätige, dass ich die Studienarbeit mit dem Titel Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vorbereiten selbstständig verfasst, noch nicht anderweitig für Prüfungszwecke vorgelegt, keine anderen als die angegebenen Quellen oder Hilfsmittel benützt, sowie wörtlich und sinngemäße Zitate als solche gekennzeichnet habe. Datum Unterschrift

4 INHALTSVERZEICHNIS KAPITEL SEITE 1. SACHANALYSE 3 A. EINORDNUNG DES THEMAS IN DEN GESAMTSTOFFPLAN DER AUSBO 3 B. VORAUSGEHENDES UNTERWEISUNGSTHEMA 3 C. INHALTLICHE BESCHREIBUNG UND ANALYSE DES THEMAS 3 D. NOTWENDIGE VORKENNTNISSE ( SOLL ) 4 E. MÖGLICHE SCHWIERIGKEITEN/PROBLEME 4 2. ADRESSATENANALYSE 5 A. STAND DER VORKENNTNISSE DER AUSZUBILDENDEN ( IST ) 5 B. ANGABEN ZU DEN AUSZUBILDENDEN 5 C. EINSTELLUNG ZUR AUSBILDUNG, ZUM THEMA, ZU ERWARTENDE MOTIVATION 6 3. METHODISCHE ANALYSE 6 A. ÜBERLEGUNGEN ZUR UNTERWEISUNGSMETHODE ENTSPRECHEN DER SACH- UND ADRESSATENANALYSE 6 B. EINSATZ DER MEDIEN 7 C. RICHTLERNZIEL, GROBLERNZIEL, FEINLERNZIELE 7 4. DARSTELLUNG DES UNTERWEISUNGSABLAUFS (RASTER) 8 5. ZUSAMMENHANGSHERSTELLUNG 11 A. SICHERUNGSPHASE 11 B. AUSBLICK AUF DAS NÄCHSTFOLGENDE THEMA 11 Susanne Sprenger Seite 2 von

5 1. Sachanalyse a. Einordnung des Themas in den Gesamtstoffplan der AusbO Der Auszubildende erwirbt im Rahmen der Ausbildung Kauffrau/-mann für Bürokommunikation Wissen über die Abwicklung von Bestellvorgängen, der Postbearbeitung, Terminplanung und -überwachung, die Handhabung der Registratur, die Anfertigung von Zahlungsaufträgen, einfache Buchhaltungsarbeiten, bereichsbezogenes Personalwesen, die Anfertigung von Briefen mittels PC und die Erstellung und Auswertung von Statistiken. Es werden vor allem Assistenz- und Sekretariatsaufgaben erlernt, die die Kommunikation und Kooperation mit dem Vorgesetzten fördern und ihn unterstützen sollen. Wie die Ausbildungsverordnung auch vorschreibt, soll das selbstständige Planen, Durchführen und Kontrollieren ( 4 Abs. 2 AusbO) erlernt werden. Das Erlernen der Vorbereitung von Sitzung und Tagungen ( 3 Abs. 7 Pkt. 2 AusbO) ist unerlässlich in der Ausbildung, da es heutzutage einen wesentlichen Bestandteil des Büroalltags darstellt. b. Vorausgehendes Unterweisungsthema Dem Vorbereiten von Sitzungen und Tagungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben ist das Kennenlernen von internen/externen Kommunikationsmöglichkeiten (z.b. durch Telefon/-konferenz, Videokonferenz, Telefax, und Internet) vorausgegangen. Ebenso wurden die Techniken, die für eine effektive Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten, wodurch ein geregelter, zuverlässiger Büroablauf gewährleistet werden soll, durchgenommen. Dazu gehörte das Aufzeichnen von Telefonnotizen, das Verwalten der Wiedervorlage, das Führen des Terminkalenders und auch das Vorsortieren und Weiterleiten der Post an den Vorgesetzten. c. Inhaltliche Beschreibung und Analyse des Themas Das Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen nach zeitlichen und sachlichen Vorgaben erfordert ein großes Maß an Koordinationsvermögen, da viele Dinge oft gleichzeitig erledigt werden müssen, vor allem, wenn technische Hilfsmittel vorbereitet werden müssen (z. B. eine Videokonferenzschaltung). In zeitlicher Hinsicht muss Folgendes beachtet werden: Wie lange wird die Sitzung/Besprechung dauert? Haben alle Teilnehmer Zeit? Steht der Seminar-/Besprechungsraum zu dem Zeitpunkt zur Verfügung? Wie lange dauert die Vorbereitung des Raumes, etc.? Susanne Sprenger Seite 3 von